Hai bisogno di inviare un messaggio in Microsoft Teams, ma non è il momento giusto? Forse è tardi o il tuo team si trova in un fuso orario diverso.
Nessun problema! Puoi semplicemente programmare i messaggi su Microsoft Teams e inviarli esattamente quando necessario.
Questa funzionalità/funzione garantisce che il tuo team riceva i tuoi messaggi di chat al momento giusto, in modo che nessuno li perda. Che tu stia utilizzando l'app Teams o Teams mobile, impostare un orario personalizzato per i tuoi messaggi programmati è semplice.
In questo post del blog ti mostreremo come programmare i messaggi su Microsoft Teams, effettueremo la condivisione di alcuni suggerimenti e discuteremo alcune limitazioni della funzionalità di programmazione dei messaggi.
Come programmare i messaggi su Teams?
Pianificare i messaggi dimostra rispetto per i limiti di lavoro del tuo team e promuove la collaborazione al momento giusto. Con l'applicazione Microsoft Teams, bastano pochi clic per pianificare i messaggi.
⭐ Modello in primo piano
Frustrato dalle limitazioni nella pianificazione dei messaggi in Teams? Il modello gratuito di messaggistica istantanea di ClickUp semplifica la pianificazione, l'organizzazione e l'ottimizzazione della comunicazione del team, eliminando il disordine e i messaggi persi.
Puoi programmare i messaggi di chat utilizzando l'app mobile Teams e la versione desktop. Discuteremo il processo passo dopo passo per programmare, modificare o riprogrammare i messaggi utilizzando la versione desktop di Teams.
1. Invia un messaggio di chat pianificato
- Scrivi un messaggio nella casella di chat del tuo team e fai clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante "Invia".
- Puoi quindi selezionare una data e un'ora specifiche dalla Box Pianifica invio.
- Una volta effettuata la selezione dell'ora, tocca il pulsante "Invia all'ora pianificata" per pianificare i messaggi.
Ecco fatto! Hai pianificato un messaggio per il tuo team e il messaggio ritardato verrà automaticamente consegnato alla persona all'ora pianificata.
2. Riprogramma l'ora di consegna del tuo messaggio di chat
Supponiamo che tu abbia programmato per errore un orario o una data sbagliati a causa di cambiamenti dell'ultimo minuto. Puoi facilmente riprogrammare l'ora di consegna dei tuoi messaggi di chat nell'app Teams.
- Passa con il mouse sul messaggio pianificato e clicca su "Modifica". Dalle stesse opzioni, puoi toccare "Elimina" se desideri eliminare il messaggio pianificato.
- Per riprogrammare la nuova data, effettua la selezione della freccia giù accanto all'opzione data e ora programmate.
- Verrà visualizzato un menu a comparsa con le opzioni di ora e data per consentirti di scegliere una fascia oraria diversa.
- Modifica la data e l'ora e il gioco è fatto!
- Seleziona "Continua" e fai clic su "Terminato" per salvare l'aggiornamento. I tuoi messaggi programmati verranno consegnati al nuovo orario.
Per saperne di più: Guida definitiva al project management con Microsoft Teams
3. Pianifica messaggi di chat ricorrenti ogni giorno
Per pianificare messaggi ricorrenti giornalieri su Teams, puoi utilizzare Power Automate.
- Vai al sito web di Power Automate e accedi utilizzando le credenziali del tuo account Microsoft Teams.
- Tocca "Crea" e effettua la selezione di "Flusso cloud pianificato".
- Dovrai quindi scegliere un nome per il flusso (ad esempio, Aggiornamento quotidiano dell'email fredda per i clienti).
- Seleziona una data di inizio, un'ora e le opzioni di ripetizione. Puoi programmare messaggi ricorrenti solo per giorni specifici o per tutti i giorni lavorativi della settimana.
- Una volta terminato l'impostazione dell'orario personalizzato, clicca su "Crea" e seleziona "Nuovo passaggio".
- Ti verranno proposte diverse azioni, tra cui scegliere "Pubblica messaggio nella chat o nel canale".
- Sotto l'opzione "Pubblica come", puoi scegliere Utente o Bot Flow.
- Quindi, nell'opzione "Pubblica in", scegli Canale.
- Scegli il team e il canale che preferisci, quindi componi il tuo messaggio programmato.
- Clicca su "Salva" e il gioco è fatto! Questi messaggi ricorrenti verranno inviati automaticamente all'ora programmata.
Ecco quanto è semplice inviare messaggi programmati utilizzando l'app Teams.
💡Suggerimento professionale: utilizza un modello di piano di comunicazione per delineare le strategie di comunicazione interne ed esterne e consolidare le informazioni chiave in un'unica posizione centralizzata per un facile accesso.
Limiti dell'utilizzo di Microsoft Teams per la comunicazione
Sebbene l'utilizzo di Teams per programmare i messaggi sembri ottimo, questa app di messaggistica aziendale presenta alcune limitazioni che possono influire sull'efficienza e sulla collaborazione di un team. Ecco alcuni svantaggi dell'app Teams di cui dovresti essere a conoscenza prima di scegliere Teams come strumento di comunicazione principale:
- Processo di configurazione complesso: il processo di configurazione della chat può essere difficile e richiedere molto tempo ai membri del team. Devono scegliere tra diversi canali e teams e la creazione di canali duplicati richiede un lavoro richiesto.
- Numero limitato di canali: Microsoft Teams consente di gestire solo 200 canali di chat standard e 30 canali di chat privati. Questo numero limitato di canali potrebbe non essere sufficiente per le grandi aziende con team e reparti diversificati.
- Impostazioni di autorizzazione inefficienti: la condivisione di file e canali è semplicissima in MS Teams, ma non è possibile controllare chi vede cosa. Per impostazione predefinita, tutti hanno accesso a tutto, il che funziona finché non serve un maggiore controllo. Supponiamo che tu assuma un consulente per un progetto. Anche lui potrà vedere gli altri progetti. Al momento non è possibile concedere a qualcuno l'accesso a un singolo canale o personalizzare le autorizzazioni.
- Funzionalità organizzative limitate: i file che hai condiviso nelle tue conversazioni vengono scaricati nella cartella principale del canale. Se provi a classificare questi file in cartelle ben organizzate, i collegamenti ai file nelle conversazioni potrebbero interrompersi e potresti potenzialmente perdere i file.
- Esperienza di riunione online scadente: Microsoft Teams ha fatto passi da gigante in termini di funzionalità/funzioni, ma l'esperienza di riunione online risulta ancora poco fluida. Alcune funzionalità/funzioni non sono intuitive, come l'impossibilità di prendere note in OneNote durante le riunioni.
Non riesci ancora a lasciare del tutto la piattaforma Microsoft Teams? Ci pensiamo noi! Puoi abilitare l'integrazione ClickUp Microsoft Teams per inviare messaggi illimitati, controllare l'accesso, organizzare le conversazioni e migliorare la collaborazione tra i tuoi colleghi.
📮ClickUp Insight: circa il 41% dei professionisti preferisce la messaggistica istantanea per la comunicazione di team. Sebbene offra scambi rapidi ed efficienti, i messaggi sono spesso distribuiti su più canali, thread o messaggi diretti, rendendo più difficile recuperare le informazioni in un secondo momento.
📊 Vuoi avere un quadro completo della situazione? Scarica il rapporto di ClickUp sullo stato della comunicazione sul posto di lavoro e scopri cosa sta realmente rallentando i team.
Ogni volta che c'è un nuovo commento, allegato, link, stato o cambiamento di assegnatario nei progetti ClickUp, i tuoi colleghi riceveranno automaticamente una notifica nel tuo canale Microsoft Teams. Questo è un modo molto più efficace per tenere aggiornati tutti i tuoi colleghi ed eliminare le incomprensioni.
Inoltre, grazie ai ricchi link di anteprima di ClickUp, i membri del tuo team possono facilmente capire di quale attività stai parlando senza un solo clic. Inoltre, qualsiasi informazione aggiuntiva viene automaticamente aggiornata nei link ClickUp sui tuoi canali Teams.
Per saperne di più: Le 10 migliori integrazioni di Microsoft Teams per la collaborazione
Migliorare la comunicazione del team con ClickUp
ClickUp si distingue come il miglior software di collaborazione per team perché ha superato i limiti dell'app Teams.
Offre una serie completa di funzionalità/funzioni che aiutano i tuoi colleghi a comunicare tramite email, chat, clip video e audio e commenti, il tutto utilizzando un'unica piattaforma.
La parte migliore è che queste funzionalità/funzioni si integrano perfettamente con il software di project management ClickUp, collegando la comunicazione con le tue attività e abbattendo i silos.
1. Chat ClickUp
La prima funzionalità/funzione di ClickUp che puoi utilizzare per portare la comunicazione e la collaborazione a un livello superiore è ClickUp Chat.
ClickUp Chat riunisce chat e lavoro in un'unica piattaforma, eliminando le inefficienze, prevenendo comunicazioni confuse e aumentando la produttività del team come mai prima d'ora.
La parte migliore? Puoi collegare le attività ai Messaggi in modo che nessun contesto vada perso.
Inoltre, se hai acquisito un nuovo client o desideri effettuare la condivisione di informazioni sulle nuove funzionalità/funzioni di un prodotto, puoi utilizzare canali specifici dedicati. In questo modo, potrai condividere annunci importanti, aggiornamenti e discussioni con il tuo team e tenere tutti informati.
💡Suggerimento professionale: utilizza il modello di messaggio istantaneo di ClickUp per centralizzare le conversazioni in un unico luogo organizzato e tenere traccia delle conversazioni. Non perderai, trascurerai o dimenticherai mai più un messaggio importante.
2. Commenti ClickUp
Con ClickUp Comments, puoi facilmente porre domande e rispondere, fornire e ricevere feedback, approvare azioni, riconoscere risultati immediati e affrontare le sfide all'interno delle attività. Questa funzionalità/funzione aiuta a migliorare la comunicazione del team nel lungo periodo.
Ad esempio, puoi assegnare commenti affinché il membro del team completi un'azione prima che l'attività possa essere chiusa. Successivamente, puoi anche risolvere il commento una volta terminato o riassegnarlo a un altro assegnatario direttamente nello stesso commento.
Puoi anche utilizzare i commenti in thread per organizzare i tuoi commenti in Attività, Documenti e Immagini, nidificando le tue risposte. Inoltre, avvia una nuova conversazione sotto un commento principale per una conversazione più mirata.
Inoltre, ClickUp Comments ti consente di rispondere in modo più creativo al post di un tuo collega sulla conclusione di un accordo utilizzando le emoji, rendendolo più interessante rispetto a un testo normale e noioso.
Immagina ora che i commenti si stiano accumulando nel tuo ultimo rapporto per il cliente e che tu debba lavorarci sopra in un secondo momento senza dimenticartene. Puoi utilizzare l'opzione "Ricordami" per impostare una data e un'ora e trasformare quel particolare testo in un promemoria. E voilà, riceverai una notifica automatica alla data e all'ora selezionate per lavorare sul commento!
Ad esempio, Pigment cercava una piattaforma centralizzata per consentire all'intera organizzazione di comunicare e collaborare. Utilizzando la piattaforma di comunicazione semplificata di ClickUp, Pigment ha aumentato l'efficienza della comunicazione del team del 20%.
3. Clip ClickUp
Hai bisogno di comunicare idee più complesse eliminando confusione e infinite discussioni?
A dire il vero, affidarsi alla chat può essere la soluzione migliore per i messaggi brevi. Tuttavia, le registrazioni video sono la scelta vincente quando è necessario elaborare idee, risparmiare tempo e coinvolgere i membri del team.
I video clip impediscono agli utenti di trascurare le informazioni e allo stesso tempo spezzano la monotonia evitando di inviare lunghi testi. È qui che ClickUp Clips offre chiarezza sugli argomenti con un'ampia gamma di funzionalità/funzioni:
- Crea clip: tocca l'icona video in ClickUp Clips e clicca su "Avvia registrazione" per registrare video e effettuare la condivisione chiara delle tue idee.
- Condividi clip: condividi le registrazioni dello schermo con il tuo team condividendo un link pubblico o il file video vero e proprio. Fai in modo che le persone comunichino e lavorino più velocemente che mai.
- Invia un feedback: clicca in un punto qualsiasi del video per aggiungere un commento e avviare una conversazione. Puoi anche cliccare sulla Sequenza del commento specifico per riprodurre facilmente quella sezione.
- Gestisci i clip: tutti i clip creati in un commento, un'attività o un documento verranno trasferiti automaticamente nell'Hub clip. Potrai quindi cercare, ordinare, visualizzare e organizzare le registrazioni video nel modo desiderato, senza mai perdere traccia di alcun clip.
Inoltre, ClickUp Brain, l'assistente AI integrato in ClickUp, può automatizzare ulteriormente le attività e migliorare l'efficienza con Clips nei seguenti modi:
- Trascrizione automatica: ClickUp Brain trascrive automaticamente l'intera registrazione video per consentirti di scorrere facilmente i momenti salienti del Clip, cliccare sui timestamp per navigare nel video e copiare frammenti per aggiornare i colleghi.
- Accesso rapido: puoi chiedere all'IA qualsiasi argomento dal Clip e ClickUp Brain troverà immediatamente le informazioni rilevanti nelle tue trascrizioni, facendo risparmiare tempo e lavoro richiesto al tuo team.
Per saperne di più: I 14 migliori strumenti gratis per registrare lo schermo (senza filigrane)
4. Riunioni ClickUp
Trasforma le discussioni improduttive in interazioni ricche di valore utilizzando ClickUp riunioni.
È integrato con ClickUp Docs e consente a tutti di rimanere aggiornati, permettendoti di creare programmi, fare brainstorming, impostare elementi da intraprendere e riassumere i punti chiave durante le riunioni.
Puoi collaborare con il tuo team in tempo reale utilizzando esempi di programmi delle riunioni e modelli gratis. Inoltre, puoi consentire a ogni membro del team di contribuire ai programmi aperti, alla presa di appunti e alle idee.
Puoi anche utilizzare i promemoria di ClickUp per ricordare a te stesso e ai partecipanti allegati, date e orari e appuntamenti ricorrenti. Una volta impostati, riceverai notifiche pop-up sul desktop, sul browser o sul cellulare per aiutarti a iniziare le riunioni in orario.
Puoi anche riprogrammare, posticipare, delegare, spuntare e gestire i promemoria delle riunioni, tutto in un unico posto.
⚡️ Archivio modelli: utilizza il modello per i verbali delle riunioni di ClickUp per annotare dettagli importanti, tra cui presenze, ordine del giorno della riunione, risultati attuabili, titolarità e responsabilità. Questo modello predefinito ti fa risparmiare tempo, favorisce riunioni di alta produttività e ti aiuta a non perdere mai nessun dettaglio.
La ciliegina sulla torta? ClickUp si integra perfettamente con altre ottime alternative a Microsoft Teams, come Zoom e Slack, per aiutarti a partecipare facilmente alle riunioni, migliorare la comunicazione ed evitare di dover destreggiarti tra più piattaforme.
- L'integrazione ClickUp Slack ti consente di organizzare al meglio il tuo lavoro, permettendoti di creare attività e attività secondarie direttamente dai canali e dai messaggi Slack, in modo che nulla vada perso. Dopo aver effettuato la sincronizzazione di ClickUp con Slack, potrai condividere facilmente attività, commenti e link a documenti ClickUp su Slack. Potrai visualizzare dettagli quali stati, assegnatari e priorità per iniziare a lavorarci immediatamente.
- Allo stesso modo, immagina di dover avviare immediatamente una riunione per aggiornare il tuo team sul rapporto del cliente. Con l'integrazione ClickUp Zoom, puoi avviare una riunione all'interno delle attività utilizzando il pulsante della riunione Zoom o il comando slash /zoom. Il link alla riunione verrà automaticamente pubblicato in un commento in modo che tutti i partecipanti possano facilmente unirsi senza lasciare la piattaforma.
Questa ampia gamma di funzionalità ti aiuta a tenere solo le riunioni necessarie e a incoraggiare l'allineamento tra i membri del team. Tuttavia, assicurati di implementare strategie di comunicazione efficaci per incoraggiare un ambiente collaborativo di risoluzione dei problemi e raggiungere gli obiettivi di comunicazione.
Per iniziare più rapidamente, puoi sfruttare il modello di strategia di comunicazione interna e piano d'azione di ClickUp per creare una comunicazione efficace tra i vertici aziendali, i dirigenti, i membri del C-suite e tutti i membri del team.
Con questo modello puoi:
- Definisci chiaramente gli obiettivi e gli scopi della comunicazione: stabilisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo (SMART) per guidare i tuoi sforzi di comunicazione.
- Sviluppa un piano di comunicazione completo: delinea i messaggi chiave, i canali, le sequenze e le metriche per misurare l'esito positivo.
- Utilizza strumenti di project management: organizza le attività relative alla comunicazione, effettua il monitoraggio dello stato dei progetti e collabora in modo efficace con i membri del team.
- Monitorate e adeguate regolarmente: valutate continuamente l'efficacia del vostro piano di comunicazione e apportate le modifiche necessarie per garantire l'allineamento con gli obiettivi e i traguardi prefissati.
Grazie alla sua serie completa di funzionalità/funzioni, questo modello semplifica l'identificazione di obiettivi di comunicazione intelligenti per i tuoi team e l'implementazione di un piano d'azione con metriche pertinenti.
Per saperne di più: 10 regole di galateo per le riunioni virtuali: best practice per il lavoro
Ottimizza la comunicazione del team con ClickUp
La funzionalità di pianificazione dei messaggi in Microsoft Teams è uno strumento prezioso che aiuta i team a pianificare e inviare messaggi e a gestire le attività in modo efficiente.
Tuttavia, i limiti dell'app Microsoft Teams possono ostacolare la comunicazione e compromettere l'efficienza, soprattutto quando si collabora con team di grandi dimensioni.
Ecco cosa distingue ClickUp. Offre funzionalità di comunicazione più sofisticate e un ambiente collaborativo migliorato. Puoi utilizzare la piattaforma per qualsiasi tipo di comunicazione: chat, video e commenti in thread.
Con canali di comunicazione integrati, potenti funzionalità IA e modelli di piani di comunicazione gratis, ClickUp migliora la collaborazione tra i membri del team e garantisce che tutti realizzino la visione aziendale.
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