togliamo di mezzo una cosa
Microsoft Teams non è un gruppo di esperti di produttività che lavorano in Microsoft 😛
È una piattaforma di comunicazione che aiuta a collaborare ai progetti.
Diversi team e individui si affidano a Microsoft Teams per la comunicazione, la collaborazione tra team e la gestione del team in remoto.
ma quanto **_efficace è la gestione dei progetti di Microsoft Teams?
In questo articolo, tratteremo tutto ciò che c'è da sapere sulla gestione del project management di Microsoft Teams, compresi i suoi funzionalità/funzione chiave , vantaggi e limiti (con soluzioni) .
diamo inizio a questa riunione!
Cos'è Microsoft Teams?
Microsoft (MS) Teams è una piattaforma di collaborazione che aiuta i singoli, i lavoratori remoti e i team interni a rimanere in connessione.
Se avete bisogno di chattare con un membro della famiglia o di collaborare a un'attività con il vostro team di progetto, Microsoft Teams può aiutarvi.
Permette inoltre di:
- Partecipare a videochiamate o audiochiamate con un clic del pulsante
- Condividere GIF, adesivi ed emoji in una chat di gruppo o in messaggi individuali
- Registrare le riunioni per poterle consultare in seguito
- Archiviare e condividere file
- Lavorare con le altre app di Microsoft
Queste funzionalità consentono al team di collaborare facilmente senza dover passare da un'app all'altra. Inoltre, è possibile organizzare riunioni nella comodità della propria casa e dei pantaloni del pigiama!
**Interessato alle app per il lavoro da remoto come Microsoft Teams?
Ecco qui 25+ strumenti per il lavoro da remoto per rendere il lavoro da casa un gioco da ragazzi !
4 Funzionalità/funzione chiave di Microsoft Teams Project Management
Ecco come Microsoft Teams può aiutarvi a gestire i progetti :
1. Teams e canali
Microsoft Teams utilizza "team" e "canali" per aiutare i team ad auto-organizzarsi e a collaborare.
Un team è uno spazio in cui le persone possono lavorare insieme a stretto contatto, ad esempio reparti o team specifici. Qui è possibile discutere del lancio di prodotti, di come migliorare la strategia di PR e altro ancora.
Non preoccupatevi: le conversazioni, i file e le note sono visibili solo ai membri del team Microsoft in questione.
D'altra parte, i canali di Microsoft Teams sono il luogo in cui il lavoro viene terminato, con canali standard e canali privati.
I canali standard possono essere considerati come una festa pubblica in cui chiunque può entrare.
I canali privati, invece, sono come eventi super segreti ad invito. In questo modo, si può evitare che ospiti indesiderati si imbuchino alla festa.
2. Funzione di chat integrata
Microsoft Teams offre sia chat private che di gruppo.
C'è anche una funzionalità/funzione di chattare per i partecipanti a una chiamata.
Consente di personalizzare i messaggi con formattazione del testo, orari delle riunioni, contrassegni di priorità, allegati e altro ancora!
E per le conversazioni casuali, è possibile aggiungere emoji e adesivi divertenti al contenuto del messaggio.
3. Videochiamate e audio
Le funzionalità di videochiamata e di audiochiamata di Microsoft sono una delle sue schede più importanti 😉
È possibile avviare una videochiamata o un'audiochiamata in pochi clic. E per aiutare i membri del team a rispettare i tempi, è possibile pianificare riunioni video con la funzione calendario condiviso funzionalità/funzione.
Le videoconferenze possono avere fino a 250 utenti e si può anche utilizzare l'integrazione Microsoft Stream per raggiungere un pubblico più vasto. L'integrazione è un servizio video aziendale che consente di caricare, visualizzare e condividere video in sicurezza per un massimo di 10.000 spettatori.
4. Condivisione dello schermo Teams virtuali si affidano a videochiamate per
dare il benvenuto ai nuovi membri del team e spiegare le attività.
Ma a volte le cose si perdono nella traduzione.
E finiamo per sfoggiare un sorriso vuoto quando in realtà ci sentiamo così:
Fortunatamente, la funzionalità di condivisione dello schermo di MS Teams può essere d'aiuto i team remoti spiegare le cose con facilità.
È possibile selezionare ciò che si desidera far vedere ai partecipanti, tra cui il desktop, la finestra del browser, una lavagna digitale o un file specifico.
3 Vantaggi del project management di Microsoft Teams
Ecco tre vantaggi dell'utilizzo dell'app Microsoft Teams per gestire i progetti:
1. Si integra con tonnellate di app di Microsoft Office
Microsoft Teams si integra con tonnellate di app del gruppo Office 365, rendendolo un buffet di app a volontà! 😋
E non c'è bisogno di passare a un altro ristorante (app) perché il menu di Microsoft Teams ha praticamente tutto ciò che serve.
Ecco alcuni modi in cui potete beneficiare di questa funzionalità/funzione:
- Creare un nuovo progetto o una roadmap con Progetto Microsoft UtilizzareProject Online per il project portfolio management Tenere traccia delle informazioni o creare un elenco di attività con Microsoft Elenco
- Creare una bacheca per la pianificazione dei progetti conPianificatore Microsoft* Archiviazione e accesso ai file dal cloud Microsoft
- Pianificazione di una riunione di Microsoft Teams direttamente in Outlook
2. Funzione webinar integrata
Con la crescita della vostra azienda, probabilmente avrete bisogno di ospitare videoconferenze con più di 250 partecipanti, ed è qui che le funzionalità/funzione di webinar integrate nello strumento possono essere utili.
I webinar possono aiutare le aziende a coinvolgere nuovi client, formare i dipendenti e istruire i clienti sulle nuove funzionalità/funzione dei prodotti.
Con Microsoft Teams è possibile ospitare webinar in sicurezza con 1.000 partecipanti e trasmetterli fino a 10.000 spettatori.
Ecco alcune delle cose interessanti da fare:
- Utilizzare la funzionalità/funzione "alza la mano" quando è necessario menzionare qualcosa
- Visualizzare e scaricare l'elenco dei partecipanti per poterli seguire
- Utilizzare la reportistica post-evento per migliorare i webinar futuri
- Creare presentazioni e contenuti professionali con la modalità presentatore
- Fate il vostro grande debutto come reporter con la modalità reporter 📹
3. Automazioni dei processi con i bot
Gli utenti di Microsoft Teams possono usare i bot per ottenere suggerimenti, avviare flussi di lavoro o raccogliere informazioni. 🤖
Ecco alcuni dei bot disponibili:
- Il Bot Calendario: controlla la disponibilità dei tuoi contatti e programma le riunioni con loro
- Il GrowBot: si congratula automaticamente con i dipendenti per i loro buoni risultati
- The DailyBot: esegue riunioni giornaliere di standup e crea reportistica sulla produttività
- The WhoBot: se avete bisogno di mettervi in contatto con qualcuno che sta costruendo un piano di onboarding, digitate semplicemente: "Chi sta costruendo l'ultimo piano di onboarding?" Il bot raccoglierà i dati di questi dipendenti e vi darà suggerimenti su come raggiungerli
Microsoft Teams consente anche di creare i propri bot!
Ma assicuratevi di avere le competenze necessarie.
Dopo tutto, non volete ritrovarvi in una situazione alla "Io, Robot".
4 Limiti del project management di Microsoft Teams (con soluzioni)
Certo, Microsoft Teams offre funzionalità/funzione interessanti come i bot, la trasmissione di notizie e l'integrazione con MS Project. Tuttavia, lo strumento non è il più bello del blocco quando si tratta di project management.
date un'occhiata al nostro blog sulla gestione dei progetti le migliori alternative a Microsoft Teams .
Ecco alcuni degli svantaggi dell'utilizzo dell'app Microsoft Teams per la gestione del team:
- Può essere impegnativo da impostare2. Numero limitato di canali3. Impostazioni delle autorizzazioni scadenti4. Scarsa gestione dei file Ecco un'analisi più approfondita di ciascun limite e di come è possibile risolverlo:
1. Può essere impegnativo da impostare
Uno degli svantaggi di Microsoft Teams è che la configurazione può richiedere molto tempo ed essere impegnativa.
perché?
Non c'è una struttura iniziale, quindi dovrete determinare quali canali e team vi servono.
Inoltre, se volete duplicare un canale o un team, dovrete farlo manualmente.
Uno strumento di project management come ClickUp capisce che i project manager devono dedicare il loro tempo a raddoppiare i profitti, non i canali!
**Aspetta... che c'è?
ClickUp?
ClickUp è uno dei più grandi produttori al mondo valutazione più alta software per la produttività e il project management utilizzato dai team super produttivi in piccole e grandi aziende.
Con ClickUp è possibile monitoraggio del tempo di tempo speso su più progetti, sincronizzazione del Calendario di Google, Apple o Outlook creare fogli di calcolo con il flessibile Vista Tabella e altro ancora.
Ecco come ClickUp batte Teams al suo stesso gioco di collaborazione tra team:
La soluzione ClickUp: Guide di Onboarding e /
Comandi slash per una configurazione semplice e veloce
L'impostazione di ClickUp è semplicissima.
Con un dettagliato Guide per l'onboarding del project management avrete tutte le informazioni necessarie per iniziare subito a lavorare.
E se volete eliminare i clic non necessari, utilizzate l'opzione / Comandi slash per creare attività, attività secondarie e altro ancora in un attimo!
Ecco alcuni esempi:
- Digitare /me per assegnare un'attività a se stessi
- Digitare /close per chiudere un'attività (o semplicemente usare / cl per essere ancora più veloci)
- Creare rapidamente attività secondarie all'interno di un'attività digitando / -
In questo modo è possibile dimezzare il tempo necessario per completare le azioni.
2. Numero limitato di canali
Microsoft Teams limita il numero di canali privati a 30 e i membri del team in un canale privato possono essere solo 250.
Questi limiti possono essere problematici per le grandi aziende con molti team e reparti diversi.
Soluzione ClickUp n. 1: conversazioni illimitate con il personale di Microsoft Teams Visualizzazione della chat ClickUp dispone di una visualizzazione chat illimitata che può essere affiancata a qualsiasi area di lavoro. È possibile utilizzarla per chattare sulle attività o sui piani di pranzo del team.
Poiché è possibile effettuare queste conversazioni in qualsiasi vista o posizione di ClickUp, non si perderanno mai di vista le chat e, soprattutto, gli ordini per il pranzo del team!
Avvio di una nuova chat nella visualizzazione Chat di ClickUp
Soluzione ClickUp n. 2: creare canali illimitati con l'applicazione Integrazione con Slack non riuscite a liberarvi dei canali?
Non c'è da preoccuparsi.
Basta usare l'integrazione di ClickUp con Slack
Vi permette di trasformare rapidamente i messaggi di Slack in attività e commenti . Inoltre, ClickUp può inviare istantaneamente notifiche sulle attività di ClickUp alla vostra Project management su Slack canali.
Il vantaggio aggiunto in questo caso è che Slack non è slack nel settore dei canali.
da fare?
L'app consente di creare un numero illimitato di canali. #VincereVincere_
Trasformazione di un messaggio di Slack in un'attività di ClickUp
Soluzione ClickUp #3: creare e assegnare attività di ClickUp illimitate Teams ClickUp consente di creare gruppi di persone che possono essere assegnate alle attività, menzionate nei Commenti e persino aggiunte ai gruppi di lavoro
Osservatori in massa.
Ad esempio, se avete un team di marketing, potete semplicemente creare un Gruppo utenti chiamato "Marketing Team" e istantaneamente assegnare attività a tutti i membri del team di quel gruppo.
Creazione di team in ClickUp
3. Impostazioni delle autorizzazioni inadeguate
Ogni azienda ha bisogno di mettere in sicurezza i propri documenti e altri dati aziendali.
Il problema di Microsoft Teams è che l'app rende estremamente facile la condivisione di file e documenti con chiunque venga aggiunto a un team MS.
E può essere molto difficile applicare impostazioni di autorizzazione uniche a un canale, a una cartella o a un file specifici.
Ad esempio, i Teams privati sono difficili da gestire poiché solo gli amministratori hanno il controllo su chi si unisce. Di conseguenza, i Teams pubblici sono probabilmente l'opzione migliore, poiché chiunque nel team può partecipare con una certa probabilità.
il problema?
Questo significa che sarà molto difficile mantenere in sicurezza l'ambiente Microsoft Teams, poiché ogni membro del team potrebbe accedere ai documenti privati.
Soluzione ClickUp: assegnare Ruoli dell'utente e impostare in modo granulare
Autorizzazioni Gli utenti di ClickUp possono assumere uno dei quattro ruoli previsti dall'area di lavoro di ClickUp: **In questo modo, è possibile invitare i client a collaborare senza compromettere la privacy dell'area di lavoro
Naturalmente, a volte è necessario avere più di quattro ruoli.
Per questo motivo ClickUp consente di creare Ruoli personalizzati .
È possibile creare nuovi ruoli, come quello del supereroe, della spalla o qualsiasi altro ruolo adatto alle proprie esigenze.
e anche se probabilmente siamo tutti stanchi delle chiusure, i vostri documenti sensibili non lo sono!
Ecco i tipi di autorizzazione per tenere sotto chiave le vostre informazioni sensibili:
- Può visualizzare: sola visualizzazione, non può modificare le attività in alcun modo
- Può commentare: solo commentare, allegare file e completarelista di controllo elementi a loro assegnati
- Può commentare (con attività assegnate): può cambiare lo stato delle attività e gli assegnatari delle stesse
- Può modificare: modifica le attività, ma non può crearne di nuove
- Creare e modificare: creare attività e attività secondarie
- Può cancellare: impedisce alle persone di cancellare elementi che non hanno creato
Ruoli utente personalizzati e opzioni di autorizzazione in ClickUp
4. Scarsa gestione dei file
Microsoft Teams ha una struttura di file complicata.
Se preferite cartelle ben organizzate invece di cercare i file, con questo strumento incontrerete ostacoli infiniti.
In Teams, tutti i file caricati nelle conversazioni vengono scaricati nella cartella principale del canale.
Il risultato è che quando si cerca di riorganizzare i file in cartelle, i collegamenti ai file nelle conversazioni si rompono, insieme alla vostra pazienza. 😤
Soluzione ClickUp #1: utilizzare la funzione Struttura della gerarchia per una facile organizzazione dei file
ClickUp consente di gestire in modo efficiente il flusso di lavoro dei progetti, suddividendo progetti complessi e organizzandoli in elementi d'azione gestibili.
Ecco i diversi livelli di ClickUp:
- Area di lavoro **Rappresenta l'intera azienda, compresi i dipendenti
- Spazi : contiene membri selezionati, ad esempio specifici dipartimenti e team
- Cartelle : tengono traccia delle attività e organizzano campagne, dati e progetti correlati
- Elenchi : possono essere pensati come "schede" all'interno delle cartelle
- Attività : tiene traccia delle attività del progetto e collabora con esse. Aggiungere descrizioni delle attività,assegnatari multipli,stati, commenti e altro ancora
- Attività secondarie: aggiungete ancora più dettagli alle vostre attività suddividendole in livelli di lavoro più piccoli
- Attività secondarie annidate : Già, non abbiamo ancora terminato. Scendiamo nei dettagli, scomponendo ulteriormente le attività secondarie
- Liste di controllo: per aggiungere semplici elenchi di cose da fare alle vostre attività e, naturalmente, per aggiungere un elenco di cose da fare alle vostre attività,Liste di controllo possono contenere anche elementi secondari
I diversi livelli della gerarchia in ClickUp
Soluzione ClickUp #2: trovare i file in pochi secondi con una soluzione potente Filtro e ricerca Con la fantastica funzione di ricerca di ClickUp, è possibile usare
Filtri per visualizzare le attività in base a:
- Assegnatari
- Stato
- Data di creazione
- Data di scadenza
- Campi personalizzati
- Priorità e altro
In questo modo, è possibile filtrare la frustrazione e vedere solo le attività che soddisfano i criteri specifici.
Trovare le attività con la funzionalità di filtro e ricerca di ClickUp
**Ecco altri motivi per cui dovreste utilizzare ClickUp per il project management
- Integrazione con Microsoft Teams non siete pronti a dire addio a Teams? 😢 Questa integrazione consente di trovare e allegare un'attività direttamente in qualsiasi conversazione con Microsoft Teams, in modo che il team sappia esattamente di cosa si sta discutendo
- Documenti : creare programmi di formazione per i dipendenti,l'inserimento dei client documenti, e qualsiasi altra cosa si possa immaginare
- Rilevamento della collaborazione: sappiate quando un compagno di squadra sta visualizzando o modificando il vostro stesso documento
- Stati personalizzati delle attività **Aggiungere fasi uniche al flusso di lavoro del progetto, in modo che tutti sappiano a che punto è il progetto
- Dashboard : Incanalate il Superman che è in voi e ottenete una panoramica di altissimo livello dei vostri progetti. Qui è possibile monitorare le prestazioni, i colli di bottiglia, le risorse e altro ancora
- Vista Gantt: per pianificare le attività, gestire lo stato di avanzamento del progetto e tenere traccia delle scadenze
- Vista Carico di lavoro : il posto perfetto pergestione delle risorse. Qui è possibile pianificare le capacità del vostro teamin modo che nessuno finisca per caricarsi sulle spalle l'intero project management team
- Visualizzazione del calendario : gestite progetti con molte scadenze? È sufficiente creare un calendario per i vostripiano del progetto con questa visualizzazione
- Agile project management: creareSprint e monitorare lo stato di avanzamento del progetto in tempo reale conSprint Widget ## Passare dal micro al macro project management
Certo, Teams di Microsoft offre ottime funzionalità di videoconferenza.
Ma l'impatto è minimo, quasi microscopico, quando si tratta di collaborazione tra team e project management.
L'app manca di una tonnellata di funzioni robuste monitoraggio dei progetti funzionalità/funzione presenti in soluzioni all-in-one di project management come ClickUp.
Con ClickUp, è possibile beneficiare di tutte le funzionalità/funzione offerte da Microsoft Teams e da fare di più grazie a diverse caratteristiche quali Automazioni , Promemoria e Modelli per gestire i progetti. Passate gratuitamente a ClickUp oggi stesso per sperimentare la potenza di uno strumento di project management per esperti. 😎
