Chiariamo subito una cosa:
Microsoft Teams non è un gruppo di esperti di produttività che lavorano presso Microsoft. 😛
Si tratta di una piattaforma di comunicazione che ti aiuta a collaborare sui progetti.
Diversi team e individui si affidano a Microsoft Teams per la comunicazione, la collaborazione in team e la gestione remota dei team.
Ma quanto è efficace il project management con Microsoft Teams?
In questo articolo tratteremo tutto ciò che c'è da sapere sulla gestione dei progetti con Microsoft Teams, comprese le funzionalità principali, i vantaggi e i limiti (con relative soluzioni).
Diamo inizio alla riunione! 💻
Che cos'è Microsoft Teams?
Microsoft (MS) Teams è una piattaforma di collaborazione che aiuta le persone, i lavoratori remoti e i team interni a mantenere la connessione.
Che tu abbia bisogno di chattare con un familiare o di collaborare a un'attività con il tuo team di progetto, Microsoft Teams può aiutarti.
Ti consente inoltre di:
- Effettua videochiamate o chiamate audio con un semplice clic del pulsante.
- Condividi GIF, adesivi ed emoji in una chat di gruppo o in messaggi individuali.
- Registra le riunioni in modo da poterle consultare in un secondo momento.
- Archivia e effettua la condivisione di file
- Collabora con altre app Microsoft
Queste funzionalità facilitano la collaborazione del tuo team senza dover passare da un'app all'altra. Inoltre, puoi ospitare riunioni comodamente da casa tua, in pigiama!
Ti interessa l'interesse per le app per il lavoro da remoto come Microsoft Teams?
Ecco oltre 25 strumenti per il lavoro da remoto che renderanno il lavoro da casa un gioco da ragazzi!
4 funzionalità principali del project management con Microsoft Teams
Ecco come Microsoft Teams può aiutarti a gestire i progetti:
1. Teams e canali
Microsoft Teams utilizza "team" e "canali" per aiutare i team a organizzarsi autonomamente e collaborare.
Un team è uno spazio in cui le persone possono lavorare a stretto contatto, ad esempio reparti o team specifici. Qui puoi discutere del lancio di prodotti, di come migliorare la tua strategia di PR e altro ancora.
E non preoccuparti: le conversazioni, i file e le note sono visibili solo ai membri del team Microsoft specifico.
D'altra parte, i canali di Microsoft Teams sono il luogo in cui si svolge il lavoro, dove sono disponibili canali standard e canali privati.
Puoi pensare ai canali standard come a una festa pubblica a cui chiunque può partecipare.
D'altra parte, i canali privati sono come eventi super segreti accessibili solo su invito. In questo modo, puoi impedire a ospiti indesiderati di rovinare la tua festa.
2. Funzione di chat integrata
Microsoft Teams offre sia chat private che chat di gruppo.
È disponibile anche una funzionalità di chat per i partecipanti che sono in chiamata.
Ti consente di personalizzare i tuoi messaggi con formattazione RTF, calendari delle riunioni, indicatori di priorità, allegati e molto altro ancora!
E per le conversazioni informali, puoi aggiungere tutti gli emoji e gli sticker che vuoi al contenuto dei tuoi messaggi 💜.
3. Videochiamate e chiamate audio
Le funzionalità di videochiamata e chiamata audio di Microsoft Teams sono uno dei suoi principali punti di forza. 😉
Puoi avviare una videochiamata o una chiamata audio con pochi clic. E per aiutare i membri del team a rispettare i tempi, puoi pianificare riunioni video con la funzionalità di calendario condiviso.
Le tue videoconferenze possono avere fino a 250 utenti e puoi anche utilizzare l'integrazione con Microsoft Stream per raggiungere un pubblico più ampio. L'integrazione è un servizio video aziendale che ti consente di caricare, visualizzare e effettuare la condivisione di video in modo sicuro per un massimo di 10.000 spettatori.
4. Condivisione dello schermo
I team virtuali si affidano alle videochiamate per dare il benvenuto ai nuovi membri del team e spiegare le attività.
Ma a volte, qualcosa può andare perso nella traduzione.
E finiamo per sfoggiare un sorriso vuoto quando in realtà ci sentiamo così:
Fortunatamente, la funzionalità di condivisione schermo di MS Teams può aiutare i team remoti a spiegare le cose con facilità.
Puoi selezionare ciò che desideri mostrare ai partecipanti, tra cui il tuo desktop, la finestra del browser, una lavagna online o un file specifico.
3 vantaggi del project management con Microsoft Teams
Ecco tre vantaggi dell'utilizzo dell'app Microsoft Teams per la gestione dei progetti:
1. Si integra con tantissime app di Microsoft Office
Microsoft Teams si integra con tantissime app del gruppo Office 365, rendendolo un buffet di app a volontà! 😋
E non c'è bisogno di passare a un altro ristorante (app) poiché il menu di Teams ha praticamente tutto ciò di cui hai bisogno.
Ecco alcuni modi in cui puoi trarre vantaggio da questa funzionalità/funzione:
- Crea un nuovo progetto o una nuova roadmap con Microsoft Project
- Utilizza Project Online per la gestione del portfolio dei progetti
- Tieni traccia delle informazioni o crea un elenco di attività con Microsoft Lists.
- Crea una bacheca di pianificazione dei progetti con Microsoft Planner
- Archivia e accedi ai file dal tuo cloud Microsoft
- Pianifica una riunione Teams direttamente da Outlook
2. Funzione webinar integrata
Man mano che la tua attività cresce, probabilmente avrai bisogno di ospitare videoconferenze con più di 250 partecipanti, ed è qui che le funzionalità webinar integrate nello strumento possono tornare utili.
I webinar possono aiutare le aziende ad acquisire nuovi clienti, formare i dipendenti e informare i clienti sulle nuove funzionalità/funzioni dei prodotti.
Con Microsoft Teams, puoi ospitare webinar sicuri con 1.000 partecipanti e trasmetterli a un massimo di 10.000 spettatori.
Ecco alcune delle fantastiche cose da fare qui:
- Usa la funzionalità "Alza la mano" quando hai bisogno di effettuare una menzione.
- Visualizza e scarica l'elenco dei partecipanti in modo da poterli ricontattare.
- Utilizza i report post-evento per migliorare i webinar futuri
- Crea presentazioni e contenuti professionali con la modalità presentatore
- Fai il tuo grande debutto come giornalista con la modalità reporter 📹
3. Automatizza i processi con i bot
Gli utenti di Microsoft Teams possono utilizzare i bot per ottenere suggerimenti, avviare flussi di lavoro o raccogliere informazioni. 🤖
Ecco alcuni dei bot che otterrai:
- Il bot Calendario: verifica la disponibilità dei tuoi contatti e pianifica le riunioni con loro.
- The GrowBot: congratulazioni automatiche ai dipendenti per i risultati positivi ottenuti
- The DailyBot: organizza riunioni quotidiane di standup e crea report sulla produttività
- The WhoBot: se hai bisogno di metterti in contatto con qualcuno che sta elaborando un piano di inserimento, digita semplicemente: "Chi sta elaborando l'ultimo piano di inserimento?" Il bot raccoglierà quindi i dati su quei dipendenti e ti darà consigli su come contattarli.
Microsoft Teams ti consente persino di creare i tuoi bot personalizzati!
Ma assicurati di avere le competenze necessarie.
Dopotutto, non vorrai ritrovarti in una situazione simile a quella descritta nel film I, Robot.
4 Limiti della project management con Microsoft Teams (con soluzioni)
Certo, Microsoft Teams offre funzionalità interessanti come bot, trasmissione di notizie e integrazione con MS Project. Tuttavia, questo strumento non è il migliore in assoluto quando si tratta di project management.
Dai un'occhiata al nostro blog sulle migliori alternative a Microsoft Teams.
Ecco alcuni degli svantaggi dell'utilizzo dell'app Microsoft Teams per la gestione dei progetti:
Ecco uno sguardo più da vicino a ciascuna limitazione e a come risolverla:
1. Può essere difficile da configurare
Uno degli svantaggi di Teams è che la configurazione può richiedere molto tempo ed essere complessa.
Perché?
Non esiste una struttura iniziale, quindi dovrai determinare quali canali e team ti servono.
Inoltre, se desideri duplicare un canale o un team, dovrai farlo manualmente.
Uno strumento di project management come ClickUp comprende che i project manager devono dedicare il loro tempo a raddoppiare i profitti, non i canali!
Aspetta... cos'è ClickUp?
ClickUp è uno dei software di produttività e project management più valutati al mondo , utilizzato da team super produttivi in aziende di piccole e grandi dimensioni.
Con ClickUp, puoi effettuare il monitoraggio del tempo dedicato a più progetti, effettuare la sincronizzazione del tuo calendario Google, Apple o Outlook, creare fogli di calcolo con la vista Tabella flessibile e molto altro ancora.
Ecco come ClickUp batte Microsoft Teams nel suo stesso campo di collaborazione in team:
Soluzione ClickUp: guide di onboarding e comandi slash per una configurazione rapida e semplice.
L'impostazione di ClickUp è semplicissima.
Grazie alle guide dettagliate all'onboarding per il project management, avrai tutte le informazioni necessarie per iniziare subito.
E se vuoi eliminare clic inutili, usa la funzionalità / comando slash per creare attività, attività secondarie e altro in un attimo!
Ecco alcuni esempi:
- Digita /me per assegnarti un'attività.
- Digita /close per chiudere un'attività (o usa semplicemente / cl per essere ancora più veloce)
- Crea rapidamente attività secondarie all'interno di un'attività digitando / –
In questo modo, potrai dimezzare il tempo necessario per completare le azioni.
2. Numero limitato di canali
Microsoft Teams ha un limite di 30 canali privati e consente di avere solo 250 membri del team in un canale privato.
Questi limiti possono essere problematici per le grandi aziende con molti team e reparti diversi.
Soluzione ClickUp n. 1: conversazioni illimitate con la vista Chat
ClickUp offre una visualizzazione chat illimitata che puoi mantenere accanto a qualsiasi area di lavoro. Puoi usarla per chattare sulle attività o sui piani per il pranzo del tuo team.
E poiché puoi avere queste conversazioni in qualsiasi vista o posizione in ClickUp, non perderai mai di vista le tue chat e, cosa ancora più importante, gli ordini per il pranzo del tuo team!
Avviare una nuova chat nella vista Chat di ClickUp
Soluzione ClickUp n. 2: crea canali illimitati con l'integrazione Slack
Non riesci a rinunciare ai canali?
Non preoccuparti.
Basta usare l'integrazione Slack di ClickUp.
Consente di trasformare rapidamente i messaggi Slack in attività e commenti . Inoltre, ClickUp può inviare istantaneamente notifiche relative alle attività ai canali Slack dedicati alla gestione dei progetti .
Il vantaggio aggiuntivo è che Slack non è affatto "slack" (pigro) nel reparto canali.
Cosa intendiamo?
L'app consente di creare un numero illimitato di canali. #WinWin
Trasformare un messaggio Slack in un'attività in ClickUp
Soluzione ClickUp n. 3: crea e assegna attività a un numero illimitato di Teams
ClickUp ti consente di creare gruppi di persone a cui puoi assegnare attività, effettuare menzioni nei Commenti e persino aggiungere Osservatori in blocco.
Ad esempio, se hai un team di marketing, puoi semplicemente creare un gruppo di utenti chiamato "Team di marketing" e assegnare immediatamente delle attività a ogni membro del team in quel gruppo.
Creazione di team in ClickUp
3. Impostazioni delle autorizzazioni inadeguate
Ogni azienda deve garantire la sicurezza dei propri documenti e degli altri dati aziendali.
Il problema di Microsoft Teams è che l'app rende estremamente facile la condivisione di file e documenti con chiunque venga aggiunto a un team MS.
Inoltre, può essere molto difficile applicare impostazioni di autorizzazione uniche a un canale, un file o una cartella specifici.
Ad esempio, i team privati sono difficili da gestire poiché solo gli amministratori hanno il controllo su chi può partecipare. Il risultato è che i team pubblici sono probabilmente l'opzione migliore poiché chiunque nel tuo team può partecipare con relativa facilità.
Il problema?
Ciò significa che sarà davvero difficile mantenere la sicurezza del tuo ambiente Microsoft Teams, poiché ogni membro del team potrebbe accedere ai tuoi documenti privati.
Soluzione ClickUp: assegna ruoli utente e effettua l'impostazione di autorizzazioni granulari
Gli utenti di ClickUp possono assumere uno dei quattro ruoli all'interno della propria area di lavoro: membro, amministratore, titolare o ospite. In questo modo, puoi invitare i clienti a collaborare senza compromettere la privacy della tua area di lavoro.
Naturalmente, a volte sono necessari più di quattro ruoli.
Ecco perché ClickUp ti consente di creare ruoli personalizzati.
Puoi creare nuovi ruoli come supereroe, aiutante o qualsiasi altra cosa che soddisfi le tue esigenze.
E anche se la probabilità che siamo tutti stanchi dei lockdown è alta, i tuoi documenti sensibili non lo sono!
Ecco i tipi di autorizzazioni per proteggere le tue informazioni sensibili:
- Può visualizzare: solo lettura, non può effettuare alcuna modifica sulle attività
- Possono commentare: solo commentare, allegare file e completare le voci della lista di controllo loro assegnate.
- Può commentare (con attività assegnata): può modificare lo stato dell'attività e gli assegnatari dell'attività
- Può modificare: modificare attività, ma non può crearne di nuove
- Creazione e modifica: crea attività e attività secondarie
- Possibilità di eliminare: impedisce agli utenti di eliminare elementi che non hanno creato
Ruoli utente personalizzati e opzioni di autorizzazione in ClickUp
4. Gestione dei file inadeguata
Microsoft Teams ha una struttura di file complessa.
Se preferisci cartelle ben organizzate invece di cercare i file, con questo strumento ti imbatterai in ostacoli senza fine.
In Teams, tutti i file caricati nelle conversazioni vengono salvati nella cartella principale del canale.
Di conseguenza, quando provi a riorganizzare i file in cartelle, i collegamenti ai file nelle conversazioni si interrompono, insieme alla tua pazienza. 😤
Soluzione ClickUp n. 1: utilizza la struttura della gerarchia per organizzare facilmente i file
ClickUp ti consente di gestire in modo efficiente il flusso di lavoro dei tuoi progetti suddividendo i progetti complessi e organizzandoli in elementi gestibili.
Ecco i diversi livelli disponibili in ClickUp:
- Aree di lavoro : rappresentano l'intera attività, compresi i dipendenti
- Spazi : contiene membri selezionati, ad esempio reparti e team specifici.
- Cartelle : effettua il monitoraggio delle attività e organizza campagne, dati e progetti correlati.
- Elenchi : possono essere considerati come "schede" all'interno delle tue cartelle
- Attività : effettua il monitoraggio delle attività del tuo progetto e collabora con gli altri. Aggiungi descrizioni delle attività, più assegnatari, stati, commenti e altro ancora.
- Attività secondarie: aggiungi ancora più dettagli alle tue attività suddividendole in livelli di lavoro più piccoli.
- Attività secondarie annidate : sì, non abbiamo ancora terminato. Entra nei dettagli scomponendo ulteriormente le tue attività secondarie.
- Lista di controllo: aggiungi semplici elenchi di cose da fare alle tue attività e, naturalmente, le liste di controllo possono contenere anche sottoelementi.
I diversi livelli della gerarchia in ClickUp
Soluzione ClickUp n. 2: trova i file in pochi secondi con il potente filtro e la funzione di ricerca
Grazie alla straordinaria funzione di ricerca di ClickUp, puoi utilizzare i filtri per visualizzare le attività in base a:
- Assegnatari
- Stato
- Data di creazione
- Data di scadenza
- Campi personalizzati
- Priorità e altro ancora
In questo modo, potrai filtrare la tua frustrazione e vedere solo le attività che soddisfano i tuoi criteri specifici.
Ricerca delle attività utilizzando la funzionalità Filtro e ricerca in ClickUp
Ecco altri motivi per cui dovresti utilizzare ClickUp per il project management:
- Integrazione con Microsoft Teams: non sei pronto a dire addio a MS Teams? 😢 Questa integrazione ti consente di trovare e allegare un'attività direttamente in qualsiasi conversazione di Microsoft Teams, in modo che il tuo team sappia esattamente di cosa stai discutendo.
- Documenti: crea programmi di formazione per i dipendenti, documenti di onboarding dei clienti e qualsiasi altra cosa tu possa immaginare.
- Rilevamento della collaborazione: scopri quando un collega sta visualizzando o effettuando una modifica sullo stesso documento che stai modificando tu
- Stati delle attività personalizzati : aggiungi fasi uniche al flusso di lavoro del tuo progetto, in modo che tutti sappiano a che punto è il progetto.
- Dashboard : tira fuori il Superman che è in te e ottieni una panoramica di altissimo livello dei tuoi progetti. Qui puoi monitorare le prestazioni, i colli di bottiglia, le risorse e molto altro ancora.
- Vista diagramma Gantt: pianifica le attività, gestisci lo stato del progetto e tieni traccia delle scadenze.
- Vista Carico di lavoro : il luogo perfetto per la gestione delle risorse. Qui puoi pianificare la capacità del tuo team, in modo che nessuno finisca per portare sulle proprie spalle l'intero team di project management.
- Visualizzazione calendario : gestisci progetti con molte scadenze? Basta creare un programma per il tuo piano di progetto con questa visualizzazione
- Project management agile: crea Sprint e monitora lo stato di avanzamento dei progetti in tempo reale con gli Sprint Widget
Passa dalla gestione dei microprogetti al project management dei macroprogetti
Certo, Microsoft Teams offre alcune ottime funzionalità di videoconferenza.
Ma ha un impatto minimo, quasi microscopico, quando si tratta di collaborazione in team e project management.
L'app non dispone di numerose funzionalità avanzate di monitoraggio dei progetti presenti nelle soluzioni di project management all-in-one come ClickUp.
Con ClickUp, puoi comunque beneficiare di tutte le funzionalità offerte da Microsoft Teams e fare di più con diverse funzionalità come Automazioni, Promemoria e Modelli per gestire i tuoi progetti.
Passa oggi stesso a ClickUp gratuitamente per provare la potenza di uno strumento di project management esperto. 😎
