Ti è mai capitato di avviare un progetto solo per vederlo deviare completamente dalla rotta? La causa potrebbe essere lo "scope creep", una trappola comune nella maggior parte dei progetti: dallo sviluppo software e dal marketing all'edilizia, ai macchinari pesanti e persino alle iniziative del settore pubblico.
Ma c'è una soluzione. Un piano di gestione dell'ambito ben strutturato può mantenere il tuo progetto in linea con gli obiettivi e farti risparmiare denaro.
Questa pratica lista di controllo illustra i passaggi necessari per creare una dichiarazione dell'ambito del progetto perfetta per qualsiasi settore.
Comprendere la dichiarazione dell'ambito del progetto
Una dichiarazione dell'ambito di progetto è un documento formale che delinea i confini di un progetto e definisce cosa è incluso e cosa non lo è. Assicura che il team di progetto comprenda gli obiettivi, i risultati attesi e i vincoli.
Una dichiarazione dell'ambito del progetto contiene in genere quattro elementi chiave:
- Obiettivi del progetto: Obiettivi e risultati specifici che il progetto mira a raggiungere
- Risultati attesi: output "tangibili" che saranno prodotti
- Elementi inclusi (ed esclusi) nell'ambito del progetto: attività, compiti o componenti specifici del progetto che sono (e non sono) inclusi nel progetto
- Vincoli: limitazioni o restrizioni che potrebbero influire sul progetto
La creazione di una dichiarazione dell'ambito del progetto ben definita può aiutare a prevenire lo scope creep e a mantenere il progetto in linea con gli obiettivi. Una dichiarazione dell'ambito del progetto serve ai seguenti scopi:
- Riduce i rischi: definendo chiaramente i confini del progetto, contribuisce a mitigare i rischi associati allo slittamento dell'ambito, al superamento dei costi e ai ritardi nella tempistica
- Migliora l'efficienza: sapendo fin dall'inizio quali sono gli aspetti cruciali, puoi allocare le risorse e gestire meglio il tuo budget
- Garantisce la soddisfazione degli stakeholder: poiché tutti concordano fin dall'inizio sui risultati attesi del progetto, è possibile ridurre al minimo i conflitti e lo slittamento dell'ambito nel corso del progetto
- Funge da punto di riferimento: quando sorgono incertezze o cambiano i membri del team, la dichiarazione dell'ambito del progetto può essere una fonte affidabile di verità
In breve, una dichiarazione dell'ambito di progetto fornisce chiarezza, direzione e controllo, consentendo di completare il progetto nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Come redigere una dichiarazione dell'ambito del progetto (con esempi)
Ora che abbiamo visto cos'è una dichiarazione dell'ambito di progetto e perché ne hai bisogno, vediamo come crearne una per ottenere una direzione più precisa del progetto e un migliore allineamento del team. Esamineremo anche come gli strumenti di project management come ClickUp possano supportare il processo, aiutando i team a organizzare le attività, monitorare i progressi e collaborare in modo efficiente.
Ecco un breve riepilogo dei passaggi chiave:
Lista di controllo TL;DR per la creazione di una dichiarazione dell'ambito del progetto
- Determina lo scopo del progetto
- Elaborare un piano delle risorse
- Elenca i risultati attesi
- Identifica i vincoli del progetto
- Redigi la dichiarazione dell'ambito del progetto
- Implementa un processo di controllo delle modifiche
Ora approfondiamo questo argomento.
1. Individua i tuoi "cosa" e i tuoi "perché"
Comprendere lo scopo del tuo progetto è fondamentale per creare una dichiarazione dell'ambito chiara e convincente (e per un esito positivo del progetto). Ciò comporta l'identificazione degli obiettivi del progetto, delle esigenze aziendali e dei risultati desiderati.
Ecco alcune domande che puoi porti durante questa fase:
- Quale problema risolve il progetto?
- Quali sono i risultati o i benefici desiderati?
- In che modo questo progetto è in linea con gli obiettivi generali dell'organizzazione?
Questo passaggio è la tua stella polare, che guida le tue scelte e decisioni mentre dai forma al piano di progetto. Coinvolgi l'intero team di progetto (o almeno i principali stakeholder coinvolti) durante questa fase. Non solo i diversi membri del team porteranno prospettive diverse alla discussione, ma quando coinvolgi qualcuno sin dall'inizio, questa persona si sentirà anche più coinvolta nel risultato del progetto.
Utilizza uno strumento di lavagna online per rendere la discussione più interattiva (soprattutto se fai parte di un team remoto o ibrido). Ad esempio, il modello di lavagna per l'ambito del progetto di ClickUp può aiutarti a fare brainstorming insieme al team e a creare una bozza dell'ambito del tuo progetto.
Il modello è uno strumento visivo e collaborativo progettato per organizzare e gestire tutti gli aspetti dell'ambito del tuo progetto. Offre uno spazio centralizzato per il monitoraggio delle attività, delle risorse, dei risultati attesi e delle tempistiche del progetto, assicurando che nulla venga trascurato. È dotato di caselle separate per ciascun passaggio del tuo piano di ambito del progetto:
- Informazioni: Raccogli tutti i dati e le informazioni rilevanti che daranno forma al progetto. Ciò garantisce che tutti, compreso il project manager, abbiano accesso alle stesse informazioni di base
- Giustificazione: Spiega le ragioni alla base di ogni decisione presa nel corso del progetto. Questo aiuta ad allineare i membri del team con lo scopo e la direzione del progetto
- Ambito: Definisci l'ambito del progetto, ovvero cosa è incluso e cosa è escluso dal progetto. Ciò garantisce chiarezza sui confini ed evita malintesi
- Obiettivi: Indicare i risultati e gli obiettivi desiderati del progetto. Ciò contribuisce a guidare lo stato del progetto e a misurarne l'esito positivo
- Risultati attesi: Specificare i risultati tangibili che il progetto produrrà. Questi fungono da parametri di riferimento per il monitoraggio dello stato di avanzamento e del completamento
- Esclusioni: Descrivi ciò che non fa parte del progetto per evitare lo scope creep. Questa sezione definisce le aspettative su ciò che non verrà affrontato o consegnato
- Ipotesi: Identifica le ipotesi sottostanti e i potenziali pregiudizi che influenzano il progetto. Riconoscerli aiuta ad anticipare i rischi e a preparare un piano per le contingenze
Ciò getta solide basi per il resto del processo di pianificazione del progetto, offrendoti maggiore chiarezza nell'allocazione delle risorse o nella definizione del piano di progetto.
📌Esempio:
Supponiamo che tu sia un'impresa edile che deve ristrutturare un edificio adibito a uffici. Ecco quali sarebbero i tuoi "perché" (obiettivi):
Migliorare l'efficienza energetica, la funzionalità e l'estetica dell'edificio per soddisfare le mutevoli esigenze degli inquilini e ridurre i costi operativi.
2. Elaborare un piano delle risorse
Una volta definiti gli obiettivi del progetto, è il momento di valutare le risorse necessarie per raggiungerli. I requisiti del progetto possono includere l'identificazione delle persone, delle attrezzature, dei materiali e del budget necessari.
Coinvolgi le parti interessate chiave nella stesura di questo piano per garantire che tutti siano ascoltati, in particolare se lavori con team interfunzionali. Un'altra best practice consiste nel pianificare le contingenze. Ciò potrebbe essere semplice come tenere conto di un dipendente in ferie durante il periodo del progetto o qualcosa di più grave come ritardi nell'approvazione governativa o nella logistica dei materiali.
Inoltre, pianificando in anticipo i costi e le risorse del progetto, avrai una comprensione più chiara dei suoi requisiti, il che ti aiuterà a mantenerlo entro il budget.
📌Esempio:
Per l'esempio della ristrutturazione di un edificio adibito a uffici al fine di renderlo efficiente dal punto di vista energetico, ecco cosa dovrebbe includere il tuo piano di allocazione delle risorse:
- Risorse umane: Architetti, idraulici, elettricisti, operai edili, capicantiere e così via
- Attrezzature e materiali: attrezzature edili, materiali da costruzione, forniture elettriche e così via
- Budget: Costi di costruzione, onorari di architetti e ingegneri, costi dei materiali, costi della manodopera e fondo di emergenza
- Sequenze: attività cardine, piani di turni e altro ancora
3. Elenca i risultati attesi
Questi sono i risultati concreti che saranno consegnati agli sponsor e ai clienti del progetto al termine dello stesso. Rappresentano anche il tuo punto di riferimento per misurare l’esito positivo del progetto e verificare se è in linea con gli obiettivi. Due aspetti importanti da tenere a mente quando definisci i risultati finali del progetto sono:
- Assicurarsi che i risultati attesi siano realistici e realizzabili entro i limiti del progetto
- Associare ogni deliverable a una scadenza o a un periodo di tempo specifico: si tratta di attività cardine del progetto che puoi utilizzare per verificare se il progetto verrà consegnato in tempo
Definisci le attività specifiche incluse (nell'ambito del progetto) ed escluse (fuori dall'ambito del progetto) in questa fase.
📌Esempio:
Ecco alcuni risultati attesi per il tuo edificio per uffici ristrutturato ed efficiente dal punto di vista energetico:
- Approvazione dei permessi: Ottenere i permessi e le approvazioni necessari dalle autorità locali (un mese)
- Miglioramento dell'efficienza energetica: illuminazione, edilizia sostenibile, pannelli solari, ecc. (tre mesi)
- Interni rinnovati: arredamento moderno, camere rinnovate e modifiche al layout (due mesi)
- Certificato di completamento: Ottenere un certificato di completamento dall'ispettore edile (una settimana)
Il lavoro fuori dall'ambito del progetto può includere l'arredamento degli uffici, la sistemazione del verde e simili: sebbene siano correlati alla ristrutturazione degli uffici, non fanno parte del tuo progetto.
Sebbene si tratti di un elenco di base, ti consigliamo di approfondire la tua lista di controllo per il project management. Puoi utilizzare uno strumento come ClickUp Checklists per creare elenchi gerarchici, assicurandoti che nulla venga tralasciato e che nessuna attività sfugga al controllo.
Il vantaggio principale delle liste di controllo delle attività è che sono molto più di un semplice elenco. È possibile:
- Assegna un elemento specifico dell'elenco a qualcuno
- Utilizza i commenti per aggiungere ulteriori informazioni sul contesto dell'elemento
- Nidifica gli elementi dell'elenco per una migliore categorizzazione
Ma soprattutto, salva le liste di controllo come modelli per riutilizzarle nei progetti futuri.
💡 Consiglio dell'esperto: perché limitarsi alle liste di controllo per i risultati finali? Puoi anche creare un modello di lista di controllo che il tuo team potrà duplicare e utilizzare per ogni dichiarazione dell'ambito del progetto, semplificando e standardizzando il processo e la struttura dell'ambito del progetto.
4. Identificare i vincoli del progetto
Sai quali sono i tuoi deliverable. È ora di scoprire cosa ti impedisce di realizzarli. Può trattarsi di un vincolo di tempo (la pressione di portare a termine un progetto entro un lasso di tempo limitato senza compromettere la qualità del lavoro), di un vincolo di budget (offrire al client ciò di cui ha bisogno, ma entro il budget stanziato) o persino di un vincolo di risorse (trovare il team giusto per il lavoro).
Identificando questi problemi nelle prime fasi del progetto, potrai sviluppare strategie per mitigarne l'impatto durante il ciclo di vita del progetto e assicurarne la completa realizzazione con esito positivo.
📌Esempio:
Potresti incontrare alcuni ostacoli all'inizio del tuo progetto di ristrutturazione dell'ufficio.
- La necessità di completare la ristrutturazione al di fuori dell'orario di lavoro per ridurre al minimo i disagi per gli inquilini
- Disponibilità limitata di manodopera qualificata nel settore edile nella zona
- Resistenza da parte degli inquilini al trasferimento temporaneo durante i lavori di ristrutturazione
- Conformità agli standard e alle normative in materia di edilizia sostenibile
5. Redigi la bozza della dichiarazione dell'ambito del progetto
Ora che hai stabilito gli obiettivi, le risorse e le potenziali sfide del tuo progetto, è il momento di consolidare i tuoi risultati in una dichiarazione formale dell'ambito del progetto. Questo documento fungerà da roadmap per il tuo progetto, delineandone i parametri: risultati attesi, sequenze e altro ancora.
Il documento relativo all'ambito del progetto includerà sezioni separate dedicate a obiettivi, risultati attesi (con Sequenze), esclusioni, ipotesi e vincoli. Ecco alcuni consigli per redigere la dichiarazione di ambito:
- Usa un linguaggio chiaro e conciso per evitare ambiguità
- Definisci chiaramente eventuali termini tecnici o acronimi che potrebbero risultare poco familiari agli stakeholder
- Suddividi l'ambito in componenti più piccoli e più gestibili
Infine, effettua la condivisione della bozza della dichiarazione dell'ambito con le parti interessate e raccogli i loro commenti.
Ecco cosa ha detto un cliente su come ClickUp migliora la pianificazione dei progetti:
ClickUp può essere adattato a quasi qualsiasi esigenza di project management . È sufficientemente avanzato da gestire grandi progetti interdipartimentali pluriennali, ma allo stesso tempo personalizzabile per funzionare come una semplice lista di controllo quotidiana.
ClickUp può essere adattato a quasi qualsiasi esigenza di project management . È sufficientemente avanzato da gestire grandi progetti interdipartimentali pluriennali, ma allo stesso tempo personalizzabile per funzionare come una semplice lista di controllo quotidiana.
Se è la prima volta che crei una dichiarazione di ambito o desideri migliorarla, il modello di piano di gestione dell'ambito di ClickUp può esserti d'aiuto.
Questo modello di definizione dell'ambito del progetto offre un approccio strutturato alla creazione e alla gestione della tua dichiarazione di ambito e include sezioni dedicate a:
- Obiettivi del progetto: Definisci gli obiettivi del progetto per mantenere tutti concentrati sui risultati desiderati
- Descrizione del problema: Identifica il problema centrale che il progetto affronterà per giustificarne la necessità
- Attività incluse/escluse dall'ambito: chiarire quali attività sono incluse o escluse per prevenire lo scope creep
- Risultati attesi: Elenco dei risultati tangibili previsti in ogni fase del progetto
- Approvazione: Stabilisci i criteri per ottenere l'approvazione degli stakeholder al fine di garantire la convalida formale
Questo modello di ambito di progetto organizza tutte le informazioni relative all'ambito in un unico posto, aiutando i manager a gestire le modifiche in modo efficiente e garantendo che i progetti rispettino le scadenze e rimangano entro il budget.
Inoltre, le funzionalità di collaborazione di ClickUp — commenti, tag e modifica in tempo reale — consentono al tuo team di lavorare facilmente sul documento in modo collaborativo.
📌Esempio:
Ecco come dovrebbe apparire la tua dichiarazione finale sull'ambito del progetto:Titolo del progetto: Progetto di ammodernamento dell'edificio per uffici
Obiettivi del progetto:
- Migliorare l'efficienza energetica dell'edificio
- Migliora la funzione dell'edificio per soddisfare le esigenze degli inquilini moderni
Risultati attesi:
- Spazi ufficio ristrutturati con finiture e layout rinnovati
- Illuminazione a maggiore efficienza energetica
- Sistema di sicurezza potenziato
- Aree comuni rinnovate (ad es. hall, servizi igienici)
Elementi inclusi nell'ambito:
- Riparazioni strutturali
- Miglioramenti in materia di sostenibilità
- Interior design e finiture
Esclusioni dall'ambito:
- Approvvigionamento di mobili e attrezzature
- Attività di marketing e locazione
Ipotesi:
- I permessi e le approvazioni necessari saranno ottenuti prontamente
- L'integrità strutturale dell'edificio è solida
- Sono disponibili fondi adeguati per completare il progetto
Vincoli:
- Scadenza serrata di sei mesi
- Mancanza di manodopera qualificata
Criteri di accettazione:
- L'edificio supera l'ispezione e soddisfa gli standard di efficienza energetica
- Il progetto viene completato nel rispetto del budget e delle tempistiche specificati
📌Ecco un altro esempio di organizzazione di un evento: una conferenza annuale.
Titolo del progetto: Conferenza annuale di settore
Obiettivi del progetto:
- Organizza un evento che promuova il marchio e la tua missione aziendale
- Crea opportunità per i partecipanti di stabilire connessioni e fare rete tra loro
Risultati attesi:
- Sede della conferenza
- Programma della conferenza
- LineUp dei relatori
- Sistema di registrazione e biglietteria
- Gestione di eventi in loco
- Rapporto di valutazione post-conferenza
Elementi inclusi nell'ambito:
- Selezione e prenotazione della sede
- Reclutamento e gestione dei relatori
- Richiesta e gestione delle sponsorizzazioni
- Pianificazione e coordinamento di eventi
- Logistica in loco (ad es. registrazione, ristorazione, attrezzature audiovisive)
Esclusioni dall'ambito:
- Attività di marketing e promozione continuative dopo la conferenza
- Eventi di networking post-conferenza
- Pubblicazione degli atti del convegno
Ipotesi:
- Sono disponibili fondi adeguati a coprire tutti i costi
- Verranno ottenuti i permessi e le approvazioni necessari
- Sarà disponibile personale sufficiente per gestire la conferenza
Vincoli:
- Budget limitato
- Scadenza ravvicinata
- Disponibilità della sede
Criteri di accettazione:
- Feedback positivi dei partecipanti sull'esperienza della conferenza
- L'evento viene completato nel rispetto del budget e della Sequenza specificati
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6. Implementare un processo di controllo delle modifiche
Infine, è necessario creare un quadro di riferimento per la revisione, l'approvazione o il rifiuto delle modifiche proposte, in modo che siano in linea con gli obiettivi del progetto e non ne compromettano l'ambito, la tempistica o il budget.
Puoi farlo creando un sistema di controllo delle modifiche. Ecco come funziona:
- Per prima cosa, crea un comitato (tre membri sono un numero adeguato) che esaminerà tutte le richieste di modifica
- Quindi, definisci una procedura attraverso la quale gli altri membri del team possano richiedere una modifica all'ambito del tuo progetto
- Infine, valuta se la modifica proposta rientrerebbe nell'ambito attuale del tuo progetto
Utilizza un modulo, come ClickUp Forms, per automatizzare questo processo. I membri del team possono proporre la modifica e giustificarla. Il comitato può quindi esaminarla e comunicare la propria decisione e le motivazioni, semplificando l'intero processo.
Implementando un processo di controllo delle modifiche, potrai gestire efficacemente le modifiche al tuo progetto, ridurre al minimo i rischi ed evitare costi superflui.
Mantieni il tuo progetto in carreggiata con una dichiarazione dell'ambito (e ClickUp)
Definire l'ambito di lavoro è il primo passaggio per impostare il tuo progetto in modo da garantirne il completamento con successo e nei tempi previsti. Questo rende la dichiarazione di ambito la migliore alleata dei project manager, fornendo loro una roadmap chiara che indica cosa deve essere fatto, quali rischi devono essere evitati e in che modo.
Allo stesso tempo, l'ambito del progetto è definito in un documento, mentre il progetto vero e proprio viene monitorato nel tuo strumento di project management. Per un flusso di lavoro più fluido (e olistico), puoi prendere in considerazione l'utilizzo di una soluzione all-in-one come ClickUp.
Con ClickUp, puoi redigere la dichiarazione dell'ambito del progetto, convertire i risultati finali in attività concrete e persino effettuare il monitoraggio del tempo impiegato. Si tratta di una soluzione completa per gestire ogni aspetto, dalle dichiarazioni dell'ambito del progetto alle attività e alle iniziative di mitigazione dei rischi.
Iscriviti gratis a ClickUp e scopri come semplifica la gestione e l'esecuzione dell'ambito del progetto.