Se pensando al termine "phase gate" vi chiedete se sia l'ennesimo scandalo di una celebrità, non vi biasimiamo. Tuttavia, nel project management, il phase gate non è nemmeno lontanamente controverso.
Infatti, nell'ambito del processo di sviluppo della produttività è un quadro potente che fornisce una struttura, riduce i rischi e garantisce uno stato efficiente attraverso fasi ben definite.
Che cos'è un gate di fase? Perché è necessario? Come si può utilizzare nel project management? Scopriamolo.
Comprendere il processo Phase-Gate
Un cancello di fase, talvolta noto come cancello di fase, è un processo che guida un progetto passo dopo passo, dalla concezione al completamento. Si chiama phase gate perché è letteralmente una fase seguita da un gate.
- Fase: fase" rappresenta una fase del progettofase del project managementcome la generazione dell'idea, l'analisi di fattibilità, lo sviluppo, i test e l'implementazione
- Cancello: Tra ogni fase c'è un "cancello", un punto di decisione in cui si valuta lo stato del progetto e si decide se passare alla fase successiva
Oltre alle fasi e ai gate, il processo ha altri tre elementi fondamentali.
- Deliverables: Prodotti chiave o di lavoro da completare alla fine di ogni fase per passare attraverso un gate
- Criteri: Standard predefiniti utilizzati per valutare il progetto a ogni gate
- **I responsabili delle decisioni che valutano il progetto in ogni fase e decidono se interromperlo, modificarlo o portarlo avanti
Come lavora il processo phase-gate?
In teoria, alla fine di ogni fase, le parti interessate si riuniscono per esaminare lo stato di avanzamento e prendere decisioni. Quindi, dopo ogni fase, c'è un gate che si apre solo quando la realizzazione della fase precedente soddisfa i criteri di esito positivo.
esempio di sistema a cancello di fase[Via_ Wikimedia Commons ]
Ad esempio, dopo aver raccolto i requisiti, i product manager si assicurano di avere tutto il necessario per iniziare lo sviluppo e dare il via libera 🚦
In pratica, può essere un po' più complesso. Per questo motivo, i project manager utilizzano vari strumenti e framework per garantire l'esito positivo del phase-gate.
Quali sono gli strumenti e i framework utilizzati nei processi di phase-gate?
In sostanza, il phase gate è un processo alternato di azioni e decisioni. Per migliorare le possibilità di esito positivo, i team utilizzano un numero di strutture decisionali lungo il percorso. Alcuni dei più comuni sono i seguenti.
Raccolta di informazioni
Prima dell'inizio del progetto di sviluppo del software, i product manager e gli analisti aziendali lavorano insieme per raccogliere tutte le informazioni pertinenti in modo approfondito. Questo include:
- Requisiti
- Criteri di accettazione e metriche di esito positivo
- Lo stato attuale dell'infrastruttura e dei processi
- Elenco degli stakeholder in tutta l'area del progettoMatrice RACI Nel processo di fase-gate, le informazioni raccolte guidano le decisioni in specifici gates.
Ad esempio, le metriche di usabilità possono variare a seconda del prodotto, del settore e dell'utente. Se state costruendo per un utente che appartiene a un gruppo demografico più anziano, potreste voler usare una tipografia grande, una navigazione facile da usare e ampi spazi tra gli elementi, in modo che non clicchino accidentalmente su qualcosa.
Il team di prodotto valuterà i risultati della fase di progettazione su queste metriche di usabilità prima di decidere di procedere con lo sviluppo.
Studio di fattibilità
Il primo passaggio del project management consiste nel decidere se il progetto può essere terminato, ovvero lo studio di fattibilità. In questa fase, i team del progetto analizzano la fattibilità attraverso le seguenti dimensioni.
- Finanziario: Il budget coprirà i costi e garantirà la redditività prevista?
- Tecnica: È possibile sviluppare il prodotto per soddisfare i requisiti nell'ambito dello stack tecnologico proposto?
- Operativo: Da fare: abbiamo le competenze e gli strumenti per sviluppare questo prodotto? Possiamo rispettare scadenze ragionevoli lungo il percorso?
- Altri: In alcuni casi, i team devono anche chiedersi se questo prodotto ha un posto nel mercato. Da fare viola qualche norma di legge?
Sebbene lo studio di fattibilità sia tipicamente condotto per informare le decisioni alle fasi iniziali del processo, a volte può informare le decisioni successive quando le situazioni cambiano.
Ad esempio, se state costruendo un'app mobile di terze parti per utilizzare X [precedentemente noto come Twitter], le modifiche alle API della piattaforma potrebbero rendere l'intero prodotto non fattibile. In queste situazioni, gli studi di fattibilità possono essere utilizzati per rivalutare la praticità, se necessario.
Analisi SWOT
Questo strumento semplice e popolare aiuta i team aziendali a prendere decisioni chiave prima di intraprendere lo sviluppo di un prodotto. Un'analisi SWOT [Punti di forza, debolezza, opportunità, minacce] viene condotta nel l'avvio del progetto fase di valutazione del potenziale interno e di mercato del progetto.
Nel processo di avvio del progetto, l'analisi SWOT può essere esattamente ciò di cui avete bisogno per prendere la decisione di procedere o meno proprio nella fase di avvio.
Gestione del rischio
Ogni progetto di sviluppo software deve affrontare diversi rischi, sia interni che esterni. Questi possono essere critici e sensibili al tempo come un attacco di tipo Distributed Denial-of-Service $$$a ai vostri server o banali ma brutali come l'improvvisa partenza di una risorsa chiave del progetto.
In entrambi i casi, i team del progetto eseguono un'analisi del risk management per identificare i potenziali problemi e mettere a punto piani di mitigazione. Questi rischi vengono valutati in ogni fase per garantire una consegna senza intoppi.
Questi elementi confluiscono nelle revisioni del gate, aiutando gli stakeholder a decidere se procedere, modificare o interrompere il progetto in base ai dati e alle analisi raccolte.
Implementazione del processo Phase-Gate
A ben vedere, il processo di phase-gate è semplice: Lavoro, pausa, lavoro, pausa, lavoro e così via. Tuttavia, nello sviluppo del software, ci sono decine di parti in movimento, diversi membri del team, limiti tecnici e vincoli di risorse.
L'implementazione di un processo di phase-gate positivo per progetti di sviluppo software complessi richiede:
- Un approccio strategico [che illustriamo qui di seguito]
- Un robusto sistema di gestione della fase di sviluppostrumento di project management come ClickUp Vediamo come questi due strumenti lavorano in tandem.
1. Definire le fasi del progetto
Per implementare con successo un gate di fase, è necessario identificare con cura l'inizio e la fine di ogni fase. Per istanza, l'aggiunta di un gate nel mezzo di uno sprint potrebbe ostacolare i flussi di lavoro. Se completate la progettazione e lo sviluppo senza un gate, potreste ritrovarvi con molte rielaborazioni.
Quindi, prima di ogni altra cosa, definite chiaramente le fasi distinte fasi del progetto . In genere, i team utilizzano fasi come l'avvio, il piano, lo sviluppo, il collaudo e il lancio. Ecco alcuni suggerimenti per ottenere il giusto risultato con qualsiasi software di project management gratis .
Ripartizione in fasi: Scegliere i confini delle fasi in base alle esigenze e alle situazioni specifiche del progetto. Assicuratevi che ogni fase rappresenti un segmento significativo del progetto, con obiettivi e risultati specifici.
Ad esempio, i progetti di piccole dimensioni potrebbero avere lo sviluppo e la revisione del codice come un'unica fase. Le grandi organizzazioni con team separati che svolgono queste attività potrebbero suddividerle in due fasi. Da fare quello che funziona meglio per voi.
Fate in modo che ogni fase sia distinta. Se due fasi si sovrappongono, la possibilità di inserire un gate nel mezzo sarà ostacolata.
Comunicazione: Nello strumento di project management utilizzato, etichettate chiaramente ogni fase per evitare confusione. In ClickUp è possibile utilizzare cartelle per gestire ogni fase. È possibile aggiungere Tag o Campi personalizzati per impostare le etichette.
utilizzate la guida alla gerarchia di ClickUp per un'agevole configurazione del phase-gate
Gestione del team: Fate in modo che il team comprenda i confini, le attività e le attività cardine di ogni fase. Modello di carta del progetto di ClickUp è un ottimo punto di riferimento per consolidare tutte le informazioni sul progetto, le sue fasi e i suoi gate.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUps-Process-Improvement-Project-Charter-Template.jpg Screenshot del modello di Carta del progetto di miglioramento dei processi di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6074920&department=pmo Scarica questo modello /$$cta/
Condividetelo con il vostro team, taggate le parti interessate e assegnate le attività direttamente da qui: sarà il vostro documento vivo e vegeto per il project management a fasi. Per facilitare l'esecuzione, utilizzate uno qualsiasi dei modelli modelli di panoramica del progetto per l'impostazione
2. Stabilire i criteri di accesso
Conoscete le vostre fasi; ora è il momento di installare i cancelli. In sostanza, il processo di gate a fasi prevede un gate alla fine di ogni fase. Ciò significa che non ci si deve preoccupare di dove posizionare i cancelli o di cosa serve per aprirli.
Definite i criteri del gate che userete per determinare se il progetto può passare da una fase all'altra. Ad esempio, il gate alla fine della fase di avvio del progetto potrebbe richiedere quanto segue:
- Requisiti da parte dell'azienda
- Studi che dimostrino la fattibilità del progetto
- Piano di mitigazione dei rischi
- Piano di allocazione delle risorse
- Approvazioni delle parti interessate
Utilizzate questo elenco come parte del vostro project management per assicurarsi di avere tutto ciò che serve per andare avanti. Se non lo avete, il project manager deve tornare indietro a recuperarlo. Assicurarsi che i deliverable siano definiti chiaramente.
Poi, prendetevi il tempo necessario per illustrare a ciascun membro del team questi criteri, in modo che tutti siano sulla stessa pagina.
obiettivi di ClickUp per gestire i criteri di accesso e le metriche di esito positivo Obiettivi di ClickUp offre un modo semplice e visuale per impostare questi criteri e collegarli al lavoro quotidiano. È possibile creare obiettivi e traguardi e organizzarli in cartelle da utilizzare alla fine della fase corrispondente.
I report di roll-up sullo stato di avanzamento mostrano in tempo reale come si sta procedendo. A ogni gate, è possibile richiamare le dashboard di ClickUp e valutare le prestazioni in modo collaborativo.
3. Assegnare i gatekeeper
Per ogni gate, assegnate a persone o team specifici la responsabilità di garantire la riunione dei criteri del gate prima di andare avanti. Questi gatekeeper sono necessari per garantire che nulla, per quanto piccolo, vada perso. Aiutano a mantenere l'accounter, a prendere decisioni chiave, a dare approvazioni e a cancellare gli ostacoli.
In genere, il ruolo di gatekeeper è svolto da sponsor del progetto, senior manager o stakeholder chiave. Spesso hanno accesso ai dati del project management e ricevono reportistica periodica.
Con ClickUp è possibile automatizzare il processo di reportistica e abilitare visualizzazioni di sola visualizzazione a cui i gatekeeper possono accedere in qualsiasi momento.
4. Creazione di attività e attività secondarie per ogni fase
Con questo, la parte di piano del processo phase-gate è terminata. Ora passiamo alla fase di esecuzione. Suddividete ogni fase in attività e sottoattività dettagliate. Per ogni attività, documentate tutto ciò che Da fare per soddisfare i criteri del gate.
vista Elenco ClickUp per ogni fase di disaggregazione
Su ClickUp è possibile distinguere chiaramente le fasi creando singoli Elenchi, come ad esempio Concetto, Sviluppo e Test.
Se siete alle prime armi, provate a Il modello di progetto per fasi di ClickUp . Questo modello, facile da usare per i principianti, aiuta a suddividere le attività più grandi in parti più piccole, garantendo una visibilità completa e una gestione efficace.
Modello di progetto per fasi
In caso di dubbio, esplorare i vari modelli di project management disponibili sulla piattaforma.
5. Impostazione di utenti, sequenze e dipendenze
Assegnare utenti: Assicurarsi che tutte le attività abbiano degli assegnatari. Questo aiuterà a mantenere la responsabilità e la visibilità.
Impostazione delle date di scadenza: Per ogni attività e sottoattività secondaria, assegnate una data di scadenza. Questo aiuta a stabilire una data di scadenza sequenza del progetto , programmando le attività cardine e le consegne chiave.
Segnate le dipendenze: Nessuna attività è un'isola, quindi prestate molta attenzione a come ognuna di esse si relaziona con le altre. Se un'attività dipende da una precedente, collegatele tra loro in ClickUp.
Da fare, utilizzare il comando La funzionalità Gantt di ClickUp per mappare la Sequenza del progetto. Assicuratevi di collegare le attività e le tappe tra le fasi con le dipendenze delle attività, in modo che il progetto sia in corso solo quando si soddisfano i criteri richiesti. Da fare per un lavoro accurato, utilizzare una modello di piano per il progetto .
visualizzate una vista dettagliata del progetto con il diagramma di Gantt di ClickUp
6. Traccia lo stato di avanzamento e monitora i rischi
Non lasciate che tutti i problemi si accumulino alle porte. Monitorate lo stato di avanzamento delle attività durante ogni fase e tenete sotto controllo i rischi che possono sorgere. Impostazione ClickUp Dashboard per approfondimenti in tempo reale.
Per la gestione dei rischi, creare campi personalizzati e aggiornare i registri di gestione dei rischi. Esaminate regolarmente le informazioni ad ogni passaggio per determinare se avete affrontato tutti i rischi prima di procedere alla fase successiva.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/LP\_Dashboard-Update\_v5-vp9-chrome.gif ClickUp Dashboard /$$$img/
approfondimenti in tempo reale con i dashboard ClickUp
7. Eseguire revisioni del gate e documentare
Alla fine di ogni fase, condurre una gate review per valutare se il progetto è pronto a procedere. In una tipica revisione del gate:
- Il team del progetto presenta i prodotti da consegnare
- I gatekeeper valutano le prestazioni in base ai criteri del gate
- I responsabili delle decisioni danno l'approvazione o il feedback per le rielaborazioni
Utilizzo Documenti ClickUp per documentare il processo di revisione del gate e allegare qualsiasi documento pertinente, come reportistica completata o risultati di test. Questo aiuta a mantenere la trasparenza e l'account durante l'intero processo di project management.
Documentare le revisioni e migliorare la conoscenza dell'organizzazione con ClickUp Documenti
8. Iterare e regolare
Se sorgono problemi inaspettati o si rendono disponibili nuove informazioni, ricalibrate il piano e i criteri del progetto. Consentire rapidi aggiustamenti ai flussi di lavoro del progetto, rendendo più facile l'implementazione dei cambiamenti. Rimanete flessibili, pur aderendo all'approccio strutturato del processo phase-gate.
Quando si utilizza Il modello di roadmap di ClickUp per i progetti per il vostro processo a fasi, sarete in grado di iterare e personalizzare gli elementi man mano che procedete.
Modello di roadmap del progetto di ClickUp
Un buon processo di phase-gate combina le best practice di diverse discipline e modelli. Per istanza, potreste già utilizzare una versione di questo processo con le retrospettive di sprint. Perché, allora, dovreste creare un approccio formale al phase-gate? Ecco perché.
Vantaggi e svantaggi del processo Phase-Gate
Il processo phase-gate è un'altra struttura o quadro che guida il project management. La sua implementazione comporta vantaggi e sfide. Di seguito li analizziamo entrambi, in modo che possiate decidere con cognizione di causa se adottarlo o meno.
Vantaggi dell'uso del processo phase-gate nel project management
Stato strutturato: Il processo phase gate fornisce una struttura chiara e organizzata con fasi distinte, obiettivi specifici e oggetti da consegnare. Questo approccio per fasi garantisce che i team:
- Completino le attività critiche e raggiungano le attività cardine prima di passare alla fase successiva
- Si concentrino sulle attività chiave, evitando la confusione
- Mantenere il progetto in carreggiata
- Abbiano punti di controllo naturali per valutare lo stato di avanzamento e individuare le deviazioni
- Allinearsi agli obiettivi del progetto e ridurre la probabilità di trascurare passaggi essenziali del ciclo di vita del progetto
Riduzione dei rischi: Con la metodologia phase-gate, i team valutano e si preparano a fronteggiare i rischi in ogni fase del progetto esecuzione del progetto . Ciascuna porta offre l'opportunità di identificare, valutare e affrontare i rischi finanziari, tecnici, operativi o di mercato prima di procedere.
Controllo dei costi: Individuando precocemente i rischi, il processo dei gate di fase riduce la possibilità di incontrare problemi importanti più avanti nel progetto che potrebbero portare a ritardi, superamenti dei costi o fallimenti. Una revisione sistematica a ciascun gate consente ai team di adeguare le proprie strategie o di allocare risorse aggiuntive per mitigare le potenziali minacce.
Miglioramento del processo decisionale: Al di fuori della frenesia del progetto, tutte le parti interessate hanno un momento per respirare e valutare i loro progetti. Guidati da criteri predefiniti, gli stakeholder del progetto possono prendere decisioni informate e basate su prove.
Valutando dati come le proiezioni finanziarie, le metriche di performance e le valutazioni dei rischi, i team si assicurano di allineare le decisioni agli obiettivi aziendali generali e di allocare le risorse in modo efficiente.
I punti di controllo prestabiliti impediscono al progetto di proseguire lungo un percorso improduttivo.
Controllo della qualità: Il processo di phase gate assicura un controllo continuo della qualità, richiedendo ai team di soddisfare i risultati e i criteri specifici di ogni fase. Le attività di test, valutazione e convalida in ogni fase assicurano che il prodotto o la soluzione sviluppati soddisfino gli standard e le specifiche richieste.
L'applicazione di questi controlli di qualità prima di passare alla fase successiva riduce il rischio di fornire un prodotto inferiore o difettoso, portando in ultima analisi a un prodotto finale di qualità superiore.
Maggiore account: Il processo di phase gate promuove un senso di responsabilità e titolarità tra tutti i membri del team. I membri del team conoscono i loro ruoli e le loro aspettative per ogni fase.
Questa valutazione regolare aiuta anche a identificare eventuali problemi di sottoperformance o aree da migliorare. Crea trasparenza **e assicura che tutti gli stati di avanzamento siano visibili e allineati agli oggetti del progetto.
Come ogni altra struttura, il phase gate non è perfetto. Ecco alcuni dei suoi inconvenienti comuni:
Svantaggi del processo phase gate
Richiede tempo: Uno dei principali svantaggi del processo di phase gate è l'aumento del tempo necessario per ogni fase. La natura sequenziale del processo significa che nessuna fase può iniziare fino a quando la precedente non è stata completata e approvata.
Questo può portare a ritardi, soprattutto quando si richiedono processi di revisione complessi o una documentazione estesa per ogni gate. Nei settori che richiedono uno sviluppo e un'iterazione rapidi, il tempo necessario per l'approvazione dei gate può rallentare lo stato, incidendo drasticamente sull'agilità.
Inflessibile: Il processo di gate di fase può essere rigido, rendendo difficile per i team adattarsi a nuove informazioni o a modifiche dell'ambito del progetto. Una volta che il progetto è stato superato da alcuni gate, la rivisitazione delle decisioni precedenti può trasformarsi in un labirinto.
Anche se aiuta a evitare l'estensione del campo di applicazione la mancanza di flessibilità può ostacolare la creatività e l'innovazione. Può scoraggiare i team dall'esplorare nuove idee o dall'adeguarsi all'evoluzione delle esigenze dei clienti o delle tendenze del mercato.
Richiede molte risorse: Il processo di phase-gate è un onere aggiuntivo per il project management. Per essere implementato con esito positivo, richiede risorse aggiuntive, in particolare tempo, personale e documentazione.
Inoltre, la conduzione di revisioni formali, il coinvolgimento degli stakeholder e le modifiche iterative basate sul feedback possono richiedere ulteriori risorse umane e finanziarie.
Rischio di burocrazia: Il processo di phase-gate può portare a inefficienze burocratiche, soprattutto nelle grandi organizzazioni. Le firme multiple e i contributi degli stakeholder possono creare inutili colli di bottiglia, ritardando lo stato generale del progetto.
L'enfasi sul processo e sulle revisioni formali può risultare in un'attenzione alla conformità piuttosto che all'innovazione o alla creazione di valore, con i team che si preoccupano più di riunire i requisiti del gate che di portare avanti lo stato effettivo.
Aprire le porte a nuove possibilità con ClickUp
Pur essendo semplice, il processo di phase-gate è una potente tecnica di project management. Offre chiarezza su ciò che deve essere terminato e su ciò che il team deve raggiungere.
Gli esseri umani desiderano ordine e organizzazione. Il processo a cancelli di fase lo fornisce, suddividendo il lavoro in parti facili da gestire e consentendo ai team di fermarsi, adattarsi e andare avanti.
D'altro canto, il processo di phase-gate può essere visto come l'antitesi dell'agilità. I detrattori sostengono che crea deliberatamente blocchi stradali [sotto forma di cancelli], allontanando il team dalle pratiche di miglioramento continuo.
I realisti capiscono che, se usato nel modo giusto, il phase gate può essere estremamente efficace. Aggiunge coerenza al lavoro quotidiano, mantenendo la chiarezza sul quadro generale. Se gestito con un'area di lavoro virtuale come ClickUp, offre a tutti i vantaggi di visibilità, trasparenza, struttura e affidabilità.
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