Quando si tratta di scegliere e supervisionare i progetti della vostra organizzazione, avete bisogno di un quadro di project management. Questo vi fornirà un modo sistematico per fare brainstorming di idee, pianificare i progetti e mantenerli in carreggiata fino al loro completamento.
Continuate a leggere per scoprire le sei fasi del project management e le best practice che vi porteranno al successo.
Che cos'è Project Pipeline Management ?
La gestione della pipeline di progetti è un approccio sistematico alla gestione dei progetti dalla concezione al completamento. Ciò significa che inizia prima ancora che il progetto sia stato definito e pianificato. Inizia con l'ideazione
che è il momento in cui il team studia per la prima volta i progetti da perseguire.
La gestione della pipeline di progetti è fondamentale per il piano strategico di un'azienda. Una parte del processo consiste nello scegliere da un elenco di progetti potenziali, prendendo in considerazione:
- Come possono aiutare a riunire gli oggetti strategici
- Disponibilità di risorse, dal budget del progetto ai membri del team
- Esito positivo o meno esecuzione del progetto porterà a un ritorno sull'investimento
È anche una chiave del processo generale di project management, in quanto considera i potenziali colli di bottiglia, le sequenze e gli obiettivi del progetto fin dalle prime fasi.
Fasi del project management
Il processo di project management prevede sei fasi. Queste fasi forniscono un quadro strutturato per guidare il processo decisionale, l'ottimizzazione delle risorse e molto altro. Ognuna di esse è fondamentale per il project management del flusso di progetti e degli oggetti strategici di un'organizzazione.
Analizziamo ogni fase in modo più dettagliato.
1. Ideazione
Nella fase di ideazione, i membri del team e gli stakeholder generano nuove idee per il progetto. Questa fase potrebbe comportare:
- Sessioni di brainstorming per incoraggiare i membri del team a condividere idee per nuove iniziative 🧠💡
- Sviluppo e revisione di proposte di progetto di base
- Raccolta di informazioni sul budget potenziale del progetto, sulla Sequenza e sui requisiti di risorse di ciascuna idea
Concentrarsi su questi punti può aiutare a scegliere i progetti giusti a cui dare priorità per gli obiettivi organizzativi attuali. L'ideale sarebbe tenere traccia della fonte, della data di creazione e dei feedback relativi a ogni idea per una successiva revisione.
Collaborate visivamente con i membri del team all'interno di ClickUp Whiteboards per fare brainstorming e trasformare le idee in elementi attuabili
Suggerimento:
Software per il project management
può aiutare a organizzare le note e a facilitare la collaborazione tra i membri del team e la condivisione di nuove idee. Con
di ClickUp, più persone possono fare brainstorming in tempo reale, utilizzando immagini, forme, note e disegni a mano libera.
2. Ingresso nel mondo del lavoro
Durante la fase di avvio del lavoro, si elaborano proposte per le migliori idee di progetto individuate durante l'ideazione.
L'obiettivo è far approvare le proposte migliori dai vertici aziendali, che dovranno delineare dettagli quali:
- Sequenza
- Ambito di applicazione
- Obiettivi di risultato
- Budget del progetto
- Risorse necessarie
- Soluzioni a potenziali oggetti o colli di bottiglia
Potete lavorare con i membri del team per fare le ricerche preliminari e sviluppare le proposte. Poi potete creare una presentazione formale da proporre ai client, agli stakeholder o ai dirigenti.
Non iniziate il vostro lavoro da zero: scegliete le opzioni preconfezionate dal Centro modelli o costruite il vostro modello che il vostro team può utilizzare
Suggerimento: Provate a utilizzare un modello di
modello di panoramica del progetto
per risparmiare tempo e assicurarsi di non tralasciare nulla nello sviluppo di proposte e presentazioni formali. ClickUp mette a disposizione molti modelli già pronti, oppure potete crearne di vostri.
3. Cancelli di fase
I cancelli di fase sono revisioni formali per valutare lo stato di avanzamento e la continua fattibilità del progetto mentre si muove nella pipeline.
Dopo l'approvazione del progetto, si definiscono i gate di fase per assicurarsi di controllare regolarmente lo stato di avanzamento del progetto. I gate di fase si allineano generalmente alle attività cardine del progetto.
A ogni gate di fase, tutti gli stakeholder del progetto valutano l'andamento del progetto rispetto al piano precedentemente definito. Inoltre, il gruppo potrebbe anche rivedere:
- Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) e altre metriche
- Gestione e allocazione delle risorse
- Stato attuale del progetto
- Allineamento con i risultati pianificati
Se il progetto è in corso, ha buone possibilità di continuare il suo stato attraverso la fase di monitoraggio
ciclo di vita del project management
. In caso contrario, il progetto può essere interrotto o messo in attesa per evitare sprechi di tempo e risorse.
Individuate facilmente i punti critici del progetto con le attività cardine di ClickUp e utilizzate icone a forma di diamante in grassetto per tenere tutti concentrati sui traguardi chiave
Suggerimento: Visualizzate il livello di avanzamento dei progetti tra i gate delle fasi utilizzando
per tenere tutti sulla stessa pagina. Aiutano a visualizzare come le diverse attività si collegano agli obiettivi del progetto e possono essere visualizzate da Dashboard, vista Gantt o Bacheca.
4. Pianificazione del progetto
Nella fase di pianificazione del progetto, si inizia a dare forma al progetto e a decidere quale lavoro deve essere terminato e quando.
La pianificazione del progetto è un processo dettagliato che può includere elementi quali:
- Creare attività e sottoattività secondarie del progetto
- Assegnare responsabilità, ruoli e attività a ciascun membro del team
- Creazione di date di scadenza per ogni attività e sottoattività secondaria
- Programmare check-in regolari per monitorare lo stato di avanzamento tra i gate delle fasi
- Revisione e miglioramento standardizzazione del processo per garantire l'efficienza e la produttività delle operazioni
Assicuratevi di controllare i membri del team individualmente per assicurarvi che tutti abbiano chiari gli oggetti del progetto e che nessuno si assuma più lavoro di quanto possa gestire. Dovrete anche creare un piano per monitorare il completamento delle attività di ciascun membro del team, per identificare ed evitare colli di bottiglia durante lo stato del progetto.
Controlla le attività e i progetti con un solo sguardo e trascina e rilascia senza sforzo le attività, ordina e filtra con una visualizzazione Bacheca Kanban completamente personalizzabile
Suggerimento: Utilizzate gli strumenti di project management per gestire il flusso di lavoro del vostro team e impostare le automazioni per le attività quotidiane. Molti strumenti forniscono anche
modelli per il project management
per facilitare la creazione di elementi come i grafici Gantt e le schede Kanban.
5. Progetto in corso
La fase del progetto in corso è quella in cui inizia l'esecuzione. È il momento in cui il team inizia a lavorare e a completare le attività per avvicinarsi ogni giorno di più al completamento del progetto.
Si tratta di una fase ad alta pressione che comporta attività quali:
- Aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle attività e delle attività secondarie
- Riunioni regolari del team per mantenere tutti sulla stessa pagina
- Aggiornamenti sulle date di completamento delle attività e su altre stime della Sequenza del progetto
- Misurazione dei KPI e monitoraggio delle prestazioni del progetto
- Creazione di reportistica sullo stato di avanzamento per la condivisione con gli stakeholder 📈
- Identificazione e risoluzione di colli di bottiglia e altre potenziali aree problematiche
Questa è la fase che richiede più tempo. A seconda del numero di oggetti del progetto, potrebbero passare mesi o anni prima di passare alla fase successiva.
Suddividete obiettivi, attività, punti agili e stati del progetto nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile
Suggerimento: Usate una
come centro di controllo della missione del progetto. Con oltre 50 widget disponibili, potrete monitorare gli obiettivi, tenere d'occhio le metriche chiave, controllare lo stato in tempo reale e molto altro ancora.
6. Progetti completati
Questa fase si spiega da sé: il progetto è stato completato e consegnato, ed è stato
! 🥳🏆
Dopo aver festeggiato l'esito positivo del progetto, è il momento di valutare come sono andate le cose. In qualità di PM, potete guidare i membri del team in una discussione su argomenti quali:
- Risultati del progetto
- Prestazioni del team
- Problemi e colli di bottiglia
In questo modo è possibile vedere dove si sarebbe potuto ottenere un risultato migliore nel progetto, a vantaggio di progetti futuri.
Potreste anche rivedere i punti di forza e di debolezza di ciascun membro del team in riunioni individuali di completamento del progetto.
Rivitalizzate le retros del vostro team con il nostro modello di documento creativo per incoraggiare i membri del team ad approfondire le loro conoscenze sul progetto
Suggerimento: Rendete le sessioni di retrospettiva del vostro team di progetto più coinvolgenti con la tecnica delle 4L, che sta per "amato", "desiderato", "detestato" e "imparato"
Modello di retrospettiva 4Ls di ClickUp
consente al team di riflettere e riepilogare/riassumere le chiavi di lettura da applicare ai progetti futuri.
Project Portfolio Management vs. Project Pipeline Management
si riferisce alla gestione dell'intero insieme di progetti (o del portfolio progetti) in corso per un team o un'azienda. Può includere:
- Definire le priorità dei progetti
- Monitorare i progetti in corso
- Misurare le prestazioni del portfolio
- Considerare gli oggetti a lungo termine
Questo è diverso dal project pipeline management, che consiste in un brainstorming mirato e nella selezione di potenziali progetti prima del loro inizio. I progetti che vengono scelti per andare avanti entrano a far parte del portfolio progetti.
Best Practice of Effective Project Pipeline Management
Queste best practice sono state ideate per garantire un flusso di lavoro fluido durante l'identificazione, la valutazione, la selezione e il follow-up dei progetti. Ogni organizzazione è diversa, quindi non esitate ad adattare queste best practice in base alle esigenze specifiche o ad aggiungerle man mano che imparate, crescete e innovate.
Sottolineare l'ottimizzazione delle risorse
Vedere i carichi di lavoro del team a colpo d'occhio per meglio delegare o riassegnare le attività e capire rapidamente chi è sotto o sopra capacità
Allocare in modo efficiente le risorse per massimizzare il valore di ogni progetto. Le risorse da considerare sono generalmente il budget, la forza lavoro e i materiali.
Abbracciare le metodologie Agile
Raggruppate, filtrate o nascondete le attività dei grafici Gantt di ClickUp 3.0 per monitorare e collegare i flussi di lavoro di tutti i vostri lavori
è flessibile e consente al team di rispondere rapidamente ai cambiamenti che si verificano in corso d'opera. Potreste implementare schede Kanban, grafici Gantt e altre metodologie Agile. Confrontate poi i risultati con progetti gestiti senza un approccio Agile.
Privilegiare chiaramente i progetti
Impostare rapidamente la priorità di un'attività per comunicare ciò che deve essere preso in considerazione per primo
Stabilire criteri chiari per la definizione delle priorità dei progetti può far risparmiare tempo e risorse nell'approccio al project management. Considerate aspetti come la disponibilità di risorse, il potenziale ROI, le previsioni sulla pipeline commerciale e l'allineamento organizzativo.
Riesaminare regolarmente i progetti
Una valutazione continua può aiutare i team ad adattarsi alle mutevoli condizioni organizzative, alle esigenze e alle priorità. Rivedete e rivalutate regolarmente i progetti attuali, potenziali e futuri per assicurarvi che vi stiate concentrando su ciò che è giusto.
Coinvolgere gli stakeholder
Una comunicazione trasparente con gli stakeholder aiuta a garantire l'allineamento con le loro esigenze e aspettative. Una comunicazione cancellata mantiene gli stakeholder informati e impegnati durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Essere proattivi nella gestione dei rischi
Tenete regolari check-in per identificare e mitigare i rischi del progetto, in modo da ridurre le interruzioni. Questo è essenziale per
project management del marketing
e altri progetti che richiedono tempi di risposta al rischio quasi immediati per ridurre al minimo le perdite.
Affidarsi a un processo decisionale guidato dai dati
Basate le decisioni su KPI e altri dati affidabili che misurano l'esito positivo dei progetti. Tra questi potrebbero esserci le reportistiche del team commerciale, i tassi di completamento delle attività nei tempi previsti, la capacità delle risorse, la variazione del budget e altro ancora.
Favorire la collaborazione interfunzionale
Con ClickUp Chattare la comunicazione del team in un unico spazio per condividere aggiornamenti, collegare risorse e collaborare senza sforzo
Implementate strategie e app per incoraggiare la comunicazione e il lavoro di squadra tra team e reparti. Ciò potrebbe significare scegliere un software di project management o un CRM utile per ogni reparto, programmare riunioni giornaliere di standup o altro. 🤝
Esaltare il miglioramento continuo
La promozione di una cultura del miglioramento continuo incoraggia i membri del team a imparare dai propri errori e a mettere il cuore in ogni progetto. Enfatizzate l'apprendimento dai progetti passati, l'applicazione delle best practice, la registrazione delle lezioni apprese e il brainstorming con i membri del team per identificare i punti deboli dell'organizzazione.
Uso del software di project management
Il software di project management fornisce una visibilità centralizzata delle sequenze di progetti, degli stati e dell'allocazione delle risorse, semplificando la gestione della pipeline di progetti in modo incredibile.
Il giusto strumento di project management può facilitare la collaborazione, migliorare il processo decisionale, migliorare le relazioni con gli stakeholder e migliorare il flusso di lavoro del team.
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ClickUp per il project management
si distingue come il miglior software per la gestione della pipeline di progetti e di ogni passaggio del processo di project management. Dispone di una suite completa di funzionalità/funzione, tra cui stati delle attività personalizzabili, visualizzazioni del portfolio, collaborazione in tempo reale e opzioni di integrazione senza soluzione di continuità.
ClickUp è stato progettato per aiutarvi a monitorare da vicino lo stato dei progetti, a raccogliere feedback, ad automatizzare il lavoro manuale e a risparmiare tempo in ogni momento.
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per tenere traccia di tutte le parti in movimento all'interno della pipeline del project management. È ricco di strumenti necessari per garantire l'esito positivo del progetto ed è solo uno degli oltre 1.000 modelli progettati per semplificarvi la vita.
Frequenze comuni
**1. Che cos'è il project management di una pipeline?
Il project management è la pianificazione, l'esecuzione e il monitoraggio sistematici dei progetti all'interno di un'organizzazione. È concepita per garantire che i progetti siano in linea con gli oggetti strategici mentre passano dall'ideazione al completamento.
**2. Che cos'è la fase di pipeline nel project management?
La fase della pipeline nel project management è quella in cui i progetti potenziali vengono identificati, valutati, classificati in ordine di priorità ed eseguiti. Questa fase viene gestita con le best practice di project pipeline management, in quanto il PM guida il progetto attraverso ogni fase (ideazione, avvio del lavoro, cancelli di fase, pianificazione del progetto, progetto in corso e completamento del progetto).
3. Quali sono i vantaggi del project pipeline management ?
I vantaggi del project management includono un migliore allineamento organizzativo, l'ottimizzazione delle risorse e un migliore processo decisionale. Garantisce inoltre un aumento dell'esito positivo dei progetti e dell'efficienza organizzativa.
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Creare una pipeline di project management efficiente è una delle sensazioni più belle che si possano provare come PM. È così soddisfacente vedere progetti ottimizzati passare dall'ideazione al completamento.
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