Entrare a far parte di un nuovo team o di una nuova organizzazione è come passare in un mondo completamente nuovo. La sensazione di incertezza e inibizione aumenta quando l'intero team si trova a ricominciare da capo.
L'idea di inserirsi in un gruppo nuovo di zecca sembra opprimente, ma può essere facilmente superata con la giusta leadership.
Conosciuta come Forming Stage nel Modello di sviluppo del team di Bruce Tuckman, questa fase iniziale è fondamentale per costruire un team forte e coeso. È una fase in cui si formano connessioni, si abbattono le barriere, si costruisce la fiducia e ci si prepara per l'esito positivo futuro.
La fase di formazione getta le basi per un ambiente di gestione temporanea sano e produttivo, in cui i membri del gruppo sono pronti ad affrontare le sfide e a raggiungere gli obiettivi del team.
Vediamo come padroneggiare la fase di formazione per ottenere l'eccellenza organizzativa!
Comprendere le fasi di Tuckman dello sviluppo del gruppo
Prima di approfondire la fase di modulo e la sua importanza, iniziamo a comprendere le fasi di sviluppo del gruppo secondo Tuckman.
Proposta dallo psicologo Bruce Tuckman nel 1965, la teoria o modello di Tuckman illustra lo stato naturale dello sviluppo del team attraverso diverse fasi. Teams ha proposto che l'evoluzione di un team passi attraverso cinque fasi fasi dello sviluppo di un team : modulo, storming, normalizzazione, performance e chiusura
Ecco cosa significano queste fasi di sviluppo del team:
Fase 1: La fase di modulo
Il modulo è la prima fase. È il momento in cui i membri del team si riuniscono e iniziano a stabilire un rapporto, ad assegnare i ruoli e ad impostare le aspettative. Essendo la prima delle fasi precedenti, è caratterizzata da incertezza, cautela e dipendenza dal leader.
Alcune delle funzionalità/funzione chiave della fase di modulo includono:
- Il leader del gruppo ha un ruolo dominante nell'offrire direzione e guida durante questa fase
- I membri del team esitano a condividere idee, esprimere opinioni o correre rischi
- I team possono testare ed esplorare confini, aspettative, stili di lavoro, modalità di comunicazione, regole di base, ecc.
Fase 2: La fase di tempesta
La fase successiva, quella della tempesta, è quella in cui si tolgono i guanti e si tirano fuori gli artigli. Si noterà un cambiamento nella dinamiche del team con conflitti, competizione e resistenza che ostacolano gli obiettivi del team. Ogni membro del team cercherà di affermare se stesso e di sfidare lo stato, con il risultato di lotte di potere.
I tratti chiave della fase di storming includono:
- Il leader del team assume il ruolo di mediatore e partecipa alle attività antincendio
- I membri del team iniziano a esprimere il loro disaccordo su obiettivi, ruoli, procedure e altro ancora
- Ci può essere una certa resistenza alle decisioni e alle norme del gruppo, con i membri del team che mettono in discussione la leadership o la direzione generale
Fase 3: la fase di normalizzazione
Fortunatamente, la tumultuosa fase di tempesta apre la strada alla terza fase: la fase di normalizzazione. **Qui i team inizieranno a stabilire le norme, a definire i ruoli e a impostare le aspettative in modo chiaro e amichevole.
In parole povere, le cose si calmano fino alla normalità, quando i membri del team sentono un senso di appartenenza e di commit verso l'obiettivo condiviso e concordato.
Le caratteristiche chiave della fase di normalizzazione includono:
- I membri del team si sentiranno più in connessione con gli altri membri del team e con i loro obiettivi
- I team sviluppano processi, operazioni e flussi di lavoro standardizzati
- Ci sarà un aumento dicollaborazione tra i team e cooperazione in quanto i team individuano i modi migliori per lavorare sulle loro eventuali differenze
Fase 4: la fase di esecuzione
La fase di esecuzione è tipicamente la fase finale dello sviluppo del gruppo (la parola chiave qui è "sviluppo", poiché ciò che segue è lo scioglimento del team). Per questo motivo, alcune varianti del modello di Tuckman contengono solo quattro fasi, che terminano con la fase di esecuzione.
Qui il team ha raggiunto l'armonia sincrona, il massimo rendimento e la massima produttività. I team ad alte prestazioni che ne risultano funzionano perfettamente insieme e ottengono esiti positivi in ogni occasione.
I tratti salienti della fase di esecuzione includono:
- Alti livelli di prestazioni e produttività del team, che portano al raggiungimento degli obiettivi senza sforzo
- Relazioni solide e fiducia tra i membri del team
- Commitment condiviso per l'esito positivo del team e azioni concertate per il raggiungimento degli obiettiviobiettivi del team ### Fase 5: La fase di aggiornamento
La quinta fase è quella dell'aggiornamento. È quando il team ha raggiunto il suo obiettivo ed è pronto a passare al progetto successivo. In alcuni casi, il team può anche separarsi per assumere nuovi ruoli e sfide e formare un modulo completamente nuovo.
Alcune funzionalità/funzioni di questa fase includono:
- Il team può riflettere sulle esperienze condivise e celebrare i risultati ottenuti
- I leader del team possono raccogliere feedback dai membri o condurre revisioni post-progetto
- La separazione può anche evocare una risposta emotiva, con i membri del team che provano un senso di perdita o tristezza
Questa è una vista dettagliata delle cinque fasi dello sviluppo del team, come proposto da Tuckman.
⭐️ Nota amichevole: La transizione tra le cinque fasi dello sviluppo del team può non essere sempre lineare. I team possono rivisitare le fasi precedenti o andare avanti e indietro, e possono anche creare una propria versione delle norme del team. Detto questo, la presenza di questa sequenza di sviluppo consente ai leader di guidare lo sviluppo del team nel passaggio da un gruppo di estranei a un gruppo di persone che non conoscono la propria identità team interfunzionali !
L'importanza del Modulo nello sviluppo del team
Ora, vi chiederete: se ci sono cinque fasi di sviluppo del team, perché ci concentriamo solo sulla fase di modulo?
Ebbene, la prima riunione con un nuovo team imposta il modo in cui il team si comporterà nel corso del progetto.
Ecco perché consideriamo la fase di modulo un passaggio fondamentale per un team di esito positivo:
- Costruire fiducia e sicurezza: La fase di formazione offre ai membri del team l'opportunità di conoscersi e di coltivare la fiducia. La costruzione del rapporto infonde fiducia mentre il team si prepara a risolvere i problemi e a lavorare insieme
- Stabilire ruoli chiari: La fase iniziale prevede l'assegnazione di ruoli, responsabilità e aspettative chiare. La definizione di questi ruoli all'inizio del processo di sviluppo del team lascia poco spazio a fraintendimenti e a errori di comunicazione
- Alimentare una cultura del lavoro positiva: Nell'epoca attuale, la collaborazione e la cooperazione sono due chiavi di lettura dell'esito positivo. La fase di gestione temporanea consente di creare un ambiente di lavoro positivo e inclusivo, in cui ogni membro del team si sente valorizzato
- Porre le basi per l'esito positivo del team: Se i team leader incoraggiano i membri del team a partecipare e a sentirsi parte del gruppo, ci sarà una maggiore coesione tra i membri del gruppo. Questi sentimenti aiutano a superare le sfide e a risolvere i conflitti che potrebbero sorgere in seguito, durante le altre fasi di sviluppo del team
Sfide nella fase di modulo
Senza dubbio, la fase di modulo è la genesi del gruppo struttura del team . Tuttavia, non è immune dalla sua giusta condivisione di sfide.
Ecco alcune sfide che i team leader possono aspettarsi durante la fase di modulo:
- Guidare l'incertezza e l'ambiguità, soprattutto quando i membri del team non sono sicuri dei rispettivi ruoli, responsabilità e obiettivi. Questo può anche risultare in inefficienza o in modelli improduttivi
- dipendenza dai team del supporto, della guida e della direzione. Inoltre, soffoca l'autonomia e la creatività dei membri del team che si motivano da soli
- Affrontare la resistenza al cambiamento, poiché i membri del team potrebbero non essere disposti a sperimentare nuovi modi di lavorare o a rimanere aperti a nuove idee. Questo problema può essere particolarmente diffuso quando i membri del team sono abituati a lavorare in un modo particolare
- Stabilire la fiducia e il rapporto all'interno di un nuovo team richiede tempo e un lavoro costante. Non esiste una formula magica per costruire una solida base di fiducia, a meno che l'intero team non sia disposto a impegnarsi nel lavoro
- Vincere la paura di fallire perché i membri del team possono avere paura di sbagliare. Questo frena anche la loro propensione al rischio e la capacità di provare cose nuove
Best Practices per affrontare le sfide della fase di Modulo
Certo, ci possono essere delle sfide, ma niente che una leadership efficace e una competente capacità di gestione dei conflitti non possano gestire. Naturalmente, avere ClickUp per il project management copre le scommesse a vostro favore.
ClickUp è lo strumento di produttività per eccellenza che stringe i team. Anche se ci soffermeremo su come sfruttare ClickUp per le fasi di formazione, è possibile utilizzarlo in tutte e cinque le fasi di sviluppo del team.
Dall'aggiunta di nuovi membri al monitoraggio degli stati del team, con ClickUp potete occuparvi di tutto. Detto questo, ecco alcune strategie di leadership per alleviare i dolori della formazione del team:
Stesura dell'atto costitutivo del team
usate strumenti come ClickUp Docs per documentare la carta del team e condividerla con i membri del team_
I leader del team devono portare il nuovo team sulla stessa pagina. Da fare, devono formalizzare e documentare l'intento stesso di mettere insieme il team.
Creare una carta del team del team è un modo per farlo. Coglie la missione, gli obiettivi, i ruoli, le responsabilità e i processi del team. Funge da stella polare per il team, influenzandone le decisioni e le norme di lavoro
Utilizzo Documenti ClickUp per costruire una carta da adattare alle esigenze specifiche del team. Include le note delle riunioni e un wiki del team, ed è un ottimo strumento per la gestione della conoscenza e la collaborazione del team.
Dichiarando lo scopo del team fin dalle prime fasi, si chiariscono le aspettative fin dall'inizio e si gettano le basi per la responsabilità e l'azione allineata.
🧠 Ricordate: Fate di questo statuto un documento vivo. Rivedetelo spesso per apportare le opportune modifiche al fine di tenere il passo con l'evoluzione del team.
Conduzione di sessioni di rompighiaccio
Organizzare sessioni per rompere il ghiaccio è un ottimo modo per incoraggiare la comunicazione aperta, abbattere le barriere e allentare le tensioni tra i membri del team.
**Iniziate con attività leggere e divertenti ma mirate. L'oggetto potrebbe essere una caccia al tesoro, un quiz in ufficio o una giornata in una sala giochi... Dopo tutto, l'obiettivo è scoprire interessi comuni per far girare la palla e ispirare fiducia.
Se siete in difficoltà con le idee, potete iniziare con Modello di lavagna online per rompere il ghiaccio di ClickUp .
Scarica questo modello
Questo modello offre:
- Uno spazio collaborativo in cui i membri del team possono confrontarsi tra loro
- Un ambiente visivamente dinamico con elementi interattivi per suscitare interesse
- Un elenco indicativo di domande o prompt per far fluire le conversazioni
- Personalizzazioni per soddisfare le esigenze del gruppo e massimizzare la partecipazione dei singoli membri
Presto noterete che il team si riunisce attraverso la lavagna online e prospera!
Aggiungi una struttura ai team
Stabilire una struttura per il team è fondamentale nella fase di formazione.
Si può iniziare con la definizione dei ruoli usando modelli per la riunione del team e comunicarli a tutto il team. Attribuisce l'account per determinate attività, azioni e attività e imposta le aspettative di base.
Scarica questo modello
Successivamente, è possibile rafforzarlo utilizzando strumenti come Modello di piano per la gestione del team di ClickUp . Questo modello aiuta a:
- Stabilire linee guida chiare per la comunicazione, il processo decisionale e la gestione delle attività
- Definire ruoli e responsabilità per garantire che il team inizi a capire come i propri lavori richiesti contribuiscano agli oggetti del team
- Dare stabilità e ridurre l'incertezza, permettendo al team di prendere slancio e passare alla fase di storming
Pianificazione delle attività di team building Teams-building sarebbe un tema comune e ricorrente nella fase di modulo. Dopo tutto, è il collante che unisce i team.
Programmate intenzionalmente attività di team building per favorire il cameratismo e rafforzare la connessione del team. Pianificate un mix di attività che si adattino a personalità, aree geografiche e disponibilità diverse: alcune che richiedano la risoluzione di problemi creativi, altre che aiutino i team remoti a legare, e alcune interazioni sociali informali programmate al di fuori dell'orario di ufficio.
Inoltre, fate del team building un commit continuo piuttosto che un'iniziativa una tantum. Da fare con costanza, il team potrà entrare in connessione e migliorare le prestazioni e i lavori richiesti.
Archivio modelli: Avete bisogno di un modo più strutturato per riunire il vostro team? Date un'occhiata all'archivio Modello ClickUp per la riunione del team in modo da poter presentare facilmente i nuovi assunti, evidenziare le competenze e dare il via alle attività di gestione.
Impostazione di obiettivi e aspettative chiari
Definite obiettivi e aspettative chiare fin dall'inizio per garantire l'allineamento del team e offrire loro un senso di direzione. Impostate obiettivi piccoli per i piccoli gruppi e compositi per i gruppi più grandi.
Utilizzare funzionalità/funzione quali Obiettivi di ClickUp per definire obiettivi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound). Con gli obiettivi di ClickUp è possibile monitorare in tempo reale lo stato del team.
monitoraggio in tempo reale dello stato del vostro team con ClickUp Goals
L'allineamento degli obiettivi dal punto di vista quantitativo e qualitativo influenza il modo in cui un team opera e, auspicabilmente, ha successo.
I gruppi grandi e piccoli capiranno come si presenta l'esito positivo e potranno lavorare per raggiungerlo in modo più significativo.
Se necessario, suddividete gli obiettivi più grandi e impegnativi (detti anche BHAG) in sezioni più piccole e realizzabili e buttatevi a capofitto su di essi. Un'azione così focalizzata e mirata migliora le possibilità del team di raggiungere gli obiettivi più velocemente.
impostare, visualizzare e monitorare lo stato del team su ClickUp utilizzando la visualizzazione degli obiettivi
Pianificazione di check-in e riunioni periodiche
Programmare check-in e riunioni regolari è una strategia di leadership per mantenere il team in carreggiata e rispondere ai cambiamenti. Dialoghi frequenti consentono inoltre ai team leader di affrontare eventuali problemi in modo diretto e nelle fasi iniziali.
Utilizzare software per la collaborazione in team come ClickUp, per programmare e gestire questi punti di contatto.
Che si tratti di calendari condivisi o di strumenti di videoconferenza, ClickUp garantisce che nessuno perda un colpo. Mantenete la riunione concentrata ed efficiente con un programma chiaro. Riservate del tempo agli altri membri per sollevare dubbi, chiedere chiarimenti o formulare raccomandazioni.
Il Visualizzazione del calendario di ClickUp è un salvatore quando si tratta di effettuare controlli regolari con il team. In questo modo tutti conoscono anche il ritmo dell'1 contro 1, creando prevedibilità da entrambe le parti.
utilizzate la visualizzazione Calendario di ClickUp per programmare riunioni regolari e check-in con il team_
**Ecco alcune domande che potete porre durante il vostro incontro 1 a 1
- Come vanno le cose oggi? Raccontami della scorsa settimana.
- Che cosa l'ha stimolata e messa alla prova nel suo ruolo ´[in un periodo di tempo]?
- Come vanno le cose con le persone con cui lavora/nel suo team?
- Come sta procedendo verso i suoi obiettivi di carriera e di vita?
- Che cosa si sta impegnando a fare da qui alla prossima riunione?
💡 Pro Tip: Ricordate che l'incontro 1 a 1 deve essere curato personalmente per ogni dipendente che gestite. Un approccio copia-incolla potrebbe non funzionare. Utilizzate un mix di domande come quelle generali, quelle sulla carriera, quelle sull'allineamento degli obiettivi/aspirazioni e quelle sulle relazioni con il team per far sì che il check-in abbia un esito positivo da entrambe le parti. Ma non attenetevi al copione e migliorate in base alle necessità.
Creare un ambiente positivo e di supporto
La creazione di un ambiente positivo e solidale, soprattutto nella fase di formazione, è fondamentale per creare team vincenti. Tanto per cominciare, impone la collaborazione del team, che guida le prestazioni e la produttività.
Inoltre, elimina la paura del fallimento e incoraggia i membri del team a sperimentare e a superare i limiti. Infine, rende i team più compatibili e favorisce la fiducia.
I team leader possono incoraggiare una cultura della comunicazione aperta restando disponibili. È importante raccogliere i feedback attraverso sondaggi e moduli anonimi. Potete provare a Moduli di ClickUp che sono super personalizzabili e facili da usare per raccogliere i feedback dei team.
🧠 Ricordate: Esprimete un interesse genuino per il benessere del vostro team e create uno spazio sicuro in cui possano esprimere le loro preoccupazioni. Riconoscete e celebrate le attività cardine e lavorate insieme per superare le sfide. Rispondere prontamente alle incomprensioni e promuovere il rispetto reciproco.
Queste strategie di leadership aiutano i team a prosperare e li rendono più resistenti di fronte alle sfide.
teams permette ai leader dei team di sviluppare sondaggi e moduli di feedback per catturare gli input del team
Fornire le risorse e il supporto necessari
Dotare il team degli strumenti e delle risorse giuste è essenziale per il suo esito positivo. ClickUp è un ottimo mezzo per garantire che tutti abbiano accesso alle risorse necessarie, che si tratti di informazioni, formazione o software.
Identificate i modi per massimizzare le prestazioni del team e per renderlo capace di offrire gli strumenti e le risorse giuste al momento giusto.
Inoltre, potete sempre utilizzare Integrazioni ClickUp per mantenere il sistema modulare. Vanta oltre 1000 integrazioni con strumenti di ogni tipo, in modo che il team non debba cambiare continuamente.
integrazione di ClickUp con altri strumenti per aggiungere le risorse necessarie a supportare il vostro team_
Il vostro ruolo attivo nell'eliminare le barriere, nel soddisfare i requisiti del team e nell'affrontare eventuali lacune consente ai Teams di rimanere concentrati sul raggiungimento degli obiettivi senza inutili battute d'arresto.
'Formare' l'esito positivo con ClickUp
Per riepilogare/riassumere, la fase di formazione dello sviluppo di un gruppo è un momento critico in quanto getta le basi per il futuro del team. Riconoscendo le sfide associate a questa fase e affrontandole in modo proattivo, i leader possono trasformare un insieme di individui qualificati in un team ad alte prestazioni.
Abbiamo condiviso un assortimento di strategie che i team leader e i gestori del team possono adottare per affrontare senza problemi le complessità della fase di modulo. Queste strategie vi aiuteranno anche a preparare la strada per una crescita sostenibile e per la collaborazione tra i team futuri.
Nel frattempo, ClickUp può essere il vostro partner nello sviluppo dei team. È ricco di funzionalità/funzione e da fare con facilità. Quindi, cosa state aspettando? Iscrivetevi a ClickUp per utilizzare tutti gli strumenti, i modelli e le risorse condivise sopra e iniziare a costruire il team dei tuoi sogni oggi stesso!