Entrare a far parte di un nuovo team o di una nuova organizzazione è come fare un passaggio in un mondo completamente nuovo. La sensazione di incertezza e inibizione si accentua quando l'intero team sta iniziando da zero. L'idea di integrarsi in un gruppo completamente nuovo può sembrare opprimente, ma può essere facilmente gestita con la giusta leadership.
Conosciuta come fase di formazione nel modello di sviluppo del team di Bruce Tuckman, questa fase iniziale è fondamentale per costruire un team forte e coeso. È una fase in cui si creano connessioni, si abbattono le barriere, si instaura la fiducia e ci si prepara per un esito positivo futuro.
La fase di formazione getta le basi per un ambiente di squadra sano e di alta produttività, in cui i membri del gruppo sono pronti ad affrontare le sfide e a raggiungere gli obiettivi della squadra.
Diamo un'occhiata a come puoi padroneggiare la fase di formazione per raggiungere l'eccellenza organizzativa!
Comprendere le fasi di sviluppo del gruppo secondo Tuckman
Prima di approfondire la fase di formazione e la sua importanza, iniziamo con il comprendere le fasi di sviluppo del gruppo secondo Tuckman.
Proposta dallo psicologo Bruce Tuckman nel 1965, la teoria o il modello di Tuckman illustra la progressione naturale dello sviluppo di un team attraverso diverse fasi. Egli ha proposto che l'evoluzione di un team attraversi cinque fasi di sviluppo : formazione, conflitto, normazione, prestazione e scioglimento.
Ecco cosa significano queste fasi dello sviluppo di un team:
Fase 1: La fase di formazione
La fase di formazione è la prima fase. È qui che i membri del team si riuniscono e iniziano a stabilire un rapporto, assegnare ruoli e definire le aspettative. Essendo la prima delle fasi iniziali, è caratterizzata da incertezza, cautela e dipendenza dal leader.
Alcune delle funzionalità principali della fase di formazione includono:
- Il leader del gruppo svolge un ruolo dominante nell'offrire direzione e guida durante questa fase.
- I membri del team potrebbero sentirsi riluttanti alla condivisione di idee, all'espressione di opinioni o all'assunzione di rischi.
- Teams possono mettere alla prova ed esplorare i confini, le aspettative, gli stili di lavoro, le modalità di comunicazione, le regole di base, ecc.
Fase 2: La fase di conflitto
La fase successiva, quella del conflitto, è quella in cui si tolgono i guanti e si tirano fuori gli artigli. Noterai un cambiamento nelle dinamiche del team, con conflitti, competizione e resistenza che ostacolano gli obiettivi del team. Ogni membro del team cercherà di affermarsi e di sfidare lo status quo, dando luogo a lotte di potere.
Le caratteristiche principali della fase di conflitto includono:
- Il team leader ora svolge il ruolo di mediatore mentre partecipa alle attività di gestione delle emergenze.
- I membri del team iniziano a esprimere il loro disaccordo su obiettivi, ruoli, procedure e altro ancora.
- Potrebbero esserci alcune resistenze alle decisioni e alle norme del gruppo, con i membri del team che mettono in discussione la leadership o la direzione generale.
Fase 3: La fase di normazione
Fortunatamente, la tumultuosa fase di conflitto apre la strada alla terza fase, quella di normalizzazione. Qui, i team inizieranno a stabilire norme, definire ruoli e fissare aspettative in modo chiaro e amichevole.
In parole più semplici, le cose tornano alla normalità quando i membri del team provano un senso di appartenenza e di impegno verso l'obiettivo condiviso concordato di comune accordo.
Le caratteristiche principali della fase di normazione includono:
- I membri del team si sentiranno più legati agli altri membri e ai loro obiettivi.
- I team sviluppano processi, operazioni e flussi di lavoro standardizzati.
- Ci sarà un aumento della collaborazione e della cooperazione all'interno del team man mano che i team identificheranno i modi ottimali per superare le loro differenze, se presenti.
Fase 4: La fase di rendimento
La fase di rendimento è in genere la fase finale dello sviluppo del gruppo (la parola chiave qui è "sviluppo", poiché ciò che segue è lo scioglimento del team). Per questo motivo, alcune varianti del modello di Tuckman contengono solo quattro fasi, che terminano con la fase di rendimento.
Qui, il team ha raggiunto un'armonia sincronizzata, prestazioni ottimali e produttività massimizzata. I team ad alte prestazioni che ne risultano funzionano perfettamente insieme e garantiscono un esito positivo in ogni occasione.
Le caratteristiche principali della fase di rendimento includono:
- Elevati livelli di prestazioni e produttività del team che portano al raggiungimento degli obiettivi senza sforzo.
- Relazioni solide e fiducia tra i membri del team
- Impegno condiviso per il successo del team e azione concertata per raggiungere gli obiettivi del team.
Fase 5: La fase di scioglimento
La quinta fase è quella di scioglimento. Si tratta del momento in cui il team ha raggiunto il proprio obiettivo ed è pronto a passare al progetto successivo. In alcuni casi, il team può anche sciogliersi per assumere nuovi ruoli e affrontare nuove sfide, formando così un team completamente nuovo.
Alcune funzionalità/funzioni di questa fase includono:
- Il team può riflettere sulle esperienze di condivisione e celebrare i risultati raggiunti.
- I team leader possono raccogliere feedback dai membri del team o condurre revisioni post-progetto.
- La separazione può anche suscitare una reazione emotiva, con i membri del team che provano un senso di perdita o tristezza.
Questa è una vista dettagliata delle cinque fasi dello sviluppo di un team, come proposto da Tuckman.
⭐️ Nota amichevole: il passaggio attraverso le cinque fasi dello sviluppo del team potrebbe non essere sempre lineare. I team potrebbero rivisitare le fasi precedenti o andare avanti e indietro, e potrebbero persino creare una propria versione delle norme del team. Detto questo, avere questo quadro di riferimento per la sequenza di sviluppo consente ai leader di guidare lo sviluppo del team mentre passa da un gruppo di estranei a team interfunzionali!
L'importanza della fase di formazione nello sviluppo di un team
Allora perché abbiamo deciso di concentrarci solo sulla fase di formazione nel post del blog?
La prima riunione con un nuovo team stabilisce l'impostazione delle prestazioni del team nel corso del progetto.
Ecco perché consideriamo la fase di formazione un passaggio fondamentale per un team di successo:
- Costruire fiducia e sicurezza: la fase di formazione offre ai membri del team l'opportunità di conoscersi e coltivare la fiducia reciproca. Costruire un rapporto instaura sicurezza mentre il team si prepara ad affrontare i problemi e a lavorare insieme.
- Definizione di ruoli chiari: la fase iniziale prevede l'assegnazione di ruoli, responsabilità e aspettative chiari. Definirli fin dall'inizio del processo di sviluppo del team riduce al minimo il rischio di malintesi e comunicazioni errate.
- Coltivare una cultura lavorativa positiva: al giorno d'oggi, la collaborazione e la cooperazione sono due pilastri fondamentali del successo. La fase di formazione lo rende possibile creando un ambiente di lavoro positivo e inclusivo in cui ogni membro del team si sente apprezzato.
- Gettare le basi per un esito positivo del team: incoraggiando i membri del team a partecipare e a sentirsi parte del gruppo, i leader favoriscono una maggiore coesione tra i membri. Questo tipo di atteggiamento aiuta ad affrontare le sfide e a risolvere i conflitti che potrebbero sorgere in seguito durante le altre fasi dello sviluppo del team.
Sfide nella fase di formazione
Indubbiamente, la fase di formazione è la genesi della struttura del team. Tuttavia, non è immune alle sfide.
Ecco alcune sfide che i team leader possono aspettarsi durante la fase di formazione:
- Affrontare l'incertezza e l'ambiguità, soprattutto quando i membri del team non sono sicuri dei rispettivi ruoli, responsabilità e obiettivi. Il risultato può essere l'inefficienza o modelli improduttivi.
- Dipendenza eccessiva dai leader del team per ottenere assistenza, guida e indicazioni. Inoltre, limita l'autonomia e la creatività dei membri del team più motivati.
- Affrontare la resistenza al cambiamento, poiché i membri del team potrebbero non essere disposti a sperimentare nuovi modi di lavorare o a rimanere aperti a nuove idee. Questo problema può essere particolarmente diffuso quando i membri del team sono abituati a lavorare in un modo particolare.
- Stabilire fiducia e rapport all'interno di un nuovo team richiede tempo e un lavoro costante. Non esiste una formula magica per costruire una solida base di fiducia, a meno che l'intero team non sia disposto a impegnarsi.
- Superare la paura del fallimento , poiché i membri del team potrebbero avere paura di commettere errori. Ciò limita anche la loro propensione al rischio e la loro capacità di provare cose nuove.
Migliori pratiche per affrontare le sfide della fase di formazione
Certo, ci possono essere delle sfide, ma nulla che una leadership efficace e competenze competenti nella gestione dei conflitti non possano affrontare. Naturalmente, avere ClickUp per il project management ti garantisce un vantaggio competitivo.
ClickUp è lo strumento di produttività definitivo che stringe i team. Anche se parleremo di come puoi sfruttare ClickUp per le fasi di formazione, puoi utilizzarlo in tutte e cinque le fasi dello sviluppo del team.
Dall'aggiunta di nuovi membri al monitoraggio dei progressi del team, con ClickUp puoi occuparti di tutto. Detto questo, ecco alcune strategie di leadership per alleviare le difficoltà iniziali della formazione di un team:
Redigere uno statuto del team
I team leader devono mettere tutti i membri del nuovo team sulla stessa lunghezza d'onda. Da fare, devono formalizzare e documentare l'intento alla base della creazione di questo team.
La creazione di uno statuto del team è un modo per farlo. Esso definisce la missione, gli obiettivi, i ruoli, le responsabilità e i processi del team. Funge da guida per il team, influenzandone le decisioni e le norme di lavoro.
Utilizza ClickUp Docs per creare uno statuto che potrai adattare alle esigenze specifiche del tuo team. Include appunti delle riunioni e un wiki del team ed è uno strumento eccellente per la gestione delle conoscenze e la collaborazione all'interno del team.
Dichiarando lo scopo del team sin dalle prime fasi, chiarisci le aspettative fin dall'inizio e getti le basi per la responsabilità e l'azione coordinata.
🧠 Ricorda: rendi questo documento un documento vivo. Rivedilo frequentemente per apportare le modifiche appropriate e stare al passo con l'evoluzione del tuo team.
Condurre sessioni di icebreaker
Organizzare sessioni di icebreaker è un ottimo modo per incoraggiare una comunicazione aperta, abbattere le barriere e allentare le tensioni tra i membri del team.
Inizia con attività leggere e divertenti, ma significative. Queste potrebbero includere una caccia al tesoro, un quiz sull'ufficio o una giornata in una sala giochi. Dopo tutto, l'obiettivo è scoprire interessi comuni per dare il via alle danze e ispirare fiducia.
Se sei a corto di idee, puoi iniziare con il modello di lavagna online Ice Breaker di ClickUp.
Questo modello offre:
- Uno spazio collaborativo in cui i membri del team possono interagire tra loro
- Un ambiente visivamente dinamico con elementi interattivi per stimolare l'interesse.
- Un elenco indicativo di domande o prompt per stimolare la conversazione
- Personalizzazioni per soddisfare le esigenze del gruppo e massimizzare la partecipazione dei singoli membri.
Ben presto noterai che il team si unirà grazie alla lavagna online ClickUp e prospererà!
Aggiungere struttura ai team
Stabilire una struttura per il tuo team è fondamentale nella fase di formazione.
Puoi iniziare definendo i ruoli utilizzando i modelli "meet-the-team " e comunicandoli a tutto il team. In questo modo si attribuisce la responsabilità di determinati compiti, azioni e attività e si stabiliscono le aspettative di base.
Successivamente, puoi rafforzare questo concetto utilizzando strumenti come il modello di piano di gestione del team di ClickUp. Questo modello aiuta a:
- Stabilisci linee guida chiare per la comunicazione, il processo decisionale e la gestione delle attività.
- Definisci ruoli e responsabilità per garantire che il team inizi a comprendere in che modo il lavoro richiesto contribuisce agli obiettivi del team.
- Conferisci stabilità e riduci l'incertezza, consentendo al team di acquisire slancio e passare alla fase di conflitto.
Pianificazione delle attività di team building
Il team building è un tema comune e ricorrente nella fase di formazione. Dopotutto, è il collante che tiene insieme i team.
Organizza intenzionalmente attività di team building per promuovere lo spirito di squadra e rafforzare la connessione all'interno del team. Pianifica un piano che includa una serie di attività che soddisfino le diverse personalità, provenienze geografiche e disponibilità: alcune che richiedono un approccio creativo alla risoluzione dei problemi, altre che aiutino i team remoti a legare tra loro e alcune interazioni sociali informali al di fuori dell'orario di lavoro.
Inoltre, rendete il team building un impegno costante piuttosto che un'iniziativa occasionale. Agire in questo modo in modo coerente consentirà al vostro team di creare connessioni, migliorando al contempo le prestazioni del team e gli sforzi di collaborazione.
⚡ Archivio modelli: Hai bisogno di un modo più strutturato per riunire il tuo team? Dai un'occhiata al modello ClickUp Meet the Team, che ti consentirà di presentare facilmente i nuovi assunti, mettere in evidenza le loro competenze e dare il via alle danze come manager.
Definire obiettivi e aspettative chiari
Definisci obiettivi e aspettative chiari fin dall'inizio per garantire l'allineamento del team e offrire loro un senso di direzione. Stabilisci obiettivi piccoli per i gruppi piccoli e obiettivi compositi per i gruppi più grandi.
Utilizza funzionalità come ClickUp Goals per definire obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo (SMART). Con ClickUp Goals puoi monitorare i progressi del tuo team in tempo reale.
L'allineamento quantitativo e qualitativo degli obiettivi influenza il modo in cui un team opera e, auspicabilmente, il suo successo.
Gruppi grandi e piccoli comprenderanno cosa significa ottenere un esito positivo e potranno lavorare in modo più significativo per raggiungerlo.
Se necessario, suddividi gli obiettivi grandi, ambiziosi e audaci (noti anche come obiettivi BHAG) in parti più piccole e più facilmente raggiungibili e concentrati su di essi. Un'azione così mirata e focalizzata aumenta le possibilità del tuo team di raggiungere gli obiettivi più rapidamente.
Pianificare controlli e riunioni regolari
Pianificare controlli e riunioni regolari è una strategia di leadership che consente di mantenere il team sulla strada giusta e di rimanere reattivi ai cambiamenti. Dialoghi frequenti consentono inoltre ai team leader di affrontare eventuali problemi in modo diretto e nelle fasi iniziali.
Utilizza un software di collaborazione di squadra, come ClickUp, per pianificare e gestire questi punti di contatto.
Che sia attraverso calendari condivisi o strumenti di videoconferenza, ClickUp assicura che nessuno perda nemmeno un dettaglio. Mantieni la riunione concentrata ed efficiente con un programma chiaro. Dedica del tempo agli altri membri per sollevare dubbi, chiedere chiarimenti o dare consigli.
La visualizzazione calendario di ClickUp è un vero salvagente quando si tratta di effettuare controlli regolari con il team. In questo modo, tutti conoscono il ritmo dei colloqui individuali, creando prevedibilità da entrambe le parti.
Ecco alcune domande che potete porre durante il vostro colloquio individuale:
- Come va oggi? Raccontami della settimana scorsa.
- Cosa ti ha stimolato e messo alla prova nel tuo ruolo [in un determinato periodo di tempo]?
- Come vanno le cose con le persone con cui lavori/nel tuo team?
- Qual è lo stato della tua progressione verso i tuoi obiettivi più grandi nella carriera e nella vita?
- A cosa ti impegni da ora fino alla nostra prossima riunione?
💡 Consiglio dell'esperto: ricorda che i colloqui individuali devono essere personalizzati per ogni dipendente che gestisci. Un approccio copiato e incollato potrebbe non funzionare. Utilizza una combinazione di domande generali, domande sulla carriera, sull'allineamento degli obiettivi/aspirazioni e sulle relazioni all'interno del team per ottenere un esito positivo per entrambe le parti. Ma non limitarti a seguire il copione, improvvisa se necessario.
Creare un ambiente positivo e di supporto
Creare un ambiente positivo e di sostegno, soprattutto durante la fase di formazione, è fondamentale per creare team vincenti. Per cominciare, definisce il tono della collaborazione di squadra, che stimola le prestazioni e la produttività.
Inoltre, elimina la paura del fallimento e incoraggia i membri del team a sperimentare e a superare i propri limiti. Infine, rende i teams più compatibili e favorisce la fiducia.
I team leader possono incoraggiare una cultura di comunicazione aperta rimanendo disponibili. È importante raccogliere feedback tramite sondaggi e moduli anonimi. Puoi provare ClickUp Forms, che è altamente personalizzabile e semplifica la raccolta di feedback dai team.
🧠 Ricorda: mostra un interesse sincero per il benessere del tuo team e crea uno spazio sicuro in cui i membri possano esprimere le loro preoccupazioni. Riconosci e celebra le attività cardine e lavora insieme agli altri per superare le sfide. Affronta prontamente i malintesi e promuovi il rispetto reciproco.
Queste strategie di leadership aiutano i team a prosperare e li rendono più resilienti di fronte alle sfide.
Fornire le risorse e l'assistenza necessari
Dotare il tuo team degli strumenti e delle risorse giuste è essenziale per il suo esito positivo. ClickUp è un ottimo mezzo per garantire che tutti abbiano accesso alle risorse necessarie, che si tratti di informazioni, formazione o software.
Identifica i modi per massimizzare le prestazioni del team e sostienilo offrendo gli strumenti e le risorse giusti al momento giusto.
Inoltre, puoi sempre utilizzare le integrazioni ClickUp per mantenere il tuo sistema modulare. Vanta oltre 1000 integrazioni con strumenti di ogni tipo, così il tuo team non dovrà cambiare continuamente sistema.
Il tuo ruolo attivo nell'eliminare le barriere, soddisfare le esigenze del team e colmare eventuali lacune consente ai team di rimanere concentrati sul raggiungimento dei propri obiettivi senza inutili battute d'arresto.
"Formare" un esito positivo con ClickUp
In riepilogo, la fase di formazione dello sviluppo di gruppo è una fase critica in quanto getta le basi per il futuro del tuo team. Riconoscendo le sfide associate a questa fase e affrontandole in modo proattivo, i leader possono trasformare un gruppo di individui competenti in un team altamente performante.
Abbiamo effettuato una condivisione di una serie di strategie che i team leader e i gestori del team possono adottare per affrontare senza difficoltà le complessità della fase di formazione. Queste strategie vi aiuteranno anche a preparare il terreno per una crescita sostenibile e una collaborazione efficace tra i team futuri.
ClickUp può essere il tuo partner perfetto nello sviluppo del team. È ricco di funzionalità/funzioni e ti permette di terminare il lavoro con facilità. Allora, cosa aspetti?
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