Avete mai lottato con team in cui le attività sfuggono e la collaborazione sembra caotica?
Se sì, potrebbe significare che la struttura del vostro team ha bisogno di una revisione.
La struttura del team è il modo in cui ruoli e responsabilità sono segmentati all'interno di un team e assegnati ai singoli membri. Un team forte struttura del team spiana la strada a una comunicazione sana, efficace e collaborazione nel team e alta produttività.
Esistono diversi modi per organizzare il team, ma è necessario sceglierne uno che si adatti agli obiettivi organizzativi, allo stile di lavoro, alle dinamiche di gruppo e alla cultura del cliente. Conoscere i dettagli delle strutture dei team, i loro vantaggi e le loro tipologie può aiutarvi a prendere una decisione informata.
Cos'è la struttura del team?
La struttura del team è il modo in cui le attività, i ruoli e le responsabilità vengono assegnati, controllati e coordinati tra i membri del team per raggiungere obiettivi comuni. La struttura del team definisce le dimensioni del team, decide la gerarchia delle relazioni e chiarisce i flussi di lavoro. Una struttura del team ben progettata consente di allineare le competenze e le aree di specializzazione dei membri del team alle attività e agli oggetti.
Le strutture di team più comuni includono team funzionali raggruppati per competenze (ad esempio, ingegneria, marketing, IT, ecc.), team interfunzionali con competenze diverse e team autogestiti in cui i membri gestiscono il proprio lavoro.
La struttura del team influisce sul coordinamento, sull'account, sull'approccio alla risoluzione dei problemi e sulle prestazioni complessive del team. Le organizzazioni possono utilizzare diverse strutture di team all'interno dell'azienda, in base alle esigenze dei vari reparti. La struttura ottimale dipende dagli oggetti del team, dalla complessità del lavoro e dalla strategia organizzativa.
Importanza di costruire una forte struttura di team
Ecco sette motivi per cui una struttura di team ben definita ed efficace è essenziale:
- **Una struttura di team ben organizzata definisce chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascuno. Questo aiuta a evitare la duplicazione delle attività e assicura che ogni membro sappia Da fare
- Maggiore innovazione: Quando i membri del team si sentono sicuri dei loro ruoli e delle loro relazioni, sono più propensi a contribuire con idee nuove senza paura di essere giudicati
- Miglior processo decisionale: Linee di autorità e canali di comunicazione cancellati consentono di prendere decisioni rapide e informate
- Comunicazione efficiente: Una chiara struttura del team aiuta i membri a comunicare in modo efficace. Indica le persone giuste con cui parlare per scopi specifici, in modo che tutti siano sulla buona strada e la conoscenza sia condivisa in modo ottimale
- Maggiore produttività: Una struttura di team organizzata migliora la produttività. Quando tutti hanno ruoli e responsabilità chiare, i membri del team si concentrano sulle loro attività senza confusione, portando a un'esecuzione efficiente
- Miglioramento della collaborazione: Una solida struttura di team promuove il lavoro di squadra. I membri del team possono comprendere i ruoli e le competenze degli altri, rendendo più facile la collaborazione
- Riduzione dei conflitti: Un team ben organizzato riduce i conflitti. Ci sono meno incomprensioni e disaccordi quando tutti conoscono la portata dei loro ruoli
- Adattabilità: Un team ben organizzato può adattarsi facilmente ai cambiamenti. Quando si verificano circostanze inaspettate, i membri di un team agile possono riorganizzarsi rapidamente e rispondere alle sfide
Diversi tipi di struttura del team
La struttura organizzativa di ogni team presenta una diversa catena di comando e offre modi unici per incoraggiare il lavoro di squadra. Ecco alcuni tipi di struttura del team:
1. Struttura gerarchica del team
È il tipo di struttura organizzativa più comune. Assomiglia a una piramide, con il livello superiore che comprende i leader più anziani. Ogni livello sottostante rappresenta un certo grado di subordinazione.
Ad esempio, al livello più alto c'è l'amministratore delegato, seguito da vicepresidenti, direttori, manager e, infine, dai singoli collaboratori.
**Vantaggi chiave
- Una catena di comando chiaramente cancellata risulta in flussi di lavoro e processi ben definiti
- Gestione efficiente delle attività
**Limiti
- Le informazioni possono rimanere bloccate nella catena di comando, causando ritardi e incomprensioni
- Cambiare le priorità o i mercati può essere difficile in una gerarchia rigida
Ideale per: Grandi organizzazioni con una forte leadership
2. Struttura del team funzionale
Una struttura funzionale organizza i team in base alla loro funzione. Un'azienda potrebbe avere diversi dipartimenti come ingegneria, marketing, commerciale e risorse umane. Nella struttura organizzativa funzionale, i diversi reparti lavorano alle proprie attività, ma contribuiscono agli obiettivi generali dell'azienda.
Benefici chiave:
- Condivisione continua di conoscenze e miglioramento del lavoro
- Teams altamente specializzati che gestiscono processi ottimizzati
- Elevata flessibilità e adattabilità alle mutevoli esigenze
Limiti:
- Il raggiungimento del consenso tra più dipartimenti può rallentare il processo decisionale
- L'eccessiva enfasi sugli obiettivi dei dipartimenti può portare all'isolamento e alla mancanza di collaborazione tra le funzioni
Ideale per: Organizzazioni in cui ogni dipartimento si occupa di una funzione specifica, ma collaborazione interfunzionale è ancora essenziale per le operazioni
3. Struttura piatta del team
Una struttura di team piatta è un modo di organizzare un team che elimina o riduce al minimo i livelli di gestione. Le startup utilizzano spesso questa struttura organizzativa per incoraggiare la velocità, l'innovazione e la responsabilizzazione dei dipendenti.
Non esiste una gerarchia rigida. Tutti collaborano direttamente, condividendo lo stesso potere decisionale. È un modello organizzativo in cui gli autori fluiscono liberamente e i dipendenti hanno un alto grado di autonomia.
**Vantaggi chiave
- La conoscenza condivisa e la risoluzione collaborativa dei problemi favoriscono l'innovazione
- La comunicazione aperta e la condivisione delle responsabilità consentono di prendere decisioni in modo agile
**Limiti: *Comportamento di un gruppo di lavoro
- Senza ruoli di leadership definiti, il raggiungimento di obiettivi chiari e la garanzia di responsabilità possono essere difficili da raggiungere
- Con la crescita dei team, mantenere una collaborazione efficace e ruoli chiari diventa sempre più difficile
Ideale per: Organizzazioni di piccole e medie dimensioni
4. Struttura circolare del team
Una struttura circolare è un modo di organizzare i team che pone il CEO al centro, con più livelli di gestione e personale intorno.
L'obiettivo è incoraggiare una comunicazione aperta e una condivisione paritaria delle informazioni tra tutti i livelli, invece di un approccio gerarchico.
Si tratta di uno spazio dinamico e collaborativo in cui tutti hanno voce in capitolo e sono interessati a far progredire il team.
Benefici chiave:
- Risposta rapida ai cambiamenti dell'ambiente grazie alla flessibilità dei ruoli e alla comunicazione aperta
- Tutti si sentono valorizzati e ascoltati, il che porta a una maggiore motivazione e titolarità
**Limiti: *Si tratta di un'esperienza di lavoro che non ha bisogno di essere interrotta
- Il raggiungimento di un consenso a più voci può rallentare il processo decisionale
- Flussi di comunicazione aperti possono portare a un sovraccarico di informazioni e a priorità contrastanti
**Ideale per
- Teams che lavorano su progetti complessi e interconnessi che richiedono alti livelli di creatività e coordinamento
- Persone altamente qualificate e auto-motivate che prosperano in una struttura piatta e in un ambiente flessibile
5. Struttura del team a matrice
La struttura a matrice è un modo di organizzare i team che assegna due capi a ciascun dipendente. Un dipendente può riferire sia al proprio manager funzionale che a un altro responsabile di progetto.
La struttura organizzativa a matrice è comune nelle società di consulenza, dove le persone lavorano su progetti diversi con team diversi.
**Vantaggi chiave
- Competenze a flusso libero e risoluzione più rapida dei problemi
- Maggiore adattabilità e allocazione efficiente delle risorse
**Limiti: *Comportamenti di base
- La doppia linea di reportistica può portare a confusione e attrito tra i manager
**Ideale per
- Organizzazioni dinamiche che lavorano su progetti complessi che richiedono competenze e prospettive diverse
6. Struttura del team basata sul mercato
Una struttura di team basata sul mercato in un'azienda crea diversi team dedicati a specifici segmenti di clienti o linee di prodotti.
I membri del team diventano esperti del mercato loro assegnato, con una comprensione olistica delle esigenze e delle preferenze dei clienti.
Pensate a questa struttura organizzativa come a un nido d'ape, con ogni cellula che ronza di attività su misura per uno specifico "sapore" del mercato.
Benefici chiave:
- I prodotti e i servizi sono precisamente mirati alle esigenze dei clienti, il che porta a una maggiore soddisfazione e fedeltà
- I team possono adattarsi rapidamente alle mutevoli dinamiche del mercato, dando all'organizzazione un vantaggio competitivo
**Limiti: *Si tratta di un'attività di ricerca e sviluppo
- Complessità nel bilanciare le risorse tra team che si occupano di mercati diversi
- È richiesto un lavoro aggiuntivo e dedicato per garantire una collaborazione fluida tra i team orientati al mercato
**Ideale per
- Organizzazioni che servono segmenti di clienti diversi o che operano in mercati in rapida evoluzione, dove le soluzioni personalizzate e il rapido adattamento sono essenziali
7. Struttura del team basata sui processi
In questa struttura, i team sono organizzati in base a specifici processi aziendali. Ad esempio, il processo di un'azienda manifatturiera potrebbe includere la progettazione, la produttività, il controllo qualità e la consegna. Ogni team si occupa di una parte specifica del processo.
Ogni team svolge un ruolo fondamentale nel processo decisionale, garantendo un flusso regolare dall'inizio alla fine. La struttura basata sui processi supporta più linee aziendali e incoraggia il miglioramento costante dei processi e l'innovazione.
Benefici chiave:
- Flussi di lavoro semplificati che riducono al minimo i passaggi di consegne e i ritardi, con conseguente accelerazione della durata ciclo
- La riduzione degli errori, grazie all'attenzione per ogni passaggio del processo, rafforza il controllo di qualità
Limiti:
- I ritardi o i colli di bottiglia in un team possono avere un impatto sull'intero processo
- La valutazione delle prestazioni dei membri del team all'interno di un processo più ampio è complessa
**Ideale per
- Organizzazioni con processi ripetitivi e ben definiti, in cui l'efficienza, la qualità e l'adattabilità sono le priorità principali
8. Struttura organizzativa di rete
Una struttura a rete si discosta dalla tradizionale struttura gerarchica, raggruppando i dipendenti in base a competenze e abilità specializzate piuttosto che a funzioni o reparti fissi.
Questo crea un ambiente di lavoro flessibile e adattabile, in cui i Teams si formano e si sciolgono dinamicamente in base alle esigenze specifiche del progetto.
Pensate a una rete in cui individui di diverse posizioni e specializzazioni collaborano e sfruttano le loro conoscenze combinate.
**Vantaggi chiave
- Efficienza dei costi perché i membri del team possono essere assunti o esternalizzati in base ai requisiti del progetto
- I membri del team possono concentrarsi sulle loro capacità e competenze principali e fornire lavori di alto valore all'organizzazione
**Limiti: *Si tratta di una soluzione che non ha bisogno di essere utilizzata
- Rischio di perdita di informazioni riservate
- Sfide nel coordinare e comunicare efficacemente
**Ideale per
- Business in cui le attività essenziali sono completamente esternalizzate ad altre società
- Organizzazioni che operano in più posizioni, che si occupano di progetti diversi o che richiedono un rapido adattamento ad ambienti in continuo cambiamento
Come costruire una struttura di team di esito positivo
La costruzione di una struttura di team di esito positivo è un processo continuo. All'inizio di un progetto, è bene iniziare con una struttura di team fissa e considerare i fattori di rischio fasi dello sviluppo del team .
Tuttavia, man mano che le condizioni esterne e interne cambiano, dovete essere pronti ad adattare e calibrare la struttura del team.
Ecco una tabella di marcia per guidarvi:
Passaggio 1: Definire chiaramente ruoli e responsabilità
Per creare un team di esito positivo, definite con chiarezza i ruoli e le responsabilità di ciascuno utilizzando una carta del team . Ogni membro del team deve sapere esattamente Da fare e di cosa è responsabile.
In un team di marketing, ad esempio, potrebbero esserci un autore di contenuti, un gestore del social media, un grafico e un analista di dati. Ogni persona ha una funzione definita, ma con l'obiettivo comune di generare nuovi contatti. La comprensione di questi ruoli aiuta il team a lavorare in modo più armonioso.
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Semplificate il quadro generale con la funzionalità gerarchia dei progetti di ClickUp
Qui, La gerarchia dei progetti di ClickUp può essere uno strumento utile. Offre un modo strutturato per organizzare le attività e supervisionare i processi del team. È composta da diversi livelli:
- Area di lavoro: Il livello più alto della gerarchia comprende tutte le attività del team. Potrebbe rappresentare l'intera organizzazione o una divisione importante al suo interno
- Spazi: È possibile creare "spazi" individuali per diversi reparti o team all'interno dell'area di lavoro. Ad esempio, si possono avere spazi separati per i team di marketing, commerciale e assistenza clienti
- Cartelle: È possibile creare cartelle all'interno di ogni spazio per categorizzare ulteriormente le attività. In uno spazio dedicato al marketing, si potrebbero avere cartelle per "Creazione di contenuti", "Gestione dei social media" e "Ricerche di mercato"
- Elenco: All'interno di ogni cartella, potete creare degli elenchi per suddividere ulteriormente le attività. Ad esempio, nella cartella "Creazione di contenuti" si possono avere elenchi per "Post del blog", "Newsletter via email" e "Copia del sito web"
- Attività: Infine, al livello più granulare, ci sono le singole attività che i membri del team eseguiranno. È possibile assegnare ogni attività a un membro specifico del team, assegnare una data di scadenza e monitorare lo stato di avanzamento
Questo approccio strutturato consente un controllo granulare sull'organizzazione del team e semplifica il monitoraggio e la gestione del suo stato.
Passaggio 2: Promuovere una comunicazione aperta
Una comunicazione aperta ed efficace è il collante che tiene uniti i team. I membri del team devono sentirsi a proprio agio nella condivisione delle proprie idee, nel porre domande e nel fornire feedback.
Ad esempio, avere una comunicazione settimanale riunioni settimanali del team e check-in regolari possono aiutare tutti a rimanere aggiornati e ad avere la stessa pagina sugli obiettivi e gli stati di condivisione.
È possibile utilizzare La visualizzazione della Chat di ClickUp per comunicare apertamente e rapidamente con il vostro team dall'interno di ClickUp e condividere gli aggiornamenti sul loro stato.
Condividete gli aggiornamenti e incoraggiate la comunicazione aperta all'interno del vostro team con la vista Team di ClickUp
Passaggio 3: incoraggiare la collaborazione
Incoraggiate i membri del team a lavorare insieme e a utilizzare i loro punti di forza e le loro competenze all'interno della struttura del team.
Ad esempio, un team di sviluppo software potrebbe avere uno sviluppatore front-end, uno sviluppatore back-end e un designer UX.
Collaborando, possono garantire che l'applicazione finale sia facile da usare e funzioni bene. Fornite loro gli strumenti necessari per garantire una collaborazione perfetta.
Passaggio 4: implementare una leadership efficace
I bravi leader guidano, ispirano e supportano i loro team, impostando chiare aspettative e responsabilizzandoli. Ecco come fare:
- Articolare una visione chiara e stimolante: dipingere un quadro degli obiettivi del team, non solo delle attività. Ispirateli con uno scopo in cui credono
- **Creare uno spazio sicuro per una comunicazione aperta: incoraggiare i membri del team a condividere idee, preoccupazioni e feedback senza paura di essere giudicati
- Costruire la fiducia attraverso l'empatia e l'ascolto attivo: Comprendere le loro prospettive e preoccupazioni e affrontarle con autentica attenzione.
- Delegare le attività e responsabilizzarli: Dare loro titolarità e potere decisionale nell'ambito delle loro aree di competenza.
- **Offrire feedback regolari: fornire critiche costruttive e tutoraggio per aiutare i membri del team a crescere e svilupparsi. Mostrate gratitudine e festeggiate anche i loro successi
- Investite nella formazione e nello sviluppo: dotateli delle competenze e delle conoscenze necessarie per eccellere nei loro ruoli e siate un facilitatore di apprendimento
- **Essere account delle proprie azioni: ammettere gli errori e assumersi la responsabilità delle proprie decisioni
Ad esempio, in un team commerciale, il leader imposta i traguardi commerciali, fornisce formazione e motiva i membri del team a raggiungere gli obiettivi.
Passaggio 5: fornire gli strumenti e i provider necessari
Fornite al team gli strumenti e le risorse per Da fare in modo efficiente. È inoltre essenziale delineare chiaramente gli oggetti, le linee guida e gli scopi del team che lavora a un progetto per garantire un flusso di lavoro regolare.
Ad esempio, è necessario fornire informazioni dettagliate su moduli per la richiesta di progetti aiuteranno il team di sviluppo a comprendere i requisiti di qualsiasi funzionalità/funzione da realizzare.
D'altro canto, il team del servizio clienti potrebbe aver bisogno di un sistema CRM affidabile, di strumenti di comunicazione e di accesso ai feedback e alle analisi dei clienti per fare bene il proprio lavoro.
Suggerimento: Il CRM di ClickUp è uno strumento eccellente per unire i lavori richiesti dal marketing e dal settore commerciale. Gestisce lead, campagne, accordi e comunicazioni in un unico luogo con schede Kanban personalizzabili che rendono più agevole il monitoraggio e la gestione della pipeline.
È possibile comunicare, condividere file e assegnare attività all'interno delle trattative, favorendo il lavoro di squadra tra marketing e commerciale. È inoltre possibile utilizzare sequenze di automazione personalizzate e ottenere approfondimenti basati sui dati con metriche di performance in tempo reale personalizzate in base agli obiettivi.
Analizzare i dati per ottenere informazioni sui clienti grazie al sistema CRM di ClickUp
$$$a 6: Creare una cultura positiva del team
Lo sviluppo di una cultura dell'area di lavoro positiva e stimolante migliora le prestazioni del team. Fa sentire tutti valorizzati e parte di una comunità che lavora per obiettivi collettivi. Lo strumento di project management di ClickUp aiuta a creare una cultura di team positiva, semplificando i flussi di lavoro, facilitando la collaborazione e assegnando la titolarità. Come strumento omnicomprensivo, ClickUp strumento per il project management aiuta il team a essere più produttivo e orientato agli obiettivi.
ClickUp può essere utilizzato senza problemi per la gestione delle attività, il monitoraggio del tempo, l'impostazione di obiettivi, la condivisione di documenti e la creazione di flussi di lavoro personalizzati. È facile da usare, anche per i membri del team meno esperti di tecnologia, e si integra bene con altri strumenti.
Aumentate la produttività e garantite l'efficienza con lo strumento di project management di ClickUp
ClickUp è una scelta eccellente per qualsiasi team, sia che abbia una struttura funzionale, a progetto o a matrice.
Ecco come ClickUp può migliorare il lavoro di squadra:
**1. Flussi di lavoro in connessione
- I vari membri del team possono utilizzare la stessa piattaforma e personalizzarla come meglio credono
- Le modifiche apportate da un membro sono immediatamente visibili al resto del team, promuovendo una collaborazione senza soluzione di continuità
- È possibile abbattere i silos con funzionalità/funzione di collaborazione comeClickUp Mappe mentali eClickUp Lavagne onlineche incoraggiano la condivisione delle conoscenze e la risoluzione congiunta dei problemi
Utilizzate le mappe mentali di ClickUp per condividere le conoscenze e connettere le vostre attività
Coordinate le idee del vostro team in un unico luogo utilizzando le lavagne online di ClickUp
2. Integrazione dei documenti:
- Condividete e modificate documenti importanti, come proposte di progetto e verbali di riunione, conClickUp Documenti
Collabora con il tuo team su un documento simultaneamente con ClickUp Teams
- Creare wiki per facilitare i riferimenti e costruire un solido sistema di gestione della conoscenza per l'intera organizzazione
3. Dashboard in tempo reale:
- Visualizzate lo stato di avanzamento del team per sapere se il lavoro è in corso (WIP)ClickUp Dashboard
Utilizzate le dashboard di ClickUp per avere una panoramica dello stato del vostro team
- Visualizzate le prestazioni individuali, la Sequenza dei progetti e i potenziali colli di bottiglia
- Effettuate le modifiche necessarie in modo proattivo, utilizzando le informazioni fornite da grafici e diagrammi personalizzati
4. Visualizzazioni personalizzate
- Personalizzate la visualizzazione del project management, del monitoraggio dei progetti e del flusso di lavoro in base alle vostre preferenze con oltre 15 viste personalizzateVisualizzazioni di ClickUp* Scegliete tra vista Elenco, vista Calendario, vista Bacheca, vista Gantt e altre ancora
- Ordinare, filtrare e raggruppare le attività in base alle proprie preferenze ed esigenze
Visualizzare il flusso di lavoro del team con le visualizzazioni di ClickUp
È inoltre possibile utilizzare diversi modelli di panoramica del progetto e modelli di project management con flussi di lavoro precostituiti per gestire più facilmente il vostro lavoro.
Passaggio 7: Promozione dell'apprendimento e dello sviluppo continui
Infine, incoraggiate i membri del team a continuare a imparare e a migliorare le proprie competenze. Questo può aumentare le prestazioni e il morale del team.
Investite in formazione, workshop e sviluppo professionale per dimostrare al team che vi interessa la loro crescita. E allora vedrete che la fidelizzazione e la fedeltà dei dipendenti saliranno alle stelle.
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FAQ
1. Che cos'è una struttura basata sul team?
Una struttura basata sul team è un approccio gestionale in cui il lavoro è organizzato per team piuttosto che per ruoli individuali o reparti. Ogni team è responsabile di attività o oggetti specifici e i membri lavorano in modo collaborativo per raggiungerli.
Questo approccio favorisce il lavoro di squadra, la risoluzione dei problemi e l'innovazione, rendendolo adatto alle organizzazioni con progetti complessi o alle organizzazioni alle prese con rapidi cambiamenti.
2. Qual è la struttura di team più adatta a voi?
La struttura ideale del team dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni, la natura e gli obiettivi aziendali dell'organizzazione. Dipende anche dal tipo di lavoro che Da fare, dalle competenze e dall'esperienza dei membri del team e dalla cultura del luogo di lavoro.
3. Quali sono i fattori da considerare quando si costruisce la struttura ideale di un team?
Per costruire una struttura di team ideale è necessario considerare fattori quali le dimensioni dell'organizzazione, la complessità del lavoro, le competenze e l'esperienza dei membri del team e la cultura organizzativa. Ciascuna di queste strutture di team presenta punti di forza e sfide uniche.