La prima riunione con un nuovo team è un momento cruciale che imposta la relazione con la squadra.
È l'occasione per voi e per i membri del vostro team di costruire un rapporto e iniziare una nuova e proficua relazione di lavoro. Per questo è fondamentale fare una prima impressione positiva e duratura.
In qualità di nuovo manager, lavorerete con il team per assegnare attività, gestire progetti e valutare le prestazioni. La prima riunione consente di iniziare con il piede giusto e di fare le basi per la collaborazione futura.
Da fare per gestire la prima riunione con un nuovo team e quali sono le sfide da superare?
Continuate a leggere per scoprirlo.
Le sfide della prima riunione con un nuovo team
La riunione con un nuovo team è un'esperienza eccitante e impegnativa allo stesso tempo. Potreste essere ansiosi di conoscere le persone con cui lavorerete e di presentarvi. Tuttavia, potreste anche sentirvi come un estraneo che cerca di inserirsi.
Oltre al nervosismo, ci sono altre sfide da superare durante la prima riunione. Vediamo brevemente alcune di queste sfide.
Durata della riunione
L'impostazione di una durata adeguata per la prima riunione con un nuovo team è impegnativa. Non si vuole che sia così breve da impedire alle persone di interagire con voi, ma non si vuole nemmeno che si assentino dal lavoro per troppo tempo.
Il modo migliore per affrontare questo problema è preparare un programma chiaro e assegnare una durata per ogni parte della riunione. Riservate un po' di tempo anche per le domande e le risposte e per le conversazioni casuali.
Sommate i tempi assegnati per ogni attività o elemento dell'ordine del giorno e calcolate la durata. Assicuratevi di avere una riserva di tempo in caso di ritardi imprevisti.
Da fare una volta terminate le presentazioni e iniziate a tenere riunioni regolari del team riunioni di standup di breve durata per mantenerle efficienti e puntuali.
Mancanza di programmi
Da fare: Da fare: da fare: da fare: da fare: da fare: da fare: da fare 50% delle riunioni sono improduttive e una perdita di tempo? La causa più probabile di riunioni improduttive è la mancanza di un programma.
La mancanza di un programma può rendere la riunione priva di direzione e una perdita di tempo per tutti i partecipanti. Senza una struttura, la riunione può protrarsi più a lungo del previsto senza raggiungere alcuno scopo.
Anche i membri del team non saprebbero cosa aspettarsi e non arriverebbero preparati. L'impostazione di un programma dà struttura alla riunione, rendendola più efficiente e orientata allo scopo.
Difficoltà tecniche
Se avete preparato una presentazione per la vostra prima riunione e nello spazio non ci sono le attrezzature giuste, questo è un grosso problema. Anche con le attrezzature giuste, i problemi tecnici possono impedire la proiezione di una presentazione o di un video.
Per evitare queste situazioni, controllate in anticipo le attrezzature e la sala riunioni e assicuratevi che tutto funzioni.
Se gestite del team a distanza e pianificate una riunione online, molte cose possono andare storte. Una connessione Internet lenta o una soluzione di videoconferenza lenta possono rendere la riunione fastidiosa e inefficiente. Utilizzate una buona software di gestione delle riunioni per evitare questi problemi e garantire che la riunione si svolga senza intoppi.
Mancanza di preparazione
Una delle maggiori difficoltà che si possono incontrare quando si riunisce un nuovo team per la prima volta è quella di non avere abbastanza punti da discutere con i membri del team.
La ricerca e la preparazione in anticipo possono aiutare in questo senso. Potete conversare meglio con i membri del team se avete un elenco di punti di discussione e un'idea di chi è chi.
Altrimenti, potreste bloccarvi o affrontare silenzi imbarazzanti a causa di una preparazione insufficiente. Quindi, se volete fare un'ottima prima impressione, partecipate alla riunione ben preparati.
Dimensioni inadeguate della sala
Un'altra sfida che potreste incontrare quando conducete la vostra prima riunione è la prenotazione di una sala di dimensioni sbagliate. Ciò accade quando si utilizza un sistema di prenotazione online per prenotare una sala riunioni senza verificarla fisicamente.
Come per le attrezzature tecniche, anche la sala riunioni deve essere controllata in anticipo. Assicuratevi che le dimensioni siano sufficienti per ospitare la riunione.
Se avete in programma attività di team, assicuratevi che ci sia spazio sufficiente e che la sala riunioni sia predisposta per queste attività.
Troppi punti di discussione
Un'altra sfida che potreste affrontare è quella di avere troppe cose da fare e da dire durante la prima riunione con i dipendenti e di avere bisogno di più tempo.
Come nuovo manager, potreste avere troppe cose da discutere, ma dovete imparare a stabilire delle priorità. Ricordate che la prima riunione è introduttiva; potete programmare riunioni di lavoro in un secondo momento.
Mantenete le cose brevi e interattive, invece di cercare di ottenere troppo in una sola riunione.
Discussioni fuori tema
Una sfida inevitabile che la maggior parte dei nuovi manager si trova ad affrontare durante una riunione è che le persone si lasciano trasportare e discutono fuori tema. Le conversazioni possono fluire in qualsiasi direzione quando si riunisce un gruppo di persone in un'impostazione informale o casuale.
I nuovi manager devono trovare un equilibrio tra le interazioni informali e le riunioni strutturate con programma. Comunicando ogni elemento del programma e l'ora, è possibile indirizzare la riunione nella giusta direzione.
Come avere una prima riunione positiva con un nuovo team
Una riunione introduttiva di successo vi aiuterà a fare un'ottima prima impressione sul vostro team e a partire con il piede giusto.
Ma avete bisogno di strumenti e strategie per garantire che la vostra prima riunione vada bene.
Seguite i suggerimenti che seguono per migliorare ulteriormente le vostre possibilità di esito positivo.
Fissare obiettivi adeguati e condividerli con il team in anticipo
L'impostazione di un programma è necessaria per ogni riunione; la prima riunione con un nuovo team non fa eccezione. Stabilite degli obiettivi per la riunione e comunicate al vostro team lo scopo dell'incontro.
Per una prima riunione, l'obiettivo dovrebbe essere quello di presentarsi e conoscere tutto il team. Tuttavia, è opportuno suddividere la riunione in elementi d'azione e obiettivi specifici per fornire maggiore chiarezza ai partecipanti.
Ad esempio, è necessario che:
- Un'attività per rompere il ghiaccio
- Un discorso per presentarsi
- Apresentazione del team giro
- Una sessione di domande e risposte
Nel pianificare la prima riunione, elencate tutte le attività e gli elementi d'azione e assegnate del tempo per ciascuno di essi.
Utilizzare Documenti ClickUp per creare un programma dettagliato con obiettivi chiari ed elementi d'azione. Consente di creare elenchi puntati per definire gli obiettivi e di utilizzare una ricca formattazione per personalizzare l'agenda della riunione.
creare obiettivi di riunione ben formati e condividerli con il team utilizzando ClickUp docs_
Se si desidera utilizzare la prossima riunione per definire gli obiettivi del team, utilizzare ClickUp Modello di programma per la riunione di impostazione degli obiettivi . Si tratta di un documento completamente personalizzabile con campi predefiniti per aiutarvi a definire gli obiettivi per il vostro nuovo team.
Rendere l'esperienza interattiva
Da fare in modo che la prima riunione con il team sia tutta dedicata a voi. Rendetela una sessione interattiva in cui i membri del team possano parlare con voi e conoscervi meglio.
Ascoltate attivamente per conoscere meglio le dinamiche del team e i singoli membri. Prestate molta attenzione a ogni nuovo membro del team e coinvolgetelo.
Suggerimento: Ulteriori informazioni su ogni membro del team prima della prima riunione. Leggete i ruoli, i risultati e altri dettagli sui profili dei dipendenti dell'azienda.
Questo vi aiuterà a personalizzare le conversazioni e a coinvolgere ogni membro del team facendolo sentire di valore.
Ecco altri suggerimenti per rendere interattiva la riunione di presentazione:
- Svolgete attività di rompighiaccio per far partire le conversazioni emigliorare le dinamiche del team* Aggiungete elementi interattivi come quiz, sondaggi, ecc. per coinvolgere attivamente i membri del team remoto se state conducendo una riunione online
- Utilizzate esercizi di team-building per incoraggiare la collaborazione e la risoluzione dei problemi del team
- Organizzate una sessione aperta di domande e risposte in cui i membri del team possano porvi delle domande
- Praticare l'ascolto attivo durante la riunione, ponendo domande di follow-up e coinvolgendo genuinamente nelle conversazioni
Lasciare del tempo per le domande dei dipendenti
Quando si pianifica la riunione programma della riunione e gli elementi d'azione, lasciare un po' di tempo per le domande e risposte dei dipendenti.
In questo modo i membri del team possono chiarire i loro dubbi su come lavoreranno in futuro e su cosa ci si aspetta da loro. Inoltre, li aiuta a conoscere meglio voi e il vostro stile di gestione.
Lasciare un po' di tempo per le domande e le risposte è una buona pratica, anche durante le riunioni di lavoro riunioni di progetto . Rende le riunioni più interattive e coinvolge tutti nella discussione.
Preparatevi a gestire le situazioni impreviste
In qualità di manager, dovete essere pronti ad affrontare conflitti o disaccordi durante la prima riunione. Anticipate le potenziali sfide e preparatevi ad affrontarle.
Ad esempio, se avete in programma di cambiare le cose e incoraggiare i membri del team ad assumersi nuove responsabilità, preparatevi ad affrontare qualche resistenza.
La chiave è gestire la situazione con calma e gentilezza. È l'occasione per dimostrare al team che tipo di leader sarete. Quindi, anticipate i potenziali problemi e preparatevi ad affrontarli a testa alta.
Pensare a come chiudere la prima riunione del team in modo deciso
Preparate i punti di discussione per chiudere la riunione in modo appropriato, assicurandovi che non si chiuda bruscamente o che non si interrompa in modo imbarazzante.
Preparate un breve discorso per ispirare il team e chiudere la riunione in modo positivo.
Assicuratevi di aver cancellato i passaggi successivi e gli elementi d'azione per il team prima della fine della riunione. Se necessario, programmate riunioni individuali con i membri del team.
Utilizzare Strumenti di IA per prendere note e riepiloghi delle riunioni e condividerli con i membri del team.
Il follower: I passaggi successivi alla prima riunione del team
La prima riunione è solo l'inizio. È necessario comunicare i passaggi successivi e pianificare le riunioni future. Questo aiuta a capire i valori del team e a conoscere i nuovi membri.
Anche se la prima riunione è fondamentale, non è possibile ottenere tutto in una sola volta. È necessario un piano d'azione e un programma di riunioni regolari del team.
Vediamo alcuni aspetti essenziali di cui dovreste occuparvi.
Prendere note e documentare i verbali della riunione
Documentare la riunione e redigere un verbale è fondamentale perché aiuta a tenere traccia dei punti discussi. In caso contrario, le persone potrebbero dimenticare elementi d'azione essenziali e passaggi successivi.
Se si gestisce un team remoto, la registrazione della riunione diventa ancora più importante. Le persone possono usare la registrazione per fare riferimento ai punti discussi durante la riunione.
Utilizzare ClickUp Clip per registrare la vostra prima riunione. Consente di registrare lo schermo e di creare una registrazione video della riunione online. In questo modo, i membri del team possono ascoltare ciò che è stato discusso e vedere la vostra presentazione.
registrate lo schermo per documentare la vostra prima riunione e condividerlo con i membri del team per riferimenti futuri
Registrate i verbali delle riunioni come note e riepiloghi/riassunti di facile consultazione, se volete rendere le cose più semplici. Grazie alla tecnologia avanzata disponibile per Da fare, questo lavoro può essere terminato senza alcuno sforzo manuale.
Utilizzare ClickUp Brain per generare automaticamente note e riepiloghi/riassunti delle riunioni in pochi secondi, con un'elevata precisione e senza alcun lavoro richiesto.
riassumete i thread e create note per le riunioni in modo rapido con ClickUp AI_
Dovreste anche annotare gli elementi d'azione e i passaggi successivi per i membri del vostro team e condividerli con il vostro team. Utilizzate ClickUp AI modelli di note per le riunioni con una sezione per gli elementi d'azione e i passaggi successivi.
Programmare e pianificare le successive riunioni
Pianificare la riunione successiva è un'altra attività fondamentale da completare durante la prima riunione.
Non chiudete una riunione senza aver programmato la successiva per verificare lo stato degli elementi d'azione. Create un programma di riunioni del team e condividetelo con il vostro team per far sapere a tutti la frequenza con cui pensate di incontrarli.
Come nuovo manager, dovreste programmare sessioni individuali con ogni membro del team. Dovrete anche tenere riunioni di avvio del progetto per discutere dei vari progetti e della loro Sequenza.
Non è necessario comunicare tutto durante la prima riunione. Inviate invece una serie di email per comunicare il calendario dei diversi progetti tipi di riunione che si prevede di tenere.
Utilizzare il Modello di programma per la prossima riunione di ClickUp per impostare gli obiettivi e i punti di discussione della prossima riunione.
Potenzia le tue riunioni con lo strumento giusto
La prima riunione di un manager o di un team leader con un nuovo gruppo di lavoro è fondamentale, in quanto imposta la relazione di lavoro con il team.
È l'occasione per fare la prima impressione, presentarsi al team e creare fiducia. Da fare bene, la prima impressione sarà positiva e il lavoro con un nuovo team sarà molto più facile.
Se gestite del team a distanza e avete in programma la prima riunione online, assicuratevi di avere gli strumenti per rendere il processo senza intoppi.
Utilizzare Riunioni ClickUp per gestire tutti gli aspetti della riunione, dall'impostazione del Programma alla presa di note e alla trasmissione dei passaggi successivi. Iscrivetevi a ClickUp e usatelo per organizzare una riunione dall'esito positivo.
FAQs
**1. Da fare durante la prima riunione con un nuovo team?
Ecco alcuni spunti di riflessione per la prima riunione con un nuovo team:
- Iniziate presentandovi e raccontando al team la vostra esperienza di lavoro, le vostre aree di competenza e il vostro background
- Ringraziate il team per la calorosa accoglienza ricevuta e dite loro quanto siete entusiasti di lavorare con loro
- Stabilite il programma della riunione, tutte le attività e gli elementi d'azione previsti per il resto della riunione e stabilite le regole di base
- Svolgete una sessione di rompighiaccio per mettere le persone a proprio agio, avviare il flusso di conversazione e conoscere le persone a livello personale
- Portare a termine gli elementi d'azione previsti e chiudere con una sessione di domande e risposte e un commento conclusivo
**2. Qual è la prima cosa che il team leader dovrebbe fare durante la prima riunione?
La prima cosa da fare durante la riunione iniziale è presentarsi ai nuovi membri del team. Parlate loro del vostro background personale e professionale, della vostra esperienza di lavoro e del vostro ruolo attuale.
Questa è anche un'ottima occasione per definire le aspettative, illustrando loro il vostro stile manageriale e il modo in cui intendete guidare il team in futuro.
Dovete anche ringraziare il team per avervi accolto e dire loro che non vedete l'ora di collaborare con loro.
3. Da fare per iniziare la prima riunione di un team?
Iniziate la prima riunione del team dando il benvenuto a tutti e presentandovi. Usate un rompighiaccio per dare una spinta in più. Menzionate gli elementi critici previsti per la riunione e analizzateli individualmente.