il 71% dei dipendenti ha riferito di sentirsi stressato sul lavoro, secondo l'American Psychological Association Sondaggio su lavoro e benessere . Non si tratta solo di burnout mentale: il 44% dei lavoratori ha riferito di sentirsi fisicamente esaurito.
In risposta, le aziende hanno iniziato a introdurre vantaggi per i dipendenti come le ferie illimitate e le settimane lavorative di quattro giorni per spingerli a prendersi una pausa.
Eppure, l'americano medio (con PTO illimitato) prende solo 10 giorni di ferie annualmente.
Le aziende potrebbero dire: "Dai, prenditi quella pausa!" Ma le realtà operative spesso rendono difficile per i dipendenti disconnettersi e ricaricarsi completamente. Carichi di lavoro opprimenti, la stigmatizzazione della richiesta di ferie e altri fattori fanno sì che i dipendenti si tirino indietro.
**La soluzione: un processo standardizzato di richiesta di ferie, con modelli di richiesta di ferie, che riduca il carico emotivo della richiesta e dell'approvazione delle ferie e garantisca a tutti i dipendenti un trattamento equo
Questo articolo approfondisce l'argomento e fornisce 10 modelli gratis per aiutarvi a creare un processo di concessione delle ferie fluido e privo di stress per tutti i soggetti coinvolti.
Cosa sono i modelli di richiesta di ferie?
Un modello di richiesta di ferie è un documento standardizzato che i dipendenti utilizzano per richiedere formalmente il tempo di assenza dal lavoro. La modellizzazione delle richieste di ferie consente alle aziende di accelerare il processo di approvazione, ridurre gli errori e, soprattutto, garantire la conformità alle politiche di congedo.
Un modello di richiesta di assenza dal lavoro è generalmente composto dalle tre sezioni seguenti:
- Dati del dipendente: Informazioni di base sul dipendente, come il nome, il numero ID, il reparto e il titolo del lavoro
- Dettagli della richiesta: Le date di inizio e fine, il tipo di congedo (ferie, malattia, personale, ecc.) e una breve motivazione dell'assenza
- Sezione di approvazione: Quest'area è riservata alle firme e alle date per documentare il processo di approvazione e include la firma del dipendente, l'approvazione del supervisore e, talvolta, la conferma dell'HR
Inoltre, sebbene la struttura di base dei moduli per la richiesta di ferie rimanga coerente, possono esserci variazioni in base alle dimensioni dell'azienda, al settore e alle politiche specifiche in materia di ferie. Ad esempio, alcune aziende potrebbero chiedere un metodo preferito per contattarvi durante la PTO o menzionare chi sarà la persona direttamente responsabile (DRI) per i vostri progetti quando non sarete disponibili.
Cosa rende un buon modello di richiesta di ferie?
Il giusto modello di richiesta di ferie è importante per un processo HR fluido ed efficiente. Deve semplificare le cose, non aumentare il carico di lavoro.
Ecco i fattori chiave da considerare quando si sceglie un modello:
- **Il modello deve includere funzionalità/funzione che consentano di monitorare lo stato delle richieste, comprese le date di invio, i livelli di approvazione e la cronologia delle versioni, soprattutto se si considera la trasparenza un valore aziendale fondamentale
- Include tutte le informazioni: Deve contenere tutti i dettagli importanti necessari sia per il dipendente che per l'approvatore, in modo da ridurre al minimo le comunicazioni di ritorno
- Adattabile: Oltre alle informazioni di base, un buon modello deve essere personalizzabile per vari tipi di congedo
- Scalabile: Dovreste essere in grado di utilizzare lo stesso modello (magari con qualche leggera modifica) per almeno qualche anno, o se l'organico della vostra azienda aumenta
- Capacità di integrazione: Cercate un modello che si integri con il vostro software per le risorse umane e le buste paga, in modo da poter tenere traccia dei permessi dei dipendenti
In alternativa, cercate modelli che possano essere personalizzati con il logo della vostra azienda e che siano compatibili con i dispositivi mobili Questo aggiunge un aspetto professionale e garantisce un facile accesso ai dipendenti in movimento.
10 Modelli di richiesta di ferie gratis
Abbiamo selezionato per voi 10 modelli di moduli gratuiti per la richiesta di ferie, in modo che possiate semplificare le vostre operazioni di gestione delle risorse umane e iniziare subito a lavorare:
1. Modello di richiesta di ferie di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-14.png Centralizzate tutte le richieste di ferie e migliorate la visibilità del team con il modello di richiesta di ferie di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-194600740&department=hr-recruiting Scarica questo modello /$$$cta/
Il Modello di richiesta di ferie ClickUp è progettato per semplificare l'intero processo di gestione delle ferie, dalle richieste dei dipendenti alle approvazioni dei manager. Vi aiuta a monitorare il tempo dei dipendenti e a sapere chi è fuori ufficio e quando, in modo da poter pianificare di conseguenza il carico di lavoro in loro assenza.
Costruito su Progetti ClickUp (la suite di gestione delle attività di ClickUp), il modello consente ai dipendenti di presentare facilmente richieste di ferie, di visualizzare lo stato della richiesta e di ricevere notifiche quando la richiesta viene approvata o rifiutata.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-15-1400x682.png Modulo per la richiesta di assenze per motivi di lavoro ClickUp /$$$img/
Chiedete ai dipendenti di presentare le loro richieste tramite il Modulo di richiesta di assenza dal lavoro in ClickUp
La cosa più bella di questo modello è che viene fornito un Modulo di richiesta di ferie con campi personalizzati per il tipo di permesso, il numero di ore/giorni, le date di inizio e fine e il motivo della richiesta formale. È inoltre dotato di sezioni separate in cui il richiedente e il supervisore possono apporre la propria firma elettronica.
Una volta che il dipendente ha inviato il modulo, è possibile utilizzare il modulo Automazioni di ClickUp **I manager possono anche utilizzare le viste Bacheca ed Elenco per vedere chi è in congedo e filtrare le richieste in base al loro stato (nuove, approvate o rifiutate).
Con campi designati per ogni cosa, questo modello automatizza l'intero processo di richiesta di ferie e garantisce che tutti siano sulla stessa pagina. Inoltre, la natura oggettiva del modulo offre ai dipendenti la libertà di chiedere permessi senza sentirsi limitati o controllati.
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2. Modello di calendario ClickUp PTO
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-1.gif Ottenete un'istantanea di chi è in ufficio e di chi è fuori ufficio con il modello di calendario di ClickUp PTO https://app.clickup.com/signup?template=t-205352846&department=hr-recruiting Scarica questo modello /$$$cta/
Esistono numerosi strumenti di monitoraggio del tempo, ma niente può battere un calendario aziendale quando si tratta di organizzare il tempo. Che si tratti di monitoraggio delle attività, delle riunioni o delle PTO dei dipendenti, un calendario offre una panoramica chiara che nessun altro sistema può eguagliare.
Se amate la semplicità e la chiarezza visiva di un $$$a calendario, the Modello di calendario ClickUp PTO è per voi. Crea una visualizzazione condivisibile del calendario delle ferie di tutti i vostri dipendenti, in modo che tutti sappiano se qualcuno è in ferie o meno.
Il calendario non solo mostra chi è fuori dall'ufficio, ma monitora anche il numero di giorni di ferie di ciascun dipendente Questo è particolarmente utile per incoraggiare i membri del team a utilizzare le ferie.
Ecco come funziona:
- Per prima cosa, creare un documento inDocumenti ClickUp e delineare la quantità di ferie di cui godono i dipendenti e come vengono gestite
- Creare il modulo per la richiesta di PTO utilizzando ClickUp Modulo
- Utilizzare il fileVisualizzazione del calendario di ClickUp per visualizzare i permessi retribuiti dei dipendenti
- Connessione di ClickUp al software HR per monitorare e aggiornare il conteggio dei permessi dei dipendenti
Infine, è possibile rendere pubblico il calendario per promuovere la visibilità e la trasparenza tra tutti i dipendenti.
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3. Modello di modulo di richiesta di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-16.png Con il modello di modulo per la richiesta di ClickUp, i nuovi membri del team vengono inseriti nel sistema di assenze per motivi di lavoro https://app.clickup.com/signup?template=t-205384045&department=it Scarica questo modello /$$$cta/
Questo non è un modello per la richiesta di time-off, ma piuttosto la base per un processo di time-off senza intoppi Modello di modulo di richiesta ClickUp semplifica il processo di onboarding raccogliendo tutte le informazioni necessarie dai nuovi assunti in una sola volta.
Ogni volta che un nuovo membro del team si unisce a noi, il dipendente (o il suo team leader) e il suo team possono facilmente richiedere al team People Ops l'impostazione del suo profilo e l'accesso al modulo PTO e al calendario.
Il modulo dispone di alcuni campi di base, ma è possibile aggiungere altri campi per i dettagli del turno, le informazioni sulla posizione o altri dati rilevanti. Ad esempio, se avete politiche di congedo diverse per regioni diverse e tipi di congedo diversi, come ferie e giorni di malattia, potete specificare quale politica si applica al nuovo assunto.
In questo modo, dimostrate il vostro impegno per il benessere dei dipendenti e l'equilibrio tra vita privata e lavoro.
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4. Modello per le richieste del team di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-17.png Unificate il processo di richiesta (dalle ferie all'accesso al software) con il modello di richiesta del team ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-10686767&department=hr-recruiting Scarica questo modello /$$$cta/
Destreggiarsi tra più moduli per richieste diverse può diventare caotico molto velocemente, soprattutto se siete una startup o una SMB (Small and Midsize Business) con troppe cose in ballo. In questi casi, un unico modulo per tutte le richieste dei dipendenti può essere utile.
Il modulo Modello per le richieste del team ClickUp È un modulo generale che i dipendenti inviano per richiedere qualsiasi cosa, dall'accesso alle attrezzature hardware e agli strumenti alle ferie Questo facilita anche i manager, che non devono controllare più moduli per vedere se c'è stata una nuova richiesta.
Da fare è solo aggiungere una nuova categoria per i 'tempi di riposo' nel modulo, insieme a campi personalizzati per i dettagli del congedo, e il gioco è fatto. Poiché ClickUp Modulo è dotato di campi a condizione, potete mostrare ai dipendenti solo i campi pertinenti per ogni tipo di richiesta.
Mentre la Vista Bacheca consente ai team leader di classificare le richieste, con le Automazioni di ClickUp è possibile impostare le richieste di ferie come ad alta priorità, in modo che vengano evase il prima possibile.
In questo modo è possibile creare un sistema unico ed efficiente per tutte le richieste interne.
5. Modello di programma del team ClickUp
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Semplificate la gestione del carico di lavoro dei dipendenti in congedo con il modello ClickUp Team Schedule.
https://app.clickup.com/signup?template=t-3pqnr2g&department=operations
Scaricate questo modello
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La gestione del carico di lavoro durante le assenze dei dipendenti è fondamentale per garantire che tutti i processi aziendali dell'organizzazione si svolgano senza intoppi. Aiuta i gestori del team a ridistribuire le attività per garantire che i progetti rimangano in linea, anche quando i membri del team sono assenti fuori ufficio . In questo modo, i dipendenti possono godersi le ferie senza lo stress del lavoro che si accumula, uno dei motivi principali per cui la maggior parte dei dipendenti evita di chiedere le ferie.
Il Modello di calendario del team ClickUp È un semplice modello di attività che i team leader e i gestori del team possono duplicare e utilizzare ogni volta che approvano le ferie richieste. La lista di controllo comprende quattro elementi di azione:
- Rivedere le sequenze e le date di scadenza delle attività previste dal programma di un dipendente
- Esaminare chi altro fa parte del progetto (o può contribuire)
- Controllare il loro programma attuale e futuro
- Confermare con il dipendente se può occuparsi di una delle attività ad alta priorità
Fornendo un approccio strutturato alla ridistribuzione delle attività, questo sistema assicura la continuità del progetto, previene i colli di bottiglia e, soprattutto, riduce lo stress dei dipendenti in congedo e dei loro colleghi.
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6. Modello di programma dei turni di lavoro di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-19.png Tenete conto delle carenze di personale durante i periodi di assenza con il modello ClickUp Shift Schedule https://app.clickup.com/signup?template=t-900200039605&department=operations Scarica questo modello /$$$cta/
Se la gestione del carico di lavoro per i dipendenti che lavorano regolarmente da 9 a 5 è complessa, lo è doppiamente per le aziende con più turni. **Una pianificazione dei turni ben strutturata, che fornisca una panoramica chiara della disponibilità del team, può aiutare a garantire un piano e un'approvazione efficienti dei permessi
Il Modello di programma dei turni di lavoro di ClickUp semplifica notevolmente il tutto
Il modello aiuta a suddividere i ruoli in turni, ad assegnarli alla persona responsabile e a monitorare le assenze. Questo vi permette di:
- Vedere a colpo d'occhio chi sta lavorando e quando
- Monitorare facilmente chi è assente e perché
- Regolare i turni in base alla disponibilità del team
- Anticipare le necessità di personale e le potenziali carenze
Centralizzando le informazioni sui turni, il modello migliora strategicamente la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team.
Da fare: il processo potrebbe essere migliore? Obiettivi di ClickUp può aiutarvi a valutare l'efficienza dei vostri turni e a individuare le aree di miglioramento. È possibile impostare attività cardine e traguardi per misurare l'efficienza dei processi e individuare le aree di miglioramento. Ad esempio, è possibile utilizzare gli obiettivi Vero/Falso in ClickUp per verificare se si soddisfano i requisiti di organico giornalieri.
In pratica, non vi limitate a gestire gli orari dei turni, ma li ottimizzate per ottenere la massima efficienza.
7. Modello di calendario per la programmazione del team ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-2.gif Date al vostro team visibilità alle attività di ognuno (e alle ferie) con il modello di calendario ClickUp Team Schedule https://app.clickup.com/signup?template=t-194504419&department=pmo Scaricate questo modello /$$$cta/
Il Modello di calendario degli orari del team ClickUp aiuta a facilitare il processo di passaggio di consegne da parte di un dipendente che si assenta, assicurando la condivisione delle attività e delle informazioni essenziali prima della sua assenza. Questo riduce al minimo i ritardi del progetto, consente una transizione senza intoppi e permette ai dipendenti di staccare completamente la spina durante il periodo di ferie
Il modello è dotato di quattro visualizzazioni:
- Attività del progetto: Una vista Elenco in cui è possibile avere una panoramica di tutte le attività assegnate al team, oltre a creare e gestire nuove attività
- Programma settimanale: Un tabellone in stile Kanban che organizza visivamente le attività in base alle date di scadenza
- Carico di lavoro: Questa vista fornisce un quadro chiaro dei carichi di lavoro individuali e del team, aiutando a bilanciare gli incarichi e a prevenire i sovraccarichi. La parte migliore è che si può modificare la durata della visualizzazione in un mese, due settimane o una settimana e pianificare in modo proattivo le ferie dei dipendenti
- **Questa è una vista Calendario che visualizza la durata delle attività e le sovrapposizioni, consentendo una gestione efficiente del tempo e l'allocazione delle risorse
Questo aiuta i compagni di squadra a coordinare i loro lavori richiesti, sia che si assumano responsabilità aggiuntive durante l'assenza di un collega, sia che identifichino potenziali dipendenze Allo stesso tempo, i manager possono ridistribuire il lavoro in modo efficiente senza sovraccaricare nessuno.
8. Modello di tabella oraria ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-3.gif Pagate con precisione i lavoratori a ore con il modello di tabella oraria ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-200638149&department=personal-use Scarica questo modello /$$$cta/
Il monitoraggio del tempo libero dei dipendenti a ore può diventare caotico se non si dispone di un sistema accurato. A differenza dei lavoratori dipendenti con retribuzione fissa, i dipendenti a ore sono pagati in base alle ore di lavoro effettivamente prestate. Ciò significa che è necessario monitorare non solo i "giorni di ferie", ma anche le "ore di ferie"
Il* sistema di retribuzione Modello di piano orario ClickUp Fornisce un quadro di riferimento per la gestione dei lavoratori a ore utilizzando una combinazione di visualizzazioni del calendario e strumenti di monitoraggio del tempo Questo aiuta a tenere traccia dell'effettivo tempo di lavoro e garantisce registrazioni accurate delle buste paga.
Il modello ha una visualizzazione Calendario settimanale, in cui è possibile pianificare il programma di un dipendente per una gestione efficiente del tempo.
Ogni volta che un dipendente vuole prendersi un'ora (o un giorno) di riposo, è possibile bloccare quel blocco di tempo specifico come "Fuori ufficio" e includere una nota che spiega il motivo per cui si è preso quel periodo di ferie. Molto comodo, vero?
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9. Modello di registro delle ferie HR da Template.net
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-20-1400x801.png Modello di registro delle assenze per le risorse umane /$$$img/
via Modello.net Se siete una piccola azienda o preferite un approccio senza fronzoli al monitoraggio delle richieste di ferie, allora questo Modello di registro delle assenze per le risorse umane da Template.net È sufficiente duplicarlo per ogni dipendente e aggiornarlo ogni volta che qualcuno si assenta. È un modo semplice per tenere traccia dei giorni di ferie e di altre assenze.
Il modello include i dettagli essenziali, come le informazioni sul dipendente, l'indennità PTO, i tipi di ferie, il saldo residuo e la cronologia delle ferie prese. L'aggiunta della politica a ogni record del dipendente può essere utile se si hanno politiche e categorie di ferie diverse, per i dipendenti a tempo pieno, per quelli a tempo parziale e così via.
In questo modo, non solo si centralizzano i dati relativi ai permessi dei dipendenti, ma si garantisce anche la conformità alle politiche aziendali in materia di permessi.
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10. Modulo per la richiesta di ferie da parte dei dipendenti di Startup by Modello.net
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-21-1400x825.png Modulo per la richiesta di ferie da parte dei dipendenti di startup /%img/
via Modello.net L'ultimo modello del nostro elenco è un altro modello semplice. Il Modulo di richiesta di ferie per i dipendenti di una startup da Modello.net È un semplice modulo che i dipendenti possono condividere con i loro manager per richiedere le ferie
Ha quattro sezioni: dettagli del dipendente, dettagli dell'assenza, approvazione del manager (e commenti) e approvazione delle risorse umane. È anche possibile allegare file se la politica aziendale richiede una dichiarazione del medico quando ci si assenta per malattia.
Questo modello è particolarmente adatto alle piccole aziende e alle startup che preferiscono un sistema di gestione delle ferie semplice.
Gestire le ferie dei dipendenti con ClickUp
Un sistema di gestione delle ferie ben strutturato non solo aiuta a monitorare le assenze e a gestire i carichi di lavoro, ma garantisce anche il rispetto delle normative locali in materia di lavoro. ClickUp può aiutarvi.
La sua suite di strumenti per la gestione del lavoro - modelli di richiesta di ferie, pianificazione del team, monitoraggio del tempo e funzionalità/funzione di gestione del carico di lavoro - può aiutarvi a semplificare il processo, a ridurre le perdite di tempo e a creare una cultura che dia priorità all'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Inoltre, grazie all'integrazione di ClickUp con oltre 1000 app e piattaforme (tra cui la maggior parte dei software di gestione delle risorse umane e delle buste paga), è possibile monitorare automaticamente i permessi e garantire pagamenti accurati.
Perché non provarlo? Iscrivetevi gratuitamente a ClickUp e standardizzate il processo di richiesta (e approvazione) delle ferie.