Secondo il sondaggio sul lavoro e il benessere condotto dall'American Psychological Association, il 71% dei dipendenti ha dichiarato di sentirsi stressato sul lavoro. Non si tratta solo di esaurimento mentale: il 44% dei lavoratori ha dichiarato di sentirsi fisicamente esausto.
In risposta, le aziende hanno iniziato a introdurre vantaggi per i dipendenti come ferie illimitate e settimane lavorative di quattro giorni per incoraggiarli a prendersi una pausa.
Eppure, l'americano medio (con ferie illimitate) prende solo 10 giorni di ferie all'anno .
Le aziende potrebbero dire: "Avanti, prenditi quella pausa!". Tuttavia, la realtà operativa spesso rende difficile per i dipendenti staccare la spina e ricaricarsi completamente. Carichi di lavoro eccessivi, lo stigma legato alla richiesta di ferie e altri fattori rendono i dipendenti riluttanti a farlo.
La soluzione: un processo standardizzato di richiesta di ferie, con modelli di richiesta di ferie, che riduce lo stress emotivo legato alla richiesta e all'approvazione delle ferie e garantisce che tutti i dipendenti siano trattati in modo equo quando richiedono le ferie.
Questo articolo approfondisce l'argomento e fornisce 10 modelli gratis per aiutarti a creare un processo di ferie fluido e senza stress per tutte le persone coinvolte.
Cosa sono i modelli di richiesta di ferie?
Un modello di richiesta di ferie è un documento standardizzato che i dipendenti utilizzano per richiedere formalmente un periodo di assenza dal lavoro. Creando modelli per le richieste di ferie, le aziende possono accelerare il processo di approvazione, ridurre gli errori e, soprattutto, garantire il rispetto delle politiche in materia di ferie.
Un modello di richiesta di ferie è solitamente composto dalle seguenti tre sezioni:
- Dettagli sui dipendenti: informazioni di base sui dipendenti, quali nome, numero ID, reparto e titolo professionale.
- Dettagli della richiesta: data di inizio e data di fine, tipo di ferie (vacanze, malattia, motivi personali, ecc.) e una breve motivazione dell'assenza.
- Sezione approvazioni: quest'area è riservata alle firme e alle date per documentare il processo di approvazione e include la firma del dipendente, l'approvazione del supervisore e, talvolta, la conferma delle risorse umane.
Inoltre, sebbene la struttura di base dei moduli di richiesta di ferie rimanga invariata, possono esserci variazioni in base alle dimensioni dell'azienda, al settore e alle politiche specifiche in materia di ferie. Ad esempio, alcune aziende potrebbero chiederti quale sia il metodo di contatto preferito durante il periodo di ferie o effettuare una menzione su chi sarà il responsabile diretto (DRI) dei tuoi progetti quando non sarai disponibile.
Cosa rende efficace un modello di richiesta di ferie?
Il modello giusto per le richieste di ferie è importante per un processo HR efficiente e senza intoppi. Dovrebbe semplificare le cose, non aumentare il tuo carico di lavoro.
Ecco alcuni fattori chiave da considerare nella scelta di un modello:
- Audit trail: il modello dovrebbe includere funzionalità/funzioni per il monitoraggio dello stato delle richieste, comprese le date di invio, i livelli di approvazione e la cronologia delle versioni, particolarmente importanti se consideri la trasparenza un valore fondamentale dell'azienda.
- Include tutte le informazioni: deve coprire tutti i dettagli importanti richiesti sia dal dipendente che dall'approvatore, in modo da ridurre al minimo le comunicazioni avanti e indietro.
- Adattabile: oltre alle informazioni di base, un buon modello dovrebbe essere personalizzabile per vari tipi di ferie.
- Scalabile: dovresti poter utilizzare lo stesso modello (magari con alcune lievi modifiche) per almeno alcuni anni o fino a quando il numero dei dipendenti della tua azienda non aumenterà.
- Funzionalità di integrazione: cerca un modello che si integri con il tuo software HR e paghe, in modo da poter effettuare il monitoraggio delle ferie dei dipendenti.
Se lo desideri, cerca modelli che possano essere personalizzati con il logo della tua azienda e che siano compatibili con i dispositivi mobili. Questo aggiunge un tocco di professionalità e garantisce un facile accesso ai dipendenti in movimento.
10 modelli gratuiti per le richieste di ferie
Abbiamo selezionato per te 10 modelli gratuiti di moduli di richiesta di ferie, così potrai semplificare le operazioni HR e partire con il piede giusto:
1. Modello di richiesta di ferie ClickUp
Il modello di richiesta di ferie ClickUp è progettato per semplificare l'intero processo di gestione delle ferie, dalle richieste dei dipendenti alle approvazioni dei manager. Ti aiuta a effettuare il monitoraggio dell'orario dei dipendenti e a sapere chi è fuori ufficio e quando, in modo da poter pianificare il carico di lavoro in base alla loro assenza.
Basato su ClickUp Projects (la suite di gestione delle attività di ClickUp), il modello consente ai dipendenti di inviare facilmente le richieste di ferie, visualizzare lo stato delle loro richieste e persino ricevere notifiche quando la richiesta viene approvata o rifiutata.
Il vantaggio principale di questo modello è che include un modulo di richiesta di ferie con campi personalizzati per il tipo di ferie, il numero di ore/giorni, le date di inizio e fine e il motivo della richiesta formale. Dispone inoltre di sezioni separate in cui il richiedente e il supervisore possono aggiungere le loro firme elettroniche.
Una volta che un dipendente ha inviato il modulo, puoi utilizzare ClickUp Automations per assegnarlo al suo diretto superiore, che potrà esaminare la richiesta. I manager possono anche utilizzare le visualizzazioni Bacheca e Elenco per vedere chi è in ferie e filtrare le richieste in base al loro stato: nuove, approvate o rifiutate.
Con campi specifici per ogni voce, questo modello automatizza l'intero processo di richiesta di ferie e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Inoltre, la natura oggettiva del modulo offre ai dipendenti la libertà di richiedere ferie senza sentirsi limitati o controllati.
Leggi anche: Una giornata nella vita di un responsabile delle risorse umane: ruolo, responsabilità e sfide
2. Modello di calendario PTO ClickUp
Esistono tantissimi app e strumenti di monitoraggio sofisticati, ma nulla può battere un calendario aziendale quando si tratta di organizzare il tempo. Che si tratti di monitorare attività, riunioni o ferie dei dipendenti, un calendario offre una panoramica visiva chiara che nessun altro sistema è in grado di eguagliare.
Se ami la semplicità e la chiarezza visiva di un calendario, il modello di calendario PTO di ClickUp è quello che fa per te. Crea una vista calendario condivisibile di tutte le ferie dei tuoi dipendenti, in modo che tutti sappiano se qualcuno è presente o assente.
Il calendario non solo mostra chi è fuori ufficio, ma effettua anche il monitoraggio di quanti giorni di ferie ha preso ogni dipendente. Ciò è particolarmente utile per incoraggiare i membri del team a utilizzare le ferie a loro disposizione.
Ecco come funziona:
- Per prima cosa, crea un documento in ClickUp Docs e definisci la durata delle ferie dei dipendenti e le modalità di gestione.
- Crea il modulo di richiesta di ferie utilizzando ClickUp Forms.
- Utilizza la vista del Calendario di ClickUp per visualizzare le ferie retribuite dei dipendenti.
- Crea una connessione tra ClickUp e il tuo software HR per effettuare il monitoraggio del conteggio delle ferie dei dipendenti e aggiornarle.
Infine, puoi rendere pubblico il Calendario per promuovere la visibilità e la trasparenza tra tutti i dipendenti.
3. Modello di modulo di richiesta ClickUp
Questo non è un modello diretto per la richiesta di ferie, ma piuttosto la base per un processo di ferie senza intoppi. Il modello di modulo di richiesta ClickUp semplifica il processo di inserimento raccogliendo tutte le informazioni necessarie dai nuovi assunti in una sola volta.
Ogni volta che un nuovo membro entra a far parte del team, il dipendente (o il suo team leader) e il suo team possono facilmente richiedere al team People Ops di impostare il profilo del dipendente e dargli accesso al modulo PTO e al Calendario.
Sebbene il modulo contenga alcuni campi di base, è possibile aggiungere campi aggiuntivi per i dettagli sui turni, le informazioni relative alla posizione o altri dati rilevanti. Ad esempio, se sono in vigore politiche diverse in materia di ferie per le diverse regioni e per i diversi tipi di ferie, come le ferie e i giorni di malattia, è possibile specificare quale politica si applica ai nuovi assunti.
In questo modo, dimostrerai il tuo impegno per il benessere dei dipendenti e l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
4. Modello per le richieste del team ClickUp
Gestire più moduli per richieste diverse può diventare rapidamente caotico, soprattutto se sei una startup o una PMI (piccola e media impresa) con troppe cose da fare. In questi casi, un unico modulo per tutte le richieste dei dipendenti può essere d'aiuto.
Il modello ClickUp Team Requests è un modulo generico che i dipendenti possono compilare per richiedere qualsiasi cosa, dall'accesso ad attrezzature hardware e strumenti alle ferie. Questo semplifica anche il lavoro dei manager, che non devono più controllare più moduli per verificare se ci sono nuove richieste.
Tutto quello che devi fare è aggiungere una nuova categoria per le "assenze" nel modulo, insieme a campi personalizzati per i dettagli delle ferie, e il gioco è fatto. Poiché ClickUp Forms è dotato di campi condizionali, puoi mostrare ai dipendenti solo i campi rilevanti per ogni tipo di richiesta.
Mentre la vista Bacheca consente ai team leader di classificare le richieste, puoi impostare le richieste di ferie come di alta priorità utilizzando ClickUp Automazioni, in modo che vengano gestite il prima possibile.
Questo ti aiuta a creare un unico sistema efficiente per tutte le richieste interne.
5. Modello di pianificazione del team ClickUp
La gestione del carico di lavoro durante le assenze dei dipendenti è fondamentale per garantire che tutti i processi aziendali nella tua organizzazione funzionino senza intoppi. Aiuta i manager a ridistribuire le attività per garantire che i progetti procedano secondo i piani, anche quando i membri del team sono fuori ufficio. In questo modo, i dipendenti possono godersi il loro tempo libero senza stressarsi per il lavoro che si accumula, uno dei motivi principali per cui la maggior parte dei dipendenti evita di richiedere ferie.
Il Modello di pianificazione del team ClickUp è un semplice modello di attività che i team leader e i manager possono duplicare e utilizzare ogni volta che approvano una richiesta di ferie. La lista di controllo include quattro elementi:
- Controlla le sequenze e le date di scadenza delle attività nel programma di un dipendente.
- Verifica chi altro fa parte del progetto (o può dare una mano)
- Controlla il loro programma attuale e futuro
- Verifica con loro se possono occuparsi di eventuali attività con alta priorità.
Fornendo un approccio strutturato alla ridistribuzione delle attività, questo sistema garantisce la continuità dei progetti, previene i colli di bottiglia e, soprattutto, riduce lo stress dei dipendenti in ferie e dei loro colleghi.
6. Modello di turno di lavoro ClickUp
Se la gestione del carico di lavoro per i dipendenti con un orario regolare dalle 9 alle 17 è complessa, lo è ancora di più per le aziende con turni multipli. Un programma di turni ben strutturato, che offre una chiara panoramica della disponibilità del team, può aiutarti a garantire una pianificazione e un'approvazione efficienti delle ferie.
Il modello di pianificazione dei turni di ClickUp semplifica notevolmente il tutto.
Il modello aiuta a suddividere i ruoli in turni, assegnarli alla persona responsabile e effettuare il monitoraggio delle assenze. Ciò consente di:
- Scopri chi lavora e quando con un solo sguardo.
- Effettua facilmente il monitoraggio di chi è assente e della ragione.
- Modifica i turni in base alla disponibilità del team.
- Anticipa le esigenze di personale e le potenziali carenze
Centralizzando le informazioni sui turni, il modello migliora strategicamente la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team.
Ritieni che il processo potrebbe essere migliorato? ClickUp Goals può aiutarti a valutare l'efficacia dei tuoi turni e individuare le aree di miglioramento. Puoi impostare traguardi e obiettivi per misurare l'efficienza dei tuoi processi e individuare le aree di miglioramento. Ad esempio, puoi utilizzare gli obiettivi Vero/Falso in ClickUp per verificare se soddisfi quotidianamente i tuoi requisiti di personale.
In sostanza, non ti limiti a gestire i turni di lavoro, ma li ottimizzi per ottenere la massima efficienza.
7. Modello di calendario per la pianificazione del team ClickUp
Il modello di calendario del programma del team ClickUp facilita il processo di passaggio delle consegne da un dipendente che si assenta, garantendo la condivisione delle attività e delle informazioni essenziali prima della sua assenza. Ciò riduce al minimo i ritardi nei progetti, consente una transizione fluida e permette ai dipendenti di staccare completamente la spina durante il periodo di assenza.
Il modello è disponibile in quattro visualizzazioni:
- Attività di progetto: una "vista Elenco" che consente di ottenere una panoramica di tutte le attività assegnate al team, oltre a creare e gestire nuove attività.
- Programma settimanale: una bacheca in stile Kanban che organizza visivamente le attività in base alle loro date di scadenza.
- Carico di lavoro: questa visualizzazione fornisce un quadro chiaro dei carichi di lavoro individuali e di squadra, aiutando a bilanciare gli incarichi e a prevenire i sovraccarichi. La parte migliore è che puoi modificare la durata della visualizzazione a un mese, due settimane o una settimana e pianificare in modo proattivo le ferie dei dipendenti.
- Programma del team: si tratta di una vista calendario che mostra la durata e le sovrapposizioni delle attività, consentendo una gestione efficiente del tempo e dell'allocazione delle risorse.
Questo aiuta i membri del team a coordinare il loro lavoro, sia che si tratti di assumersi responsabilità aggiuntive durante l'assenza di un collega, sia che si tratti di identificare potenziali dipendenze. Allo stesso tempo, i manager possono ridistribuire il lavoro in modo efficiente senza sovraccaricare nessuno.
8. Modello di orario ClickUp
Il monitoraggio delle ferie dei dipendenti a ore può diventare caotico se non si dispone di un sistema accurato. A differenza dei lavoratori stipendiati con una retribuzione fissa, i dipendenti a ore vengono pagati in base alle ore effettivamente lavorate. Ciò significa che è necessario tenere traccia non solo dei "giorni di ferie", ma anche delle "ore di ferie".
Il modello di orario giornaliero ClickUp fornisce un quadro di riferimento per la gestione dei lavoratori a ore utilizzando una combinazione di visualizzazioni del calendario e strumenti di monitoraggio del tempo. Questo ti aiuta a tenere traccia del tempo effettivo lavorato da una persona e garantisce registrazioni accurate dei libri paga.
Il modello dispone di una vista del calendario settimanale, in cui è possibile pianificare il programma di un dipendente per una gestione efficiente del tempo.
Ogni volta che un dipendente desidera prendersi un'ora (o un giorno) di ferie, puoi bloccare quel determinato periodo di tempo come "Fuori sede" e includere una nota che spiega il motivo della assenza. Super conveniente, vero?
9. Modello HR per la registrazione delle ferie di Template.net
Se hai una piccola impresa o preferisci un approccio semplice per il monitoraggio delle richieste di ferie, allora questo modello HR per la registrazione delle ferie di Template.net può esserti d'aiuto. Basta duplicarlo per ogni dipendente e aggiornarlo ogni volta che qualcuno prende delle ferie. È un modo semplice per tenere traccia dei giorni di ferie e delle altre assenze.
Il modello include dettagli essenziali come le informazioni sui dipendenti, le ferie concesse, i tipi di ferie, il saldo residuo e la cronologia delle ferie godute. Aggiungere la politica a ciascun record dei dipendenti può essere utile se hai diverse politiche e categorie di ferie, ad esempio per i dipendenti a tempo pieno, quelli a tempo parziale e così via.
In questo modo, non solo centralizzi i registri delle ferie dei dipendenti, ma garantisci anche la conformità con le politiche aziendali in materia di ferie.
Leggi anche: Come evitare il micro-management sul posto di lavoro
10. Modulo di richiesta di ferie per dipendenti di startup con modello di Template.net
L'ultimo modello dell'elenco è un altro modello semplice. Il Modulo di richiesta di ferie per dipendenti di startup di Template.net è un semplice modulo che i dipendenti possono condividere con i loro manager quando richiedono delle ferie.
Il modello è composto da quattro sezioni: dettagli sul dipendente, dettagli sulle ferie, approvazione del manager (e commenti) e approvazione delle risorse umane. È anche possibile creare allegati se la politica aziendale richiede un certificato medico in caso di ferie per malattia.
Questo modello è particolarmente adatto alle piccole imprese e alle startup che preferiscono un sistema di gestione delle ferie semplice.
Gestisci le assenze dei dipendenti con ClickUp
Un sistema di gestione delle ferie ben strutturato non solo ti aiuta nel monitoraggio delle assenze e nella gestione dei carichi di lavoro, ma garantisce anche il rispetto delle normative locali in materia di lavoro. E ClickUp può aiutarti.
La sua suite di strumenti per la gestione del lavoro, che include modelli per le richieste di ferie, pianificazioni del team, monitoraggio del tempo e funzionalità per la gestione del carico di lavoro, può aiutarti a semplificare il processo, ridurre i passaggi e creare una cultura che dia priorità all'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.
Inoltre, poiché ClickUp si integra con oltre 1000 app e piattaforme (tra cui la maggior parte dei software di gestione delle risorse umane e delle buste paga), puoi effettuare il monitoraggio automatico delle ferie e garantire pagamenti accurati.
Perché non provarlo? Iscriviti gratis a ClickUp e standardizza il processo di richiesta (e approvazione) delle ferie.