Il tuo progetto è stato completato con successo e il tuo team può finalmente rilassarsi e festeggiare! Ma ora che i risultati del progetto sono stati raggiunti, ci saranno sicuramente alcune domande urgenti.
Avete consegnato tutti i risultati del progetto in tempo? Qualcuno dei membri del team era sopraffatto? Ci sono input da parte del cliente che possono aiutarti a migliorare il tuo processo? Ecco perché una riunione post mortem è un passaggio necessario nel processo di project management. Ti aiuta a trovare le lacune nel tuo processo e ad apportare miglioramenti futuri per ottenere risultati più efficaci.
Una riunione post mortem di progetto, nota anche come retrospettiva o revisione degli incidenti critici, è una discussione che si tiene dopo la consegna del progetto. Il Project Management Institute la definisce una "riunione sulle lezioni apprese". In questa riunione è possibile esaminare con precisione cosa ha funzionato e cosa deve essere migliorato, identificare le aree di successo, scoprire potenziali difetti e imparare lezioni preziose per i progetti futuri.
Per aiutarti a condurre riunioni post mortem efficaci al termine di un progetto, ti spiegheremo cosa sono, come organizzarne una e ti suggeriremo strumenti e modelli per stabilire le regole di base.
Che cos'è una riunione post mortem?
Una riunione post mortem o retrospettiva di progetto è una discussione di team in cui vengono raccolti tutti i dettagli di un progetto dopo il suo completamento. Lo scopo di questa riunione è analizzare in modo collaborativo il percorso del progetto, identificando sia gli esiti positivi che le aree di miglioramento.
In questa riunione inviti tutte le parti interessate interne coinvolte ad analizzare:
- Cosa è andato bene?
- Cosa è andato storto?
- Cosa si sarebbe potuto fare meglio?
- Quali sono gli insegnamenti chiave di questo progetto?
- Come è possibile implementare questi insegnamenti nei progetti futuri?
Attraverso una discussione aperta e una riflessione onesta, il post mortem del progetto aiuta il project manager e i team di progetto a capire come creare processi di progetto efficaci e implementare questi insegnamenti nei progetti futuri.
Una riunione post mortem di successo vi aiuterà a:
- Ottieni informazioni dettagliate sui tuoi processi: queste riunioni mettono in luce lezioni preziose apprese. Identificando ciò che ha funzionato bene, i team possono replicare gli esiti positivi nei progetti futuri. Al contrario, scoprire le sfide consente di trovare soluzioni proattive e migliorare i processi
- Migliora l'apprendimento e il morale del team: i post mortem creano una piattaforma per la condivisione delle conoscenze e la collaborazione, aiutando i membri del team a imparare dalle esperienze reciproche. Ciò incoraggia un senso di responsabilità collettiva e di crescita, offrendo al contempo ai singoli membri del team l'opportunità di esprimere le proprie opinioni
- Migliorare il tasso di esito positivo dei progetti: implementare le informazioni ottenute dalle riunioni post mortem nei progetti futuri migliora la pianificazione e l'esecuzione dei progetti. Affrontando le carenze del passato, i team possono mitigare in modo proattivo i rischi e garantire una consegna più fluida dei progetti in futuro
- Creare una cultura del miglioramento continuo: integrare le analisi post mortem nel piano di progetto consente una riflessione coerente. Questa analisi e iterazione continua aiuta i team a perfezionare il loro approccio e ad adattarsi più rapidamente alle circostanze mutevoli, migliorando l'efficienza
Come prepararsi per una riunione post-mortem di progetto di esito positivo
Quindi, ora sappiamo perché è necessario tenere una riunione post mortem dopo ogni progetto. Tuttavia, garantire una sessione produttiva e con esito positivo richiede una preparazione. Per iniziare, ecco tutte le cose che devi fare:
Definire ruoli e responsabilità
La chiave per una riunione post mortem di successo inizia con la definizione di chi farà cosa. Sebbene tutti i membri del team coinvolti nel progetto debbano partecipare, è necessario definire chiaramente le responsabilità. Queste includono:
- Moderatore della riunione: la persona designata per guidare la discussione, assicurandosi che tutti abbiano la possibilità di contribuire e mantenendo la conversazione incentrata sul programma. Il compito del moderatore è quello di garantire che la discussione sia costruttiva piuttosto che un gioco di accuse reciproche
- Segretario: La persona che prenderà appunti durante la riunione. Il segretario ha fondamentalmente il compito di catturare i punti chiave del postmortem e definire le azioni da intraprendere
- Partecipanti: ogni membro del team coinvolto nel progetto è un partecipante fondamentale nel debriefing o nella valutazione del progetto. La loro partecipazione attiva e il loro feedback onesto sono essenziali per un'analisi completa che generi informazioni utili per i progetti futuri
💡 Suggerimento: Valuta la possibilità di selezionare un facilitatore neutrale come moderatore. Avere qualcuno che non è stato profondamente coinvolto nell'esecuzione quotidiana del progetto contribuirà a mantenere l'obiettività e incoraggerà una discussione aperta.
Crea un'atmosfera neutra
Se ogni membro del team deve contribuire alla discussione, è necessario uno spazio sicuro e neutrale. I membri del team devono sentirsi a proprio agio nel condividere le loro esperienze, sia positive che negative, senza timore di essere giudicati. Per creare questo spazio, segui i passaggi riportati di seguito:
- Concentrati sul processo, non sulle persone: sposta la discussione dall'attribuzione di colpe individuali all'analisi dei processi del progetto stesso. Ricorda, la chiave è capire cosa è andato storto e non chi è il responsabile
- Incoraggiate una comunicazione aperta: stabilite chiaramente che la riunione è uno spazio per un feedback onesto e per imparare, non per dare la colpa a qualcuno. Incorporate domande aperte
- Pratica l'ascolto attivo: i partecipanti devono ascoltare attivamente le prospettive degli altri senza interrompere o giudicare. Ad esempio, se un membro del team sottolinea un difetto nel processo di un progetto, il project manager o i membri del team di progetto interessati devono accettare il feedback piuttosto che mettersi sulla difensiva
Stabilire una cultura di comunicazione aperta e sicurezza psicologica permette di usufruire di informazioni preziose e promuove un ambiente di apprendimento collaborativo.
Preparare un questionario pre-riunione
Infine, la chiave per una riunione post mortem efficace è avere tutti i fatti a disposizione. Sono disponibili diversi modelli di riunioni post mortem o modelli di lezioni apprese per aiutarti a creare una base di riferimento.
Per cogliere i punti salienti della discussione, assicurati di creare e distribuire con largo anticipo ai membri del team un questionario pre-riunione. Ciò consentirà loro di condividere in forma anonima le loro prime riflessioni sull'esito positivo o meno del progetto e sulle sfide da affrontare. Esaminare queste risposte può aiutarti a identificare i punti chiave della discussione e garantire che tutte le voci siano ascoltate.
💡 Suggerimento: utilizza i moduli ClickUp per ottenere informazioni e feedback dal tuo team e persino per condurre sondaggi anonimi. Con questo strumento puoi:
- Cattura facilmente tutte le intuizioni dei membri del tuo team
- Converti le risposte in attività tracciabili per renderle più facilmente realizzabili
Puoi anche iniziare rapidamente utilizzando il modello di retrospettiva del progetto ClickUp, che include linee guida chiare sulle informazioni necessarie per una riunione post mortem di esito positivo. Il modello include tutte le informazioni necessarie per:
- Analizza cosa è andato bene e cosa è andato storto
- Identificate le aree di miglioramento per aumentare l'esito positivo dei progetti futuri
- Valuta le prestazioni del team utilizzando obiettivi e traguardi, creando feedback costruttivi per ciascun membro del team coinvolto
Elementi cruciali di una riunione post mortem
Pronti per iniziare una riunione post mortem? Elenchiamo rapidamente gli elementi essenziali di un programma per una riunione post mortem. Dovrebbe includere tre aspetti fondamentali:
1. Riflessione sugli alti e bassi del progetto
È importante che ogni riunione post mortem:
- Rifletti su cosa è andato bene: Dal momento che il progetto è stato consegnato, indipendentemente dagli intoppi che hai incontrato o dalle scadenze che non sei riuscito a rispettare, hai fatto qualcosa di giusto. Questo è quindi il momento di festeggiare le vittorie, fare un riassunto del progetto, ringraziare i membri del team che hanno svolto bene il proprio lavoro e rafforzare le strategie di successo che possono essere replicate nel prossimo progetto. Utilizza il questionario pre-riunione o il programma per identificare i risultati specifici da evidenziare con una nota positiva
- Considera cosa potrebbe essere migliorato: discuti apertamente le sfide e gli ostacoli del progetto. Incoraggia i membri del team a fornire un feedback onesto su ciò che ha ostacolato lo stato o creato colli di bottiglia
💡 Suggerimento: per catturare efficacemente le tue idee e mostrare lo stato di avanzamento del progetto durante l'intero ciclo di vita del project management, utilizza le lavagne online di ClickUp. Questa lavagna virtuale consente ai tuoi team di organizzare sessioni di brainstorming efficaci, catturare le idee migliori e mapparle ai tuoi flussi di lavoro.
La parte migliore è che i tuoi team possono utilizzare questo strumento anche quando si trovano in posizioni diverse, rendendolo ideale per i team remoti.
2. Condivisione delle conoscenze e collaborazione tra i team
Successivamente, condividi i passaggi concreti che puoi intraprendere per rendere il prossimo progetto più efficiente e di esito positivo. Questi possono includere:
- Condivisione delle esperienze con i membri del team: I membri del team possono imparare dalle esperienze reciproche. Incoraggiate una discussione aperta su come i singoli ruoli hanno contribuito all'esito positivo o su come sono state affrontate le sfide
- Brainstorming sulle innovazioni: raccogliete collettivamente soluzioni per affrontare le sfide identificate. Questo approccio collaborativo può portare a soluzioni innovative e a processi migliorati per i progetti futuri
3. Analisi delle cause alla radice e risoluzione dei problemi
Infine, non accontentarti di identificare le sfide o gli ostacoli, ma trova delle soluzioni per superarli. Per farlo, devi:
- Fai domande: Se qualcosa chiaramente non è andato bene nel progetto, chiediti: "Perché?" Fai domande per scoprire le cause alla radice dei problemi identificati e sviluppare soluzioni mirate che affrontino i problemi fondamentali e ne impediscano la ricorrenza
- Delinea i passaggi successivi: Sviluppa elementi di azione concreti per affrontare le cause alla radice delle sfide identificate. Questi elementi di azione devono essere chiaramente definiti, assegnati a persone responsabili e avere scadenze precise per l'implementazione
💡 Suggerimento: Le attività di ClickUp ti aiutano ad agire rapidamente sulla base delle informazioni raccolte durante la riunione post mortem. Converti ogni elemento di azione in una nuova attività assegnata a un particolare stakeholder. In questo modo potrai garantire che il feedback venga implementato, con scadenze e priorità specifiche per assicurarti che queste informazioni non vadano perse.
Come condurre una riunione post mortem di progetto
Ora che sappiamo esattamente cosa ci serve per organizzare una riunione post mortem, vediamo come mettere tutto insieme:
1. Definisci le giuste aspettative
Avvia la riunione stabilendo chiaramente le aspettative per la sessione. Spiega brevemente lo scopo della riunione post mortem, sottolineando il suo ruolo come esperienza di apprendimento collaborativo per migliorare i processi, non come un gioco dello scaricabarile.
Ecco come impostare il tono giusto:
- Inquadrate la riunione come un'opportunità di apprendimento: spiegate che l'obiettivo è identificare cosa è andato bene, cosa potrebbe essere migliorato e come sfruttare queste lezioni per i progetti futuri
- Incoraggiate una partecipazione aperta e onesta: ribadite che la riunione è uno spazio sicuro per un feedback sincero e che l'opinione di tutti è apprezzata
2. Raccogli feedback dal team
Una discussione efficace può avvenire solo quando si dispone di tutte le informazioni dal proprio team. Mentre utilizziamo un programma e un questionario per la riunione post mortem per acquisire queste informazioni, possiamo anche:
- Organizzate discussioni a turno: Facilitate una discussione a turno in cui ogni membro del team condivide i propri punti chiave, sia positivi che negativi. Durante questa discussione, ci si limita ad ascoltare, senza interruzioni o feedback
- Usa i prompt: Offri domande guida per stimolare la riflessione, come "Quali aspetti del progetto sono andati lisci?" o "Quali sfide abbiamo incontrato?"
- Accogliete prospettive diverse: incoraggiate la partecipazione di tutti i membri del team, indipendentemente dall'anzianità o dal ruolo. Punti di vista diversi offrono informazioni preziose
3. Determina i punti da discutere
Il feedback ricevuto nel passaggio precedente ti aiuterà a decidere i punti principali della discussione post mortem.
Sebbene abbiate già creato un programma per la riunione, qui è dove scrivete gli argomenti specifici che i partecipanti dovrebbero discutere. Il moderatore li utilizzerà per avviare la discussione e mantenerla in carreggiata.
La qualità della discussione dipenderà dalla capacità dei punti di discussione di aiutare a stabilire le priorità degli argomenti. Includi domande aperte per affrontare argomenti quali:
- Qual è stato il momento saliente del progetto per ciascun partecipante?
- Cosa cambierebbero nel modo in cui è stato pianificato il progetto?
- Qual è stato il loro apprendimento individuale dal progetto?
- Esiste un modo migliore per strutturare i team?
- Chi si è impegnato al massimo per ottenere un risultato eccellente?
- Cosa è piaciuto meno del lavoro sul progetto?
Discutere di questi argomenti aiuterà a ricavare informazioni utili dai singoli partecipanti.
💡 Suggerimento per i professionisti: utilizza ClickUp Brain per elencare i punti di discussione rilevanti per la tua riunione. L'IA Writer dispone di oltre 100 prompt basati sui ruoli per ispirare la tua creatività. Oppure, puoi semplicemente condividere l'attività o il documento ClickUp pertinente e chiedere a Brain di estrarre i punti di discussione da esso.
4. Stabilire le linee guida del progetto
Per un'analisi completa durante la riunione post mortem, stabilisci una linea di base per le prestazioni del progetto rispetto agli obiettivi iniziali. Questo imposta un punto di riferimento per il confronto e aiuta i team a capire quanto l'esito positivo del progetto abbia rispettato il piano originale.
Ecco come stabilire le linee di base del progetto:
- Rivedere gli obiettivi del progetto: Rivedere gli obiettivi iniziali, l'ambito, la sequenza e il budget del progetto. Questi parametri di riferimento sono stati probabilmente definiti durante la fase di pianificazione del progetto e documentati nel vostro strumento di project management
- Monitorare le metriche delle prestazioni: Analizzare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) stabiliti per misurare lo stato di avanzamento del progetto. I KPI comuni possono includere le attività cardine del progetto completate, le attività completate in tempo o il rispetto del budget
- Identificare le deviazioni: discutete eventuali deviazioni significative dalla linea di base ed esplorate le ragioni alla base di esse. Comprendere queste variazioni vi aiuterà a identificare le aree di miglioramento nella pianificazione e nell'esecuzione dei progetti futuri
💡 Suggerimento: puoi utilizzare gli Obiettivi di ClickUp per monitorare ogni KPI e metrica del progetto. Mostrare le prestazioni rispetto a traguardi e metriche definiti aiuta i team a comprendere lo stato di avanzamento del progetto in un determinato periodo.
5. Costruisci una presentazione
Sebbene non sempre necessaria, una presentazione è uno strumento utile per guidare la discussione durante la riunione post mortem. Ecco come creare una presentazione che valorizzi, anziché ostacolare, la natura interattiva della sessione:
- Concentrati sui punti chiave: non sovraccaricare la presentazione con dettagli eccessivi. Concentrati invece sul riepilogare/riassumere visivamente i punti chiave identificati in precedenza
- Utilizza immagini accattivanti: incorpora grafici, tabelle e immagini per rappresentare dati e tendenze in modo efficace. Le immagini aiutano a catturare l'attenzione e rendono più comprensibili le informazioni complesse
- Mantenete l'interattività: la presentazione dovrebbe servire da spunto per la discussione, non da copione. Lasciate ampio spazio alle domande e incoraggiate i membri del team ad approfondire i punti sollevati nelle diapositive
6. Crea un programma e invialo
Un programma ben strutturato per la riunione post mortem è la roadmap per la vostra riunione post mortem. Assicura una discussione mirata e produttiva.
Condividere il programma con i partecipanti in anticipo consente loro di arrivare preparati per contribuire alla revisione post mortem del progetto. Ecco come creare e condividere un programma per una riunione post mortem di successo:
- Delinea i punti chiave della discussione: Includi i punti chiave identificati nel passaggio 3 nel tuo programma. Struttura il programma in modo logico, con un flusso che guidi la conversazione dalle presentazioni ai punti chiave da mettere in pratica
- Assegnare fasce orarie: assegnare fasce orarie realistiche per ciascun elemento dell'agenda, in modo da garantire tempo sufficiente per una discussione approfondita senza superare la durata complessiva della riunione
- Includi informazioni aggiuntive: valuta la possibilità di aggiungere informazioni supplementari al programma, come materiali di lettura preliminare o domande su cui riflettere in anticipo. Ciò contribuirà a preparare ulteriormente il tuo team a una partecipazione attiva
Creando un programma chiaro e informativo e distribuendolo con largo anticipo, getterete le basi per una riunione conclusiva produttiva ed efficace.
Come ClickUp può aiutarti a organizzare riunioni post-mortem efficaci
Non importa quanto ti prepari e coinvolgi il team, il successo del post mortem dipende anche dai dati che riesci a raccogliere. I membri del team spesso possono perdere importanti insegnamenti o istanze, soprattutto quando si tratta di un progetto complesso che è in corso da molto tempo. Pertanto, per ottenere informazioni accurate e report adeguati per il tuo post mortem, dovresti sfruttare una soluzione di project management come ClickUp.
ClickUp per il project management è una piattaforma all-in-one che ti permette di:
- Pianifica e assegna priorità a tutte le attività del tuo progetto utilizzando le attività di ClickUp per dividere il progetto in attività e attività secondarie gestibili. Aggiungi priorità alle attività, personalizza le informazioni utilizzando i campi personalizzati ed evidenzia le dipendenze delle attività per una gestione efficiente delle attività
- Elimina le attività ripetitive ma essenziali con le automazioni di ClickUp utilizzando oltre 100 modelli predefiniti
- Collabora con i membri del team e comunica in modo trasparente utilizzando la chat di ClickUp, che ti aiuta a discutere le idee con i membri del tuo team, aggiungere approfondimenti nei documenti condivisi e ottenere più rapidamente un consenso sulle tue domande
- Crea e compila tutta la documentazione del tuo progetto, dai brief ai report, in un unico posto con i documenti collaborativi ClickUp. Modificali in modo collaborativo con i membri del team, condividili con le parti interessate con un solo clic e tieni traccia delle modifiche con il controllo delle versioni
- Sfrutta la potenza dell'IA per velocizzare e automatizzare i flussi di lavoro. Con Clickup Brain, inizia a generare attività basate sulle note delle riunioni, riassumi i thread di commenti, scrivi aggiornamenti in modo autonomo, pianifica aggiornamenti di stato e molto altro ancora
- Ottieni più di 15 viste con ClickUp Views, che ti consente di visualizzare le tue informazioni come grafico di Gantt, tabella, sequenza, bacheca, elenco, calendario e altre viste
Puoi anche utilizzare un modello di riunione post mortem pronto all'uso per velocizzare le cose. Ottieni un flusso di lavoro completamente personalizzabile con il modello ClickUp Project Postmortem che ti aiuterà a:
- Analizza esiti positivi, fallimenti e tendenze
- Identificate le opportunità di miglioramento
- Acquisisci le conoscenze chiave da applicare ai progetti futuri
Questo modello avanzato è perfetto per i project manager alle prime armi o per i professionisti esperti e ti aiuta a usufruire del valore delle riunioni post-mortem.
Integra ClickUp nel processo di riunione post mortem per garantire un'esperienza ben organizzata e collaborativa per il tuo team. Con ClickUp, puoi raccogliere feedback approfonditi, trovare soluzioni creative e tradurre le intuizioni in passaggi concreti per il successo dei progetti futuri.
Piattaforma di monitoraggio della salute e coaching basata su cloud I marketer di Vida Health risparmiano otto ore di riunioni ogni settimana. Anche tu puoi organizzare riunioni efficaci utilizzando ClickUp.
È stato fenomenale vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp. Ciò che prima ci richiedeva tre ore alla settimana per la pianificazione degli eventi e gli aggiornamenti ora ci richiede poco più di un'ora. I team coinvolti ora hanno più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti.
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Vantaggi e sfide delle riunioni post mortem
Come avete visto, condurre una riunione post mortem nella fase di chiusura del vostro progetto offre molti vantaggi:
- Una piattaforma per il dialogo aperto: le riunioni post mortem incoraggiano la comunicazione aperta e la collaborazione, rafforzando i legami del team e promuovendo una cultura della sicurezza psicologica
- Condividi le conoscenze acquisite tra i membri del team: la condivisione delle conoscenze che avviene durante queste sessioni promuove l'apprendimento collettivo e la crescita, migliorando la competenza complessiva del team
- Migliorare le dinamiche del team: offrendo ai team un modo per affrontare apertamente le sfide e lavorare insieme alla ricerca di soluzioni, i post mortem rafforzano le dinamiche del team e creano fiducia
Tuttavia, ciò è possibile solo se si organizzano riunioni post mortem efficaci. Alcune delle sfide comuni che possono ridurre l'efficacia delle riunioni post mortem includono:
- Tempo limitato: la maggior parte delle riunioni post mortem può andare fuori controllo se il moderatore o i membri del team non seguono l'ordine del giorno definito. Assicurati quindi di avere un ordine del giorno chiaro e concentrati sui punti chiave che garantiscono una sessione produttiva entro un lasso di tempo ragionevole
- Esitazione nell'esprimere opinioni: alcuni membri del team potrebbero essere riluttanti a condividere feedback onesti. Concentrati sulla creazione di uno spazio sicuro per una discussione aperta e sottolinea l'importanza dell'apprendimento, non della colpa
- Perso nel vuoto: la maggior parte delle note delle riunioni non esce mai dal blocco note di chi le ha scritte. Per evitare che ciò accada, assegnate una titolarità chiara per ogni attività descritta negli elementi di azione e aggiungete scadenze chiare. Dovreste anche monitorare lo stato di avanzamento e tenere discussioni di follow-up in modo che questi input vengano messi in pratica
💡 Suggerimento: prendi appunti digitali con il Blocco note e i Documenti di ClickUp. Non solo sono modificabili e facilmente condivisibili, ma puoi anche utilizzare ClickUp Brain per riepilogare/riassumere le note e creare elementi di azione pertinenti da esse!
Utilizza strumenti retrospettivi per aiutarti a gestire le riunioni post mortem e garantire che le raccomandazioni vengano implementate. Un ottimo modo per iniziare e monitorare i tuoi post mortem è utilizzare il modello di revisione del project management di ClickUp. Questo modello per il project management agile ti aiuterà a:
- Raccogli tutti i feedback dai team di progetto
- Identificate le aree di miglioramento
- Organizza i progetti per processi di revisione efficienti
Leggi anche: Idee creative per il tuo prossimo retro!
Sfrutta Clickup per riunioni post mortem efficaci
Le riunioni post mortem di progetto non sono semplicemente una formalità da spuntare in una casella. Se condotte in modo efficace, diventano uno strumento potente per promuovere il miglioramento continuo all'interno del team. Un processo post mortem efficace può portare a miglioramenti dei processi prima dell'inizio del progetto successivo.
Ma durante l'implementazione dei principi di project management nella vostra organizzazione, la chiave non è solo avere le giuste conoscenze, ma anche quanto bene le integrate nel progetto in corso e nei processi generali.
Con ClickUp, ottieni uno strumento all-in-one per la gestione dei progetti e della produttività che ti aiuta a gestire tutti i tuoi progetti, assicurandoti di non perdere mai una scadenza. È il Mission Control perfetto per portare a termine con successo i progetti e monitorarne lo stato di avanzamento con dati rilevanti e report accurati sullo stato dei progetti. Inoltre, aiuta a migliorare la comunicazione all'interno del team e garantisce che tutte le parti interessate siano sulla stessa pagina.
Vuoi ospitare il tuo prossimo post mortem con Clickup? Prova ClickUp ora gratis e scopri come può velocizzare la pianificazione, l'esecuzione e l'analisi dei progetti, tutto in un unico strumento!