La pianificazione manuale del budget può richiedere molto tempo ed essere soggetta a errori. Immagina il tempo impiegato per inserire i dati finanziari, comprese le spese mensili, in un pianificatore di budget o in Fogli Google.
Invece di perdere tempo a correggere fogli di calcolo del budget, puoi utilizzare i modelli di budget di Fogli Google che automatizzano i calcoli e ti forniscono informazioni utili in pochi minuti.
Sono dotati di formule, formattazione e funzionalità integrate in grado di soddisfare le esigenze di qualsiasi settore o professione. Troverai modelli di budget in Fogli Google per tutte le tue esigenze finanziarie, che tu abbia bisogno di modelli di budget mensili, annuali o di altro tipo.
Una volta inserite le transazioni in uno dei modelli, potrai vedere come ogni dollaro speso influisce sulle tue finanze personali o sulla crescita della tua azienda.
In questo blog esamineremo alcuni modelli di budget popolari di Fogli Google e i loro limiti. Condivideremo anche alcune alternative che rendono la creazione di un budget facile e collaborativa.
Cosa rende un modello di budget in Fogli Google un buon modello?
Un modello predefinito di budget del flusso di cassa in Fogli Google offre un quadro chiaro della tua situazione finanziaria. Visualizza l'intero budget in un unico posto, comprese le spese, i costi, i risparmi e gli investimenti.
Ecco perché dovresti utilizzare i modelli di budget di Fogli Google per monitorare le tue finanze, sia personali che aziendali:
- Monitoraggio efficiente delle spese: i modelli di pianificazione del budget includono grafici, budget settimanali previsti e previsioni di risparmio mensili e annuali. Sono presenti campi per registrare dati relativi a spese variabili, flusso di cassa, spese, entrate, ricavi e profitti e perdite
- Evidenzia i dati importanti: consente di evidenziare i dati su cui concentrarsi. Questa funzionalità è utile soprattutto se il tuo commercialista o consulente finanziario accede al modello di budget aziendale
- Condivisibile: puoi condividere facilmente questo foglio di calcolo del budget con le parti interessate, salvarlo nei tuoi Documenti Google e impostare obiettivi raggiungibili per la tua piccola impresa
- Maggiore precisione: Ti aiuta a evitare costosi errori di bilancio nelle spese mensili e ti garantisce la massima affidabilità nei calcoli di bilancio
Diamo un'occhiata ad alcune funzionalità/funzioni indispensabili nei modelli di budget gratuiti di Fogli Google:
Personalizzazione facile e veloce
Un buon modello di budget dovrebbe consentire di aggiungere o rimuovere categorie di spesa, aggiornare le transazioni e modificare le formule con il minimo sforzo.
Ad esempio, dovresti essere in grado di personalizzare un foglio di lavoro per ruoli specifici, come commerciale, marketing o finanza, e formattarlo secondo le tue esigenze. I modelli di Fogli Google eccellono in questi aspetti, con scorciatoie che ti fanno risparmiare tempo e lavoro richiesto.
Informazioni facilmente comprensibili grazie alla visualizzazione dei dati
Scegli un modello di budget che strutturi gli elementi di entrate e uscite per categoria e periodi specifici e che possa riepilogare/riassumere le tendenze chiave. La visualizzazione delle righe di dati in grafici e tabelle offre informazioni chiave a colpo d'occhio.
Ad esempio, i modelli di budget di progetto dovrebbero avere filtri e menu a tendina per raggruppare gli elementi di entrate e uscite. Allo stesso modo, dovrebbero evidenziare automaticamente le spese che superano una certa soglia.
Bonus: modelli di monitoraggio delle spese in Fogli Google!
Collaborazione senza interruzioni
Per consentire ai membri del team di lavorare insieme in modo efficace, un modello di budget in Fogli Google dovrebbe consentire la condivisione tra più utenti senza rallentamenti. Ciò aiuta le parti interessate a prendere decisioni strategiche senza ritardi o dipendenze da altri team per l'estrazione dei dati.
Ampio spazio per note e commenti
Quando si crea una proposta di budget, ogni minimo dettaglio è importante. Ad esempio, se avete fatto delle previsioni basate su dati concreti sui margini di profitto per il prossimo trimestre, questi dati aggiunti al budget aggiungono sfumature alla vostra proposta.
Aggiungere commenti o note ai modelli di budget Excel può aiutare i diversi stakeholder a comprenderli meglio e a prendere decisioni più rapide.
Integrazioni
Il modello di budget giusto dovrebbe consentire una facile importazione ed esportazione dei dati verso strumenti di contabilità, software di pianificazione e analisi aziendale, CRM e software di gestione del budget di progetto.
Tre modelli di budget in Fogli Google
Ecco alcuni modelli di budget in Fogli Google flessibili e facili da usare:
1. Modello di budget mensile Fogli Google di Template.net
Hai bisogno di monitorare gli acquisti rispetto alla spesa prevista in tempo reale? Il modello di budget mensile di Template.net ti consente di elencare le transazioni e calcolare automaticamente il totale delle uscite.
Inserisci il mese, i dettagli dell'elemento e l'importo effettivo speso. Se imposti una soglia, calcolerà la differenza e mostrerà l'importo extra che potresti aver speso. Sulla base delle tendenze mensili, puoi rapidamente prendere nota di come migliorare il mese successivo. C'è anche spazio per aggiungere commenti nella parte inferiore.
Questo modello è uno strumento prezioso per il processo di definizione del budget perché:
- Consente un facile confronto tra flusso di cassa in entrata e in uscita con un layout semplice
- Tiene traccia del budget familiare e può essere utilizzato come modello di budget mensile personale per monitorare entrate e uscite
2. Modello di budget di avvio in Fogli Google di Template.net
I primi mesi sono cruciali per qualsiasi nuova startup. Inizialmente, potresti non disporre di dati sufficienti per comprendere i modelli di flusso di cassa, il che può complicare la pianificazione finanziaria. Il modello di budget per startup di Template.net classifica le spese una tantum, come le licenze, e le spese correnti, come gli stipendi o l'affitto, in diverse voci.
Inserisci il costo stimato e il costo effettivo per elementi specifici e il modello di report delle spese calcolerà automaticamente la differenza tra i due e la visualizzerà. In questo modo, mostra chiaramente l'impatto di ogni componente sul flusso di cassa e ti aiuta a fare le proiezioni di budget iniziali.
Questo modello di budget funziona perché:
- Consente di distinguere tra spese immediate e spese ricorrenti. Ciò significa che è possibile allocare i fondi in modo strategico sulla base delle prestazioni passate e delle esigenze aziendali future
- Ti consente di stimare in modo realistico i limiti di budget in base alle priorità aziendali e ai fondi disponibili
3. Modello di budget aziendale in Fogli Google di Template.net
Il modello di budget aziendale di Template.net calcola automaticamente le spese e le entrate totali per offrirti un quadro chiaro dei fondi disponibili.
Un pratico grafico mostra la ripartizione percentuale tra i vari elementi di spesa, risparmi e debiti. Dispone di sezioni dedicate al monitoraggio e alla classificazione delle spese e delle entrate.
Il modello di budget funziona perché:
- Suddividono le spese mensili per categoria, fornendo chiarezza ai responsabili delle decisioni
- Previsioni del flusso di cassa futuro sulla base dei dati storici
- Calcola automaticamente la differenza tra la spesa prevista e quella effettiva
- Ti aiuta a fissare traguardi mensili realistici e a raggiungerli
Sebbene questi modelli di Fogli Google per il project management e la definizione del budget siano generalmente semplici da usare, presentano alcuni limiti.
Esaminiamo le sfide legate all'utilizzo dei modelli di budget in Fogli Google.
Limiti dell'utilizzo di Fogli Google/Documenti Google per la creazione di budget
Funzioni di analisi dei dati limitate
I modelli di budget di Google Sheet non dispongono delle funzioni specifiche per la finanza che sono utili quando si crea un budget. Ad esempio, se dovessi calcolare tassi di interesse o pagamenti di prestiti, dovresti fare a meno di funzioni come PPMT e IMPT.
Inoltre, le tabelle pivot e le macro di Fogli Google hanno meno funzioni rispetto a Excel, rendendo i modelli di Fogli Google meno adatti per attività di budgeting complesse.
Scarsa scalabilità
Fogli Google può iniziare a rallentare con grandi quantità di dati, compromettendo alcune funzioni. Dovrai utilizzare modelli di fogli di calcolo per calcoli complessi, tornando al punto di partenza: esportare manualmente i dati, formattarli e condividerli come allegati con il resto del tuo team.
Per un'organizzazione in crescita, i modelli di budget di Fogli Google non sono sufficientemente reattivi e flessibili.
Personalizzazione limitata
Fogli Google è meno personalizzabile quando si tratta di formattare e visualizzare i dati. Potresti doverti accontentare di grafici e diagrammi di base con meno colori e stili. Se desideri utilizzare formati numerici personalizzati per evidenziare le spese che superano una determinata soglia, Fogli Google offre meno opzioni rispetto a Excel.
Scarsa integrazione
È necessario un componente aggiuntivo di terze parti per integrare strumenti di gestione delle buste paga, contabilità e altro con i modelli di documenti Fogli Google, creando problemi di integrità dei dati. L'altra alternativa quando si utilizzano modelli per Google è copiare e incollare i dati manualmente, il che è poco pratico quando si lavora con set di dati di grandi dimensioni.
Confronto tra ClickUp e Fogli Google come alternativa per la gestione del budget
Sebbene i tre modelli di budget di Fogli Google siano ottimi per i principianti, i loro limiti ostacolano la produttività. Fortunatamente, abbiamo cinque modelli di budget gratuiti in ClickUp che rappresentano valide alternative a Fogli Google.
Dalla gestione del budget personale a quella dei progetti, ecco il nostro elenco di modelli gratuiti di ClickUp per la gestione finanziaria.
1. Modello di budget semplice ClickUp
Immagina di aver avviato un'attività secondaria e di voler monitorare tutte le entrate e le uscite su un unico foglio di lavoro. Potrebbe sembrare complicato, ma non è necessariamente così. Il modello di budget semplice di ClickUp ti consente di registrare entrate e uscite in un unico posto e di monitorarle ogni mese.
Sommando i totali mensili, mostra quanto hai guadagnato e speso dall'inizio dell'anno. In qualità di titolare di un'azienda, puoi utilizzare questo modello per misurare il flusso di cassa, fissare obiettivi finanziari realistici e semplificare la pianificazione strategica.
Il modello include diverse viste Elenco e campi personalizzati, che ti forniscono tutte le informazioni necessarie:
- La visualizzazione Piano di bilancio mostra tutte le transazioni effettuate durante l'anno, fungendo anche da modello di bilancio annuale
- La visualizzazione Entrate mostra le entrate provenienti da varie fonti
- La visualizzazione Spese mostra tutte le spese
È possibile utilizzare i menu a discesa per filtrare transazioni o categorie di entrate specifiche.
2. Modello di budget aziendale ClickUp
Il budget aziendale fornisce un'istantanea della salute finanziaria di un'azienda, proiettando le spese e le entrate. Se sei un'azienda con più punti vendita, il modello di budget aziendale di ClickUp ti offre una panoramica di tutte le spese aziendali e ti consente di eseguire il drill-down fino ai singoli negozi.
Questo ti aiuta a identificare potenziali perdite di entrate e a comprendere l'impatto complessivo sull'azienda.
Utilizzando varie visualizzazioni personalizzate, puoi anche analizzare le spese commerciali rispetto a quelle operative per comprendere appieno il flusso di cassa della tua azienda.
Questo modello offre:
- Una ripartizione delle entrate e delle spese per negozio che mostra la differenza complessiva
- La possibilità di monitorare le prestazioni effettive rispetto a quelle pianificate
- La possibilità di identificare le aree di ottimizzazione e di risparmio sui costi
- Chiarezza sulle aree che richiedono maggiori spese
Utilizza questo modello come bilancio per monitorare le prestazioni effettive della tua azienda rispetto agli obiettivi pianificati. Questo modello di proposta di budget può essere utilizzato per implementare strategie di risparmio sui costi e ottimizzare le spese per una crescita a lungo termine.
Bonus: questo modello completo organizza i tuoi dati finanziari e ti aiuta a confrontare le prestazioni finanziarie con i dati storici.
3. Modello di project management con budget ClickUp
In qualità di project manager, il modello di project management con budget di ClickUp ti aiuta a stimare e monitorare i costi effettivi del progetto nelle varie fasi e garantisce che il progetto rimanga entro il budget.
La scheda Budget mostra una ripartizione dei costi preventivati ed effettivi per ciascuna categoria. Per comprendere i potenziali colli di bottiglia, utilizza la scheda Pianificazione progetto, che mostra le singole attività e le dipendenze tramite un grafico di Gantt. Puoi visualizzare lo stato delle attività e le attività cardine.
La scheda Stato delle attività mostra il livello di priorità e le responsabilità di ciascuna attività.
Utilizza questo modello di budget annuale per ottenere:
- Panoramica completa dei risultati finali del progetto e dei relativi costi, consentendo una migliore previsione e gestione del budget
- Visibilità su eventuali rischi o sfide potenziali per stimare le spese generali e i ritardi
- Una chiara comprensione del potenziale di risparmio sui costi e di aumento dell'efficienza
4. Modello di report di budget ClickUp
In qualità di titolare di un'azienda, il modello di report di bilancio di ClickUp ti consente di misurare le prestazioni del mese corrente rispetto all'intero anno (dall'inizio dell'anno) attraverso metriche chiave e obiettivi aziendali.
Tiene traccia delle prestazioni rispetto al traguardo e calcola la differenza. Ottieni un confronto affiancato con i dati dall'inizio dell'anno e puoi vedere immediatamente se sei sulla buona strada per raggiungere l'obiettivo alla fine dell'anno. Ti consente di annotare le tue osservazioni e le "lezioni apprese" mentre esamini i dati.
A livello operativo, questo modello:
- Ti aiutano a prendere decisioni più informate e ad allocare le risorse in modo più efficiente
- Rende più facile individuare potenziali problemi e spese eccessive prima che si verifichino
- Fornisce una panoramica più dettagliata della tua situazione finanziaria agli stakeholder
- Aiuta a identificare modi per ottimizzare i prezzi al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali
Per saperne di più: 10 modelli gratuiti di listini prezzi e schede prezzi in Word, Documenti Google e ClickUp
5. Modello di proposta di budget ClickUp
Il modello di proposta di budget di ClickUp offre una panoramica delle spese in ogni fase del progetto, in modo che tutte le parti interessate possano valutarne la fattibilità. Aiuta anche a chiarire le entrate previste rispetto ai costi.
Utilizzando questo modello, puoi:
- Calcola con precisione i costi fissi e ricorrenti utilizzando formule e funzioni integrate
- Inserisci i dati aziendali per sviluppare rapidamente proposte complete. Gli stati e le viste personalizzati di ClickUp semplificano la collaborazione con il tuo team sugli aspetti chiave
- Migliora il monitoraggio delle proposte di budget e il project management con commenti, collegamenti alle attività, automazione e strumenti di IA integrati per l'automazione delle attività
Bonus: L'assistente IA integrato di ClickUp, ClickUp Brain, funge da AI Project Manager e ti aiuta ad automatizzare aspetti ripetitivi come la creazione di brief di progetto, l'inserimento delle dipendenze, l'assegnazione delle sequenze temporali, l'assegnazione delle attività e la creazione di attività secondarie, in modo che tu possa dedicare più tempo all'analisi dei risultati.
Ecco alcuni prompt IA per aiutarti a preparare previsioni e proiezioni finanziarie:
- Sviluppa un modello dettagliato di previsioni e proiezioni finanziarie che includa entrate, spese e flussi di cassa per il prossimo [inserisci periodo di tempo]. Garantisci accuratezza e affidabilità incorporando dati storici e tendenze del settore: [inserisci dettagli aziendali specifici]
- Prepara un rapporto completo di proiezioni finanziarie che delinei gli obiettivi di fatturato, la ripartizione delle spese e le previsioni di redditività per il prossimo [inserisci periodo di tempo]. Evidenzia gli indicatori chiave di prestazione e conduci analisi di scenario per valutare diversi risultati aziendali: [inserisci dati finanziari specifici]
- Analizza i dati finanziari storici e le tendenze di mercato per generare previsioni accurate delle entrate e delle spese per [inserisci periodo di tempo]. Identifica i fattori chiave che influenzano le prestazioni finanziarie e fornisci approfondimenti sulle potenziali opportunità di crescita e sui rischi: [inserisci dettagli specifici sul progetto o sull'azienda]
Pianificazione finanziaria semplificata con i modelli di ClickUp
Per una pianificazione finanziaria efficace, è necessario avere il pieno controllo su come vengono dettagliati, riportati e visualizzati i dati relativi alle entrate e alle uscite.
I modelli di budget mensile di ClickUp si sincronizzano perfettamente con i flussi di lavoro finanziari e aiutano a valutare con precisione l'impatto a lungo termine delle decisioni. Inoltre, aiutano a identificare nuove opportunità per l'ottimizzazione delle entrate, il controllo dei costi, la definizione di budget mensili o settimanali e la definizione di budget per eventi in un contesto aziendale.
La parte migliore: sono gratis.
Scopri i modelli gratuiti di pianificazione finanziaria di ClickUp per semplificare la gestione del tuo budget.