Secondo un rapporto di Gartner, solo il "29% degli strateghi afferma che le proprie organizzazioni modificano i piani con sufficiente rapidità per rispondere alle interruzioni"
Una pianificazione organizzativa inadeguata può portare al mancato rispetto delle scadenze, alla confusione dei team e alla frustrazione dei clienti. Senza una roadmap chiara, le risorse vengono sprecate, i costi dei progetti aumentano e la qualità ne risente. Questo crea un effetto domino che può avere un impatto negativo sulla vostra organizzazione.
Anche i leader avvertono la tensione. Gli obiettivi strategici diventano poco chiari e il morale dei dipendenti cala. I reparti delle risorse umane devono fare i conti con un elevato turnover e una forza lavoro demotivata.
Ecco perché è fondamentale padroneggiare la pianificazione organizzativa. Stabilendo una roadmap ben definita, allocando le risorse in modo efficace e costruendo una comunicazione aperta, i leader possono responsabilizzare i propri team, affrontare le sfide e aiutare tutti a raggiungere il loro pieno potenziale.
In questo post del blog esamineremo i vari tipi di pianificazione organizzativa e vi guideremo attraverso i passaggi e gli strumenti necessari per implementare una roadmap e monitorare rapidamente l'esecuzione dei progetti.
Comprendere la pianificazione organizzativa
La pianificazione organizzativa è il processo che consiste nel definire gli obiettivi di un'azienda e specificare i passaggi necessari per raggiungerli. È la base di una gestione strategica di successo.
Ecco perché è fondamentale per la gestione strategica:
- Chiarezza e direzione: Fornisce una visione e una direzione chiare per l'intera organizzazione. Tutti comprendono il "perché" e il "come" degli obiettivi strategici, favorendo l'allineamento e la concentrazione
- Ottimizzazione delle risorse: definendo il piano, è possibile allocare in modo efficace risorse quali budget, personale e tempo alle aree di priorità. Ciò garantisce che il lavoro richiesto non sia dispersivo
- Approccio proattivo: la pianificazione consente di anticipare potenziali sfide e opportunità. È possibile sviluppare strategie per affrontare i rischi e sfruttare le tendenze emergenti prima che si trasformino in crisi o opportunità perse
- Misurazione delle prestazioni: il piano stabilisce chiari parametri di riferimento per il raggiungimento di un esito positivo. Ciò consente di monitorare lo stato di avanzamento, identificare le aree di miglioramento e apportare le modifiche necessarie
Nel complesso, la pianificazione organizzativa trasforma la gestione strategica da concetti astratti a passaggi concreti. È il ponte tra ambizione e realizzazione.
Il miglior esempio di pianificazione organizzativa strategica che alimenta l'innovazione è forse quello di Apple Inc., pubblicato da Harvard Business Review.
A Steve Jobs viene attribuito il merito di aver creato l'attuale struttura organizzativa di Apple quando è tornato in azienda nel 1997. Ha combinato i reparti delle unità aziendali in un'unica organizzazione funzionale che ha allineato le competenze con i diritti decisionali.
Invece di una struttura orientata al prodotto, questa struttura funzionale consente a persone provenienti da diverse aree di competenza di lavorare insieme sui prodotti. Anche gli incentivi finanziari (come i bonus) dei dirigenti senior della divisione R&S di Apple si basano sui numeri relativi alle prestazioni dell'azienda nel suo complesso piuttosto che sui ricavi derivanti da prodotti specifici e individuali.
Tipo di pianificazione organizzativa
Esistono diversi tipi di pianificazione organizzativa che soddisfano le varie esigenze all'interno di un'azienda. Ecco una panoramica dei tipi chiave:
1. Pianificazione strategica
La pianificazione strategica comporta la definizione degli obiettivi a lungo termine dell'azienda, in genere a 5-10 anni, e delle strategie di alto livello per raggiungerli. Questo è il dominio e la responsabilità dei manager di livello intermedio, dei dirigenti senior e del consiglio di amministrazione.
Questo piano coinvolge solitamente la leadership di alto livello e si concentra su:
- Missione e visione: chiarisce lo scopo dell'azienda e ciò che aspira a diventare. Ad esempio, la missione di Amazon è quella di essere l'azienda più orientata al cliente al mondo
- Obiettivi e traguardi: definiscono ciò che l'azienda vuole raggiungere strategicamente. Ad esempio, aumentare la quota di mercato del 10% in tre anni
- Analisi competitiva: mira a valutare il panorama di mercato, i concorrenti e le potenziali minacce e opportunità. Ad esempio, identificare la crescente domanda dei clienti per prodotti sostenibili
- Assegnazione delle risorse e pianificazione finanziaria: Determina come saranno distribuite le risorse per supportare gli obiettivi strategici. Ad esempio, investire in ricerca e sviluppo per lo sviluppo di nuove tecnologie ecologiche
2. Pianificazione tattica
Il piano tattico suddivide gli obiettivi strategici in obiettivi specifici a breve termine, solitamente di un anno o meno. I manager di livello intermedio sono responsabili dell'impostazione e della supervisione dei piani tattici.
Gli elementi chiave che supportano il piano strategico includono:
- Strategie attuabili: Sviluppare tattiche particolari per raggiungere gli obiettivi strategici. Ad esempio, lanciare nuovi modelli di auto elettriche con funzionalità/funzioni che soddisfano segmenti specifici di clienti
- Project management: Creazione di sequenze, assegnazione delle responsabilità e definizione dei budget per i progetti che supportano gli obiettivi strategici. Ad esempio, lo sviluppo di una campagna di marketing per il nuovo modello di auto elettrica
- Misurazione delle prestazioni: definizione di metriche per monitorare lo stato di avanzamento verso gli obiettivi tattici. Ad esempio, impostazione di obiettivi commerciali per il nuovo modello di auto elettrica
3. Pianificazione operativa
La pianificazione operativa si concentra sulle attività quotidiane necessarie per supportare i piani tattici. Ciò include orari di lavoro, politiche e assegnazione di attività specifiche ai dipendenti.
Ecco cosa comporta:
- Procedure operative standard (SOP): La creazione di linee guida chiare e coerenti su come devono essere completate le attività è essenziale per i piani operativi. Ad esempio, le SOP per le linee di produzione in uno stabilimento di produzione
- Gestione delle risorse: garantire un'allocazione efficiente del personale, delle attrezzature e delle scorte per soddisfare le esigenze operative quotidiane. Ad esempio, programmare i turni di produzione e garantire la disponibilità di materie prime sufficienti
- Monitoraggio delle prestazioni: monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare l'efficienza e identificare le aree di miglioramento. Ad esempio, dati commerciali giornalieri, produzione e produttività dei dipendenti
4. Pianificazione di emergenza
La pianificazione di emergenza prepara l'organizzazione a rispondere a eventi o crisi imprevisti. Di solito, le aziende si affidano a software di gestione dei rischi per prevedere e analizzare i rischi potenziali e sviluppare piani d'azione alternativi.
Gli elementi chiave includono:
- Identificazione dei rischi: Brainstorming sulle potenziali minacce e interruzioni, come recessioni economiche, interruzioni della catena di approvvigionamento e disastri naturali che potrebbero avere un impatto sull'azienda
- Pianificazione degli scenari: Sviluppare scenari ipotetici e delineare strategie di risposta per ogni potenziale rischio. Ad esempio, avere fornitori alternativi in caso di interruzione della catena di approvvigionamento primaria
- Pianificazione della continuità aziendale: garantire che le operazioni critiche possano continuare anche durante un'interruzione grave. Ad esempio, Amazon dispone di piani di emergenza per potenziali interruzioni della catena di fornitura, guasti dei data center e altri rischi che potrebbero influire sulla sua capacità di servire i clienti. Ciò consente all'azienda di adattarsi rapidamente e mantenere le operazioni di fronte alle avversità
Una pianificazione organizzativa efficace richiede l'allineamento dei piani strategici, tattici, operativi e di emergenza a tutti i livelli dell'azienda.
Il processo di pianificazione organizzativa
Il processo di pianificazione organizzativa può essere essenziale per tracciare il percorso della vostra azienda. Tuttavia, se non vi prendete il tempo necessario per riconoscere ciò che è più importante per la vostra organizzazione, continuerete a ottenere risultati inferiori alle aspettative e sarete occupati con cose che apparentemente non sono fondamentali per la crescita dell'organizzazione.
Ecco i cinque passaggi da seguire per stabilire un piano organizzativo per la tua azienda:
1. Sviluppare la vostra posizione strategica
Questa fase iniziale prevede un'analisi della situazione attuale della vostra organizzazione. Ecco come procedere:
- Missione, visione e valori: Rivedete lo scopo fondamentale, le aspirazioni e i principi guida della vostra azienda. Cosa vi spinge? (ad esempio, la missione di Patagonia: Realizzare il miglior prodotto possibile, non causare danni inutili, utilizzare il business per ispirare e implementare soluzioni alla crisi ambientale)
- Analisi SWOT: valutate i vostri punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce. Questo vi aiuterà a identificare le capacità interne e i fattori esterni che possono influenzare il vostro esito positivo. (Ad esempio, un'azienda di abbigliamento potrebbe riconoscere il proprio punto di forza nei materiali sostenibili, ma anche una debolezza nella presenza online rispetto alla concorrenza)
- Analisi interna ed esterna: conduci un'analisi interna approfondita per valutare i punti di forza e di debolezza della tua azienda. Ciò potrebbe comportare la valutazione della tua salute finanziaria, dell'efficienza operativa, delle capacità delle risorse umane e della reputazione del marchio. Quindi, sposta la tua attenzione verso l'esterno per esaminare l'ambiente esterno. Quali sono le tendenze del settore? Chi sono i tuoi concorrenti? Quali fattori sociali, economici e tecnologici potrebbero influire sulla tua attività?
Comprendendo le vostre capacità interne e il panorama esterno, potete identificare le opportunità per sfruttare i vostri punti di forza, affrontare le debolezze, capitalizzare le tendenze emergenti e mitigare le potenziali minacce. Potete anche utilizzare modelli di pianificazione strategica per partire con un vantaggio.
2. Trasformare i piani strategici in passaggi tattici
Ora che conosci il tuo punto di partenza, è il momento di tracciare il tuo percorso. Questo passaggio prevede la definizione di obiettivi chiari in linea con la tua missione e la tua visione. Ecco come puoi impostare obiettivi efficaci:
- Obiettivi SMART : stabilisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e con scadenze precise. Questi offrono una chiara tabella di marcia per il successo
- Priorità: Non tutti gli obiettivi sono uguali. Concentrati sugli obiettivi più critici che ti avvicineranno alla tua visione strategica. Considera l'impatto, la fattibilità e le risorse necessarie per ciascun obiettivo quando prendi decisioni sulle priorità
- Allineamento con la strategia: Assicuratevi che i vostri obiettivi contribuiscano direttamente al raggiungimento dei vostri obiettivi strategici generali. Chiedetevi: il raggiungimento di questo obiettivo ci avvicina alla realizzazione della nostra missione e della nostra visione?
- Obiettivi a cascata: suddividete gli obiettivi di alto livello in obiettivi più piccoli e gestibili per ogni reparto o team. In questo modo, tutti i membri dell'organizzazione lavoreranno per un obiettivo comune e comprenderanno come il proprio contributo si inserisce nel quadro generale
Ad esempio, il piano tattico di Microsoft per il lancio di Windows 10 nel 2015 includeva obiettivi specifici, come la migrazione di 1 miliardo di dispositivi al nuovo sistema operativo entro due o tre anni. L'azienda ha allineato i propri team di ingegneri, marketing e commerciali per eseguire questo piano tattico. Sono stati pianificati eventi tecnologici in 13 paesi da ospitare prima del lancio di Windows 10 il 29 luglio.
3. Pianificazione delle operazioni quotidiane
Nel grande schema della pianificazione organizzativa, le operazioni quotidiane diventano il motore che spinge avanti la vostra strategia.
Ecco come pianificare le attività quotidiane per ottenere la massima efficienza e allineamento con gli obiettivi strategici:
- Organizza riunioni giornaliere: inizia la giornata con una breve riunione di 15 minuti con il team. Esamina brevemente gli obiettivi del reparto, assegna le priorità alle attività più critiche della giornata e identifica eventuali ostacoli che richiedono un'attenzione immediata
- Utilizza la matrice di Eisenhower: implementa la matrice di Eisenhower, uno strumento di produttività che classifica le attività in base all'urgenza e all'importanza. Questo aiuta i team a concentrarsi prima sulle attività urgenti e importanti, a delegare o pianificare quelle meno critiche e a eliminare le perdite di tempo
- Identificare le attività ripetitive: Cercate le attività che richiedono tempo prezioso ma non un livello elevato di ragionamento. Esplorate le opzioni di automazione utilizzando software o integrazioni per liberare la larghezza di banda del vostro team e consentirgli di dedicarsi a lavori più strategici. Ad esempio, automatizzate le attività di inserimento dati o la pianificazione dei post sui social media
- Definisci aspettative chiare: all'inizio di ogni giornata, assicurati che tutti i membri del team comprendano le proprie attività e il proprio ruolo nel raggiungimento degli obiettivi. Ciò favorisce la responsabilità, riduce la confusione e promuove la trasparenza
- Utilizza i canali giusti: Scegli i canali di comunicazione giusti per i diversi scopi. Utilizza piattaforme di messaggistica istantanea per aggiornamenti rapidi, pianifica videoconferenze per discussioni complesse e riserva le email per la comunicazione formale e la documentazione
- Identificare i KPI rilevanti: Concentrati sul monitoraggio dei KPI che riflettono direttamente il lavoro quotidiano del tuo team e il suo impatto sugli obiettivi di reparto. Evita metriche vanitose che non forniscono informazioni utili. (ad es. , monitora le valutazioni della soddisfazione dei clienti per un team di assistenza clienti o monitora i tassi di conversione del sito web per un team di marketing)
- Prendete decisioni basate sui dati: utilizzate i dati raccolti dai vostri KPI per identificare le aree in cui è possibile migliorare i processi o semplificare i flussi di lavoro. Non limitatevi a raccogliere dati, ma utilizzateli per prendere decisioni informate e ottimizzare le vostre operazioni quotidiane
Walmart, nella sua riunione della comunità degli investitori del 2023, ha sottolineato come "l'azienda stia investendo nel rafforzamento della propria attività attraverso le proprie risorse umane e una rete di negozi, club e centri di distribuzione di nuova generazione senza pari, promuovendo opportunità di crescita globale futura attraverso il proprio ecosistema omnicanale e iniziative di alto valore"
In questa riunione, hanno anche affermato che entro la fine dell'anno fiscale 2026, "... circa il 65% dei negozi sarà servito dall'automazione, circa il 55% del volume dei centri di evasione ordini passerà attraverso strutture automatizzate e i costi unitari medi potrebbero migliorare di circa il 20%"
4. Esecuzione delle operazioni quotidiane
La pianificazione organizzativa definisce la rotta, ma è l'esecuzione quotidiana che mette in pratica la teoria. Ecco come garantire che le operazioni quotidiane traducano senza soluzione di continuità la vostra visione strategica in realtà:
- Titolarità individuale: durante le riunioni giornaliere o di team, assegnate chiaramente le attività e assicuratevi che ogni membro del team comprenda la propria responsabilità nel raggiungerle. Questo crea un senso di titolarità che va oltre il semplice completamento delle attività
- Visibilità delle prestazioni: implementate un sistema per il monitoraggio dello stato di avanzamento degli obiettivi giornalieri. Può trattarsi semplicemente di una bacheca Kanban condivisa o di un dashboard del team. La visibilità garantisce la responsabilità di tutti e consente un intervento tempestivo in caso di ostacoli
- Identificate i colli di bottiglia: analizzate regolarmente le vostre operazioni quotidiane per identificare i colli di bottiglia che rallentano lo stato di avanzamento. Questi possono essere di qualsiasi tipo, da software lenti a canali di comunicazione inefficienti
- Incoraggiare il feedback: incoraggiare regolarmente i membri del team a fornire feedback sui processi e sui flussi di lavoro quotidiani. Questo prezioso contributo può evidenziare le aree di miglioramento e identificare le opportunità per snellire le operazioni
- Abbraccia la sperimentazione: non aver paura di sperimentare nuovi strumenti, tecniche e approcci alle attività quotidiane. Esegui progetti pilota su piccola scala, misura i risultati e adatta il tuo approccio in base a ciò che funziona meglio per il tuo team
- Festeggiate gli esiti positivi: riconoscete e festeggiate i risultati individuali e di team, grandi o piccoli che siano. Questo rafforza i comportamenti positivi, motiva il vostro team e lo mantiene impegnato nel lavoro quotidiano
Vediamo come Nike è diventata un gigante nel mercato dell'abbigliamento sportivo e delle calzature eccellendo nell'esecuzione:
- La strategia di design di Nike colma il divario tra tecnologia all'avanguardia e tendenze di mercato. Ciò garantisce che i loro prodotti (calzature e abbigliamento sportivo) siano in linea sia con le loro capacità operative che con gli obiettivi aziendali. L'innovazione e la differenziazione del marchio, aspetti fondamentali della missione e della visione di Nike, sono al centro di questa filosofia di design
- La qualità è fondamentale per Nike. Attraverso l'implementazione dei principi della Gestione Totale della Qualità (TQM), Nike crea una cultura del miglioramento continuo in tutta l'organizzazione. Ciò garantisce qualità e innovazione costanti, un punto di forza chiave identificato nella loro analisi SWOT
- La gestione delle operazioni di Nike non consiste solo nel mantenere tutto in funzione, ma anche nel massimizzare la produttività in ogni fase. Questo vale per gli uffici aziendali, la complessa catena di fornitura, le strategie di marketing e la rete di distribuzione, e persino i negozi al dettaglio. Per misurare questa efficienza, Nike utilizza metriche specifiche a seconda dell'area:
- Negozi al dettaglio: in questo caso, il ricavo per metro quadrato è una metrica chiave, che riflette l'efficacia con cui viene utilizzato lo spazio del negozio
- Fornitori: Coppie di scarpe prodotte all'ora misura l'efficienza di un fornitore nella trasformazione delle materie prime in prodotti finiti
- Gestione dell'inventario: Gli elementi elaborati al giorno misurano l'efficienza del personale responsabile dello spostamento delle scorte in entrata e in uscita dai magazzini
- Uffici aziendali: Documenti elaborati al giorno forniscono un indicatore di base dell'efficienza nelle attività amministrative
5. Monitoraggio dello stato di avanzamento e adeguamento dei piani
La migliore strategia organizzativa incorpora documenti dinamici, non roadmap immutabili. La chiave per un esito positivo risiede nel monitoraggio dello stato di avanzamento e nella disponibilità ad adeguare i piani in base alle necessità.
Ecco come rendere questo passaggio cruciale efficace nella pianificazione organizzativa:
- Definire i KPI: identificare le metriche che contano davvero per ciascun obiettivo all'interno del piano strategico. I KPI devono essere SMART
- Stabilisci benchmark e traguardi: stabilisci benchmark chiari e valori target per i tuoi KPI. Questi benchmark forniscono una base di riferimento per misurare lo stato di avanzamento e i traguardi fungono da obiettivi specifici che intendi raggiungere
- Programma di monitoraggio regolare: determinate la frequenza con cui monitorerete i vostri KPI. Il monitoraggio quotidiano potrebbe essere fondamentale per campagne frenetiche, mentre revisioni trimestrali potrebbero essere sufficienti per obiettivi strategici a lungo termine
- Raccogli e analizza i dati: raccogli dati sui tuoi KPI utilizzando strumenti di analisi, dashboard delle prestazioni o anche semplici sondaggi. Non lasciare che i dati rimangano inutilizzati. Utilizza le informazioni ricavate per prendere decisioni informate. Sei sulla buona strada per raggiungere i tuoi traguardi? Ci sono aree in ritardo?
- Punti trigger per gli adeguamenti: Predefinisci i punti trigger che indicano la necessità di adeguare il tuo piano. Potrebbe trattarsi del mancato raggiungimento degli obiettivi KPI di una certa percentuale o di imprevisti sconvolgimenti del mercato. Gli adeguamenti non devono necessariamente comportare una revisione completa del tuo piano. Potrebbero comportare una modifica delle tue strategie, una riallocazione delle risorse o una revisione delle sequenze temporali
È proprio qui che entra in gioco la strategia aziendale adattiva. Ecco come il COVID-19 ha costretto le aziende ad adattare la propria strategia e a mantenere a galla i propri profitti:
- I voli commerciali come Lufthansa, Virgin Atlantic, United e American Airlines sono passati a voli solo cargo, trasportando elementi essenziali come generi alimentari e forniture mediche
- I negozi di alimentari come Whole Foods e Giant Eagle sono diventati negozi oscuri per consegnare prodotti alimentari a domicilio in pochi minuti
- Red Roof Hotels ha iniziato a offrire tariffe giornaliere per i dipendenti che lavorano da remoto
Pianificazione organizzativa e project management
Mentre la pianificazione organizzativa definisce la direzione strategica, il project management spinge la tua organizzazione verso il raggiungimento dei suoi obiettivi. Gli strumenti di project management, come il software di pianificazione strategica e OKR di ClickUp, colmano il divario tra il quadro generale e il lavoro quotidiano, trasformando i grandi piani in passaggi concreti.
L'adozione di software di project management sta crescendo in modo esponenziale. Gartner riferisce che l'85% delle aziende lo utilizza e che il mercato dovrebbe raggiungere un valore di 7 milioni di dollari entro il 2026.
Quando si tratta di pianificazione organizzativa, tali strumenti forniscono le risorse necessarie per stabilire una direzione strategica per la vostra organizzazione e fissare e raggiungere obiettivi di alto livello prima dei concorrenti.
La soluzione ClickUp Product Planning è un altro strumento che aiuta gli sviluppatori e gli ingegneri di software a conquistare la concorrenza. Utilizzatela per creare una roadmap per sviluppare prodotti unici, ottenere informazioni dettagliate sui percorsi dei clienti e prendere decisioni informate per garantire l'esito positivo dei prodotti.
Ecco come il software di project management ti consente di trasformare una strategia solida in un'esecuzione di progetto di grande impatto:
1. Abbattere i silos e creare allineamento
Imparando dall'esempio di Apple, stabilire una collaborazione interfunzionale tra team e reparti all'interno dell'organizzazione può portare non solo a una cooperazione più forte, ma anche all'innovazione.
Le funzionalità/funzioni di gestione delle attività di ClickUp promuovono questo senso di responsabilità condivisa per mettere l'organizzazione sulla strada di una crescita radicale. Ecco come puoi utilizzare le attività di ClickUp per raggiungere questo obiettivo:
- Tipi di attività e assegnatari: Dimenticate i semplici elenchi di cose da fare. ClickUp vi consente di definire tipi di attività personalizzati con assegnatari dedicati. Che si tratti di gestire i "rapporti sui bug" per il team di sviluppo o le "chiamate ai clienti" per il team di vendita, avrete sempre una visibilità completa su chi è responsabile di cosa
- Stati personalizzati con codici colore: Andate oltre le generiche etichette "Da fare" e "Terminato". Create stati personalizzati con colori ed etichette unici. Ciò consente una rapida comprensione visiva della fase del flusso di lavoro per ciascuna attività (ad esempio, "In fase di progettazione", "In attesa di approvazione", "Pronto per il lancio")
- Campi personalizzati: Adatta le attività alle tue esigenze specifiche. I campi personalizzati ti consentono di acquisire informazioni critiche relative a ciascuna attività. Queste potrebbero includere scadenze, priorità, budget o fasi del progetto
- Tag: Classifica e filtra facilmente le attività. I tag di ClickUp ti consentono di assegnare parole chiave pertinenti alle attività e di filtrare e raggruppare le attività in base a criteri specifici. Immagina di filtrare tutte le attività relative al lancio di un prodotto imminente o di raggruppare tutte le attività relative ai contenuti dei social media per una campagna specifica
- Dipendenze: garantite un flusso di lavoro regolare stabilendo dipendenze tra le attività. In questo modo vengono evidenziate visivamente le attività che devono essere completate prima di poter avviare altre attività, garantendo un flusso logico e prevenendo ostacoli
- Attività ricorrenti: semplifica le attività di routine. Le attività ricorrenti di ClickUp eliminano la necessità di ricreare manualmente le attività ripetitive. Imposta le attività da ripetere ogni giorno, ogni settimana, ogni mese o a intervalli personalizzati, liberando tempo da dedicare a iniziative più strategiche
La vista Elenco in ClickUp fornisce un hub centrale per visualizzare e gestire tutte le attività. Offre varie opzioni di ordinamento e filtro, consentendo di personalizzarla in base alle esigenze specifiche:
- Dare priorità: Concentrarsi su ciò che conta di più. Utilizzare livelli di priorità per classificare le attività come alte, medie o basse, assicurandosi di affrontare prima le attività più critiche
- Raggruppa e filtra: Organizza facilmente le tue attività. Raggruppa le attività per assegnatario, progetto, data di scadenza o qualsiasi campo personalizzato, fornendo una panoramica chiara del tuo carico di lavoro o dei progressi del tuo team su iniziative specifiche
- Funzionalità di ricerca: trova rapidamente ciò che ti serve con una funzione di ricerca universale che ti consente di individuare attività specifiche per parola chiave, assegnatario o qualsiasi altro criterio pertinente
2. Visualizzare i piani ed eseguirli bene
Grafici di Gantt
Con un grafico di Gantt in ClickUp, puoi Ottenere un quadro chiaro dell'intero programma del progetto, con le attività disposte visivamente su una sequenza temporale.
Questa vista mostra chiaramente le scadenze imminenti, consentendoti di identificare in modo proattivo le aree in cui potrebbero essere necessari adeguamenti per garantire il completamento puntuale del progetto. Ti aiuta anche a visualizzare il carico di lavoro del team, identificare potenziali vincoli di risorse e prendere decisioni sulla pianificazione dello sviluppo della forza lavoro.
Trascinando e rilasciando le attività sulla sequenza, è anche possibile regolare facilmente i programmi per evitare il burnout del team e raggiungere con successo i traguardi prefissati.
Tuttavia, il vantaggio più grande dei grafici di Gantt in ClickUp è che evidenziano il percorso critico all'interno del tuo progetto con una sequenza di attività che hanno un impatto diretto sulla scadenza del progetto. Concentrandoti sul mantenimento delle attività del percorso critico, ti assicuri che l'intero progetto rimanga in linea con i tempi previsti.
Bacheche Kanban
Le bacheche Kanban offrono un approccio dinamico e visivo al project management. Ecco come le bacheche Kanban di ClickUp aiutano la pianificazione organizzativa:
- Fasi del flusso di lavoro: definisci le fasi del tuo flusso di lavoro. Che si tratti di "Da fare", "In corso", "In revisione" o "Terminato", puoi personalizzare le fasi in base alle esigenze del tuo progetto
- Visualizzazione delle attività: sposta visivamente le attività tra le diverse fasi. Man mano che le attività avanzano nelle diverse fasi di completamento, vengono trascinate e rilasciate sulla bacheca, fornendo un quadro in tempo reale del flusso di lavoro e dello stato di avanzamento del progetto
- Limiti del lavoro in corso (WIP): prevengono il sovraccarico di attività. Consentono di impostare limiti WIP per ogni fase della bacheca Kanban. Ciò garantisce che i membri del team si concentrino sul completamento delle attività correnti prima di intraprenderne di nuove, evitando colli di bottiglia e migliorando l'efficienza complessiva
- Concentrati sui colli di bottiglia: identifica rapidamente gli ostacoli. Evidenzia visivamente le fasi in cui le attività tendono ad accumularsi. Ciò consente di identificare potenziali colli di bottiglia e di intraprendere azioni correttive per garantire il corretto avanzamento del progetto
ClickUp ti consente di passare facilmente da una visualizzazione all'altra, fornendo una panoramica completa della pianificazione e del flusso di lavoro del tuo progetto.
È inoltre possibile utilizzare modelli per creare una bacheca Kanban per qualsiasi progetto. Ad esempio, è possibile utilizzare il modello ClickUp Business Plan per creare una bacheca visiva per la pianificazione organizzativa.
Che tu stia lanciando una nuova startup rivoluzionaria o spingendo un'impresa esistente verso nuovi traguardi, questo modello ti fornisce gli strumenti e l'organizzazione necessari per trasformare la tua visione in una roadmap chiara e realizzabile:
- Organizzazione senza sforzo: La visualizzazione Argomenti consente di suddividere il modello del piano aziendale in sezioni gestibili per area di interesse. Queste possono includere sezioni dedicate all'analisi di mercato, alla strategia di marketing, alle proiezioni finanziarie e altro ancora. Tutte le informazioni cruciali sono facilmente accessibili e organizzate per una pianificazione senza intoppi
- Monitoraggio dello stato di avanzamento semplificato: la vista Stato consente di monitorare i progressi in tempo reale. Assegnate stati quali "Completato", "In corso", "Da rivedere" e "Da fare" a specifiche attività all'interno del vostro piano aziendale. Ciò fornisce una chiara visione d'insieme della situazione attuale e delle aree che richiedono maggiore attenzione
- Gestione delle scadenze: la vista Sequenza consente di stabilire scadenze chiare per ogni attività associata al piano aziendale. Visualizza la sequenza in un grafico Gantt e assicurati che tutte le attività cardine siano completate per mantenere il piano in linea con gli obiettivi
- Hub centralizzato per i documenti: La vista Piano Business offre uno spazio dedicato per archiviare tutti i documenti relativi al piano aziendale. Questi possono includere rapporti di ricerche di mercato, fogli di calcolo finanziari, documenti di analisi della concorrenza e la presentazione finale del piano aziendale. Centralizzare tutto elimina il fastidio di dover cercare tra file sparsi
3. Misurazione delle prestazioni e dei miglioramenti
I piani organizzativi meglio elaborati si basano su ipotesi e stime. Misurare le prestazioni consente di vedere come i piani si traducono nella realtà.
Imposta KPI in dashboard in tempo reale
Ottieni informazioni immediate sullo stato dei progetti e monitora i tuoi KPI in un unico posto. Le dashboard di ClickUp ti consentono di creare un hub centralizzato per visualizzare le metriche rilevanti per gli obiettivi della tua organizzazione.
Visualizza i tassi di completamento delle attività, il tempo dedicato alle attività, il rispetto delle scadenze e altri indicatori di performance cruciali, il tutto in un'unica schermata di facile comprensione.
Accedete alla dashboard della produttività personale per controllare le attività completate, il carico di lavoro rimanente e il tempo dedicato a ciascuna attività.
Il dashboard del team offre una panoramica delle scadenze, delle attività e di chi sta lavorando su cosa per evitare il burnout dei dipendenti. Allo stesso modo, altri dashboard, come Panoramica commerciale, CRM, Gestione clienti e Sprint software, possono essere personalizzati in base alle esigenze aziendali.
Definisci gli obiettivi per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti
Definisci obiettivi chiari e raggiungibili. ClickUp Goals ti consente di stabilire obiettivi SMART per singoli individui, team o l'intera organizzazione. Suddividi gli obiettivi generali in attività cardine più piccole e misurabili, assicurandoti che tutti comprendano cosa si intende per esito positivo.
Puoi tenere traccia dei tuoi obiettivi senza sforzo, poiché ClickUp monitora automaticamente lo stato di avanzamento in base al completamento delle attività e ai dati rilevanti. Questa trasparenza crea un senso di titolarità e motiva i team a concentrarsi sul raggiungimento di un esito positivo.
Imposta obiettivi monetari, attività, numeri e traguardi veri/falsi per qualsiasi progetto per misurare lo stato in modo proattivo ed eliminare gli ostacoli prima della scadenza.
Monitorate il tempo e ottenete informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento
Tieni traccia del tempo dedicato alle attività con facilità. La funzionalità/funzione Monitoraggio del tempo del progetto di ClickUp ti consente di avviare, mettere in pausa e arrestare i timer direttamente all'interno delle attività. In questo modo non è più necessario compilare tabelle orarie manuali e si garantisce una raccolta accurata dei dati che sarà utile per i cicli di pianificazione futuri.
Promuovi la responsabilità e la collaborazione. I dati di monitoraggio del tempo forniscono visibilità sul lavoro richiesto ai singoli e ai team, lasciando spazio alla personalizzazione del flusso di lavoro e all'allocazione accurata delle risorse per ottimizzare l'efficienza complessiva.
4. Partire con il piede giusto grazie ai modelli
Gli oltre 1000 modelli predefiniti di ClickUp possono semplificare e migliorare significativamente la pianificazione organizzativa fornendo un quadro strutturato per vari processi di pianificazione, dai modelli di piani di crescita per l'espansione aziendale ai modelli di pianificazione delle risorse umane per mantenere felici i dipendenti.
I modelli offrono attività predefinite, attività secondarie e date di scadenza, consentendo di risparmiare tempo e lavoro manuale. Ciò garantisce l'uniformità nella pianificazione tra diversi reparti o team. Tuttavia, il vantaggio dei modelli risiede nella loro adattabilità: è possibile adattare facilmente il formato del modello alle proprie esigenze.
I modelli di ClickUp includono spesso strumenti visivi per rappresentare le sequenze temporali e le dipendenze dei progetti. Alcuni modelli offrono funzionalità di mappatura mentale per il brainstorming e la strutturazione delle idee, mentre le bacheche Kanban possono essere utilizzate per visualizzare le fasi del flusso di lavoro e monitorarne lo stato.
Il modello di pianificazione di un progetto di ClickUp, ad esempio, include una vista Bacheca che trasforma il progetto in una roadmap visiva condivisa per i team.
Offre anche un grafico di Gantt che rappresenta la sequenza temporale del progetto, comprese le attività assegnate e le scadenze. Utilizza questo potente strumento per monitorare lo stato di avanzamento, identificare potenziali ostacoli e modificare le scadenze secondo necessità.
È il tuo punto di riferimento unico per impostare obiettivi, organizzare attività, assegnare la titolarità e realizzare la visione del tuo progetto.
E se hai bisogno di una soluzione per la pianificazione delle risorse, c'è anche un modello adatto.
Garantite un uso efficiente dei talenti del vostro team, prevenite il burnout e mantenete i progetti in linea con le scadenze e i budget con il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp.
- Visualizza la capacità del team. Ottieni informazioni immediate sulla capacità del team con la vista Carico di lavoro. Questa funzionalità/funzione integrata fornisce un quadro chiaro dei carichi di lavoro individuali e del team, consentendoti di allocare le risorse in modo strategico ed evitare di sovraccaricare i membri del team
- Organizza le attività e monitora lo stato di avanzamento: Crea attività per ogni obiettivo di pianificazione delle risorse. La vista Elenco ti consente di organizzare queste attività in modo logico per il tuo progetto.
- Assegnare la titolarità e fissare le scadenze. Assegnare i compiti a membri specifici del team e stabilire una sequenza temporale per il completamento. Ciò favorisce la responsabilità e garantisce che tutti comprendano il proprio ruolo nel raggiungimento degli obiettivi del progetto
- Tieni traccia dello stato di avanzamento con stati personalizzati come Da fare, In corso, Revisione interna, Revisione client e Completato
- Imposta le notifiche per ricevere aggiornamenti sullo stato delle attività, in modo da poter risolvere i problemi minori prima che si aggravino. Pianifica riunioni regolari per discutere lo stato di avanzamento dei progetti, l'allocazione delle risorse e le eventuali sfide che potrebbero presentarsi
- Gestisci la disponibilità delle risorse. ClickUp ti consente di identificare le risorse necessarie per il tuo piano operativo. Una volta identificate le risorse necessarie, utilizza la funzionalità attività ricorrenti per monitorarne la disponibilità. Questo approccio proattivo ti garantisce di disporre delle risorse necessarie per evitare ritardi nei progetti. ClickUp ti consente inoltre di assegnare attività ai membri del team affinché intraprendano i passaggi necessari per acquisire le risorse mancanti, garantendo un progetto fluido e con personale adeguato
Superare le sfide nella pianificazione organizzativa
La pianificazione organizzativa definisce la direzione, assegna le risorse e stabilisce una tabella di marcia per il raggiungimento degli obiettivi.
Tuttavia, diverse sfide possono ostacolare l'efficacia della pianificazione organizzativa. Ecco come affrontare queste sfide e garantire che i vostri piani si traducano in risultati concreti:
Mancanza di chiarezza e allineamento
La sfida più grande nella pianificazione organizzativa si presenta quando gli obiettivi non sono chiari, sono ambigui o non vengono comunicati bene. I team non hanno una comprensione condivisa delle priorità, il che porta a un lavoro mal indirizzato e a uno spreco di risorse.
Ad esempio, supponiamo che un reparto marketing abbia l'attività di "migliorare l'immagine del marchio" senza metriche specifiche o target di riferimento. In tal caso, non è chiaro quale sia l'esito positivo e come misurarlo. Il team di progettazione si concentra sulla creazione di un nuovo logo, mentre il team dei social media si concentra sull'aumento del numero di follower, senza che nessuno dei due contribuisca in modo efficace all'obiettivo generale.
Soluzione: Implementare l'impostazione di obiettivi SMART. Definire chiaramente gli obiettivi, i KPI e i risultati desiderati. Comunicare questi obiettivi in modo efficace a tutti i livelli dell'organizzazione, organizzando workshop o assemblee per garantire che tutti comprendano il proprio ruolo nel raggiungimento degli stessi.
Sequenze temporali e allocazione delle risorse irrealistiche
Le sequenze temporali dei progetti sono spesso troppo ambiziose o non riflettono una valutazione realistica delle risorse disponibili. Ciò porta al burnout del team, al mancato rispetto delle scadenze e alla frustrazione.
Ad esempio, un'impresa di costruzioni può partecipare a una gara d'appalto per un progetto con una scadenza irrealistica per assicurarsi il contratto. Ciò può comportare lunghe ore di lavoro per i lavoratori, potenziali rischi per la sicurezza e un prodotto finale affrettato che potrebbe non soddisfare gli standard di qualità.
Soluzione: Effettuare valutazioni approfondite delle risorse. Identificare la capacità, le competenze e il carico di lavoro del team prima di assegnare le attività. Assegnare priorità alle attività e creare sequenze flessibili con margini di manovra per circostanze impreviste. Utilizzare grafici Gantt per visualizzare le sequenze dei progetti e l'allocazione delle risorse, identificando potenziali colli di bottiglia prima che si verifichino con software di pianificazione strategica .
Mancanza di comunicazione e collaborazione
I silos informativi e la scarsa comunicazione ostacolano la collaborazione e impediscono il progresso. I team lavorano in modo isolato, all'oscuro del lavoro richiesto e dei contributi degli altri al piano di progetto. Ad esempio, il team di vendita non è a conoscenza di una nuova funzionalità/funzione introdotta dal team di sviluppo. Ciò comporta la perdita di opportunità di upsell del prodotto ai clienti esistenti.
Soluzione: Coltivate una cultura di comunicazione aperta e collaborazione. Programmate riunioni regolari tra i reparti per discutere lo stato di avanzamento e gli ostacoli e assicuratevi che tutti siano sulla stessa pagina. Utilizzate strumenti di pianificazione dei progetti per condividere informazioni, documenti e aggiornamenti tra i reparti.
Incapacità di adattarsi al cambiamento
Il processo di pianificazione è rigido e poco flessibile e le organizzazioni faticano ad adattarsi alle mutevoli condizioni del mercato, alle sfide impreviste o alle nuove opportunità. Ad esempio, un negozio al dettaglio basa il proprio piano di inventario sui dati storici delle vendite, senza tenere conto di un improvviso cambiamento nelle preferenze dei consumatori. Ciò porta a un eccesso di scorte di prodotti obsoleti e alla perdita di vendite legate alle nuove tendenze.
Soluzione: Adottare un approccio di pianificazione agile. Essere pronti a rivalutare i piani e ad adeguare le strategie secondo necessità. Condurre revisioni periodiche per valutare lo stato di avanzamento e identificare i fattori esterni che potrebbero richiedere adeguamenti.
Il ruolo della gestione del cambiamento nella pianificazione organizzativa
Il panorama aziendale è in continua evoluzione e anche i piani meglio elaborati devono adattarsi. È qui che entra in gioco la gestione del cambiamento come partner fondamentale nella pianificazione organizzativa:
- Affrontare l'inevitabile: Il cambiamento è inevitabile, guidato da fattori quali i progressi tecnologici, i cambiamenti del mercato o le ristrutturazioni interne. Una gestione efficace del cambiamento prepara la vostra organizzazione ad accogliere questi cambiamenti e a ridurre al minimo le interruzioni in modo proattivo
- Garantire un'implementazione di successo: Le nuove iniziative e strategie sono efficaci solo se vengono eseguite correttamente. La gestione del cambiamento fornisce un quadro di riferimento per implementare i cambiamenti pianificati senza intoppi e garantire che tutti i membri dell'organizzazione siano coinvolti
- Migliorare il morale dei dipendenti: Il cambiamento può essere destabilizzante. Pratiche di gestione del cambiamento come la comunicazione aperta, la formazione e i sistemi di assistenza aiutano a mitigare la resistenza, migliorare il morale dei dipendenti e creare una cultura dell'adattabilità
- Identificare la necessità di cambiamento: Questi processi comportano l'analisi dello stato attuale della gestione delle capacità e l'identificazione delle aree in cui sono necessari miglioramenti o adattamenti. Ciò informa il processo di pianificazione evidenziando gli obiettivi relativi all'adattamento alle nuove circostanze o allo sfruttamento delle opportunità emergenti
- Pianificazione per la sostenibilità: il vero successo sta nel mantenere i cambiamenti nel tempo. La gestione del cambiamento si concentra sull'integrazione di nuovi processi e comportamenti nella cultura organizzativa
L'integrazione di modelli di gestione del cambiamento nel processo di pianificazione organizzativa può aumentare le probabilità di un'implementazione di successo e garantire che i piani si traducano in un cambiamento positivo duraturo per l'organizzazione.
Migliora i tuoi piani organizzativi con ClickUp
La pianificazione organizzativa potrebbe non essere l'aspetto più affascinante della gestione di un'azienda, ma è l'eroe sconosciuto che ti spinge verso il successo. Pensala come tracciare la rotta per la tua nave. Certo, puoi salpare con una vaga idea di dove vuoi andare, ma senza un piano chiaro e l'agilità necessaria per adattarti alle correnti impreviste, potresti finire naufragato su un'isola strategica deserta.
Una pianificazione efficace fornisce alla vostra organizzazione una roadmap strategica, assicurando che tutti remino nella stessa direzione. Promuove chiarezza e concentrazione, evitando sprechi di risorse e aumentando l'efficienza. La pianificazione mitiga anche i rischi anticipando potenziali sfide e sviluppando piani di emergenza.
Tuttavia, la pianificazione organizzativa non è sempre facile. Circostanze impreviste, silos di comunicazione e resistenza al cambiamento possono farti perdere la rotta. L'arsenale di funzionalità/funzioni di ClickUp affronta queste sfide a testa alta, trasformando la pianificazione da un lavoro di routine in un processo collaborativo e dinamico.