Tradizionalmente, l'acquisto di software veniva effettuato dai team di approvvigionamento, che acquistavano anche tutto il resto dell'azienda, dalle macchine da caffè ai fazzoletti per le mani.
Questo era possibile perché l'acquisto di software non richiedeva conoscenze specialistiche. C'era solo una manciata di prodotti per ogni categoria e i prezzi erano semplici.
L'arrivo delle tecnologie cloud e dei modelli Software-as-a-Service (SaaS) ha cambiato radicalmente questa situazione.
- Ogni categoria è affollata; ad esempio, G2 elenca ben 712 prodotti per il software di time-tracking
- Sebbene il SaaS sia generalmente basato sull'abbonamento, i prezzi possono essere basati sull'utente, sull'uso, sui livelli o su una combinazione di questi elementi
- I contratti SaaS possono essere complessi; ad esempio, un fornitore di dati potrebbe definire i limiti di "utilizzo" in termini tecnici sconosciuti ai team di approvvigionamento
- La negoziazione dei contratti SaaS può essere mensile, trimestrale o annuale, il che tiene i team di approvvigionamento sempre all'erta
Pertanto, le aziende hanno bisogno di una soluzione personalizzata strategia di approvvigionamento personalizzata che supera le sfide operative, fa risparmiare sui costi e migliora l'efficienza dei processi di acquisto SaaS. Ecco come.
Il processo di acquisto SaaS
Scegliere il prodotto SaaS giusto non significa solo scegliere una soluzione. Si tratta di assicurarsi che la soluzione SaaS giusta sia acquistata al prezzo giusto, per le persone giuste e con le giuste condizioni contrattuali.
Per ottenere questo risultato, è necessario un processo di SaaS processo di approvvigionamento . È utile anche utilizzare un software di gestione degli acquisti su uno strumento come ClickUp, per una visibilità e un controllo completi. Vediamo come.
1. Identificare le esigenze aziendali
Prima di andare a comprare strumenti SaaS, identificate le vostre esigenze. Ecco una serie di domande da porre ai vostri team.
**Di cosa avete bisogno?
Qual è il prodotto che state cercando? Ad esempio, potrebbe trattarsi di una soluzione SaaS per la gestione dei progetti, l'indicizzazione dei dati, la gestione delle buste paga, ecc. Ricordate di definirlo chiaramente.
Ad esempio, potreste chiamare uno strumento software di gestione delle attività, mentre il fornitore potrebbe preferire uno spazio di lavoro virtuale. Conoscere la differenza è utile per la disambiguazione.
**Quali caratteristiche sono importanti per voi?
Non tutti gli strumenti di gestione dei progetti sono uguali. Per scegliere quello che fa per voi, elencate tutte le caratteristiche di cui avete bisogno. Queste potrebbero essere:
- Gestione dei compiti
- Tracciamento del tempo
- Controllo degli accessi
- Disponibilità offline, ecc.
Durante la stesura dell'elenco, assicuratevi anche di assegnare un ordine di priorità.
**A cosa vi serve lo strumento?
Alcuni strumenti, come la gestione dei progetti, potrebbero essere continui. Mentre altri, come lo strumento di indicizzazione dei dati, potrebbero essere specifici per uno dei progetti che state implementando. Sapere per quanto tempo avrete bisogno della soluzione SaaS e per quale scopo aiuta a semplificare le decisioni.
**Chi sono gli utenti?
Sapere quale team utilizzerà il software aiuta anche a pensare alle funzionalità necessarie. Ad esempio, se si tratta di uno strumento per il team di vendita, sarebbe necessaria un'applicazione mobile. I team che si occupano di finanza potrebbero aver bisogno di una visualizzazione su foglio di calcolo.
Quindi, chiedetevi chi lo userà. Contate anche il numero di licenze necessarie, che può essere un'importante leva di negoziazione in seguito.
**Quali obiettivi raggiungerà questo strumento?
Anche se il punto dolente affrontato potrebbe essere semplice, ogni strumento acquistato deve avere un obiettivo aziendale. Ad esempio, un'azienda ha bisogno di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) SaaS per tenere traccia delle interazioni con i clienti e ottimizzare i processi.
Quindi, gli obiettivi possono essere definiti in termini di:
- Accuratezza delle previsioni di vendita
- Aumento dell'acquisizione o della fidelizzazione dei clienti
- Miglioramento dell'efficacia delle campagne di marketing
A seconda dello strumento che state acquistando, definite i vostri obiettivi. Acquisite tutte queste informazioni e documentatele. Moduli ClickUp è un ottimo strumento per utilizzare un questionario standardizzato per raccogliere tutte le informazioni necessarie.
Creare questionari standardizzati con ClickUp Forms
Ogni volta che qualcuno ha bisogno di un software, il team di approvvigionamento può semplicemente inviare il questionario e ottenere tutti i dati in un unico posto.
Una volta ottenute le informazioni preliminari, documentatele su Documenti ClickUp e condividerlo con tutte le parti interessate. Potete anche condurre interviste per aggiungere altri dati qualitativi.
modello di approvvigionamento completamente personalizzabile di ClickUp
Se siete alle prime armi con gli acquisti SaaS, iniziate in modo più semplice e veloce con Il modello di acquisto di ClickUp . Questo modello, completamente personalizzabile, consente di gestire i progetti di approvvigionamento, di monitorare e di prendere decisioni basate sui dati. Anche dopo l'implementazione, è possibile utilizzare questo modello per tenere traccia delle relazioni con i fornitori! Scarica questo modello
2. Ricerca e confronto delle opzioni
Il Software aziendale B2B SaaS il mercato è intensamente affollato. Esistono decine, se non centinaia, di strumenti per ogni categoria. Ognuno di essi utilizza diversi Strategie di marketing SaaS per attirare e fidelizzare i clienti. Pertanto, la ricerca e il confronto delle opzioni è fondamentale.
- Elenco di 3-5 strumenti: In base alle vostre ricerche su Internet, selezionate i 3-5 strumenti più adatti alle vostre esigenze
- Confronto: Creare una tabella con tutti gli strumenti selezionatiStrumenti SaaS come righe e i parametri come colonne da confrontare efficacemente
- Organizzare: Ordinateli in base ai parametri più importanti per voi
Quando si utilizza ClickUp per gestire il processo di approvvigionamento, è possibile utilizzare la visualizzazione a tabella per organizzare e ordinare automaticamente i dati nel modo desiderato.
È inoltre possibile utilizzare campi personalizzati per presentare il confronto esattamente nel modo desiderato.
Organizzate i dati in modo semplice e di facile lettura con la visualizzazione a tabella di ClickUp
3. Richiesta di proposte
Ora che conoscete gli strumenti che vi piacciono, è il momento di invitare le proposte e valutarle.
Rivolgetevi ai fornitori con una chiara richiesta di offerta (RFP) che delinei i vostri requisiti e le vostre aspettative. Modello di richiesta e approvazione del progetto di ClickUp è il punto di partenza perfetto.
In questa fase, dovete assicurarvi che le proposte siano confrontabili. Ogni fornitore potrebbe avere un termine diverso per una caratteristica simile, rendendo difficile il confronto. Pertanto, è necessario creare una standardizzazione da parte vostra.
- Includete l'elenco delle funzionalità che desiderate nello strumento (nella vostra nomenclatura) e chiedete loro di verificare quelle applicabili
- Chiedete i prezzi per le vostre condizioni, nella vostra valuta, in base all'utilizzo previsto, ecc.
- Chiedete demo e periodi di prova per consentire al vostro team di sperimentare personalmente lo strumento
- Indicare una scadenza entro la quale tutti i fornitori SaaS selezionati devono presentare la loro proposta
- Se possibile, invitateli a compilare un questionario come ClickUp Forms per acquisire automaticamente i dati su una tabella comparabile
4. Valutazione delle proposte
Prima di iniziare a valutare le proposte, verificatene la completezza e l'allineamento con le vostre esigenze aziendali. Se mancano alcuni aspetti, come gli standard di sicurezza o la politica di risoluzione, chiedeteli.
Con tutti questi dati, confrontate i seguenti aspetti.
Costo totale di proprietà (TCO): Il prezzo per utente non è una buona metrica perché non mostra quanto si pagherà nel complesso. Quindi, calcolate i costi dello strumento, dell'implementazione, dell'onboarding, della manutenzione, ecc. Confrontate i totali.
Il rapporto qualità-prezzo: Lo strumento che offre il TCO più basso non è necessariamente il migliore. Assicuratevi quindi che il TCO offra il miglior valore in termini di funzionalità, assistenza clienti, ecc.
Personalizzazione: La maggior parte degli strumenti SaaS è pensata per essere utilizzata subito. Tuttavia, se avete bisogno di personalizzazioni, verificate se è possibile.
Esperienza dell'utente: Questo aspetto è molto più importante di quanto i team di approvvigionamento si rendano conto. Una cattiva UX influisce sull'adozione, sull'utilizzo e, infine, sul ritorno dell'investimento. Assicuratevi di avere un piccolo gruppo di utenti pilota che possano fornire un feedback sulla UX del prodotto.
Assistenza clienti: La maggior parte degli strumenti SaaS prevede che gli utenti si aiutino da soli grazie ai manuali d'uso e alle basi di conoscenza. Se questo non è sufficiente per voi, esplorate le opzioni di assistenza clienti offerte da ciascun fornitore. Valutate se vale la pena di pagare un supplemento per un'assistenza aggiuntiva.
5. Negoziare i termini
In base alla fase 4, scegliete il vostro fornitore migliore e negoziate le condizioni che tutelano i vostri interessi. Fate presente tutto ciò che è importante per voi, come i prezzi, i livelli di servizio, l'assistenza, le politiche di cancellazione, ecc. e negoziate le condizioni.
Sapere quali sono gli elementi non negoziabili. Ad esempio, settori come quello finanziario o sanitario necessitano di rigidi controlli di sicurezza. Se il vostro fornitore non è in grado di offrire questo livello di conformità, è ora di passare alla seconda preferenza della vostra lista.
Una volta concordati i termini, firmate il contratto e iniziate.
6. Implementazione del software
Quando si implementa un SaaS aziendale, è necessario farlo in modo accurato, tenendo conto di una serie di fattori. Lavorate a stretto contatto con il fornitore per implementare il software all'interno della vostra organizzazione. Concentratevi sull'efficacia di quanto segue:
- Impostazione del software personalizzata in base alle esigenze dell'organizzazione
- Processo di onboarding per i nuovi utenti
- Processo di offboarding per i dipendenti che lasciano l'organizzazione/team
- Formazione per gli utenti
- Integrazione con i sistemi esistenti
- Limiti di utilizzo/funzionalità/accesso, ecc. come richiesto dalla vostra organizzazione
- Matrice di escalation per problemi e reclami
7. Monitoraggio dell'utilizzo
Il lavoro del Procurement non finisce una volta implementato il software. Infatti, per assicurarsi che i team sfruttino al meglio gli strumenti a loro disposizione, è necessario continuare a monitorare l'utilizzo e il sentiment con Strumenti di analisi SaaS .
- Verificare se gli utenti utilizzano il software come previsto
- Misurare l'impatto su risparmi, efficienza, prestazioni, ecc.
- Monitorare i reclami e i problemi sollevati dallo strumento
- Condurre sondaggi sull'opinione degli utenti per capire se i team apprezzano lo strumento
Di tanto in tanto, sedersi con i team e condurre un'analisi qualitativa per comprendere a fondo l'utilizzo.
Cruscotto ClickUp per monitorare le analisi SaaS
Durante l'implementazione di questo processo, è probabile che dobbiate affrontare alcune sfide e commettere alcuni errori. Vediamo come evitarli.
Errori da evitare negli acquisti SaaS
Per i team di approvvigionamento abituati ad acquistare software in modo tradizionale, l'acquisto di SaaS può essere una novità. Di conseguenza, potreste trovarvi di fronte a sfide di approvvigionamento e di commettere errori di base che possono essere facilmente evitati.
Ecco gli errori di approvvigionamento SaaS più comuni.
Ignorare i costi nascosti: Il prezzo indicato sul sito web spesso non è il prezzo totale. Il contratto potrebbe includere costi di integrazione, migrazione dei dati, assistenza premium e così via, che possono gonfiare il costo totale di proprietà. Ignorare questi costi può far lievitare le spese.
Non considerare i calcoli del ROI: Ogni spesa deve mostrare un risultato commerciale. Non fare calcoli di ROI sui benefici diretti, come l'aumento del fatturato o il risparmio sui costi, e sui benefici indiretti, come la sensazione di valorizzazione dei dipendenti, può portare al rimorso dell'acquirente.
Fare acquisti isolati: Acquistare soluzioni SaaS senza considerare come si integrano con i sistemi esistenti è un altro grave errore. Un acquisto isolato potrebbe non essere compatibile con gli altri strumenti utilizzati dall'azienda, causando inefficienze e costi aggiuntivi per colmare queste lacune.
Trascurare la scalabilità: Una visione a breve termine degli acquisti SaaS porta a colli di bottiglia quando l'azienda cresce. Trascurare la scalabilità significa non poter gestire carichi di lavoro crescenti e utenti aggiuntivi senza dover effettuare una revisione completa.
Sottovalutare l'importanza del supporto del fornitore: È facile pensare che gli strumenti moderni siano facili da usare e che quindi non sia necessaria l'assistenza clienti. Tuttavia, è necessario per risolvere i problemi tecnici, assistere negli aggiornamenti e nelle integrazioni future. Non sottovalutate la necessità di avere qualcuno da chiamare in caso di problemi.
Saltare le valutazioni di sicurezza: Fidarsi che il fornitore si occupi della sicurezza può essere un'enorme svista. In un'epoca in cui le violazioni dei dati sono frequenti, siete altrettanto responsabili della valutazione della sicurezza del fornitore SaaS.
Affrettare il processo decisionale: Infine, la fretta nel processo di acquisto di un SaaS può portare a decisioni sbagliate. Scegliere il primo strumento su cui posare gli occhi può significare una ripetuta insoddisfazione a lungo termine.
Potete evitare questi errori seguendo alcune best practice per l'acquisto di SaaS. Vediamo.
Migliori pratiche per l'acquisto di SaaS
Per evitare errori, ritardi, sovraccarichi di costi e inefficienze, ecco le best practice da seguire quando si acquistano soluzioni SaaS.
Prezzo di riferimento
Il prezzo deve essere valutato su due fronti. Uno è il confronto tra il prodotto scelto e gli altri software della categoria. Per esempio, se avete scelto Asana come strumento per la gestione dei progetti, confrontate i prezzi con Esempi di SaaS come Jira, Zoho Projects e ClickUp.
Quindi, fate un confronto con quanto pagano le aziende simili alla vostra per lo strumento che avete scelto. Queste informazioni potrebbero non essere disponibili pubblicamente, quindi è utile chiedere ad amici e colleghi in privato per avere il polso del mercato.
Effettuare verifiche legali e di sicurezza
È vostra responsabilità assicurarvi che lo strumento SaaS sia conforme a tutte le leggi e le normative applicabili, non solo nel presente, ma anche nel futuro. Eseguite una valutazione approfondita delle politiche legali e di sicurezza del fornitore.
Inoltre, eseguite revisioni periodiche per assicurarvi che siano aggiornate.
Utilizzare un software di gestione SaaS
Dopo aver acquistato uno strumento, create un sistema per gestirlo al meglio. A Software di gestione SaaS :
- Fornisce visibilità sugli abbonamenti SaaS e sull'utilizzo del software
- Centralizza le licenze di controllo
- Automatizza la tracciabilità delle spese, compresi i componenti aggiuntivi o i livelli di servizio premium
- Semplifica l'onboarding e l'offboarding
Traccia le date di rinnovo
La maggior parte dei contratti SaaS si rinnova automaticamente, il che può comportare spese inutili. Tracciare le date di rinnovo e impostare promemoria automatici assicura che:
- Evitare il rinnovo delle licenze per i dipendenti che hanno lasciato l'organizzazione
- Creare uno spazio per la rinegoziazione
- Rivalutare se il prodotto funziona davvero
- Fornire al fornitore un feedback sulle proprie esigenze
Gestire i dati del contratto
Come le date di rinnovo, anche i dati del contratto, come la durata dell'accordo, le responsabilità di entrambe le parti, gli accordi sul livello di servizio (SLA), le penali, gli impegni di rinnovo, ecc. sono importanti da monitorare.
Una buona piattaforma di approvvigionamento SaaS può aiutare in questo senso. Avere uno strumento organizzato e accessibile per gestire contratti di appalto aiuta a garantire la conformità, l'audit e le trattative per il rinnovo.
Valutare le prestazioni dei fornitori
Programmare valutazioni periodiche delle prestazioni dei fornitori. Revisione:
- Conformità del fornitore agli SLA
- Reattività e soddisfazione del servizio
- Risultati di business e ROI del software
- Ottimizzazioni e miglioramenti continui
È inoltre utile tenere d'occhio gli altri strumenti presenti sul mercato e confrontare le prestazioni del vostro fornitore attuale con quelle di altri strumenti.
Implementare un processo di acquisto SaaS standard
Dopo aver affrontato questo processo una volta, sapete come deve essere fatto. Sulla base delle esperienze e delle conoscenze acquisite, implementate un processo di acquisto SaaS strategico.
Un tipico processo di approvvigionamento SaaS comprende fasi e schemi per la raccolta dei requisiti, la valutazione dei fornitori, l'approvazione degli stakeholder, la revisione post-implementazione e il software di approvvigionamento SaaS necessario.
Migliorate il vostro approvvigionamento SaaS con ClickUp
Il passaggio dall'acquisto tradizionale di software all'acquisto di SaaS è stato drammatico. I team formati secondo il paradigma tradizionale sono stati costretti a imparare nuovi trucchi in tempi brevi.
Per agevolare questa trasformazione e rendere il processo fluido, avete bisogno delle migliori soluzioni di approvvigionamento SaaS. La piattaforma completa di gestione dei progetti di ClickUp è progettata per essere personalizzabile e adattabile a qualsiasi processo, compreso l'approvvigionamento SaaS.
Gestite le attività, seguite i progressi e rimanete organizzati con le soluzioni di approvvigionamento SaaS di ClickUp. Provate ClickUp gratuitamente oggi stesso .