Tradizionalmente, l'acquisto di software era effettuato dai team di approvvigionamento, che acquistavano anche tutto il resto per l'azienda, dalle macchine da caffè ai fazzoletti di carta.
Ciò era possibile perché l'acquisto di software non richiedeva conoscenze specialistiche. C'erano solo pochi prodotti in ogni categoria e i prezzi erano semplici.
L'avvento delle tecnologie cloud e dei modelli Software-as-a-Service (SaaS) ha cambiato radicalmente questa situazione.
- Ogni categoria è affollata; ad esempio, G2 presenta un elenco di ben 712 prodotti per il software di monitoraggio del tempo.
- Sebbene il SaaS sia generalmente basato su sottoscrizione, i prezzi possono essere basati sull'utente, sull'utilizzo, sul livello o su una combinazione di questi fattori.
- I contratti SaaS possono essere complessi; ad esempio, un provider di dati potrebbe definire i limiti di "utilizzo" in termini tecnici poco familiari ai team di approvvigionamento.
- Le negoziazioni SaaS potrebbero dover avvenire mensilmente, trimestralmente o annualmente, il che mantiene i team di approvvigionamento sempre all'erta.
Pertanto, le aziende hanno bisogno di una strategia di approvvigionamento personalizzata che superi le sfide operative, riduca i costi e migliori l'efficienza dei processi nell'acquisto di SaaS. Ecco come.
Il processo di approvvigionamento SaaS
Scegliere il prodotto SaaS giusto non significa solo selezionare una soluzione. Significa garantire che la soluzione SaaS giusta venga acquistata al prezzo giusto, per le persone giuste e con i termini contrattuali giusti.
Per raggiungere questo obiettivo, è necessario un processo di approvvigionamento SaaS completo. È inoltre utile utilizzare un software di gestione degli acquisti su uno strumento come ClickUp, per una visibilità e un controllo completi. Vediamo come.
1. Identificazione delle esigenze aziendali
Prima di acquistare strumenti SaaS, identifica ciò di cui hai bisogno. Ecco un numero di domande da porre ai tuoi team.
Di cosa hai bisogno?
Qual è il prodotto che stai cercando? Ad esempio, potrebbe trattarsi di una soluzione SaaS per la project management, l'indicizzazione dei dati, la gestione delle buste paga, ecc. Ricordati di definirlo chiaramente.
Ad esempio, potresti chiamare uno strumento "software di gestione delle attività", mentre il fornitore potrebbe preferire "area di lavoro virtuale". Conoscere la differenza è utile per chiarire eventuali ambiguità.
Quali funzionalità/funzioni sono importanti per te?
Non tutti gli strumenti di project management sono uguali. Per scegliere quello più adatto alle tue esigenze, crea un elenco delle funzionalità/funzioni di cui hai bisogno. Queste potrebbero essere:
- Gestione delle attività
- Monitoraggio del tempo
- Controllo degli accessi
- Disponibilità offline, ecc.
Mentre crei un elenco, assicurati anche di assegnare una priorità a ciascuna voce.
A cosa ti serve questo strumento?
Alcuni strumenti, come quelli per la project management, potrebbero essere continui, mentre altri, come gli strumenti di indicizzazione dei dati, potrebbero essere specifici per uno dei progetti che stai implementando. Sapere per quanto tempo avrai bisogno della soluzione SaaS e a quale scopo ti aiuterà a semplificare le decisioni.
Chi sono gli utenti?
Sapere quale team utilizzerà il software aiuta anche a pensare alle funzionalità/funzioni necessarie. Ad esempio, se si tratta di uno strumento per il team commerciale, sarà necessaria un'app mobile. I team finanziari potrebbero aver bisogno di una visualizzazione in formato foglio di calcolo.
Quindi, chiedi chi lo utilizzerà. Conta anche il numero di licenze necessarie, che in seguito potrebbero rivelarsi un importante strumento di negoziazione.
Quali obiettivi consentirà di raggiungere questo strumento?
Sebbene il problema che affronta possa essere semplice, ogni strumento acquistato deve avere un obiettivo aziendale. Ad esempio, un'azienda ha bisogno di un sistema SaaS di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per effettuare un migliore monitoraggio delle interazioni con i clienti e semplificare i processi.
Gli obiettivi possono quindi essere definiti in termini di:
- Accuratezza delle previsioni commerciali
- Aumento dell'acquisizione o della fidelizzazione dei clienti
- Miglioramento dell'efficacia delle campagne di marketing
A seconda dello strumento che stai acquistando, definisci i tuoi obiettivi. Raccogli tutte queste informazioni e documentale. ClickUp Moduli è un ottimo strumento per utilizzare un questionario standardizzato per raccogliere tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Ogni volta che qualcuno ha bisogno di un software, il team di approvvigionamento può semplicemente inviare il questionario e ottenere tutti i dati in un unico posto.
Una volta ottenute le informazioni preliminari, documentale su ClickUp Docs e effettua la condivisione con tutte le parti interessate. Puoi anche condurre interviste per aggiungere ulteriori dati qualitativi.
Se sei nuovo nell'acquisto di SaaS, inizia in modo più semplice e veloce con il modello di approvvigionamento di ClickUp. Questo modello completamente personalizzabile ti consente di effettuare il project management del tuo approvvigionamento, effettuare il monitoraggio, prendere decisioni basate sui dati e monitorare le relazioni con i fornitori. Anche dopo l'implementazione, puoi utilizzare questo modello per monitorare le relazioni con i fornitori!
2. Ricerca e confronto delle opzioni
Il mercato del software aziendale B2B SaaS è estremamente affollato. Esistono decine, se non centinaia, di strumenti per ogni categoria. Ognuno di essi utilizza diverse strategie di marketing SaaS per attirare e fidelizzare i clienti. Pertanto, è fondamentale ricercare e confrontare le opzioni disponibili.
- Seleziona 3-5 strumenti: sulla base delle tue ricerche su Internet, seleziona i 3-5 strumenti migliori che soddisfano le tue esigenze.
- Confronta: crea una tabella con tutti gli strumenti SaaS selezionati come righe e i parametri come colonne per effettuare un confronto efficace.
- Organizza: ordinali in base ai parametri che ritieni più importanti.
Quando utilizzi ClickUp per gestire il tuo processo di approvvigionamento, puoi utilizzare la vista Tabella per organizzare e ordinare automaticamente i dati nel modo che preferisci.
Puoi anche utilizzare campi personalizzati per presentare il tuo confronto esattamente come desideri.
3. Richiesta di proposte
Ora che conosci gli strumenti che ti piacciono, è il momento di richiedere delle proposte e valutarle.
Contatta i fornitori con una richiesta di offerta (RFP) chiara che descriva i tuoi requisiti e le tue aspettative. Il modello di richiesta e approvazione del progetto di ClickUp è il punto di partenza perfetto.
In questa fase, è necessario assicurarsi che le proposte siano comparabili. Ogni fornitore potrebbe utilizzare termini diversi per funzionalità/funzioni simili, rendendo difficile il confronto. Pertanto, è necessario creare una standardizzazione da parte vostra.
- Includi l'elenco delle funzionalità/funzioni che desideri nello strumento (nella tua nomenclatura) e chiedi loro di selezionare quelle applicabili.
- Richiedi un preventivo personalizzato in base alle tue condizioni: nella tua valuta, in base all'utilizzo previsto, ecc.
- Richiedi demo e periodi di versione di prova affinché il tuo team possa provare direttamente lo strumento.
- Fare una menzione di una scadenza entro la quale tutti i fornitori SaaS selezionati devono presentare la loro proposta.
- Se possibile, invitali a compilare un questionario come ClickUp Moduli per acquisire automaticamente i dati in una tabella comparabile.
4. Valutazione delle proposte
Prima di iniziare a valutare le proposte, verificate che siano complete e in linea con le vostre esigenze aziendali. Se mancano alcuni aspetti, come gli standard di sicurezza o la politica di risoluzione, richiedeteli.
Con tutti questi dati, confronta i seguenti aspetti.
Costo totale di proprietà (TCO): il prezzo per utente non è una buona metricà di valutazione, poiché non indica l'importo complessivo da pagare. Calcola quindi i costi dello strumento, dell'implementazione, dell'onboarding, della manutenzione, ecc. Confronta i totali.
Rapporto qualità-prezzo: lo strumento che offre il TCO più basso non è necessariamente il migliore. Assicurati quindi che il TCO offra il miglior rapporto qualità-prezzo in termini di funzionalità/funzioni, supporto clienti, ecc.
Personalizzazione: la maggior parte degli strumenti SaaS è pensata per essere utilizzata immediatamente. Tuttavia, se hai bisogno di personalizzazioni, verifica se sono possibili.
Esperienza utente: questo aspetto è molto più importante di quanto i team di approvvigionamento credano. Una cattiva esperienza utente influirà sull'adozione, sull'utilizzo e, alla fine, sul ritorno sull'investimento. Assicurati di avere un piccolo gruppo di utenti pilota che possano fornire feedback sull'esperienza utente del prodotto.
Supporto clienti: la maggior parte degli strumenti SaaS prevede che gli utenti si aiutino da soli sulla base dei manuali utente e delle knowledge base. Se questo non è sufficiente per te, esplora le opzioni di supporto clienti offerte da ciascun fornitore. Valuta se per te vale la pena pagare un extra per un supporto aggiuntivo.
5. Negoziazione dei termini
Sulla base del passaggio 4, scegli il tuo fornitore principale e negozia condizioni che tutelino i tuoi interessi. Solleva tutte le questioni che ritieni importanti, come prezzi, livelli di servizio, supporto, politiche di cancellazione, ecc. e negozia le condizioni.
Scopri quali sono gli aspetti non negoziabili. Ad esempio, settori come quello finanziario o sanitario richiedono controlli di sicurezza rigorosi. Se il tuo fornitore non è in grado di offrire questo livello di conformità, è il momento di passare alla seconda scelta nell’elenco.
Una volta concordati i termini, firma il contratto e inizia.
6. Implementazione del software
Quando si implementa un SaaS per l'azienda, è necessario farlo in modo accurato, tenendo presenti una serie di fattori. Collaborate strettamente con il fornitore per implementare il software all'interno della vostra organizzazione. Concentratevi sull'efficacia dei seguenti aspetti:
- Impostazione del software personalizzato in base alle esigenze della tua organizzazione
- Processo di onboarding per i nuovi utenti
- Processo di offboarding per i dipendenti che lasciano l'organizzazione/il team
- Formazione per gli utenti
- Integrazione con i sistemi esistenti
- Limiti di utilizzo/funzionalità/accesso, ecc. come richiesto dalla tua organizzazione
- Matrice di escalation per problemi e reclami
7. Monitoraggio dell'utilizzo
Il lavoro di approvvigionamento non termina una volta implementato il software. Infatti, per garantire che i team sfruttino al meglio gli strumenti a loro disposizione, è necessario continuare a monitorare l'utilizzo e il sentiment con strumenti di analisi SaaS.
- Verifica se gli utenti stanno utilizzando il software come previsto
- Misura l'impatto su risparmi, efficienza, prestazioni, ecc.
- Monitora i reclami/problemi segnalati sullo strumento.
- Conduci sondaggi sul sentiment degli utenti per capire se i team apprezzano lo strumento.
Di tanto in tanto, siediti con i team e conduci analisi qualitative per comprendere in modo approfondito l'utilizzo.
Durante l'implementazione di questo processo, è probabile che si verifichino alcune difficoltà e si commettano alcuni errori. Vediamo come evitarli.
Errori da evitare nell'approvvigionamento SaaS
Per i team di approvvigionamento abituati ad acquistare software in modo tradizionale, l'acquisto di SaaS può essere una novità. Come risultato, potreste trovarvi ad affrontare sfide di approvvigionamento e commettere errori di base che potrebbero essere facilmente evitati.
Ecco gli errori più comuni nell'approvvigionamento SaaS.
Ignorare i costi nascosti: il prezzo indicato sul sito web spesso non è il prezzo totale. Il contratto potrebbe includere costi di integrazione, migrazione dei dati, supporto premium, ecc. che possono aumentare il costo totale di titolarità. Ignorarli può far lievitare le spese.
Ignorare i calcoli del ROI: ogni spesa deve produrre un risultato aziendale. Non effettuare calcoli del ROI sui benefici diretti, come la crescita dei ricavi o la riduzione dei costi, e sui benefici indiretti, come il senso di apprezzamento dei dipendenti, può portare al rimorso dell'acquirente.
Effettuare acquisti isolati: acquistare soluzioni SaaS senza considerare come si integrano con i sistemi esistenti è un altro errore grave. Un acquisto isolato potrebbe non essere compatibile con altri strumenti utilizzati dalla tua azienda, causando inefficienze e costi aggiuntivi per colmare queste lacune.
Trascurare la scalabilità: una visione a breve termine dell'approvvigionamento SaaS porta a colli di bottiglia man mano che la tua azienda cresce. Trascurare la scalabilità significa che non puoi far fronte all'aumento dei carichi di lavoro e agli utenti aggiuntivi senza richiedere una revisione completa.
Sottovalutare l'importanza dell'assistenza del fornitore: è facile pensare che gli strumenti moderni siano facili da usare e che quindi non sia necessaria l'assistenza clienti. Tuttavia, essa è necessaria per risolvere problemi tecnici, fornire supporto con gli aggiornamenti e le integrazioni future. Non sottovalutate l'importanza di avere qualcuno da chiamare in caso di problemi.
Trascurare le valutazioni di sicurezza: affidarsi al provider per la sicurezza può essere una grave svista. In un'epoca in cui le violazioni dei dati sono all'ordine del giorno, sei responsabile quanto il provider SaaS della valutazione della sicurezza.
Affrettare il processo decisionale: infine, affrettare il processo di approvvigionamento SaaS può avere come risultato decisioni sbagliate. Scegliere il primo strumento che capita può significare insoddisfazione a lungo termine.
È possibile evitare questi errori seguendo diverse best practice relative all'approvvigionamento SaaS. Vediamo quali sono.
Best practice nell'approvvigionamento SaaS
Per evitare errori, ritardi, costi eccessivi e inefficienze, ecco le best practice da seguire quando si acquistano soluzioni SaaS.
Prezzo di riferimento
Confronta i prezzi su due fronti. Il primo è il confronto tra il prodotto scelto e altri software della stessa categoria. Ad esempio, se hai scelto Asana come strumento di project management, confronta i prezzi con altri esempi di SaaS, come Jira, Zoho Projects e ClickUp.
Quindi, confronta quanto pagano aziende simili alla tua per lo strumento che hai scelto. Queste informazioni potrebbero non essere disponibili pubblicamente, quindi è utile chiedere privatamente ad amici e colleghi per capire come funziona il mercato.
Effettua revisioni legali e di sicurezza
È tua responsabilità garantire che il tuo strumento SaaS sia conforme a tutte le leggi e normative applicabili, non solo nel presente, ma anche in futuro. Conduci valutazioni approfondite delle politiche legali e di sicurezza del fornitore.
Inoltre, esegui revisioni periodiche per assicurarti che siano aggiornate.
Utilizza un software di gestione SaaS
Una volta acquistato uno strumento, imposta un sistema per gestirlo correttamente. Un software di gestione SaaS:
- Fornisce visibilità sulle sottoscrizioni SaaS e sull'utilizzo del software.
- Centralizza il controllo delle licenze
- L'automazione del monitoraggio della spesa, inclusi i componenti aggiuntivi o i livelli di servizio premium.
- Semplifica l'onboarding e l'offboarding
Monitoraggio delle date di rinnovo
La maggior parte dei contratti SaaS prevede il rinnovo automatico, il che può comportare spese inutili. Il monitoraggio delle date di rinnovo e l'impostazione di promemoria automatici ti garantiscono:
- Evita il rinnovo delle licenze per i dipendenti che hanno lasciato l'organizzazione.
- Crea uno spazio per la rinegoziazione
- Rivaluta se il prodotto funziona davvero
- Fornisci feedback al fornitore sulle tue esigenze
Gestisci i dati contrattuali
Come le date di rinnovo, anche i dati contrattuali, quali la durata dell'accordo, le responsabilità di entrambe le parti, gli accordi sul livello di servizio (SLA), le penali, gli impegni di rinnovo, ecc. sono importanti da monitorare.
Una buona piattaforma di approvvigionamento SaaS può essere d'aiuto in questo senso. Disporre di uno strumento organizzato e accessibile per gestire i contratti di approvvigionamento facilita la conformità, la revisione e le negoziazioni di rinnovo.
Valuta le prestazioni dei fornitori
Pianifica valutazioni periodiche delle prestazioni dei fornitori. Revisione:
- Conformità dei fornitori agli SLA
- Reattività e soddisfazione del servizio
- Risultati aziendali e ROI del software
- Ottimizzazioni e miglioramenti continui
È inoltre utile tenere d'occhio gli altri strumenti disponibili sul mercato e confrontare le prestazioni del tuo attuale fornitore con quelli.
Implementa un processo di acquisto SaaS standard
Una volta terminato questo processo, saprai cosa fare. Sulla base delle tue esperienze e conoscenze, implementa un processo strategico di approvvigionamento SaaS.
Un tipico processo di approvvigionamento SaaS include passaggi e strutture per la raccolta dei requisiti, la valutazione dei fornitori, l'approvazione delle parti interessate, la revisione post-implementazione e il software di approvvigionamento SaaS necessario.
Ottimizza il tuo approvvigionamento SaaS con ClickUp
Il passaggio dall'acquisto tradizionale di software all'approvvigionamento SaaS è stato radicale. I team che sono stati formati secondo il paradigma tradizionale sono stati costretti ad apprendere nuove tecniche in breve tempo.
Per facilitare questa trasformazione e rendere il processo fluido, hai bisogno delle migliori soluzioni di approvvigionamento SaaS. La piattaforma completa di project management di ClickUp è progettata per essere personalizzabile e adattabile a qualsiasi processo di cui hai bisogno, compreso l'approvvigionamento SaaS.
Gestisci le attività, effettua il monitoraggio dello stato e mantieni l'organizzazione con le soluzioni di approvvigionamento SaaS di ClickUp. Prova ClickUp gratis oggi stesso.