Dale Carnegie ha detto: "Un'ora di piano può farti risparmiare 10 ore da fare".
Pianifica bene il tuo piano di approvvigionamento e otterrai condizioni migliori dai fornitori.
Con un piano di approvvigionamento ben definito, puoi monitorare le decisioni di acquisto dei diversi reparti, effettuare il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e identificare le opportunità di semplificazione dei processi o di miglioramento dell'ottimizzazione dei costi.
In questo articolo ti mostreremo come costruire una solida strategia di approvvigionamento.
Preparati a ottenere il controllo delle tue spese, mitigare i rischi e migliorare l'efficienza operativa per la crescita aziendale.
Entriamo subito nel vivo dell'argomento. 👇
Che cos'è una strategia di approvvigionamento?
Una strategia di approvvigionamento è il piano di un'organizzazione per ottenere elementi al miglior prezzo possibile, mantenendo gli standard di consegna e qualità. Comprende la ricerca dei fornitori giusti, la negoziazione del prezzo migliore, l'effettuazione degli acquisti e la garanzia delle consegne.
Una politica e una strategia di approvvigionamento solide guidano il tuo team di approvvigionamento verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali a lungo termine. Pertanto, dovrebbero essere flessibili, adattabili e in continua evoluzione insieme alle esigenze della tua azienda.
Lo scopo della strategia di approvvigionamento
Le strategie di approvvigionamento non riguardano solo la riduzione dei costi o l'ottenimento delle offerte più convenienti, sebbene questi aspetti siano importanti. Si tratta piuttosto di acquisire beni e servizi di qualità al giusto prezzo e al momento giusto per garantire il regolare svolgimento delle attività aziendali.
Le migliori strategie di approvvigionamento vanno oltre gli acquisti di base. Sono in linea con gli obiettivi più ampi della tua azienda, dalla priorità della responsabilità sociale alla promozione dell'innovazione attraverso partnership con i fornitori.
Adottare un approccio strategico globale agli acquisti aiuta il tuo team a elaborare un piano solido, trasformando l'intero processo in una risorsa preziosa che ti offre un vantaggio competitivo.
Obiettivi della strategia di approvvigionamento
Una strategia di approvvigionamento efficace affronta quattro programmi:
- Convenienza: ottenere il massimo dal proprio investimento
- Qualità e valore: garantire che ciò che acquisti soddisfi i tuoi standard
- Consegna puntuale: evitare interruzioni ottenendo ciò che serve quando serve
- Gestione dei rischi: mitigare potenziali problemi come fornitori inaffidabili
Tipi di strategie di approvvigionamento
Non esiste una soluzione valida per tutte le dimensioni. Ecco quindi sei tipi di strategie di approvvigionamento chiave che possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi:
Strategia 1: Riduzione dei costi
Il contesto dice tutto: ottenere il massimo valore dal tuo investimento. Questa strategia di riduzione dei costi va oltre il prezzo di acquisto iniziale. Utilizza tecniche come le gare d'appalto competitive e l'analisi del valore per aiutarti a negoziare le migliori offerte e considerare il costo totale della titolarità (TCO), inclusi i costi di manutenzione, riparazione e smaltimento.
Esempio: consideriamo un'azienda che produce snack confezionati in un mercato affollato e competitivo. In tali circostanze, dove la maggior parte dei produttori compete sul prezzo e sulla distribuzione, mantenere bassi i prezzi di costo è una preoccupazione significativa. Questa azienda potrebbe decidere di ridurre i prezzi dei fattori di produzione ottenendo riduzioni dei costi delle materie prime e degli imballaggi. Potrebbe pubblicare una richiesta di preventivo per il materiale di imballaggio, invitare le aziende a presentare offerte per il contratto e optare per un nuovo fornitore in grado di offrire costi significativamente inferiori per lo stesso materiale.
Strategia 2: Gestione dei rischi
Le interruzioni della catena di approvvigionamento spesso causano ritardi nella produzione e perdite di fatturato. Una solida strategia di gestione dei rischi di approvvigionamento ti aiuta ad anticipare e mitigare i potenziali problemi di interruzione della catena di approvvigionamento.
La strategia prevede la collaborazione con più fornitori affidabili ed efficienti per evitare di dipendere da un'unica fonte per gli elementi critici. In definitiva, si tratta di garantire l'approvvigionamento sicuro delle forniture essenziali per l'azienda durante eventi imprevisti, come disastri naturali o insolvenza dei fornitori.
Esempio: un produttore automobilistico globale utilizza una strategia di gestione del rischio per risolvere le crisi dei semiconduttori. Collabora con diversi fornitori affidabili di chip in diverse posizioni geografiche, garantendo una produzione regolare anche in caso di interruzioni presso un particolare fornitore o in una determinata regione.
Strategia 3: Gestione e ottimizzazione dei fornitori
La strategia di gestione e ottimizzazione dei fornitori si concentra sulla creazione di migliori relazioni tra azienda e fornitori. La strategia prevede principalmente l'impostazione di standard di prestazione dei fornitori, lo svolgimento di audit e la fornitura di formazione e supporto.
Sebbene i dettagli possano variare da un'azienda all'altra, promuovere solide relazioni con i fornitori è fondamentale per le aziende ad alta produzione. Immagina di collaborare con i tuoi fornitori nell'ambito dell'innovazione, pianificare insieme le esigenze future e avere partner affidabili che garantiscono consegne costanti.
Vediamo come implementare questa strategia con un esempio. 👇
Esempio: supponiamo che un'azienda di abbigliamento implementi una strategia di gestione dei fornitori con un produttore di tessuti. Dopo aver stabilito gli standard di qualità per il produttore, l'azienda conduce audit regolari per garantire una qualità costante.
Inoltre, organizzano sessioni di brainstorming con il produttore, discutendo dei nuovi tessuti, delle tecnologie e dei modelli di tendenza sul mercato. La solida relazione favorisce la fiducia e garantisce tessuti di alta qualità.
Strategia 4: acquisti ecologici
Essere responsabili dal punto di vista ambientale significa anche adottare politiche e pratiche di approvvigionamento sostenibili. Gli acquisti ecologici fanno proprio questo.
Questa strategia di approvvigionamento prevede l'acquisto di prodotti o servizi con un impatto ambientale minimo. Il quadro strategico di approvvigionamento si concentra sui fornitori impegnati nella sostenibilità, dando priorità ai prodotti realizzati con materiali riciclati, a basse emissioni o ad alta efficienza energetica.
Esempio: una catena di negozi di alimentari adotta una strategia di acquisto ecologica. Dà la priorità all'approvvigionamento di frutta e verdura da aziende agricole locali che utilizzano pratiche sostenibili come l'agricoltura biologica e la conservazione dell'acqua.
Potrebbero anche scegliere prodotti per la pulizia con certificazioni ecologiche e imballaggi realizzati con materiali riciclati.
Strategia 5: approvvigionamento globale
L'approvvigionamento globale comporta l'estensione della tua base di fornitori oltre i mercati locali. Sfrutta il panorama competitivo di un'economia globalizzata, con la possibilità di ottenere significativi risparmi sui costi.
Inoltre, guardare oltre i propri confini crea nuove possibilità, come esplorare mercati non ancora sfruttati e trovare prezzi migliori o prodotti di qualità superiore.
Le strategie di approvvigionamento globale sono utilizzate principalmente dalle aziende che necessitano di materie prime non facilmente reperibili o che costano una fortuna sul loro mercato locale.
Esempio: un'azienda produttrice di mobili potrebbe avere difficoltà a reperire legname di latifoglie a causa delle differenze floristiche tra le diverse regioni locali. Tuttavia, potrebbe scoprire che lo stesso tipo di legno è facilmente reperibile in altre regioni, ad esempio nel Sud-Est asiatico.
Pertanto, per contrastare il deficit di approvvigionamento, l'azienda attua una strategia di approvvigionamento globale per l'acquisto di legname di latifoglie. Ciò garantisce un approvvigionamento costante, riduce i costi e consente all'azienda di vendere il legno importato a prezzi migliori.
Tuttavia, ciò richiede un attento piano e gestione. È necessario affrontare le differenze culturali, la logistica complessa e le procedure di controllo della qualità per garantire un'esperienza fluida e con esito positivo.
Strategia 6: Gestione totale della qualità
Il Total Quality Management (TQM) è una strategia di approvvigionamento che pone l'accento su misure proattive di controllo della qualità lungo tutta la catena di fornitura, con un'impostazione di standard di qualità, effettuando ispezioni e implementando misure di controllo della qualità.
La strategia mira a ridurre al minimo i difetti e a garantire che i prodotti soddisfino gli standard di qualità. Sia gli acquirenti che i fornitori lavorano costantemente per migliorare i processi, identificare opportunità di riduzione dei costi e migliorare la qualità complessiva.
Esempio: le aziende produttrici di petrolio utilizzano generalmente il TQM nel loro processo di approvvigionamento. Poiché la posta in gioco è alta nella produzione di petrolio, il TQM le aiuta ad affrontare i problemi relativi alla qualità nell'approvvigionamento di materiali tecnici per la manutenzione degli impianti petroliferi e la costruzione di progetti.
Ideale per:
- Prodotti che devono soddisfare elevati standard di qualità per motivi legislativi o di altro tipo
- Aziende in grado di approvvigionarsi e operare a livello globale
- Mercati meno sensibili al prezzo
Sviluppare una strategia di approvvigionamento efficace
Utilizza il nostro collaudato processo in nove passaggi per costruire una solida strategia di approvvigionamento che garantisca:
Passaggio 1: eseguire un audit degli acquisti
Prima di elaborare una nuova strategia, è essenziale comprendere la vostra attuale spesa di approvvigionamento. A tal fine, effettuate una verifica approfondita delle vostre abitudini di spesa. Raccogliete dati sulle vostre attuali politiche e attività di approvvigionamento, tra cui:
- Cosa acquisti (beni e servizi)
- Da chi acquisti (fornitori)
- Quanto spendi (costo totale)
Analizza questi dati per identificare le aree di spesa elevata, le potenziali opportunità di risparmio sui costi e eventuali istanze di spesa non autorizzata (acquisti non autorizzati).
Approfondire le sfumature ti aiuta a individuare con precisione il lavoro richiesto e ad adattare la tua strategia di conseguenza.
Passaggio 2: definire obiettivi di approvvigionamento chiari
Quali risultati desideri ottenere dalla tua strategia di approvvigionamento?
Avere obiettivi chiari fornisce una tabella di marcia per l'esecuzione della tua strategia e ti consente di misurarne le varie metriche di esito positivo.
Ecco alcuni obiettivi comuni nell'ambito degli acquisti:
- Riduzione dei costi: ridurre le spese di approvvigionamento mantenendo la qualità
- Maggiore efficienza: semplifica i processi per risparmiare tempo e risorse
- Gestione dei rischi: mitiga le potenziali interruzioni nella catena di approvvigionamento
- Sostenibilità: implementa pratiche di acquisto rispettose dell'ambiente.
- Gestione delle relazioni con i fornitori: costruisci relazioni solide e reciprocamente vantaggiose con i fornitori chiave.
Definire chiaramente i requisiti e gli obiettivi aziendali garantisce che la tua strategia sia ben mirata e produca risultati incentrati sul business.
Passaggio 3: Valutare le condizioni di mercato
I cambiamenti nell'ambiente esterno possono avere un impatto significativo sulla tua strategia di approvvigionamento. Considera fattori quali:
- Tendenze di mercato: ci sono fluttuazioni dei prezzi o tecnologie emergenti che potrebbero influire sulle tue esigenze?
- Panorama dei fornitori: chi sono gli attori chiave nel tuo settore? Esiste un'opportunità di consolidamento o diversificazione dei fornitori?
- Contesto normativo: esistono requisiti legali o normativi da considerare nell'approvvigionamento di beni e servizi?
Rimanere informati sulle condizioni di mercato consente di adattare la strategia aziendale ai cambiamenti e di prendere decisioni equilibrate.
Ad esempio, se prevedi un aumento dei costi dei materiali, potresti valutare fornitori alternativi o negoziare contratti a più lungo termine con quelli esistenti.
Passaggio 4: Sviluppare strategie di approvvigionamento
In base alle tue priorità strategiche di approvvigionamento, agli obiettivi e all'analisi di mercato, definisci come reperire i beni e i servizi di cui hai bisogno. Ecco alcune strategie di approvvigionamento comuni che puoi prendere in considerazione:
- Gara d'appalto competitiva: richiedere preventivi a più fornitori per ottenere il prezzo migliore.
- Fornitore unico: collaborazione con un unico fornitore affidabile per elementi critici
- Negoziazione: collaborare con i fornitori per ottenere prezzi e condizioni migliori
- Approvvigionamento strategico: collaborazione con i fornitori per lo sviluppo e l'innovazione dei prodotti
La strategia di approvvigionamento migliore dipende dal tipo di acquisto. Ad esempio, le gare d'appalto sono ideali per le forniture standard per ufficio, mentre l'approvvigionamento da un unico fornitore è preferibile per l'acquisto di macchinari complessi con pochi fornitori qualificati.
Passaggio 5: implementare la tecnologia e l'automazione
La tecnologia può semplificare notevolmente il processo di approvvigionamento, migliorare la precisione e far risparmiare tempo al tuo team. Ecco come:
- Software di approvvigionamento: gestisci le richieste, gli ordini di acquisto e le relazioni con i fornitori in modo elettronico tramite un software di gestione degli approvvigionamenti come ClickUp.
- Strumenti di analisi della spesa: utilizza strumenti contabili per ottenere informazioni più approfondite sui tuoi dati di spesa e identificare le aree in cui è possibile risparmiare sui costi.
- Automazione del flusso di lavoro: prendete in considerazione l'utilizzo di un software di automazione del flusso di lavoro per automatizzare attività ripetitive come le approvazioni e l'inserimento delle voci.
L'integrazione di tali strumenti nei tuoi processi migliora l'efficienza, riduce gli errori e consente ai tuoi team di approvvigionamento di concentrarsi su attività strategiche come la gestione delle relazioni con i fornitori e le ricerche di mercato.
Passaggio 6: definire ruoli e responsabilità
Una struttura ben definita del team di gestione dei fornitori di approvvigionamento inizia con la definizione di ruoli e responsabilità chiari per ciascun membro del team. Ciò potrebbe includere:
- Responsabile degli acquisti: guida il team e supervisiona la strategia di approvvigionamento complessiva.
- Direttore acquisti (CPO): responsabile dell'approvvigionamento e delle trattative con i fornitori.
- Specialisti in contratti: assicurati che i contratti siano legalmente validi e vantaggiosi per la tua azienda.
- Specialisti del controllo qualità: verificano che i beni e i servizi soddisfino gli standard di qualità concordati.
Ruoli e responsabilità chiaramente definiti prevengono la confusione, garantiscono la responsabilità e contribuiscono alla corretta esecuzione della tua strategia di approvvigionamento.
Passaggio 7: Stabilire metriche di rendimento
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono misure quantificabili che consentono il monitoraggio dello stato del processo di approvvigionamento e l'identificazione delle aree grigie.
Prendete in considerazione questi potenziali KPI per misurare il lavoro richiesto per l'approvvigionamento:
- Percentuale di risparmio sui costi: valuta il risparmio sui costi ottenuto come percentuale della spesa totale per gli acquisti.
- Lead time dei fornitori: misura il tempo trascorso dall'invio dell'ordine alla consegna finale.
- Tasso di difettosità dei fornitori: misura il numero di prodotti difettosi ricevuti rispetto al totale dei prodotti ordinati dai singoli fornitori, garantendo trasparenza sui fornitori leader e in ritardo.
Attraverso il monitoraggio di queste metriche, potrai dimostrare il valore della strategia di approvvigionamento agli stakeholder e identificare le aree che necessitano di ottimizzazione.
👀Nota: riesamina e perfeziona regolarmente i tuoi KPI per garantirne la pertinenza e l'allineamento con i tuoi obiettivi in continua evoluzione.
Passaggio 8: Implementare il miglioramento continuo
Una strategia di approvvigionamento vincente è un documento in continua evoluzione. Deve essere ripetuta e adattata alle mutevoli circostanze. Pertanto, è necessario sviluppare una cultura del miglioramento continuo all'interno del tuo team di approvvigionamento.
Utilizza questa lista di controllo per assicurarti che la tua strategia di approvvigionamento sia flessibile e adattabile ai cambiamenti:
- Rimani informato sulle tendenze del settore e sulle best practice
- Analizza regolarmente i dati di approvvigionamento per identificare potenziali opportunità di risparmio sui costi.
- Chiedi feedback agli stakeholder interni e ai fornitori su come migliorare il processo di approvvigionamento.
- Siate aperti alle nuove tecnologie e alle soluzioni di automazione che possono ulteriormente semplificare le operazioni.
Promuovendo una cultura del miglioramento continuo, potrai costruire una strategia di approvvigionamento che garantisca valore a lungo termine per la tua azienda.
Passaggio 9: comunicare in modo efficace con le parti interessate
Comunica regolarmente le strategie di approvvigionamento e i relativi obiettivi a tutte le parti interessate, tra cui:
- Internal teams (finanza, operazioni, ecc.)
- Fornitori
- Alta dirigenza
Questa comunicazione dovrebbe illustrare in che modo la strategia si allinea agli obiettivi aziendali generali e quali vantaggi offre agli stakeholder.
Tenere tutti aggiornati e informati sugli obiettivi strategici favorisce la collaborazione, garantisce il coinvolgimento e aiuta a raggiungere i risultati desiderati.
Et voilà!
Questi passaggi ti aiuteranno a sviluppare e implementare una strategia di approvvigionamento completa che ottimizzi la spesa. Utilizzali per mitigare i rischi e garantire un flusso costante dei beni e dei servizi necessari alla tua azienda per prosperare in un mercato competitivo.
Leggi anche: Il miglior software di gestione dei fornitori per l'ambito aziendale
Creare una strategia di approvvigionamento semplificata con ClickUp
Una strategia di approvvigionamento è essenziale, ma gestirla in modo efficiente può essere difficile. ClickUp è un potente strumento di project management che offre un kit completo di strumenti per ottimizzare le tue prestazioni di approvvigionamento.
Vediamo come. 👇
ClickUp Automazione e IA
- Flussi di lavoro automatizzati: risparmia tempo ed elimina gli errori manuali tramite l'automazione delle attività ripetitive. Triggers automaticamente azioni come l'invio delle approvazioni degli ordini di acquisto, la generazione di report o la notifica alle parti interessate in base a condizioni predefinite.
- Assistente IA in ClickUp: con ClickUp Brain, l'assistente basato sull'IA di ClickUp, puoi risparmiare molto tempo e lavoro richiesto nelle attività quotidiane. Vuoi sapere quante spedizioni sono attualmente in stato "Ritardato"? Chiedi a Brain per ottenere una risposta immediata. Hai bisogno di scrivere un'email per acquisire un nuovo fornitore? L'AI Writer for Work di ClickUp Brain la preparerà in pochi secondi. Partecipi a molte riunioni? Chiedi a ClickUp Brain di riepilogare tutti i tuoi appunti delle riunioni, generare azioni da intraprendere e convertirle in attività nella piattaforma.
- Modelli personalizzabili: utilizza l'ampia raccolta di modelli disponibili in ClickUp per semplificare il tuo processo di acquisto.
Il modello di approvvigionamento di ClickUp ti aiuta a standardizzare il processo di selezione dei fornitori, a mantenere l'organizzazione, a comunicare in modo efficace con i venditori e a ridurre gli errori eliminando l'inserimento manuale dei dati. Personalizza facilmente il modello in base alle tue specifiche attività di approvvigionamento, automatizzando le attività amministrative come l'invio di richieste di preventivo, la gestione delle approvazioni e il monitoraggio delle consegne.
Visualizzazioni affidabili delle attività e dei progetti per una migliore organizzazione
- Opzioni di visualizzazione multiple: ClickUp offre varie visualizzazioni personalizzabili per mantenere organizzati i tuoi processi di approvvigionamento. Utilizza ClickUp Views per una chiara panoramica delle attività e degli stati in oltre 15 visualizzazioni. Le bacheche Kanban rappresentano visivamente il tuo flusso di lavoro, consentendoti di monitorare i progressi a colpo d'occhio. I diagrammi di Gantt offrono una visualizzazione della Sequenza dei tuoi progetti di approvvigionamento, evidenziando le dipendenze e le scadenze.
- Ricerca e filtraggio senza interruzioni: la potente funzione di ricerca di ClickUp ti consente di trovare istantaneamente attività, documenti o discussioni specifici. Filtra la tua ricerca per assegnatario, stato, data di scadenza o campi personalizzati per un'organizzazione ancora più mirata.
Funzionalità avanzate per una gestione impeccabile della strategia di approvvigionamento
- Stati personalizzabili: crea stati personalizzati all'interno di ClickUp per riflettere accuratamente le diverse fasi del tuo processo di approvvigionamento. Queste potrebbero includere fasi come Necessita di approvazione, Fornitore selezionato, Ordine effettuato o Consegnato. *Tieni traccia con facilità dello stato di avanzamento di ogni attività di approvvigionamento.
- Gestione dei documenti: archivia tutti i documenti rilevanti, come richieste di preventivi, contratti e fatture, all'interno del progetto ClickUp corrispondente. Ciò garantisce a tutte le persone coinvolte un facile accesso alle informazioni più recenti, favorendo la trasparenza e riducendo il rischio di smarrimento dei documenti.
- Strumenti di collaborazione: ClickUp fornisce al tuo team di approvvigionamento gli strumenti necessari per una collaborazione efficace. Utilizza commenti, menzioni e chat in tempo reale per discutere i progetti, condividere idee e assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
- Comunicazione semplificata: mantieni una comunicazione chiara con i team interni e i fornitori direttamente all'interno di ClickUp. Assegna attività, effettua la condivisione di documenti e organizza discussioni all'interno di ogni progetto di approvvigionamento, promuovendo la trasparenza e la collaborazione.
Esempi di strategie di approvvigionamento con esito positivo
Dai un'occhiata ad alcuni esempi reali di strategie di approvvigionamento con esito positivo con fonti che puoi approfondire:
1. La strategia di approvvigionamento globale di Walmart per il risparmio sui costi
Walmart è nota per le sue misure aggressive di riduzione dei costi, e l'approvvigionamento gioca un ruolo importante. L'azienda sfrutta il suo enorme potere d'acquisto per negoziare prezzi più bassi con i fornitori di tutto il mondo.
Una strategia chiave per l'efficienza dei costi di approvvigionamento consiste nello stipulare contratti a lungo termine con i fornitori principali e incoraggiarli a ridurre continuamente i costi.
Questa strategia è stata fondamentale per consentire a Walmart di offrire prezzi costantemente bassi ai consumatori. Si stima che grazie a questo approccio l'azienda risparmi miliardi di dollari all'anno.
2. L'approvvigionamento collaborativo dell'aeronautica militare degli Stati Uniti per una maggiore efficienza
L'Aeronautica Militare ha semplificato il proprio processo di approvvigionamento collaborando con altri rami delle forze armate. Ciò ha comportato la standardizzazione delle procedure di approvvigionamento e lo sfruttamento del potere d'acquisto combinato per negoziare accordi migliori con i fornitori.
La collaborazione ha portato a significativi risparmi sui costi per l'Aeronautica Militare e a una maggiore efficienza nel processo di approvvigionamento.
Costruire una strategia di approvvigionamento vincente con ClickUp
Sviluppare una strategia di approvvigionamento non è un'impresa facile. Ma con ClickUp come partner, puoi semplificare ulteriormente il processo di acquisto, ottimizzare la spesa e raggiungere i tuoi obiettivi.
ClickUp ti supporta in ogni fase, dall'automazione delle attività ripetitive alla promozione della collaborazione e all'analisi approfondita dei dati.
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