Dale Carnegie diceva: "Un'ora di piano può farvi risparmiare 10 ore di lavoro"
Pianificate bene la vostra strategia di approvvigionamento e otterrete accordi migliori con i fornitori.
Con una strategia di approvvigionamento ben pianificata, è possibile monitorare le decisioni di acquisto dei diversi reparti, monitorare le prestazioni dei fornitori e identificare le possibilità di snellire i processi o migliorare l'ottimizzazione dei costi.
In questo articolo vi mostreremo come costruire una solida strategia di approvvigionamento.
Preparatevi ad avere il controllo della spesa, a ridurre i rischi e a migliorare l'efficienza operativa per la crescita aziendale.
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Che cos'è una strategia di approvvigionamento?
Una strategia di approvvigionamento è il piano di un'organizzazione per ottenere elementi al miglior prezzo possibile, mantenendo gli standard di consegna e di qualità. Comprende la ricerca dei fornitori giusti, la negoziazione del prezzo migliore, gli acquisti e la sicurezza delle consegne.
Una politica e una strategia di approvvigionamento solide guidano il team di approvvigionamento verso il raggiungimento di obiettivi aziendali a lungo termine. Per questo motivo, deve essere flessibile, adattabile e in continua evoluzione rispetto alle esigenze dell'azienda.
Lo scopo della strategia di approvvigionamento
Le strategie di approvvigionamento non si limitano a ridurre i costi o a ottenere le offerte più convenienti, anche se questo è importante. Si tratta piuttosto di acquisire beni e servizi di qualità al prezzo e nei tempi giusti per mantenere le operazioni aziendali senza intoppi.
Le migliori strategie di approvvigionamento vanno oltre gli acquisti di base. Si allineano agli obiettivi più grandi della vostra azienda, dalla priorità alla responsabilità sociale alla promozione dell'innovazione attraverso le partnership con i fornitori.
Un approccio strategico globale all'approvvigionamento aiuta il team a elaborare un piano solido, trasformando l'intero processo in una risorsa preziosa che offre un vantaggio competitivo.
Obiettivi della strategia di approvvigionamento
Una strategia di approvvigionamento efficace affronta quattro programmi:
- Efficacia dei costi: Ottenere il massimo per il proprio denaro
- Qualità e valore: Assicurarsi che ciò che si acquista sia conforme agli standard aziendali
- Consegna tempestiva: Evitare le interruzioni di servizio ottenendo le cose quando ne avete bisogno
- Gestione del rischio: Mitigazione di potenziali problemi come fornitori inaffidabili
Tipi di strategie di approvvigionamento
Non esiste una dimensione unica per tutti. Ecco quindi sei tipi di strategie di approvvigionamento chiave che possono aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi:
Strategia 1: riduzione dei costi
Il contesto dice tutto: ottenere il massimo valore per i vostri soldi. Questa strategia di riduzione dei costi va oltre il prezzo di acquisto iniziale. Utilizza tecniche come le offerte competitive e l'analisi del valore per aiutarvi a negoziare le offerte migliori e a considerare il costo totale di titolarità (TCO), compresi i costi di manutenzione, riparazione e smaltimento.
Esempio: Considerate un'azienda che produce snack confezionati in un mercato affollato e competitivo. In queste circostanze, in cui la maggior parte dei produttori compete sul prezzo e sulla distribuzione, mantenere bassi i prezzi di costo è una preoccupazione importante. L'azienda potrebbe decidere di ridurre i prezzi degli input ottenendo riduzioni dei costi delle materie prime e dell'imballaggio. Potrebbe indire una gara d'appalto per il materiale di confezionamento, invitare le aziende a presentare offerte per il contratto e scegliere un nuovo fornitore in grado di offrire costi significativamente inferiori per lo stesso materiale.
Il più adatto per:
- Aziende in mercati molto competitivi dal punto di vista dei prezzi
- Aziende con costi diretti elevati
- Prodotti o materiali con molte possibili produttività
Strategia 2: Gestione del rischio
Le interruzioni della catena di approvvigionamento spesso causano ritardi nella produzione e perdite di produttività. Una solida strategia di gestione del rischio di approvvigionamento vi aiuta ad anticipare e a mitigare i potenziali problemi di interruzione della catena di approvvigionamento.
La strategia prevede la collaborazione con più fornitori affidabili ed efficienti per garantire che non si dipenda da un'unica fonte per gli elementi critici. In definitiva, è possibile approvvigionare in sicurezza le forniture aziendali essenziali in caso di eventi imprevisti, come disastri naturali o insolvenza dei fornitori.
Esempio: Un produttore automobilistico globale utilizza una strategia di gestione del rischio per gestire le crisi dei semiconduttori. Collabora con più fornitori di chip affidabili in diverse posizioni geografiche, assicurando una produttività regolare anche in caso di interruzioni in un particolare fornitore o regione.
Il più adatto per:
- Aziende che si riforniscono in tutto il mondo
- Prodotti che costituiscono una materia prima o un input essenziale
- Prodotti che possono essere reperiti a costi o livelli di qualità simili da più aziende
Strategia 3: Gestione e ottimizzazione dei fornitori
La strategia di gestione e ottimizzazione dei fornitori si concentra sulla creazione di migliori relazioni azienda-fornitore. La strategia prevede principalmente l'impostazione di standard di prestazione dei fornitori, l'esecuzione di audit, la formazione e il supporto.
Anche se le specifiche possono variare da azienda a azienda, la promozione di solide relazioni con i fornitori è fondamentale per le imprese a forte produttività. Immaginate di collaborare con i vostri fornitori per l'innovazione, di pianificare congiuntamente le esigenze future e di avere partner affidabili che forniscono costantemente.
Vediamo come attuare questa strategia con un esempio. 👇
Esempio: Supponiamo che un'azienda di abbigliamento implementi una strategia di gestione dei fornitori con un produttore di tessuti. Dopo aver stabilito gli standard di qualità per il produttore, l'azienda effettua controlli regolari per garantire una qualità costante.
Inoltre, conduce sessioni di brainstorming con il produttore, discutendo di nuovi tessuti, tecnologie e design di tendenza sul mercato. La solida relazione favorisce la fiducia e garantisce tessuti di alta qualità.
Il più adatto per:
- Aziende con alti volumi di produttività
- Produttività in cui la qualità e l'innovazione sono importanti
- Mercati meno sensibili al prezzo
Strategia 4: acquisti verdi
La responsabilità ambientale si estende anche alle politiche e alle pratiche di approvvigionamento. Gli acquisti verdi fanno proprio questo.
Questa strategia di approvvigionamento prevede l'acquisto di prodotti o servizi con un impatto ambientale minimo. Il quadro della strategia di approvvigionamento si concentra sui fornitori che si impegnano per la sostenibilità, dando la priorità ai prodotti realizzati con materiali riciclati, a basse emissioni o ad alta efficienza energetica.
Esempio: Una catena di negozi di alimentari adotta una strategia di acquisto verde. Dà priorità all'approvvigionamento di frutta e verdura da aziende agricole locali che utilizzano pratiche sostenibili come l'agricoltura biologica e la conservazione dell'acqua.
Potrebbe anche scegliere prodotti per la pulizia con certificazioni ecologiche e imballaggi realizzati con materiali riciclati.
Più adatto per:
Aziende che si impegnano seriamente a ridurre la propria impronta di carbonio
Strategia 5: Approvvigionamento globale
Il sourcing globale comporta l'estensione della base di fornitori al di là dei mercati locali. Sfrutta il panorama competitivo di un'economia globalizzata, che può portare a significativi risparmi sui costi.
Inoltre, guardare oltre i propri confini crea nuove possibilità, come l'esplorazione di mercati non sfruttati e la ricerca di prezzi migliori o di prodotti di qualità superiore.
Le strategie di sourcing globale sono utilizzate soprattutto dalle aziende che hanno bisogno di materie prime non facilmente disponibili o che costano una fortuna nel loro mercato locale.
Esempio: Un'azienda di mobili potrebbe avere difficoltà a procurarsi legname di legno duro a causa delle differenze di flora tra le regioni locali. Tuttavia, potrebbe scoprire che lo stesso legno può essere facilmente disponibile in altre regioni, ad esempio nel sud-est asiatico.
Quindi, per ovviare al deficit di approvvigionamento, l'azienda implementa una strategia di sourcing globale per l'acquisto di legname in legno duro. Questo assicura una fornitura costante, riduce i costi e permette all'azienda di vendere il legno importato a valutazioni migliori.
Tuttavia, richiede un piano e una gestione accurati. Le differenze culturali, la logistica complessa e le procedure di controllo della qualità devono essere affrontate per garantire un'esperienza fluida e positiva.
Il più adatto per:
- Prodotti che sono disponibili in volumi limitati o a costi elevati a livello locale
- Aziende in grado di approvvigionarsi e operare a livello globale
Strategia 6: Gestione della qualità totale
La gestione totale della qualità (TQM) è una strategia di approvvigionamento che enfatizza le misure proattive di controllo della qualità lungo tutta la catena di fornitura, con l'impostazione di standard di qualità, la conduzione di ispezioni e l'attuazione di misure di controllo della qualità.
Questa strategia mira a ridurre al minimo i difetti e a garantire che la produttività sia conforme agli standard di qualità. Sia gli acquirenti che i fornitori lavorano continuamente per migliorare i processi, identificare le opportunità di riduzione dei costi e migliorare la qualità complessiva.
Esempio: Le aziende produttrici di petrolio utilizzano generalmente il TQM nel loro processo di approvvigionamento. Poiché la posta in gioco è alta nella produttività del petrolio, il TQM aiuta ad affrontare i problemi legati alla qualità nell'approvvigionamento di materiali tecnici per la manutenzione degli impianti petroliferi e la costruzione di progetti.
Il più adatto per:
- Prodotti che devono soddisfare un elevato standard di qualità a causa della legislazione o per altri motivi
Sviluppare una strategia di approvvigionamento efficace
Utilizzate il nostro collaudato processo in nove passaggi per costruire una solida strategia di approvvigionamento che dia risultati:
Passaggio 1: condurre un audit sugli acquisti
Prima di graficare una nuova strategia, è essenziale comprendere la spesa attuale per il procurement. Da fare, condurre un audit approfondito delle vostre abitudini di spesa. Raccogliete dati sulle vostre politiche e attività di approvvigionamento esistenti, tra cui:
- Cosa acquistate (beni e servizi)
- Da chi acquistate (fornitori)
- Quanto si spende (costo totale)
Analizzate questi dati per identificare le aree di spesa elevata, le potenziali opportunità di risparmio e le istanze di spesa irregolare (acquisti non autorizzati).
Approfondire le sfumature aiuta a individuare i lavori richiesti e ad adattare la strategia di conseguenza.
Passo 2: Definire obiettivi chiari in materia di acquisti
Da cosa volete ottenere con la vostra strategia di approvvigionamento?
Avere obiettivi chiari fornisce una tabella di marcia per l'esecuzione della strategia e consente di misurare i vari esiti positivi.
Ecco alcuni obiettivi comuni per il procurement:
- Riduzione dei costi: Ridurre le spese di approvvigionamento mantenendo la qualità
- Miglioramento dell'efficienza: Semplificare i processi per risparmiare tempo e risorse
- Gestione del rischio: Mitigare le potenziali interruzioni della catena di fornitura
- Sostenibilità: Implementazione di pratiche di acquisto rispettose dell'ambiente
- Gestione delle relazioni con i fornitori: Costruire relazioni solide e reciprocamente vantaggiose con i fornitori chiave
Una chiara definizione dei requisiti e degli obiettivi aziendali garantisce che la strategia sia ben mirata e produca risultati incentrati sul business.
Passo 3: valutare le condizioni di mercato
I cambiamenti nell'ambiente esterno possono avere un impatto significativo sulla vostra strategia di approvvigionamento. Considerate fattori quali:
- Tendenze del mercato: Ci sono fluttuazioni dei prezzi o tecnologie emergenti che potrebbero influenzare le vostre esigenze?
- Paesaggio dei fornitori: Chi sono i fornitori chiave del vostro settore? Esiste un'opportunità di consolidamento o diversificazione dei fornitori?
- Ambiente normativo: Ci sono requisiti legali o normativi da considerare quando si acquistano beni e servizi?
Rimanere informati sulle condizioni del mercato vi consente di adattare la vostra strategia aziendale ai cambiamenti e di prendere decisioni a tutto tondo.
Per istanza, se prevedete un aumento dei costi dei materiali, potreste voler esplorare fornitori alternativi o negoziare contratti a lungo termine con quelli esistenti.
Passo 4: Sviluppare strategie di sourcing
Sulla base delle priorità strategiche di approvvigionamento, degli obiettivi e dell'analisi di mercato, definite come vi approvvigionerete dei beni e dei servizi di cui avete bisogno. Ecco alcune strategie di sourcing comuni:
- Offerte competitive:Sollecitare preventivi da più fornitori per ottenere il prezzo migliore
- Sourcing unico: Collaborazione con un unico fornitore affidabile per gli elementi critici
- **Negoziazione: lavorare con i fornitori per ottenere prezzi e condizioni migliori
- Sourcing strategico: Collaborazione con i fornitori per lo sviluppo e l'innovazione dei prodotti
La migliore strategia di sourcing dipende dal tipo di acquisto. Ad esempio, le gare d'appalto sono ideali per le forniture standard per ufficio, mentre il single sourcing è preferibile per l'acquisto di macchinari complessi con pochi fornitori qualificati.
Passaggio 5: implementare tecnologia e automazione
La tecnologia può snellire notevolmente il processo di approvvigionamento, migliorare l'accuratezza e far risparmiare tempo al team. Ecco come fare:
- Software di approvvigionamento: Gestite le richieste, gli ordini di acquisto e le relazioni con i fornitori in modo elettronico attraverso il software di gestione degli acquistisoftware di gestione degli acquisti come ClickUp
- Strumenti di analisi della spesa: Utilizzate gli strumenti di account per ottenere una visione più approfondita dei dati di spesa e identificare le aree di risparmio
- Automazione dei flussi di lavoro: Considerate un software di automazione dei flussi di lavoro per automatizzare attività ripetitive come le approvazioni e la voce dei dati
L'integrazione di questi strumenti nei vostri processi migliora l'efficienza, riduce gli errori e permette ai vostri team di approvvigionamento di concentrarsi su attività strategiche come la gestione delle relazioni con i fornitori e le ricerche di mercato.
Passo 6: Definire ruoli e responsabilità
Una struttura ben definita del team di gestione dei fornitori inizia con il delineare ruoli e responsabilità chiare per ogni membro del team. Questo potrebbe includere:
- Responsabile degli acquisti: Guida il team e supervisiona la strategia generale di approvvigionamento
- Chief Purchasing Officer (CPO): Responsabile dell'approvvigionamento e della negoziazione con i fornitori
- Specialisti dei contratti: Assicurare che i contratti siano legalmente validi e vantaggiosi per la vostra azienda
- Specialisti del controllo qualità: Verificano che i beni e i servizi siano conformi agli standard di qualità concordati
Ruoli e responsabilità cancellati evitano la confusione, assicurano l'account e contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo esecuzione senza intoppi della vostra strategia di approvvigionamento.
Passaggio 7: Stabilire le metriche di performance
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono misure quantificabili che consentono di monitorare lo stato e di identificare le zone d'ombra nel processo di approvvigionamento.
Considerate questi potenziali KPI per misurare i vostri lavori richiesti:
- Percentuale di risparmio sui costi: Valuta il risparmio sui costi ottenuto come percentuale della spesa totale per l'approvvigionamento
- Lead time del fornitore: Misura il tempo impiegato dall'inserimento dell'ordine alla consegna finale
- Tasso di difettosità del fornitore: Misura il numero di prodotti difettosi ricevuti rispetto al totale dei prodotti ordinati dai singoli fornitori, portando trasparenza sui fornitori leader e su quelli in ritardo
Il monitoraggio di queste metriche consente di dimostrare agli stakeholder il valore della strategia di approvvigionamento e di identificare le aree da ottimizzare.
Nota: Rivedete e perfezionate regolarmente i vostri KPI per garantire la pertinenza e l'allineamento con gli obiettivi in evoluzione.
Passaggio 8: Implementare il miglioramento continuo
Una strategia di approvvigionamento vincente è un documento vivo. Deve iterare e adattarsi alle circostanze che cambiano. Pertanto, è necessario sviluppare una cultura del miglioramento continuo all'interno del team di approvvigionamento.
Utilizzate questa lista di controllo per assicurarvi che la vostra strategia di approvvigionamento sia flessibile e adattabile ai cambiamenti:
- Rimanere informati sulle tendenze e sulle best practice del settore
- Analizzare regolarmente i dati di approvvigionamento per identificare potenziali opportunità di risparmio sui costi
- Cercate il feedback degli stakeholder interni e dei fornitori su come migliorare il processo di approvvigionamento
- Essere aperti alle nuove tecnologie e alle soluzioni di automazione che possono migliorare il processo di approvvigionamentosnellire le operazioni Promuovendo una cultura del miglioramento continuo, si costruisce una strategia di approvvigionamento che offre valore a lungo termine alla vostra azienda.
Passaggio 9: Comunicare efficacemente con gli stakeholder
Comunicare regolarmente la strategia di approvvigionamento e i suoi obiettivi a tutti gli stakeholder rilevanti, tra cui:
- Teams interni (finanza, operazioni, ecc.)
- Fornitori
- Direzione senior
La comunicazione deve riguardare il modo in cui la strategia si allinea agli obiettivi aziendali complessivi e i vantaggi per gli stakeholder.
Tenere tutti informati sugli oggetti strategici favorisce la collaborazione, assicura il coinvolgimento e aiuta a raggiungere i risultati desiderati.
E voilà!
Questi passaggi vi aiuteranno a sviluppare e implementare una strategia di approvvigionamento completa che ottimizzi la spesa. Utilizzateli per mitigare i rischi e per ottenere un flusso costante di beni e servizi di cui la vostra azienda ha bisogno per prosperare in un mercato competitivo.
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Costruire una strategia di approvvigionamento semplificata con ClickUp
Una strategia di approvvigionamento è essenziale, ma gestirla in modo efficiente può essere impegnativo. ClickUp è un sistema di gestione degli approvvigionamenti che potente strumento per il project management che offre un kit completo di strumenti per ottimizzare le prestazioni di approvvigionamento.
Vediamo come. 👇
Automazione e IA di ClickUp
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Il modello di approvvigionamento di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a monitorare e gestire i processi di approvvigionamento.
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- Modelli personalizzabili: Utilizzate l'ampia collezione di modelli di ClickUp per semplificare il vostro processo di acquisto. Modello di approvvigionamento di ClickUp vi aiuta a standardizzare il processo di selezione dei fornitori, a rimanere organizzati, a comunicare efficacemente con i fornitori e a ridurre gli errori eliminando la voce manuale. Il modello è facilmente personalizzabile per adattarsi alle vostre specifiche attività di approvvigionamento, automatizzando attività amministrative come l'invio di richieste di preventivo, la gestione delle approvazioni e il monitoraggio delle consegne.
Visualizzazioni affidabili delle attività e dei progetti per una migliore organizzazione
Aggiungete le dipendenze direttamente all'interno dell'attività di ClickUp per garantire che il lavoro sia completato nell'ordine corretto e rispetti la sequenza temporale specifica
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- Ricerca e filtraggio senza soluzione di continuità: La potente funzione di ricerca di ClickUp consente di trovare immediatamente attività, documenti o discussioni specifiche. Filtrate la ricerca per assegnatario, stato, data di scadenza o campi personalizzati per un'organizzazione ancora più mirata
Robuste funzionalità/funzione per una gestione impeccabile della strategia di approvvigionamento
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creare cartelle con stati personalizzabili per monitorare lo stato degli acquisti in ClickUp_
- Gestione dei documenti: Archiviate tutti i documenti rilevanti, come richieste di preventivo, contratti e fatture, all'interno del progetto ClickUp corrispondente. Questo garantisce a tutti i soggetti coinvolti un facile accesso alle informazioni più recenti, favorendo la trasparenza e riducendo il rischio di smarrimento dei documenti
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- Strumenti di collaborazione: ClickUp fornisce al team di approvvigionamento strumenti per una collaborazione efficace. Utilizzate commenti, menzioni e chat in tempo reale per discutere progetti, condividere idee e assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina
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Esempi di strategie di approvvigionamento ad esito positivo
Date un'occhiata ad alcuni esempi reali di strategie di approvvigionamento ad esito positivo, con fonti che potete approfondire:
1. La strategia di sourcing globale di Walmart per risparmiare sui costi
Walmart è nota per le sue misure aggressive di riduzione dei costi, e l'approvvigionamento gioca un ruolo importante. Sfrutta il suo enorme potere d'acquisto per negoziare prezzi più bassi con i fornitori di tutto il mondo.
Una strategia chiave per l'efficienza dei costi di sourcing consiste nello stabilire contratti a lungo termine con i fornitori chiave e nell'incoraggiarli a ridurre continuamente i costi.
Questa strategia è stata determinante per i prezzi costantemente bassi praticati da Walmart ai consumatori. Si stima che di risparmiare miliardi di dollari all'anno grazie a questo approccio.
2. L'approvvigionamento collaborativo dell'Aeronautica Militare degli Stati Uniti per l'efficienza L'Air Force ha razionalizzato il suo processo di approvvigionamento collaborando con altri rami militari. Ciò ha comportato la standardizzazione delle procedure di approvvigionamento e lo sfruttamento del potere d'acquisto congiunto per negoziare offerte migliori con i fornitori.
La collaborazione ha portato a significativi risparmi sui costi per l'Air Force e a una maggiore efficienza nel processo di approvvigionamento.
Costruire una strategia di approvvigionamento vincente con ClickUp
Costruire una strategia di approvvigionamento non è un'impresa facile. Ma con ClickUp come partner, potete semplificare ulteriormente il processo di acquisto, ottimizzare la spesa e raggiungere i vostri obiettivi.
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