Anche con un solido piano di approvvigionamento, i vostri affari si bloccano? I fornitori non rispettano i commit o rinnegano gli sconti sulle quantità promessi?
Ostacoli comuni come questi possono vanificare tutto il lavoro richiesto per semplificare gli acquisti. Anche con le ore spese per gestione dei preventivi e degli ordini di acquisto, spesso trascuriamo un dettaglio cruciale: il contratto di acquisto, senza dubbio la parte più vitale del processo.
I fornitori possono facilmente rimangiarsi le promesse fatte, ma con un contratto di acquisto sono tenuti a rispettare i loro commit.
Vi illustriamo i dettagli, i vantaggi e i tipi di contratto d'acquisto per migliorare il vostro modo di fare affari e massimizzare i vantaggi! Inoltre, vi presentiamo la piattaforma ClickUp: semplifica la gestione dei contratti con rinnovi automatici per un'esperienza senza problemi.
Che cos'è un contratto d'acquisto?
Un contratto di appalto è un accordo legalmente vincolante tra un acquirente e un venditore, che delinea le condizioni per l'acquisizione di beni, servizi o lavori. Questo accordo contrattuale funge da quadro di riferimento per l'intero processo di acquisto processo di approvvigionamento che illustra nel dettaglio le specifiche del prodotto, la quantità, la produttività, i piani di consegna, i termini di pagamento e qualsiasi altro termine pertinente concordato da entrambe le parti.
Si tratta di un foglio bianco su cui scrivere i punti chiave dell'accordo con il venditore: qualità dei materiali, date di consegna, costi e altro ancora. Una volta che entrambe le parti firmano il contratto, i venditori sono legalmente vincolati a mantenere le loro promesse.
Il contratto d'acquisto funziona in entrambi i sensi: vincola legalmente anche voi, l'acquirente, a ricevere la consegna e a saldare il conto per le forniture o per i prodotti costi del progetto . Il contratto di appalto elimina le congetture, cancella i dubbi da entrambe le parti e favorisce una solida collaborazione tra le parti relazione cliente-venditore . Inoltre, semplifica la vita del team di approvvigionamento, evitando problemi dell'ultimo minuto o mancati commit.
Vantaggi dell'uso dei contratti di appalto
I contratti di appalto offrono vantaggi a lungo termine. Ecco perché vi consigliamo vivamente di utilizzarli:
1. Chiarezza e certezza
In un mondo di cambiamenti geo-politici, politiche e dinamiche di mercato, le aziende dovrebbero trarre vantaggio da tutto ciò che aiuta a ridurre l'incertezza.
I contratti di approvvigionamento possono aiutare a guidare le operazioni aziendali con chiarezza. Un contratto solido fornisce termini chiari, evita malintesi e fa risparmiare tempo e denaro a tutti i soggetti coinvolti.
2. Protezione dai rischi potenziali
Un contratto di appalto può proteggervi dalle incertezze del mercato, come le fluttuazioni dei tassi, garantendo la fornitura di merci a un prezzo predeterminato.
I contratti consentono ad acquirenti e venditori di collaborare in una posizione di fiducia. Proteggono gli interessi di entrambi e li aiutano a lavorare insieme con fiducia. Esprimendo chiaramente tutte le condizioni dell'accordo, aiutano le aziende a evitare rischi inutili.
3. Fornisce informazioni aziendali
Elencando tutti i dettagli concordati - prezzi, qualità dei materiali, parametri dei servizi, date, ecc.
Si pensi, ad esempio, ai contratti a lungo termine con i fornitori. Essi assicurano prezzi di acquisto futuri. In questo modo è possibile prevedere le spese future, costruire prezzi più accurati e valutare se il fornitore offre un valore sufficiente.
3 Tipi di contratti di approvvigionamento
Esistono diversi contratti con i fornitori, a seconda del rischio che siete disposti a correre, degli obiettivi della vostra azienda, ecc.
I contratti di approvvigionamento possono essere classificati essenzialmente in tre tipi. Analizziamo ciascuno di essi in modo dettagliato
1. Contratto a prezzo fisso
Come suggerisce il nome, i contratti a prezzo fisso stabiliscono un prezzo fisso per i beni o i servizi oggetto del contratto.
Un contratto di questo tipo è anche chiamato contratto a forfait. Fissa il prezzo dell'acquirente per il materiale o i servizi acquistati, indipendentemente dalle fluttuazioni del mercato o da altri fattori. Potrebbe essere il tipo di contratto ideale per le forniture essenziali necessarie per la vostra azienda funzione aziendale . Questi contratti sono vantaggiosi in due modi:
- In primo luogo, riducono tutte le possibilità di sforamento dei costi, poiché si conosce il prezzo esatto che si pagherà per una quantità specifica
- In secondo luogo, aiuta il venditore a stimare con precisione i propri guadagni, a patto che sia in grado di fornire i prodotti oggetto del contratto nella quantità prevista
L'unica cosa da ricordare è che è necessario valutare regolarmente la qualità, soprattutto durante le fluttuazioni dei prezzi di mercato. I contratti a prezzo fisso possono essere ulteriormente suddivisi in tre categorie. Queste includono:
Prezzo fisso fisso
Questo contratto di base garantisce che il fornitore si attenga alle valutazioni e ai termini prestabiliti. Per capirlo meglio, pensate a come lavorano i contratti governativi.
Essi stabiliscono in anticipo il prezzo del progetto finale.
Prezzo fisso e incentivo (FPIF)
Questo accordo è un modulo di leveling up in cui si dà al venditore un incentivo quando supera le aspettative abituali.
Si tratta di un sistema basato sulla ricompensa, con un prezzo fisso fissato per i servizi forniti ma un incentivo predefinito ogni volta che il fornitore supera le aspettative. Questo modulo di contratto lavora a favore del fornitore e di solito viene utilizzato nei casi in cui i beni in questione sono scarsi.
Prezzo fisso con adeguamento economico del prezzo (FPEPA)
Un contratto a prezzo fisso con aggiustamento economico del prezzo stabilisce l'ambito del lavoro e il prezzo da pagare, ma con una disposizione per le variazioni dei prezzi di mercato e l'inflazione. Ciò significa che il prezzo finale può essere adeguato nel caso in cui i costi di produzione aumentino a causa di fattori al di fuori del controllo del fornitore.
È il contratto più utilizzato per gli accordi pluriennali in cui il fornitore ha bisogno di un cuscinetto per le circostanze imprevedibili del mercato. È inoltre comunemente utilizzato quando gli acquirenti desiderano assicurarsi le scorte di un prodotto per il quale prevedono una domanda nel corso degli anni.
2. Contratti a rimborso dei costi
In un contratto a rimborso dei costi, il venditore si impegna a coprire i costi di sviluppo, produttività e consegna del prodotto con l'intesa che l'acquirente li rimborserà all'esito positivo del contratto.
Sebbene sia possibile apportare modifiche, l'acquirente e il venditore concordano un budget potenziale e fissano il prezzo massimo ammissibile. I diversi tipi di contratti a rimborso dei costi includono:
Costo più prezzo fisso (CPFF)
I fornitori del progetto esitano a toccare l'argomento a causa del rischio percepito? Non è un problema: basta coprire tutti i loro rischi.
In questo tipo di contratto, il venditore riceve il pagamento di tutti i costi più una somma fissa, che lo mette al riparo da qualsiasi rischio o incertezza di pagamento. La somma fissa può essere una percentuale del prezzo totale.
Se il venditore non è in grado di soddisfare le condizioni del contratto, può anche diventare responsabile di alcuni costi.
Costo più incentivo (CPIF)
Questo contratto, che si discosta dal precedente, prevede un costo fisso, copre i rischi dell'acquirente e prevede un sistema di incentivi basato sulle prestazioni del venditore.
L'incentivo dipende da quanto il venditore può farvi risparmiare. È tutto predeterminato nel contratto, quindi non c'è bisogno di stressarsi per gli importi fluttuanti.
Se il venditore non è in grado di rispettare i termini del contratto, il costo del progetto non riuscito deve essere condiviso tra l'acquirente e il venditore.
Costo più tassa di aggiudicazione (CPAF)
Con questo tipo di contratto, l'acquirente rimborsa al venditore il costo della produttività più una commissione di aggiudicazione aggiuntiva. Il compenso può essere alto o basso a discrezione dell'acquirente.
Costo più percentuale del costo (CPPC)
In quest'ultimo tipo di contratto a rimborso dei costi, il venditore viene pagato per intero, coprendo il costo del servizio più una percentuale del costo come profitto.
Questo incoraggia il venditore a incrementare il proprio commerciale per aumentare la percentuale di profitto. Per ottenere risultati ottimali, è sufficiente tenere sotto controllo il servizio e la qualità.
3. Contratto tempo e materiali
Se siete ancora indecisi se optare per un contratto a costo fisso o a rimborso dei costi e volete godere di entrambi i vantaggi, potreste prendere in considerazione il contratto a tempo e materiali.
Questo tipo di contratto combina il meglio dei due mondi - contratto a prezzo fisso e contratto a rimborso dei costi - per offrire una soluzione ideale. Con questi contratti, l'acquirente accetta di pagare il venditore per il tempo e il materiale investiti in un servizio o in un prodotto. Per tenere sotto controllo le spese, il contratto specifica una tariffa fissa per i materiali e la manodopera e fissa un tetto massimo per il tempo e il materiale che possono essere spesi. Questo è il modo migliore per progetti in cui non è possibile definire con precisione la portata o i requisiti.
Un contratto per tempi e materiali offre a venditori e acquirenti la massima tranquillità, dividendo equamente i rischi da entrambe le parti.
Quando si opta per questo tipo di contratto, è bene fissare un limite massimo per proteggersi da potenziali sforamenti.
Il processo del contratto di appalto: Una panoramica dettagliata
Ora che conoscete i vari contratti d'acquisto, potete fare la scelta migliore per le vostre esigenze. Ecco una panoramica dettagliata del processo di approvvigionamento per aiutarvi a iniziare.
Passaggio 1: Determinare l'ambito del lavoro
Il primo passaggio, in realtà, non è vostro. Viene dall'azienda project management team che identifica un requisito aziendale e vi invia una richiesta di acquisto.
Prima di coinvolgere il team di approvvigionamento, il richiedente deve valutare attentamente l'ambito di lavoro e i requisiti di beni e servizi. Una volta ricevuta la richiesta, il team esaminerà le esigenze e le specifiche del prodotto.
2. Sollecitare le offerte dei fornitori
Dopo aver compreso la portata dell'attività, contattate i potenziali fornitori e raccogliete le offerte. Se i requisiti sono simili a quelli di un prodotto già acquistato in precedenza, potreste semplicemente contattare i vostri fornitori precedenti e richiedere un'offerta .
Tuttavia, per i nuovi requisiti, chiedete ai potenziali fornitori di suggerire un piano d'azione e inviate invece una richiesta di proposta.
3. Selezione di una proposta del fornitore
Avendo a disposizione tutte le proposte e i preventivi dei fornitori, potete ora scegliere il fornitore che meglio si adatta alle vostre esigenze.
Quando esaminate le proposte, cercate quelle che soddisfano i vostri requisiti aziendali e che offrono il massimo valore per il vostro investimento. Cercate un equilibrio tra la riunione delle vostre esigenze e la fornitura di soluzioni economicamente vantaggiose. In questo modo si garantisce il raggiungimento degli obiettivi aziendali e l'utilizzo ottimale delle risorse finanziarie.
4. Redigere un contratto di appalto
Ora che avete scelto il vostro venditore, passiamo al passaggio cruciale di cui abbiamo parlato: la stesura del contratto.
Per i contratti standard, utilizzare modelli di contratto e inserire i propri dati. Tuttavia, se si tratta di un caso unico, potrebbe essere necessario creare un contratto da zero e chiedere la consulenza dell'ufficio legale.
5. Approvare il contratto
Una volta preparato, il contratto viene sottoposto a un'ulteriore revisione da parte dell'ufficio acquisti prima di essere inviato al venditore.
In questa fase si svolgono le eventuali trattative sui termini del contratto e, una volta che entrambe le parti sono d'accordo, firmano il contratto. Questo assicura che tutti siano sulla stessa pagina e che i termini concordati siano ufficialmente documentati nel contratto firmato.
6. Archiviare il contratto
Una volta che entrambe le parti hanno finalizzato e firmato il contratto, archiviatelo in un repository dedicato. Da fare per accedere facilmente al contratto e consultarlo in caso di problemi o controversie future.
Conservare tutti i contratti in un unico luogo li rende facili da trovare e mantiene un registro completo per riferimenti futuri, garantendo trasparenza e responsabilità.
7. Procedere con il processo di acquisto
Ora che tutto è impostato, è il momento di ordinare la merce con un ordine di acquisto.
Una volta consegnati i prodotti o i servizi oggetto del contratto, accertarsi che corrispondano alle specifiche del contratto. Si consiglia di confrontare l'ordine di acquisto, la ricevuta di consegna e la fattura del fornitore.
Una volta che tutto è stato verificato, rilasciate il pagamento entro i tempi concordati. Questo passaggio finale assicura che l'intero processo di approvvigionamento, dall'ordine al pagamento, sia completato e segua i termini concordati.
8. Chiusura del contratto
Dopo aver riunito tutti i termini del contratto, è il momento di considerare la risoluzione del contratto.
Se i servizi del fornitore si sono dimostrati soddisfacenti, potete conservarli nei vostri archivi, gettando le basi per una relazione aziendale affidabile e a lungo termine.
Da fare in questo modo, si mantengono collaborazioni positive, aumentando la stabilità e l'efficienza dei processi di approvvigionamento nel lungo periodo.
Implementazione dei contratti di appalto
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