Anche con un solido piano di approvvigionamento, i tuoi accordi si stanno arenando? I fornitori non rispettano gli impegni o vengono meno agli sconti quantità promessi?
Ostacoli comuni come questi possono compromettere tutto il lavoro richiesto per la semplificazione degli acquisti. Anche dopo aver dedicato ore alla gestione dei preventivi, al confronto dei costi e agli ordini di acquisto, spesso trascuriamo un dettaglio fondamentale: il contratto di approvvigionamento, probabilmente la parte più importante del processo.
I fornitori possono facilmente ritrattare le promesse verbali, ma con un contratto di acquisto sono tenuti a rispettare i propri impegni.
Vi illustreremo i dettagli, i vantaggi e i tipi di contratti di acquisto per migliorare la vostra capacità di negoziazione e massimizzare i benefici! Scoprite anche la piattaforma ClickUp, che semplifica la gestione dei contratti con il rinnovo automatico per un'esperienza senza intoppi.
Che cos'è un contratto di approvvigionamento?
Un contratto di appalto è un accordo legalmente vincolante tra un acquirente e un venditore, che delinea i termini e le condizioni per l'acquisto di beni, servizi o lavori. Questo accordo contrattuale funge da quadro di riferimento per disciplinare l'intero processo di appalto, specificando in dettaglio le caratteristiche del prodotto, la quantità, il prezzo, i tempi di consegna, i termini di pagamento e qualsiasi altra condizione rilevante concordata da entrambe le parti.
Consideralo come un foglio bianco su cui annotare i punti chiave del tuo accordo con il venditore, tra cui la qualità dei materiali, le date di consegna, i costi e altro ancora. Una volta che entrambe le parti hanno firmato il contratto, i venditori sono legalmente obbligati a rispettare i propri impegni.
Il contratto di acquisto funziona in entrambi i sensi: vincola legalmente anche te, l'acquirente, a ricevere la consegna e a saldare il conto per le forniture o i costi del progetto.
Il contratto di approvvigionamento elimina le incertezze, chiarisce i dubbi di entrambe le parti e favorisce una solida relazione tra cliente e fornitore. Inoltre, semplifica il lavoro del team di approvvigionamento evitando problemi dell'ultimo minuto o mancati impegni.
Vantaggi dell'utilizzo dei contratti di approvvigionamento
I contratti di approvvigionamento offrono vantaggi a lungo termine. Ecco perché ti consigliamo vivamente di utilizzarli:
1. Chiarezza e certezza
In un mondo caratterizzato da cambiamenti geopolitici, mutamenti politici e dinamiche di mercato, le aziende dovrebbero sfruttare tutto ciò che contribuisce a ridurre l'incertezza.
I contratti di approvvigionamento possono aiutarti a guidare le tue operazioni aziendali con chiarezza. Un contratto solido fornisce termini chiari, evita malintesi e fa risparmiare tempo e denaro a tutte le parti coinvolte.
2. Protezione dai potenziali rischi
Un contratto di approvvigionamento può proteggerti dalle incertezze del mercato, come le fluttuazioni dei tassi, garantendoti la fornitura di beni a un prezzo prestabilito.
I contratti consentono ad acquirenti e venditori di collaborare in una posizione di fiducia. Tutelano gli interessi di entrambe le parti e aiutano a lavorare insieme con sicurezza. Specificando chiaramente tutti i termini e le condizioni dell'accordo, aiutano le aziende a evitare rischi inutili.
3. Fornisce informazioni aziendali
L'elenco di tutti i dettagli concordati (prezzi, qualità dei materiali, parametri di servizio, date, ecc.) consente di creare trasparenza e di prendere decisioni informate tramite i contratti di approvvigionamento o di acquisto.
Prendiamo come esempio i contratti a lungo termine con i fornitori. Questi garantiscono i prezzi di approvvigionamento futuri. Ciò consente di effettuare una previsione delle spese future, stabilire prezzi più accurati e valutare se si sta ottenendo un valore sufficiente dal fornitore.
3 tipi di contratti di approvvigionamento
Esistono diversi accordi con i fornitori in base al livello di rischio che sei disposto ad assumerti, agli obiettivi della tua azienda, ecc.
I contratti di approvvigionamento possono essere sostanzialmente classificati in tre tipi. Esaminiamoli in dettaglio.
1. Contratto a prezzo fisso
Come suggerisce il nome, i contratti a prezzo fisso determinano un prezzo fisso per i beni o i servizi oggetto del contratto.
Questo tipo di contratto è anche chiamato contratto a prezzo fisso. Fissa il prezzo dell'acquirente per il materiale o i servizi acquistati, indipendentemente dalle fluttuazioni del mercato o da altri fattori. Potrebbe essere il tipo di contratto ideale per le forniture essenziali necessarie al funzionamento della vostra attività. Questi contratti sono vantaggiosi in due modi:
- In primo luogo, riduce ogni possibilità di superamento dei costi, poiché conosci il prezzo esatto che pagherai per una quantità specifica.
- In secondo luogo, aiuta il venditore a stimare con precisione i propri guadagni, a condizione che sia in grado di fornire i prodotti contrattati nella quantità prevista.
L'unica cosa da ricordare è che è necessario valutare regolarmente la qualità, soprattutto durante le fluttuazioni dei prezzi di mercato. I contratti a prezzo fisso possono essere ulteriormente suddivisi in tre categorie. Queste includono:
Prezzo fisso definitivo
Questo contratto di base garantisce che il fornitore rispetti le tariffe e i termini prestabiliti. Per comprenderlo meglio, pensa a come funzionano i contratti governativi.
Essi stabiliscono in anticipo il prezzo del progetto finale.
Prezzo fisso e commissione di incentivo (FPIF)
Questo accordo è un modulo di livellamento in cui si offre un incentivo al venditore quando supera le normali aspettative.
Si tratta di un sistema basato su ricompense con un prezzo fisso stabilito per i servizi forniti, ma con un incentivo predefinito ogni volta che il fornitore supera le prestazioni previste. Questa forma di contratto favorisce il fornitore e viene solitamente utilizzata nei casi in cui i beni in questione sono scarsi.
Prezzo fisso con adeguamento economico (FPEPA)
Un contratto a prezzo fisso con adeguamento economico del prezzo stabilisce in anticipo l'ambito di lavoro e il prezzo da pagare, ma con una clausola che tiene conto delle variazioni dei prezzi di mercato e dell'inflazione. Ciò significa che il prezzo finale può essere adeguato nel caso in cui i costi di produzione aumentino a causa di fattori che esulano dal controllo del fornitore.
È il contratto più utilizzato per accordi pluriennali in cui il fornitore necessita di una sicurezza per circostanze di mercato imprevedibili. È anche comunemente utilizzato quando gli acquirenti desiderano assicurarsi le scorte di un prodotto per il quale prevedono una domanda costante nel corso degli anni.
2. Contratti a rimborso spese
In un contratto a rimborso spese, il venditore si impegna a coprire i costi di sviluppo, produzione e consegna del prodotto, con l'intesa che l'acquirente li rimborserà al completamento del contratto.
Sebbene vi sia margine per eventuali modifiche, l'acquirente e il venditore concordano un budget potenziale e fissano il prezzo massimo ammissibile. I diversi tipi di contratti a rimborso spese includono:
Costo più prezzo fisso (CPFF)
I fornitori del progetto sono riluttanti a partecipare a causa dei rischi percepiti? Non è un problema: basta coprire tutti i loro rischi.
In questo tipo di contratto, il venditore riceve il pagamento di tutti i costi sostenuti più una somma fissa, che lo protegge da eventuali rischi o incertezze di pagamento. La somma fissa può essere una percentuale del prezzo totale.
Se il venditore non è in grado di soddisfare le condizioni del contratto, può anche diventare responsabile ai sensi del contratto stesso di sostenere alcuni costi.
Costo più commissione incentivante (CPIF)
Andando oltre il contratto precedente, questo prevede un costo fisso, copre i rischi a carico dell'acquirente e introduce un sistema di incentivi basato sulle prestazioni del venditore.
L'incentivo in questo caso dipende da quanto puoi risparmiare grazie alle prestazioni del venditore. Tutto è predeterminato nel contratto, quindi non c'è bisogno di preoccuparsi delle fluttuazioni degli importi.
Se il venditore non è in grado di rispettare i termini del contratto, la condivisione del costo del progetto fallito deve avvenire tra l'acquirente e il venditore.
Costo più premio (CPAF)
Con questo tipo di contratto, l'acquirente rimborsa al venditore il costo di produzione più un compenso aggiuntivo. Il compenso può essere alto o basso a discrezione dell'acquirente.
Costo più percentuale del costo (CPPC)
In quest'ultimo tipo di contratto a rimborso spese, il venditore viene pagato per intero, coprendo il costo del servizio più una percentuale del costo come profitto.
Questo incoraggia il venditore ad aumentare le vendite per incrementare la percentuale di profitto. Basta tenere d'occhio il servizio e la qualità per ottenere risultati ottimali.
3. Contratto a tempo e materiali
Se sei ancora indeciso tra un contratto a costo fisso o a rimborso spese e desideri godere di entrambi i vantaggi, potresti prendere in considerazione il contratto a tempo e materiali.
Combina il meglio dei due mondi, contratti a prezzo fisso e contratti a rimborso spese, per offrirti una soluzione ideale. In base a tali contratti, l'acquirente si impegna a pagare al venditore il tempo e il materiale investiti in un servizio o in un prodotto. Per tenere sotto controllo le spese, il contratto specifica una tariffa fissa per i materiali e la manodopera e fissa un limite massimo al tempo e al materiale che possono essere impiegati. Questo è il modo migliore per i progetti in cui non è possibile individuare con precisione l'ambito o i requisiti.
Un contratto a tempo e materiali offre tranquillità a venditori e acquirenti, ripartendo equamente i rischi tra entrambe le parti.
Quando opti per questo contratto, stabilisci un limite massimo per proteggerti da potenziali superamenti.
Il processo di contratto di approvvigionamento: una panoramica dettagliata
Ora che conosci i vari contratti di acquisto, puoi scegliere con sicurezza quello più adatto alle tue esigenze. Ecco una panoramica dettagliata del processo di approvvigionamento per aiutarti a iniziare.
Passaggio 1: Determinare l'ambito di lavoro
Il primo passaggio, infatti, non spetta a te, ma al team di project management che identifica un requisito aziendale e ti invia una richiesta di acquisto.
Prima di coinvolgere il team di approvvigionamento, il richiedente dovrebbe valutare attentamente l'ambito di lavoro e i requisiti per beni e servizi. Una volta ricevuta la richiesta, esaminerai le esigenze del team e le specifiche del prodotto.
2. Richiedi offerte ai fornitori
Dopo aver compreso l'ambito dell'attività, contatta i potenziali fornitori e raccogli le offerte. Se i requisiti sono simili a quelli di un appalto precedente, puoi semplicemente contattare i tuoi fornitori precedenti e richiedere un preventivo.
Tuttavia, per i nuovi requisiti, chiedi ai potenziali fornitori di suggerire un piano d'azione e invia invece una richiesta di proposta.
3. Seleziona una proposta del fornitore
Con tutte le proposte e i preventivi dei fornitori a tua disposizione, ora puoi scegliere il fornitore più adatto alle tue esigenze.
Quando esamini le proposte, presta attenzione a quelle che soddisfano da vicino i tuoi requisiti aziendali e offrono il massimo valore per il tuo investimento. Cerca un equilibrio tra la soddisfazione efficace delle tue esigenze e la fornitura di soluzioni convenienti. Ciò ti garantirà il raggiungimento dei tuoi obiettivi aziendali e il massimo sfruttamento delle tue risorse finanziarie.
4. Redigere un contratto di appalto
Ora che hai scelto il tuo venditore, passiamo al passaggio cruciale di cui abbiamo discusso: la stesura del contratto.
Per i contratti standard, utilizzate i modelli di contratto e inserite i vostri dati. Tuttavia, se si tratta di un caso particolare, potrebbe essere necessario creare un contratto da zero e chiedere consiglio all'ufficio legale.
5. Approvare il contratto
Dopo la preparazione del contratto, questo viene sottoposto a un'ulteriore revisione da parte del reparto acquisti prima di essere inviato al venditore.
In questa fase avvengono tutte le negoziazioni relative ai termini del contratto e, una volta raggiunto l'accordo tra le parti, queste ultime firmano il contratto. Ciò garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che i termini concordati siano ufficialmente documentati nel contratto firmato.
6. Archivia il contratto
Una volta che entrambe le parti hanno finalizzato e firmato il contratto, conservalo in un repository dedicato. In questo modo potrai accedere facilmente al contratto e consultarlo in caso di problemi o controversie future.
Conservare tutti i contratti in un unico posto li rende facili da trovare e mantiene una registrazione completa per riferimento futuro, garantendo trasparenza e responsabilità.
7. Procedi con il processo di acquisto
Ora che tutto è pronto, è il momento di effettuare un ordine per le merci utilizzando un ordine di acquisto.
Una volta consegnati i prodotti o i servizi oggetto del contratto, assicurati che corrispondano alle specifiche contrattuali. Potresti voler confrontare l'ordine di acquisto, la ricevuta di consegna e la fattura del fornitore.
Una volta verificato tutto, procedi al pagamento entro i termini concordati. Questo passaggio finale garantisce che l'intero processo di approvvigionamento, dall'invio dell'ordine al pagamento, sia completato e rispetti i termini concordati.
8. Chiusura del contratto
Dopo aver soddisfatto tutti i termini del contratto, è il momento di considerare la risoluzione del contratto.
Se i servizi del fornitore si sono dimostrati soddisfacenti, puoi conservarli nei tuoi archivi, gettando le basi per una relazione commerciale affidabile e duratura.
In questo modo, potrai mantenere collaborazioni di successo, aumentando la stabilità e l'efficienza dei tuoi processi di approvvigionamento nel lungo periodo.
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