Sapevi che oltre il 70% delle riunioni impedisce ai dipendenti di completare il proprio lavoro? Ciò è particolarmente vero per chi lavora da remoto.
Sebbene le riunioni video possano aiutare a mantenere connessi i team remoti, devono essere strutturate in modo efficace per evitare sprechi di tempo e frustrazioni.
Esiste quindi una soluzione che consenta una comunicazione più efficiente? Assolutamente sì! La comunicazione video asincrona potrebbe essere proprio la risposta che cerchi. Questo approccio ti garantisce un maggiore controllo sulle conversazioni e sulla gestione del tempo, riducendo al minimo i ritardi e migliorando l'efficienza.
Sei pronto a migliorare la comunicazione sul posto di lavoro? Scopri come la comunicazione video asincrona può aiutarti!
Comprendere le comunicazioni video asincrone e sincrone
Esistono due tipi principali di comunicazione video nei team remoti: sincrona e asincrona.
La comunicazione video sincrona è lo scambio in tempo reale di video e audio tra due o più persone. È come una conversazione faccia a faccia, ma virtuale. Pensate alle piattaforme di videoconferenza come Zoom o Google Meet: tutti sono online e interagiscono contemporaneamente. È fondamentale per la collaborazione in tempo reale, il brainstorming e il processo decisionale rapido.
Al contrario, la comunicazione video asincrona consiste nello scambio di messaggi video preregistrati anziché di videochiamate in diretta. Si tratta di informazioni video condivise su richiesta, che i destinatari possono fruire quando lo desiderano.
A differenza della comunicazione sincrona, che richiede la presenza simultanea di tutte le parti, la messaggistica video asincrona non richiede una risposta immediata. In sostanza, si lascia un messaggio video che può essere consultato e visualizzato in un secondo momento, combinando la comodità della chat con l'efficacia delle videochiamate.
Il blog Remote descrive bene il lavoro asincrono:
Il lavoro asincrono è un concetto semplice: fai tutto il possibile con ciò che hai, documenta tutto, trasferisci la titolarità del progetto alla persona successiva, quindi inizia a lavorare su qualcos'altro.
Il lavoro asincrono è un concetto semplice: fai tutto il possibile con ciò che hai, documenta tutto, trasferisci la titolarità del progetto alla persona successiva, quindi inizia a lavorare su qualcos'altro.
Quindi, sincrono o asincrono? Entrambi i metodi sono adatti al lavoro da remoto, ma l'interazione video asincrona può portare a nuove opportunità di lavoro. Trovare il giusto equilibrio tra comunicazione video sincrona e asincrona è fondamentale per massimizzare la produttività e il coinvolgimento del team in ambienti di lavoro remoti.
Differenze e confronti tra comunicazione sincrona e asincrona
Approfondiamo le differenze tra comunicazioni sincrone e asincrone e come queste influenzano il modo in cui ci connettiamo e collaboriamo.
| Aspetto | Comunicazione sincrona | Comunicazione asincrona |
| Tempistica | Avviene in tempo reale e richiede la presenza immediata di tutte le parti coinvolte | Si verifica con un ritardo, consentendo ai partecipanti di rispondere quando lo desiderano |
| Esempi | Riunioni dal vivo, videochiamate, telefonate, sessioni di chat online, messaggi istantanei, assistenza clienti dal vivo | Email, video registrati, messaggi, post sui social media, blog |
| Interattività | Elevata interattività, feedback immediato | Maggiore interattività, feedback ritardati |
| Flessibilità | Meno flessibili, richiedono la disponibilità simultanea dei partecipanti | Più flessibile, consente ai partecipanti di rispondere quando preferiscono |
| Collaborazione | Ideale per un processo decisionale rapido e una collaborazione in tempo reale | Adatto per attività che richiedono un'attenta riflessione e risposte dettagliate |
| Distrazioni | Più suscettibili alle distrazioni a causa della natura in tempo reale | Meno suscettibili alle distrazioni, poiché è possibile rispondere dopo aver concentrato l'attenzione sul lavoro |
| Requisiti di connettività | Richiede una connessione Internet stabile e affidabile | Funziona anche con una connessione Internet intermittente o limitata |
Vantaggi dell'utilizzo della comunicazione video asincrona
Il lavoro da remoto sta diventando sempre più diffuso: nel 2023, il 12,7% dei dipendenti a tempo pieno lavorerà da casa. Si prevede che questa tendenza continuerà, con circa 32,6 milioni di americani che lavoreranno da remoto entro il 2025, costituendo circa il 22% della forza lavoro.
In risposta a questa tendenza, le aziende sono alla ricerca di moduli di comunicazione più efficienti per coinvolgere i dipendenti che lavorano a distanza.
Sebbene la comunicazione faccia a faccia sia preziosa, non è sempre possibile organizzare videochiamate che soddisfino gli impegni di tutti per ogni discussione o annuncio. Tuttavia, i segnali non verbali influenzano il modo in cui il tuo messaggio viene interpretato, quindi abbandonare completamente l'interazione faccia a faccia non è l'ideale.
Ecco alcuni dei vantaggi dell'utilizzo della comunicazione asincrona:
1. Semplifica la collaborazione tra fusi orari diversi
È difficile programmare riunioni dal vivo per team che si trovano in fusi orari diversi. Le riunioni asincrone consentono ai team di comunicare senza soluzione di continuità, senza dover coordinare calendari fitto di impegni e orari di lavoro diversi.
2. Maggiore flessibilità
Le modalità di lavoro flessibili offrono maggiore flessibilità e controllo sulla propria agenda. Tuttavia, una giornata piena di riunioni obbligatorie può limitare la capacità di strutturare la giornata lavorativa. I video asincroni possono ridurre il numero di riunioni, offrendo un maggiore controllo sulla giornata e consentendo di concentrarsi sulle proprie attività.
3. Aumenta la produttività
Le riunioni asincrone consentono di fruire dei contenuti video quando lo si desidera.
Ad esempio, se sei più produttivo al mattino, puoi guardare un video e fornire un feedback quando sei più lucido, piuttosto che sforzarti di farlo alla fine della giornata.
4. Facile consultazione
È possibile mettere in pausa le riunioni asincrone per fare delle pause, prendere appunti dettagliati o passare alle parti rilevanti del video.
In questo modo è facile fare riferimento a informazioni importanti o rivedere le sezioni su cui avevate domande.
5. Garantisce la sicurezza
Fortunatamente, la maggior parte dei moderni strumenti di comunicazione asincrona dispone di funzionalità/funzioni di sicurezza integrate per proteggere i dati e le interazioni.
Spesso è necessaria una password per accedere a una registrazione video o per limitare l'accesso a membri specifici del team al fine di proteggere i dati riservati.
6. Supporta la salute mentale
Lavorare in modo asincrono riduce lo stress consentendo di stabilire dei limiti, elaborare meglio le informazioni e dare priorità alla propria salute mentale.
Questo crea un ambiente in cui è possibile lavorare in modo approfondito e senza interruzioni, migliorando il benessere generale.
10 strategie e best practice per la comunicazione video asincrona
L'obiettivo principale della comunicazione aziendale è quello di creare una piattaforma che tenga tutti informati e incoraggi il libero scambio di informazioni.
Tuttavia, la gestione di team distribuiti presenta delle sfide, soprattutto quando si implementano metodi di comunicazione asincrona efficaci che tengano conto dei diversi fusi orari e orari di lavoro.
Ecco 10 strategie e best practice per la comunicazione video asincrona:
1. Utilizza uno strumento di comunicazione video
Per eccellere nella comunicazione asincrona, è necessario uno strumento progettato per migliorare la chiarezza e l'efficienza. Utilizza un potente software di collaborazione, come ClickUp, per garantire la trasparenza dei tuoi team remoti e ibridi.
In qualità di piattaforma di project management all-in-one, ClickUp è progettata per soddisfare le esigenze di vari settori e casi d'uso. Che il tuo team abbia bisogno di aiuto con la gestione dei prodotti o con le campagne di marketing, ClickUp ti aiuta a consolidare il lavoro, semplificare la comunicazione e gestire le attività senza soluzione di continuità. Ecco alcune funzionalità/funzioni di ClickUp che possono aiutarti a semplificare la comunicazione asincrona:
Clip ClickUp
Hai bisogno di comunicare istruzioni complesse o fornire feedback dettagliati? ClickUp Clips è la funzionalità che fa per te!
Questo strumento di registrazione dello schermo integrato ti consente di trasmettere chiaramente il tuo messaggio condividendo registrazioni dello schermo, eliminando la necessità di lunghe catene di email o riunioni di persona. È perfetto per dimostrare processi, spiegare attività ed evidenziare problemi specifici.
Il tono può essere facilmente frainteso quando si inviano messaggi, soprattutto con persone che parlano un dialetto diverso o provengono da una cultura diversa. Pertanto, creare opportunità di comunicazione in vari formati, inclusi messaggi di testo, audio e video, è essenziale per garantire chiarezza ed evitare fraintendimenti.
Abbinando Clip a ClickUp Brain, l'assistente IA integrato di ClickUp, puoi anche:
- Trascrivere le registrazioni
- Sfoglia le trascrizioni
- Copia frammenti per altri contesti
- Trasforma la descrizione dei clip in un vero e proprio elenco di cose da fare
- Vai a un punto specifico
Ciò rende più facile rivedere e fare riferimento a punti importanti senza guardare l'intero video.
Per una comunicazione più interattiva insieme alle registrazioni dello schermo, ClickUp si integra perfettamente con ClickUp Chat View, progettato appositamente per il lavoro asincrono. Non è necessario fare i salti mortali per trovare i messaggi e puoi facilmente rivederli e agire su di essi al tuo ritmo.
ClickUp offre altre funzionalità avanzate di collaborazione digitale asincrona che completano i Clip, come le attività di ClickUp, che includono commenti nidificati per consentire ai team di discutere le idee.
Estensione Chrome ClickUp
Questa funzionalità di registrazione dello schermo è accessibile tramite l'estensione ClickUp per Chrome, che consente di acquisire messaggi e filmati di produzione in modo pratico senza dover cambiare piattaforma. Questa integrazione perfetta aiuta a mantenere il flusso e la continuità del lavoro, garantendo che tutte le comunicazioni siano centralizzate e facilmente accessibili.
ClickUp Brain
ClickUp Brain può fungere da AI Knowledge Manager, AI Project Manager e assistente di scrittura a seconda delle tue esigenze. Può aiutarti in modo significativo con la comunicazione asincrona riassumendo per te le riunioni e i thread dei messaggi. Ad esempio, le tradizionali riunioni in piedi possono interrompere il lavoro concentrato. ClickUp Brain offre una soluzione per aggiornamenti rapidi del team senza sacrificare la produttività.
Tre consigli rapidi per implementare la comunicazione asincrona
- Aggiornamenti sotto forma di brevi video: i membri del team possono registrare brevi aggiornamenti sullo stato di avanzamento, sugli ostacoli e sulle attività imminenti. Questi aggiornamenti possono essere inviati tramite messaggi di testo, note vocali o brevi registrazioni dello schermo
- Consolidare e condividere: utilizzare strumenti come ClickUp Brain per raccogliere e organizzare gli aggiornamenti individuali. È anche possibile automatizzare il processo richiedendo ai membri del team aggiornamenti quotidiani sulla base dei dati inseriti in precedenza
- Rivedi quando preferisci: i membri del team possono quindi rivedere gli aggiornamenti consolidati al proprio ritmo, eliminando la necessità di partecipare a una riunione dedicata
Questo approccio favorisce la concentrazione sul lavoro, consentendo ai membri del team di strutturare meglio le loro giornate lavorative.
ClickUp è progettato per supportare i team che lavorano insieme in tempo reale o che comunicano in modo asincrono, garantendo che tutte le esigenze di comunicazione siano soddisfatte all'interno di un'unica piattaforma.
2. Offerta formativa
Introdurre la comunicazione asincrona spesso significa incorporare nuovi strumenti, come ClickUp, nell'ambiente di lavoro. È importante non dare per scontato che i membri del team abbiano già familiarità con questi strumenti, soprattutto per quanto riguarda il loro utilizzo più efficace.
Fornire materiali di formazione, come documenti e video, e designare un punto di contatto chiaro per le domande può aiutare a garantire un'adozione senza intoppi.
Usa ClickUp Docs per creare materiali di formazione. Crea il tuo documento di formazione, inserisci immagini e magari anche un elenco puntato per i punti chiave. ClickUp Docs ti consente persino di registrare video direttamente nel documento utilizzando ClickUp Clips!
Una volta che il documento di formazione è pronto, condividerlo è facile. Imposta le autorizzazioni in modo che le persone giuste abbiano accesso o, se è di dominio pubblico, rendilo disponibile a tutti con un link. Ora i tuoi tirocinanti possono imparare al proprio ritmo.
Suggerimento: Annuncia la risorsa in un canale Slack o in una piattaforma di messaggistica condivisa per tenere tutti aggiornati.
3. Stabilisci obiettivi chiari
Prima di creare un video asincrono, definisci il suo scopo e ciò che intendi ottenere. Che si tratti di informare, educare o persuadere, un obiettivo chiaro guiderà il contenuto e garantirà che sia pertinente per il pubblico.
Ad esempio, se stai creando un video di formazione per i nuovi dipendenti, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di introdurli alla cultura e alle politiche aziendali.
4. Stabilire linee guida tecnologiche
Implementare regole di base per l'uso della tecnologia sul posto di lavoro, comprese linee guida per i canali di comunicazione asincroni, è un'ottima idea. Poiché molte persone utilizzano dispositivi personali per accedere a questi canali, potrebbero essere necessarie nuove misure di sicurezza come le VPN per proteggere i dati aziendali.
Decidi cosa vuoi dare priorità nei tuoi video asincroni e nei messaggi istantanei, perché non tutti i messaggi possono essere asincroni in ogni momento.
Ad esempio, potresti decidere che tutti i nuovi messaggi devono essere gestiti entro la fine del giorno lavorativo successivo. Potresti creare un canale Slack virtuale per discussioni fuori tema!
5. Praticare una comunicazione trasparente
La fiducia può diminuire quando la comunicazione si sposta principalmente su canali asincroni, in particolare se i membri del team lavorano da remoto. Coltivate una cultura della trasparenza radicale fornendo costantemente una comunicazione aperta e onesta a tutti i membri del vostro team.
Ad esempio, immagina di gestire un progetto con un team distribuito. Invece di condividere gli aggiornamenti solo durante le riunioni programmate, puoi utilizzare un documento ClickUp condiviso per tenere un diario del progetto.
Aggiorna regolarmente questo diario con lo stato di avanzamento, le sfide e i passaggi successivi. Incoraggia i membri del team ad aggiungere i loro contributi, pensieri e feedback. In questo modo tutti saranno informati sullo stato del progetto, sulle decisioni prese e sugli eventuali ostacoli incontrati, favorendo un senso di fiducia e collaborazione.
6. Siate concisi
La capacità di attenzione è breve, soprattutto in un ambiente digitale. Realizza video brevi e concisi, concentrandoti sul messaggio chiave o sulle informazioni che desideri trasmettere.
Evita dettagli inutili o spiegazioni prolisse. Ad esempio, se stai creando un video dimostrativo di un prodotto, concentrati sull'evidenziare le funzionalità/funzioni chiave e i vantaggi piuttosto che entrare nei dettagli di ogni aspetto del prodotto.
Suggerimento: Condividi le note trascritte o i passaggi evidenziati nel testo insieme al video per fornire un contesto aggiuntivo.
7. Richiedi un feedback
Incoraggiate i membri del vostro team a sperimentare nuovi strumenti e a fornire feedback. La realtà sul campo può differire in modo significativo dalla vostra percezione come leader o manager.
Inoltre, invitali a condividere le loro opinioni sulla comunicazione sul posto di lavoro e sui flussi di lavoro dei progetti e suggerisci modi per migliorarla. Quando cerchi feedback tramite video asincroni, ClickUp Proofing può essere utile. Ti consente di annotare immagini, video e PDF e creare spazio per feedback dettagliati.
Ecco come può aiutarti la funzione Correzione di bozze di ClickUp:
- Lavora con file PNG, GIF, JPEG, WEBP, video e PDF
- Assegna commenti ai membri del team per indicare chi deve intervenire
- Assicurati che il feedback sia facilmente accessibile in un secondo momento, fornendo una registrazione del tuo lavoro
- Risparmia tempo individuando esattamente ciò di cui stai parlando con il tuo team
8. Non esitate a comunicare in modo eccessivo
Poiché i destinatari possono interagire con i messaggi quando lo desiderano, fornire tutte le informazioni necessarie in anticipo aiuta a garantire chiarezza e ridurre la necessità di domande di follow-up.
In questo contesto, comunicare in modo eccessivo può essere vantaggioso, poiché consente ai destinatari di comprendere il messaggio e intraprendere le azioni necessarie senza ritardi. Questo approccio garantisce efficienza ed efficacia nella comunicazione asincrona, contribuendo a flussi di lavoro più fluidi e a una collaborazione migliorata.
9. Mantieni un tono professionale
Anche se la comunicazione asincrona è più flessibile, mantieni un comportamento professionale nei tuoi video. Vestiti in modo appropriato e parla in modo chiaro e sicuro. Evita di usare slang o linguaggio informale a meno che non sia appropriato per il tuo pubblico.
Se stai creando un video per la comunicazione interna alla tua azienda, potresti usare un tono più informale rispetto a un video destinato a stakeholder esterni.
10. Non trasformate la comunicazione asincrona in sincrona
Mantieni la comunicazione asincrona asincrona! Ad esempio, se inizi a scambiare rapidamente email con un collega, stai essenzialmente utilizzando l'email in modo sincrono, creando un precedente per le interazioni future.
Non impostare linee guida chiare può rendere confuse le aspettative di comunicazione. Mantenere la natura asincrona della comunicazione è importante per garantire la comprensione e il rispetto delle sequenze concordate da parte di tutti.
Ci auguriamo che questi consigli per l'home office e le best practice per la comunicazione video asincrona ti aiutino a migliorare la produttività e la collaborazione nella configurazione del tuo lavoro.
Implementando queste strategie, puoi utilizzare strumenti di comunicazione asincrona come ClickUp per semplificare i flussi di lavoro, migliorare la comunicazione del team e raggiungere i tuoi obiettivi in modo più efficiente.
Rischi potenziali e come mitigarli
Indubbiamente, gli strumenti video asincroni offrono flessibilità e praticità per la collaborazione a distanza.
Tuttavia, questi vantaggi comportano potenziali rischi che è necessario affrontare per garantire una collaborazione fluida e sicura.
Esaminiamo alcuni di questi rischi e vediamo come mitigarli.
Analisi del problema dello Zoombombing nelle videochiamate sincronizzate
Prima di proseguire, è necessario capire cosa sia lo zoombombing!
Zoombombing si riferisce all'intrusione non autorizzata in una riunione video o in una teleconferenza. Sebbene la comunicazione video asincrona non sia solitamente soggetta a questo rischio specifico, possono verificarsi altre forme di accesso non autorizzato o violazioni dei dati.
Per evitare tali violazioni, assicurati che la piattaforma scelta offra funzionalità di sicurezza robuste. Valuta l'utilizzo della crittografia end-to-end, l'uso di password complesse e l'implementazione di controlli di accesso. Informa il tuo team sull'importanza delle pratiche di comunicazione sicura e mantieni aggiornati i protocolli di sicurezza.
L'importanza della sicurezza e della privacy dei dati nelle comunicazioni video
La sicurezza e la privacy dei dati, compresi gli strumenti video asincroni, sono importanti in qualsiasi comunicazione.
Per proteggere le informazioni sensibili, utilizza una piattaforma conforme alle normative sulla protezione dei dati, come il GDPR o il CCPA. Crittografa i tuoi file video inattivi e in transito e limita l'accesso solo al personale autorizzato.
Inoltre, rivedi e aggiorna regolarmente le tue misure di sicurezza per evitare potenziali minacce.
Se utilizzi già ClickUp sul posto di lavoro, aggiungi un livello collaborativo optando per l'integrazione Zoom di ClickUp per ospitare riunioni all'interno di ClickUp.
Questa integrazione può migliorare la sicurezza in diversi modi:
- Comunicazione centralizzata: ospitando le riunioni Zoom all'interno di ClickUp, centralizzi la comunicazione e riduci la necessità di passare da una piattaforma all'altra, minimizzando potenzialmente il rischio di violazioni della sicurezza
- Controllo degli accessi: l'integrazione di ClickUp con Zoom offre funzionalità/funzioni aggiuntive di controllo degli accessi, consentendo di gestire in modo più efficace i partecipanti alle riunioni e ridurre il rischio di accessi non autorizzati
- Crittografia dei dati: Sia ClickUp che Zoom danno priorità alla sicurezza dei dati e offrono la crittografia per la comunicazione e la condivisione dei file. Utilizzandoli insieme, puoi garantire che le tue riunioni e i dati condivisi rimangano protetti
- Misure di sicurezza consolidate: entrambi gli strumenti aggiornano regolarmente le loro misure di sicurezza per far fronte alle minacce emergenti. Integrandoli è possibile beneficiare del lavoro richiesto per migliorare la sicurezza
Seguendo queste misure di sicurezza e i suggerimenti di Zoom, potrai rendere il lavoro da remoto più semplice e sicuro per te e il tuo team.
Avvia una comunicazione video asincrona utilizzando ClickUp
Sebbene la comunicazione sincrona possa essere considerata la "norma", esiste un modo migliore!
La comunicazione asincrona offre maggiore flessibilità e può ridurre lo stress dei dipendenti. Aiuta anche a creare un equilibrio tra vita lavorativa e vita privata per i lavoratori da remoto, alleviando la pressione di dover rimanere costantemente connessi.
E se vuoi ottimizzare la tua comunicazione asincrona, perché non sfruttare ClickUp?
ClickUp offre varie funzionalità/funzioni per migliorare la collaborazione in team, tra cui la gestione delle attività, la condivisione di file e la registrazione dello schermo. Questi strumenti possono aiutare te e il tuo team a rimanere organizzati, comunicare al proprio ritmo e raggiungere i vostri obiettivi in modo più efficiente in un ambiente di lavoro da remoto.
Prova ClickUp gratis per aumentare la produttività e far risparmiare tempo prezioso al tuo team!
Domande frequenti (FAQ)
Qual è la differenza tra video asincroni e sincroni?
Il video asincrono prevede contenuti preregistrati che gli spettatori possono guardare al proprio ritmo, come lezioni registrate, video di formazione e webinar on demand. Il video sincrono, invece, si riferisce a interazioni video in tempo reale in cui i partecipanti interagiscono tra loro simultaneamente, tra cui videoconferenze, live streaming e riunioni virtuali.
Che cos'è la comunicazione video asincrona?
La comunicazione video asincrona si riferisce allo scambio di contenuti preregistrati o messaggi video asincroni che possono essere visualizzati in momenti diversi. Ciò consente ai partecipanti di rispondere e interagire con il contenuto in base alla loro disponibilità.
Cosa significa video sincrono?
Il video sincrono si riferisce alle interazioni dal vivo in cui i partecipanti effettuano videochiamate in tempo reale. Ciò include videoconferenze, streaming live e riunioni virtuali in cui i partecipanti possono comunicare istantaneamente.
Le videochiamate sono asincrone?
No, le videochiamate sono sincronizzate. Prevedono una comunicazione in tempo reale tramite uno schermo di computer o altri dispositivi mobili in cui i partecipanti possono vedersi e ascoltarsi istantaneamente, in modo simile alle interazioni faccia a faccia.
Cosa significa sincrono?
Il termine "sincrono" si riferisce a eventi o processi che si verificano simultaneamente o in tempo reale. Nel contesto della comunicazione video, le interazioni sincrone comportano videochiamate tra i partecipanti, come una chiamata Zoom.