Per fare soldi è necessario spendere soldi.
Ogni azienda spende ogni anno per il personale, lo spazio per gli uffici, la ricerca, le vendite, il marketing e l'IT durante il corso naturale della sua attività. Ma quanto spendere in quale settore?
L'IT è una delle spese maggiori di qualsiasi organizzazione. Gartner prevede che la spesa IT a livello mondiale crescerà a 5.000 miliardi di dollari nel 2024 . Questa crescita costante porta con sé la necessità di gestire questi investimenti in modo efficiente, attività che un buon budgeting IT è in grado di realizzare.
In questo post discutiamo di come utilizzare le best practice di IT budgeting per migliorare la gestione finanziaria della vostra organizzazione.
Che cos'è il budgeting IT?
Il budgeting IT è il processo di allocazione strategica dei fondi per progetti, strumenti, sistemi, infrastrutture e costi operativi IT. Ciò include l'analisi, l'interpretazione, la previsione, l'allocazione, l'approvazione e la supervisione della spesa IT.
Componenti chiave di un budget IT
Un budget IT comprende tutto ciò di cui il reparto IT ha bisogno e che utilizza. Tra questi vi sono i seguenti elementi.
Hardware: Le spese relative alle risorse tecnologiche fisiche come server, computer, apparecchiature di rete e periferiche.
Software e servizi: Licenze software, applicazioni e piattaforme. L'intervallo può andare dal software standard alle soluzioni specializzate per le aziende e alle sottoscrizioni a servizi basati su cloud.
Spese per il personale informatico: Mentre i costi del personale sono tipicamente imputabili al budget delle risorse umane, le spese per consulenti, fornitori, formazione, ecc. fanno parte del budget IT.
Costi di assistenza tecnica: Costi di assistenza e manutenzione continua, compresi gli aggiornamenti del software, le riparazioni dell'hardware, i servizi di supporto tecnico e le garanzie.
Sicurezza delle informazioni: Sicurezza dei sistemi IT, compresi i software firewall e antivirus, i sistemi di rilevamento delle intrusioni e gli audit di sicurezza.
Cloud computing: Servizi cloud e costi di sottoscrizione per lo spazio di archiviazione cloud, le risorse di calcolo, le applicazioni SaaS e le offerte di platform-as-a-service (PaaS).
Le basi del budgeting IT
Il budgeting dell'IT è una parte importante della gestione finanziaria dell'IT (ITFM), un approccio molto diffuso per consentire di finanziare le esigenze di un'organizzazione.
L'ITFM si concentra sulla minimizzazione degli sprechi, sul risparmio dei costi, sulla previsione delle spese di capitale e operative e sull'incoraggiamento dei comportamenti finanziari desiderati, tutti obiettivi che possono essere raggiunti attraverso il budgeting.
Perché il budgeting IT è importante?
Al livello più elementare, il budgeting IT è necessario per evitare di spendere soldi che non si hanno, cioè di sforare. Inoltre, il budgeting IT offre molti altri vantaggi.
Ritorno sull'investimento
Un buon budget IT garantisce un ritorno su ogni centesimo speso dall'organizzazione. Inoltre, aiuta i project manager e i leader a concentrarsi sulle iniziative che hanno maggiori probabilità di produrre risultati.
Per istanza, se si sta investendo in un progetto di software di biglietteria un buon budget IT è in grado di fornire gli esatti ritorni attesi, sotto forma di aumento dei punteggi TAT o CSAT.
Allineamento strategico
I budget IT aiutano i responsabili dei reparti a rimanere allineati con la strategia dell'organizzazione. Per istanza, se la strategia aziendale è la crescita, si stanzierà un budget maggiore per gli strumenti di acquisizione dei clienti, come CRM, email marketing, analisi commerciale, ecc.
Visualizzazione corretta
Quando i budget IT vengono stabiliti all'inizio dell'anno, si visualizza una visione complessiva delle esigenze e degli obiettivi dell'intero reparto. Ciò consente ai titoli IT e ai project manager di pianificare efficacemente l'anno.
Sperimentazione
Una buona impostazione del budget garantisce l'accantonamento di fondi sufficienti per progetti sperimentali, che possono aiutare a scalare l'innovazione. Ad esempio, si può accantonare il 5% del budget IT per realizzare qualcosa di radicale senza che questo influisca sul resto del lavoro.
Per ottenere tutti questi vantaggi, è necessario che alla tabella ci siano le persone giuste.
Chi è coinvolto nella definizione del budget IT?
Un buon budgeting IT deve essere un piano di collaborazione tra finanza e IT. Tra i soggetti chiave ci sono il Chief Financial Officer (CFO), il Chief Technology Officer (CTO) o il Chief Information Officer (CIO).
In genere, il CTO/CIO è responsabile del piano e della richiesta di un budget IT, che il CFO analizza e approva. Quindi, il CIO è responsabile di:
- Creare la strategia IT con progetti allineati agli oggetti aziendali
- Identificare le esigenze, prevedere i costi e stabilire le priorità di spesa
- Collaborare con gli altri dipartimenti per comprendere le esigenze IT dell'organizzazione
- Gestire i costi IT, progettare misure di risparmio e negoziare con i fornitori
- Pianificazione agile delle capacità elivellamento delle risorse* Valutare e mitigare i rischi legati agli investimenti IT, compresi i rischi di sicurezza/conformità e i superamenti dei progetti
In alcune fasi di questo processo possono essere coinvolti anche altri reparti. Per istanza, le Risorse Umane potrebbero avere voce in capitolo nell'assunzione di appaltatori o consulenti. KPI dell'approvvigionamento potrebbero includere la negoziazione del miglior prezzo con i fornitori.
In che modo il budget IT è correlato alle entrate?
Il budget IT riguarda le uscite di fondi, cioè le spese. Le entrate IT sono le entrate, ovvero il monitoraggio di quanto denaro generano i servizi o le produttività IT. Per mantenere la redditività è necessario un buon equilibrio tra entrate e budget IT.
La media dei budget IT in percentuale delle entrate è una chiave di esito positivo nelle organizzazioni. L'intervallo può variare da 2-8% a seconda del settore. Ad istanza, il settore delle costruzioni spende circa l'1,68% del fatturato per l'IT, mentre quello bancario quasi l'8%.
Per mantenere questo standard e garantire il ritorno sugli investimenti, è necessario un processo. Analizziamolo.
Esplorazione del processo di budgeting IT: Una guida dettagliata passo dopo passo
Il budgeting è un processo che implica la gestione di più parti in movimento. È necessario disporre di un buon processo e di una robusta Software di project management IT solido come ClickUp per pianificare in modo efficace. In questa sezione discutiamo di entrambi.
1. Valutare lo stato attuale
Prima di visualizzare uno stato futuro e di pianificarlo, è necessario capire a che punto si è. Esaminate l'attuale panorama IT, tra cui:
- L'infrastruttura IT esistente, compresi hardware, software, sistemi di rete e misure di sicurezza
- Metriche di performance, come il tempo di attività del sistema, i tempi di risposta agli incidenti e i livelli di soddisfazione degli utenti
L'obiettivo è identificare i punti di forza, i punti deboli e le aree che necessitano di miglioramenti o investimenti. Per esempio, se i vostri server superano spesso la capacità, ciò indica la necessità di investire in server aggiuntivi o più potenti.
Utilizzo ClickUp Dashboard per comprendere il vostro stato attuale. Personalizzate i reportistici di cui avete bisogno e valutate le lacune.
reportistica in tempo reale con ClickUp Dashboard
2. Definire la strategia e gli oggetti dell'IT
Comprendere gli obiettivi aziendali per i prossimi anni e determinare come l'IT può supportarli. Sulla base della strategia aziendale, creare una strategia di marketing di supporto.
Ad esempio, se un'azienda punta ad aumentare la propria quota di mercato lanciando una piattaforma online, la strategia IT includerà la creazione di capacità di e-commerce. Quindi, pianificate questo aspetto. Utilizzare un Modello IT o un modello modello di roadmap tecnologica può accelerare il vostro percorso.
Oppure iniziate da zero e fate un brainstorming delle vostre esigenze in collaborazione con il vostro team utilizzando il modello Lavagna online ClickUp . Invitate il feedback e convertite gli elementi in attività direttamente dalla lavagna online.
visualizza le iniziative e i progetti in connessione su ClickUp Whiteboard
3. Previsione dei requisiti
Sulla base della vostra strategia IT, eseguite un'approfondita analisi dei requisiti . Copre gli aggiornamenti tecnologici, le implementazioni di nuovi sistemi, le esigenze di personale e le altre risorse IT necessarie.
Ad istanza, se state cercando di scalare rapidamente lo sviluppo del software, potreste aver bisogno di Software di documentazione IT per incorporare la ripetibilità nel vostro processo.
ClickUp Modulo è un ottimo modo per raccogliere i requisiti dai responsabili dei progetti o delle funzioni. Impostate un modulo e inviatelo ai titoli dei prodotti, della sicurezza, dell'infrastruttura, dei dati e così via, per catturare le loro esigenze.
Raccogliere i requisiti di budget dai titoli dei dipartimenti IT
4. Stima dei costi
Stimate i costi diretti e indiretti associati ai vostri requisiti. Calcolate il costo totale di titolarità. Per istanza, il nuovo software di analisi potrebbe costare $$$a al mese di sottoscrizione.
Inoltre, dovrete spendere per l'implementazione, il personalizzato, la formazione degli utenti, la manutenzione, ecc. Assicuratevi di coprire tutti i costi associati a ciascun elemento nella vostra richiesta di budget.
5. Privilegiare gli investimenti
È improbabile che si riesca a ottenere tutto ciò che si è pianificato. Quindi, stabilite delle priorità per assicurarvi di far approvare i budget per i programmi più importanti.
Ad esempio, se deve scegliere tra l'aggiornamento del sistema CRM e il miglioramento delle misure di sicurezza informatica, potrebbe dare la priorità a quest'ultimo se ha identificato recenti minacce alla sicurezza.
Prima di chiedere un budget:
- Valutare l'impatto aziendale di ogni elemento del budget
- Documentare la sua importanza strategica
- Calcolare il ROI previsto in termini di valore aziendale, come risparmi, efficienza, produttività, ecc.
6. Sviluppare il budget IT
Con tutte le informazioni a disposizione, create una presentazione completa del vostro budget. Ogni buon software di budgeting per piccole aziende da fare per voi.
Create una tabella con elementi per ogni categoria di spesa. Includete informazioni sul progetto associato, su quanto state cercando di completare, sul budget richiesto, sul potenziale ROI e su qualsiasi altra risorsa di cui potreste aver bisogno.
Utilizzare I modelli di budget di progetto di ClickUp per iniziare subito.
7. Ottenere l'approvazione
Portate il progetto alla direzione finanziaria e aziendale per ottenere l'approvazione. In questa fase, preparatevi a rispondere alle domande e a negoziare con loro. Se si utilizza un'azienda di software per il budget di progetto questo può facilmente accadere anche in modalità asincrona.
8. Implementare e monitorare
Ora è il momento di spendere i budget che vi sono stati assegnati e di implementare la vostra strategia. Per essere sicuri di sfruttare al meglio il budget a disposizione, impostate i progetti su Software di gestione delle operazioni IT e monitorare lo stato di avanzamento. Il modello di account di ClickUp aiuta a gestire questo processo senza sforzo. Con le sue nove diverse visualizzazioni, questo modello avanzato consente di monitorare facilmente gli account dei debiti e dei crediti.
Monitoraggio del budget su ClickUp
9. Rivedere e regolare
Il processo di budgeting IT deve essere iterativo. Impostate un calendario del budget e rivedete regolarmente le spese. Confrontate la spesa effettiva con i budget pianificati per ricalibrare le esigenze aziendali, i progressi tecnologici o le deviazioni. Assicuratevi che il vostro Governance IT le iniziative sono in linea con l'utilizzo del budget.
Mentre seguite il processo di budgeting di cui sopra, ecco alcune best practice da tenere a mente.
Best practice e suggerimenti per il budget IT
L'audit dell'infrastruttura attuale, la raccolta dei requisiti, la stima dei costi, il bilanciamento di richieste contrastanti e la presentazione di proposte di budget convincenti possono essere un'impresa ardua. Per rendere il tutto un po' più semplice, ecco alcuni consigli dei leader di questo spazio.
Allineare il budget IT agli obiettivi aziendali
Il modo migliore per ottenere l'approvazione del budget è mantenerlo in stretto allineamento con gli obiettivi aziendali. Se la connessione non sembra ovvia, prendetevi il tempo necessario per spiegarla.
Ad esempio, potreste voler investire nell'apprendimento automatico, mentre la strategia aziendale è quella di dare priorità all'esperienza del cliente (CX). In qualità di leader IT, spiegate come le vostre iniziative di apprendimento automatico possono migliorare la CX e quali obiettivi aziendali possono contribuire a raggiungere.
Utilizzare dati e analisi
Durante la verifica, cercate di tornare indietro di qualche anno. Raccogliete i dati per identificare modelli, potenziali risparmi e prendere decisioni informate.
Se non disponete di tali informazioni, impostate ClickUp Software di gestione IT per acquisire i dati per il futuro.
Con ClickUp è possibile raccogliere informazioni sull'efficienza dei progetti, tra cui la durata stimata, il tempo impiegato, la durata del ciclo di vita del progetto, le spese, i pagamenti, i resi, ecc.
Comunicare in modo trasparente
Un buon budgeting IT richiede il contributo dei membri del team, dei gestori del team, delle controparti aziendali e dei team finanziari. Comunicate regolarmente con loro per creare trasparenza e fiducia.
Le attività di ClickUp includono commenti annidati per chattare nel contesto. Utilizzate il Visualizzazione della chat di ClickUp per vedere tutti i messaggi in un unico posto e rispondere quando si è pronti.
comunicare senza sforzo con ClickUp chat_
Costruire l'adattabilità
Sebbene il budget sia terminato ogni anno, il denaro preventivato non viene speso tutto in una volta. Quindi, siate adattabili al vostro budget nel corso dell'anno.
- Effettuate revisioni regolari per conoscere l'andamento dei flussi in uscita
- Fate sessioni trimestrali per vedere come sono stati il budget e le prestazioni dei progetti nell'ultimo trimestre e di cosa avete bisogno per il prossimo
- Parlare con i team aziendali per capire come i programmi IT li stiano aiutando
- Riallocare i budget in base a quanto appreso e a quanto necessario
- Tenere conto dei rischi IT. Ecco come
Gestione dei rischi e dei fattori di mitigazione nel budgeting IT
Con i cyberattacchi, i tempi di inattività dei server, le violazioni dei dati, l'inasprimento della conformità e gli errori umani, l'IT è pieno di rischi. Il budget IT deve riconoscere e tenere conto dei rischi.
Ecco alcuni rischi potenziali e come mitigarli.
Usare il piano di scenario per gestire i rischi
Quando prevedete i requisiti, considerate i vari scenari. Per istanza, se avete bisogno di un nuovo CRM, potreste costruirlo, o acquistare uno strumento SaaS, o adattare fogli di calcolo esistenti a questo scopo.
Esaminate ciascuno di questi scenari per valutare costi, benefici e rischi. Pianificate il vostro budget per mitigare i rischi derivanti dalle vostre scelte.
Se scegliete la via del foglio elettronico, potreste dover assumere più persone o dedicare più tempo alla gestione manuale. Accantonate il budget per il personale aggiuntivo.
Preparatevi ai rischi dell'outsourcing
I team IT ricorrono all'outsourcing per risparmiare sui costi degli stipendi e delle spese generali. Tuttavia, affidarsi a provider esterni può comportare rischi legati alla stabilità del fornitore, alla qualità del servizio e alla possibilità di interruzioni del servizio, che possono avere un impatto sulle attività aziendali.
- Valutare l'affidabilità del fornitore
- Configurare un contratto solido, che definisca chiaramente le consegne e le penali
- Cercate di distribuire i rischi coinvolgendo più fornitori
- Progettate una strategia di gestione dei costi nel caso in cui siate colpiti da questo rischio
- Creare meccanismi di backup
Rafforzare la gestione del rischio e della conformità
I rischi informatici possono essere costosi. IBM trova che il costo medio di una violazione dei dati è di 4,45 milioni di dollari. Quando British Airways è stata trovata in violazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), l'Unione europea ha multato la compagnia aerea per 20 milioni di sterline!
L'unico modo per prevenire questi rischi è rafforzare attivamente le misure di sicurezza. Gestire i budget dei progetti per supportare l'ottimizzazione continua delle iniziative di sicurezza e di gestione del rischio.
Tagliate a fette i vostri budget IT con ClickUp
È comune che i team pensino ai budget come limiti di spesa. Al contrario, un budget ben pianificato può essere la libertà di eseguire i progetti desiderati.
Utilizzate ClickUp per creare chiarezza e trasparenza nel processo di budgeting. Raccogliete i dati e gestite i progetti su ClickUp per una maggiore efficienza e un monitoraggio granulare. Esaminate regolarmente le prestazioni e adattatele man mano che procedete. Risparmiate denaro lungo il percorso.
Lasciate che i budget IT vi liberino per perseguire i vostri obiettivi. Provate gratis ClickUp oggi stesso !