Per guadagnare bisogna spendere.
Ogni azienda spende ogni anno per il personale, gli spazi per gli uffici, la ricerca, le attività commerciali, il marketing e l'IT nel corso della sua normale attività. Ma quanto spendere e in quali settori?
L'IT è una delle spese più consistenti in qualsiasi organizzazione. Gartner prevede che la spesa IT mondiale crescerà fino a raggiungere i 5 trilioni di dollari nel 2024. Questa crescita costante comporta la necessità di gestire tali investimenti in modo efficiente, un'attività che una buona pianificazione del budget IT è in grado di svolgere.
In questo post del blog discutiamo di come puoi utilizzare le best practice di budgeting IT per una migliore gestione finanziaria nella tua organizzazione.
Che cos'è il budget IT?
Il budgeting IT è il processo di allocazione strategica dei fondi a progetti, strumenti, sistemi, infrastrutture e costi operativi IT. Ciò include l'analisi, l'interpretazione, la previsione, l'allocazione, l'approvazione e la supervisione della spesa IT.
Componenti chiave di un budget IT
Un budget IT comprende tutto ciò di cui il reparto IT ha bisogno e che utilizza. Ciò include quanto segue.
Hardware: spese relative alle risorse tecnologiche fisiche quali server, computer, apparecchiature di rete e periferiche.
Software e servizi: licenze software, applicazioni e piattaforme. Si può trattare di software standard, soluzioni aziendali specializzate e sottoscrizioni a servizi basati sul cloud.
Spese per il personale IT: mentre i costi del personale sono generalmente a carico del budget delle risorse umane, le spese per consulenti, fornitori, formazione, ecc. fanno parte del budget IT.
Costi di supporto tecnico: costi di manutenzione e supporto continuo, inclusi aggiornamenti software, riparazioni hardware, servizi di supporto tecnico e garanzie.
Sicurezza delle informazioni: protezione dei sistemi IT, inclusi firewall e software antivirus, sistemi di rilevamento delle intrusioni e audit di sicurezza.
Cloud computing: servizi cloud e costi di sottoscrizione per l'archiviazione cloud, risorse informatiche, applicazioni SaaS e offerte Platform-as-a-Service (PaaS).
Nozioni di base sulla definizione del budget IT
Il budgeting IT è una parte importante della gestione finanziaria IT (ITFM), un approccio diffuso per soddisfare le esigenze finanziarie di un'organizzazione.
L'ITFM si concentra sulla riduzione degli sprechi, sul risparmio dei costi, sulla previsione delle spese di capitale e operative e sulla promozione dei comportamenti finanziari desiderati, tutti obiettivi che possono essere raggiunti attraverso la definizione del budget.
Perché è importante il budgeting IT?
A livello base, il budgeting IT è necessario per evitare di spendere denaro che non hai, cioè di spendere troppo. Inoltre, il budgeting IT offre molti altri vantaggi.
Ritorno sull'investimento
Un buon budget IT garantisce che ogni centesimo speso dall'organizzazione produca un ritorno. Aiuta inoltre il project management e i leader a concentrarsi sui progetti che hanno maggiori probabilità di produrre risultati.
Ad esempio, se stai investendo in un software di ticketing, un buon budget IT ti consentirà di ottenere i rendimenti esatti che ti aspetti, sotto forma di aumento dei punteggi TAT o CSAT.
Allineamento strategico
I budget IT aiutano i responsabili dei reparti a rimanere in linea con la strategia organizzativa. Ad esempio, se la strategia aziendale è incentrata sulla crescita, è opportuno destinare una quota maggiore del budget agli strumenti di acquisizione dei clienti, come CRM, email marketing, analisi commerciali, ecc.
Visione completa
Quando i budget IT vengono stabiliti all'inizio dell'anno, è necessario considerare in modo globale le esigenze e gli obiettivi dell'intero reparto. Ciò consente ai responsabili IT e ai project manager di pianificare efficacemente il loro anno.
Sperimentazione
Una buona pianificazione del budget ti consente di accantonare fondi sufficienti per progetti sperimentali, che possono aiutarti a scalare la tua innovazione. Ad esempio, potresti accantonare il 5% del tuo budget IT per realizzare qualcosa di radicalmente nuovo senza che ciò influisca sul resto del tuo lavoro.
Per ottenere tutti questi vantaggi, hai bisogno delle persone giuste al tuo fianco.
Chi è coinvolto nella definizione del budget IT?
Una buona pianificazione del budget IT deve essere un piano collaborativo tra il reparto finanziario e quello IT. Tra i principali stakeholder figurano il direttore finanziario (CFO), il direttore tecnologico (CTO) o il direttore informatico (CIO).
In genere, un CTO/CIO è responsabile del piano e della richiesta di un budget IT, che il CFO analizza e approva. Quindi, il CIO è responsabile di:
- Creazione della strategia IT con progetti allineati agli obiettivi aziendali
- Identificare le esigenze, effettuare la previsione dei costi e stabilire le priorità di spesa
- Collaborare con altri reparti per comprendere le esigenze IT dell'organizzazione
- Gestione dei costi IT, progettazione di misure di risparmio sui costi e negoziazione con i fornitori
- Pianificazione agile della capacità e livellamento delle risorse
- Valutazione e mitigazione dei rischi relativi agli investimenti IT, compresi i rischi di sicurezza/conformità e i superamenti dei costi dei progetti.
In alcune parti di questo processo potrebbero essere coinvolti anche altri reparti. Ad esempio, le risorse umane potrebbero avere voce in capitolo nell'assunzione di appaltatori o consulenti. I KPI relativi agli acquisti potrebbero includere la negoziazione del prezzo migliore con i fornitori.
In che modo il budget IT è correlato alle entrate?
Il bilancio IT riguarda il deflusso di fondi, ovvero le spese. Le entrate IT sono i ricavi, che effettuano il monitoraggio di quanto denaro generano i servizi o i prodotti IT. Per mantenere la redditività è necessario un buon equilibrio tra entrate IT e bilanci.
Il budget IT medio in percentuale sul fatturato è una misura chiave di successo per tutte le organizzazioni. L'intervallo di variazione è dal 2 all'8%, a seconda del settore. Ad esempio, il settore edile spende circa l'1,68% del fatturato in IT, mentre quello bancario quasi l'8%.
Per mantenere tale standard e garantire il ritorno sull'investimento, è necessario un processo. Esaminiamolo.
Esplorare il processo di definizione del budget IT: una guida dettagliata passaggio dopo passaggio
La definizione del budget è un processo che comporta la gestione di molteplici elementi in movimento. Per pianificare in modo efficace, è necessario un buon processo e un solido software di project management IT come ClickUp. In questa sezione tratteremo entrambi gli aspetti.
1. Valutare lo stato attuale
Prima di visualizzare uno stato futuro e creare un piano per esso, è necessario comprendere la propria posizione attuale. Esamina il tuo panorama IT attuale, inclusi:
- Infrastruttura IT esistente, inclusi hardware, software, sistemi di rete e misure di sicurezza
- Metriche di prestazione, quali tempo di attività del sistema, tempi di risposta agli incidenti e livelli di soddisfazione degli utenti.
L'obiettivo è identificare i punti di forza, i punti deboli e le aree che necessitano di miglioramenti o investimenti. Ad esempio, se i tuoi server hanno una capacità spesso superiore alle esigenze, ciò indica la necessità di investire in server aggiuntivi o più potenti.
Utilizza i dashboard di ClickUp per comprendere la tua situazione attuale. Personalizzali con la reportistica di cui hai bisogno e valuta le lacune.
2. Definisci la strategia e gli obiettivi IT
Comprendi gli obiettivi aziendali per i prossimi anni e determina in che modo l'IT può fornire il supporto necessario. Sulla base della strategia aziendale, crea una strategia di marketing di supporto.
Ad esempio, se un'azienda mira ad aumentare la propria quota di mercato lanciando una piattaforma online, la strategia IT includerebbe lo sviluppo di funzionalità di e-commerce. Quindi, pianifica di conseguenza. L'utilizzo di un modello IT o di un modello di roadmap tecnologica può accelerare il tuo percorso.
Oppure parti da zero e rifletti sulle tue esigenze in modo collaborativo con il tuo team utilizzando la lavagna online ClickUp. Invita i tuoi colleghi a fornire feedback e converti gli elementi in attività direttamente dalla lavagna.
3. Previsione dei requisiti
Sulla base della tua strategia IT, conduci un'analisi approfondita dei requisiti. Considera gli aggiornamenti tecnologici, l'implementazione di nuovi sistemi, le esigenze di personale e altre risorse IT necessarie.
Ad esempio, se desideri scalare rapidamente lo sviluppo di software, potresti aver bisogno di un software di documentazione IT per incorporare la ripetibilità nel tuo processo.
ClickUp Forms è un ottimo modo per raccogliere i requisiti dai responsabili di progetto o funzionali. Imposta un modulo e invialo ai responsabili di prodotto, sicurezza, infrastruttura, dati, ecc. per acquisire le loro esigenze.
4. Stima dei costi
Stima i costi diretti e indiretti associati alle tue esigenze. Calcola il costo totale di titolarità. Ad esempio, il tuo nuovo software di analisi potrebbe costarti X dollari al mese in sottoscrizione.
Inoltre, dovrai sostenere spese per l'implementazione, la personalizzazione, la formazione degli utenti, la manutenzione, ecc. Assicurati di coprire tutti i costi associati a ciascun elemento della tua richiesta di budget.
5. Dai priorità agli investimenti
È improbabile che riuscirete a ottenere tutto ciò che avete pianificato. Quindi, stabilite delle priorità per assicurarvi che i budget per i programmi più importanti vengano approvati.
Ad esempio, se devi scegliere tra aggiornare il sistema CRM e potenziare le misure di sicurezza informatica, potresti dare la priorità a quest'ultima opzione se sono state individuate recenti minacce alla sicurezza.
Prima di richiedere un budget:
- Valuta l'impatto aziendale di ciascun elemento di bilancio.
- Documenta la sua importanza strategica
- Calcola il ROI previsto in termini di valore aziendale, come risparmi, efficienza, produttività, ecc.
6. Sviluppa il budget IT
Con tutte le informazioni a disposizione, crea una presentazione completa dei tuoi budget. Qualsiasi buon software di budgeting per piccole imprese può fare al caso tuo.
Crea una tabella con elementi di bilancio per ciascuna categoria di spesa. Includi informazioni sul progetto associato, l'importo che intendi completare, il budget richiesto, il potenziale ROI e qualsiasi altra risorsa di cui potresti aver bisogno.
Utilizza i modelli di budget del progetto di ClickUp per iniziare subito.
7. Ottenere l'approvazione
Presentalo alla direzione finanziaria e aziendale per ottenere le approvazioni necessarie. In questa fase, preparati a rispondere alle domande e a negoziare con loro. Se utilizzi un software per la gestione del budget del progetto, anche questo può avvenire facilmente in modo asincrono.
8. Implementa e monitora
È giunto il momento di spendere i budget che ti sono stati assegnati e di attuare la tua strategia. Per assicurarti di sfruttare al meglio i tuoi budget, imposta i tuoi progetti su un software di gestione delle operazioni IT e monitora lo stato dei progetti.
Il modello di contabilità di ClickUp aiuta a gestire questo processo senza sforzo. Con le sue nove diverse visualizzazioni, questo modello avanzato semplifica il monitoraggio dei debiti e dei crediti.
9. Rivedi e modifica
Il processo di definizione del budget IT deve essere iterativo. Imposta un calendario di bilancio e revisioni periodiche delle spese. Confronta le spese effettive con i budget pianificati per ricalibrare le esigenze aziendali in evoluzione, i progressi tecnologici o le deviazioni. Assicurati che le tue iniziative di governance IT siano in linea con l'utilizzo del budget.
Mentre segui il processo di definizione del budget sopra descritto, ecco alcune best practice da tenere a mente.
Migliori pratiche e suggerimenti per la definizione del budget IT
Verificare l'infrastruttura attuale, raccogliere i requisiti, stimare i costi, bilanciare le richieste contrastanti e presentare proposte di budget convincenti può essere un compito arduo. Per semplificarlo un po', ecco alcuni consigli dei leader del settore.
Allinea il budget IT agli obiettivi aziendali
Il modo migliore per ottenere l'approvazione del tuo budget è mantenerlo strettamente allineato agli obiettivi aziendali. Se la connessione non sembra ovvia, prenditi il tempo necessario per spiegarla.
Ad esempio, potreste voler investire nell'apprendimento automatico, mentre la strategia aziendale è quella di dare priorità all'esperienza del cliente (CX). In qualità di leader IT, spiegate in che modo le vostre iniziative di apprendimento automatico possono migliorare la CX e quali obiettivi aziendali possono aiutare a raggiungere.
Utilizza dati e analisi
Durante la revisione contabile, prova a risalire indietro di qualche anno. Raccogli i dati per identificare modelli, potenziali risparmi e prendere decisioni informate.
Se non disponi delle informazioni necessarie, configura il software di gestione IT di ClickUp per acquisire i dati per il futuro.
Con ClickUp, puoi raccogliere informazioni sull'efficienza del tuo progetto, tra cui durata stimata, tempo impiegato, durata del ciclo di vita del progetto, spese, pagamenti, rendimenti, ecc.
Comunicare in modo trasparente
Una buona pianificazione del budget IT richiede il contributo dei membri del tuo team, dei project manager, dei partner aziendali e dei team finanziari. Comunica regolarmente con loro per creare trasparenza e fiducia.
Le attività di ClickUp includono commenti nidificati per chattare nel contesto. Utilizza la vista chat di ClickUp per vedere tutti i tuoi messaggi in un unico posto e rispondere quando sei pronto.
Sviluppa la tua adattabilità
Sebbene il budget sia terminato su base annuale, il denaro stanziato non viene speso tutto in una volta. Pertanto, siate flessibili con il vostro budget durante tutto l'anno.
- Effettua revisioni regolari per conoscere l'andamento delle tue uscite.
- Organizza sessioni trimestrali per verificare lo stato del budget e delle prestazioni del tuo progetto nell'ultimo trimestre e capire di cosa avrai bisogno per quello successivo.
- Parla con i team aziendali per capire in che modo i programmi IT li stanno aiutando.
- Riassegna i budget in base a ciò che hai imparato e alle tue esigenze.
- Tieni conto dei rischi IT. Ecco come fare.
Gestione dei rischi e fattori di mitigazione nella definizione del budget IT
Tra attacchi informatici, tempi di inattività dei server, violazioni dei dati, inasprimento delle norme di conformità ed errori umani, l'IT è pieno di rischi. Il budget IT deve riconoscere e tenere conto dei rischi.
Ecco alcuni potenziali rischi e come è possibile mitigarli.
Utilizza la pianificazione degli scenari per gestire i rischi
Quando effettui la previsione dei requisiti, prendi in considerazione i vari scenari. Ad esempio, se hai bisogno di un nuovo CRM, potresti crearlo, acquistare uno strumento SaaS o adattare i fogli di calcolo esistenti a questo scopo.
Esplora ciascuno di questi scenari per costi, benefici e rischi. Crea un piano per i tuoi budget per mitigare i rischi derivanti dalle scelte che fai.
Se scegli il metodo del foglio di calcolo, potresti dover assumere più persone o dedicare più tempo alla gestione manuale. Metti da parte dei budget per assumere personale aggiuntivo.
Preparati ai rischi dell'outsourcing
I team IT ricorrono a team in outsourcing per risparmiare sui costi salariali e generali. Tuttavia, affidarsi a provider esterni può comportare rischi legati alla stabilità dei fornitori, alla qualità del servizio e alla possibilità di interruzioni del servizio, che possono influire sulle operazioni aziendali.
- Valuta l'affidabilità del tuo fornitore
- Stabilisci un contratto solido, definendo chiaramente i risultati attesi e le penali.
- Cerca di distribuire i rischi coinvolgendo più fornitori.
- Elaborate una strategia di gestione dei costi nel caso in cui siate colpiti dal rischio.
- Crea meccanismi di backup
Rafforza la gestione dei rischi e della conformità
I rischi IT possono essere costosi. IBM ha calcolato che il costo medio di una violazione dei dati è pari a 4,45 milioni di dollari. Quando British Airways è stata trovata in violazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), l'Unione europea ha multato la compagnia aerea per 20 milioni di sterline!
L'unico modo per prevenire questi rischi è rafforzare attivamente le misure di sicurezza. Gestisci i budget dei progetti per fornire supporto all'ottimizzazione continua delle iniziative di sicurezza e gestione dei rischi.
Suddividi i tuoi budget IT con ClickUp
È normale che i team considerino i budget come limiti alla loro spesa. Al contrario, un budget ben pianificato può essere la libertà di realizzare i progetti che desideri.
Utilizza ClickUp per rendere più chiaro e trasparente il processo di definizione del budget. Raccogli i dati e gestisci i tuoi progetti su ClickUp per una maggiore efficienza e un monitoraggio dettagliato. Controlla regolarmente le prestazioni e adatta il tuo approccio man mano che procedi. Risparmia denaro lungo il percorso.
Lascia che i budget IT ti liberino per perseguire i tuoi obiettivi. Prova ClickUp oggi gratis!