Una solida strategia di approvvigionamento non significa solo risparmio sui costi.
I responsabili degli acquisti sono costantemente alla ricerca di strumenti e metriche per ottimizzare la loro strategia e misurare le prestazioni dei fornitori. Ti trovi in una situazione simile? Abbiamo pensato a te con questa guida al monitoraggio delle metriche KPI degli acquisti .
Secondo il rapporto di ricerca di mercato, il mercato del Procurement as a Service (PaaS) registrerà un boom con un CAGR del 6,4% tra il 2020 e il 2027. Con l'aumentare della complessità delle attività di approvvigionamento, i dati diventano un importante fattore di efficienza.
Per questo motivo, le aziende effettuano un monitoraggio attivo delle metriche di acquisto (note anche come KPI di approvvigionamento).
Abbiamo effettuato un elenco dei principali KPI utilizzati dai responsabili degli acquisti per misurare l'efficacia del reparto acquisti. Rompi il circolo vizioso e migliora le tue prestazioni di approvvigionamento con questa guida.
Comprendere i KPI relativi agli acquisti
Il processo di approvvigionamento copre tutto ciò che il reparto acquisti fa per ottenere e reperire beni e servizi.
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) degli acquisti sono metriche di misurazione che aiutano a comprendere l'efficacia della gestione degli acquisti. Questi KPI analizzano il modo in cui l'azienda regola tempi, costi e qualità.
Quando si tratta di definire questi KPI di approvvigionamento, è necessario considerare alcuni aspetti, quali:
- Il tuo modello di business aziendale
- La dimensione della vostra organizzazione,
- Posizione dell'organizzazione
- Requisiti di conformità
- Il tuo budget
La scelta dei KPI di approvvigionamento può variare a seconda della posizione assunta rispetto a questi cinque parametri.
Ricordate che non esiste un insieme perfetto di metriche di approvvigionamento. Non si tratta di una soluzione valida per tutti, ma è necessario un approccio personalizzato.
Perché sono necessarie le metriche di approvvigionamento
I tre fattori principali che rendono importanti le metriche di approvvigionamento sono:
- Misurazione delle prestazioni: per migliorare le prestazioni, è necessario iniziare dalla misurazione. Le metriche delle prestazioni sono dati fondamentali che possono aiutarti a individuare gli aspetti da correggere nel tuo processo di approvvigionamento.
- Condivisione oggettiva dei dati: le metriche di approvvigionamento aiutano a determinare in modo oggettivo e a condividere le informazioni relative agli acquisti con le parti interessate. Monitorate questi obiettivi per un periodo di tempo determinato e definite una strategia in linea con le vostre esigenze aziendali.
- Trova le risposte alle tue domande: utilizza i KPI relativi agli acquisti per capire cosa manca, come ti posizioni rispetto alla concorrenza e se le tue prestazioni stanno migliorando o peggiorando.
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L'importanza di misurare l'efficienza degli acquisti
Misurare l'efficienza degli acquisti comporta numerosi vantaggi per la vostra azienda:
Identificare le opportunità di risparmio: tramite il monitoraggio di metriche quali la spesa gestita, il ROI degli acquisti e il costo per fattura, i team di approvvigionamento possono individuare modi per risparmiare sui costi e migliorare la redditività complessiva dell'organizzazione.
Gestione del rischio fornitori: il rischio fornitori è una preoccupazione reale per i responsabili degli acquisti di tutto il mondo. I rischi legati ai fornitori possono essere di natura finanziaria, legale, operativa o persino reputazionale. Metriche quali il tasso di difetti dei fornitori, l'accuratezza degli ordini di acquisto e il tasso di disponibilità dei fornitori possono aiutare a evitare gli svantaggi derivanti dalla collaborazione con un fornitore al di sotto degli standard.
Semplificare le attività di approvvigionamento: l'approvvigionamento potrebbe diventare decentralizzato nelle grandi organizzazioni con più unità aziendali. In questi casi, il monitoraggio di metriche di approvvigionamento quali la competitività dei prezzi, il tasso di ciclo degli ordini di acquisto e i tassi di conformità può aiutare a garantire che le attività di approvvigionamento in tutta l'organizzazione seguano processi specifici e best practice.
Allineamento agli obiettivi organizzativi: i leader dovrebbero anche effettuare il monitoraggio dei KPI di approvvigionamento per garantire che il lavoro richiesto dal team sia in linea con la direzione strategica complessiva dell'organizzazione. Ad esempio, se l'obiettivo dell'organizzazione include la massima qualità dei prodotti, i KPI dei team di approvvigionamento dovrebbero riflettere l'importanza attribuita alla qualità, anche se ciò comporta un minor risparmio sui costi.
KPI essenziali relativi agli acquisti che ogni team dovrebbe misurare
Sebbene la strategia di approvvigionamento ideale sia soggettiva, abbiamo delineato alcuni KPI essenziali da cui ogni team di approvvigionamento può trarre vantaggio.
1. Numero di fornitori
Misurate quanti fornitori avete e da quali avete la maggiore dipendenza utilizzando questa metrica. Le aziende a volte hanno più punti vendita per prodotti diversi o anche più fornitori per un singolo prodotto.
Sebbene avere un numero limitato di fornitori sia vantaggioso in termini di sconti e migliore gestione dei preventivi, ciò potrebbe aumentare la dipendenza. D'altra parte, avere più fornitori potrebbe ridurre la dipendenza ma aumentare i costi.
Aumentare il numero di fornitori, soprattutto per i prodotti critici, può aiutare a ridurre i rischi e a soddisfare le nuove esigenze del mercato.
2. Valutazione della qualità dei fornitori
Considerate questo KPI come una scala di valutazione dei fornitori. La valutazione della qualità dei fornitori vi aiuta a identificare rischi o problemi e a migliorare la qualità dei fornitori nel tempo. Essa prende in considerazione la velocità di consegna, la reattività dei fornitori, i costi e la qualità del servizio. Oltre alle misure quantitative, le organizzazioni potrebbero anche utilizzare misure qualitative come gli audit dei fornitori e le valutazioni della gestione.
L'impostazione di obiettivi chiari in materia di qualità dei fornitori e il monitoraggio dei dati relativi ai fornitori possono aiutare i team di approvvigionamento a migliorare la qualità dei fornitori e l'efficienza degli approvvigionamenti nel tempo.
3. Tasso di conformità
Il tasso di conformità è una metrica di approvvigionamento fondamentale, allineata alle prestazioni dei fornitori. Aiuta a capire se i fornitori rispettano i requisiti di conformità e sono in linea con le esigenze aziendali.
Il KPI relativo al tasso di conformità è fondamentale da gestire perché un calo in questo ambito comporta automaticamente un aumento degli acquisti indiretti. Anche la conformità contrattuale e legale è fondamentale per la sicurezza giuridica. Per calcolare questa metrica, occorre identificare la percentuale di fatture contestate sul totale delle fatture e effettuare il monitoraggio delle differenze tra il prezzo quotato e il prezzo pagato.
Per cominciare, un KPI di conformità del 50% è un traguardo ragionevole per un'azienda di medie dimensioni.
4. Disponibilità dei fornitori
Anche con il piano più dettagliato, è inevitabile che si verifichino occasionalmente situazioni di emergenza in cui è necessario procurarsi urgentemente delle forniture. Questo KPI indica l'affidabilità di un determinato fornitore, in modo da poter contare su di lui in caso di emergenza. Il KPI relativo alla disponibilità dei fornitori è calcolato come rapporto tra il numero di volte in cui il fornitore ha effettuato consegne urgenti e il numero totale di richieste urgenti.
Una disponibilità dei fornitori pari o superiore al 90% indica un fornitore affidabile e una catena di approvvigionamento efficiente.
5. Tasso di difettosità dei fornitori
Il tasso di difetti dei fornitori è una metrica utilizzata per valutare la qualità di un singolo fornitore. Questa metrica diventa un fattore cruciale per il reparto acquisti nella valutazione della qualità complessiva del prodotto.
Calcola il tasso di difettosità dei fornitori dividendo il numero totale di prodotti non conformi per il numero totale di unità ispezionate, spesso espresso come tasso di difettosità per milione di unità. Questa misura valuta attivamente la qualità dei prodotti e responsabilizza i fornitori. Per ottenere informazioni più approfondite, suddividi il tasso di difettosità dei fornitori per tipo di difetto, migliorando la tua comprensione della qualità dei singoli fornitori.
Naturalmente, i tassi di difettosità dei fornitori sono metriche fondamentali in settori come quello aerospaziale o automobilistico, dove i difetti possono causare la perdita di vite umane. Affidatevi a questa metrica chiave per classificare i vostri venditori e garantire la massima qualità nella consegna dei vostri prodotti.
6. Ciclo degli ordini di acquisto
La durata del ciclo dell'ordine di acquisto è un KPI che non si può ignorare. Determina quale fornitore è ideale quando si ha fretta.
Questa metrica copre l'intero percorso di acquisto, dall'invio e approvazione dell'ordine alla consegna, alla fatturazione e al pagamento. Il risultato della durata del ciclo dell'ordine di acquisto varia da poche ore a diversi giorni.
Classificate i vostri fornitori in base al loro ciclo di ordinazione ed effettuate gli ordini di conseguenza.
Assegnate gli ordini urgenti ai fornitori, garantendo un ciclo di acquisto più breve e ordini agevoli a quelli con un ciclo relativamente più lungo. Il monitoraggio di questa metrica mantiene il vostro processo di approvvigionamento solido e accurato.
7. Lead time
Il lead time si riferisce al tempo impiegato da un determinato fornitore per evadere un ordine. Si misura controllando il tempo trascorso tra il momento in cui l'ordine viene effettuato presso l'azienda e il momento in cui il prodotto viene consegnato.
Il calcolo è piuttosto semplice: basta sottrarre il tempo necessario per accettare un ordine di acquisto dal tempo totale di consegna, ed ecco fatto! Questo è, in sintesi, il lead time del vostro fornitore.
Lead time del fornitore = Tempi di consegna – Tempi di ordine (accettazione dell'ordine di acquisto)
Ridurre il lead time senza compromettere la qualità può contribuire a mantenere soddisfatti i clienti.
8. Acquisti effettuati nel rispetto del budget e dei tempi previsti
Questa metricà registra il numero di acquisti effettuati tempestivamente entro i budget stabiliti. Un report basato sui dati relativi a questa metricà fornisce al team acquisti informazioni dettagliate sull'utilizzo ottimale delle risorse dell'organizzazione. Si tratta di una metricà operativa che riflette direttamente l'efficienza del reparto acquisti.
Se la maggior parte dei vostri acquisti rispetta i costi e i tempi previsti, la vostra efficienza negli acquisti è ottimale. Al contrario, il superamento frequente dei tempi e dei costi previsti farebbe scattare un campanello d'allarme tra i team di approvvigionamento.
Effettuando un attento monitoraggio di questa metric e ottimizzandola secondo necessità, potrete rispettare il budget di acquisto e i traguardi temporali.
9. Costo dell'ordine di acquisto
Oltre ad analizzare i costi e la qualità dei fornitori, i responsabili degli acquisti devono anche effettuare il monitoraggio di varie metriche relative ai costi, come il costo interno dell'ordine di acquisto. Si tratta del costo totale di acquisto di un ordine, dall'acquisto e dalla creazione alla chiusura della fattura.
I fattori che compongono il costo di acquisto variano da azienda ad azienda. Alcune aziende potrebbero tenere conto sia dei costi diretti che di quelli indiretti, mentre altre potrebbero considerare solo i costi diretti.
Se desiderate una formula generale per questo KPI, esso può essere calcolato come la somma dei costi di acquisto, di ordine e di detenzione.
La contabilizzazione di questo KPI contribuisce a migliorare l'efficienza del ciclo di vita dall'approvvigionamento al pagamento e garantisce la riduzione al minimo dei costi e degli errori.
10. Spesa sotto controllo
La spesa gestita si riferisce alla percentuale della spesa di approvvigionamento regolata dalla direzione. Un aumento della spesa gestita di un'azienda migliora la capacità di ottimizzare i costi e effettuare la previsione delle spese. Questa metrica è particolarmente influente nello sfruttare i risparmi sui costi non realizzati.
Valutate continuamente la spesa e tenete d'occhio i contratti con i fornitori per identificare i margini di miglioramento. Gli acquisti consolidati e gli sconti sul volume finiscono per aumentare i profitti dell'organizzazione.
11. ROI degli acquisti
Si tratta di una metrica fondamentale per gli acquisti, che consente il monitoraggio della redditività degli investimenti, obiettivo finale di tutte le aziende. Fornisce informazioni dettagliate sulla redditività e sull'efficacia in termini di costi della strategia di approvvigionamento. Calcola il ROI degli acquisti dividendo i risparmi annuali per i costi annuali di approvvigionamento.
Ricordate che, nonostante sia un fattore importante da considerare, il ROI degli acquisti da solo non vi fornirà un quadro corretto. Per ottenere i migliori risultati, combinate questa metrica con altre, come la riduzione dei costi di approvvigionamento, per avere un quadro completo.
Fissate il vostro traguardo di ROI sugli acquisti a 10 volte gli investimenti interni per avviare una buona strategia di approvvigionamento.
12. Rapporto degli acquisti di emergenza
Vuoi effettuare il monitoraggio della frequenza con cui la tua azienda richiede acquisti di emergenza? Questa è la metrica che ti serve.
Alcune richieste urgenti sono inevitabili per tutte le aziende. Tuttavia, presentare richieste urgenti ripetutamente si riflette negativamente sulle vostre operazioni. Gli acquisti urgenti hanno un impatto sulla vostra attività, aumentando i costi complessivi di approvvigionamento.
Un basso rapporto di acquisti di emergenza aiuta le aziende a risparmiare sui costi, semplificare i piani di approvvigionamento, garantire la continuità dei servizi e ridurre al minimo i rischi di fornitura. Questa metrica riflette le prestazioni di approvvigionamento e costituisce una base per la gestione delle operazioni future.
Una gestione efficace elimina le inefficienze del processo di approvvigionamento e previene la carenza di prodotti. Calcolare il rapporto degli acquisti di emergenza dividendo il numero di acquisti di emergenza per il numero totale di acquisti in un periodo di tempo determinato.
13. Tassi di rifiuto dei fornitori e costi
Il tasso di rifiuto dei fornitori e le metriche dei costi misurano la gestione interna della qualità. Riflettono la frequenza e l'impatto sui costi del rifiuto dei prodotti dei fornitori a causa della scarsa qualità o di altri problemi. Un aumento di uno di questi due fattori richiede un intervento da parte dell'acquirente.
Identificare le deviazioni e implementare soluzioni di recupero aiuta a evitare colli di bottiglia e a mantenere una relazione sana tra acquirente e fornitore.
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14. Riduzione dei costi di approvvigionamento
Il risparmio tangibile sui costi continua a essere uno degli obiettivi primari dei team di approvvigionamento. La riduzione dei costi di approvvigionamento è una misura efficace per studiare l'efficienza della funzione di approvvigionamento. Misura la percentuale di risparmio sui costi per ogni ordine effettuato tramite negoziazioni sui prezzi.
Il risparmio totale sui costi ottenuto nel corso dell'anno grazie alla negoziazione dei prezzi e agli sconti evidenzia l'efficienza della gestione dei costi.
Un modo efficace per misurare la riduzione dei costi consiste nel confrontare i prezzi vecchi e nuovi dello stesso prodotto o servizio. Questo calcolo consente di ottimizzare la gestione del ciclo di vita dei fornitori e di formare il personale sulle misure di risparmio dei costi. Infine, aiuta a sviluppare strategie di gestione dei costi.
Il monitoraggio regolare dei KPI di approvvigionamento è essenziale per migliorare i processi di approvvigionamento. Sebbene abbiamo effettuato una menzione dei KPI di approvvigionamento comunemente scelti, saranno le dimensioni, la categoria e il funzionamento della vostra azienda a determinare le metriche più rilevanti per voi.
Il monitoraggio delle funzioni di approvvigionamento aiuta a risparmiare sui costi, ottimizzare il funzionamento aziendale, identificare i colli di bottiglia e definire strategie per superarli. Scegliete una combinazione di queste metriche e unitele ad altre per rafforzare la vostra attività e migliorare le prestazioni complessive.
Come effettuare il monitoraggio dei KPI relativi agli acquisti
Oltre a identificare i KPI di approvvigionamento corretti per il monitoraggio, le organizzazioni devono anche scegliere un software dedicato alla gestione degli acquisti per gestire efficacemente gli approvvigionamenti.
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- Vero/Falso: creare una casella di controllo da selezionare quando un determinato traguardo è stato completato.
- Valuta: stabilire un obiettivo monetario e effettuare il monitoraggio degli aumenti e delle diminuzioni di valore.
- Compito: supervisionare il completamento di una singola attività o di un intero elenco di attività.
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- Monitorare i progressi: utilizzare la vista Progressi per identificare i progressi del team e individuare le aree di miglioramento.
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