Una solida strategia di approvvigionamento è sinonimo di qualcosa di più di un semplice risparmio sui costi.
I responsabili degli acquisti cercano costantemente strumenti e metriche per ottimizzare la loro strategia e misurare le prestazioni dei fornitori. Siete bloccati in un loop simile? Vi aiutiamo noi con questa guida al monitoraggio degli acquisti Metriche KPI. Secondo la relazione di ricerca di mercato, il mercato del Procurement as a Service (PaaS) registrerà un boom ad un tasso di CAGR del 6,4% tra il 2020 e il 2027. Con la crescente complessità delle attività di approvvigionamento, i dati diventano un importante fattore di efficienza.
Per questo motivo, le aziende monitorano attivamente le metriche di acquisto (note anche come KPI di approvvigionamento).
Abbiamo elencato alcuni dei principali KPI che i responsabili degli acquisti utilizzano per misurare l'efficacia del reparto acquisti. Con questa guida potrete interrompere il circolo vizioso e migliorare le vostre prestazioni nel settore degli acquisti.
Comprendere i KPI di approvvigionamento
Il processo di approvvigionamento comprende tutto ciò che il vostro reparto acquisti fa per ottenere e procurarsi beni e servizi.
I Key Performance Indicator (KPI) del Procurement sono metriche di misurazione che aiutano a capire il vostro gestione degli acquisti efficacia. Questi KPI analizzano come l'azienda regola tempi, costi e qualità.
Quando si tratta di impostare questi KPI di approvvigionamento, è necessario considerare alcuni aspetti come:
- Il vostro modello aziendale
- La dimensione dell'organizzazione,
- La posizione dell'organizzazione
- I requisiti di conformità
- Il vostro budget
La scelta dei KPI per il procurement può variare in dipendenza di questi cinque parametri.
Ricordate che non esiste una serie perfetta di metriche di approvvigionamento. Non si tratta di una soluzione unica, ma di un approccio personalizzato.
Perché avete bisogno di metriche di approvvigionamento?
I tre fattori principali che rendono importanti le metriche di approvvigionamento sono:
- Misurazione delle prestazioni: Per aumentare le prestazioni, bisogna iniziare con la misurazione. Le metriche di performance sono dati cruciali che possono aiutarvi a trovare ciò che deve essere corretto nel vostro processo di approvvigionamento
- Condivisione oggettiva dei dati: Le metriche di approvvigionamento vi aiutano a determinare in modo oggettivo e a condividere le informazioni sugli acquisti con gli stakeholder. Monitorate questi obiettivi per un periodo prestabilito e definite una strategia in sintonia con i requisiti aziendali
- Trovare risposte alle domande: Utilizzate i KPI di procurement per capire cosa manca, come vi posizionate rispetto ai concorrenti e se le vostre prestazioni sono in crescita o in calo
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L'importanza di misurare l'efficienza dell'approvvigionamento
Misurare l'efficienza degli acquisti ha molti vantaggi per la vostra azienda:
Identificare le opportunità di risparmio: Monitorando metriche come la spesa gestita, il ROI e il costo per fattura, i team di approvvigionamento possono trovare modi per risparmiare sui costi e migliorare la redditività complessiva dell'organizzazione.
Gestire il rischio dei fornitori: Il rischio dei fornitori è una preoccupazione reale per i responsabili degli acquisti di tutto il mondo. I rischi dei fornitori possono essere di natura finanziaria, legale, operativa o addirittura reputazionale. Metriche come il tasso di difettosità dei fornitori, l'accuratezza degli ordini e il tasso di disponibilità dei fornitori possono aiutarvi a evitare gli aspetti negativi del lavoro con un fornitore non all'altezza.
Semplificare le attività di approvvigionamento: Nelle grandi organizzazioni con più unità aziendali, l'approvvigionamento potrebbe essere decentralizzato. In questi casi, il monitoraggio di metriche di approvvigionamento come la competitività dei prezzi, il tasso di ciclo degli ordini di acquisto e i tassi di conformità può aiutare a garantire che le attività di approvvigionamento in tutta l'organizzazione seguano processi specifici e best practice.
Allinearsi agli obiettivi dell'organizzazione: I Teams dovrebbero anche monitorare i KPI di approvvigionamento per garantire che i lavori richiesti dal team siano in linea con la direzione strategica generale dell'organizzazione. Per istanza, se l'obiettivo dell'organizzazione prevede la massima qualità dei prodotti, i KPI dei team di approvvigionamento dovrebbero riflettere l'enfasi sulla qualità, anche se ciò significa un risparmio sui costi.
KPI essenziali per l'approvvigionamento che ogni team dovrebbe misurare
Anche se la strategia di approvvigionamento ideale è soggettiva, abbiamo delineato alcuni kPI essenziali di cui ogni team di approvvigionamento può beneficiare.
1. Numero di fornitori
Misurate il numero di fornitori e quali sono quelli da cui dipendete di più utilizzando questa metrica. Le aziende a volte hanno più punti commerciali per prodotti diversi o addirittura più fornitori per un singolo prodotto.
Il modello KPI per le vendite di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a monitorare e misurare le prestazioni del vostro team commerciale.
Se da un lato l'avere un numero limitato di fornitori si rivela vantaggioso sotto forma di sconti e di una migliore gestione dei preventivi potrebbero aumentare la dipendenza. D'altra parte, avere più fornitori può ridurre la dipendenza ma aumentare i costi.
La riunione di più fornitori, soprattutto per i prodotti critici, può aiutare a ridurre il rischio e a soddisfare le nuove richieste del mercato.
2. Valutazione della qualità dei fornitori
Considerate questo KPI come la vostra scala di valutazione dei fornitori. La valutazione della qualità dei fornitori vi aiuta a identificare i rischi o i problemi e a migliorare la qualità dei fornitori nel tempo. Il KPI esamina la velocità di consegna, la reattività del fornitore, il costo e la qualità del servizio. Oltre alle misure quantitative, le organizzazioni possono utilizzare anche misure qualitative come gli audit dei fornitori e le valutazioni della gestione.
L'impostazione di obiettivi chiari sulla qualità dei fornitori e il monitoraggio dei dati dei fornitori possono aiutare i team di approvvigionamento a migliorare la qualità dei fornitori e l'efficienza degli acquisti nel tempo.
3. Valutazione della conformità
Il tasso di conformità è una metrica di approvvigionamento vitale allineata alle prestazioni dei fornitori. Vi aiuta a sapere se i fornitori rispettano i requisiti di conformità e si allineano alle esigenze aziendali.
Il KPI del tasso di conformità è fondamentale da gestire perché un calo in questo caso porta automaticamente a un aumento degli acquisti indiretti. La conformità contrattuale e legale è fondamentale anche per la sicurezza giuridica. Per calcolare questa metrica, occorre identificare la percentuale di fatture contestate sul totale delle fatture e monitorare gli scarti tra il prezzo indicato e quello pagato.
Per cominciare, un KPI di conformità del 50% è un traguardo ragionevole per un'azienda di medie dimensioni.
4. Disponibilità dei fornitori
Anche con il piano più dettagliato, è inevitabile che si verifichino emergenze occasionali in cui si ha bisogno di forniture urgenti. Questo KPI indica l'affidabilità di un particolare fornitore, in modo che possiate sentirvi sicuri di rivolgervi a lui in caso di emergenza. Il KPI della disponibilità del fornitore è calcolato come rapporto tra il numero di consegne urgenti effettuate dal fornitore e il numero totale di richieste urgenti.
Una disponibilità del fornitore pari o superiore al 90% indica un fornitore affidabile e una catena di fornitura efficiente.
5. Valutazione dei difetti del fornitore
Il tasso di difettosità dei fornitori è una misura per valutare la qualità di un singolo fornitore. Questa metrica diventa un fattore cruciale per il reparto acquisti in valutare la qualità complessiva del prodotto. Calcolare il tasso di difettosità del fornitore dividendo il numero totale di prodotti non conformi alle norme per il totale delle unità ispezionate, spesso espresso come tasso di difettosità per milione di unità. Questa misura valuta attivamente la qualità dei prodotti e responsabilizza i fornitori. Per ottenere informazioni più approfondite, è possibile suddividere il tasso di difetti dei fornitori per tipo di difetto, migliorando la comprensione della qualità dei singoli fornitori.
Naturalmente, i tassi di difettosità dei fornitori sono metriche critiche in settori come quello aerospaziale o automobilistico, dove i difetti possono causare la perdita di vite umane. Dipendete da questa metrica chiave per classificare i vostri venditori e garantire la massima qualità nella consegna dei vostri prodotti.
6. Ciclo dell'ordine di acquisto
L'ordine di acquisto durata ciclo è un KPI che non si può ignorare. Determina quale sia il fornitore ideale quando si ha fretta.
Questa metrica copre il percorso di acquisto, dall'inserimento e approvazione dell'ordine alla consegna, alla fattura e al pagamento. I risultati della durata ciclo dell'ordine di acquisto variano da ore a giorni.
Classificate i vostri fornitori in base alla loro dipendenza dal ciclo dell'ordine e fate gli ordini di conseguenza.
Assegnate gli ordini urgenti ai fornitori che garantiscono un ciclo d'ordine più breve e gli ordini più comodi a quelli con un ciclo relativamente più lungo. Il monitoraggio di queste metriche mantiene il processo di approvvigionamento solido e accurato.
7. Lead time
Il lead time si riferisce al tempo che un particolare fornitore impiega per evadere un ordine. Si misura controllando il tempo che intercorre tra il momento in cui viene effettuato un ordine all'azienda e il momento in cui il prodotto viene consegnato.
Il calcolo è piuttosto semplice: basta sottrarre il tempo necessario per l'accettazione di un ordine di acquisto dal tempo totale di consegna ed ecco il risultato! Questo è il lead time del vostro fornitore in poche parole.
Lead time del fornitore = Tempo di consegna - Tempo dell'ordine (accettazione dell'ordine d'acquisto)
Ridurre i tempi di consegna senza compromettere la qualità può contribuire a rendere felici i clienti.
8. Acquisti effettuati nel rispetto del budget e dei tempi
Questa metrica registra il numero di acquisti effettuati entro il budget stabilito. Una reportistica basata sui dati di questo KPI fornisce al team acquisti informazioni sull'utilizzo ottimale delle risorse dell'organizzazione. È un KPI operativo che si riflette direttamente sull'efficienza del reparto acquisti.
Se la maggior parte degli acquisti corrisponde ai costi e ai tempi previsti, l'efficienza degli acquisti è a buon punto. Al contrario, un frequente superamento dei tempi e dei costi preventivati farebbe scattare un campanello d'allarme nei team di approvvigionamento.
Monitorare attentamente questa metrica e ottimizzarla, se necessario, vi aiuterà a rispettare il budget e i tempi previsti per gli acquisti.
9. Costo dell'ordine di acquisto
Oltre ad analizzare i costi e la qualità dei fornitori, i responsabili degli acquisti devono monitorare varie metriche relative ai costi, come il costo interno dell'ordine di acquisto. Si tratta del costo totale dell'acquisto di un ordine, dall'acquisto e creazione alla chiusura della fattura.
I fattori che compongono il costo di acquisto variano da azienda a azienda. Mentre alcune aziende possono tenere conto sia dei costi diretti che di quelli indiretti, altre possono considerare solo i costi diretti.
Se si desidera una formula generale per questo KPI, è possibile calcolarlo come la somma dei costi di acquisto, di ordine e di mantenimento.
L'account di questo KPI aiuta a migliorare l'efficienza del ciclo di vita procuring-to-pay e assicura che i costi e gli errori siano ridotti al minimo.
10. Spesa in gestione
La spesa in gestione si riferisce alla percentuale di spesa per gli acquisti regolata dalla direzione. Un aumento della spesa gestita migliora la capacità di ottimizzare i costi e di prevedere le spese. Questa metrica è particolarmente influente per metriche di risparmio sui costi non realizzati.
Valutate costantemente la spesa e tenete d'occhio i contratti con i fornitori per identificare i margini di miglioramento. Gli acquisti consolidati e gli sconti sui volumi finiscono per aumentare i profitti dell'organizzazione.
11. ROI dell'approvvigionamento
Una metrica fondamentale per gli acquisti, che monitora la redditività degli investimenti, obiettivo finale di tutte le aziende. Fornisce una visione della redditività e dell'efficacia dei costi della strategia di approvvigionamento. Calcolate il ROI degli approvvigionamenti dividendo i risparmi annuali per i costi annuali di approvvigionamento.
Ricordate che, nonostante sia un fattore importante da considerare, il ROI del procurement da solo non vi darà un quadro corretto. Per ottenere risultati migliori, è bene combinare questa metrica con altre, come la riduzione dei costi di approvvigionamento, per ottenere un quadro completo.
Impostate il traguardo del ROI degli acquisti a 10 volte gli investimenti interni per avviare una buona strategia di approvvigionamento.
12. Rapporto acquisti di emergenza
Volete monitorare la frequenza con cui la vostra azienda richiede acquisti di emergenza? Questa è la metrica che vi serve.
Qualche richiesta di emergenza è inevitabile per tutte le aziende. Tuttavia, il ripetersi di richieste di emergenza si riflette negativamente sulla vostra attività. Gli acquisti di emergenza hanno un impatto sulla vostra azienda, gonfiando i costi complessivi di approvvigionamento.
Una bassa percentuale di acquisti di emergenza aiuta le aziende a risparmiare sui costi, a razionalizzare i piani di approvvigionamento, a garantire servizi ininterrotti e a minimizzare i rischi di approvvigionamento. Questa metrica si riflette sulle prestazioni di approvvigionamento e costituisce una base per la gestione delle operazioni future. Gestione efficace elimina le inefficienze del processo di approvvigionamento e previene le carenze di prodotto. Calcolate l'indice degli acquisti di emergenza dividendo il numero di acquisti di emergenza per il numero totale di acquisti in un periodo fisso.
13. Valutazione e costo dei fornitori
La metrica del tasso di scarto e del costo dei fornitori misura la gestione interna della qualità. Riflette la frequenza e l'impatto sui costi del rifiuto dei prodotti del fornitore a causa della scarsa qualità o di altri problemi. Un aumento di uno di questi due fattori richiede l'intervento dell'acquirente.
L'identificazione delle deviazioni e l'implementazione di soluzioni di recupero aiutano a evitare colli di bottiglia e a mantenere una relazione sana tra acquirente e fornitore.
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14. Riduzione dei costi di approvvigionamento
I risparmi tangibili sui costi continuano a essere un oggetto primario dei team di approvvigionamento. La riduzione dei costi di approvvigionamento è una metrica efficace per studiare l'efficienza della funzione di approvvigionamento. Misura la percentuale di risparmio sui costi di ogni ordine effettuato attraverso la negoziazione dei prezzi.
I risparmi totali ottenuti nel corso dell'anno attraverso la negoziazione dei prezzi e gli sconti evidenziano l'efficienza della gestione dei costi.
Un modo efficace per misurare la riduzione dei costi è il confronto tra i vecchi e i nuovi prezzi per lo stesso prodotto o servizio. Questo calcolo aiuta a ottimizzare la gestione del ciclo di vita dei fornitori e a formare il personale sulle misure di risparmio. Infine, vi aiuta a costruire strategie di gestione dei costi.
Il monitoraggio regolare dei KPI di approvvigionamento è essenziale per migliorare i processi di approvvigionamento. Abbiamo menzionato i KPI di approvvigionamento comunemente scelti, ma saranno le dimensioni aziendali, la categoria e la funzione a determinare le metriche più rilevanti per voi.
Il monitoraggio del funzionamento degli approvvigionamenti aiuta a risparmiare sui costi, a ottimizzare la funzione aziendale, a identificare i colli di bottiglia e a elaborare strategie per superarli. Scegliete una combinazione di queste metriche e combinatele con altre per rafforzare la vostra azienda e migliorare le prestazioni complessive.
Come monitorare i KPI dell'approvvigionamento
Oltre a identificare i giusti KPI di approvvigionamento da monitorare, le organizzazioni devono anche scegliere un sistema di monitoraggio dedicato software di gestione degli acquisti per gestire efficacemente gli acquisti.
Il team di ClickUp ha pensato a tutti i vostri KPI di approvvigionamento quando ha progettato il software di gestione degli acquisti Modello di monitoraggio dei KPI di approvvigionamento di ClickUp . È completamente attrezzato per rendere facile il monitoraggio delle metriche KPI. Le sue solide funzionalità/funzione, come obiettivi, lavagne online, documenti, campi personalizzabili e dashboard, consentono di monitorare efficacemente i KPI in un unico luogo.
Il modello di approvvigionamento di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a monitorare e gestire i processi di approvvigionamento.
Monitoraggio e superamento degli obiettivi di approvvigionamento con ClickUp
Con Obiettivi di ClickUp è possibile organizzare, monitorare e condividere con facilità i KPI relativi agli acquisti. Per ogni KPI, determinate il traguardo all'interno dell'obiettivo e specificate il raggiungimento entro i tempi previsti. Ora personalizzate le metriche per monitorare i vostri oggetti:
Monitorate lo stato con traguardi numerici, monetari, vero/falso e attività. Create Obiettivi di sprint, Obiettivi commerciali settimanali e altro ancora aggiungendo attività di team diversi a un Obiettivo.
- Numero: Impostare un intervallo di numeri e monitorare l'aumento o la diminuzione del valore
- Vero/Falso: Creare una casella di controllo per contrassegnare il completamento di un traguardo specifico
- Valuta: Impostare un obiettivo monetario e monitorare gli aumenti e le diminuzioni del valore
- Attività: Supervisionare il completamento di una singola attività o di un intero elenco di attività
Con ClickUp è anche possibile rappresentare visivamente il completamento e l'avanzamento delle attività tramite barre di avanzamento, grafici e diagrammi.
Inoltre, è possibile utilizzare ClickUp Dashboard per combinare diversi traguardi in un'unica panoramica. Le funzionalità del dashboard ClickUp consentono di:
Create il centro di controllo perfetto per qualsiasi progetto. Con le dashboard di ClickUp, completamente personalizzabili, è possibile ottenere approfondimenti e panoramiche di alto livello del proprio lavoro.
- Grazie a una panoramica: Utilizzate la visualizzazione del riepilogo/riassunto per avere una panoramica dei vostri KPI di approvvigionamento e del loro stato
- Migliorare l'allineamento degli obiettivi aziendali: Esplorate la visualizzazione OKR dipartimentale per allineare i vostri KPI di approvvigionamento agli obiettivi generali
- Tracciare lo stato di avanzamento: Utilizzate la vista Team per identificare lo stato di avanzamento del team e restringere le aree di miglioramento
- Immaginare una sequenza temporale: Date un'occhiata alla visualizzazione Sequenza per visualizzare la potenziale sequenza temporale e le attività cardine dei KPI di approvvigionamento
Queste visualizzazioni offrono un'analisi dei risultati a colpo d'occhio per aiutarvi a identificare e colmare le lacune. Il Modello di approvvigionamento ClickUp classifica i KPI in cinque categorie: Completato, Non in corso, In corso, Non iniziato e A rischio per monitorare lo stato di avanzamento.
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Non solo, ma la funzionalità di reportistica di ClickUp vi fornisce preziose informazioni per prendere decisioni basate sui dati.
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