Governance IT: Strategie per rafforzare la governance IT nella vostra organizzazione

Se volete scalare la vostra azienda, tutti i dipartimenti devono contribuire agli stessi oggetti. Nel caso del vostro dipartimento di Information Technology (IT), disporre dei giusti documenti di governance può aiutarvi a riunire gli obiettivi aziendali . 🤩

Il reparto IT è uno dei reparti più costosi di qualsiasi azienda, che finanzia i data center, software , dispositivi e altri servizi. Secondo Gartner la spesa IT mondiale dovrebbe raggiungere i 4,6 trilioni di dollari nel 2023, con un aumento del 5,5% rispetto al 2022. Detto questo, la gestione di un reparto IT ben oliato è essenziale per i profitti dell'azienda.

Per garantire che tutte le attività IT supportino gli oggetti aziendali complessivi, è necessario un team IT quadro di governance IT . Di seguito spieghiamo cos'è un quadro di governance IT, i vantaggi di un programma di governance IT e il ruolo che svolge nella governance aziendale.

**Che cos'è la governance IT?

La governance IT è una parte essenziale di qualsiasi azienda, che garantisce l'allineamento della strategia IT con gli obiettivi aziendali. Come altre aree della governance aziendale, aiuta il management a prendere decisioni rapide e a gestire l'azienda in modo efficace.

La governance IT assicura che il reparto IT comprenda l'impatto delle sue decisioni sulla visione aziendale. Inoltre, la governance IT contribuisce a garantire la conformità dell'azienda alle normative aziendali, a mantenere i responsabili del reparto IT sulla stessa pagina e a garantire che le decisioni IT contribuiscano ad aumentare il valore dell'azienda.

Che cos'è un quadro di governance IT ?

Un framework di governance IT è un progetto che aiuta i professionisti IT a prendere decisioni. In parole povere, mappa il modo in cui ogni decisione o investimento in tecnologia aumenterà il valore dell'azienda, ridurrà i rischi e si allineerà alle iniziative aziendali. 🔍

In parole povere, un quadro di governance IT impedisce ai colleghi di "reinventare la ruota" all'interno del reparto IT. Come molti documenti aziendali comuni - procedure operative standard, manuali di formazione e statuti aziendali - snellisce il lavoro ripetuto e i processi decisionali.

Un quadro di governance IT fornisce una struttura formale ai responsabili del reparto per la creazione di processi, valutare le prestazioni e pianificare il ripristino in caso di disastro. Con il tempo, la creazione di questa struttura ridurrà le riunioni, le email e le inefficienze del reparto.

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Governance IT vs. corporate governance

La governance IT è un tipo di governance aziendale.

La governance aziendale è un sistema di regole, processi e linee guida che aiutano a semplificare la gestione di un'azienda. Si tratta di una tabella di marcia per definire ruoli per gli stakeholder e dipendenti, semplificare il piano strategico e garantire la conformità legale di tutti i dipartimenti.

La corporate governance è utilizzata da tutti i team dell'azienda. Pertanto, un reparto IT si baserà sulle linee guida già stabilite nell'ambito della governance aziendale per definire il proprio quadro di governance IT.

Ruoli e responsabilità della governance informatica

La presenza di un quadro di governance IT è fondamentale per l'esito positivo dei progetti IT e dell'organizzazione nel suo complesso. Una parte di questo quadro consiste nel delineare ruoli e responsabilità per ogni membro del vostro dipartimento.

In genere esistono quattro livelli di ruoli di governance IT, tra cui:

• **Il livello più alto di governance IT allinea la strategia del dipartimento con la strategia aziendale complessiva. Questo livello comprende in genere i membri della Bacheca e il CIO
• **Il secondo livello più alto è quello che imposta il budget e assegna le risorse IT per ogni progetto. Questo livello comprende in genere il management superiore (compresi i vicepresidenti e i responsabili dei dipartimenti) che riportano direttamente al CIO
• **Questo livello gestisce la gestione del rischio, gli investimenti IT, il project management e la sicurezza informatica per progetti IT specifici. Questo livello è in genere svolto da manager e project lead
• **Il livello più basso di governance IT ottimizza le operazioni quotidiane dell'intero dipartimento. Questo livello è composto da colleghi più giovani all'interno del dipartimento

Il significato di un processo di governance IT nelle aziende moderne

Lo scopo principale della governance IT è garantire che tutti gli investimenti IT generino valore per l'azienda.

Pertanto, una governance IT inefficace può avere effetti negativi e duraturi sulle aziende moderne. L'assenza di regole, processi e oggetti strategici adeguati può indebolire la comunicazione tra i reparti o mettere a dura prova il budget dell'azienda.

Inoltre, pratiche di governance IT inadeguate possono portare a quanto segue:

• **Se i dati sensibili finiscono nelle mani sbagliate, potrebbero verificarsi furti di identità o frodi ai danni dei dipendenti o dei client. Questo non solo sarà un incubo tecnologico per il vostro personale, ma potrebbe anche portare a ramificazioni legali
• Violazione dei dati e attacchi di cybersecurity: Negli Stati Uniti, le violazioni dei dati sono ai massimi storici. Secondo una reportistica di Applei primi nove mesi del 2023 hanno visto uno sconcertante aumento del 20% delle violazioni di dati rispetto a $$$a tutto il 2022. Poiché le aziende continuano a raccogliere dati personali di client e dipendenti, è sempre più probabile che questi dati vengano sfruttati dai criminali informatici
• In termini di tecnologia, viviamo in tempi esponenziali, in cui la tecnologia più recente diventa obsoleta a un ritmo sempre più rapido. La governance IT garantisce che le aziende dedichino la giusta quantità di tempo, denaro e risorse alla ricerca delle migliori tecnologiestrumenti aziendali migliori* Comprensione dei rischi IT : Le violazioni dei dati, gli attacchi informatici e i sistemi IT non funzionanti avvengono perché i dipendenti non sanno a cosa vanno incontro. La gestione dei rischi è una parte essenziale della governance IT, in quanto prevede le potenziali minacce per l'azienda
• Non si tiene conto della gestione del cambiamento : la governance aziendale esiste affinché le aziende possano funzionare senza problemi, indipendentemente da chi è al comando in un determinato momento. Sfortunatamente, molte aziende si affidano pesantemente a leader di lunga data, senza documentare regole, processi e flussi di lavoro. L'implementazione di una governance IT efficace richiede un piano per i principali cambiamenti di personale, come l'assunzione di un nuovo CIO

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Vantaggi dell'applicazione della governance IT

Il giusto framework di governance IT aiuta a migliorare l'allineamento strategico dell'azienda, a mantenere le iniziative IT nel rispetto del budget e a mitigare o prevenire le violazioni della sicurezza. Sebbene i vantaggi della governance IT siano infiniti, ecco alcuni benefici da conoscere:

1. Allinea le iniziative IT con gli obiettivi aziendali Questo assicura che tutti i progetti IT contribuiscano agli obiettivi dell'organizzazione e garantisce un uso appropriato dei fondi per il dipartimento
2. Elimina le ridondanze all'interno dell'organizzazione: Uno dei maggiori vantaggi della governance aziendale, non solo di quella IT, è l'eliminazione delle attività ripetitive. In questo modo si possono eliminare le riunioni di calendario, accorciare le sequenze dei progetti e prevenire l'acquisto di soluzioni duplicate
3. Promuove la trasparenza e la comunicazione: L'implementazione dei processi di governance IT assicura che ruoli e responsabilità siano chiaramente articolati. Questo aiuta a semplificare la comunicazione all'interno del reparto, in quanto i colleghi più giovani sanno esattamente a quale manager rivolgersi per domande o dubbi su un determinato progetto
4. **Con l'aumento delle minacce alla sicurezza informatica, i team IT devono essere preparati per quando (e non se) un attacco colpirà. Informare l'intero team sui protocolli dettagliati di cosa fare in caso di violazione della sicurezza può aiutare a ridurre il colpo per l'organizzazione
5. Garantisce la conformità alle normative: Esistono numerose leggi e normative relative alla gestione dei dati in sicurezza. Il giusto quadro di governance IT garantisce che tutte le operazioni aziendali IT siano conformi al Federal Information Security Management Act del 2002 (FISM), al Fair and Accurate Credit Transaction Act del 2003 (FACTA), al Gramm Leach Bliley Act (GLBA) e ad altre normative
6. Migliora il servizio clienti: Ogni persona sa quanto possa essere frustrante attendere in attesa di un reparto IT. La creazione di un quadro di governance IT assicura che le linee di supporto tecnico siano dotate di personale adeguato, che il team abbia una formazione appropriata su come risolvere i problemi e che i membri del team sappiano come inoltrare le richieste particolarmente difficili. Inoltre, l'automazione del flusso di lavoro per le domande o le richieste più frequenti può contribuire a ridurre i tempi di attesa o ad aiutare i clienti a risolvere i problemi da soli
7. Aumenta la produttività dei dipendenti: I giusti protocolli di governance IT consentono ai dipendenti di lavorare meglio. Il vostro quadro di riferimento dovrebbe includere i processi di formazione e di onboarding dei dipendenti per far sì che i professionisti IT siano in grado di conoscere i ruoli, i flussi di lavoro e le linee guida del dipartimento
8. Riduzione dei costi tecnologici: Le spese generali associate al vostro reparto IT sono probabilmente impressionanti, sia in termini di dipendenti che di infrastrutture. Sebbene i professionisti dell'IT ricevano spesso uno stipendio elevato, la garanzia di una formazione, di un onboarding e di processi interni adeguati può evitare un eccesso di assunzioni. Inoltre, assicurarsi di investire nel giustosistemi e software giusti può ridurre i costi dell'infrastruttura IT
9. **Una grande quantità di comunicazioni aziendali avviene al di fuori del firewall aziendale, in particolare sui social media e sulle piattaforme di messaggistica istantanea. La presenza di funzioni IT adeguate garantisce la sicurezza delle informazioni e dei dati, indipendentemente dalla loro posizione
10. Educa l'intera azienda all'uso dell'IT : Contrariamente a quanto si pensa, un quadro di governance IT non è pensato solo per il reparto IT. Al contrario, i giusti protocolli di governance IT educano tutti i reparti su come mantenere la sicurezza dei dati e prevenire le minacce alla sicurezza informatica

Come implementare un piano di governance IT

Volete creare un quadro di governance IT ma non sapete da dove cominciare? Di seguito, vi proponiamo una guida con passaggi su come allineare le iniziative IT agli obiettivi aziendali.

1. Stabilire obiettivi a breve e lungo termine

Riunite il vostro team Bacheca ed esecutivo per condurre un piano strategico per l'anno successivo. Una volta stabiliti gli obiettivi a livello aziendale, riunitevi con il CIO e il management superiore per stabilire obiettivi annuali, trimestrali e mensili per il team IT.

Monitoraggio degli stati di avanzamento degli obiettivi con il dashboard ClickUp Obiettivi

2. Guardare i dati storici

Il modo migliore per pianificare il futuro è guardare al passato.

Esaminate le violazioni della sicurezza e le minacce informatiche degli anni passati, esaminate i progetti che hanno sforato il budget o che non sono stati completati in tempo, esaminate i reclami più comuni da parte dei clienti e riunitevi con i manager per vedere quali dipendenti hanno prestazioni insufficienti. Migliorare le aree che si sono rivelate problematiche in passato può aiutare a migliorare la gestione delle risorse, la riduzione dei rischi e i processi decisionali in futuro.

3. Trova un punto di partenza

Esistono numerose metodologie esistenti da cui partire per costruire il vostro framework di governance IT.

Da notare: Alcune certificazioni possono essere giustificate per comprendere questi modelli. Potrebbe essere necessario rivolgersi a un consulente per individuare il modello più adatto alla propria organizzazione.

Alcune metodologie popolari includono:

• **Il framework COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) è stato sviluppato dall'Information Systems Audit and Control Association (ISACA). È uno dei più popolari framework IT per le aziende e fornisce un numero di modelli per aumentare il valore dei sistemi informativi
• ITIL : L'Information Technology Infrastructure Library (ITIL) si basa su un elenco di pratiche per la gestione dei servizi IT che aiutano ad allineare i progetti IT con le esigenze aziendali complessive
• CMMI : Il Capability Maturity Model Integration mira a migliorare le prestazioni aziendali diminuendo il rischio del software, migliorando il servizio clienti e migliorando il prodotto nel suo complesso
• **Il Committee of Sponsoring Organizations è un quadro di misurazione delle prestazioni costruito per garantire che l'azienda operi in modo etico, trasparente e in conformità con gli standard di settore e internazionali

4. Sfruttare gli strumenti per automatizzare le attività ripetitive

Per migliorare il ciclo di vita di ogni iniziativa IT, è necessario automatizzare i lavori ripetitivi.

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Con ClickUp, le attività ripetitive diventano un ricordo del passato. ClickUp aiuta i team del software collaborare sulle roadmap, automatizzare i flussi di lavoro, gestire le richieste IT e monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento dei progetti.

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5. Eseguire un test pilota della struttura di governance

Un quadro di governance IT deve essere un documento vivo. In altre parole, non utilizzate il metodo "imposta e dimentica" per il vostro framework.

Al contrario, è opportuno organizzare riunioni trimestrali con il team esecutivo per verificare la rispondenza del nuovo quadro di governance IT agli oggetti prefissati. Da lì, potrete modificare il documento come meglio credete.

Impostate il vostro quadro di governance IT sempre con ClickUp

Il giusto framework di governance IT garantisce l'allineamento degli obiettivi del reparto con quelli dell'azienda, stabilisce chiaramente ruoli e responsabilità e riduce il lavoro ripetitivo.

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