Se desideri espandere la tua attività, tutti i reparti devono contribuire agli stessi obiettivi finali. Nel caso del reparto informatico (IT), disporre dei documenti di governance adeguati può aiutarti a garantire il raggiungimento dei tuoi obiettivi aziendali. 🤩
Il reparto IT è uno dei reparti più costosi di qualsiasi azienda, poiché finanzia data center, software, dispositivi e altri servizi. Secondo Gartner, la spesa IT mondiale dovrebbe raggiungere i 4,6 trilioni di dollari nel 2023, con un aumento del 5,5% rispetto al 2022. Detto questo, gestire un reparto IT ben oliato è essenziale per i profitti dell'azienda.
Per garantire che tutte le attività IT supportino i tuoi obiettivi aziendali generali, è necessario un framework di governance IT. Di seguito spieghiamo cos'è un framework di governance IT, i vantaggi di un programma di governance IT e il ruolo che svolge nella governance aziendale.
Che cos'è la governance IT?
La governance IT è una parte essenziale di qualsiasi attività aziendale, in quanto garantisce che la strategia IT sia in linea con gli obiettivi aziendali. Come altre aree della governance aziendale, aiuta il management a prendere decisioni rapide e a gestire l'azienda in modo efficace.
La governance IT garantisce che il tuo reparto IT comprenda l'impatto delle sue decisioni sulla visione aziendale. Inoltre, la governance IT contribuisce a garantire che la tua azienda rimanga conforme alle normative aziendali, mantenga i responsabili del reparto IT allineati e assicuri che qualsiasi decisione IT contribuisca ad aumentare il valore della tua attività.
Che cos'è un quadro di governance IT?
Un framework di governance IT è un modello che aiuta i professionisti IT a prendere decisioni. In parole povere, mappa come ogni decisione o investimento in tecnologia aumenterà il valore dell'azienda, ridurrà i rischi e si allineerà alle vostre iniziative aziendali. 🔍
In parole povere, un framework di governance IT impedisce ai colleghi di "reinventare la ruota" all'interno del reparto IT. Come molti documenti aziendali comuni (procedure operative standard, manuali di formazione e statuti aziendali), semplifica il lavoro ripetitivo e i processi decisionali.
Un framework di governance IT fornisce una struttura formale che consente ai responsabili dei reparti di creare processi, valutare le prestazioni e pianificare il piano di ripristino di emergenza. Nel tempo, la creazione di questo framework ridurrà il numero di riunioni, email e inefficienze dei reparti.
Governance IT vs. governance aziendale
La governance IT è un tipo di governance aziendale.
La governance aziendale è un sistema di regole, processi e linee guida che aiutano a semplificare il funzionamento di un'azienda. È una roadmap che definisce i ruoli degli stakeholder e dei dipendenti, semplifica il piano strategico e garantisce la conformità legale di tutti i reparti.
La governance aziendale è utilizzata da tutti i team all'interno della vostra azienda. Pertanto, un reparto IT attingerà alle linee guida già stabilite nell'ambito della governance aziendale per definire il proprio quadro di governance IT.
Ruoli e responsabilità della governance IT
Disporre di un quadro di governance IT è fondamentale per l'esito positivo dei progetti IT e dell'organizzazione nel suo complesso. Parte di tale quadro consiste nel definire i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del tuo reparto.
Esistono in genere quattro livelli di ruoli di governance IT, tra cui:
- Strategico: il livello più alto di governance IT allinea la strategia del reparto con la strategia aziendale complessiva. Questo livello coinvolge in genere i membri del consiglio di amministrazione e il CIO.
- Dirigente: il secondo livello più alto stabilisce il budget e assegna le risorse IT per ogni progetto. Questo livello include in genere i dirigenti di alto livello (compresi i vicepresidenti e i responsabili di reparto) che riferiscono direttamente al CIO.
- Governance del programma: questo livello gestisce la gestione dei rischi, gli investimenti IT, il project management e la sicurezza informatica per progetti IT specifici. Questo livello è tipicamente svolto dai manager e dai responsabili di progetto.
- Operazioni: il livello più basso di governance IT ottimizza le operazioni quotidiane dell'intero reparto. Questo livello è composto dai colleghi più giovani all'interno del reparto.
L'importanza di un processo di governance IT nelle aziende moderne
Lo scopo principale della governance IT è garantire che tutti gli investimenti IT generino valore per l'azienda.
Pertanto, una governance IT inefficace può avere effetti negativi duraturi sulle aziende moderne. La mancata implementazione di regole, processi e obiettivi strategici adeguati può indebolire le comunicazioni tra i reparti o mettere a dura prova il budget dell'azienda.
Inoltre, pratiche di governance IT inadeguate possono portare alle seguenti conseguenze:
- Gestione impropria dei dati sensibili: se i dati sensibili finiscono nelle mani sbagliate, potrebbero verificarsi furti di identità o frodi ai danni dei vostri dipendenti o clienti. Non solo questo sarebbe un incubo tecnologico per il vostro personale, ma potrebbe anche comportare conseguenze legali.
- Violazioni dei dati e attacchi alla sicurezza informatica: Negli Stati Uniti, le violazioni dei dati hanno raggiunto livelli senza precedenti. Secondo un rapporto di Apple, nei primi nove mesi del 2023 si è registrato un incredibile aumento del 20% delle violazioni dei dati rispetto all'intero 2022. Poiché le aziende continuano a raccogliere dati personali da clienti e dipendenti, aumenta la possibilità che tali dati vengano sfruttati dai criminali informatici.
- Cattiva allocazione del budget e delle risorse IT: in termini di tecnologia, viviamo in un'epoca esponenziale, in cui le tecnologie più recenti diventano obsolete a un ritmo sempre più rapido. La governance IT garantisce che le aziende dedichino la giusta quantità di tempo, denaro e risorse alla ricerca dei migliori strumenti aziendali.
- Incomprensione dei rischi IT: Le violazioni dei dati, gli attacchi informatici e i guasti ai sistemi IT si verificano perché i dipendenti non sanno a cosa vanno incontro. La gestione dei rischi è una parte essenziale della governance IT, poiché effettua la previsione delle potenziali minacce per l'azienda.
- Non tenere conto della gestione del cambiamento: la governance aziendale esiste affinché le aziende possano funzionare senza intoppi, indipendentemente da chi sia al comando in un dato momento. Purtroppo, molte aziende fanno affidamento su leader di lunga data, trascurando di documentare regole, processi e flussi di lavoro. L'implementazione di una governance IT efficace comporta la preparazione di un piano per cambiamenti importanti nel personale, come l'assunzione di un nuovo CIO.
Vantaggi dell'applicazione della governance IT
Il giusto framework di governance IT contribuisce a migliorare l'allineamento strategico della tua azienda, a mantenere le iniziative IT entro il budget e a mitigare o prevenire le violazioni della sicurezza. Sebbene i vantaggi della governance IT siano infiniti, ecco alcuni benefici che dovresti conoscere:
- Allinea le tue iniziative IT agli obiettivi aziendali: questo garantisce che tutti i progetti IT contribuiscano agli obiettivi dell'organizzazione e assicura un uso appropriato dei fondi per il reparto.
- Elimina le ridondanze all'interno dell'organizzazione: uno dei maggiori vantaggi della governance aziendale, non solo quella IT, è l'eliminazione delle attività ripetitive. Ciò consente di eliminare le riunioni in calendario, abbreviare i tempi di realizzazione dei progetti ed evitare l'acquisto di soluzioni duplicate.
- Promuove la trasparenza e la comunicazione: l'implementazione dei processi di governance IT garantisce che i ruoli e le responsabilità siano chiaramente definiti. Ciò contribuisce a semplificare la comunicazione all'interno del reparto, poiché i colleghi junior sanno esattamente a quale manager rivolgersi in caso di domande o dubbi su un determinato progetto.
- Gli attacchi informatici si intensificano rapidamente: con l'aumento delle minacce alla sicurezza informatica, i team IT devono essere preparati per quando (non se) si verificherà un attacco. Informare l'intero team sui protocolli dettagliati da fare in caso di violazione della sicurezza può aiutare a ridurre l'impatto sull'organizzazione.
- Garantisce la conformità normativa: Esistono numerose leggi e normative relative alla gestione sicura dei dati. Il giusto framework di governance IT garantisce che tutte le operazioni aziendali IT rimangano conformi al Federal Information Security Management Act del 2002 (FISM), al Fair and Accurate Credit Transaction Act del 2003 (FACTA), al Gramm Leach Bliley Act (GLBA) e ad altre normative.
- Migliora il servizio clienti: tutti sanno quanto possa essere frustrante rimanere in attesa al telefono con un reparto IT. La creazione di un quadro di governance IT garantisce che tutte le linee di assistenza tecnica siano adeguatamente presidiate, che il tuo team abbia una formazione adeguata su come risolvere i problemi e che i membri del team sappiano come inoltrare le richieste particolarmente difficili. Inoltre, l'implementazione di automazioni del flusso di lavoro per le domande o le richieste più frequenti può aiutare a ridurre i tempi di attesa o aiutare i clienti a risolvere i problemi da soli.
- Aumenta la produttività dei dipendenti: i protocolli di governance IT adeguati consentono ai dipendenti di ottenere prestazioni migliori sul lavoro. Il tuo framework dovrebbe includere processi adeguati di formazione e inserimento dei dipendenti per consentire ai professionisti IT di familiarizzarsi con i ruoli, i flussi di lavoro e le linee guida del reparto.
- Ridurre i costi tecnologici: I costi generali associati al reparto IT sono probabilmente sbalorditivi, sia in termini di dipendenti che di infrastruttura. Sebbene i professionisti IT ricevano spesso uno stipendio consistente, garantire una formazione adeguata, l'inserimento e processi interni può evitare un eccesso di assunzioni. Inoltre, investire nei sistemi e nei software giusti può ridurre i costi dell'infrastruttura IT.
- Assume il controllo dei social media e degli altri canali di comunicazione: gran parte della comunicazione aziendale avviene al di fuori del firewall aziendale, in particolare sui social media e sulle piattaforme di messaggistica istantanea. Disporre delle adeguate funzioni IT garantisce la sicurezza delle informazioni e dei dati, indipendentemente dalla loro posizione.
- Istruisce l'intera azienda sull'uso dell'IT: Contrariamente a quanto si crede comunemente, un framework di governance IT non è creato solo per il reparto IT. Al contrario, i protocolli di governance IT adeguati istruiscono tutti i reparti su come garantire la sicurezza dei dati e prevenire le minacce alla sicurezza informatica.
Come implementare un piano di governance IT
Vuoi creare un framework di governance IT ma non sai da dove iniziare? Di seguito, approfondiamo una guida passo passo su come allineare le iniziative IT agli obiettivi della tua azienda.
1. Stabilisci obiettivi a breve e lungo termine
Riunisci il consiglio di amministrazione e il team esecutivo per condurre una pianificazione strategica per l'anno a venire. Una volta stabiliti gli obiettivi a livello aziendale, organizza una riunione con il CIO e l'alta dirigenza per definire gli obiettivi annuali, trimestrali e mensili per il tuo team IT.
2. Esamina i dati storici
Il modo migliore per pianificare il futuro è guardare al passato.
Esamina le violazioni della sicurezza e le minacce informatiche degli anni passati, esamina i progetti che hanno superato il budget o non sono stati completati in tempo, esamina i reclami comuni dei clienti e partecipa a riunioni con i manager per vedere quali dipendenti hanno prestazioni insufficienti. Migliorare le aree che si sono rivelate problematiche in passato potrebbe aiutare a migliorare la gestione delle risorse, la mitigazione dei rischi e i processi decisionali in futuro.
3. Trova un punto di partenza
Esistono numerose metodologie da cui puoi partire per costruire il tuo framework di governance IT.
Nota: per comprendere questi modelli potrebbero essere necessarie alcune certificazioni. Potrebbe essere necessario collaborare con un consulente per individuare il modello più adatto alla tua organizzazione.
Alcune metodologie popolari includono:
- COBIT: Il framework Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) è stato sviluppato dall'Information Systems Audit and Control Association (ISACA). Essendo uno dei framework IT aziendali più diffusi, fornisce una serie di modelli per aumentare il valore dei sistemi informativi.
- ITIL: L'Information Technology Infrastructure Library (ITIL) è costituita da un elenco di pratiche per la gestione dei servizi IT che aiutano ad allineare i progetti IT alle esigenze aziendali complessive.
- CMMI: Il Capability Maturity Model Integration mira a migliorare le prestazioni aziendali riducendo i rischi legati al software, migliorando il servizio clienti e ottimizzando il prodotto nel suo complesso.
- COSO: Il Committee of Sponsoring Organizations è un quadro di riferimento per la misurazione delle prestazioni creato per garantire che la vostra azienda operi in modo etico, trasparente e conforme agli standard industriali e internazionali.
4. Sfruttate gli strumenti per automatizzare le attività ripetitive
Per migliorare il ciclo di vita di ogni iniziativa IT, è necessario automatizzare il lavoro duplicato.
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5. Esegui un test pilota per la tua struttura di governance
Un framework di governance IT è pensato per essere un documento dinamico. In altre parole, non utilizzare il metodo "imposta e dimentica" per il tuo framework.
Organizza invece revisioni trimestrali con il team esecutivo per verificare in che modo il nuovo quadro di governance IT soddisfa i tuoi obiettivi finali. Da lì, potrai effettuare le modifiche al documento come ritieni opportuno.
Metti in funzione il tuo quadro di governance IT con ClickUp
Il giusto framework di governance IT garantisce l'allineamento degli obiettivi dei reparti con quelli aziendali, definisce chiaramente ruoli e responsabilità e riduce il lavoro ripetitivo.
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