Quando si esegue un'operazione di aziendale di piccole dimensioni di solito non si hanno problemi con gestione dei contenuti -Avete un volume costante, forse un paio di dipendenti, e meno ostacoli da superare per preparare e pubblicare i vostri contenuti.
Con la crescita aziendale le cose iniziano a complicarsi. Si inizia a chiedersi quale sia il giusto processo di approvazione, la distribuzione del carico di lavoro e la pubblicazione, linee guida del marchio e molti altri fattori che influenzano l'esito positivo dei contenuti. Le strategie utilizzate quando la vostra azienda era più piccola non sono più valide: le avete superate. È ora di comprare scarpe più grandi per stare comodi e camminare. 🚶
Queste scarpe si chiamano content governance. Con essa si definiscono le regole per i sistemi di gestione dei contenuti e si assicurano coerenza e chiarezza in tutti i settori.
In questo articolo parleremo della governance dei contenuti e offriremo i passaggi per la creazione e l'implementazione delle regole e per massimizzare l'esito positivo dell'utilizzo dei sistemi di gestione dei contenuti
ClickUp
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Che cos'è la governance dei contenuti?
La governance dei contenuti è un insieme di linee guida e regole editoriali che governano i vostri contenuti. **Descrive tutte le attività e i processi relativi ai contenuti in modo approfondito per garantire che ogni persona del team sappia Da fare con il minimo rischio di errori e incongruenze
Non ci sono regole o leggi specifiche che determinano l'aspetto del modello di governance dei contenuti. Siete voi i responsabili della sua creazione e dei suoi aggiornamenti, a seconda delle dimensioni, del tipo di lavoro e degli obiettivi della vostra azienda.
Ad esempio, la governance dei contenuti può concentrarsi sullo stile di scrittura dei post sui social media. Oppure, potrebbe descrivere gli strumenti utilizzati per la gestione dei contenuti processo di produzione dei contenuti o definire più aspetti della gestione dei contenuti.
Qualunque sia il vostro obiettivo, la definizione di un processo di produzione di contenuti di governance può migliorare la qualità dei contenuti, garantire che tutti i membri del team sappiano cosa stanno facendo e, infine, migliorare la soddisfazione dei clienti.
Governance dei contenuti vs. Strategia dei contenuti
Sebbene simili per alcuni aspetti, la governance dei contenuti e la strategia dei contenuti non sono la stessa cosa.
Una strategia dei contenuti si occupa di come sfruttare i contenuti prodotti per raggiungere gli obiettivi e rispondere agli intenti di ricerca dei clienti. Quando si crea la strategia di contenuto dell'azienda, si definisce il pubblico di riferimento e si determinano i modi per attirarlo.
La governance dei contenuti, invece, si concentra maggiormente sul quadro generale. **Copre l'intero percorso del contenuto e garantisce la coerenza a livello aziendale
La governance e la strategia dei contenuti vanno di pari passo e sono necessarie per un sistema di gestione dei contenuti di esito positivo. ☯️
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Content-Management-Template-by-ClickUp\_List-view.png Modello di gestione dei contenuti di ClickUp in vista Elenco /$$$img/
Monitoraggio del ciclo di vita dei contenuti in un Elenco ClickUp per tutti i vostri contenuti
Vantaggi della governance dei contenuti
Saltare a bordo del treno della governance dei contenuti può sembrare lungo e complicato. 🚂
Non mentiremo: a volte può essere impegnativo, ma il lavoro richiesto ne vale la pena perché i vantaggi sono molti. Vediamo i più importanti.
Coerenza dei contenuti
Immaginate un team di 10 gestori del team. Ognuno di loro ha uno stile di scrittura, un tono e preferenze uniche per quanto riguarda il processo di creazione dei contenuti. Ora, immaginate che tutti loro lavorino alla stessa campagna sui social media. Si otterrà un'adorabile miscela di caos e incoerenza.
La governance dei contenuti impedisce che ciò accada. Definendo le regole per la creazione dei contenuti, vi assicurate che tutti abbiano una stella guida da seguire in termini di stile, tono e requisiti tecnici. ⭐
In questo modo, minimizzate il rischio di incoerenze e garantite che la vostra azienda sia percepita come affidabile e degna di fiducia.
Miglioramento della collaborazione e della comunicazione del team
I team che non hanno ruoli e responsabilità chiaramente definiti probabilmente incontreranno un problema che non riusciranno a gestire correttamente perché non hanno idea di chi stia facendo cosa e come.
Una delle aree che la governance dei contenuti affronta è la determinazione del ruolo di ogni persona coinvolta nella creazione, modifica, gestione e monitoraggio dei contenuti. **Quando ognuno conosce le proprie responsabilità, il rischio che le attività sfuggano o si sovrappongano è minimo
Di conseguenza, collaborazione del team può raggiungere nuovi traguardi perché tutti capiscono cosa portare alla tabella. Si riducono i colli di bottiglia e i ritardi nella creazione e nella gestione dei contenuti.
Poiché la creazione e l'implementazione di un modello di governance dei contenuti è un lavoro richiesto dal team, il personale potrà contribuire attivamente e offrire le proprie idee per rendere il modello il più funzionale possibile. Questo rafforza il legame tra i membri del team e li fa sentire valorizzati, aumentando la loro motivazione.
Miglioramento della qualità
La governance dei contenuti definisce ogni aspetto di creazione di contenuti dalle regole grammaticali ai requisiti e alle preferenze specifiche dei client. Affidandovi a queste dettagliate linee guida editoriali e di brand, voi e il vostro team potrete fornire contenuti di prima qualità che colpiscano nel segno i vostri client.
La governance dei contenuti è tutta una questione di coerenza. Quindi, se giocate bene le vostre schede e create un quadro di governance funzionale, sarete in grado di fornire contenuti di alta qualità volta per volta! 😍
Miglioramento del piano e del processo decisionale
La governance dei contenuti implica solitamente la definizione di criteri per il monitoraggio e la misurazione delle prestazioni dei contenuti. Utilizzerete queste preziose informazioni come base per pianificare i contenuti e prendere le decisioni giuste in futuro, massimizzando la disponibilità e il potenziale del vostro team.
Come creare un modello di governance dei contenuti con ClickUp: 5 passaggi
Esistono diversi modi per creare un modello di governance dei contenuti funzionale. Qui vi mostriamo come sfruttare la potenza di ClickUp, un sistema all-in-one per la gestione dei contenuti piattaforma di produttività per creare processi di contenuto per la vostra azienda.
Prima di addentrarci nel processo, dobbiamo ribadire che la governance dei contenuti non è una soluzione a dimensione unica. Va creata in base a fattori come quelli della vostra azienda:
- Dimensione
- Settore
- Obiettivi
- Requisiti del cliente
I passaggi illustrati di seguito sono istruzioni generali che potete utilizzare come base del vostro modello di governance dei contenuti. Adattatele per creare una struttura che lavori per voi, non contro di voi. 💪
Passaggio 1: Determinazione degli obiettivi
Questo non è un passaggio vero e proprio, ma è un punto di partenza prezioso per il vostro modello di governance dei contenuti. Se non si identificano gli obiettivi, si rischia di perdere informazioni cruciali e di alimentare l'incoerenza all'interno del team.
**Dovete chiedervi innanzitutto perché state creando questo framework Obiettivi ClickUp una funzionalità unica per l'impostazione e il monitoraggio degli oggetti.
Create traguardi e organizzate gli Obiettivi in cartelle facili da navigare per monitorare lo stato e centralizzare le informazioni.
Personalizzate chi può accedere ai vostri Obiettivi: invitate i responsabili dei contenuti, i redattori e gli editor a visualizzare e modificare gli obiettivi e assicuratevi che tutti stiano correndo verso lo stesso traguardo.
Passaggio 2: Definire i ruoli all'interno del team di marketing dei contenuti
La gestione e la creazione di contenuti è uno sport di team. Oltre agli scrittori, potreste avere bisogno di editor, SEO manager, strateghi del contenuto, analisti, designer, approvatori e uploader.
Ogni membro del team è un ingranaggio della produzione e della gestione dei contenuti. Se un ingranaggio non funziona, l'intera ruota si rompe. Per evitare questo scenario, è necessario definire i ruoli e le responsabilità dei membri del team. ⚙️
Non esiste un manuale di regole: sviluppate una struttura che lavori al meglio per il vostro team e per i suoi punti di forza.
Quando si definiscono i ruoli, è bene chiedere al team di dare il proprio contributo. ClickUp ha lo strumento perfetto per farlo Lavagne online di ClickUp . Consideratela come una tela digitale dove voi e il vostro team potete fare brainstorming ed elaborare un piano ideale per la divisione dei ruoli.
ClickUp Whiteboards è il vostro hub visivo centralizzato per trasformare in modo collaborativo le idee del team in azioni coordinate
Le lavagne online hanno un'interfaccia drag-and-drop, quindi non è necessario essere un genio artistico per esprimere i propri pensieri. Aggiungete i membri del team interessati a una lavagna online e iniziate il brainstorming in tempo reale! 🧠
Lasciate note e commenti, connettete le vostre idee e create una panoramica dei ruoli del team.
Una volta stabilite le responsabilità di ciascuno, è il momento di metterle per iscritto usando Documenti ClickUp , un editor di testi collaborativo che consente di creare, modificare, condividere e archiviare documenti.
Collaborate alla strategia dei contenuti della vostra organizzazione con ClickUp Docs
È possibile creare un documento separato per ogni ruolo e definire le responsabilità con punti elenco. Se volete, potete fornire informazioni aggiuntive su ogni responsabilità, utili per la formazione dei nuovi dipendenti.
Aggiungete il vostro team al documento appropriato e consentitegli di rivederlo quando necessario. È possibile modificare i documenti quando necessario per riflettere le ultime modifiche.
I documenti ClickUp sono ideali per la collaborazione: ogni persona in un documento riceve un cursore con il suo nome sopra. In questo modo, più persone possono modificare lo stesso documento con il minimo rischio di confusione. Tutto viene aggiornato in tempo reale, in modo che voi e il vostro team possiate lavorare insieme senza problemi, indipendentemente dalla vostra posizione.
Passaggio 3: Definire i flussi di lavoro dei contenuti
Avete definito i giocatori, ora è il momento di definire il gioco. 🏐
In questo passaggio si delineano tutte le fasi che il contenuto attraversa per essere pubblicato. Queste fasi possono includere l'ideazione, la produzione di contenuti, la modifica, la rifinitura, l'approvazione, la pubblicazione, la distribuzione, la revisione, ecc.
Questo passaggio è fondamentale per la creazione di sequenze, per la realizzazione di piani e strategie di contenuto realistici e per ridurre al minimo il rischio di errori o sviste
ClickUp offre diverse opzioni da sfruttare per definire i flussi di lavoro dei contenuti con la massima precisione:
- Lavagne online: Visualizza l'intero flusso di lavoro dei contenuti e connette le diverse fasi con un semplice drag-and-drop
- I modelli di flusso di lavoro di ClickUp : Non è necessario costruire i flussi di lavoro da zero. Le sezioni preconfezionate vi guideranno nella giusta direzione
- Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp : Definite i vostri flussi di lavoro e delineate ogni dettaglio. Utilizzate un classico come il fileVista Elenco per delineare tutte le attività. ClickUp offre una funzionalità/funzione chiamataCampi personalizzati. Con esso, è possibile fornire dettagli per ogni attività, per ottenere dati e dettagli organizzati
Costruire un calendario editoriale in condivisione in ClickUp
Ad esempio, è possibile utilizzare il campo personalizzato File per allegare i file alle attività per centralizzare le informazioni o il campo personalizzato Persone per taggare specifici membri del team su attività diverse.
Apprezzerete il campo personalizzato Relazioni. Con esso è possibile personalizzare quale attività deve essere completata per prima e garantire un ordine corretto per supportare i flussi di lavoro.
Passaggio 4: Creare linee guida e procedure editoriali
Questo è il cuore del modello di governance dei contenuti:dove si definiscono e si descrivono in dettaglio tutte le attività e i flussi di lavoro relativi ai contenuti
Supponiamo che il vostro obiettivo sia quello di diventare una fonte autorevole di giardinaggio. Raggiungerete questo obiettivo pubblicando cinque articoli iniziali sull'argomento. Spiegherete i diversi processi e offrirete guide con passaggi per pianificare, coltivare e mantenere i giardini.
In questa fase, definirete:
- Il tono e lo stile di scrittura desiderati
- Le regole di punteggiatura e capitalizzazione
- Architettura del contenuto
- Linee guida visive
Inoltre, definirete quali sono gli aspetti su cui gli editor devono concentrarsi durante il monitoraggio dei contenuti e quali sono i KPI che osserverete per monitorare le prestazioni dei contenuti.
Una volta delineate tutte le regole, le linee guida e le procedure relative ai flussi di lavoro dei contenuti, è necessario documentarle e condividerle con i membri del team interessati. A questo scopo, utilizzerete un'opzione di ClickUp di cui abbiamo già parlato: ClickUp Documenti.
Quello di cui non abbiamo parlato è una funzionalità/funzione aggiuntiva che si trova all'interno di ClickUp Docs: ClickUp Docs ClickUp AI . Questo Assistente di scrittura dotato di IA aiuta a fare brainstorming, modificare e formattare i documenti. Fa risparmiare tempo e riduce al minimo il rischio di errori o incoerenze scrivendo intere procedure operative standard, riepilogando/riassumendo le note delle riunioni e generando elementi d'azione.
Utilizzate l'assistente di scrittura IA di ClickUp per generare post per il blog, fare brainstorming di idee, comporre email e altro ancora
L'aspetto più interessante di ClickUp Docs è la possibilità di collegarli alle attività di ClickUp. In questo modo, è possibile creare e mantenere un flusso di informazioni costante e garantire che i membri del team sappiano Da fare in diversi scenari.
Oltre ad aggiungere ai ClickUp Docs contenenti informazioni su regole e procedure i membri del team interessati, sarebbe una buona idea rivederli. Da fare in entrambi i casi:
- Una riunione faccia a faccia
- Una riunione online utilizzandoL'integrazione di Zoom di ClickUp Questo vi permetterà di guidare il vostro team attraverso il modello di governance dei contenuti e di assicurarvi che tutti lo comprendano.
Infine, se avete bisogno di una guida per stabilire regole e procedure o desiderate risparmiare tempo prendendo uno scorciatoia, sfogliare la vasta libreria di ClickUp con oltre 1.000 modelli per vari scopi.
Assicuratevi di dare un'occhiata a Modelli di procedure operative standard per iniziare a mettere a punto le procedure di governance dei contenuti. Tutti i modelli ClickUp sono personalizzabili, in modo da poterli adattare ai vostri flussi di lavoro. 🥳
Passaggio 5: Monitoraggio delle prestazioni del processo di governance dei contenuti
Avete creato un modello di governance dei contenuti e potete sedervi e rilassarvi. Non così in fretta!
È necessario monitorare le prestazioni del modello per capire se è necessario aggiornarlo. ClickUp Dashboard sono perfetti per questo: utilizzare oltre 50 schede per costruire un centro di controllo personalizzato e visualizzare l'esito positivo.
I cruscotti di ClickUp 3.0 offrono ai gestori del team agile una rapida visualizzazione delle attività rimanenti e delle priorità della settimana, oltre a grafici dettagliati di burnup e burndown
Oltre a guardare i dati, un modo eccellente per verificare se il modello di governance dei contenuti sta raggiungendo il suo scopo è parlare con il team. Dopo tutto, sono loro a lavorare secondo il modello e possono dirvi se alcune aree richiedono revisioni e miglioramenti.
ClickUp offre diversi modi per comunicare con il team:
- Visualizzazione della chat consente di inviare messaggi al team insieme al proprio lavoro. Utilizzate le menzioni @ per rivolgervi a particolari membri del team, formattare i messaggi e assicurarvi che la comunicazione sia perfetta
- Commenti di ClickUp sono contenutistrumenti di governance perfetti per raccogliere feedback rapidi e chiedere al team la loro opinione prima di pubblicare i contenuti
- Moduli ClickUp vi aiuta a porre tutte le domande giuste per capire se il modello attuale piace ai membri del vostro team. Permettete loro di esprimere le proprie opinioni lasciando una Box per le idee su come migliorare il modello e incrementare le sue prestazioni
Trascinate i campi personalizzati nella visualizzazione Modulo per creare sondaggi completi o raccogliere feedback in ClickUp 3.0
I moduli di ClickUp hanno un design drag-and-drop che consente di creare un modulo in pochissimo tempo. Utilizzate i campi personalizzati e le attività come blocchi per il vostro Modulo.
La cosa migliore dei moduli ClickUp è che potete trasformare le risposte in attività di ClickUp! Ad esempio, se più membri del team hanno dichiarato di voler ristrutturare i ruoli per far fronte all'aumento del volume di lavoro e ai nuovi dipendenti, potete trasformare questa risposta in un incarico concreto. Quindi, aggiungete un assegnatario e incaricatelo di studiare come ristrutturare i ruoli per garantire carichi di lavoro equi e ottimali.
Padroneggiare la governance dei contenuti con ClickUp
Prendete il controllo dei vostri modelli di governance dei contenuti con ClickUp! La robusta funzionalità/funzione della piattaforma vi permette di creare, gestire, monitorare e aggiornare le regole e le procedure che governano i vostri contenuti per garantire che siano in linea con i vostri obiettivi. Iscriviti a ClickUp per unificare il tuo team e rimanere in cima al gioco dei contenuti! 🥇