Quando si gestisce una piccola impresa, di solito non si hanno problemi con la gestione dei contenuti: il volume è costante, magari ci sono un paio di dipendenti e ci sono meno ostacoli da superare per preparare e pubblicare i contenuti.
Man mano che la tua attività cresce, le cose iniziano a diventare un po' più complicate. Inizi a chiederti quale sia il processo di approvazione corretto, come distribuire il carico di lavoro, come pubblicare, quali siano le linee guida del marchio e molti altri fattori che influenzano l'esito positivo dei tuoi contenuti. Le strategie che utilizzavi quando la tua attività era più piccola non sono più praticabili: le hai superate. È ora di indossare scarpe più grandi per stare comodo e camminare senza problemi. 🚶
Queste scarpe si chiamano governance dei contenuti. Con esse, puoi definire le regole per i sistemi di gestione dei contenuti e garantire coerenza e chiarezza a tutti i livelli.
In questo articolo discuteremo i dettagli della governance dei contenuti e forniremo alcuni passaggi per creare e implementare regole e massimizzare l'esito positivo utilizzando ClickUp.
Che cos'è la governance dei contenuti?
La governance dei contenuti è un insieme di linee guida e regole editoriali che regolano i tuoi contenuti. Descrive in modo approfondito tutte le attività e i processi relativi ai contenuti per garantire che ogni membro del tuo team sappia come svolgere il proprio lavoro con il minimo rischio di errori e incongruenze.
Non esistono regole o leggi specifiche che determinano come dovrebbe essere il tuo modello di governance dei contenuti. Sei tu a decidere come crearlo e aggiornarlo in base alle dimensioni, al settore di attività e agli obiettivi della tua azienda.
Ad esempio, la tua governance dei contenuti potrebbe concentrarsi sullo stile di scrittura dei post sui social media. Oppure potrebbe descrivere gli strumenti che utilizzi nel processo di produzione dei contenuti o definire diversi aspetti della gestione dei contenuti.
Qualunque sia il tuo obiettivo, stabilire un quadro di governance dei contenuti può migliorare la qualità dei tuoi contenuti, garantire che tutti i membri del team sappiano cosa stanno facendo e, in ultima analisi, aumentare la soddisfazione dei clienti.
Governance dei contenuti vs. strategia dei contenuti
Sebbene simili sotto alcuni aspetti, la governance dei contenuti e la strategia dei contenuti non sono la stessa cosa.
Una strategia di contenuto riguarda il modo in cui sfrutterai i contenuti prodotti per raggiungere i tuoi obiettivi e rispondere alle intenzioni di ricerca dei tuoi clienti. Quando crei la strategia di contenuto della tua azienda, definisci il tuo pubblico di destinazione e determini i modi per attirarlo.
D'altra parte, la governance dei contenuti è più incentrata sul quadro generale. Copre l'intero percorso dei tuoi contenuti e garantisce la coerenza a livello aziendale.
La governance e la strategia dei contenuti vanno di pari passo e sono necessarie per un sistema di gestione dei contenuti di esito positivo. ☯️
Vantaggi della governance dei contenuti
Salire a bordo del treno della governance dei contenuti può sembrare dispendioso in termini di tempo e complicato. 🚂
Non ti nascondiamo che a volte può essere difficile, ma il lavoro richiesto ne vale la pena perché otterrai numerosi vantaggi. Diamo un'occhiata a quelli più importanti.
Coerenza dei contenuti
Immagina un team di 10 content manager. Ognuno ha uno stile di scrittura, un tono e delle preferenze uniche per quanto riguarda il processo di creazione dei contenuti. Ora immagina che tutti lavorino alla stessa campagna sui social media. Il risultato sarà un delizioso mix di caos e incoerenza.
La governance dei contenuti impedisce che ciò accada. Definendo delle regole per la creazione dei contenuti, garantisci a tutti una guida da seguire in termini di stile, tono e requisiti tecnici. ⭐
In questo modo, riduci al minimo il rischio di incongruenze e garantisci che la tua azienda sia percepita come affidabile e degna di fiducia.
Migliore collaborazione e comunicazione all'interno del team
Teams senza ruoli e responsabilità chiaramente definiti rischiano di trovarsi di fronte a problemi che non saranno in grado di gestire adeguatamente, poiché non hanno idea di chi faccia cosa e come.
Uno degli aspetti affrontati dalla governance dei contenuti è la definizione del ruolo di ogni persona coinvolta nella creazione, modifica, gestione e monitoraggio dei contenuti. Quando tutti conoscono le proprie responsabilità, il rischio che alcune attività vengano trascurate o si sovrappongano è minimo.
Di conseguenza, la collaborazione tra i membri del team può raggiungere nuovi livelli perché tutti comprendono il proprio contributo. Ci sono meno ostacoli e ritardi nella creazione e nella gestione dei contenuti.
Poiché la creazione e l'implementazione di un modello di governance dei contenuti è un lavoro di squadra, il tuo staff potrà contribuire attivamente e offrire le proprie idee per rendere il modello il più funzionale possibile. Questo rafforza il legame tra i membri del team e li fa sentire apprezzati, aumentando la loro motivazione.
Migliore qualità
La governance dei contenuti definisce ogni aspetto della creazione dei contenuti, dalle regole grammaticali ai requisiti e alle preferenze specifici dei clienti. Affidandovi a queste linee guida editoriali e di marca dettagliate, voi e il vostro team potrete fornire contenuti di prima classe che colpiscono nel segno con i vostri clienti.
La governance dei contenuti è tutta una questione di coerenza. Quindi, se giochi bene le tue carte e crei un quadro di governance funzionale, sarai in grado di fornire contenuti di alta qualità ogni volta! 😍
Miglioramento del piano e del processo decisionale
La governance dei contenuti comporta solitamente la definizione di criteri per il monitoraggio e la misurazione delle prestazioni dei tuoi contenuti. Utilizzerai queste preziose informazioni come base per il piano dei tuoi contenuti e per prendere le decisioni giuste in futuro, massimizzando la disponibilità e il potenziale del tuo team.
Come creare un modello di governance dei contenuti con ClickUp: 5 passaggi
Esistono diversi modi per creare un modello di governance dei contenuti funzionale. Qui ti mostreremo come sfruttare la potenza di ClickUp, una piattaforma di produttività all-in-one, per creare processi di contenuto per la tua azienda.
Prima di approfondire il processo, dobbiamo ribadire che la governance dei contenuti non è una soluzione valida per tutti. La crei in linea con fattori quali:
- Dimensione
- Settore
- Obiettivi
- Requisiti del client
I passaggi descritti di seguito costituiscono istruzioni generali che puoi utilizzare come base per il tuo modello di governance dei contenuti. Modificali per creare un framework che funzioni a tuo vantaggio, non a tuo svantaggio. 💪
Passaggio 1: definisci i tuoi obiettivi
Non si tratta di un passaggio vero e proprio, ma è un valido punto di partenza per il tuo modello di governance dei contenuti. Se non identifichi i tuoi obiettivi, rischi di perdere informazioni cruciali e di alimentare l'incoerenza all'interno del tuo team.
Devi chiederti perché stai creando questo framework. Documenta le tue risposte utilizzando ClickUp Obiettivi, una funzionalità esclusiva per impostare e effettuare il monitoraggio degli obiettivi.
Crea obiettivi e organizza i tuoi traguardi in cartelle di facile consultazione per effettuare il monitoraggio dello stato dei tuoi progressi e centralizzare le informazioni.
Personalizza chi può accedere ai tuoi obiettivi: invita i tuoi content manager, scrittori ed editors a visualizzare e modificare gli obiettivi e assicurati che tutti stiano correndo verso lo stesso traguardo.
Passaggio 2: Definisci i ruoli all'interno del team di content marketing
La gestione e la creazione di contenuti è un lavoro di squadra. Oltre agli scrittori, potresti aver bisogno di editori, responsabili SEO, strateghi dei contenuti, analisti, designer, approvatori e caricatori.
Ogni membro del team è un ingranaggio nella ruota della produzione e della gestione dei contenuti. Se un ingranaggio non funziona correttamente, l'intera ruota si rompe. Per evitare che ciò accada, è necessario definire i ruoli e le responsabilità dei membri del team. ⚙️
Non esistono regole fisse: sviluppa una struttura che funzioni al meglio per il tuo team e i suoi punti di forza.
Quando definisci i ruoli, è una buona idea chiedere il parere del tuo team. ClickUp ha lo strumento perfetto per farlo: ClickUp Lavagne online. Consideralo come una lavagna online su cui tu e il tuo team potete scambiarvi idee e elaborare un piano di divisione dei ruoli ideale.
Le lavagne online hanno un'interfaccia drag-and-drop, quindi non devi essere un genio artistico per esprimere i tuoi pensieri. Aggiungi i membri del team pertinenti a una lavagna online e inizia il brainstorming in tempo reale! 🧠
Lascia note e commenti, collega le tue idee e crea una panoramica dei ruoli del team.
Una volta stabilite le responsabilità di ciascuno, è il momento di metterle per iscritto utilizzando ClickUp Docs, un editor di testo collaborativo che consente di creare, modificare, effettuare la condivisione e archiviare documenti.
Puoi creare un documento separato per ogni ruolo e definire le responsabilità con elenchi puntati. Se lo desideri, puoi fornire ulteriori informazioni su ogni responsabilità: questo ti tornerà utile per la formazione dei nuovi dipendenti.
Aggiungi il tuo team al documento appropriato e consenti loro di consultarlo ogni volta che è necessario. Puoi effettuare delle modifiche ai documenti quando necessario per riflettere le ultime modifiche.
I documenti ClickUp sono ideali per la collaborazione: ogni persona che lavora su un documento vede il proprio nome sopra il cursore. In questo modo, più persone possono effettuare delle modifiche allo stesso documento con il minimo rischio di confusione. Tutto viene aggiornato in tempo reale, così tu e il tuo team potete lavorare insieme senza intoppi, indipendentemente dalla vostra posizione.
Passaggio 3: Definisci i flussi di lavoro dei contenuti
Hai definito i giocatori, ora è il momento di definire il gioco. 🏐
In questo passaggio, descrivi tutte le fasi che i tuoi contenuti attraversano prima di essere pubblicati. Queste fasi possono includere l'ideazione, la produzione dei contenuti, la modifica, la rifinitura, l'approvazione, la pubblicazione, la distribuzione, la revisione, ecc.
Questo passaggio è fondamentale per creare sequenze, elaborare piani e strategie realistici per i contenuti e ridurre al minimo il rischio di errori o sviste.
ClickUp offre diverse opzioni che puoi sfruttare per definire i flussi di lavoro dei contenuti con la massima precisione:
- ClickUp Whiteboards: visualizza l'intero flusso di lavoro dei contenuti e crea le connessioni tra le diverse fasi con un semplice drag-and-drop.
- Modelli di flusso di lavoro di ClickUp: non devi creare i tuoi flussi di lavoro da zero. Le sezioni predefinite ti guideranno nella giusta direzione.
- Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp: definisci i tuoi flussi di lavoro e delinea ogni dettaglio. Utilizza una visualizzazione classica come la vista Elenco per delineare tutte le attività. ClickUp offre una funzionalità chiamata Campi personalizzati. Grazie ad essa, puoi fornire dettagli per ogni attività per ottenere dati e dettagli organizzati.
Ad esempio, puoi utilizzare il campo personalizzato File per allegare file alle tue attività e centralizzare le informazioni, oppure il campo personalizzato Persone per taggare membri specifici del team su attività diverse.
Apprezzerai il campo personalizzato Relazioni. Grazie ad esso, potrai personalizzare quali attività o operazioni devono essere completate per prime e garantire un ordine corretto a supporto dei tuoi flussi di lavoro.
Passaggio 4: Creare linee guida e procedure editoriali
Questo è il cuore del tuo modello di governance dei contenuti, dove definisci ogni attività e compito relativo ai contenuti nei tuoi flussi di lavoro e lo descrivi in dettaglio.
Supponiamo che il tuo obiettivo sia diventare una fonte autorevole in materia di giardinaggio. Raggiungerai questo obiettivo pubblicando cinque articoli iniziali sull'argomento. Spiegherai diversi processi e offrirai guide dettagliate sul piano, la coltivazione e la manutenzione dei giardini.
In questa fase definirai:
- Il tono e lo stile di scrittura desiderati
- Regole di punteggiatura e maiuscole
- Architettura dei contenuti
- Linee guida visive
Definirete inoltre su cosa dovrebbero concentrarsi gli editori durante la revisione dei contenuti e quali KPI osservare per effettuare il monitoraggio delle prestazioni dei contenuti.
Una volta delineate tutte le regole, le linee guida e le procedure relative ai flussi di lavoro dei tuoi contenuti, devi documentarle e condividerle con i membri del team interessati. A tal fine, utilizzerai un'opzione di ClickUp che abbiamo già menzionato: ClickUp Docs.
Quello di cui non abbiamo ancora parlato è una funzionalità bonus disponibile all'interno di ClickUp Docs: ClickUp AI. Questo assistente di scrittura basato sull'intelligenza artificiale ti aiuta a raccogliere idee, effettuare la modifica e formattare i tuoi documenti. Ti fa risparmiare tempo e riduce al minimo il rischio di errori o incongruenze scrivendo intere procedure operative standard, riepilogando gli appunti delle riunioni e generando elementi da intraprendere.
La cosa straordinaria di ClickUp Docs è che puoi collegarli alle attività. In questo modo, puoi creare e mantenere un flusso di informazioni costante e garantire che i membri del tuo team sappiano cosa fare in diversi scenari.
Oltre ad aggiungere i membri del team interessati ai documenti ClickUp contenenti informazioni su regole e procedure, sarebbe una buona idea rivederli. Puoi farlo in uno dei seguenti modi:
- Una riunione faccia a faccia
- Una riunione online utilizzando l'integrazione Zoom di ClickUp
Questo ti consentirà di guidare il tuo team attraverso il modello di governance dei contenuti e assicurarti che tutti lo comprendano.
Infine, se hai bisogno di assistenza per stabilire regole e procedure o desideri risparmiare tempo utilizzando una scorciatoia, consulta la vasta libreria di ClickUp con oltre 1.000 modelli per vari scopi.
Assicurati di dare un'occhiata ai modelli di procedura operativa standard per iniziare a definire le tue procedure di governance dei contenuti. Tutti i modelli ClickUp sono personalizzabili, quindi puoi adattarli ai tuoi flussi di lavoro. 🥳
Passaggio 5: monitoraggio delle prestazioni del processo di governance dei contenuti
Hai creato un modello di governance dei contenuti e ora puoi rilassarti. Non così in fretta!
Devi effettuare il monitoraggio delle prestazioni del tuo modello per vedere se richiede aggiornamenti. I dashboard ClickUp sono perfetti per questo: usa oltre 50 schede per creare un centro di controllo personalizzato e visualizzare l'esito positivo.
Oltre a esaminare i dati, un ottimo modo per verificare se il tuo modello di governance dei contenuti sta raggiungendo il suo scopo è parlare con il tuo team. Dopotutto, sono loro che lavorano secondo il modello e possono dirti se alcune aree richiedono revisioni e miglioramenti.
ClickUp offre diversi modi per comunicare con il tuo team:
- La visualizzazione chat ti consente di inviare messaggi al tuo team mentre lavori. Usa @mentions per rivolgerti a membri specifici del team, formattare i tuoi messaggi e assicurarti che la tua comunicazione sia perfetta.
- I commenti ClickUp sono strumenti di governance dei contenuti perfetti per raccogliere feedback rapidi e chiedere l'opinione del tuo team prima di pubblicare i contenuti.
- ClickUp Forms ti aiuta a porre tutte le domande giuste per capire come i membri del tuo team valutano il modello attuale. Consenti loro di esprimere le proprie opinioni lasciando uno spazio per idee su come migliorare il modello e aumentarne le prestazioni.
I moduli ClickUp hanno un design drag-and-drop che ti consente di creare un modulo in pochissimo tempo. Utilizza i campi attività e personalizzati come blocchi del tuo modulo.
La cosa migliore di ClickUp Forms è che puoi trasformare le risposte in attività! Ad esempio, se più membri del team hanno dichiarato che vorrebbero vedere una riorganizzazione dei ruoli per far fronte a un aumento del volume di lavoro e all'arrivo di nuovi dipendenti, puoi trasformare questa risposta in un incarico concreto. Quindi, aggiungi un assegnatario e incaricalo di valutare come riorganizzare i ruoli per garantire carichi di lavoro equi e ottimali.
Padroneggia la governance dei contenuti con ClickUp
Assumi il controllo dei tuoi modelli di governance dei contenuti con ClickUp! Le solide funzionalità della piattaforma ti consentono di creare, gestire, monitorare e aggiornare le regole e le procedure che regolano i tuoi contenuti per garantire che siano in linea con i tuoi obiettivi.
Iscriviti a ClickUp per unificare il tuo team e rimanere al top nel campo dei contenuti! 🥇