Szeretne többet megtudni az e-mailes projektmenedzsmentről?
Az e-mailes projektmenedzsment segít a projektmenedzsereknek és a csapatoknak hatékonyabban dolgozni, mivel lehetővé teszi számukra, hogy e-mailes beérkező leveleikből kommunikáljanak és dolgozzanak.
Azonban a projektmenedzsmenthez szükséges rengeteg e-mail átnézése olyan feladatnak tűnik, amitől az embernek kedve lenne a haját tépni. 🤯
Bárcsak lenne egy eszköz, amely megszabadítana ettől a szenvedéstől...
Madár? Repülőgép? Nem, ez egy e-mailes projektmenedzsment eszköz!
Az e-mailes projektmenedzsment eszközök a beérkező levelek mappáját együttműködési munkaterületté alakítják, ezzel értékes időt takarítva meg és növelve a csapat hatékonyságát.
De melyik az Ön számára legjobb e-mailes projektmenedzsment eszköz?
Ne aggódj, mi segítünk. 🦸
Ebben a cikkben bemutatjuk, mi is az e-mailes projektmenedzsment, melyek a legjobb eszközök a Gmail és az Outlook projektmenedzsmentjéhez, valamint az e-mailes projektmenedzsment előnyeit.
Kezdjük!
Mi az e-mailes projektmenedzsment?
Az e-mailes projektmenedzsment során az e-mailes beérkező levelek mappáját használja a projektek kezelésére. Ez magában foglalja a feladatok létrehozását és kiosztását, a határidők kezelését és a feladatokkal kapcsolatos kommunikációt.
De az olyan e-mail kliensek, mint a Gmail és az Outlook, nem projektmenedzsmentre lettek tervezve, igaz?
Nem, nem azok. Éppen ezért vannak e-mail alapú projektmenedzsment eszközök!
Az e-mail alapú projektmenedzsment szoftver segítségével nyomon követheted a feladatokat, kommunikálhatsz a csapattagokkal és a külső érdekelt felekkel, sőt, még teendőlistákat is hozzáadhatsz, mindezt az e-maileden keresztül.
Végül is, meddig juthat el a hagyományos postai küldemény?
Bár jó barátaink, a Gmail és az Outlook valójában nem projektmenedzsmentre lettek kifejlesztve, az e-mailes projektmenedzsment szoftverek segítenek áthidalni ezt a hiányosságot.
Nézzük meg, hogyan...
A. Gmail projektmenedzsment
A Gmail segítségével az e-maileket feladatokká alakíthatja, de csak egy speciális projektmenedzsment eszköz segítségével, amely integrálható a Google Apps-szal.
Íme, mit tehetsz még a Gmail projektmenedzsment segítségével:
- Adjon hozzá csapattagokat egy Csoportok e-mail listához, így a csapat minden tagja egy e-mail címen keresztül kapja meg a frissítéseket.
- Használj megosztott naptárakat a projektfrissítésekhez és a találkozók ütemezéséhez.
- Tárolja dokumentumait egy biztonságos megosztott meghajtón
- A fontos e-mailek automatikus kategorizálása a Google prioritási beérkező levelek mappájának segítségével
- Használja a Google Meet beépített képernyőmegosztási funkcióját
- Használja a Google Dokumentumokat és a Google Táblázatokat a valós idejű együttműködéshez és a fájlokon belüli csevegéshez.
- A Google Forms segítségével online felméréseket és űrlapokat hozhat létre és oszthat meg másokkal.
- Használja a verziókezelést, hogy visszatérjen a korábbi dokumentumverziókhoz anélkül, hogy információkat veszítene.
- A Google Táblázatok Gantt-diagramjával nyomon követheted a feladatokat és együttműködhetsz másokkal.
- Még Alexa és Google Assistant szolgáltatásokat is összekapcsolhatod, és hanggal adhatod ki a teendőid listáját!
B. Outlook projektmenedzsment
Az Outlook beépített projektmenedzsment eszközeivel csapata jobb áttekintést kap a feladatairól. A Microsoft Outlook segítségével emlékeztetőket, határidőket és teendőlistákat hozhat létre további szoftver nélkül.
Azonban egy dedikált Outlook projektmenedzsment eszközzel továbbá a következőket is megteheti:
- Adjon hozzá projektfeladatokat egy megosztott naptárhoz a feladatok nyomon követése érdekében.
- Használja a konszolidációs funkciót az e-mailek, kapcsolattartási adatok és találkozók összeállításához.
- Az e-mailek automatikus csoportosítása a projekthez való tartozásuk szerint
- Használja a naplót a projekttervezéshez
- Feladatok kiosztása a projektcsapat tagjainak
- Kövesse nyomon a projektre fordított számlázható és teljes időt
- Adatok exportálása különböző fájlformátumokba
- Tartson projektmegbeszéléseket a Microsoft Teams segítségével
Összefoglalva: önálló projektmenedzsment eszközként az Outlook alig felel meg a követelményeknek.
Ez olyan lenne, mint süteményt sütni kenyérpirítóval. Megpróbálhatod, de ez nem a legjobb módszer, igaz?
A legjobb, ha egy Outlook-kompatibilis projektmenedzsment eszközt választ, amely sokkal több funkciót kínál.
Bónusz: E-mail alternatívák!
Mit kell keresni egy e-mailes projektmenedzsment eszközben?
Számos e-mailes projektmenedzsment eszköz közül választhat, de ahhoz, hogy megtalálja a csapatának legmegfelelőbbet, fontolja meg, milyen funkciókra van szüksége, és mely e-mailes marketing KPI-ket szeretné nyomon követni.
Az e-mailes projektmenedzsment alkalmazások néhány alapvető funkciója:
Vessünk egy gyors pillantást ezekre a funkciókra:
1. E-mail integráció
E-mail integráció nélkül nem lehet e-mailes projektmenedzsment eszközt használni, igaz?
A választott eszköznek integrálódnia kell a népszerű platformokhoz, például a Gmailhez vagy az Outlookhoz.
A kétirányú integráció biztosítja azt is, hogy a projektmenedzsment eszközön végzett frissítések megjelenjenek a személyes e-mail fiókjában.
Ez segít csapatának abban, hogy NSYNC-szerű legyen (szinkronban, érted?).
2. Tervezés és ütemezés
Az e-mailes projektmenedzsment elsősorban a projekttervezésről szól. Ezért magától értetődik, hogy a választott eszköznek tervezési és ütemezési funkciókkal kell rendelkeznie.
Ez lehetővé teszi, hogy feladatokat rendeljen a csapattagokhoz, határidőket állítson be és e-maileken keresztül szervezze a projekt feladatait.
Nézze meg ezeket az e-mailes termelékenységet növelő eszközöket!
3. Csapatmunka
Az ideális e-mailes projektmenedzsment szoftver lehetővé teszi, hogy e-mailben megjegyzéseket fűzzön egy feladathoz. Bármit is ír vagy csatol az e-mailben, az automatikusan megjegyzésként kerül hozzáadásra az adott feladathoz.
Ezenkívül a beépített csevegőszobák személyre szabott teret biztosítanak a csapatodnak a feladatokkal kapcsolatos megbeszélésekhez. Az @mentions funkció is elengedhetetlen minden e-mailes projektmenedzsment eszközben, mert segítségével gyorsan értesítheted a megfelelő csapattagokat, hogy tegyenek lépéseket.
Ne aggódjon, e-mailben értesítést kap minden frissítésről és még sok másról!
Ha hasznos tippeket szeretnél kapni a csapatmunkához, nézd meg ezt a bejegyzést !
4. Feladat létrehozása
Az e-mailes projektmenedzsment alkalmazásnak lehetővé kell tennie, hogy e-mailen keresztül hozzon létre feladatokat. Lehetőséget kell biztosítania mellékletek, határidők és feladatleírások egyidejű hozzáadására.
Igen, így van, búcsút inthetsz a „Nem kaptam meg az e-mailedet” és „Elfelejtettem az e-mailedet” válaszoknak!
A legjobb e-mailes projektmenedzsment eszköz: ClickUp
A legtöbb csapat az e-mailekkel kezdi és fejezi be a napját, ezért nem meglepő, hogy a projektmenedzsereknek kiváló e-mail alapú projektmenedzsment megoldásra van szükségük.
Éppen ezért érdemes használnia a ClickUp-ot, a tökéletes e-mailes projektmenedzsment szoftvert minden csapat számára.
A ClickUp a világ vezető projektmenedzsment eszköze.
A korlátlan számú projekt létrehozásától a belső vagy távoli csapatok termelékenységének nyomon követéséig a ClickUp minden szükséges eszközt biztosít a csapatok számára, hogy még a legbonyolultabb projekteket is kezelni tudják.
Íme, miért a ClickUp a legjobb e-mailes projektmenedzsment szoftver
Képzeld el, hogy a ClickUp Robin, az e-mailjeid pedig Batman.
Robin, más néven ClickUp, megakadályozza, hogy e-mailjei a sötét oldalra kerüljenek:
(Batman hangja)
„Az elveszett e-mailek és a csapat zavarodottsága.”
Így működik:
1. E-mailek küldése és fogadása közvetlenül a feladatokból
Mennyi időt takaríthatna meg, ha a releváns munkák mellett azonnal elküldhetné vagy megválaszolhatná az e-maileket – anélkül, hogy tabokat kellene váltania?
A ClickUp e-mail funkciójával pontosan ezt teheti!
- E-mail üzenetek küldése és fogadása közvetlenül a ClickUp feladatokból
- Csatolmányok, űrlapok, sablonos válaszok és még sok más hozzáadása
- Rendezze e-mailes beszélgetéseit megjegyzések vagy szálakba rendezett megjegyzések formájában.
- Állíts be e-mail automatizálásokat csepegtető kampányokhoz és hírlevelekhez a ClickUp eseményei alapján.
Például e-maileket rendelhet a csapat tagjaihoz, együttműködhet az elküldés és a válaszadás során, és automatizálhat a testreszabott mezők, az ügyfél események, sőt a hibajelentések alapján is. A lehetőségek szinte korlátlanok!
Az e-mailek és a ClickUp integrálása a következőket segíti:
- Időt takaríthat meg (nincs többé oda-vissza lapozás)
- Tartsa rendezett állapotban a kommunikációt
- Az e-mailes beszélgetések átláthatóságának fenntartása
A ClickUp jelenleg az Outlook, IMAP, Office 365 és Gmail szolgáltatásokat támogatja. A ClickUp-ból elküldött e-mailek úgy fognak kinézni, mintha közvetlenül az e-mail fiókjából küldte volna őket – nincsenek furcsa továbbítási címek!
2. Feladatok létrehozása e-mailekből
A ClickUp e-mailes projektmenedzsment funkciói lehetővé teszik, hogy feladatokat hozzon létre azáltal, hogy e-maileket küld vagy továbbít a ClickUp listáiba.
A feladat a következő részletekkel kerül létrehozásra:
- A feladat neve az e-mail tárgyaként kerül hozzáadásra.
- Az e-mail szövege feladatleírásként kerül hozzáadásra.
- Feladatok hozzárendelése címkék használatával, például
, a tárgy sorában. Annyi megbízottat vagy címkét adhat hozzá, amennyit csak akar!, - Az e-mailben található mellékletek (beleértve a képeket is) automatikusan feladatok mellékleteként kerülnek beillesztésre.
- Használja a
címkét a tárgy sorában, hogy hozzáadja a feladatot határidőt
3. Hozzászólás és fájlok csatolása
Szeretne további információkat vagy mellékletet hozzáadni egy meglévő feladathoz?
Küldj vagy továbbíts egy e-mailt az adott feladathoz, és a hozzászólás a melléklet mellett megjelenik a feladatban.
Ha a képek és a dizájn érdekel, a ClickUp teljes egészében rögzíti a HTML-e-maileket, így a tartalom újszerűen fog megjelenni.
Ne aggódjanak, grafikusok, mi segítünk!
4. Válaszoljon az értesítésekre
A ClickUp e-mailes projektmenedzsment szoftverével válaszolhat a ClickUp feladatokkal kapcsolatos értesítésekre .
Csak válaszoljon az értesítő e-mailre a ClickUp-fiókjához tartozó e-mail azonosítóval, és a válasz megjegyzésként kerül hozzáadásra a mellékletekkel együtt.
Hogy tetszik ez a kényelmi funkció? 😉
5. E-mail továbbítás automatizálása
Ha Ön Mr. Popular és rengeteg e-mailt kap, akkor e-mail továbbítás automatizálási szabály létrehozásával több projektet is kezelhet.
A funkció automatikusan létrehoz feladatokat, amikor új e-mail érkezik a beérkező levelek mappájába.
Végül is Batmannek vannak fontosabb dolgai is, mint számtalan e-mail kezelése, nem igaz?
6. Gmail és Outlook integrációk
Ne feledd, hogy a Gmail és az Outlook integrációja nélkül egy e-mailes projektmenedzsment alkalmazás egyszerűen használhatatlan.
Kicsit olyan, mint Batman és Robin, akik nem tudnak harcolni a gonosztevők ellen a kütyüik (és persze a jellegzetes ruháik) nélkül.
Ezért kínál a ClickUp hatékony Gmail és Outlook integrációkat, amelyekkel az e-mailes projektmenedzsment gyerekjáték lesz.
Lehetőségek:
- Kényelmesen hozhatsz létre feladatokat a Gmail vagy Outlook fiókodból.
- Az e-maileket azonnal feladatokká alakíthatja
- E-mailek csatolása feladatokhoz
- Az e-mail mellékleteket automatikusan feltöltheti a feladathoz
7. Feladatok hozzáadása útközben
A ClickUp segítségével könnyedén menthet feladatok és címek listáját a névjegyzékébe. Így egy kattintással hozzáadhatja az e-mailekből származó feladatokat és megjegyzéseket a feladatlistájához, miközben kávészünetet tart. 🍵
8. Hatékony Chrome-bővítmény
Szeretnéd kézben tartani a beérkező leveleidet?
Használja a ClickUp hatékony Chrome-bővítményét!
A kiterjesztés segítségével e-mailekből feladatokat hozhat létre, sőt, teljes e-maileket is csatolhat a feladatokhoz.
Könnyedén megtekintheti, visszalapozhat vagy letöltheti e-mailjeit!
A projektek és feladatok hatékony kezeléséhez a ClickUp Chrome-bővítmény a következő lehetőségeket is kínálja:
- Kövesse nyomon a feladatok elvégzéséhez szükséges időt
- Képernyőképek rögzítése, szerkesztése és csatolása
- Kivághat weboldalakat, és hozzáadhatja őket a ClickUp feladatokhoz vagy dokumentumokhoz.
De ez még nem minden, amit a ClickUp kínál Önnek!
A fantasztikus ingyenes csomag mellett ez az e-mailes projektmenedzsment szoftver számos egyéb funkciót is kínál, például:
- 50+ feladat automatizálás: automatizálja az ismétlődő feladatokat és egyszerűsítse a munkafolyamatot
- Műszerfal: hozza létre saját projekt műszerfalát olyan testreszabási lehetőségekkel, mint a sebesség, a burnup, a burndown és a kumulatív áramlási diagramok, és ossza meg azt az egész csapattal.
- Mind Maps: könnyedén vizualizálhatja a feladatokat, és megtervezheti a projekteket és ötleteket.
- Egyéni mezők: hozzon létre egyéni mezőket tartalomkészítéshez, toborzáshoz, értékesítéshez és egyebekhez.
- Sablonok: használjon kész sablonokat, hogy előrehaladjon bármely konkrét projekttel.
- Többféle nézet: válassza ki, hogyan szeretné megtekinteni a projekteket az idővonal, a munkaterhelés, a Kanban tábla és egyéb nézetek segítségével.
- Testreszabott feladatállapotok: hozza létre a projekt állapotát az Ön igényeinek megfelelően
- Feladatok prioritásai: hozzon létre feladatprioritásokat a sürgősség alapján
- Feladatok függőségei: segítsen csapatának a feladatok megfelelő sorrendben történő elvégzésében
- Egyéni hozzáférési jogok: ossza meg ClickUp munkaterületét az érdekelt felekkel anélkül, hogy veszélybe sodorná az adatvédelmet.
Olyan, mintha egy cukorboltban lennél: annyi édes funkciót kipróbálhatsz!
Milyen előnyei vannak az e-mailes projektmenedzsmentnek?
Az e-mailes projektmenedzsment szoftverek előnyei a csapatok központi térben való kommunikációjának és munkájának elősegítése mellett a következők:
1. Központi információs központ
Az e-mailes projektmenedzsment eszközök olyan teret biztosítanak a csapatoknak, ahol könnyen hozzáférhetnek a projektinformációkhoz és tárolhatják azokat. A csapat tagjai, a projekt feladatok és az előrehaladás... mindez egy központi helyen tárolva.
Tudja, mit jelent ez?
Többé nem kell millió fül között váltogatnia, csak azért, hogy megtalálja, amit keres! 😍
2. Minimális tanulási görbe
Az e-mail alapú projektmenedzsment eszközök könnyen kezelhetők, mert alapvetően egy extra réteget adnak az eredeti beérkező levelek mappájához.
A csapat tagjai gyorsan alkalmazkodnak, és nem tart sokáig, amíg az eszközt beépítik a szokásos munkafolyamatba.
Szeretnéd megtanulni, hogyan lehet jobban kezelni a munkafolyamatokat? Olvasd el részletes útmutatónkat itt .
3. Egyszerűsíti a kommunikációt
Az e-mailes projektmenedzsment szoftver segítségével minden csapattag és projektmenedzser egyszerűen kommunikálhat egymással.
Ráadásul a legtöbb projektmenedzsment eszköz rendelkezik csevegőszobákkal, amelyek személyre szabottabb teret biztosítanak a csapatoknak a hatékony kommunikáció érdekében.
A csapat tagjai nagyobb valószínűséggel vesznek részt és reagálnak ebben a környezetben, és ki ne szeretné a jó öreg hangulatjeleket, amelyek segítenek átadni az üzenetet? 😁
4. Hatékony feladatdelegálás
Te kapsz egy feladatot, te kapsz egy feladatot, mindenki kap egy feladatot!
Az e-mailen keresztül történő feladatlétrehozás és -kiosztás révén kevesebb zavar keletkezik a csapatban, mert mindenki tökéletesen átlátja a saját feladatait.
Nincs szükség arra, hogy e-mailt küldjön a csapat tagjainak és a cég felének, hogy tájékoztassa őket a feladat állásáról.
Egyszerűen nyisd meg a projektmenedzsment alkalmazást, és nézd meg a projekt előrehaladását!
5. Időt takarít meg
Az e-mailes projektmenedzsment szoftverrel már nem kell előhívnod a benned rejlő Dr. Evil-t, hogy kitaláld, hogyan semmisítsd meg azt a hosszú e-mail láncot!
Hogyan?
A projektmenedzsment eszközök segítségével időt takaríthat meg, mivel megszabadulhat a hosszú e-mail láncoktól, a papírnyomoktól és a dokumentumok rendezésétől.
Mivel az összes vállalati és projekthez kapcsolódó dokumentum egy helyen van tárolva, a projektcsapatodnak többé nem kell órákat töltenie adminisztratív feladatok elvégzésével; hurrá! 🥳
Következtetés
Bár továbbra is használhatja a hagyományos beérkező levelek mappáját, az nem biztosít központi adatbázist, és nem teszi lehetővé a feladatok, az előrehaladás és a határidők nyomon követését.
A megfelelő e-mailes projektmenedzsment eszközzel azonban ezt és még sok minden mást is megtehetsz.
Ha a feladatkezelés új szintre emelésére alkalmas, tökéletes e-mailes projektmenedzsment eszközt keres, akkor ne keressen tovább, mint a ClickUp.
Az e-mail integrációtól az automatizált feladatkezelésig terjedő funkcióival a ClickUp segít a csapatoknak a legnehezebb projektek könnyed kezelésében is.
Szerezze be még ma ingyen a ClickUp alkalmazást, és használja ki az e-mailes projektmenedzsment előnyeit!
