Si vous jonglez avec un millier de tâches et que votre liste de choses à faire semble interminable, mais que vous vous sentez éternellement occupé, êtes-vous en réalité productif ? 🤔
Ce n'est pas une question piège !
En fait, dans le monde des entreprises d'aujourd'hui, de nombreuses personnes décrivent la productivité différemment. Une étude récente de l'Institut de recherche sur la productivité (IRP) de l'Université d'Ottawa a montré que la productivité est un indicateur de l'efficacité de l'entreprise Sondage ClickUp menée auprès de plus de 1 000 travailleurs américains leur a demandé comment ils définissaient la productivité dans l'environnement de travail et trois réponses sont ressorties :
Selon le sondage, 58 % des personnes interrogées définissent la productivité comme le fait d'achever toutes leurs tâches, 51 % l'associent au sentiment d'accomplissement et 43 % la comparent au fait d'achever un plus grand nombre de tâches sur leur liste à faire. Qu'il s'agisse de grands projets difficiles, de problèmes de gestion du temps ou trop de tâches administratives, il y a beaucoup de choses qui peuvent nous empêcher de nous sentir vraiment productifs.
Si vous êtes constamment pris au piège de ce scénario, il est temps d'améliorer votre productivité. Il existe des moyens de travailler plus rapidement sans s'épuiser. Commencez dès maintenant en intégrant les stratégies suivantes à votre routine quotidienne pour rationaliser votre flux de travail et faire plus de choses terminées.
Plongeons dans le vif du sujet ! 🏊
10 façons de travailler plus vite et plus intelligemment pour en faire plus Terminé
Travailler plus vite consiste à trouver des raccourcis simples ou à utiliser de petites astuces pour faire plus de choses en moins de temps. Mon travail consiste surtout à adopter les astuces qui fonctionneront le mieux pour votre flux de travail et votre processus. Il n'existe pas d'approche unique.
Il s'agit plutôt de pratiquer de bonnes habitudes de travail et apprendre où vous pourriez perdre du temps ou même faire du travail répétitif. C'est pourquoi nous avons rassemblé 10 conseils pour travailler plus vite afin d'économiser une partie de votre bande passante mentale et d'utiliser suffisamment votre temps tout au long de la journée.
1. Automatisez vos flux de travail avec ClickUp Automatisations
/%img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/ClickUp-Automatisation-Trigger-and-Condition.png Créez des recettes d'automatisation personnalisées ou utilisez des recettes préconstruites pour automatiser le travail de routine et simplifier votre flux de travail complexe /$img/
Mon travail ou l'utilisation de recettes d'automatisation préétablies pour automatiser le travail de routine et simplifier votre flux de travail complexe
À faites-vous ce qui est extraordinaire ? L'automatisation de vos flux de travail personnels. Croyez-nous, cela change la donne et c'est une compétence précieuse que de savoir comment mettre le travail en pilote automatique. Imaginez que vous économisez tout ce temps et toute cette énergie sur des tâches répétitives. Mon travail consiste à vous concentrer sur les tâches qui comptent vraiment - le travail créatif et stratégique qui met en valeur vos talents.
L'utilisation d'outils d'automatisation permet également de réduire le nombre d'erreurs, car vous standardisez votre processus et les étapes à suivre pour achever un projet. Vous bénéficiez ainsi d'une cohérence, d'une précision et d'un travail de qualité. Qui ne voudrait pas d'une telle tranquillité d'esprit ?
Utilisez des recettes d'automatisation préconstruites dans ClickUp ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer là où c'est le plus important Les fonctionnalités d'automatisation de ClickUp vous permet de paramétrer des des flux de travail automatisés pour éliminer le travail répétitif en une seule tâche. Par exemple, vous pouvez créer une automatisation qui attribue des tâches aux membres de l'équipe en fonction de leur rôle ou qui fait passer une tâche à un statut différent lorsqu'elle est marquée comme achevée.
Lorsque vous achevez des tâches à l'aide d'outils d'automatisation, non seulement vous gagner du temps mais veillez à ce que vos projets restent sur la bonne voie en éliminant tout le travail fastidieux susceptible de bloquer les projets en cours de route.
2. Utiliser des modèles pour plus de cohérence et d'efficacité
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/ClickUp-Templates\_Cleanshot.gif Exemple de centre de modèles ClickUp /$$$img/
Créez votre propre modèle ou utilisez un modèle préétabli à partir du centre de modèles de ClickUp, puis enregistrez-le pour le réutiliser pour de futurs projets
Lorsqu'il s'agit de travailler plus rapidement et plus intelligemment, utilisez des modèles.
Qui n'aime pas l'idée de partir du bon pied ? Grâce aux modèles, vous disposerez d'un point de départ solide qui vous permettra de vous plonger directement dans votre projet. Ne perdez pas de temps à vous demander par où commencer. Prenez plutôt un modèle préétabli, adaptez-le à vos besoins et vous voilà parti pour la course.
Les modèles favorisent également la cohérence. Plus besoin de se demander si vos documents ou présentations correspondent au style de votre travail précédent. Avec un modèle personnalisable, vous obtiendrez un aspect et une convivialité uniformes pour l'ensemble du Tableau, ce qui vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi d'avoir une allure très professionnelle.
Qu'il s'agisse d'un modèle de structure de répartition du travail ou un modèle de modèle de liste à faire il y a quelque chose que vous pouvez utiliser pour que tout le monde soit sur la même page. Vous travaillez dans la même forme et suivez les mêmes lignes directrices. Choisissez parmi La bibliothèque de modèles préétablis de ClickUp à personnaliser, mettre en forme et modifier en fonction de vos besoins.
3. Définir des Objectifs SMART et suivre la progression dans ClickUp
La vue Équipe vous permet de voir ce sur quoi votre équipe travaille, ce qu'elle a accompli et quelle est sa capacité
Si vous avez besoin d'aide pour délimiter les tâches peu importantes et les tâches importantes, afin de savoir ce que vous devez faire, vous pouvez utiliser la vue en boîte a besoin d'être hiérarchisée , envisagez de suivre l'approche de la Objectifs SMART mettent en forme. Il s'agit d'un acronyme qui signifie spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps.
Au lieu de fixer des objectifs vagues tels que "Je veux gagner du temps au travail" ou "Je veux être plus productif", les objectifs SMART donnent une feuille de route claire pour la réussite, afin que vous sachiez exactement ce que vous essayez d'atteindre :
- Spécifique : L'objectif doit être bien défini et clair, afin qu'il n'y ait pas d'ambiguïté sur ce que vous voulez atteindre
- Mesurable : Suivez votre cours et sachez quand vous avez atteint votre objectif
- Réalisable : fixer des objectifs réalistes que vous pouvez réellement atteindre : Fixez des cibles réalistes que vous pouvez réellement atteindre et alignez les objectifs pertinents sur vos valeurs globales et vos objectifs à long terme
- Limité dans le temps : Fixez un délai pour votre objectif et donnez un sentiment d'urgence et de motivation pour le faire terminé
Stockez et catégorisez les objectifs similaires dans des dossiers d'objectifs dans ClickUp
En utilisant La fonctionnalité Objectifs de ClickUp grâce à la fonction Objectifs de ClickUp, vous pouvez créer des objectifs SMART et les diviser en cibles plus petites et plus faciles à gérer, puis les organiser pour y accéder facilement. En suivant et en organisant votre progression au sein de la plateforme, vous pourrez rester concentré et motivé en vous voyant vous rapprocher de vos objectifs beaucoup plus rapidement.
4. Utilisez les fonctionnalités de blocage du temps sur votre Calendrier
Organisez les projets, planifiez les échéanciers et visualisez le travail de votre équipe sur un Calendrier flexible qui permet à tout le monde d'être sur la même page
Le blocage du temps est une technique basique mais puissante qui peut faire des merveilles pour le temps alloué à des projets ou à des tâches spécifiques. Cette technique habitude qui stimule la productivité consiste à prévoir des périodes de temps dédiées à des tâches spécifiques, que ce soit par tranches d'une heure ou d'une demi-heure. Cette habitude technique de gestion du temps change totalement la donne lorsqu'il s'agit d'en faire plus en moins de temps.
Voici pourquoi elle est si géniale. Tout d'abord, le bloc de temps vous aide à maintenir une concentration sans faille. En consacrant des blocs de temps spécifiques à des tâches, vous êtes moins susceptible de d'avoir du mal à vous concentrer sur des e-mails distrayants, des appels téléphoniques ou ces alertes de médias sociaux tentantes sur votre téléphone portable.
De plus, avec un délai fixé, vous travaillerez naturellement plus efficacement pour achever la tâche dans le temps imparti. C'est comme si vous vous donniez une mini-échéance pour chaque tâche, et nous savons tous que les échéances peuvent nous mettre le feu aux poudres, qu'il s'agisse d'une tâche simple ou d'un projet d'envergure.
Gardez une trace des réunions ou évènements en cours, passés et futurs avec le modèle de blocage d'horaires de ClickUp
Le blocage du temps est également fantastique pour réduire la fatigue de la décision. C'est pourquoi les équipes s'appuient sur les outils suivants L'affichage du Calendrier de ClickUp pour mettre en œuvre le blocage du temps et programmer des blocs dédiés à des tâches spécifiques. En outre, Modèles de blocages d'horaires ClickUp peuvent intégrer votre calendrier à d'autres outils tels que Google Agenda ou Outlook. Ces modèles vous aident à maintenir votre concentration, à minimiser les distractions et à vous assurer que vous allouez suffisamment de temps à chaque tâche.
5. Exploitez la puissance de ClickUp IA
Les fonctions IA de ClickUp permettent aux équipes marketing de produire rapidement des documents importants comme une étude de cas en toute simplicité
Imaginons que vous rédigiez un article dans le tableau de bord de ClickUp et que vous ayez besoin d'idées pour commencer une introduction - et pronto ! Avec l'aide de L'intelligence artificielle intégrée de ClickUp vous pouvez passer au crible la longue liste d'idées qu'il génère pour vous une fois que vous l'avez invité, instructions.
Vous pouvez générer des brouillons, améliorer un brouillon existant ou faire un brainstorming pour une tâche avec la fonctionnalité intégrée. ⏰
L'intelligence artificielle est l'avenir - c'est l'étape suivante de l'automatisation de vos tâches. L'intégrer à votre gestion du travail Le tableau de bord ClickUp a le potentiel de vous faire gagner une tonne de temps une fois que vous l'aurez intégré à votre flux de travail existant.
En savoir plus Outils de gestion de projet par IA ? Consultez ces alternatives à Copy IA & Outils d'IA pour le marketing
6. Diviser les tâches en petits morceaux avec des sous-tâches et des checklists
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/task-view-checklist-2.gif Gérer une liste à faire dans ClickUp avec la checklist des tâches /$$img/
Créez des listes de tâches claires et multifonctionnelles pour gérer facilement vos idées et travaillez de n'importe où pour ne plus jamais rien oublier
Dans ClickUp, vous pouvez diviser les tâches importantes en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer ou créer des checklists à l'intérieur des tâches. Vous pouvez ainsi suivre votre progression plus facilement, et il est agréable de cocher les éléments au fur et à mesure que vous les achevez.
De plus, vous pouvez attribuer différentes sous-tâches aux membres de l'équipe, ce qui favorise la collaboration et une distribution efficace des tâches. Ajoutez à cela un peu d'automatisation et vous verrez qu'il n'y a rien à dire sur l'efficacité avec laquelle vous pourrez accomplir les tâches, terminer les projets et faire les mises à jour qui s'imposent.
7. Hiérarchisez votre charge de travail à l'aide de champs personnalisés et de priorités
Trouvez instantanément des nombres précis à l'aide de formules simples ou avancées dans les champs personnalisés de ClickUp
Parfois, on aimerait avoir un peu plus de contrôle sur son tableau de bord de productivité. Pour cela, il y a Champs personnalisés ClickUp qui vous permet d'ajouter des informations supplémentaires aux tâches ou de définir des paramètres de priorité plus précis.
Les champs personnalisés de ClickUp, hautement personnalisables, facilitent la création de formules, le détail des priorités, l'affichage et l'affectation des tâches, et bien d'autres choses encore. Les champs personnalisés sont parfaits pour créer de grands tableaux de bord lorsque vous avez besoin d'une vue d'ensemble de tout, sans avoir à entrer dans les détails.
Par exemple. classer les tâches par ordre de priorité en utilisant la fonctionnalité Priorité qui vous permet d'attribuer aux tâches une priorité Urgente, Élevée, Normale ou Faible. En vous attaquant d'abord aux tâches de priorité élevée, vous vous assurez de la progression de vos objectifs les plus importants.
8. Limitez les distractions grâce au mode Focus
Utilisez la vue Focus Mode de ClickUp Espaces pour éliminer les distractions de la barre latérale et travailler à partir d'un simple espace blanc
Le Mode Focus de ClickUp vous aide à rester dans la zone en minimisant les distractions pendant que vous travaillez sur une tâche spécifique. Lorsque vous activez le Mode Focus, vous êtes invité à définir un chronomètre pour la durée pendant laquelle vous souhaitez travailler sans être interrompu.
Le mode masquera les informations inutiles, ce qui vous permettra de vous concentrer sur la tâche à accomplir. De plus, vous pouvez intégrer ClickUp à des bloqueurs de sites web ou utiliser son module intégré logiciel de suivi du temps intégré à mesurer votre productivité .
Ceci est particulièrement utile lorsque vous essayez d'accélérer la rédaction de contenu, de mémos, de blogs, d'e-mails, de guides et de tout ce qui nécessite d'être écrit à l'aide de Documents ClickUp .
9. Déléguez efficacement les tâches grâce aux fonctionnalités de collaboration en équipe
Utilisez les Tableaux blancs ClickUp pour assigner des tâches, étiqueter les assignés, et tout ce qui est nécessaire pour lancer votre prochaine collaboration
Les fonctionnalités robustes de collaboration d'équipe de ClickUp facilitent la délégation de tâches et le partage d'informations avec vos collègues dans des vues Tableau blanc. Pourquoi faire tout cela vous-même quand vous n'avez pas à le faire ?
Attribuez des tâches aux membres de l'équipe en fonction de leur expertise, ajoutez des commentaires aux tâches pour les clarifier, ou utilisez la fonctionnalité Chat pour communiquer de manière transparente au sein de la plateforme. Cela vous évite de passer constamment de l'un à l'autre. 🤓
Sans oublier que c'est un excellent moyen de rester concentré, car vous n'avez pas à changer de contexte en permanence. En déléguant des tâches, vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs les plus élevés priorités et gérer votre charge de travail plus efficacement. Consultez notre guide sur l'externalisation des projets !
10. Passez en revue vos habitudes de travail grâce aux fonctionnalités de rapports
Rassemblez tout votre travail dans un aperçu de haut niveau grâce aux tableaux de bord
Qui a dit que les rapports et les analyses étaient réservés à la gestion de projet et aux chiffres ? Les tableaux de bord de ClickUp outils de productivité permettent d'établir des rapports détaillés pour obtenir des informations précieuses sur vos habitudes de travail.
Utilisez des fonctionnalités telles que le suivi du temps, l'Équipe vue et les diagrammes de vélocité pour identifier les tendances, repérer les goulets d'étranglement et découvrir les domaines à améliorer. Le plus beau, c'est que tout cela peut se faire à partir de votre tableau de bord, qui est également hautement personnalisable.
Toutes les informations, l'automatisation, les rapports, les notes et les tâches sont regroupés en un seul endroit. La centralisation de tous vos documents, tâches et rappels les plus importants vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de faciliter votre travail.
La consultation régulière de vos rapports enregistrés automatiquement vous aidera à affiner vos stratégies, à rester sur la bonne voie et, en fin de compte, à travailler plus rapidement.
Comment faire plus en moins de temps
En intégrant ces 10 conseils dans votre routine quotidienne et en utilisant la puissance de ClickUp, vous serez sur la bonne voie pour travailler plus vite et faire plus de choses. La clé est de d'être discipliné et adaptez continuellement vos stratégies pour optimiser votre flux de travail. Regroupez les tâches similaires pour travailler par lots ou planifiez des blocs sur votre Calendrier pour éviter de perdre du temps sur des tâches sans importance.
Avec les bons outils et le bon état d'esprit, vous constaterez des améliorations significatives de votre efficacité, ce qui se traduira par une plus grande réussite dans votre vie personnelle et professionnelle.
Alors, êtes-vous prêt à booster votre productivité avec ClickUp ?