Les évènements virtuels sont devenus le format par défaut pour toucher un public international.
Les entreprises s'appuient sur ces plateformes pour lancer leurs produits, organiser des webinaires, des réunions internes et des conférences à grande échelle. Les évènements virtuels prenant de plus en plus d'importance, le choix de la plateforme est bien plus crucial qu'il y a quelques années.
À première vue, la plupart des outils promettent la même chose : une installation rapide, un faible coût et une mise en ligne facile.
Mais en réalité, un logiciel d'évènement virtuel DIY peut gérer la diffusion, mais avoir du mal avec tout ce qui l'entoure. Les problèmes techniques, le faible engagement et les rapports limités peuvent réduire l'impact d'un évènement longtemps après sa fin.
Ci-dessous, nous vous montrons comment choisir une plateforme d'évènements virtuels qui va au-delà de la simple assistance technique. Elle transforme un évènement virtuel en une expérience captivante, sécurisée et mesurable.
Qu'est-ce qu'une plateforme d'évènements virtuels ?
Une plateforme d'évènements virtuels est un logiciel qui permet aux organisations d'organiser, de gérer et d'évaluer des évènements en ligne.
À un niveau élémentaire, une plateforme d'évènements virtuels fait office de lieu virtuel. Elle permet aux participants de s'inscrire, de rejoindre des sessions en direct ou préenregistrées, de discuter via le chat, de répondre à des sondages ou de poser des questions-réponses, et de passer facilement d'une session à l'autre, comme ils le feraient lors d'un évènement en présentiel.
Les plateformes les plus avancées vont au-delà du simple streaming. Elles offrent des fonctionnalités permettant d'impliquer le public, de modérer les évènements, d'analyser les données, d'intégrer des outils marketing ou CRM, et de générer des rapports post-évènementiels, aidant ainsi les équipes à comprendre ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré.
📌 Exemple d'une plateforme d'évènements virtuels en action
Imaginez une équipe marketing organisant un évènement virtuel mondial pour lancer un nouveau produit. Une plateforme d'évènements virtuels moderne leur permet de :
- Organisez plusieurs sessions en direct et à la demande dans différents fuseaux horaires sans problèmes de performances.
- Interagissez avec les participants en discutant avec eux grâce au chat en direct, aux sondages, aux questions-réponses et aux salles de discussion.
- Contrôlez l'expérience grâce à des outils de modération, à la gestion des intervenants et à des lieux virtuels personnalisés.
- Suivez les performances de l'évènement grâce aux données de participation, à l'engagement lors des sessions et aux points d'abandon.
- Intégrez des outils marketing et CRM pour capturer des prospects et déclencher des suivis après l'évènement.
Résultat : les participants restent engagés, les sessions se déroulent sans accroc et vous obtenez des informations précieuses pour améliorer vos futurs évènements virtuels et en présentiel.
Pourquoi est-il important de choisir la bonne plateforme d'évènements virtuels ?
La question clé à se poser lors de l'évaluation d'une plateforme d'évènements virtuels est simple : améliore-t-elle l'expérience tant pour les participants que pour les organisateurs ?
Voici pourquoi il est important de choisir la bonne plateforme d'évènements virtuels.
Impact sur l'engagement et la fidélisation du public
Une plateforme d'évènements virtuels performante ne se contente pas de diffuser des vidéos. Elle implique activement les participants.
📌 Exemple : lors d'un webinaire de lancement de produit, la plateforme permet de réaliser des sondages en direct, des sessions de questions-réponses modérées et des invitations à discuter qui encouragent la participation plutôt que le visionnage passif.
Les participants peuvent passer d'une session à l'autre, interagir avec les intervenants et rester engagés tout au long de l'évènement.
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Détermine l'évolutivité de l'évènement et la qualité de l'expérience
À mesure que le nombre de participants augmente, les petites limitations techniques deviennent de gros problèmes.
Une bonne plateforme d'évènements virtuels peut accueillir aussi bien une poignée de participants que des centaines d'entre eux sans ralentissements, problèmes audio ou plantages de session. Elle prend en charge plusieurs sessions simultanées, les transitions entre intervenants et la modération en temps réel sans perturber l'expérience.
🌍 Vue d'ensemble : Au-delà du coût et de la portée, les évènements virtuels réduisent également l'impact environnemental. Une étude de l'université du Michigan a révélé que les conférences virtuelles émettent 66 % moins de CO2 que les évènements en présentiel.
✅ Vérification des faits : près d'un tiers des participants à un webinaire reviennent regarder le contenu à la demande même après avoir assisté à l'évènement en direct. Votre public peut utiliser les rediffusions à la demande pour revoir les points clés, rattraper les segments manqués et partager des moments précieux avec d'autres, prolongeant ainsi l'impact des évènements virtuels bien au-delà de la session en direct.
Influence le retour sur investissement et les informations liées aux évènements post-évènementiels
Les évènements virtuels ne s'arrêtent pas à la fin de la session. Leur valeur réside dans ce que vous en retirez après coup.
Les plateformes avancées effectuent le suivi de la participation, de l'engagement pendant les sessions, des points d'abandon et des niveaux d'interaction tout au long de votre évènement. Vous découvrirez peut-être que les sessions en petits groupes retiennent les participants plus longtemps que les discours liminaires, ou que les sessions riches en questions-réponses génèrent davantage de demandes de suivi.
Ces informations aident les équipes à affiner les évènements futurs, à améliorer les formats de contenu et à justifier les dépenses liées aux évènements à l'aide de données.
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Influence la perception de la marque et le professionnalisme
L'environnement de l'évènement virtuel reflète votre marque. Un flux d'inscription fluide, un lieu virtuel à l'image de votre marque, un streaming fiable et des sessions bien gérées témoignent de votre professionnalisme et de votre souci du détail.
À l'inverse, les problèmes de connexion, une modération insuffisante ou des dysfonctionnements techniques peuvent rapidement nuire à la confiance.
Pour les évènements externes, cette perception a un impact direct sur la façon dont les prospects affichent votre produit ou votre entreprise. Pour les évènements internes, elle influe sur la confiance et la participation des employés.
⭐ Bonus : voici quelques outils d'IA pour la gestion d'évènements qui méritent d'être explorés si vous souhaitez automatiser la planification, améliorer la coordination et réduire l'effort manuel.
Critères clés pour évaluer les plateformes d'évènements virtuels
Un rapide coup d'œil sur G2 vous montre qu'il existe 210 plateformes d'évènements virtuels! Impressionnant, n'est-ce pas ?
Comment affiner votre recherche pour trouver la plateforme qui vous convient ? 👇
- Capacités d'engagement du public : vérifiez si la plateforme prend en charge le chat en direct, les sondages, les questions-réponses modérées, les salles de discussion et les interactions au niveau des sessions.
- Évolutivité et fiabilité des performances : testez les performances de la plateforme à mesure que le nombre de participants augmente. Évaluez également la manière dont la plateforme gère les pannes : les reconnexions automatiques, la récupération des sessions et les flux de sauvegarde sont importants lorsque quelque chose ne fonctionne pas correctement en direct.
- Flexibilité des sessions multiples et de l'agenda : recherchez l'assistance pour les sessions simultanées, les passages de relais entre intervenants et les changements d'agenda sans perturber l'expérience des participants. Ceci est essentiel pour les conférences virtuelles et les évènements hybrides.
- Analyses et rapports détaillés : évaluez si la plateforme effectue le suivi de l'engagement des participants, des points d'abandon, des réponses aux sondages, de la participation aux questions-réponses et des vues à la demande afin de mesurer l'efficacité de l'évènement.
- Informations et accès aux données après l'évènement : assurez-vous de pouvoir exporter ou intégrer les données d'engagement dans votre CRM ou vos outils marketing. Ces informations permettent d'assurer le suivi, de réutiliser le contenu et de générer des rapports sur le retour sur investissement.
- Expérience utilisateur pour les hôtes et les participants : évaluez la facilité avec laquelle les participants peuvent rejoindre les sessions et les organisateurs peuvent gérer les intervenants, la modération et les changements en direct sans friction technique.
- Assistance et fiabilité pendant les évènements en direct : renseignez-vous sur l'assistance en temps réel pendant les évènements. Lorsque quelque chose ne fonctionne pas correctement en cours de session, la rapidité de réponse est plus importante que la liste des fonctionnalités.
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⭐ Bonus : combien devriez-vous payer pour la plateforme d'évènements virtuels ?
Votre investissement dépendra de la taille de l'évènement, de sa fréquence, des besoins en matière d'engagement et de la profondeur des rapports.
Forfaits de base : Gratuit – 100 $ par mois
Utile pour les petites équipes qui organisent occasionnellement des webinaires ou des évènements internes.
Ce niveau comprend généralement :
- Diffusion de vidéo en direct
- Discuter et questions-réponses de base
- Nombre limité de participants
- Branding minimal
- Rapports de participation de base
✅ Idéal pour : les réunions internes, les petits webinaires ou les programmes d'évènements en phase de démarrage. Ces plateformes ne proposent pas de fonctionnalités avancées en matière d'engagement et d'analyse post-évènementielle.
Forfaits professionnels : 100 à 500 dollars par mois
Conçue pour les organisations en pleine croissance qui organisent régulièrement des évènements virtuels.
Ce niveau ajoute généralement :
- Limites de participation plus élevées
- Fonctionnalités interactives telles que les sondages et les questions-réponses modérées
- Enregistrement des sessions et accès à la demande
- Personnalisation de l'image de marque et des pages d'inscription personnalisées
- Analyses approfondies et intégrations avec des outils marketing
✅ Idéal pour : les lancements de produits, les webinaires clients ou les programmes de formation entrent dans cet intervalle de prix.
Plateformes d'entreprise : 1 000 $+ par mois ou tarification personnalisée
Conçue pour les conférences à grande échelle, les évènements multi-pistes et les programmes de marketing pour l'entreprise.
Les tarifs pour les entreprises comprennent :
- Nombre illimité ou très élevé de participants
- Événements multi-sessions et multi-jours
- Outils avancés d'engagement et de modération
- Analyses détaillées des participants et de leur engagement
- Intégrations CRM et rapports d'attribution
- Assistance dédiée et accords de niveau de service (SLA)
✅ Idéal pour : les conférences virtuelles internationales, les programmes de croissance axés sur les évènements et les organisations pour lesquelles les évènements d'entreprise virtuels constituent un canal essentiel pour le pipeline, la marque ou l'engagement des employés.
💡 Conseil de pro : lorsque vous comparez des plateformes d'évènements virtuels, créez une fiche d'évaluation dans ClickUp à l'aide des champs IA pour faire automatiquement apparaître des informations utiles.
AI Fields peut générer des résumés, classer les exigences ou signaler les forces et les faiblesses de la plateforme en fonction de vos critères (par exemple, fonctionnalités d'engagement, profondeur des analyses, intégrations).
📚 En savoir plus : Votre guide pour la planification d'évènements virtuels
Comment choisir la bonne plateforme d'évènements virtuels
Vous vous demandez par où commencer ? Commencez ici. 👇
Étape 1 : Définissez les objectifs de votre évènement et votre public
Avant de comparer les outils, déterminez pourquoi vous organisez l'évènement et à qui il s'adresse. Posez-vous des questions telles que :
- L'évènement est-il axé sur la génération de prospects, la formation des clients, la formation ou la communication interne ?
- À quoi ressemble la réussite : inscriptions, participation en direct, engagement, impact sur le pipeline ou partage des connaissances ?
- Quel doit être le degré d'interactivité de l'évènement ?
- S'agira-t-il d'un évènement ponctuel ou d'un programme récurrent ?
- Organisez-vous un webinaire, une conférence virtuelle, un atelier ou un évènement hybride ?
💡 Conseil de pro : à cette étape, notez 3 à 5 critères de réussite mesurables. Exemples d'objectifs d'évènement :
- 25 % des participants prennent part à des sondages ou à des sessions de questions-réponses.
- Le nombre de vues à la demande dépasse le nombre de participants en direct dans les 14 jours.
- L'équipe commerciale assure le suivi auprès de tous les participants engagés dans les 48 heures.
Étape 2 : Évaluer les principales fonctionnalités de la plateforme
Évaluez les plateformes d'évènements virtuels en fonction du type d'évènement que vous organisez. Définissez les fonctionnalités indispensables et celles qui sont simplement souhaitables.
📌 Exemple : votre objectif principal est de générer davantage de prospects qualifiés pour votre marque. Votre plateforme doit vous permettre de collecter, d'enrichir et d'exploiter facilement les données des participants.
Fonctionnalités indispensables :
- Formulaires d'inscription intégrés ou intégrations CRM natives
- Suivi de la participation et de l'engagement au niveau des participants
- Exportation ou synchronisation automatisée des données pour les flux de travail de suivi
Fonctionnalités appréciables :
- Pages d'accueil ou thèmes personnalisables
- CTA personnalisés pendant ou après les sessions
- Une gamification légère pour accroître la participation
📌 Exemple : Votre évènement est axé sur le réseautage et la création de communautés. Dans ce cas, la qualité de l'interaction est plus importante que la qualité de la diffusion.
Fonctionnalités indispensables :
- Réseautage vidéo individuel ou en petits groupes
- Mise en relation facile des participants ou réseautage autour d'une table
- Modération claire et contrôle du temps
Fonctionnalités appréciables :
- Profils et intérêts des participants
- Messages post-évènementiels ou outils de suivi
📮 ClickUp Insight : Plus de la moitié des personnes interrogées utilisent quotidiennement trois applications ou plus, luttant contre la « prolifération des applications » et la dispersion des flux de travail.
Même si cela peut sembler productif et intense, votre contexte se perd simplement entre les différentes applications, sans parler de l'énergie dépensée à taper au clavier.
BrainGPT rassemble tout cela : parlez une seule fois, et vos mises à jour, tâches et notes atterrissent exactement là où elles doivent être dans ClickUp. Plus besoin d'activer/désactiver des applications, plus de chaos, juste une productivité centralisée et fluide.
Étape 3 : Évaluer les capacités d'intégration et d'automatisation
Les évènements virtuels n'existent pas de manière isolée. Ils sont liés aux flux de travail marketing, commerciaux, RH et opérationnels avant et après l'évènement.
Évaluez :
- Les données d'inscription et de participation sont-elles synchronisées avec votre CRM ou vos outils marketing ?
- Les signaux d'engagement (sondages, questions-réponses, temps de visionnage) peuvent-ils déclencher des suivis ?
- Pouvez-vous segmenter les participants en fonction de leur comportement ?
- Les intégrations sont-elles natives ou reposent-elles sur des exportations manuelles ?
- L'accès à l'API ou au webhook est-il disponible si vous avez besoin d'une personnalisation ?
Pourquoi les intégrations sont-elles un élément essentiel des fonctionnalités des logiciels de gestion d'évènements? Elles garantissent que les données relatives à l'évènement sont utilisées pour le suivi, les rapports et la planification future.
🚀 L'avantage de ClickUp : tandis que votre plateforme d'évènements virtuels gère l'expérience en direct, ClickUp for Marketing Teams agit comme le pilier opérationnel qui l'entoure.
Les équipes utilisent ClickUp pour :
- Coordonnez la planification, les validations et les échéanciers des évènements
- Gérez la préparation des intervenants, la création de contenu et les répétitions
- Suivez les actions post-évènementielles telles que les suivis, la réutilisation du contenu et les rapports.
- Effectuez l'automatisation des transferts entre le marketing, l'équipe commerciale et les opérations afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
Au lieu d'assembler des feuilles de calcul, des fils de discussion par e-mail et des outils de tâches, ClickUp regroupe toutes les tâches liées à l'évènement, ainsi que les actions déclenchées par les données de l'évènement, dans un environnement de travail connecté.
Étape 4 : Évaluer l'expérience utilisateur et l'assistance
Au-delà des fonctionnalités et des caractéristiques, vous voudrez qu'elle soit conviviale pour les utilisateurs.
Testez la plateforme et vérifiez si les participants peuvent s'y connecter facilement et sans difficulté. La plateforme doit disposer d'une interface intuitive pour les hôtes et les modérateurs.
📌 Test recommandé : avant la validation, organisez un test en direct avec de vrais intervenants et un petit public. Testez le flux d'inscription, les commandes du modérateur et la manière dont la plateforme gère les problèmes pendant la session.
Étape 5 : Tenez compte du budget, de l'évolutivité et du retour sur investissement
Enfin, comparez le coût et la valeur à long terme.
Ne vous arrêtez pas au prix mensuel et posez-vous les questions suivantes :
- La plateforme peut-elle s'adapter à l'augmentation du nombre de participants ?
- Fournit-elle des informations utiles pour améliorer les évènements futurs ?
- Cela réduira-t-il les efforts manuels ou créera-t-il de nouveaux frais généraux opérationnels ?
💰 Le retour sur investissement qui intéresse vos dirigeants lorsque vous organisez des évènements virtuels :
- Coût par participant engagé, et non pas seulement coût par inscription
- Impact sur le pipeline ou la conversion pour les évènements externes
- Valeur de réutilisation du contenu à partir d'enregistrements, de rediffusions et de Clips
- Gain de temps sur l'installation, la modération, la création de rapports et les suivis
Les meilleures plateformes d'évènements virtuels à découvrir
Voici la liste des plateformes d'évènements virtuels les plus populaires. 👇
1. ClickUp
Comparé aux autres outils de cette liste qui vous aident à organiser des évènements virtuels, ClickUp est la colonne vertébrale opérationnelle. Le premier espace de travail convergent au monde basé sur l'IA est l'endroit où vous planifiez, coordonnez, suivez, automatisez et mesurez le travail qui assure la réussite de ces expériences en direct.
Voici comment utiliser le logiciel de gestion d'évènements ClickUp 👇
Planifiez et structurez vos évènements dans un environnement de travail dédié
Commencez par créer un espace ClickUp dédié aux évènements virtuels ou aux campagnes d'évènements. Cet espace deviendra le centre de commande pour tout ce qui concerne la planification et l'exécution.
Chaque évènement est géré sous forme de liste dans l'espace. Ajoutez des tâches individuelles couvrant des activités telles que la prise de contact avec les intervenants, la finalisation de l'agenda, le contenu promotionnel, les répétitions et les suivis.
Les champs personnalisés permettent de suivre des informations essentielles telles que le type d'évènement, le public, le propriétaire, la région et la date de l'évènement. Les statuts personnalisés représentent les différentes étapes telles que la réception, la planification, la promotion, le jour de l'évènement et l'après-évènement.
Cette hiérarchie facilite la gestion d'évènements ponctuels ou de programmes répétitifs à grande échelle.
Recueillez les demandes et les commentaires à l'aide de formulaires
Standardisez la manière dont les évènements sont intégrés au système à l'aide des formulaires ClickUp. Les équipes marketing, RH ou internes soumettent des demandes avec des objectifs clairs, des informations sur le public, des échéanciers et des indicateurs de réussite.
Chaque envoi de formulaire crée automatiquement une tâche événementielle structurée avec des champs, des propriétaires et des statuts prédéfinis. Cela garantit que chaque évènement commence dans la clarté et élimine les allers-retours avant le début du travail.
Les formulaires sont également utilisés après l'évènement pour recueillir les commentaires des participants, les rétrospectives internes ou les évaluations des intervenants, afin de transmettre directement les informations recueillies à l'environnement de travail.
Utilisez les agents IA et BrainGPT pour la planification et l'analyse
Les Super Agents et BrainGPT de ClickUp ajoutent une intelligence contextuelle tout au long du cycle de vie de l'évènement.
Pendant la phase de planification, les équipes utilisent Brain pour résumer les exigences, rédiger des documents de déroulement du spectacle ou mettre en évidence les risques en fonction des dépendances entre les tâches.
Les super agents peuvent alors gérer les flux de travail de bout en bout, de la création de textes de promotion et la résumation des commentaires à l'analyse des données de performance liées à l'évènement, directement dans les tâches et les documents.
Grâce à sa capacité à prendre en compte le contexte, Brain répond à des questions telles que « Quels évènements sont menacés ce mois-ci ? » ou « Quels ont été les principaux facteurs d'engagement lors de notre dernier webinaire ? » en utilisant les données réelles des environnements de travail.
Automatisation de l'exécution des évènements avec ClickUp AI et Automatisations
Au cœur du système de gestion d'évènements de ClickUp se trouvent ses automatisations sans code. Ensemble, elles prennent en charge les tâches de coordination répétitives, permettant à votre équipe de se concentrer sur la planification et l'exécution à fort impact.
Une fois votre entonnoir d'évènements défini, ClickUp Automatisations font avancer le travail automatiquement en fonction de déclencheurs réels, plutôt que de mises à jour manuelles.
📌 Exemple : lorsqu'un formulaire d'idée d'évènement est soumis, ClickUp crée automatiquement une nouvelle tâche d'évènement et définit son statut sur « Intake » (Réception).
Lorsque toutes les sous-tâches pré-évènement sont achevées, la tâche parente passe à « Promotion en cours » sans que personne n'ait à intervenir.
Une fois la date de l'évènement passée, ClickUp met à jour le statut en « Suivi post-évènement » et attribue les tâches de collecte des commentaires et de débriefing interne.
L'IA de ClickUp facilite également l'attribution et la planification intelligentes des tâches.
Si votre équipe gère des évènements dans plusieurs régions, les tâches relatives aux évènements aux États-Unis peuvent être confiées à un responsable, tandis que celles relatives aux évènements au Royaume-Uni peuvent être confiées à un autre. L'IA peut même définir automatiquement les dates d'échéance des tâches et des sous-tâches afin que chaque échéance corresponde à l'échéancier de l'évènement.
Regardez cette vidéo pour découvrir comment ClickUp facilite l'attribution intelligente des tâches 👇
Utilisez le modèle de plan de projet d'évènement virtuel de ClickUp pour centraliser la planification.
Une fois que vous avez choisi la plateforme d'évènements virtuels qui vous convient le mieux, le prochain défi consiste à mettre vos plans à exécution sans chaos. Découvrez le modèle de plan de projet d'évènement virtuel de ClickUp.
Ce modèle sert de guide structuré pour l'ensemble du cycle de vie de votre évènement, regroupant toutes les tâches, les échéanciers, les responsables et les livrables dans un seul environnement de travail.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Définissez des jalons tels que les confirmations des intervenants, les répétitions et les dates de lancement.
- Organisez les tâches liées à la logistique, à la création de contenu, au marketing et à l’installation technique.
- Définissez des dépendances afin que rien ne commence avant que les conditions préalables ne soient achevées.
- Suivez la propriété et les échéances dans une vue centralisée.
- Coordonnez le travail interfonctionnel entre la production, le marketing et les opérations.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Utilisez ClickUp SyncUps pour la préparation des intervenants, les répétitions, les essais internes et les débriefings post-évènement. Capturez automatiquement vos notes et convertissez les décisions en tâches sans changer d'outil.
- Suivez l'avancement des tâches, les échéances à venir, les suivis et la charge de travail pour plusieurs évènements dans une seule vue grâce aux tableaux de bord ClickUp.
- Au cours de la phase initiale de planification, les tableaux blancs ClickUp vous aident à visualiser les agendas des évènements, le flux des sessions, le parcours des participants et les plans d'urgence.
- ClickUp Chat permet de garder les discussions relatives à l'évènement dans leur contexte. Les messages apparaissent à côté des tâches, des documents et des échéanciers, afin que les décisions ne se perdent pas dans les fils de discussion Slack ou les chaînes d'e-mails.
Limitations de ClickUp
- Un ensemble complet de fonctionnalités peut être intimidant pour un nouvel utilisateur.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 600 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 500 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Écoutez le témoignage d'un client ClickUp:
ClickUp nous permet à tous de travailler dans un seul programme et de collaborer sur l'évènement tout au long de la préproduction, mais aussi le jour même, en sachant que toutes les informations sont regroupées au même endroit.
ClickUp nous permet à tous de travailler dans un seul programme et de collaborer sur l'évènement tout au long de la préproduction, mais aussi le jour même, en sachant que toutes les informations sont regroupées au même endroit.
📚 En savoir plus : Le meilleur logiciel de gestion de projet pour gérer tout, du suivi des tâches à la communication avec les parties prenantes
2. Zoom Évènements
Zoom Events est une plateforme d'évènements virtuels tout-en-un. Elle vous aide à organiser des évènements en ligne immersifs, qu'il s'agisse de petites sessions ou d'évènements virtuels à grande échelle tels que des conférences de plusieurs jours ou des sommets d'entreprise.
Elle combine l'inscription, la billetterie, le réseautage et la gestion des sessions dans un environnement d'évènement virtuel unique.
Les outils Zoom permettent aux participants de se connecter et d'interagir facilement, tandis que les fonctionnalités avancées favorisent l'engagement et fournissent des analyses qui aident les organisateurs à comprendre le comportement du public et les résultats obtenus.
Les meilleures fonctionnalités de Zoom Events
- Hubs d’évènements avec inscription, billetterie et réseautage dans le hall pour un flux continu des participants
- Gestion d'évènements multisessions et de marque pour les grandes conférences virtuelles
- Résumés générés par l'IA et outils d'automatisation pour rationaliser le suivi de l'engagement et les informations
Limites de Zoom Events
- Si les participants peuvent rejoindre Zoom Events sans compte Zoom, l'organisateur ou l'hôte doit généralement disposer d'un forfait Zoom payant (via Workplace) avec une licence Réunions avant de pouvoir acheter ou activer les fonctionnalités de Zoom Events.
Tarifs Zoom Events pour les évènements
- Basique : Gratuit
- Pro : 16,99 $ /mois
- Business : 21,99 $ /mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Note : il s'agit des tarifs Zoom Workplace.
Évaluations et avis sur Zoom Events
- G2 : 4,5/5 (plus de 350 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 6 000 avis)
Que pensent les utilisateurs réels de Zoom Events ?
Écoutez le témoignage d'un utilisateur G2:
Le principal avantage de Zoom réside dans son intégration avec d'autres plateformes pour transcrire les réunions. Nous utilisons Fellow pour enregistrer les appels de notre entreprise et nous n'avons rencontré aucun problème pour le configurer. J'apprécie également toutes les options de filtrage et de paramètres, les autres plateformes ne peuvent tout simplement pas rivaliser.
Le principal avantage de Zoom réside dans son intégration avec d'autres plateformes pour transcrire les réunions. Nous utilisons Fellow pour enregistrer les appels de notre entreprise et nous n'avons rencontré aucun problème pour le configurer. J'apprécie également toutes les options de filtrage et de paramètres, les autres plateformes ne sont tout simplement pas à la hauteur.
🧩 Avantage ClickUp : l'écosystème d'intégrations de ClickUp relie vos principaux outils de travail, afin que la planification, l'exécution et le suivi soient en flux continu sans heurts.
Synchronisez les évènements de votre calendrier, les données CRM, les déclencheurs d'automatisation marketing, les bibliothèques de fichiers, les applications de communication et les systèmes d'analyse directement dans ClickUp.
Grâce à l'intégration de Zoom à ClickUp, vous pouvez démarrer ou rejoindre des réunions Zoom directement à partir des tâches ClickUp, des documents ou du chat ClickUp.
Les liens vers les réunions, les enregistrements et les détails restent liés au travail concerné. Cela vous aide à gérer les répétitions des intervenants, les répétitions internes et les débriefings post-évènement dans leur contexte.
Au lieu de rechercher des liens ou des notes dans différents outils, les équipes lient directement les activités liées à Zoom aux tâches et à l'échéancier de l'évènement, ce qui réduit les problèmes de coordination avant et après l'évènement.
3. Goldcast
Vous pouvez utiliser Goldcast.io pour organiser des webinaires, des sommets virtuels en plusieurs sessions, des événements hybrides et des séries continues. La plateforme va au-delà des sessions en direct en aidant les équipes à réutiliser le contenu des évènements et à élargir leur audience.
Grâce à des outils qui vous permettent de capturer les intentions comportementales et de les intégrer à votre infrastructure technologique, Goldcast vous aide à transformer l'engagement lors d'un évènement en un impact mesurable sur votre pipeline.
Goldcast vous permet de favoriser l'engagement grâce à des sondages, des questions-réponses vidéo, des GIF, etc.
En tant qu'organisateur d'évènements, vous pouvez utiliser le tableau de bord Goldcast pour obtenir des informations sur les performances de l'évènement. Vous avez accès à des analyses avancées, notamment sur la distribution des participants et des entreprises.
Les meilleures fonctionnalités de Goldcast
- Réutilisez le contenu de vos évènements à grande échelle avec Content Lab, qui utilise l'IA pour transformer les sessions en courts clips, blogs et ressources prêtes à être publiées sur les réseaux sociaux, afin d'augmenter le retour sur investissement de vos évènements.
- Enregistrez et produisez des sessions de haute qualité grâce au studio d'enregistrement intégré pour les podcasts, les démonstrations et les conférences préenregistrées.
- Automatisez l'analyse et l'optimisation du contenu grâce à des agents IA qui mettent en évidence les moments forts et génèrent des informations utiles.
Limites de Goldcast
- Si vous utilisez principalement cette plateforme pour organiser fréquemment de petits webinaires ou des réunions internes, Goldcast peut vous sembler excessif.
Tarifs Goldcast
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Goldcast
- G2 : 4,7/5 (plus de 200 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
Que disent les utilisateurs réels à propos de Goldcast ?
Écoutez le témoignage d'un utilisateur G2:
Elle peut accueillir un grand nombre d'évènements simultanés. La temporisation des évènements simplifie le flux de travail de production et réduit les coûts.
Elle peut accueillir un grand nombre d'évènements simultanés. La temporisation des évènements simplifie le flux de travail de production et réduit les coûts.
📚 En savoir plus : Meilleur logiciel de gestion de projet pour les évènements
4. Livestorm
Livestorm est une plateforme d'évènements virtuels basée sur un navigateur, conçue pour héberger de manière fluide des webinaires, des réunions en ligne et des évènements virtuels à grande échelle. Les participants et les organisateurs d'évènements n'ont pas besoin de télécharger d'autres logiciels ni d'effectuer une installation complexe.
Elle est un fournisseur de solutions d'engagement flexibles, d'analyses claires et de intégrations robustes qui aident les équipes à organiser des évènements soignés et à recueillir des informations exploitables.
Livestorm combine des fonctionnalités interactives avec de solides connexions marketing et CRM, ce qui le rend idéal pour les webinaires récurrents, les démonstrations de produits et les programmes de formation des clients.
Ses capacités d'IA et de diffusion en direct favorisent la création et la distribution efficaces de contenu, aidant ainsi les équipes à accroître la valeur de chaque évènement.
Les meilleures fonctionnalités de Livestorm
- Obtenez des résumés, des transcriptions et des recommandations de contenu automatisés grâce à Livestorm IA.
- Élargissez votre audience grâce à la rediffusion intégrée, qui permet aux organisateurs de diffuser des sessions en direct simultanément vers plusieurs destinations et de toucher un public plus large.
- Ajoutez une personnalisation de marque (couleurs, logo et image d'arrière-plan) à chaque salle d'évènement.
Limites de Livestorm
- Des options avancées de personnalisation et de branding sont disponibles dans les forfaits haut de gamme.
Tarifs Livestorm
- Pro : 105 € / mois (facturé annuellement)
- Entreprise : tarification personnalisée
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Livestorm
- G2 : 4,4/5 (plus de 1 500 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 400 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Livestorm ?
Écoutez le témoignage d'un utilisateur G2:
J'utilise Livestorm pour organiser des réunions en ligne, des webinaires et des évènements virtuels, car c'est notre plateforme de prédilection pour les présentations en direct et les sessions de formation interactives. J'apprécie le fait que la meilleure plateforme d'évènements virtuels allie simplicité et fonctions adéquates. L'installation initiale de Livestorm s'est déroulée sans encombre et de manière très simple. De plus, l'utilisation de Livestorm avec d'autres outils permet de rationaliser notre flux de travail grâce à ses intégrations.
J'utilise Livestorm pour organiser des réunions en ligne, des webinaires et des évènements virtuels, car c'est notre plateforme de prédilection pour les présentations en direct et les sessions de formation interactives. J'apprécie le fait que la meilleure plateforme d'évènements virtuels allie simplicité et fonctionnalités adaptées. L'installation initiale de Livestorm s'est déroulée sans encombre et de manière très simple. De plus, l'utilisation de Livestorm avec d'autres outils et les intégrations permettent de rationaliser notre flux de travail.
5. Airmeet
Airmeet est une plateforme d'évènements virtuels conçue pour les équipes qui organisent des webinaires interactifs, des conférences et des évènements hybrides nécessitant un engagement et un contrôle opérationnel.
Elle aide les organisateurs à comprendre ce qui fonctionne grâce à AirIntel, qui met en évidence les tendances en matière d'engagement, le comportement des participants et les indicateurs de performance. Ces données servent de base à la planification future et aux suivis.
Les sessions en direct sont produites via AirStudio, une interface de qualité professionnelle qui permet aux animateurs de contrôler avec précision la disposition, les médias et les éléments de streaming.
En coulisses, AirControl centralise la configuration des évènements, la gestion des accès, la planification et la modération en temps réel.
Les meilleures fonctionnalités d'Airmeet
- Renforcez l'inclusivité grâce à une assistance intégrée pour l'accessibilité, en veillant à ce que les sous-titres, la navigation au clavier et les fonctionnalités d'assistance soient accessibles à tous.
- Rationalisez les opérations liées aux évènements à l'aide d'AX360, la plateforme d'expérience unifiée d'Airmeet qui regroupe la planification, l'exécution et l'analyse en un seul endroit.
- Offrez des environnements virtuels entièrement personnalisés grâce à des fonctionnalités de marque blanche.
Limites d'Airmeet
- Le processus d'intégration sur Airmeet peut s'avérer délicat pour les nouveaux utilisateurs, en particulier pour les intervenants ou les participants qui sont moins à l'aise avec la technologie.
Tarifs Airmeet
- Webinaires Premium : à partir de 199 $/mois
- Événements : Tarifs personnalisés
- Événements gérés : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Airmeet
- G2 : 4,6/5 (plus de 700 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 150 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos d'Airmeet ?
Écoutez le témoignage d'un utilisateur G2:
Ce que j'apprécie le plus, c'est la fonctionnalité de réseautage : la possibilité de passer d'une table virtuelle à l'autre et de discuter en temps réel par vidéo donne à l'événement un caractère unique, semblable à celui d'une conférence. Elle reproduit mieux l'expérience en personne que la plupart des autres plateformes.
Ce que j'apprécie le plus, c'est la fonctionnalité de réseautage : pouvoir passer d'une table virtuelle à l'autre et discuter en temps réel par vidéo donne une impression unique, comme lors d'une conférence. Elle reproduit mieux l'expérience en personne que la plupart des autres plateformes.
Erreurs courantes à éviter lors du choix d'une plateforme d'évènements virtuels
Voici quelques pièges courants à éviter :
❌ 1. Surévaluer des fonctionnalités que vous n'utiliserez pas réellement
De nombreuses plateformes semblent impressionnantes dans les démonstrations, car elles présentent toutes les fonctionnalités possibles. Dans la pratique, vous vous appuyez sur un petit sous-ensemble qui fournit directement l’assistance nécessaire pour atteindre les objectifs de votre évènement.
Acheter une plateforme parce qu'elle fait tout conduit souvent à une certaine complexité, à un faible taux d'adoption et à une certaine confusion pendant les évènements en direct. Les fonctionnalités qui ne correspondent pas à vos indicateurs de réussite de l'étape 1 ne doivent pas influencer votre décision.
❌ 2. Ignorer les flux de travail post-évènementiels
Les équipes se concentrent souvent sur l'expérience en direct et oublient que la véritable valeur des évènements virtuels réside souvent au-delà de la session elle-même.
Si une plateforme rend difficile l'accès aux données d'engagement, le segment des participants, le déclenchement de suivis ou la réutilisation d'enregistrements, vous limitez votre retour sur investissement.
❌ 3. Sous-estimer les lacunes en matière d'intégration
Certaines plateformes prétendent offrir des intégrations, mais reposent en grande partie sur des exportations manuelles ou la synchronisation partielle des données.
Ces lacunes ralentissent les suivis, faussent les rapports et créent un surcroît de travail pour les équipes marketing, commerciales ou RH. Au fil du temps, cette fragmentation réduit la confiance dans les données relatives aux évènements et affaiblit la prise de décision.
❌ Négliger l'expérience mobile
Une grande partie des participants se connectent aux évènements virtuels à partir d'appareils mobiles. Si l'expérience mobile de la plateforme est peu pratique ou difficile à naviguer, l'engagement diminue rapidement.
📚 Pour en savoir plus : Le processus de conception créative, avec des exemples et des étapes
🧠 Anecdote : la réunion annuelle du Forum économique mondial est l'un des évènements les plus coûteux au monde, avec un prix d'entrée standard d'environ 40 000 dollars par personne. Cet évènement attire des dirigeants mondiaux, des milliardaires et des cadres supérieurs, ce qui en fait l'un des rassemblements professionnels les plus exclusifs.
Conseils bonus pour choisir votre outil
Sur la base de notre expérience, voici quelques conseils supplémentaires que vous pouvez utiliser :
1. Testez le parcours des participants du début à la fin
Une expérience fluide pour les participants peut faire ou défaire votre évènement. Voici les éléments à vérifier :
- Inscription > Confirmation > Accès à l'évènement (testez ce flux à la fois sur bureau et sur mobile)
- Vérifiez s'il existe des points de friction tels que des exigences de connexion, le fait de télécharger des applications et une navigation confuse.
- Évaluez la vitesse d'entrée après avoir cliqué sur « Rejoindre l'évènement ».
- Rejoignez l'expérience pour différents types de navigateurs
N'oubliez pas que si le parcours nécessite plus de 2 ou 3 clics, le taux d'abandon augmente considérablement.
📊 Perspective stratégique : les stands virtuels changent la façon dont les acheteurs évaluent les fournisseurs.
Dans les évènements physiques, les visites des stands sont motivées par l'emplacement, la fréquentation et la dynamique sociale. Dans les évènements virtuels, les visites des stands sont motivées par l'intention.
Les participants cliquent sur les stands lorsque quelque chose correspond à une session qu'ils viennent de regarder, à un problème qu'ils étudient ou à un suivi qu'ils souhaitent explorer. Il en résulte moins d'interactions avec les stands virtuels, mais celles-ci sont nettement plus qualifiées.
2. Effectuez un test de résistance pour vérifier la qualité du streaming sur tous les appareils
Effectuez un test de résistance avec votre propre équipe. Vérifiez les performances de streaming pendant les heures de pointe, dans des scénarios de faible bande passante, avec des hotspots mobiles, des changements de navigateur, etc. Évaluez soigneusement :
- Y a-t-il un décalage audio ?
- À quelle vitesse la vidéo se stabilise-t-elle ?
- Existe-t-il des mécanismes de secours en cas de mauvaise connexion Internet ?
💡 Conseil de pro : demandez la carte de distribution CDN de la plateforme. Si elle n'utilise pas de nœuds CDN à l'échelle mondiale, les participants internationaux pourraient rencontrer des problèmes de mise en mémoire tampon.
3. Évaluez le degré réel d'intégration
La plateforme que vous avez choisie peut présenter une liste de 50 intégrations, mais 80 % d'entre elles sont unidirectionnelles. Par exemple, vous devez vérifier :
- Les données CRM sont-elles synchronisées dans les deux sens ?
- Quels champs d'analyse postérieure pouvez-vous intégrer à votre base de données ?
- La plateforme prend-elle en charge la synchronisation en temps réel ?
- Les indicateurs d'engagement sont-ils mappés sur les fiches de contact ?
📚 En savoir plus : Les meilleurs outils marketing basés sur l'IA pour rationaliser vos efforts
Checklist : ce qu'il faut faire et ne pas faire lors de l'évaluation d'une plateforme
| ✅ À faire | ❌ À ne pas faire |
| Définissez clairement les objectifs de l'évènement avant de présélectionner les outils | Commencez les démonstrations sans savoir à quoi ressemble la réussite |
| Adaptez les plateformes virtuelles au type d'évènement que vous organisez (webinaire, conférence, hybride). | Partons du principe qu'une plateforme fonctionne aussi bien pour tous les formats d'évènements. |
| Donnez la priorité aux fonctionnalités d'engagement liées à vos objectifs | Choisissez des outils en fonction de fonctionnalités tape-à-l'œil que vous n'utiliserez pas. |
| Réalisez un projet pilote réaliste avec de vrais intervenants et de vrais flux de travail. | Ne vous fiez qu'aux démonstrations de l'équipe commerciale soignées |
| Testez le flux d'inscription des participants et les commandes du modérateur. | Ne tenez pas compte de l'expérience des organisateurs d'évènements sous pression en direct. |
| Évaluez les analyses au-delà du nombre de visiteurs | Considérez l'inscription et la participation comme des indicateurs suffisants. |
| Vérifiez les intégrations CRM et marketing pendant les essais | Partons du principe que « intègre » signifie un flux de données transparent. |
| Évaluez l'évolutivité pour les évènements futurs, pas seulement pour ceux d'aujourd'hui. | Optimisez uniquement en fonction de la taille actuelle de votre audience |
| Tenez compte des efforts opérationnels et des coûts cachés | Comparez les plateformes uniquement sur le prix |
| Planifiez les flux de travail et les suivis post-évènementiels | Considérez les évènements comme des opérations ponctuelles |
📚 En savoir plus : Meilleur logiciel de planification de projet
Organisez des évènements virtuels à fort impact avec ClickUp
Pour choisir une plateforme d'évènements virtuels, il faut avant tout trouver un outil qui facilite le travail de votre équipe.
Vous avez besoin d'une plateforme qui fournit l'assistance pour tout le travail effectué avant, pendant et après l'évènement.
ClickUp est la meilleure solution pour ce qui est à faire.
Alors que votre logiciel d'évènement virtuel gère l'expérience en direct, ClickUp regroupe la planification, la coordination, l'automatisation et la mesure en un seul endroit.
Grâce à l'IA, aux automatisations et aux agents intégrés dans un seul environnement de travail, ClickUp devient la colonne vertébrale opérationnelle des évènements virtuels de toute taille. Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.
FAQ
Les fonctionnalités indispensables d'une plateforme d'évènements virtuels comprennent : un streaming en direct fiable, des fonctionnalités intégrées pour impliquer le public telles que discuter, réaliser des sondages et répondre aux questions, des contrôles d'inscription et d'accès flexibles, l'enregistrement des sessions avec visionnage à la demande et des analyses avancées.
Les plateformes d'évènements virtuels s'intègrent aux outils de marketing et de CRM. Cela se fait via des intégrations natives, des API ou des webhooks. Ces intégrations permettent de synchroniser automatiquement les données d'inscription, de participation et d'engagement. Cela est important car il est plus facile de segmenter les participants, de déclencher des suivis et de suivre les résultats sans avoir à effectuer d'exportations manuelles.
Parmi les indicateurs clés à suivre, citons les niveaux d'engagement, la rétention des sessions, les actions de suivi telles que les demandes de démonstration ou les téléchargements de contenu, et le visionnage à la demande. Vous pouvez également calculer le coût par participant engagé et évaluer comment les informations recueillies sur l'évènement permettent d'améliorer les formats, les messages et les performances globales à l'avenir.
Les plateformes de webinaires sont conçues pour des évènements de réseautage plus simples, en une seule session. Elles diffusent du contenu avec une interaction basique. Les plateformes de conférences virtuelles prennent en charge plusieurs sessions, des agendas complexes, la gestion des intervenants et un engagement plus riche entre les différentes pistes. Si votre évènement comprend des sessions parallèles ou s'étend sur plusieurs jours, une plateforme de conférence est généralement plus adaptée.
ClickUp aide les équipes à gérer tout ce qui concerne l'évènement virtuel. Alors que la plateforme événementielle se charge de l'hébergement et de l'engagement, ClickUp prend en charge la planification des échéanciers, la coordination des intervenants, les validations, la collaboration et le suivi post-évènementiel dans un seul environnement de travail, rendant ainsi l'exécution de l'évènement plus cohérente et plus facile à adapter.