Chez ClickUp HQ, nous documentons tout. Notre processus d'intégration, notre flux de travail de révision du contenu et même le système de nommage particulièrement étrange inventé par quelqu'un il y a trois ans.
Il y a quelques années, nous perdions énormément de temps dans le travail de documentation. Mettre en forme les documents prenait une éternité, les gens enregistraient différentes versions un peu partout et les processus dérivaient dès qu'un membre quittait l'équipe.
Nous avons découvert cette lacune, mais ce n'est que plusieurs mois plus tard que les choses ont commencé à se détériorer. Heureusement, notre tentative pour nous sauver a été une réussite : nous avons créé ClickUp Docs! 🤩
Puis, ClickUp Brain est arrivé, rédigeant toutes nos procédures opératoires normalisées à partir d'une simple invitation et d'instructions.
Dans cet article, nous vous dévoilons comment ClickUp utilise AI Docs pour simplifier la création de procédures opératoires normalisées, transformant ce qui était autrefois un processus manuel fastidieux en une tâche rapide, intelligente et (osons le dire) plutôt satisfaisante. 📝
Qu'est-ce que les documents AI dans ClickUp ?
Les AI Docs de ClickUp sont des documents intelligents optimisés par ClickUp Brain, conçus pour aider les équipes à créer, gérer et collaborer efficacement sur du contenu.
Ils utilisent l'IA pour rédiger, résumer et organiser les informations, ce qui facilite la création de procédures opératoires normalisées, de wikis et de documentation de projet directement dans votre environnement de travail.
ClickUp étant le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, vos procédures opératoires normalisées cohabitent avec les tâches, les projets et les flux de travail qu'elles documentent, et non dans des outils distincts qui nécessitent un changement de contexte.
Cela élimine la prolifération des tâches en conservant la documentation liée au travail réel. Ainsi, lorsque les processus changent, vos procédures opératoires normalisées peuvent être mises à jour dans leur contexte plutôt que de devenir des fichiers obsolètes que personne ne pense à maintenir à jour.
🎥 L'IA peut faciliter la rédaction de documents, qu'il s'agisse de guides d'utilisation, de procédures opératoires normalisées, de contrats juridiques ou de descriptions de produits. Dans cette vidéo, nous vous montrerons exactement comment utiliser l'IA pour rédiger de la documentation à l'aide d'exemples concrets et de suggestions éprouvées.
Pourquoi les procédures opératoires normalisées sont-elles importantes pour les équipes ?
Nous considérons les procédures opératoires normalisées comme le guide stratégique de notre équipe. Elles nous aident tous à rester sur la même longueur d'onde et à accomplir notre travail de manière optimale à chaque fois.
Voici pourquoi l’effort en vaut la peine. 👀
✅ Assurez la cohérence entre les processus
Lorsque nous rédigeons des procédures opératoires normalisées pour nos tâches clés, nous créons une norme fiable qui garantit un niveau de qualité élevé.
Tous nos clients bénéficient de la même expérience exceptionnelle, qu'ils travaillent avec notre nouveau membre de l'équipe ou avec quelqu'un qui est là depuis des années. Des instructions claires réduisent les erreurs, accélèrent l'intégration et évitent à tout le monde de perdre du temps à se demander « Attendez, comment on fait déjà ça ? ».
🔍 Le saviez-vous ? Le psychologue cognitif George Miller a proposé que l'être humain moyen puisse retenir environ 7 (plus ou moins 2) « blocs » d'informations dans sa mémoire à court terme. Dans la conception des procédures opératoires normalisées, cela suggère de ne pas surcharger une seule étape avec trop de sous-étapes ou de points de données.
✅ Réduisez les lacunes en matière de connaissances
Que se passe-t-il lorsqu'un de nos collaborateurs clés part en vacances ou change de rôle ? Sans procédures opératoires normalisées, leurs connaissances tacites disparaissent avec eux.
Les procédures opératoires normalisées permettent à notre équipe la plus expérimentée de documenter les raccourcis, les exceptions et les erreurs passées, garantissant ainsi que ses connaissances profitent à tous.
✅ Améliorez l'efficacité et la conformité
Les procédures opératoires normalisées nous font gagner des heures chaque semaine, en nous évitant de réinventer des solutions que nous avons déjà trouvées. Nous pouvons nous référer à des exemples de procédures opératoires normalisées passés et concentrer notre énergie sur de nouveaux défis au lieu de refaire les bases.
La conformité devient également plus facile pour nous. Lors des audits, nous pouvons présenter des procédures claires qui montrent exactement comment nous traitons les données sensibles et maintenons la qualité, ce qui réduit les risques et nous donne l'assurance que nous faisons les choses correctement.
📮 ClickUp Insight : 44 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage s'en tiennent à 1 à 5 onglets lorsqu'elles naviguent sur Internet, mais 8 % vivent dans le « chaos » avec plus de 31 onglets ouverts.
Même si ce n'est pas toujours intentionnel, cela arrive aux meilleurs d'entre nous : un tableau Miro pour le brainstorming, un document Google Doc pour les procédures opératoires normalisées, un onglet de gestion de projet, puis ChatGPT pour une assistance supplémentaire. 👀
Mais chaque passage d'une application ou d'une fenêtre à l'autre ajoute une charge mentale supplémentaire, qui réduit votre capacité de concentration et vous donne l'impression d'être dispersé.
Avec ClickUp, vous pouvez centraliser tous vos outils : tableaux blancs, documents, tâches, recherche sur le Web, modèles d'IA tels que ChatGPT, Gemini et Claude, et bien plus encore, dans un seul environnement de travail convergent basé sur l'IA. Il est temps de mettre fin aux changements de contexte et de fermer définitivement ces onglets supplémentaires !
Principales fonctionnalités de ClickUp AI Docs pour les procédures opératoires normalisées
Voici les principales fonctionnalités IA dont vous bénéficiez. 👇
Rédaction assistée par IA des modèles et du contenu des procédures opératoires normalisées
Auparavant, nous passions beaucoup trop de temps à créer des procédures opératoires normalisées à partir de zéro.
ClickUp Brain a changé cela pour nous. Désormais, nous ouvrons un document, tapons un « / » (barre oblique), décrivons ce dont nous avons besoin et obtenons un brouillon fonctionnel.
Voici comment cela se passe : nous avions besoin de documenter notre nouveau processus de révision éditoriale. Nous avons invité ClickUp Brain à générer la structure initiale, telle que les sections relatives aux exigences d'envoi, aux critères de révision, aux étapes d'approbation et aux protocoles de retour d'information.
Nous l'avons personnalisé pour le flux de travail de notre équipe en environ 20 minutes (ce qui aurait pris plus de deux heures 😮💨).
📌 Exemple de consigne : Créer des procédures opératoires normalisées pour notre processus de révision éditoriale, comprenant les directives d'envoi, les critères de révision, les étapes d'approbation et les procédures de retour d'information. Les mettre en forme avec des titres, des étapes numérotées et de l'espace pour les captures d'écran.
Collaboration en temps réel au sein de l'équipe grâce aux commentaires et aux modifications en cours
Nous travaillons ensemble sur les procédures opératoires normalisées en temps réel, ce qui évite tout problème de contrôle des versions des documents.
Notre équipe de contenu, nos concepteurs et nos chefs de projet effectuent toutes les modifications en cours sur le même document grâce à la fonction Collaboration Detection de ClickUp. Ainsi, lorsqu'une personne identifie un problème qui nécessite une mise à jour dans notre processus de transfert de conception, elle le résout pendant que les autres continuent à peaufiner leurs sections.
ClickUp Brain nous aide également à donner un sens aux longues discussions. Lorsque nous débattons des améliorations à apporter aux processus dans les commentaires, cela donne souvent lieu à des dizaines de messages échangés. L'outil de documentation IA lit l'intégralité du fil de discussion et résume les décisions clés et les éléments à prendre.
De plus, lorsqu'un utilisateur suggère « Nous devrions ajouter un modèle de rapport de bogue » dans un commentaire attribué ClickUp, la plateforme le convertit automatiquement en une tâche avec un responsable assigné.
Nous avons récemment révisé nos procédures opératoires normalisées d'intégration des clients avec la contribution de plusieurs membres de l'équipe. Tout le monde a laissé des commentaires suggérant des améliorations, et ClickUp Brain a extrait les points consensuels sur lesquels nous étions tous d'accord.
Il a également créé des tâches ClickUp distinctes pour les éléments nécessitant un travail supplémentaire, comme la création de modèles d'e-mails et la configuration de l'automatisation.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Chat pour discuter des brouillons de procédures opératoires normalisées directement à côté du document sans passer par e-mail ou Slack. Identifiez les experts en la matière pour qu'ils examinent des sections spécifiques, posent des questions de clarification sur les étapes du processus et obtiennent un retour immédiat.
Le chat propose des discussions en fil de discussion qui restent en connexion avec les procédures opératoires normalisées, afin que vous ne perdiez jamais de vue le contexte expliquant pourquoi certaines procédures ont été documentées d'une manière particulière.
Contrôle de version pour suivre les modifications au fil du temps
Nous expérimentons nos processus, et parfois ces expériences ne fonctionnent pas.
ClickUp Docs enregistre automatiquement chaque version, ce qui nous permet de voir qui a apporté des modifications, de comparer les versions côte à côte et de restaurer les itérations précédentes si nécessaire.
Par exemple, l'équipe marketing a effectué une modification en cours de ses procédures opératoires normalisées de publication de contenu afin d'y inclure un point de contrôle supplémentaire. Après quelques semaines, elle a remarqué que l'échéancier de publication s'était considérablement allongé. Elle a alors consulté l'historique des versions, comparé le processus actuel au précédent et identifié l'origine du goulot d'étranglement.
À partir de là, il a été facile de restaurer la version simplifiée qui correspondait mieux au rythme de notre équipe.
L'historique des versions facilite également les efforts de formation.
Les nouveaux membres de l'équipe examinent l'évolution de la procédure opératoire normalisée de lancement du projet afin de comprendre comment le processus a été affiné au fil du temps. Ils voient quelles étapes ont été ajoutées pour résoudre des problèmes spécifiques et lesquelles ont été supprimées parce qu'elles n'apportaient aucune valeur ajoutée.
🔍 Le saviez-vous ? Notre cerveau mémorise mieux les informations lorsque nous les produisons activement (en écrivant, en parlant) plutôt que lorsque nous nous contentons de les lire. Lorsque vous rédigez ou effectuez la modification en cours des procédures opératoires normalisées, demandez à votre équipe de « prononcer les étapes à voix haute » ou de « vous guider tout au long du processus » afin de mieux les mémoriser.
Intégration avec les tâches, les checklists et les flux de travail
Nous élaborons nos procédures opératoires normalisées pour faciliter le travail quotidien, et non pour les laisser dormir dans un dossier.
Par exemple, l'équipe chargée de la réussite client se réfère aux procédures opératoires normalisées d'escalade client et suit les listes de contrôle intégrées pour résoudre les problèmes. Chaque élément de checklist peut générer des sous-tâches avec des attributions et des délais.
ClickUp Brain rationalise cette connexion. Lorsque l'équipe rédige des procédures opératoires normalisées détaillées pour les revues trimestrielles, elle met en évidence des sections spécifiques et demande à l'IA de créer des tâches basées sur ce contenu. La gestion de projet par l'IA génère une liste de tâches avec des suggestions d'assignataires basées sur les modèles de l'environnement de travail.
Les procédures opératoires normalisées, les checklists et les flux de travail restent connectés, de sorte que les mises à jour apportées à l'un sont répercutées sur les autres.
👀 Le saviez-vous ? Selon Forrester Research , sur une période de trois ans, les organisations utilisant ClickUp ont obtenu un retour sur investissement (ROI) estimé à 384 %. Ces organisations ont généré environ 3,9 millions de dollars américains de revenus supplémentaires grâce à des projets rendus possibles ou améliorés par ClickUp.
Capacité à générer automatiquement des procédures opératoires normalisées à partir de processus existants
Nous avons achevé des centaines de projets, et bon nombre de nos processus efficaces ont été développés de manière organique grâce aux commentaires et aux discussions sur les tâches.
ClickUp Brain analyse le travail existant et élabore des procédures opératoires normalisées basées sur les modèles que nous suivons déjà. Nous pouvons l'inviter à examiner nos lancements de sites web achevés et à générer un modèle de SOP basé sur ce qui donne systématiquement de bons résultats.
L'année dernière, nous avons utilisé ClickUp Brain pour comprendre nos directives de marque. Notre équipe de conception répondait fréquemment à des questions récurrentes sur l'utilisation des ressources de la marque. Nous avons demandé à ClickUp Brain d'analyser six mois de commentaires et de tâches connexes, puis de générer des procédures opératoires normalisées. Il en a résulté un document complet reflétant nos pratiques réelles. Nous l'avons brièvement peaufiné et publié à l'intention de l'équipe.
Nous utilisons également l'intégration de l'IA pour aligner la documentation des processus sur la réalité.
Lorsque nous avons remarqué que nos pratiques d'intégration des clients avaient évolué au-delà de ce que décrivaient nos procédures opératoires normalisées, nous avons demandé à ClickUp Brain d'analyser nos récents projets d'intégration et de suggérer des mises à jour.
L'outil d'IA a identifié trois étapes que nous avions intégrées à notre flux de travail et deux étapes que nous avions supprimées, que nous avons modifiées en cours afin de maintenir les connaissances à jour.
💡 Astuce pratique : organisez des ClickUp SyncUps lorsque vous formez de nouveaux membres de l'équipe aux procédures opératoires normalisées ou que vous passez en revue les mises à jour des processus avec votre équipe.
Utilisez ensuite ClickUp Brain pour transcrire automatiquement la réunion, extraire les points clés discutés et convertir les questions ou les cas particuliers en ajouts à votre documentation des procédures opératoires normalisées. Ainsi, les connaissances tribales partagées verbalement sont également consignées dans vos procédures officielles.
📖 À lire également : Les meilleurs outils logiciels pour les procédures opératoires normalisées
Comment les équipes utilisent-elles AI Docs pour créer des procédures opératoires normalisées ?
Dans cette section, nous vous dévoilons tout. Voici comment nous utilisons réellement l'IA pour la documentation en interne. 📝
Rédiger rapidement de nouvelles procédures opératoires normalisées
Nous avons enregistré toute une série de modèles Doc pour différents types de procédures opératoires normalisées. Lorsque nous devons documenter un nouveau processus, nous choisissons le modèle approprié et demandons à ClickUp Brain de le personnaliser.
La dernière fois que nous avons lancé une fonctionnalité majeure, nous avons utilisé notre modèle de lancement de fonctionnalité et avons demandé à l'IA d'ajuster les sections en fonction de nos besoins. Cela nous a permis de conserver une structure cohérente tout en ajoutant les spécificités de ce lancement particulier.
Nous incluons des captures d'écran, des tableaux, des vidéos et tout autre support visuel permettant de clarifier le processus.
Notre SOP de révision de conception comprend des captures d'écran réelles de notre outil de commentaires et un tableau indiquant la durée de chaque étape de révision. ClickUp Brain nous aide à déterminer où placer ces visuels afin que les utilisateurs puissent réellement suivre le processus.
🔍 Le saviez-vous ? Dans la théorie de la mémoire, le terme « interférence » signifie que les nouveaux souvenirs peuvent nuire au rappel des anciens (rétroactif) ou que les informations antérieures peuvent bloquer les nouveaux souvenirs (proactif). Dans les documents : évitez d'enfouir les mises à jour ou les modifications dans un texte dense. Faites en sorte qu'elles soient distinctes afin qu'elles ne se « fondent » pas dans le fouillis de la mémoire.
Mise à jour des procédures opératoires normalisées existantes
Les processus évoluent, et nos procédures opératoires normalisées doivent suivre le rythme. Lorsqu'une mise à jour est nécessaire, nous mettons en évidence la section concernée et demandons à ClickUp Brain de la réécrire.
Parfois, nous nous rendons compte que nous avons été trop techniques, alors nous simplifions le langage. D'autres fois, un processus a changé et nous devons réécrire toute une section pour qu'elle corresponde à ce que nous faisons réellement maintenant.
📌 Exemple d'invite, instructions : Réécrivez cette étape dans un langage simple et concret que tous les membres de l'équipe peuvent comprendre.
💡 Conseil de pro : enregistrez des Clips ClickUp lorsque les membres de l'équipe effectuent des procédures complexes difficiles à décrire uniquement par le texte. Les enregistrements d'écran avec voix off montrent exactement comment naviguer dans le logiciel, résoudre les problèmes courants ou achever des processus en plusieurs étapes.
Ensuite, intégrez ces clips vidéo directement dans vos documents de procédures opératoires normalisées afin que les procédures comprennent à la fois des étapes écrites et des démonstrations visuelles.
Partage et permissions
Le fait de recueillir les commentaires de toutes les personnes qui effectuent réellement le travail améliore considérablement nos procédures opératoires normalisées.
ClickUp Docs nous permet de définir des permissions détaillées pour déterminer qui peut voir, commenter ou modifier chaque document ou page. Nous pouvons partager des documents avec l'ensemble de notre environnement de travail (à l'exception des invités), y compris des personnes ou des équipes spécifiques, ou même inviter des utilisateurs externes par e-mail.
Par ailleurs, les permissions dans ClickUp suivent une hiérarchie : les permissions au niveau des documents prévalent sur les paramètres généraux de l'environnement de travail, et les permissions spécifiques à un élément (par exemple, sur une page particulière) prévalent sur les permissions générales.
Documentation centralisée
Nous vivons dans ClickUp Hub Documents, car c'est là que toutes les procédures opératoires normalisées, les notes de projet et les idées sont consignées. Cela nous permet de voir en un seul endroit tout ce que nous avons créé ou sur quoi nous avons collaboré, sans avoir à fouiller dans les Espaces ou les tâches.
Nous pouvons filtrer les documents en fonction de ce qui a été partagé avec nous, de ce que nous avons écrit ou même des documents étiquetés pour un projet spécifique.
Ce que nous apprécions le plus, c'est la facilité avec laquelle il est possible de relier les différents éléments. Les brouillons des politiques et procédures de l'entreprise se transforment en références perfectionnées directement dans le Hub, toutes avec des étiquettes, liées et prêtes à l'emploi. Nous pouvons regrouper les documents connexes, épingler nos favoris et effectuer des recherches dans l'ensemble du contenu en quelques secondes.
C'est devenu notre mémoire collective, qui permet de conserver toutes nos connaissances accessibles et à jour, quelle que soit la rapidité avec laquelle les choses évoluent.
Étape par étape : créer des procédures opératoires normalisées avec ClickUp AI Docs
Et maintenant, voici comment nous rédigeons les procédures avec ClickUp Brain dans les documents. 🧑💻
Étape n° 1 : Ouvrez un nouveau document
Nous accédons au Hub Documents ou à l'espace, au dossier ou à la liste spécifique où nous voulons que les procédures opératoires normalisées soient stockées.
Nous cliquons sur le bouton + Document et donnons à nos procédures opératoires normalisées un titre clair et descriptif. Quelque chose comme Procédures opératoires normalisées du processus d'intégration des clients ou Flux de travail d'approbation du contenu convient parfaitement. Des titres clairs permettent aux utilisateurs de trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à deviner.
Ensuite, nous définissons les permissions. Nous choisissons si le document doit être public afin que toute notre équipe puisse le consulter, ou privé tant que nous sommes encore en phase de rédaction.
Pour les processus sensibles tels que les procédures financières ou les politiques RH, nous appliquons des permissions strictes. Nous pouvons toujours les ajuster ultérieurement à mesure que les procédures opératoires normalisées évoluent.
👀 Astuce ClickUp : nous marquons souvent le document comme wiki lorsqu'il sert de source de référence pour les processus de notre équipe. Cela facilite grandement sa recherche et sa consultation ultérieure.
Notre wiki dédié à la stratégie opérationnelle regroupe toutes les procédures opératoires normalisées de notre entreprise organisées de cette manière, et les nouveaux membres de l'équipe nous disent que cela leur facilite grandement la tâche lors de leur intégration.
Étape n° 2 : choisissez un modèle ou demandez à l'IA de rédiger des procédures opératoires normalisées
Il existe deux méthodes, toutes deux très efficaces selon vos besoins :
- Utilisez un modèle de processus ou de procédures opératoires normalisées de ClickUp pour obtenir immédiatement un plan structuré.
- Invitez ClickUp Brain à créer quelque chose de personnalisé.
Cliquez sur le bouton Ask IA ou tapez /write dans le document, puis entrez une invite telle que Rédiger des procédures opératoires normalisées pour l'intégration des nouveaux employés ou Créer une procédure pour les évaluations trimestrielles des performances.
ClickUp Brain génère un brouillon en fonction de vos demandes.
Une fois que vous avez rédigé votre première ébauche, relisez-la et peaufinez-la. Demandez à l'IA d'étoffer les sections qui vous semblent trop succinctes, de simplifier les formulations trop complexes ou d'ajouter des puces là où des précisions sont nécessaires.
Par exemple, lorsque nous avons rédigé nos procédures opératoires normalisées d'intégration des fournisseurs, l'IA nous a fourni une bonne structure. Cependant, nous lui avons demandé d'étoffer la section relative à la vérification de la conformité et de simplifier le langage utilisé pour l'approbation des contrats afin que notre équipe chargée des achats puisse les suivre.
👀 Conseil utile : Nous répétons le processus jusqu'à ce que le résultat nous convienne. Notre équipe essaie des invites de suivi pour ajuster le ton, ajouter des exemples spécifiques ou inclure des notes requises par notre secteur. ClickUp Brain s'adapte en fonction de nos besoins, nous n'avons donc pas à accepter la première ébauche comme version finale.
Étape n° 3 : personnalisez le contenu avec des détails spécifiques à l'équipe
Nous nous approprions désormais cet outil. Nous parcourons chaque section et remplaçons les espaces réservés par nos procédures, outils et contacts réels.
Les étapes génériques deviennent des instructions détaillées que notre équipe peut suivre sans confusion. Nous ajoutons des captures d'écran qui montrent exactement ce que les gens doivent voir et lions les ressources dont ils auront besoin : guides de style, formulaires d'approbation et bibliothèques de modèles.
Ensuite, nous ajoutons :
- Formatage de texte enrichi pour faciliter la lecture des procédures opératoires normalisées
- Titres pour diviser les longues sections
- Tableaux pour organiser les informations plus clairement
- Images pour montrer ce que les gens devraient voir
- Ajoutez ClickUp Tableaux blancs pour visualiser les flux de processus directement dans les procédures opératoires normalisées.
Par exemple, nos procédures opératoires normalisées de transfert de conception comprennent des captures d'écran de notre outil de révision, un tableau indiquant les délais d'exécution pour chaque étape de révision et des liens vers nos directives de marque.
💡 Conseil de pro : vous pouvez utiliser les tableaux blancs ClickUp pour esquisser des diagrammes de flux de travail et des arbres de décision avant de rédiger votre documentation sur les procédures opératoires normalisées. Les équipes peuvent ainsi cartographier chaque étape de manière collaborative, identifier les points de transfert et repérer les goulots d'étranglement ou les procédures manquantes sous forme visuelle.
Une fois le processus finalisé sur le Tableau blanc, convertissez-le directement en tâches de procédures opératoires normalisées ou liez-le à votre document ClickUp. Ainsi, les lecteurs peuvent consulter à la fois le diagramme général du flux de travail et les instructions détaillées étape par étape.
Étape n° 4 : ajoutez des checklists, des flux de travail et des liens vers des tâches à exécuter
Nous nous concentrons ensuite sur la mise en œuvre des procédures opératoires normalisées.
Nous insérons des checklists qui décomposent la procédure en étapes, permettant aux utilisateurs de cocher les tâches au fur et à mesure qu'ils les accomplissent lors de leur travail.
Pour les étapes clés, nous créons ou lions des tâches directement à partir du document. Mettez une étape en surbrillance, utilisez l'option + Tâche et reliez-la au travail réel dans l'environnement de travail.
De plus, nous utilisons Doc Relationships pour relier nos procédures opératoires normalisées à des tâches, des projets ou des flux de travail récurrents connexes. Par exemple, le document d'intégration des clients est lié au modèle de tâche d'intégration, de sorte que lorsqu'une personne entame une nouvelle relation client, elle dispose immédiatement du contexte nécessaire.
👀 Astuce ClickUp : Notre documentation sur l'escalade des problèmes clients comprend un organigramme indiquant quand escalader les problèmes et à qui. Nous savons en effet à quel point il peut être utile de pouvoir consulter rapidement des diagrammes de processus ou des organigrammes intégrés pour obtenir des indications visuelles. Les utilisateurs suivent le chemin visuel et se réfèrent aux étapes détaillées si nécessaire.
Étape n° 5 : partagez avec les parties prenantes concernées pour révision
Nous cliquons sur le bouton Partager et invitons les parties prenantes, les responsables ou les chargés de conformité à les examiner.
En ce qui concerne les politiques RH, nous veillons à ce qu'elles soient soumises à un examen juridique. Quant aux procédures opérationnelles, elles nécessitent la contribution des chefs d'équipe qui gèrent ces processus au quotidien.
Cela permet de détecter les problèmes avant qu'ils ne deviennent le problème de tout le monde. De plus, nous exportons certains documents au format PDF, HTML ou Markdown pour les partager hors ligne ou les conserver à des fins de conformité.
Étape n° 6 : Maintenez le contrôle des versions et mettez régulièrement à jour les procédures opératoires normalisées
Nos procédures opératoires normalisées sont des documents évolutifs qui s'adaptent aux processus.
Nous avons configuré les tâches récurrentes de ClickUp pour les réviser et les mettre à jour à intervalles réguliers.
Les procédures les plus critiques sont révisées tous les trimestres, tandis que les processus stables qui ne changent pas beaucoup font l'objet d'une vérification annuelle. Cela nous permet de maintenir notre documentation à jour sans nous submerger de travail constant en matière de maintenance.
Un utilisateur partage son expérience sur G2:
J'adore pouvoir tout faire au même endroit : tâches, documents, tableaux de bord, et même brainstorming. Cela me permet d'organiser mon travail sans avoir besoin de cinq applications différentes. Les intégrations et les automatisations me font gagner beaucoup de temps, et la visibilité sur l'ensemble des projets est un énorme avantage. C'est un véritable hub de collaboration et de planification.
J'adore pouvoir tout faire au même endroit : tâches, documents, tableaux de bord, et même brainstorming. Cela me permet d'organiser mon travail sans avoir besoin de cinq applications différentes. Les intégrations et les automatisations me font gagner beaucoup de temps, et la visibilité sur l'ensemble des projets est un énorme avantage. C'est un véritable hub de collaboration et de planification.
🎙️ Étude de cas client : G-Loot utilise ClickUp pour relier le travail quotidien aux OKR (objectifs et résultats clés) de l'entreprise. La plateforme d'e-sport a adopté ClickUp dans toutes ses équipes afin de remplacer des outils dispersés, de gérer les Sprints, de centraliser les documents et de suivre la progression par rapport aux objectifs stratégiques en un seul endroit.
Avec ClickUp, chaque tâche est désormais liée à un objectif, la collaboration est plus rapide entre les équipes produit, CRM et créatives, et la direction dispose enfin d'une visibilité totale sur l'exécution.
📖 À lire également : Les meilleurs outils de cartographie des processus pour améliorer le flux de travail
Bonnes pratiques pour l'utilisation d'AI Docs dans la création de procédures opératoires normalisées
Lorsque nous créons des procédures opératoires normalisées chez ClickUp, nous nous appuyons sur quelques pratiques éprouvées qui aident nos équipes à travailler plus rapidement et à garantir l'exactitude et l'accessibilité de la documentation :
- Utilisez les outils basés sur les rôles de ClickUp Brain pour générer des brouillons de procédures opératoires normalisées, des checklists et du contenu mis en forme en quelques minutes.
- Configurez ClickUp Automations pour prendre en charge les tâches répétitives, telles que l'attribution de tâches de révision et le déclenchement d'actions de suivi, en particulier lorsqu'une procédure critique n'est pas respectée.
- Connectez vos intégrations ClickUp pour faciliter le partage des procédures opératoires normalisées entre Google Drive et d'autres outils. Cela permet de synchroniser les discussions et les fichiers sans avoir à changer d'outil.
- Recueillez des commentaires à l'aide de ClickUp Formulaires et convertissez automatiquement les réponses en tâches exploitables.
🚀 Avantage ClickUp : les réunions sont très utiles, jusqu'à ce que vous vous rendiez compte que personne ne sait ce qui a été décidé ni qui fait quoi. L'outil ClickUp AI Notetaker enregistre, transcrit et résume automatiquement les discussions de votre équipe, transformant les décisions verbales en notes de réunion structurées.
Les éléments à entreprendre sont instantanément convertis en tâches et liés aux documents pertinents, afin que vos nouvelles procédures et mises à jour ne soient jamais perdues.
Exemples concrets d'utilisation de documents IA
Voici comment différentes équipes chez ClickUp améliorent leurs processus internes:
- Équipe commerciale : crée et peaufine des documents pour la qualification des prospects, la planification des démonstrations et le transfert des transactions. L'IA se réfère aux manuels précédents pour suggérer la structure et la formulation des procédures opératoires normalisées.
- Ingénierie : rédige des documents pour la gestion des versions et la réponse aux incidents. ClickUp Brain examine les rétrospectives des sprints passés afin de proposer des flux de travail améliorés.
- Réussite client : collabore dans AI Docs pour mettre à jour les procédures opératoires normalisées d'intégration et les guides de renouvellement. Il tire des informations contextuelles des commentaires des clients et des indicateurs de performance, ce qui facilite la personnalisation des modèles pour différents segments de clientèle.
- Finance : standardisez les processus d'approbation des dépenses, de traitement des factures et de suivi budgétaire. Une fois le projet prêt, l'automatisation désigne les réviseurs et suit les validations, ce qui permet de respecter le calendrier des approbations.
Travaillez avec les héros des procédures opératoires normalisées de ClickUp
Nous avons appris que lorsque la documentation des processus circule, tout le reste circule aussi. ClickUp AI Docs a transformé des procédures opératoires normalisées ennuyeuses en guides vivants et dynamiques que nos équipes adorent utiliser.
Désormais, nous mettons en place de nouvelles procédures en quelques minutes, modifions les anciennes sans craindre les problèmes de compatibilité entre les versions et regardons ClickUp Brain remplir les blancs plus vite que nous ne pouvons finir notre café.
Chaque procédure opératoire normalisée que nous créons s'appuie sur la précédente, ce qui nous permet de maintenir nos connaissances à jour, nos processus clairs et nos équipes alignées.
Alors, qu'attendez-vous ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp! ✅
Foire aux questions (FAQ)
Les AI Docs de ClickUp sont des documents intelligents alimentés par ClickUp Brain. Grâce à l'IA, ils aident les équipes à créer, modifier et organiser plus rapidement du contenu afin de rédiger, résumer et mettre en forme des informations directement dans la documentation.
La création de procédures opératoires normalisées alimentée par l'IA par ClickUp Brain comprend la rédaction automatique de plans, d'instructions étape par étape et de checklists. Les équipes peuvent utiliser des invites basées sur les rôles pour s'assurer que chaque procédure opératoire normalisée suit un format cohérent et comprend tous les détails essentiels.
Oui. Les procédures opératoires normalisées créées dans AI Docs peuvent être liées aux tâches ClickUp, ce qui permet aux équipes de garantir l'attribution précise des tâches, de fixer des dates d'échéance ou de suivre l'avancement directement à partir du document.
ClickUp enregistre automatiquement l'historique des versions de chaque document. Les équipes peuvent suivre les modifications, afficher les versions précédentes et restaurer les brouillons antérieurs, ce qui garantit que toutes les mises à jour sont visibles et correctement révisées.
Oui. Les équipes peuvent personnaliser AI Docs avec des modèles, des invites et des formats spécifiques à leur service. Cette flexibilité permet aux équipes marketing, commerciales, techniques et autres de créer des procédures opératoires normalisées adaptées à leurs flux de travail uniques.