Vous vous préparez pour votre cycle budgétaire annuel. Votre directeur financier souhaite des projections budgétaires plus précises pour l'année à venir, mais vous ne disposez que des données réelles des quatre dernières années.
De plus, plusieurs variables doivent être prises en compte dans le processus de budgétisation d'un projet. Des mises à jour des prix et de la volatilité du marché aux dépenses marketing et aux dépenses technologiques croissantes. Dans cette situation, l'approche manuelle de la planification et des prévisions financières ne suffit pas.
Et si nous vous disions que les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à résoudre ce problème ?
Les logiciels de gestion de projet peuvent automatiser les projections budgétaires en automatisant la collecte, le calcul et l'analyse des données, ainsi que la génération de rapports, éliminant ainsi un nombre certain de processus manuels.
Découvrons ces plateformes et comparons leurs capacités en matière de planification de projet et de gestion de projet.
Meilleur logiciel de gestion de projet pour générer automatiquement des projections budgétaires
| Outil | Idéal pour | Principales fonctionnalités | Tarifs* |
| ClickUp | Gestion de projet et collaboration basées sur l'IA | IA contextuelle (ClickUp Brain et BrainGPT), tableaux de bord, agents IA, gestion de projet | Free Forever ; personnalisations disponibles pour les entreprises. |
| Forecast. application | Prévisions financières et suivi au niveau du portfolio | Forecast IA, tableau de bord Échéancier, logiciel de comptabilisation des revenus | Tarification personnalisée |
| Mavenlink (aujourd'hui Kantata) | Automatisation des services professionnels | Estimation et prévision de projets, santé des projets et des portefeuilles, comptabilité de projets. | Tarification personnalisée |
Comment nous évaluons les logiciels chez ClickUp
Notre équipe éditoriale suit un processus transparent, fondé sur la recherche et indépendant des fournisseurs, vous pouvez donc être sûr que nos recommandations sont basées sur la valeur réelle des produits.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont nous évaluons les logiciels chez ClickUp.
🧠 Anecdote : le mot « budget » vient du vieux français « bougette », qui désignait un petit sac dans lequel on transportait ses richesses.
Que devez-vous rechercher dans un logiciel de gestion de projet pour générer automatiquement des projections budgétaires ?
Le logiciel de gestion budgétaire du projet que vous choisirez devra être capable de réaliser des prévisions dynamiques et de signaler les problèmes potentiels. Il devra vous aider à gagner du temps dans la recherche de données afin que vous puissiez vous concentrer sur la création de valeur.
Voici les principales fonctionnalités à rechercher :
- IA 100 % contextuelle : recherchez un logiciel de budgétisation de projet doté d'une IA ambiante, capable d'analyser les données de projet dans votre écosystème d'applications connectées et de suggérer automatiquement des ajustements budgétaires.
- Création automatique de budgets à partir des données du projet : votre logiciel de gestion de projet doit générer des budgets directement à partir des définitions de la portée, des rôles des ressources, des échéanciers du projet et des centres de coûts.
- Suivi en temps réel du budget par rapport aux dépenses réelles : cet outil doit également servir de logiciel de gestion financière et afficher des comparaisons en direct entre le budget prévu et les dépenses réelles (heures, dépenses, achats) afin que les équipes puissent réagir rapidement.
- Intégration avec diverses sources de données : l'outil de budgétisation doit extraire automatiquement les données des systèmes de suivi du temps, des systèmes de gestion des dépenses, des ERP, des logiciels de gestion des tâches, des factures et d'autres sources afin de garantir l'exactitude des données.
- Prévisions de projet : le logiciel de budgétisation de projet doit permettre la modélisation de scénarios hypothétiques pour les heures supplémentaires, les changements de tarifs ou les modifications de la portée du projet, et refléter instantanément l'impact sur le budget.
- Planification des ressources de l'entreprise : il doit indiquer la disponibilité des ressources, les implications en termes de coûts et l'impact de l'attribution ou de la réattribution des rôles sur le budget et l'échéancier.
- Champs financiers et formules personnalisés : les utilisateurs doivent pouvoir définir leurs propres champs budgétaires (par exemple, taux de frais généraux, marge cible, imprévus) et créer des formules qui reflètent les modèles de coûts spécifiques à leur entreprise.
- Informations au niveau du portefeuille : recherchez un logiciel qui offre des vues de tableau de bord de plusieurs projets afin que vous puissiez voir l'exposition budgétaire, le risque de coût global et la rentabilité globale du portefeuille. Un tableau de bord convivial et intuitif réduira la courbe d'apprentissage et permettra à l'équipe financière de gagner du temps, qu'elle consacrera à l'apprentissage du logiciel plutôt qu'à la budgétisation proprement dite.
- Évolutivité : le logiciel de budgétisation de projet doit s'adapter aussi bien aux petites équipes qu'aux grandes entreprises.
⚡ Archive de modèles : Modèles gratuits de budget de projet dans Excel et ClickUp
Le meilleur logiciel de gestion de projet pour générer automatiquement des projections budgétaires
Passons maintenant en revue certains outils de gestion budgétaire de projet qui vous aideront à gérer vos prévisions budgétaires avec un minimum d'efforts.
1. ClickUp (le meilleur pour la gestion de projet et la collaboration basées sur l'IA)
Il est fastidieux de traiter les données provenant de feuilles de calcul et d'outils déconnectés. Cela est d'autant plus vrai aujourd'hui que les variables changent plus rapidement que jamais. Vous avez besoin d'un système de gestion de projet robuste qui s'adapte en temps réel et assure la connexion de tous les éléments mobiles.
Découvrez ClickUp. ClickUp rassemble toutes les applications, données et flux de travail dans un seul environnement de travail convergent basé sur l'IA. Conçu pour les équipes modernes, ClickUp combine la gestion de projet, la gestion des tâches et la collaboration basées sur l'IA dans une source unique et fiable.
Que vous suiviez les coûts, effectuiez des prévisions de dépenses ou examiniez les livrables, tout reste connecté et à l’échelle de la visibilité. De cette façon, ClickUp élimine toutes les formes de dispersion du travail pour fournir un contexte à 100 % et un lieu unique où les humains et les agents peuvent travailler ensemble.
Voyons comment le logiciel de gestion de projet ClickUp vous aide à suivre le budget de vos projets.
Prévisions budgétaires assistées par l'IA avec ClickUp Brain
ClickUp Brain agit comme un assistant IA intégré directement dans l'environnement de travail ClickUp. Il fournit des réponses contextuelles, exécute des actions et peut effectuer des recherches dans l'ensemble de votre écosystème d'applications connectées.
Voici comment vous pouvez utiliser ClickUp Brain pour l'exécution de projets basée sur l'IA:
- Saisie et synthèse des données : cet assistant IA résume les mises à jour de statut, les rapports et même les commentaires sur les tâches.
- Génération de tâches et de flux de travail : si vous fournissez une portée de projet, l'IA contextuelle génère des tâches et des sous-tâches avec des dépendances et des échéances.
- Contexte basé sur les connaissances : comme elles s'appuient sur les données réelles de votre environnement de travail, les suggestions ou les résumés de l'IA sont fondés sur les activités de votre organisation, ce qui rend les projections plus précises (à condition que les sources de données soient bien structurées).
Au final, ClickUp Brain rationalise le processus de saisie et d'analyse de ces données, vous aidant ainsi à générer plus rapidement des projections budgétaires.
⭐ Bonus : si ClickUp Brain vous aide à analyser les données de projet dans votre environnement de travail, ClickUp BrainGPT est parfait pour les utilisateurs qui souhaitent éviter d'ouvrir un autre onglet Chrome. Il s'agit d'une super application IA de bureau qui rassemble toutes les données financières, tous les documents et toutes les requêtes dans un centre de commande alimenté par l'IA.
BrainGPT vous permet de :
- Effectuez des recherches dans toutes vos applications connectées, notamment Google Drive, Sheets, GitHub, Figma, Slack et Confluence, pour extraire instantanément des feuilles de coûts, des cahiers des charges, des estimations, des données de sprints passés et des documents fournisseurs sans changer d'onglet.
- Utilisez Talk-to-Text pour enregistrer vos hypothèses financières, vos notes d'estimation et vos tâches de suivi tout en examinant vos projections.
- Tirez parti des modèles d'IA haut de gamme tels que ChatGPT, Claude et Gemini dans BrainGPT pour effectuer des analyses plus approfondies, planifier des scénarios ou vérifier la validation des coûts.
Avec BrainGPT, vos prévisions budgétaires ne se limitent pas à ce qui se trouve dans ClickUp. Elles s'appuient sur l'ensemble de votre écosystème. Cela signifie un contexte plus riche, moins d'angles morts et des décisions financières plus rapides.
Centralisez les données budgétaires et les indicateurs clés
Les tableaux de bord ClickUp regroupent toutes les données budgétaires de vos projets. Surveillez les performances financières, suivez les taux de consommation et repérez les dépassements budgétaires avant qu'ils ne s'aggravent.
Les tableaux de bord se mettent à jour automatiquement à mesure que les équipes achevent leurs tâches, enregistrent leur temps de travail ou modifient leur statut. Vos projections budgétaires sont liées à l'activité la plus récente du projet.
De plus, les cartes ClickUp vous permettent de concevoir votre tableau de bord budgétaire avec précision. Chaque carte extrait des données en temps réel à partir de tâches, de listes ou de l'ensemble de l'environnement de travail ClickUp et les transforme en une vue exploitable.
Types de cartes utiles pour les projections budgétaires :
- Cartes de synthèse des champs personnalisés : agrégez les champs de coût, de budget ou d'estimation pour toutes les tâches ou listes.
- Cartes de suivi du temps : comparez les heures estimées et les heures réelles afin d'identifier rapidement les dépassements.
- Fiches de charge de travail : visualisez la capacité de l'équipe et effectuez une prévision de l'endroit où des efforts supplémentaires entraîneront une augmentation des coûts.
- Diagrammes : tracez les tendances des coûts, la consommation des sprints ou les écarts de ressources au fil du temps pour obtenir des informations financières.
- Cartes de liste de tâches : mettez en évidence les éléments à haut risque, en retard ou nécessitant beaucoup d'efforts qui pourraient faire augmenter le coût du projet.
🎥 Ce tutoriel vous montre comment créer un tableau de bord de gestion de projet en moins de 15 minutes.
Intégrez-les aux outils financiers de votre environnement de travail.
Pour les chefs de projet, les fondateurs de start-ups et les équipes opérationnelles, ClickUp n'est pas seulement un outil de suivi des tâches, c'est un hub central qui relie la gestion de vos projets à des informations financières en temps réel.
ClickUp s'intègre aux principaux outils, notamment QuickBooks, vous permettant de synchroniser les données relatives aux dépenses, aux factures et aux flux de revenus directement dans votre environnement de travail ClickUp.
Grâce à ces intégrations, vous pouvez automatiquement extraire les données réelles, les comparer à vos budgets prévisionnels et repérer les écarts avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
💡 Conseil de pro : Découvrez les intégrations API et Zapier de ClickUp pour établir une connexion avec pratiquement tous les outils financiers utilisés par votre équipe, et débloquer ainsi une automatisation et une personnalisation encore plus poussées pour vos flux de travail budgétaires.
Laissez les agents IA faire le gros du travail à faire à votre place
Imaginez avoir un assistant financier personnel à vos côtés. Les agents de ClickUp chargés des prévisions budgétaires assument ce rôle.
Par exemple, l'agent de prévision budgétaire basé sur l'IA de ClickUp permet aux équipes d'automatiser et d'optimiser la planification financière directement dans leurs flux de travail de gestion de projet.
En connectant les données de votre environnement de travail, cet agent peut déclencher des calculs budgétaires, surveiller les dépenses en temps réel et vous alerter de manière proactive en cas de risques, afin que vous sachiez toujours où en est votre projet sur le plan financier. Grâce à des déclencheurs personnalisables et des actions automatisées, vous pouvez rationaliser les révisions budgétaires, les approbations et les rapports sans effort manuel. Voici comment :
- Déclenchez des flux de travail d'approbation lorsqu'un dépassement budgétaire est détecté, afin que les équipes financières puissent examiner la situation et agir rapidement.
- Déclenchez automatiquement une nouvelle prévision budgétaire lorsqu'un projet passe au statut « En cours » ou lorsque de nouvelles dépenses sont enregistrées.
- Envoyez des alertes instantanées aux propriétaires de projet si les dépenses dépassent un pourcentage défini du budget alloué.
- Planifiez la génération et le partage de résumés budgétaires hebdomadaires ou mensuels avec les parties prenantes.
Et le meilleur dans tout ça, c'est qu'avec ClickUp, vous pouvez configurer un tableau d'agents de prévision budgétaire, tels que :
- Agent d'analyse prédictive : ces agents peuvent analyser les données financières historiques afin de prédire les tendances futures.
- Agent de rapports automatisé : ils peuvent rationaliser la génération de rapports en transformant les données brutes en informations visuelles faciles à comprendre.
- Agent de planification de scénarios : ces agents peuvent simuler divers scénarios financiers, vous permettant ainsi de vous préparer à toute évolution économique.
Offrez de l'assistance pour l'organisation des flux grâce à des modèles prédéfinis
Utilisez le modèle de budget de projet avec WBS de ClickUp pour mapper toutes vos estimations de coûts et suivre vos dépenses en un seul endroit. Il vous permet d'organiser les données de votre projet.
Voici pourquoi vous allez adorer ce modèle :
- La vue Tableur de la structure de répartition du travail vous aide à avoir un aperçu de vos projets regroupés par Phase.
- Ajoutez des priorités à chaque tâche afin que les membres de l'équipe concentrent leurs efforts sur les activités qui ont le plus d'impact sur les échéanciers, les coûts de main-d'œuvre et la performance budgétaire globale.
- Utilisez la vue Échéancier du projet pour comprendre l’échéancier de votre projet et éviter les chevauchements dans la planification à long terme.
Il existe également le modèle de budget d'entreprise de ClickUp, qui vous permet de suivre de manière centralisée les dépenses et les revenus de votre entreprise.
Voici pourquoi vous allez adorer utiliser ce modèle :
- Suivez les dépenses prévues et réelles en un seul endroit pour repérer les écarts.
- Utilisez des champs personnalisables pour la valeur prévisionnelle, la valeur réelle et l'écart afin de générer des rapports financiers précis.
- Surveillez les dépenses récurrentes pour établir un budget mensuel reproductible.
Et lorsque vous gérez plusieurs initiatives à la fois, la dernière chose que vous souhaitez faire est de passer d'un outil ou d'une feuille de calcul à l'autre. Ces modèles de suivi de projets multiples vous aident à comparer la progression, à examiner les budgets et à repérer les retards, le tout en un seul endroit.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Organisez chaque tâche du projet sans effort : utilisez les tâches ClickUp pour planifier l'ensemble de votre projet, ajouter des champs de coûts, attribuer des propriétaires et suivre l'avancement.
- Aidez les équipes à établir des priorités : ajoutez des priorités aux tâches afin de mettre en évidence les activités critiques qui ont un impact sur les échéanciers, l'utilisation des ressources et les résultats budgétaires.
- Éliminez les problèmes de coordination : utilisez ClickUp Dependances pour déterminer automatiquement l'ordre des tâches et identifier les obstacles avant qu'ils ne causent des retards.
- Centralisez tous vos documents : créez et stockez vos plans budgétaires, vos hypothèses financières et vos notes de projet à l'aide de ClickUp Docs.
- Réduisez les discussions dispersées : utilisez ClickUp Chat pour garder les discussions liées aux tâches, aux documents et aux phases du projet, ce qui aide les équipes à clarifier les changements budgétaires et les prochaines étapes sans avoir à changer d'application ou de contexte.
- Automatisez le travail répétitif : configurez les automatisations ClickUp pour mettre à jour les statuts, informer les parties prenantes, ajuster les champs ou déclencher des tâches de suivi.
Limitations de ClickUp
- La suite complète de fonctionnalités implique une courbe d'apprentissage pour certains utilisateurs.
Tarifs ClickUp
Pourquoi ClickUp est-il efficace pour les projections budgétaires ?
ClickUp centralise toutes vos tâches, vos coûts et vos données sur les ressources en un seul endroit et utilise l'IA pour transformer l'activité du projet en temps réel en prévisions budgétaires précises. Grâce à la collaboration entre les tableaux de bord, BrainGPT et les agents IA, vous obtenez des prévisions instantanées et des alertes précoces sur les risques liés aux coûts.
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 500 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 500 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Un évaluateur G2 a partagé comment ClickUp l'avait aidé dans la gestion du budget d'un projet :
Les outils robustes de prévision et de budgétisation de ClickUp se sont révélés inestimables, garantissant une allocation précise des ressources. Véritable révolution en matière de productivité, ils nous ont permis d'optimiser nos opérations et d'obtenir des résultats remarquables.
Les outils robustes de prévision et de budgétisation de ClickUp se sont révélés inestimables, garantissant une allocation précise des ressources. Véritable révolution en matière de productivité, ils nous ont permis d'optimiser nos opérations et d'obtenir des résultats remarquables.
📮 ClickUp Insight : 78 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage établissent des plans détaillés dans le cadre de leur processus de définition d'objectifs. Cependant, 50 % d'entre elles ne suivent pas ces plans à l'aide d'outils dédiés au suivi budgétaire, ce qui est surprenant. 👀
Avec ClickUp, vous convertissez facilement les objectifs du projet en tâches réalisables, ce qui vous permet de les atteindre étape par étape. De plus, nos tableaux de bord sans code fournissent des représentations visuelles claires de votre progression, mettant en évidence vos progrès et vous offrant plus de contrôle et de visibilité sur votre travail. Parce que « espérer le meilleur » n'est pas une stratégie fiable.
💫 Résultats concrets : les utilisateurs de ClickUp affirment pouvoir assumer environ 10 % de travail en plus sans s'épuiser.
2. Application de prévision (idéale pour les prévisions budgétaires et le suivi au niveau du portefeuille)
Forecast. app est une application de gestion des ressources et de gestion de projet basée sur l'IA, idéale pour les services et agences de gestion financière professionnels. Elle offre une visibilité en temps réel, un contrôle des marges et des opérations évolutives.
Grâce au tableau de bord chronologique de gestion des ressources, vous pouvez identifier les risques liés aux ressources et apporter des ajustements agiles aux plans de projet. Évaluez un projet potentiel à l'aide de marqueurs de position et de réservations provisoires. Vous obtenez également un aperçu en temps réel de la capacité de charge de travail de toutes vos ressources grâce au logiciel de budgétisation et de prévision.
Les calculs automatisés et les pistes d'audit minimisent les erreurs manuelles et les incohérences dans la gestion des coûts des projets. La prévision IA apprend de vos projets et vous fournit des recommandations contextuelles. Les informations fournies par l'IA contribuent également à atténuer les risques grâce à des avertissements avancés.
Les meilleures fonctionnalités de l'application de prévision.
- Utilisez les bases de référence des projets pour définir leur portée préalable, fixer des échéanciers réalistes et être averti en cas d'écarts.
- Créez des rapports d'utilisation avec une visibilité claire de la charge de travail afin de surveiller l'utilisation à l'échelle de l'entreprise.
- Prévoyez les besoins futurs en termes de capacité et de ressources à l'aide des échéanciers de projet grâce au logiciel de gestion de projet diagramme de Gantt.
- Créez et gérez vos grilles tarifaires, attribuez des tarifs personnalisés à différents projets et maîtrisez le budget total de vos projets.
- Suivez les finances de plusieurs projets et effectuez des ajustements proactifs.
Prévision. Limites de l'application
- Si votre organisation a besoin de formules personnalisées (données financières telles que modèles de marge, couches de coûts multidevises), la prévision peut nécessiter des solutions de contournement ou des outils supplémentaires.
Prévision. Prix de l'application
- Tarification personnalisée
Pourquoi l'application Forecast. est-elle efficace pour les projections budgétaires ?
Comme Forecast regroupe dans une seule vue la portée des projets, l'allocation des ressources, les heures réelles enregistrées et les chiffres budgétaires, il permet d'établir des prévisions budgétaires plus rapides et plus précises et vous aide à repérer rapidement les risques liés aux coûts ou à l'utilisation.
Prévision. Évaluations et avis sur les applications
- G2 : 4,2/5 (plus de 100 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 80 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de l'application de prévision Forecast. ?
Un critique de G2 a partagé son opinion honnête sur l'application de prévision Forecast. :
Forecast est le principal outil que nous utilisons pour gérer notre agence, et tous les membres de l'équipe de livraison l'utilisent quotidiennement. L'expérience utilisateur et l'interface utilisateur sont simples et intuitives. Il dispose de fonctionnalités puissantes sans être trop complexe. Parfois, les dépendances entre les fonctionnalités et les rapports peuvent être un peu difficiles à comprendre.
La prévision est le principal outil que nous utilisons pour gérer notre agence, et tous les membres de l'équipe de livraison l'utilisent quotidiennement. L'expérience utilisateur et l'interface utilisateur sont simples et intuitives. Il dispose de fonctionnalités puissantes sans être trop complexe. Parfois, les dépendances entre les fonctionnalités et les rapports peuvent être un peu difficiles à comprendre.
📚 En savoir plus : Comment gérer plusieurs projets avec succès
🎥 Regardez : Comment gérer facilement les budgets de projet dans ClickUp :
3. Mavenlink (aujourd'hui Kantata) (Idéal pour l'automatisation des services professionnels)
Kantata (anciennement Mavenlink) est un logiciel d'automatisation des services professionnels (PSA). Il intègre la gestion de projet, la planification des ressources, le suivi du temps, la facturation et les rapports dans une seule plateforme afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
Vous pouvez automatiser les tâches de fin de mois, gérer les recouvrements et générer des factures directement à partir des entrées approuvées de temps et de dépenses. Il prend en charge des prévisions précises et le suivi des marges pour les parties prenantes du projet.
Vos responsables de la gestion de projet et responsables financiers peuvent ainsi identifier rapidement les écarts de revenus ou les tendances de surconsommation. Chaque heure enregistrée, chaque dépense et chaque jalon est directement lié à la performance budgétaire. Cela vous permet de comparer les coûts prévus et réels et de comprendre les bénéfices à un niveau granulaire.
Kantata a également lancé sa suite d'accélérateurs basés sur l'IA. L'accélérateur de prévision fournit aux équipes de projet des prévisions plus intelligentes en matière de revenus et de marges, basées sur les modèles de livraison et les résultats.
Les meilleures fonctionnalités de Kantata
- Effectuez la prévision des rôles, des compétences et des effectifs nécessaires avant la demande afin d'optimiser l'allocation des ressources.
- Comparez les estimations et les résultats réels en temps réel pour affiner votre planification financière.
- Gérez vos projets et vos portefeuilles avec une visibilité au niveau du portefeuille, des informations sur leur état de santé et une livraison standardisée.
- Suivez les budgets par rapport aux résultats réels, liez les coûts aux frais du projet et ajustez en cours de projet pour maintenir la marge.
- Suivez en temps réel l'évolution du budget et les estimations d'achèvement du projet grâce aux prévisions ETC (Estimate to Completion) et EAC (Estimate at Completion).
Limitations de Kantata
- La création de rapports spécialisés nécessite des étapes supplémentaires en dehors de la plateforme ou des solutions de contournement créatives, ce qui peut réduire l'efficacité.
Pourquoi Kantata est efficace pour les projections budgétaires :
Avec Kantata, vous pouvez suivre les finances du projet (honoraires, coûts, dépenses), l'utilisation des ressources et la marge sur une plateforme unifiée. Cela facilite la modélisation des budgets, non seulement en fonction des estimations des tâches, mais aussi en fonction des données réelles sur le temps et les dépenses, des cibles de marge et de la performance des contrats.
Tarifs Kantata
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Kantata
- G2 : 4,2/5 (plus de 1 400 avis)
- Capterra : 4,2/5 (plus de 500 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Kantata ?
Un évaluateur G2 partage son expérience personnelle de l'utilisation de Kantata :
Kantata est un excellent moyen de suivre les projets, les ressources et les budgets en un seul endroit. Je l'utilise pour tous les projets que je gère. L'interface est facile à naviguer, et il est vraiment utile de pouvoir passer de l'étape d'estimation du budget à l'étape de livraison du projet dans le même environnement de travail. Ce serait bien s'il y avait plus d'options pour personnaliser les environnements de travail et être plus flexible lors de l'établissement du budget des estimations.
Kantata est un excellent moyen de suivre les projets, les ressources et les budgets en un seul endroit. Je l'utilise pour tous les projets que je gère. L'interface est facile à naviguer et il est vraiment utile de pouvoir passer de l'étape d'estimation du budget à l'étape de livraison du projet dans le même environnement de travail. Ce serait bien s'il y avait plus d'options pour personnaliser les environnements de travail et être plus flexible lors de l'établissement du budget des estimations.
📚 En savoir plus : Comment utiliser l'IA pour l'automatisation des flux de travail
Autres mentions notables
Toutes les équipes n'ont pas besoin de prévisions de projet de niveau entreprise.
Voici quelques outils de gestion de projet qui proposent également des fonctionnalités de budgétisation :
- Monday.com: Réputé pour ses tableaux clairs et visuels, Monday.com permet un suivi financier grâce à des champs et des tableaux de bord personnalisables. Vous pouvez associer les coûts des projets aux tâches, configurer des automatisations pour les alertes budgétaires et intégrer des outils existants tels qu'Excel ou QuickBooks. Grâce à Monday Sidekick, l'assistant IA intégré à la plateforme, vous pouvez automatiser les tâches routinières, identifier les risques à l'avance et aligner les flux de travail sur les échéanciers et les objectifs clés.
- Wrike : Wrike comprend des fonctionnalités de gestion financière telles que le suivi du temps, la prévision des ressources et le reporting budget/réel. Personnalisez les tableaux de bord pour surveiller les coûts et intégrez-les à des outils comptables. Il offre des fonctionnalités de planification des ressources, de balisage croisé, de diagrammes de Gantt et de tableaux Kanban pour simplifier la gestion de projet. L'IA de Wrike peut répondre à des requêtes, évaluer les risques et hiérarchiser les projets en fonction de la santé budgétaire et de la capacité de charge de travail.
- Hive : Hive simplifie la gestion budgétaire grâce au suivi des coûts des projets, à l'enregistrement de la durée et aux tableaux de bord de rapports. Il est utilisé par les équipes qui souhaitent bénéficier d'une visibilité budgétaire de base ainsi que de fonctionnalités de collaboration. Avec Buzz AI, vous pouvez désormais automatiser les tâches répétitives telles que les réunions, les réponses et les suivis.
🧠 Anecdote : Bien que nous ayons largement dépassé Excel pour la budgétisation de projets, tout a commencé en 1985 lorsque Microsoft a lancé Excel 1.0 pour Mac. Deux ans plus tard, la version 2.0 a été adaptée aux PC, et au moment de la sortie de Microsoft Office pour Windows 95, Excel était devenu l'outil de budgétisation par défaut pour toutes les équipes.
Comment générer des projections budgétaires (conseils + bonnes pratiques)
La gestion du budget d'un projet est complexe, surtout si vous faites pour la première fois ce que vous devez faire. Ces étapes pratiques vous aideront à générer sans effort des prévisions budgétaires précises.
1. Élaborez un plan de projet étape par étape
Commencez par élaborer un plan de projet complet en collaboration avec votre équipe et toutes les parties prenantes.
Il doit inclure tous les livrables et la portée complète du projet. Décomposez les livrables en étapes progressives afin de déterminer les ressources nécessaires pour chaque sous-tâche.
2. Dressez la liste des ressources nécessaires
Sous chaque livrable, dressez la liste des ressources dont vous aurez besoin pour l'achever. Il peut s'agir de membres de l'équipe, de logiciels et de licences, de services professionnels ou de freelances.
💡 Conseil de pro : utilisez les Tableaux blancs ClickUp pour réfléchir et répertorier toutes les ressources nécessaires à chaque étape. Collaborez en personne ou virtuellement avec toutes les parties prenantes à l'aide de cette toile numérique.
3. Attribuez un coût à chaque ressource
Élaborez un modèle de coûts complet qui prend en compte toutes les dépenses du projet. Identifiez les coûts fixes qui resteront constants (tels que les licences logicielles) et les coûts variables qui pourraient fluctuer en fonction de la production.
Vous devez également prévoir l'évolution des coûts à grande échelle, par exemple les nouveaux investissements en infrastructure nécessaires pour soutenir la croissance. Plus votre budget de projet sera détaillé, plus vos projections seront précises.
⚒️ Astuce rapide : utilisez les champs IA de ClickUp pour calculer et mettre à jour automatiquement les coûts du projet en fonction du suivi du temps, des tarifs des ressources ou de l'avancement des tâches. Cela élimine la saisie manuelle des coûts et vous offre une visibilité financière en temps réel à mesure que votre projet évolue.
4. Documentez votre budget
Au lieu d'utiliser des feuilles de calcul statiques, nous vous recommandons d'utiliser un outil de gestion de projet pour documenter votre budget. Vous pouvez tout mettre dans ClickUp Docs ou utiliser des modèles existants.
Votre document budgétaire de projet comprendra :
- Chaque livrable et ses sous-tâches, avec des points de contrôle internes et des dates d'échéance finales.
- Les éléments de ligne sous chaque sous-tâche détaillant toutes les ressources requises et leurs coûts estimés.
- Un échéancier de rapports financiers indiquant quand chaque coût sera engagé, en fonction du calendrier de votre projet.
- Une section pour les coûts réels et les dates de dépenses, afin que vous puissiez mettre à jour les prévisions au fur et à mesure de l'avancement du projet.
- Attribuez clairement la propriété de chaque élément budgétaire : qui effectue le suivi des reçus de voyage, approuve les factures ou gère les paiements des freelances ?
L'étape suivante consiste à additionner les coûts totaux pour chaque livrable et à calculer le budget prévisionnel de votre projet.
⚠️ Méfiez-vous de la prolifération du travail : lorsque les budgets, les livrables et les détails relatifs à la propriété sont gérés par différents outils, le travail se multiplie. Ces outils et systèmes déconnectés ne communiquent pas entre eux, ce qui entraîne un cloisonnement des informations et une perte de productivité dans toute l'organisation.
5. Surveillez et ajustez votre budget
La précision de votre budget dépend de la précision des données qui le composent. Une fois le projet lancé, suivez les dépenses, les heures de travail et l'avancement des jalons en temps réel. Comparez régulièrement votre budget aux chiffres réels pour identifier les écarts par rapport aux estimations. Si certaines tâches ou ressources prennent plus de temps ou coûtent plus cher que prévu, ajustez rapidement les allocations.
Configurez des tableaux de bord automatisés dans votre outil de gestion de projet pour visualiser la santé financière en un coup d'œil. Les indicateurs tels que le budget restant, le taux de consommation et les tendances de variance doivent être mis à jour automatiquement à mesure que votre équipe enregistre le temps et les dépenses.
💡 Conseil de pro : utilisez les champs personnalisés pour identifier les écarts entre les dépenses du projet et le budget.
Maîtrisez vos budgets et effectuez le suivi avec ClickUp.
Pour les services professionnels et les cabinets de conseil, les applications de prévision Forecast. et Kantata fonctionnent très bien.
Mais si vous recherchez un logiciel de gestion de projet doté d'un ensemble complet de fonctionnalités et ne nécessitant aucune courbe d'apprentissage, ClickUp est la meilleure option.
Véritable application tout-en-un pour le travail, elle centralise votre planification, votre budgétisation et vos rapports en un seul endroit.
Élaborez des prévisions budgétaires dynamiques, suivez les résultats réels en temps réel et visualisez les tendances des coûts pour l'ensemble des projets, sans avoir à passer d'un tableur ou d'un outil financier à l'autre.
Prêt à vous lancer ? Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.