Le lundi matin, votre équipe jure que la semaine est sous contrôle.
Le mercredi, le service conception jongle avec les demandes de dernière minute, le service développement est bloqué dans l'attente d'un texte et quelqu'un se souvient soudainement d'une « tâche rapide » qui représente en réalité une journée entière de travail. Tout le monde est occupé, mais il n'est pas certain que chacun s'occupe des bonnes tâches, et vos tableaux Monday.com ne donnent pas une image complète de la situation. C'est là qu'une gestion des ressources simple et structurée peut vous aider.
Au lieu de deviner qui peut prendre en charge telle ou telle tâche, vous pouvez utiliser les modèles gratuits de gestion des ressources de Monday.com pour visualiser les charge de travail, les capacités et les priorités en un seul endroit. Le modèle approprié facilite le déplacement des échéanciers, la réattribution des tâches avant que les employés ne soient épuisés et la protection des moments de concentration intense, sans avoir à reconstruire votre système à partir de zéro à chaque fois que le forfait change. Et n'oubliez pas de tenir bon jusqu'à la fin. Nous partagerons également quelques modèles ClickUp intéressants en bonus.
Aperçu des modèles de gestion des ressources
Jetons un coup d'œil aux meilleurs modèles gratuits de gestion des ressources Monday.com et ClickUp :
| Nom du modèle | Télécharger le modèle | Idéal pour | Meilleures fonctionnalités | Mettre en forme visuel |
| Modèle de gestion des ressources Monday | Télécharger ce modèle | Chefs de projet, équipes opérationnelles, coordinateurs de ressources | Affichage cartographique, intégration Excel, affichages Tableau/Échéancier/Matrice/vue Gantt | Tableau/Échéancier/Diagramme de Gantt Monday |
| Modèle d'allocation des ressources Monday | Télécharger ce modèle | Manager de projet, chefs d'équipe, chefs de service | Agrégats mensuels, éléments, pourcentage d'utilisation, filtres | Tableau/table Monday |
| Modèle de gestion des tâches d'équipe Monday | Télécharger ce modèle | Chefs d'équipe, responsables, équipes interfonctionnelles | Regroupements basés sur le temps, libellés codés par couleur, automatisation | Tableau/calendrier Monday |
| Modèle de suivi budgétaire Monday | Télécharger ce modèle | Responsables financiers, chefs de projet, équipes opérationnelles | Catégories de dépenses, budget vs réel, indicateurs de couleur, afficher sous forme de diagramme | Tableau/diagramme Monday |
| Modèle Monday pour le suivi des projets de construction | Télécharger ce modèle | Entrepreneurs, entreprises de construction, gestionnaires de projet | Suivi des phases, barres de progression, comparaison budgétaire, ajout d'éléments | Tableau/échéancier Monday |
| Modèle de gestion d'évènements Monday | Télécharger ce modèle | Responsables d'évènements, marketing, personnel opérationnel | Formulaires RSVP, tableaux de bord, échéanciers de Gantt, suivi budgétaire | Tableau/Échéancier/Diagramme de Gantt Monday |
| Modèle de demandes financières Monday | Télécharger ce modèle | Équipes financières, achats, approbations | Formulaires personnalisés, diagrammes de charge de travail, automatisation des flux de travail | Tableau/diagramme Monday |
| Modèle de forfait de gestion de projet Monday | Télécharger ce modèle | Chefs de projet, chefs d'équipe, coordinateurs | Répartition par phase, étiquettes de statut, tâches liées, automatisations | Tableau/échéancier Monday |
| Modèle de planification des ressources ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Coordinateurs de projet, chefs d'équipe, responsables des opérations | Statuts/champs personnalisés, vues Liste/Gantt/Calendrier/Charge de travail | Liste ClickUp/diagramme de Gantt/Calendrier/Charge de travail |
| Modèle d'allocation des ressources ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Agences, équipes en contact avec la clientèle, gestionnaires de projet | Suivi budgétaire, étapes codées par couleur | Tableau/Liste/Charge de travail ClickUp |
| Modèle ClickUp de gestion des ressources humaines | Obtenir un modèle gratuit | RH, responsables des opérations, chefs d'équipe | Barres de capacité, calendriers avec code couleur, champs/vues personnalisés | liste/tableau/charge de travail ClickUp |
| Modèle de matrice de ressources de projet ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Équipes interfonctionnelles, responsables des opérations, chefs de projet | Répartition par type de ressource, champs personnalisés/statuts, affichages multiples | Tableau/Échéancier/Formulaire ClickUp |
| Modèle de charge de travail des employés ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Managers d'équipe, chefs de service, chefs de projet | Barres de charge de travail, indicateurs de risque, suivi du temps, dépendances | liste/tableau/charge de travail ClickUp |
| Modèle de planification des ressources en amont ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Dirigeants, stratèges, équipes de projet | Planification rétroactive, échéancier, délégation, affichages tableau blanc | Tableau blanc/échéancier ClickUp |
| Modèle de planification de compte ClickUp | Obtenir un modèle gratuit | Équipes commerciales, gestionnaires de comptes, réussite client | Étapes du compte, suivi des revenus, champs de santé, diagramme de Gantt/chronologie | Liste ClickUp/diagramme de Gantt/Échéancier |
| Modèle de planification ClickUp Pi | Obtenir un modèle gratuit | Équipes agiles, praticiens SAFe, chefs de projet de projet | Tableaux sprint, suivi des dépendances, tableau ROAM, tableau blanc | Tableau blanc/liste/tableau ClickUp |
Que sont les modèles de gestion des ressources de Monday.com ?
Les modèles de gestion des ressources de Monday.com sont des tableaux numériques prédéfinis qui aident les organisations à planifier, programmer et répartir systématiquement les ressources entre plusieurs projets.
Ces modèles automatisent le suivi de l'affectation des ressources, ce qui vous permet de voir qui travaille sur quoi afin d'améliorer la distribution de la charge de travail.
Grâce à ces modèles, vous pouvez affecter des membres à votre équipe, fixer des délais et suivre la progression en temps réel, afin de vous assurer que les ressources ne sont ni surutilisées ni sous-utilisées. De plus, vous disposez d'une vue claire de la répartition des tâches et des éléments pour un suivi détaillé du projet.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de gestion des ressources Monday.com pour l'attribution des ressources ?
Voici ce qu'il faut rechercher dans un modèle de gestion des ressources Monday.com :
- Vues personnalisables : propose des échéanciers, des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban et des vues de calendrier des ressources pour visualiser le travail comme vous le souhaitez.
- Suivi des ressources en temps réel : fournit des mises à jour en direct sur l'attribution des tâches, la progression et la charge de travail, ce qui permet d'éviter la surréservation ou l'inactivité des ressources.
- Fonctionnalités d'automatisation : rationalise les actions répétitives telles que les mises à jour de statut, les notifications et les rappels de date limite.
- Intégrations avec des outils tiers : offre une connexion à des plateformes externes telles que Microsoft Teams, Google Drive, Zoom et Salesforce pour centraliser le travail.
- Rapports et analyses : propose des tableaux de bord et des rapports pour surveiller l'utilisation des ressources, la progression des projets et l'efficacité de l'équipe afin de prendre des décisions basées sur les données.
- Hiérarchisation des tâches et dépendances : permet aux équipes d'attribuer des priorités, de suivre les dépendances et de visualiser les goulots d'étranglement pour une meilleure planification des ressources.
🧠 Anecdote amusante : Il y a plus de 3 600 ans, l'État égyptien de Deir el-Medina (un village construit pour les constructeurs de tombes royales) disposait d'un early form de gestion des ressources et de protection sociale des travailleurs. Les artisans étaient payés chaque mois en céréales, bénéficiaient d'un logement et avaient même accès à des domestiques. Fait remarquable, ils bénéficiaient également de congés maladie payés et de médecins sur place.
Modèles de gestion des ressources Monday.com
Voici les meilleurs modèles gratuits de gestion des ressources de Monday.com pour vous aider à planifier, suivre et optimiser sans effort la charge de travail de votre équipe.
1. Modèle de gestion des ressources Monday
Ce modèle de gestion des ressources vous offre une visibilité totale sur les atouts de votre équipe afin de permettre une allocation efficace des ressources. De plus, les libellés et les indicateurs de statut vous permettent d'obtenir les informations clés en un coup d'œil. Vous pouvez inviter les membres de l'équipe à partager leurs informations sur le tableau. Cela permet de réduire la microgestion et libère les dirigeants afin qu'ils puissent se concentrer sur la stratégie.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Utilisez la vue Plan pour voir l'emplacement des ressources, ainsi que les détails clés, tels que la durée et le propriétaire.
- Exportez et importez des données en toute simplicité grâce à l'intégration Excel, qui transforme les feuilles de calcul en tableaux interactifs.
- Passez d'un affichage Table, Échéancier, Matrice et Vue Gantt à l'autre pour analyser la répartition sous différents angles.
📌 Idéal pour : les gestionnaires de projet, les équipes opérationnelles et les coordinateurs de ressources qui gèrent plusieurs actifs et ont besoin de transparence pour éviter toute mauvaise allocation.
🔍 Le saviez-vous ? La Tabula Peutingeriana, une mapper romaine du IVe siècle, servait d'outil de gestion des ressources. Elle aidait les dirigeants à planifier les mouvements de troupes, les routes commerciales et les lignes d'approvisionnement à travers l'empire.
2. Modèle d'allocation des ressources Monday
Trop souvent, les responsables attribuent des tâches en fonction des délais plutôt que des capacités réelles des employés, ce qui entraîne un épuisement professionnel ou des retards de livraison. Ce modèle d'allocation des ressources Monday met l'accent sur la visibilité de la charge de travail. Il vous donne un résumé général de la disponibilité de chaque membre de l'équipe, tout en vous permettant d'afficher les détails des heures consacrées à chaque projet.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Consultez les agrégats mensuels pour chaque employé, y compris les heures estimées, les heures de travail, la disponibilité restante et le pourcentage d'utilisation.
- Développez les lignes des employés en éléments pour obtenir une ventilation détaillée du calendrier du projet, en comparant les estimations avec les résultats réels.
- Identifiez en un coup d'œil les membres de l'équipe surchargés ou sous-utilisés.
- Utilisez les commandes de recherche, les filtres et les commandes « regrouper par » pour segmenter les données par employé, projet ou service.
📌 Idéal pour : les chefs de projet, les chefs d'équipe et les responsables de service qui ont besoin d'optimiser les charges de travail, de prévenir l'épuisement professionnel et d'assurer une distribution équitable des tâches entre les équipes.
📖 À lire également : Comment optimiser la gestion des ressources informatiques : bonnes pratiques et techniques
3. Modèle de gestion des tâches d'équipe Monday
Les vérifications quotidiennes, les longues chaînes d'e-mail et les réunions de statut ralentissent souvent les équipes plus qu'ils ne les aident. Ce modèle élimine le bruit en offrant à chacun un tableau partageable pour le suivi de ce qui doit être fait cette semaine, de ce qui est prévu ensuite et de qui en est responsable. Grâce à sa simplicité de glisser-déposer, il s'adapte rapidement aux changements de priorité de votre équipe, afin que la progression ne soit pas ralentie.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Organisez votre travail par groupes basés sur le temps, tels que Cette semaine et La semaine prochaine, avec calcul automatique du nombre total d'heures.
- Identifiez les priorités en un coup d'œil grâce à des libellés de couleur indiquant l'urgence et le statut des tâches.
- Suivez la progression des tâches par rapport aux échéances grâce aux colones de dates et aux alertes visuelles pour les éléments en retard.
- Éliminez les mises à jour répétitives grâce à des automatisations qui informent les propriétaires lorsque le statut change ou que les tâches avancent.
📌 Idéal pour : les chefs d'équipe, les managers de service et les équipes interfonctionnelles qui recherchent un moyen transparent de coordonner les charges de travail hebdomadaires et de responsabiliser chacun.
🧠 Anecdote amusante : Au Moyen Âge, les monastères (en particulier les monastères bénédictins) suivaient des horaires quotidiens très stricts. Ces horaires (horarium) divisaient la journée en temps de prière, de travail manuel, d'étude, de repas, etc. Ces routines étaient dictées par des règles telles que la Règle de saint Benoît. Cela permettait de garantir que l'énergie, le temps et les compétences de chaque moine étaient répartis de manière équilibrée entre les tâches spirituelles et pratiques.
4. Modèle de suivi budgétaire Monday
Gérer les ressources sans garder un œil sur le budget finira par vous faire dévier de votre objectif. Ce modèle de suivi budgétaire vous aide à lier directement la planification financière à la gestion des ressources, en montrant exactement comment les fonds sont alloués, dépensés et ajustés entre les différents projets.
Joignez les fichiers d'assistance, tels que les factures ou les reçus, directement aux éléments de dépenses et utilisez les lignes de résumé pour afficher les budgets totaux et les dépenses au niveau du groupe.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Classez vos dépenses dans des catégories telles que Fonctionnement et Divers pour afficher une vue structurée de vos finances.
- Suivez chaque élément avec des colonnes pour les dépenses budgétisées et réelles, et voyez la différence calculée automatiquement en temps réel.
- Repérez instantanément les dépassements budgétaires grâce à des indicateurs codés par couleur (vert pour un budget équilibré, rouge pour un dépassement budgétaire).
- Passez à la vue de diagramme pour obtenir une ventilation rapide des ressources et voir où va votre argent.
📌 Idéal pour : les responsables financiers, les chefs de projet et les équipes opérationnelles qui ont besoin d'un lien clair entre l'allocation des ressources et la santé budgétaire pour rester sur la bonne voie.
🎥 Regardez : En tant que chef de projet, votre temps est votre plus grande ressource. Découvrez comment utiliser l'IA pour améliorer votre productivité et gagner 90 minutes chaque jour :
5. Modèle Monday pour le suivi des projets de construction
Ce modèle de suivi de projet de construction vous affiche une vue étape par étape de votre chantier, vous permettant ainsi de surveiller l'avancement, les budgets et les responsabilités. Il vous permet de superviser les commandes, les calendriers et les missions des sous-traitants à partir du même tableau.
Des demandes d'informations aux mises à jour au niveau du terrain, le modèle personnalisable de gestion des ressources de Monday.com permet aux équipes sur le terrain et au bureau de rester alignées.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Suivez chaque phase de la construction grâce aux colonnes de statut pour les permis, les fondations, la charpente et le travail électrique.
- Utilisez des barres de progression pour visualiser d'un seul coup d'œil l'avancement des informations relatives au projet ou à chaque étage.
- Respectez votre budget en comparant les tâches forfaitaires avec les mises à jour en temps réel afin d'éviter les dépassements coûteux.
- Ajoutez facilement de nouveaux étages ou éléments de projet à l'aide du bouton + Ajouter à mesure que votre champ d'action s'élargit.
📌 Idéal pour : les entrepreneurs généraux, les entreprises de construction et les gestionnaires de projet qui ont besoin de suivre visuellement les constructions, d'éviter les retards et de maintenir la coordination entre les parties prenantes, de la planification à la livraison.
🔍 Le saviez-vous ? Les Romains géraient l'eau comme nous gérons les budgets aujourd'hui. Le premier aqueduc, Aqua Appia, assurant la distribution des ressources (l'eau) dans toute la ville, les responsables effectuant le suivi de l'offre et de la demande afin d'éviter les pénuries. Il s'agissait de l'un des premiers systèmes d'allocation des ressources à grande échelle de l'histoire.
6. Modèle de gestion d'évènements Monday
Le modèle de gestion d'évènements de Monday.com centralise tous les aspects de votre évènement pour vous aider à planifier, suivre et exécuter vos tâches en toute clarté. Des réponses aux invitations aux tableaux de bord des dépenses de campagne, il offre une vue d'ensemble complète tout en organisant les détails.
Vous disposez d'un espace de partage où les planificateurs, les fournisseurs et les parties prenantes peuvent collaborer en temps réel, ajouter des mises à jour et voir instantanément l'impact des décisions sur les échéanciers ou les budgets. Il sert également d'archive, vous permettant d'évaluer les évènements passés, de tirer des leçons des résultats et d'affiner les processus.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Recueillez automatiquement les réponses à vos invitations grâce à des formulaires et mettez à jour votre liste d'invités en temps réel.
- Utilisez des tableaux de bord et des diagrammes de Gantt pour le suivi des progrès, des échéances et des budgets en toute confiance.
- Comparez les dépenses forfaitaires et réelles grâce à des plafonds budgétaires clairs et à une ventilation des dépenses par canal.
- Stockez vos factures, reçus et photos d'évènements à côté des tâches correspondantes pour pouvoir les consulter rapidement.
📌 Idéal pour : les responsables d'évènements, les équipes marketing et le personnel opérationnel chargés d'organiser toutes sortes d'évènements, tels que des petites réunions internes ou des conférences et festivités à grande échelle.
7. Modèle de demande financière Monday
Les équipes financières sont souvent submergées par les demandes entrantes, ce qui rend difficile le suivi des priorités. Ce modèle Monday centralise toutes les demandes dans un espace de travail visuel. Grâce à des formulaires personnalisables, chaque demande est accompagnée des détails nécessaires, ce qui élimine les allers-retours de communication.
Au-delà de la saisie, vous pouvez suivre la progression, attribuer la propriété et surveiller les délais en temps réel. Les diagrammes visuels et les vues sous forme de liste fournissent à la fois une vue d'ensemble et des détails précis, vous permettant d'équilibrer les charges de travail et de hiérarchiser les tâches.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Visualisez la charge de travail de votre équipe à l'aide de diagrammes à barres empilées, organisés par assigné et par statut.
- Organisez les demandes par groupes de statuts tels que Ouvert, En cours, et Terminé.
- Configurez l'automatisation des flux de travail au sein de la plateforme afin de libérer les équipes pour qu'elles puissent se consacrer à du travail à fort impact.
📌 Idéal pour : les équipes financières qui gèrent les remboursements, les demandes d'achat, les approbations et autres opérations financières entrantes.
8. Modèle de plan de gestion de projet Monday
Ce modèle organise chaque phase d'un projet en étapes claires et réalisables, afin que vous puissiez voir ce qui doit être fait, par qui et quand. Les échéanciers, les étiquettes de statut et les liens intégrés rendent le suivi des progrès intuitif et transparent. Vous pouvez également connecter les tâches aux ressources de gestion de projet nécessaires.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Divisez les projets en phases telles que lancement, planification/exécution et exécution pour obtenir un flux de travail structuré.
- Suivez l'avancement des tâches grâce à des étiquettes d'état claires : En cours, Terminé ou Bloqué.
- Associez les tâches liées à des documents, des ressources ou d'autres tableaux de ressources pour pouvoir les consulter rapidement.
- Réalisez la connexion des tâches aux tableaux, évènements ou réunions associés à l'aide des automatisations intégrées.
📌 Idéal pour : les managers de projet, les managers d'équipe et les coordinateurs qui ont besoin d'un forfait détaillé, basé sur des phases, pour gérer les tâches et répartir les ressources.
📖 À lire également : Qu'est-ce que la gestion des ressources marketing (MRM) : processus, avantages et bonnes pratiques
Limites de Monday.com en matière de gestion de projet
Monday.com est une plateforme robuste permettant de gérer des projets, des tâches et des flux de travail d'équipe grâce à des tableaux personnalisables, des automatisations et des intégrations.
Cependant, à mesure que les projets prennent de l'ampleur ou que les équipes se voient confier du travail plus complexe, certains défis cruciaux peuvent apparaître :
- Liens de base : la création de dépendances entre les tâches manque de profondeur, ce qui peut compliquer la planification des projets en plusieurs phases.
- Fonctionnalités avancées restreintes : les outils tels que les rapports avancés, le suivi du temps et les diagrammes de Gantt nécessitent des abonnements de niveau supérieur, ce qui peut s'avérer coûteux pour les petites équipes.
- Pas de modification de documents dans l'application : les fichiers doivent être gérés en externe, ce qui ajoute des étapes supplémentaires pour les équipes qui gèrent des projets riches en contenu.
- Notifications fréquentes : sans une installation minutieuse, les mises à jour et les alertes peuvent s'accumuler, ce qui rend difficile de se concentrer sur les éléments de priorité.
- Fonctions limitées de l'application mobile : les grands tableaux et les tableaux de bord peuvent s'avérer encombrants sur les smartphones ou les tablettes, ce qui limite la productivité lors de vos déplacements.
- Informations de base pour les projets complexes : les rapports et analyses inter-tableaux sont superficiels et nécessitent souvent des exportations ou des applications supplémentaires pour obtenir une vue d'ensemble complète.
🔍 Le saviez-vous ? Les Incas géraient leurs ressources par le biais des personnes plutôt que de l'argent, en utilisant la taxe sur le travail inca. Chaque citoyen contribuait par son travail à des projets publics, tels que la construction de routes, de terrasses agricoles ou de temples. L'empire suivait qui travaillait où et pendant combien de temps.
Modèles alternatifs à Monday.com
La triste réalité (quotidienne) de la gestion des ressources implique souvent d'envoyer des messages sur Slack pour demander aux gens leur disponibilité, de scruter des feuilles de calcul obsolètes et d'espérer ne pas surcharger quelqu'un qui est déjà débordé.
ClickUp change la donne en tant que premier espace de travail convergent basé sur l'IA au monde. Au lieu de chercher parmi différents outils pour déterminer qui peut prendre en charge telle ou telle tâche, vous pouvez voir la charge de travail, la disponibilité et les engagements de chacun dans le cadre d'un projet en un seul endroit.
Fini le travail dispersé, fini les conjectures, fini l'affectation accidentelle d'une même personne à trois tâches à la fois. Les modèles et tableaux de bord de gestion des ressources de ClickUp vous offrent ce que les feuilles de calcul ne pourraient jamais vous offrir.
Voici quelques modèles proposés par l'outil de gestion de la charge de travail pour rationaliser le travail avec précision. 👇
1. Modèle de planification des ressources ClickUp
Le modèle de planification des ressources ClickUp est conçu pour vous offrir une vue d'ensemble complète de tous les éléments mobiles de vos projets. Vous pouvez visualiser les tâches et les ressources en un seul endroit, ce qui vous permet de voir en un coup d'œil qui est affecté à quoi, quand les tâches sont planifiées et comment les ressources sont utilisées.
Le modèle de planification des ressources centralise les heures, les sous-traitants, la disponibilité du personnel et les livrables des clients, évitant ainsi les goulots d'étranglement. Vous pouvez ainsi maximiser la capacité du projet tout en maintenant la motivation des équipes et en garantissant la satisfaction des clients.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Suivez l'avancement des tâches grâce aux statuts personnalisés de ClickUp tels que en cours, Révision client et achevé.
- Ajoutez du contexte grâce aux champs personnalisés ClickUp tels que Budget alloué, Coordinateur de projet et Notes sur les ressources.
- Passez de la vue Liste à la vue Gantt ou Calendrier pour visualiser vos projets sous tous les angles.
- Prévenez l'épuisement professionnel grâce à la vue Charge de travail, qui affiche en temps réel la capacité individuelle et celle de l'équipe.
📌 Idéal pour : les coordinateurs de projet, les chefs d'équipe et les responsables des opérations qui doivent équilibrer les charges de travail, les budgets et les délais entre plusieurs projets.
🚀 Conseil utile : vous souhaitez planifier vos ressources et vos charges de travail de manière proactive ? Essayez ClickUp Brain. Son gestionnaire de projet par l'IA analyse pour vous la disponibilité, les compétences et les engagements en cours de votre équipe afin que vous puissiez utiliser l'IA pour automatiser vos tâches. Travaillant de manière contextuelle dans votre espace de travail, il comprend vos tâches, vos documents, vos équipes, vos délais et génère des mises à jour, des résumés, des stand-ups et des rapports d'avancement.
Et que devez-vous à faire ? Il suffit de lui donner des invitations en langage naturel ! Voici quelques exemples d'invites :
- Générez une mise à jour du statut du projet X, couvrant la progression réalisée au cours de la semaine écoulée, les tâches à venir et les éventuels obstacles*.
- Résumer tous les commentaires et toutes les tâches dans le dossier Y afin d'identifier les éléments en retard et les tâches sans assignés.
- Créez un résumé rapide pour l'équipe marketing : ce qui a été terminé hier, ce qui est prévu aujourd'hui et ce qui constitue un bloc pour la progression.
2. Modèle d'allocation des ressources ClickUp
Alors que le modèle précédent vous aide à équilibrer les charges de travail et les échéanciers, le modèle d'allocation des ressources ClickUp garantit que chaque personne est placée précisément là où elle aura le plus d'impact. Contrairement aux modèles de planification de capacité de base, celui-ci vous permet également d'aligner les budgets, les livrables et les responsabilités de l'équipe avec les attentes des clients en temps réel.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Suivez les coûts grâce à des champs personnalisés tels que Budget total, Responsable créatif et Étapes du projet.
- Suivez le flux du projet grâce à des étapes codées par couleur : À faire, Idéation, Préparation, Exécution et Livraison.
- Accédez à six vues personnalisées telles que Charge de travail de l'équipe, Par clients et Processus de livraison pour garder le contrôle sur tous les aspects.
- Gardez votre tableau bien rangé grâce à la fonction « Masquer les tâches fermées » et ajoutez du travail rapidement à l'aide du bouton « + Nouvelle tâche ».
📌 Idéal pour : les agences, les équipes en contact avec la clientèle et les chefs de projet qui ont besoin d'un moyen d'allouer des ressources à plusieurs clients tout en assurant le suivi des budgets ou des responsabilités.
3. Modèle ClickUp de gestion des ressources humaines
Vous cherchez à équilibrer les délais et les capacités humaines ? Le modèle de gestion des ressources humaines ClickUp est là pour vous aider. Ce modèle vous permet de voir exactement qui a atteint sa capacité maximale, qui a la possibilité d'en faire plus et comment la charge de travail de toute votre équipe s'aligne sur les délais du projet. Vous pouvez également faire apparaître les compétences requises et les détails spécifiques à chaque rôle afin que les bonnes personnes soient toujours affectées aux bons projets.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Visualisez la charge de travail grâce à des barres de capacité quotidiennes qui indiquent en temps réel la disponibilité, l'équilibre et la surallocation.
- Identifiez rapidement les risques grâce à des échéanciers de tâches codés par couleur qui mapper les missions du début à la fin.
- Enregistrez les informations essentielles dans des champs personnalisés tels que Capacité, Type de projet, Responsable hiérarchique et Approbation du déploiement.
- Passez d'un affichage à l'autre parmi cinq vues personnalisées, notamment Charge de travail de l'équipe, Ressources et Statut de révision.
📌 Idéal pour : les équipes RH, les responsables des opérations et les chefs d'équipe qui doivent gérer la capacité de leur équipe sur plusieurs projets.
📮 Insight ClickUp : 16 % des managers ont du mal à intégrer les mises à jour provenant de plusieurs outils dans une vue cohérente. Lorsque les mises à jour sont dispersées, vous passez plus de temps à rassembler les informations et moins de temps à diriger.
Le résultat ? Des tâches administratives inutiles, des informations manquées et un manque de coordination. Grâce à l'espace de travail tout-en-un de ClickUp, les responsables peuvent centraliser les tâches, les documents et les mises à jour, ce qui réduit les tâches fastidieuses et met en évidence les informations les plus importantes, au moment où elles sont nécessaires.
Résultats concrets : rassemblez 200 professionnels dans un environnement de travail ClickUp unifié, à l'aide de modèles personnalisables et d'un suivi du temps pour réduire les frais généraux et améliorer les délais de livraison sur plusieurs emplacements.
4. Modèle de matrice de ressources de projet ClickUp
Le modèle de matrice de ressources de projet ClickUp vous offre un moyen structuré de suivre chaque type de ressource dans une vue organisée pour afficher. Il est ainsi plus facile de faire la connexion entre l'attribution des ressources, le suivi des coûts et l'échéancier des projets. Vous disposez également d'une visibilité sur des détails tels que les tarifs journaliers, la propriété de la propriété et le statut des ressources. De cette façon, vous n'êtes jamais pris au dépourvu par des conflits de disponibilité ou des dépassements de budget.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Organisez les ressources par type (ressources humaines, équipements, installations, logiciels) pour obtenir une ventilation claire de leur disponibilité.
- Suivez les informations clés grâce aux champs personnalisés tels que Département, Quantité, Taux journalier et Type de ressource.
- Suivez l'avancement de vos projets grâce à des statuts personnalisés codés par couleur, tels que Planifié, Commencé, En attente et Achevé.
- Accédez à sept vues personnalisées, notamment Tableau, Échéancier et Formulaire de saisie des ressources, pour une visualisation flexible.
📌 Idéal pour : les équipes interfonctionnelles, les responsables des opérations et les chefs de projet qui ont besoin d'une visibilité sur tous les types de ressources.
5. Modèle de charge de travail des employés ClickUp
Grâce au modèle de charge de travail des employés de ClickUp, vous pouvez enfin contrôler la distribution du travail au sein de votre équipe. Cela signifie que vous pouvez attribuer des tâches en toute confiance, répartir équitablement les responsabilités et protéger votre équipe contre l'épuisement professionnel.
Cet outil de planification des capacités facilite également la définition des attentes. Il relie les charges de travail individuelles aux échéances des projets, ce qui permet de fixer plus facilement des échéanciers réalistes et d'aligner les priorités.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Évaluez instantanément la capacité grâce à des barres de charge de travail individuelles indiquant les heures attribuées par rapport aux heures disponibles.
- Signalez les risques à un stade précoce grâce à des indicateurs de capacité rouges afin d'éviter la surcharge de travail et l'épuisement professionnel des employés.
- Organisez vos projets à l'aide de champs personnalisés tels que Équipe, Date de fin, Date de suivi et Tickets fermés.
- Utilisez le suivi du temps passé sur les projets dans ClickUp, les étiquettes et les avertissements de dépendance pour que les tâches respectent les délais.
📌 Idéal pour : les managers d'équipe, les responsables de service et les chefs de projet qui souhaitent s'assurer qu'aucun employé n'est sous-utilisé ou surchargé de travail.
Voici ce que Nicole Brisova, responsable des opérations de croissance chez Walk the Room, avait à dire à propos de l'utilisation de ClickUp :
L'utilisation de ClickUp nous a aidés à mieux planifier, à livrer plus rapidement et à structurer efficacement nos équipes. Depuis que j'ai rejoint l'entreprise, notre équipe de production a doublé de taille ! Cela n'aurait pas été possible sans une structure solide pour l'attribution des ressources et la gestion de projet.
L'utilisation de ClickUp nous a aidés à mieux planifier, à livrer plus rapidement et à structurer efficacement nos équipes. Depuis que j'ai rejoint l'entreprise, notre équipe de production a doublé de taille ! Cela n'aurait pas été possible sans une structure solide pour l'attribution des ressources et la gestion de projet. *
6. Modèle de planification des ressources en amont ClickUp
Le modèle de tableau blanc de planification rétroactive ClickUp vous permet de commencer par la ligne d'arrivée et de travailler votre chemin jusqu'au présent. Définissez votre objectif final, puis mappez les jalons, les échéanciers et les tâches déléguées dans l'ordre inverse, en veillant à ne rien oublier d'essentiel. Le tableau blanc interactif ClickUp vous aide à décomposer les projets à long terme en étapes plus petites et réalisables.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Définissez votre objectif final dans la colonne Résultat et articulez votre plan autour de celui-ci.
- Réfléchissez aux éléments à prendre en compte dans l'étape d'identification afin de recenser tout ce qui est nécessaire.
- Créez une vue d'échéancier inversée divisée par année pour la planification à long terme.
- Attribuez les responsabilités à l'aide de la colonne Déléguer , afin que la propriété soit clairement définie.
- Passez de l'afficher Planification rétroactive à l'afficher Commencer ici pour naviguer facilement dans vos projets.
📌 Idéal pour : les dirigeants, les stratèges et les équipes de projet qui recherchent un outil de gestion des ressources et souhaitent décomposer des objectifs ambitieux en plans réalistes, étape par étape.
📖 À lire également : Comment calculer la charge des ressources dans la gestion de projet
7. Modèle de planification de compte ClickUp
La gestion des comptes clients ne se limite pas à la tenue de registres, elle implique également de stimuler la croissance. Grâce au modèle de planification des comptes ClickUp, vous pouvez organiser tous les détails de vos relations clients en un seul endroit.
Ce modèle permet d'aligner votre équipe sur les objectifs des clients, de suivre la santé des comptes en temps réel et d'identifier les opportunités de renforcer les relations. De l'intégration de nouveaux clients au suivi des revenus de vos plus gros comptes, vous aurez toujours une vue structurée de l'avancement.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Suivez chaque client à travers différentes étapes telles que Intégration, Actif, Fidélisation ou À risque.
- Identifiez instantanément les opportunités à forte valeur ajoutée grâce aux champs revenu mensuel et santé du compte.
- Suivez visuellement la progression grâce aux barres d'achèvement et au nombre de tâches spécifiques à chaque compte.
- Passez de l'afficher Échéancier à la vue Gantt et à la vue Compte par étape pour gérer les tâches à court terme et les stratégies à long terme.
📌 Idéal pour : les équipes commerciales, les gestionnaires de comptes et les responsables de la réussite client qui souhaitent renforcer leurs relations avec leurs clients.
🚀 Astuce rapide : la gestion des ressources consiste à prendre des décisions plus rapides lorsque les priorités changent. ClickUp Brain MAX intègre plusieurs modèles d'IA de pointe tels que Claude, Gemini et ChatGPT directement dans votre environnement de travail, éliminant ainsi le besoin d'une prolifération inutile d'IA. Vous pouvez également utiliser Talk to Texte pour poser des questions, dicter et commander votre travail à la voix. Ainsi, si vous êtes en déplacement, vous pouvez toujours demander à Brain MAX d'analyser les charge de travail, de rédiger des plans de ressources ou de générer des mises à jour instantanées de l'état d'avancement pendant que vous examinez les tâches.
Voici quelques invites verbales que vous pouvez donner à MAX :
- Montrez-moi les membres de l'équipe de conception qui ont moins de 60 % de charge de travail cette semaine et suggérez-moi des tâches que je peux leur confier.
- Faites la prévision des besoins en ressources et en projets pour le prochain sprint et signalez les domaines dans lesquels nous manquons de capacité de développeur.
- Rédigez une mise à jour destinée aux clients qui explique notre forfait de ressources pour les deux prochaines semaines, en utilisant les données des tâches du tableau Marketing.
Voici une présentation de son travail en tant que logiciel de suivi des ressources:
8. Modèle de planification Pi par ClickUp
Le modèle de planification ClickUp Pi divise le travail en sprints clairs, aligne les équipes sur des objectifs de partage et suit les dépendances, le tout dans les tableaux blancs ClickUp. Grâce à ce cadre, vous pouvez guider vos équipes à travers les incréments de programme (PI), organiser les fonctionnalités, attribuer des tâches à des sprints spécifiques, ajouter des fonctionnalités de suivi du temps et surveiller les progrès sur un tableau de programme de haut niveau.
🌟 Voici pourquoi vous allez l'apprécier :
- Suivez les dépendances à l'aide de lignes visuelles sur le tableau de programme afin d'éviter les goulots d'étranglement.
- Attribuez des tâches aux équipes à l'aide des tableaux d'équipe pour une gestion détaillée de la charge de travail.
- Identifiez et gérez les risques en temps réel grâce au ROAM Tableau et aux catégories de risques.
- Passez de la vue Tableau blanc à la vue Liste et Tableau pour planifier, suivre et ajuster votre travail.
📌 Idéal pour : les équipes agiles, les praticiens SAFe et les chefs de projet coordonnant plusieurs sprints ou équipes qui ont besoin d'aligner les priorités, de gérer les dépendances et d'atténuer les risques de manière efficace.
🔍 Le saviez-vous ? Au XVIe siècle, Venise exploitait l'un des tout premiers systèmes de gestion des ressources de production. L'Arsenal de Venise utilisait un flux de travail de type chaîne de montage pour construire des navires. Grâce à des équipes spécialisées et à des créneaux horaires stricts, ils pouvaient produire une galère entièrement armée en une seule journée.
Répartissez efficacement les ressources avec ClickUp
Disposer d'un modèle de gestion des ressources solide peut achever complètement la façon dont votre équipe planifie, suit et exécute son travail. Monday.com propose une gamme de modèles de qualité qui constituent un point de départ structuré.
Cependant, ces modèles sont génériques et ne sont pas entièrement connectés à vos flux de travail spécifiques.
ClickUp prend le relais ici. Ses modèles de gestion des ressources sont entièrement personnalisables et peuvent être directement liés à vos flux de travail, ce qui permet d'aligner les tâches, les échéanciers et les priorités sur les capacités réelles de l'équipe.
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