Nous sommes lundi matin et votre boîte de réception est déjà pleine. Trois nouvelles recrues commencent aujourd'hui, le service informatique n'a pas encore paramétré leurs comptes, les e-mails de bienvenue n'ont pas été envoyés et quelqu'un vient de demander où se trouve la checklist pour leur intégration... encore une fois.
Si vous travaillez dans les RH, vous ne connaissez que trop bien ce chaos.
L'intégration doit être une expérience passionnante, tant pour l'entreprise que pour le nouvel employé. Mais lorsque votre équipe est submergée de tâches répétitives, l'expérience en pâtit. La bonne nouvelle ? Vous n'avez plus besoin de tout faire manuellement. C'est là qu'intervient l'intelligence artificielle pour les RH à l'étape suivante.
Dans cet article, nous vous montrerons comment automatiser les processus RH grâce à l'IA afin de créer des expériences d'intégration plus rapides et plus intelligentes, sans perdre le contact humain.
Pourquoi automatiser les processus RH grâce à l'IA ?
Selon l'IBM Institute for Business Value, 87 % des dirigeants sondés estiment que l'IA est plus susceptible de renforcer leur rôle que de le remplacer. Les ressources humaines sont à l'aube de cette transition, qui leur ouvre des possibilités plus vastes et plus influentes.
Voici pourquoi vous devez utiliser l'IA dans les RH:
- Gagnez en efficacité : personne ne s'est lancé dans les ressources humaines parce qu'il adore s'occuper des politiques en matière de congés payés. L'automatisation de ces tâches administratives permet de réduire la saisie manuelle de données et le nombre d'erreurs.
- Prenez des décisions plus éclairées : l'analyse des performances basée sur l'IA aide votre fonction RH à identifier les employés à fort potentiel en suivant le suivi de leur progression en matière de formation, leurs commentaires et leurs performances.
- Favorisez la fidélisation (et soutenez votre propre équipe) : l'IA dans les RH vous libère du temps pour vous consacrer à du travail qui fait la différence, comme les stratégies de fidélisation et la création d'un environnement de travail favorable qui favorise l'engagement et la loyauté des employés.
- Améliorez la satisfaction des employés : les outils d'automatisation des RH fournissent une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, notamment en répondant aux questions sur les politiques et en guidant les employés tout au long du processus d'intégration. Des réponses plus rapides et une aide personnalisée permettent de rationaliser le processus de recrutement et de rendre les employés plus heureux, car ils se sentent soutenus dès le premier jour.
- Restez en conformité : vous pouvez rester à jour en matière de réglementations, d'exactitude des dossiers et de conformité sans travail administratif supplémentaire. De plus, elle offre une prévision des tendances en matière de main-d'œuvre et invite vos ressources humaines à s'adapter aux bonnes tendances pour obtenir un avantage concurrentiel.
📚 En savoir plus : Les meilleurs logiciels RH pour les équipes RH, testés et approuvés
👀 Le saviez-vous ? Selon McKinsey & Company, les entreprises qui excellent dans la gestion des talents génèrent 300 % de revenus supplémentaires par employé par rapport à la moyenne. Et pourtant, de nombreuses équipes RH continuent de passer des heures à rechercher des formulaires et à gérer les données de paie.
Principaux processus RH clés à automatiser grâce à l'IA
Pour déterminer quels processus RH se prêtent à l'automatisation, recherchez les goulots d'étranglement qui retardent systématiquement les résultats.
Qu'il s'agisse de la planification des entretiens ou des contrôles de conformité, les principaux obstacles dans votre flux de travail RH sont souvent les plus faciles à surmonter grâce à l'IA. Ils comprennent :
1. Recrutement et présélection des CV
L'analyse manuelle de centaines de CV est l'un des principaux goulots d'étranglement des fonctions RH. Grâce à l'intelligence artificielle, vous pouvez scanner les candidatures, extraire les compétences et classer les candidats en fonction des descriptions de poste.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez rapidement afficher les informations sur les candidats, les commentaires et même les notes d'entretien à partir de votre espace de travail et d'autres applications RH en connexion.
Voici comment vous pouvez utiliser Brain pour préparer vos entretiens.
2. Planification des entretiens
Combien d'e-mails faut-il envoyer pour organiser un seul entretien ? Beaucoup trop. Les assistants de planification basés sur l'IA vérifient les calendriers, suggèrent des créneaux horaires, envoient des rappels et gèrent même les changements de dernière minute, ce qui permet aux responsables du recrutement de consacrer plus de temps à l'expérience des employés.
💡 Conseil de pro : au lieu de jongler avec plusieurs outils, utilisez le calendrier alimenté par l'IA de ClickUp pour tout regrouper au même endroit. Il organise les entretiens, les jalons d'intégration, les évènements d'équipe et les demandes de congés dans un calendrier unifié. Vous pouvez attribuer un code couleur aux types d'évènements, les déplacer par glisser-déposer pour les reprogrammer, et même laisser l'IA bloquer automatiquement les priorités clés en fonction de vos données de tâches et d'objectifs.
3. Documentation relative à l'intégration
La recherche des identifiants, des formulaires fiscaux et des contrats est une tâche répétitive et fastidieuse en termes de conformité.
Grâce aux portails en libre-service destinés aux employés, vos nouvelles recrues peuvent télécharger des documents qui sont ensuite vérifiés automatiquement, stockés en sécurité et signalés en cas d'erreur. Plus le processus est fluide, meilleure est la première impression et plus solide est la base pour l'engagement des employés.
⚡ Conseil de pro : si vous êtes bloqué dans le processus d'intégration, le modèle de checklist d'intégration ClickUp peut vous aider. Tout, de l'enregistrement des informations sur les employés à l'envoi du questionnaire post-intégration, est saisi, attribué et suivi en un seul endroit.
4. Gestion des données des employés
Les bases de données RH sont souvent en retard lorsque les employés mettent à jour leurs adresses, leurs coordonnées bancaires ou leurs contacts.
Les systèmes d'IA synchronisent les mises à jour des formulaires alimentés par l'IA directement dans les plateformes RH centrales, ce qui réduit les erreurs et garantit l'exactitude des enregistrements. Cela signifie que les responsables RH peuvent s'appuyer sur des données fiables pour effectuer des analyses prédictives qui facilitent la planification à long terme.
🎥 Regardez cette vidéo pour découvrir comment utiliser intelligemment l'IA dans le recrutement :
👀 Conseil utile : les informations obsolètes sur les employés créent des erreurs silencieuses qui se répercutent sur la paie, la conformité et les rapports. Utilisez des modèles RH gratuits pour centraliser les informations sur les employés et assurer la cohérence des dossiers.
5. Parcours de formation et d'apprentissage
Grâce aux outils d'IA, vous pouvez analyser le rôle, l'expérience et les performances d'un employé afin de lui recommander des parcours d'apprentissage sur mesure. En personnalisant le développement, vos équipes RH peuvent améliorer l'engagement des employés ainsi que la gestion des performances.
👀 Le saviez-vous ? Unilever, par le biais de son programme Compass, s'est engagé à doter chaque employé de compétences adaptées à l'avenir. Leurs recherches montrent que les employés qui ont participé à ces ateliers ont augmenté leur productivité globale de 41 %.
6. Gestion des salaires et des avantages sociaux
Les plateformes d'IA automatisent le calcul des salaires, les remboursements et la génération des fiches de paie, tout en simplifiant l'inscription aux avantages sociaux grâce à des vérifications guidées de l'éligibilité.
📮 ClickUp Insight : 32 % des travailleurs pensent que l'automatisation ne permettrait de gagner que quelques minutes à la fois, mais 19 % affirment qu'elle pourrait leur débloquer 3 à 5 heures par semaine. En réalité, même les plus petits gains de temps s'additionnent à long terme.
Par exemple, gagner seulement 5 minutes par jour sur des tâches répétitives pourrait avoir pour résultat un gain de plus de 20 heures par trimestre, temps que vous pourriez consacrer à du travail plus stratégique et plus utile.
Avec ClickUp, l'automatisation de petites tâches, telles que l'attribution de dates d'échéance ou le marquage de collègues, prend moins d'une minute. Vous disposez d'agents IA intégrés pour les résumés et les rapports automatiques, tandis que des agents personnalisés gèrent des flux de travail spécifiques. Prenez le temps de respirer !
💫 Résultats concrets : STANLEY Security a réduit de 50 % ou plus le temps consacré à la création de rapports grâce aux outils de reporting personnalisables de ClickUp—gratuit pour ses équipes, qui peuvent se concentrer moins sur la mise en forme et davantage sur la prévision.
7. Évaluations des performances
Les évaluations sont souvent bloquées parce que les managers doivent jongler avec trop de données. L'IA peut intervenir à l'étape de compilation des indicateurs, agréger les commentaires à 360° et générer des résumés, rendant ainsi la gestion des performances plus cohérente, transparente et axée sur les données.
De cette manière, les employés bénéficient d'évaluations plus équitables, tandis que les RH obtiennent des informations utiles pour leurs futures analyses prédictives.
⚡ Conseil de pro : les tableaux de bord ClickUp centralisent les analyses RH clés, des performances et de l'engagement des employés aux tendances en matière de rotation du personnel, le tout dans une vue personnalisable. Grâce aux informations fournies par l'IA, les équipes RH peuvent suivre les tendances, repérer les signaux d'alerte et prendre des décisions fondées sur des données plus rapidement que jamais.
8. Assistance aux employés et service d'aide RH
Les chatbots IA alimentés par le traitement du langage naturel traitent instantanément les questions fréquentes, transmettent les problèmes complexes et enregistrent les thèmes récurrents.
Avec ClickUp Knowledge Management, vous pouvez créer une base de connaissances RH centralisée où les employés peuvent facilement accéder de manière autonome aux politiques, aux détails des avantages sociaux et aux guides d'intégration.
Vous pouvez également configurer les agents Auto-pilot préconfigurés de ClickUp ou créer vos propres agents personnalisés pour répondre aux requêtes liées aux ressources humaines.
Instance, le canal de l'équipe RH reçoit beaucoup de questions. Le responsable des relations avec les collaborateurs souhaite utiliser l'IA pour répondre à certaines de ces questions et libérer du temps pour son équipe. Il crée un agent Autopilot personnalisé dans le canal, chargé de répondre aux questions uniquement si la réponse se trouve dans les connaissances auxquelles il a accès. Il précise que l'agent Autopilot ne doit répondre que lorsque le message de l'utilisateur contient un exemple clair et direct. Il fournit même des exemples de questions à l'agent Autopilot.
9. Gestion des départs
Le départ des employés est tout aussi important que leur intégration, mais souvent, aucun processus n'est mis en place pour cela.
L'IA automatise les checklist d'autorisation, la désactivation du système et les enquêtes de départ. En analysant les données des sondages à l'aide d'analyses prédictives, vous pouvez découvrir les tendances en matière d'attrition et renforcer les stratégies de fidélisation, tout en garantissant la conformité à chaque étape.
📚 En savoir plus : Les meilleures questions à poser lors d'un entretien de départ
👀 Le saviez-vous ? Avec l'essor de l'IA générique, le potentiel d'automatisation de tâches telles que l'application d'expertise et la gestion du personnel a bondi à près de 60 %. Il s'agit là de domaines que l'on considérait autrefois comme trop humains pour être automatisés.
Comment automatiser les processus RH grâce à l'IA
Vous en avez assez de passer d'un outil à l'autre pour gérer un seul processus RH ?
ClickUp rassemble toutes vos applications professionnelles, vos données, vos chats, vos automatisations et vos flux de travail dans le premier espace de travail convergent basé sur l'IA au monde. Vous n'avez plus besoin de passer d'une application à l'autre, entre les documents SOP, les chats et les e-mails pour obtenir des validations. Ce type de dispersion du travail prend fin dès maintenant, car avec ClickUp, un seul environnement de travail suffit pour recruter, gérer et fournir l'assistance à une main-d'œuvre florissante.
Votre équipe RH peut se concentrer sur les personnes, et non sur la paperasse, car elle dispose d'un contexte complet et d'un espace unique où les humains et les agents peuvent travailler ensemble.
Imaginez ceci : vous créez un agent de gestion des performances à l'aide de ClickUp Agents. Il avertit les responsables lorsque la période d'évaluation des performances approche, les guide tout au long du processus de saisie des données, répond naturellement aux questions à partir des procédures opératoires normalisées existantes, planifie les rappels, les résumés, etc., puis communique les résultats au responsable des ressources humaines.
Et ce n'est qu'un aperçu.
Pour vous aider, nous vous proposons un guide étape par étape pour automatiser les processus RH avec des informations exploitables.
Étape n° 1 : identifiez et mapper les processus à automatiser
Concentrez-vous sur les tâches RH répétitives, basées sur des règles et à volume élevé. Pensez à la paie, à la gestion des congés, à la sélection des candidats, aux checklist d'intégration et aux rapports de conformité.
Avant d'intégrer l'IA, visualisez vos processus actuels à l'aide d'organigrammes ou de tableaux blancs. Cela permet de mettre en évidence les goulots d'étranglement et les inefficacités que l'automatisation peut éliminer.
Au lieu de recouvrir les murs de votre salle de conférence de post-it, utilisez les tableaux blancs ClickUp pour mapper numériquement vos processus RH.
En utilisant des tableaux blancs comme toile virtuelle, toute votre équipe collabore en temps réel. Que vous travailliez à distance ou sur place pour la planification des ressources humaines, esquissez votre flux d'intégration actuel. Cela signifie que vous pouvez dessiner une carte allant de « le candidat accepte l'offre » jusqu'à « reçoit son ordinateur portable et son premier salaire ».
Et lorsque vous identifiez un goulot d'étranglement dans votre vérification des antécédents, convertissez-le en tâche ClickUp directement depuis le tableau blanc. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez utiliser le modèle SOP RH ClickUp intégré aux tableaux blancs.
Ce cadre couvre l'ensemble du cycle de vie des employés grâce à sa mise en forme visuelle. Vous pouvez organiser les processus RH en phases distinctes, notamment la définition du profil du poste, la publication de l'offre d'emploi et le recrutement. Chacune d'entre elles est définie par des étapes, des participants, des entrées et des sorties.
👀 Le saviez-vous ? Selon Forrester Research, sur une période de trois ans, les organisations utilisant ClickUp ont obtenu un retour sur investissement (ROI) estimé à 384 %. Ces organisations ont généré environ 3,9 millions de dollars américains de revenus supplémentaires grâce à des projets rendus possibles ou améliorés par ClickUp.
Étape n° 2 : définir des objectifs
Fixez-vous des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps). Voici quelques exemples d'objectifs que vous pouvez viser :
- Augmentez l'engagement des candidats de 30 % au cours du prochain trimestre grâce à une communication automatisée et à des points de contact personnalisés.
- Réduisez de 40 % les demandes manuelles liées aux ressources humaines au cours des six prochains mois en mettant en place des portails en libre-service et une assistance par discuter basé sur l'IA.
- Réduisez le délai moyen de recrutement de 25 % au cours des 90 prochains jours grâce à l'automatisation des flux de travail de sélection, de planification et de retour d'information.
C'est là que la plupart des projets d'automatisation des RH échouent : les équipes sont enthousiasmées par la technologie, mais oublient de mesurer ce qui compte vraiment. Ne faites pas comme elles !
📮 ClickUp Insight : près de 88 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage utilisent désormais des outils d'IA pour simplifier et accélérer leurs tâches personnelles. Vous souhaitez bénéficier des mêmes avantages au travail ?
ClickUp est là pour vous aider ! ClickUp Brain peut vous aider à améliorer votre productivité de 30 % grâce à une réduction du nombre de réunions, à des résumés rapides générés par l'IA et à des tâches automatisées.
📚 En savoir plus : Amélioration des processus RH à l'aide de stratégies et d'exemples
Étape n° 3 : choisir les bons outils d'IA
Parmi tous les outils disponibles sur le marché, comment déterminer celui qui convient le mieux pour terminer la tâche ?
Voici quelques éléments importants à prendre en considération :
- Priorité à l'intégration : votre IA doit s'intégrer aux outils RH, de paie, d'ATS et de collaboration existants. Si elle ne peut pas communiquer avec vos systèmes actuels, vous passerez plus de temps à réparer les silos de données qu'à gagner du temps.
- Traitement du langage naturel (NLP) : utile pour l'analyse des CV, les chatbots et l'analyse des sentiments. Grâce au NLP, l'IA peut lire les CV comme un recruteur, répondre aux questions fréquentes des employés de manière de discussion et même analyser les sondages de satisfaction pour identifier les tendances en matière d'engagement.
- Évolutivité : commencez modestement, mais assurez-vous que l'outil évolue en fonction de vos besoins, de l'automatisation des tâches routinières telles que le flux de travail d'intégration à la gestion des performances à l'échelle de l'entreprise.
- Convivialité : si les responsables RH ne peuvent pas l'utiliser sans assistance informatique, son adoption sera lente. Recherchez des interfaces intuitives, avec une courbe d'apprentissage minimale.
Exemple pratique : supposons que votre objectif soit de « réduire de 25 % le délai moyen de recrutement au cours des 90 prochains jours grâce à l'automatisation des flux de travail de sélection, de planification et de retour d'information ». Vous devriez alors rechercher :
- Un outil de recrutement basé sur l'IA et le NLP qui examine les CV en quelques minutes
- Un assistant de planification /IA qui met fin au chaos du calendrier
- Un tableau de bord d'analyse prédictive indique à l'avance les goulots d'étranglement (retards dans les entretiens, délai de réponse aux offres).
Votre copilote IA pour les flux de travail RH
Au lieu d'ajouter un nouvel outil autonome à votre pile RH, ClickUp Brain intègre directement l'IA dans les flux de travail que vous gérez déjà dans ClickUp. Considérez-le comme un assistant IA connecté qui fonctionne pour toutes les tâches, tous les documents, tous les objectifs et tous les tableaux blancs.
Voici les différentes façons dont votre équipe RH peut utiliser Brain :
⭐ Répondez instantanément aux questions : demandez à Brain « Quel est le statut de l'intégration de Sarah ? » ou « Quels candidats sont en attente d'une vérification de leurs antécédents ? » et il vous fournira la réponse directement à partir de votre environnement de travail.
⭐ Résumer les documents RH en quelques secondes : les longs manuels destinés aux employés, les mises à jour des politiques ou les manuels de formation peuvent submerger les nouvelles recrues. Brain les condense en résumés faciles à assimiler afin que les employés puissent s'approprier le contenu.
⭐ Transformez les discussions en actions : après un débriefing d'entretien ou un appel d'intégration, Brain peut générer automatiquement des tâches, telles que « Planifier une session de formation » ou « Envoyer une demande d'équipement informatique », vous évitant ainsi d'avoir à vous occuper d'un à faire supplémentaire.
⭐ Centralisez vos connaissances : qu'il s'agisse de procédures opératoires normalisées, de flux de travail de conformité ou de guides de gestion des performances, Brain vous garantit une source d'informations unique et toujours à jour, au lieu de fichiers éparpillés.
🌟 Bonus : ClickUp Brain MAX vous permet de passer au niveau supérieur avec ClickUp Brain. Vous avez peut-être déjà utilisé ChatGPT pour la rédaction, Claude pour l'analyse et d'autres outils d'IA pour différentes tâches. Brain MAX les rassemble tous.
Elle comprend l'ensemble de votre écosystème RH, comme votre pipeline de recrutement, les données sur vos employés et les relations au sein de vos équipes. Il vous suffit de lui demander de « créer un plan d'intégration pour un nouveau collaborateur en marketing » pour obtenir un plan personnalisé adapté à vos processus réels.
Mais ce n'est pas tout. Vous pouvez également utiliser ClickUp Brain MAX pour :
- Effectuez des recherches instantanées dans ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint et TOUTES vos applications de connexion + le Web pour localiser des fichiers, des documents et des pièces jointes.
- Utilisez Talk to Text pour poser des questions, dicter et commandez votre travail à la voix, sans les mains, où que vous soyez.
Éliminez la prolifération des outils d'IA avec ClickUp Brain MAX, utilisez votre voix pour terminer votre travail, créer des documents, attribuer des tâches aux membres de votre équipe, et bien plus encore.
Étape n° 4 : standardisez et nettoyez vos données
Même l'IA la plus intelligente ne donnera pas de résultat si vos données RH sont désorganisées. Les doublons dans les dossiers des employés, les informations salariales obsolètes et les mises en forme incohérentes génèrent des erreurs et perturbent complètement le flux de travail d'automatisation.
Avant de déployer l'IA, prenez le temps de normaliser et de nettoyer vos données afin que vos systèmes parlent le même langage.
Pourquoi est-ce important ?
- En effet, /IA ne peut pas déterminer quel dossier d'employé est correct lorsque deux dossiers existent avec des titres différents.
- De plus, des enregistrements inexacts peuvent entraîner des erreurs dans les rapports, qui peuvent être difficiles à corriger lors des audits.
- De plus, l'automatisation dépend de déclencheurs cohérents : si votre champ « Département » est parfois « Ventes » et parfois « Équipe commerciale », les workflows échoueront.
Mais avec ClickUp pour les équipes RH, le nettoyage des données est centralisé et standardisé.
Voici comment procéder :
Champs personnalisés pour plus de précision
Saisissez les informations relatives aux employés, telles que le service, le rôle, le responsable ou l'emplacement, à l'aide des menus déroulants et des options prédéfinies dans les champs personnalisés. Cela élimine les approximations et évite les multiples variations pour chacun de ces déclencheurs.
Dépendances pour faire respecter l'ordre
Dans des processus tels que l'intégration, certaines étapes dépendent de la réalisation d'autres étapes. Par exemple, la vérification de l'identifiant avant la remise du matériel. Les dépendances de ClickUp garantissent que les données circulent dans le bon ordre, afin que rien ne passe entre les mailles du filet et que vos automatisations se déclenchent au bon moment.
Automatisations pour la cohérence des données
Les automatisations ClickUp permettent aux équipes RH de créer des flux de travail autonomes. Elles sont conçues à partir de trois éléments :
- Déclencheurs : l'évènement qui lance l'automatisation, comme « Tâche déplacée vers Intégration » ou « Champ personnalisé mis à jour ».
- Conditions : les règles qui filtrent le moment où l'automatisation doit être exécutée, par exemple « uniquement si l'approbation du responsable est vide ».
- Actions : ce qui se passe ensuite, comme attribuer une tâche, publier un commentaire ou mettre à jour un statut.
Par exemple, lorsqu'un nouveau CV est ajouté à votre système, utilisez l'IA pour automatiser la création de tâches pour les candidats. Elle l'attribuera également à votre responsable du recrutement tout en définissant le statut sur « Examen initial ».
La plateforme nous a permis de créer un emplacement unique pour optimiser l'efficacité des processus. L'équipe ClickUp est composée de membres exceptionnels qui sont toujours ouverts aux commentaires et qui travaillent dur pour mettre en œuvre les changements basés sur ces commentaires. C'est un système d'assistance comme je n'en ai jamais vu. Toutes les équipes peuvent bénéficier de l'automatisation et ClickUp l'a fait pour littéralement tous les scénarios que j'ai rencontrés, mais le GRAND avantage de ClickUp est la simplification des processus et des outils en une seule zone de travail.
La plateforme nous a permis de créer un emplacement unique pour optimiser l'efficacité des processus. L'équipe ClickUp est composée de membres exceptionnels qui sont toujours ouverts aux commentaires et qui travaillent dur pour mettre en œuvre les changements basés sur ces commentaires. C'est un système d'assistance comme je n'en ai jamais vu. Toutes les équipes peuvent bénéficier de l'automatisation et ClickUp l'a fait pour littéralement tous les scénarios que j'ai rencontrés, mais le GRAND avantage de ClickUp est la simplification des processus et des outils en une seule zone de travail.
Étape n° 5 : tester, former et gérer le changement
Commencez par un petit projet pilote. Choisissez un processus, par exemple la planification des entretiens ou les FAQ sur les politiques, pour mener à bien ce projet pilote. Recueillez les commentaires des recruteurs, des responsables et des employés, puis affinez vos flux de travail avant de les déployer à l'échelle de l'organisation.
Cela renforce également la confiance de votre service RH dans le déploiement de l'automatisation.
À cette étape, utilisez ClickUp Docs pour créer des guides étape par étape, des FAQ et des documents d'intégration pour votre équipe RH. Au fur et à mesure que vous affinez le projet pilote, vous pouvez mettre à jour la documentation en temps réel afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde. Les documents servent également d'enregistrement permanent de « ce qui a fonctionné » et « ce qui n'a pas fonctionné », ce qui facilite la mise à l'échelle ultérieure.
Même avec un projet pilote bien conçu, votre équipe RH peut encore être submergée par des requêtes répétitives. Au lieu d'ajouter davantage d'effort manuel, c'est l'étape parfaite pour tester les agents Autopilot de ClickUp qui répondent, agissent et apprennent aux côtés de votre équipe.
Exemple pratique : vous testez l'automatisation des FAQ sur les politiques.
Un recruteur tape : « Quelle est la période d'essai pour les nouvelles recrues ? » L'agent Autopilot reconnaît la requête, vérifie votre document de politique et répond avec la clause exacte. Si le document est obsolète ou peu clair, vous le saurez immédiatement, ce qui vous permettra d'affiner à la fois votre automatisation et votre documentation.
Cette vidéo vous guidera à travers la configuration de votre premier agent Autopilot sur ClickUp :
📚À lire également : Les meilleurs cours sur l'IA pour les professionnels des RH qui veulent garder une longueur d'avance
Étape n° 6. Formez et perfectionnez votre équipe RH
L'automatisation ne fonctionne que si les personnes qui la mettent en œuvre sont compétentes. Vous souhaitez présenter l'IA comme un amplificateur de productivité, et non comme une boîte noire. Sachant que 65 % des équipes et des responsables RH utilisent déjà l'IA générative à un certain niveau.
Principes fondamentaux à souligner lorsque vous introduisez l'automatisation par le /IA dans la fonction RH :
- Concentrez-vous sur les compétences humaines, pas seulement sur la technologie. L'IA gère la reconnaissance des modèles et les tâches répétitives, mais les RH restent responsables de l'empathie, du jugement et de la résolution des conflits. Il est tout aussi important de se perfectionner en matière d'intelligence émotionnelle et de gestion du changement que d'apprendre à utiliser de nouveaux outils.
- Enseignez l'interprétation, pas la confiance aveugle. L'IA peut signaler un candidat comme « à fort potentiel » ou prédire un risque d'attrition, mais les RH doivent valider le contexte. La formation doit mettre l'accent sur la manière de questionner, d'interpréter et d'agir de manière responsable sur les résultats de l'IA.
- Créez des champions de l'IA au sein des RH. Identifiez quelques précurseurs qui peuvent tester les outils, documenter les bonnes pratiques et former les autres. L'apprentissage entre pairs est souvent plus efficace que les directives descendantes.
- Connectez la formation à l'impact sur l'entreprise. Rendez la valeur tangible. Ne la positionnez pas comme « l'apprentissage d'un outil ». Présentez-la comme un moyen d'accélérer l'intégration, de fluidifier l'expérience des employés et de renforcer la fidélisation.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Clips pour créer des enregistrements d'écran rapides montrant exactement comment fonctionne la nouvelle automatisation. Vous pouvez enregistrer des clips de 2 minutes illustrant le « traitement des demandes de congé avec l'IA ». Partagez ces tutoriels concis directement dans vos documents de formation.
Étape 7 : Surveillez et améliorez en permanence
L'automatisation des RH n'est pas une opération que l'on peut « configurer et oublier ». Même les flux de travail les plus intelligents peuvent dévier de leur trajectoire s'ils ne sont pas surveillés, testés et affinés au fil du temps. Les politiques évoluent, les règles de conformité changent et les attentes des employés se modifient. Votre automatisation doit s'adapter à tous ces changements.
Comment faire ?
- Audit trimestriel : examinez les automatisations pour vous assurer que les déclencheurs, les conditions et les actions sont toujours valides.
- Suivez les indicateurs clés de performance : alignez le suivi sur vos objectifs SMART (délai de recrutement, exactitude des données, satisfaction des employés, etc.).
- Recueillez des commentaires : utilisez ClickUp Formulaires pour recueillir les commentaires des recruteurs, des responsables et des employés sur ce qui fait du travail (et ce qui ne fait pas du travail).
- Affinez continuellement : de petits ajustements tels que la mise à jour d'un modèle, le renforcement d'un déclencher ou la révision d'une FAQ contribuent à rendre le système plus efficace.
Grâce aux tableaux de bord ClickUp, vous pouvez suivre les performances de vos automatisations en temps réel. Vérifiez si le délai de recrutement est en baisse, si les cibles de précision des données sont atteintes ou si le nombre de tickets d'assistance des employés diminue.
Exemple pratique : votre objectif est de réduire de 40 % les demandes manuelles adressées aux RH. Un tableau de bord ClickUp peut vous indiquer si le volume de tickets d'assistance diminue, tandis que les formulaires permettent de recueillir des commentaires sur les questions restées sans réponse. Ensemble, ces outils vous fournissent à la fois les nombres et le contexte nécessaires pour affiner davantage votre automatisation.
Les meilleurs outils d'IA pour l'automatisation des RH
Vous avez mapper vos processus et défini vos objectifs ; discutons maintenant de certains outils d'IA pour les RH qui peuvent prendre en charge les tâches répétitives pendant que vous vous concentrez sur l'aspect humain des RH.
| Nom de l'outil | Fonction principale | Points forts | Cas d'utilisation |
| ClickUp | Gestion du travail et automatisation RH tout-en-un | Centralisez les tâches RH sur une seule plateforme, combinez l'IA (ClickUp Brain) avec des automatisations, des tableaux de bord en temps réel et des documents intégrés pour disposer d'une source unique et fiable. | Les équipes RH qui souhaitent rationaliser le recrutement, l'intégration, les évaluations de performance et la conformité dans un espace de travail collaboratif unique. |
| Multiplicateur | Paie internationale et employeur officiel (EOR) | Conformité mondiale rigoureuse dans plus de 150 pays, paie multidevises et assistance aux sous-traitants | Entreprises qui embauchent ou gèrent des employés et des sous-traitants internationaux tout en respectant les lois locales |
| Leena IA | Chatbot RH et libre-service pour les employés | IA conversationnelle pour les FAQ sur les politiques et les requêtes RH, l'analyse des sentiments, et intégration avec les plateformes HRIS. | Entreprises souhaitant offrir une assistance RH 24h/24 et 7j/7 et libérer les responsables RH des requêtes à faible valeur ajoutée |
| ClearCompany | Gestion des performances et cycle de vie des talents | Outils performants d'alignement des objectifs, analyses robustes, planification de la relève et gestion intégrée des talents tout au long du cycle de vie des employés. | Les organisations qui ont besoin d'une gestion structurée des performances et d'un développement des talents à long terme |
| Moveworks | Automatisation de la discussion des RH | Chatbot de niveau entreprise avec routage des flux de travail, intégration des demandes RH et informatiques, et automatisation de la résolution des tickets à grande échelle. | Équipes RH/IT d'entreprise à la recherche d'une plateforme de discussion unique pour l'assistance aux employés et la gestion des flux de travail |
| Deel | Recrutement et paie à l'échelle mondiale | Simplifie le recrutement transfrontalier, automatise la conformité et les déclarations fiscales, et accélère l'intégration des contractuels et des employés à temps plein. | Équipes travaillant principalement à distance et ayant besoin d'un recrutement international fiable et d'une paie conforme |
Comment nous évaluons les logiciels chez ClickUp
Notre équipe éditoriale suit un processus transparent, fondé sur la recherche et indépendant des fournisseurs, vous pouvez donc être sûr que nos recommandations sont basées sur la valeur réelle des produits.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont nous évaluons les logiciels chez ClickUp.
Erreurs courantes à éviter lors de la mise en place de l'automatisation des RH
L'automatisation dans les RH ne vise pas tant à remplacer les personnes qu'à éliminer les tâches répétitives qui empêchent vos équipes RH de faire leur meilleur travail.
Voici les défis RH courants auxquels vous devez prêter attention :
1. Négliger le changement de culture
Pourquoi cela se produit-il ? Les projets d'automatisation sont menés par les services informatiques sans implication active des RH, ce qui met en péril le rôle stratégique de ces dernières.
✅ Solution : communiquez clairement le « pourquoi » : comment l'automatisation libère les RH pour qu'elles puissent se concentrer sur la culture, l'engagement et la fidélisation. Associez cela à de petites victoires avec visibilité (comme une planification plus rapide des entretiens) pour instaurer la confiance et créer une dynamique dans toute l'organisation.
2. Ignorer les risques liés à la cybersécurité
Pourquoi cela se produit-il ? Les responsables RH considèrent que la cybersécurité relève de la responsabilité du service informatique, négligeant le fait que les données RH (paie, contrats, évaluations de performance) comptent parmi les plus sensibles de l'organisation.
✅ Solution : Exigez le cryptage de tous les dossiers des employés, utilisez des contrôles d'accès stricts basés sur les rôles et effectuez régulièrement des audits de sécurité.
ClickUp offre des contrôles de permission et des pistes d'audit robustes afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent afficher les informations RH sensibles.
3. Négliger la confidentialité des employés
Pourquoi cela se produit-il ? Dans leur empressement à automatiser, les équipes RH déploient parfois une IA qui surveille les communications, effectue le suivi de la productivité ou traite des données sensibles. Sans explication claire aux employés, cela conduit à la méfiance.
✅ Solution : Communiquez clairement quelles données sont collectées, comment elles seront utilisées et quelles mesures de protection sont mises en place pour protéger les informations des employés.
📌 ClickUp contribue à protéger la confidentialité grâce à des paramètres d'autorisation granulaires, des vues privées et des journaux d'audit, garantissant ainsi aux employés que leurs données personnelles sont protégées et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
4. Sous-estimer le temps nécessaire à la mise en œuvre
Pourquoi cela se produit-il ? N'oubliez pas que les outils d'automatisation ne sont pas prêts à l'emploi. Si vous sous-estimez le temps nécessaire au nettoyage des données, au test des flux de travail, à la formation des utilisateurs et à la gestion du changement, cela entraînera des déploiements précipités et des équipes frustrées.
✅ Solution : fixez des échéanciers réalistes en commençant par un projet pilote et en mettant en place l'automatisation progressivement. Prévoyez du temps pour les tests, les retours d'expérience et les itérations dans votre plan.
📚 Pour en savoir plus : Comment les équipes RH utilisent l'IA générative, avec des cas d'utilisation et des exemples
Faites appel à ClickUp pour l'automatisation de vos flux de travail RH
Les systèmes d'IA sont prêts à prendre en charge les tâches manuelles, à condition que vous soyez prêt à leur confier ces tâches.
Les bons outils facilitent le processus de recrutement et réduisent le stress pour le service RH.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, offre une suite complète de fonctionnalités pour vous aider à chaque étape.
Avec ClickUp Brain, Brain MAX et Autopilot Agents, vous bénéficiez d'un espace de travail tout-en-un où tous les processus RH se déroulent sans heurts. De plus, Docs, Tableaux blancs et Objectifs couvrent tous les autres aspects de votre flux de travail RH.
Prêt à automatiser vos processus RH ? Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui sur ClickUp.