Vous passez la majeure partie de votre journée à accomplir des tâches qui vous semblent urgentes, mais qui ne mènent à rien de significatif.
Votre boîte de réception déborde de « questions rapides ». Les réunions se multiplient comme des lapins. 🐇🐇🐇🐇
Le travail qui compte vraiment est repoussé à demain. Encore une fois.
Ce n'est pas un échec personnel, c'est un problème de câblage.
Les scientifiques appellent cela « l'effet de simple urgence », c'est-à-dire que les gens se comportent comme si la poursuite d'une tâche urgente avait son propre attrait, indépendamment de sa conséquence objective.
En d'autres termes : nous sommes accros à l'extinction des incendies plutôt qu'à leur prévention.
La matrice d'Eisenhower (également appelée matrice urgent-important) permet de mettre fin à ce chaos mental.
Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?
Considérez la matrice d'Eisenhower comme votre assistant personnel pour la prise de décision.
Ce cadre à quatre quadrants d'une simplicité trompeuse (urgent ou non urgent, important ou non important) vous oblige à faire la distinction entre ce qui semble urgent et ce qui produit réellement des résultats.
Mais voici le hic : le principal avantage de la matrice N'EST PAS de vous rendre plus productif.
Elle vous aide plutôt à prendre votre vie en main. 👇🏼
Des études montrent que les personnes qui utilisent des cadres de priorisation rapportent avoir une meilleure maîtrise de leur temps ET un niveau de stress plus faible, même lorsque leur rendement brut n'augmente pas de manière spectaculaire (nous y reviendrons dans un instant).
Il s'avère que le véritable ennemi n'est pas votre liste à faire. Votre cerveau ne fait pas la différence entre un tigre à dents de sabre et une notification Slack.
TL;DR : Comment fonctionne la matrice d'Eisenhower ?
D'accord, notre cerveau a des bugs. Mais est-ce entièrement de sa faute ? Pas tout à fait.
La vie moderne est pleine de distractions : votre téléphone, votre ordinateur portable de travail, Alexa et même votre Roomba ! (Laissez-moi tranquille, bon sang !)
Si vous faites partie d'une équipe qui jongle avec plus de 15 outils, les études montrent que vous avez quatre fois plus de chances d'être bloqué dans la voie lente de la productivité. Pas étonnant que 42 % de nos heures de travail soient accaparées par le chaos lié aux changements de contexte.
Alors, que faisons-nous ? Nous inventons nos propres astuces de gestion du temps ( 92 % d'entre nous, pour être exact ), tandis qu'environ 76 % d'entre nous ne jurent que par leurs systèmes personnels de hiérarchisation des priorités.
Pourtant, 65 % admettent qu'ils ne font que cocher les tâches faciles ou urgentes, tandis que les véritables éléments qui changent la donne restent en suspens.
Découvrez la matrice d'Eisenhower : l'outil original pour « arrêter de se faire des illusions ».
Elle fait abstraction du bruit ambiant et vous oblige à vous concentrer sur ce qui est vraiment important.
La matrice est votre référence pour évaluer la réalité, votre boussole en matière de productivité et votre meilleur atout pour vous assurer que votre journée de travail a vraiment du sens.
| Quadrant | Action | Description | *exemples |
| Quadrant 1 : Urgent + Important | *à faire | Crises réelles nécessitant une attention immédiate | Le serveur est en panne et les personnes personnalisées ne peuvent rien acheter |
| Quadrant 2 : Important + Non urgent | DÉCIDEZ | Rédiger un forfait Business, acquérir de nouvelles compétences et aller à la salle de sport | Rédiger un forfait Business, acquérir de nouvelles compétences ou aller à la salle de sport |
| Quadrant 3 : Urgent + Non important | dÉLÉGUER* | Les priorités des autres qui semblent urgentes mais qui ne sont pas importantes pour vos objectifs | La plupart des e-mails, des interruptions aléatoires ou des réunions auraient pu être remplacés par des e-mails |
| Quadrant 4 : Non urgent + Non important | SUPPRIMER | Les activités qui vous font perdre du temps et ne contribuent pas à vos objectifs | Les pièges des réseaux sociaux, réorganiser votre bureau pour la troisième fois cette semaine |
Et soudain, vous savez exactement lequel nécessite votre attention !
🛠️ Boîte à outils prête à l'emploi : le modèle de matrice d'Eisenhower de ClickUp, qui est un fournisseur de structure préconfigurée qui trie automatiquement les tâches en quadrants et s'adapte à mesure que vos priorités changent.
De plus, vous pouvez facilement convertir les éléments de votre matrice en tâches sur ClickUp ET afficher les détails de chaque quadrant de votre matrice pour plus de détails.
📖 En savoir plus : 10 modèles gratuits de matrice d'Eisenhower dans Excel et ClickUp
Quel problème la matrice d'Eisenhower permet-elle réellement de résoudre ?
Nous l'avons déjà mentionné : votre cerveau a un bug.
Lorsque quelque chose semble urgent, votre système d'alarme préhistorique vous incite à croire que c'est important.
Votre anxiété est ancestrale !
Voilà, c'est dit !
Votre cerveau fonctionne avec un logiciel préhistorique dans un monde qui évolue à une vitesse vertigineuse.
Pendant plus de 95 % de l'histoire de l'humanité, l'anxiété de nos ancêtres était un système d'alarme finement réglé, conçu pour leur permettre de survivre dans la nature ( Nesse, 2022; Stein & Nesse, 2016 ). À l'époque, un bruissement dans les buissons pouvait signifier la présence d'un prédateur, et il était donc tout à fait logique de ressentir une vague d'anxiété.
Aujourd'hui, notre environnement a évolué plus rapidement que notre biologie ne peut suivre : l'agriculture n'a que 10 000 ans, l'électricité n'a qu'un siècle et la surcharge numérique en est encore à ses balbutiements.
Notre cerveau, toujours programmé pour réagir aux menaces des tigres à dents de sabre, réagit désormais aux e-mails, aux échéances et aux notifications des réseaux sociaux avec la même urgence primitive.
le décalage est réel : *Ce qui nous protégeait autrefois nous laisse parfois aujourd'hui submergés par des « menaces » que nos ancêtres n'auraient jamais pu imaginer. Si votre anxiété vous semble déplacée, ce n'est pas un défaut personnel. C'est votre cerveau primitif qui fait de son mieux dans un monde entièrement nouveau.
Et cela nous amène à la partie suivante.
L'effet de simple urgence : c'est moi le problème, c'est moi !
Nous sommes mardi après-midi et votre boîte de réception est pleine : 47 e-mails concernant les commandes pour le déjeuner. Vous répondez à tous. Le projet qui pourrait faire avancer votre carrière ? Toujours pas touché. Pourquoi ?
Le déjeuner a une heure limite. Le projet, non. Votre cerveau choisit toujours le déjeuner.
En effet, l'effet de simple urgence entre en jeu, particulièrement prononcé chez les personnes qui se perçoivent comme très occupées.
Votre cerveau ne se soucie pas du salaire, de la croissance ou de l'impact. Il voit une échéance et se met en mode « homme des cavernes ». Et plus vous vous sentez occupé, plus la situation empire. Le sentiment d'être débordé entraîne une mauvaise hiérarchisation des priorités, ce qui vous rend encore plus occupé, ce qui aggrave encore la hiérarchisation des priorités. Un cycle vicieux.
Les chercheurs qui ont mis en évidence « l'effet de simple urgence » ont trouvé un moyen de briser ce cycle : rendre les résultats des tâches importantes plus évidents. (Pourquoi n'y avons-nous pas pensé !)
Lorsque les gens pouvaient clairement voir ce qu'ils gagneraient à accomplir un travail important, ils étaient plus enclins à ignorer les distractions urgentes.
C'est exactement ce que fait la matrice d'Eisenhower : elle interrompt le piège de l'urgence et vous oblige à vous poser la question suivante :
La tâche qui me semble insurmontable fait-elle réellement avancer les choses ? Ou suis-je simplement à la recherche de la poussée de dopamine que procure le fait de rayer quelque chose de ma liste ?
La tâche qui me semble insurmontable fait-elle réellement avancer les choses ? Ou suis-je simplement à la recherche de la poussée de dopamine que procure le fait de rayer quelque chose de ma liste ?
📖 En savoir plus : Astuces et conseils de productivité à connaître absolument !
La matrice d'Eisenhower n'a pas pour but de vous rendre plus productif
Le véritable avantage de la matrice d'Eisenhower est en réalité d'ordre psychologique.
En effet, la matrice augmente considérablement votre perception du contrôle du temps, ce qui réduit considérablement le stress et prévient l'épuisement professionnel.
Toute productivité obtenue n'est qu'un effet secondaire bienvenu.
En fait, de nombreuses recherches démolissent le mythe selon lequel les modèles mentaux de gestion du temps vous rendent plus productif. En réalité, ils ont un tout autre effet.
Pourquoi le sentiment de contrôle est plus important que la productivité
La recherche la plus importante sur la gestion du temps a été menée par Therese Macan en 1994. Elle souhaitait déterminer si la gestion du temps aidait réellement les gens à mieux travailler.
Spoiler : ce n'était pas le cas.
Macan a testé les comportements en matière de gestion du temps auprès d'un large échantillon d'employés. Les personnes qui fixaient des objectifs et établissaient des priorités avaient le sentiment de mieux contrôler leur temps. Elles étaient moins stressées et plus heureuses au travail.
Leurs patrons ne pensaient pas qu'ils étaient plus performants.
Le principal avantage de la gestion du temps ne réside peut-être pas dans son effet sur les performances, mais dans son effet sur les attitudes.
Le principal avantage de la gestion du temps ne réside peut-être pas dans son effet sur les performances, mais dans son effet sur les attitudes.
Une étude réalisée en 2010 par Häfner et Stock a approfondi cette question, $$$a$$$.
Ils ont dispensé à certains employés une formation sur la gestion du temps. Le groupe formé s'est senti plus maître de la situation et moins stressé. Mais ils ne sont pas réellement devenus plus performants dans leur travail selon les indicateurs mesurables.
Les résultats de notre étude démontrent qu'une perception accrue du contrôle du temps entraîne une diminution de la tension et une augmentation des performances autodéclarées
Les résultats de notre étude démontrent qu'une perception accrue du contrôle du temps entraîne une diminution de la tension et une augmentation des performances autodéclarées
💁♀️ Traduction : Les cadres de gestion du temps sont une thérapie, pas des boosters de productivité.
Histoire de la matrice d'Eisenhower : la replacer dans son contexte
Dwight D. Eisenhower n'a pas inventé la matrice d'Eisenhower. Il n'utilisait même pas une grille 2×2.
Il a popularisé le principe fondamental qui allait devenir plus tard le cadre de référence placé dans les favoris de tous les gourous de la productivité.
Comprendre cette distinction permet de comprendre pourquoi la matrice fait du travail et pourquoi elle échoue parfois.
L'homme qui avait réellement des problèmes importants
Avant de devenir président, Eisenhower était le commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale.
Il a forfaité le débarquement. Il a dirigé des généraux qui se croyaient plus intelligents que lui. Il a négocié avec Churchill et Staline le même jour (bon sang).
Lorsque Eisenhower parlait d'urgence et d'importance, il ne pontifiait pas sur la boîte de réception vide.
Il parlait de la différence entre réagir à la dernière initiative d'Hitler et forfait l'invasion qui mettrait fin à la guerre.
Sa capacité à rester concentré sur l'essentiel alors que le monde était en proie aux flammes a fait de lui l'emblème d'un cadre de hiérarchisation des priorités.
La citation que tout le monde interprète mal
La célèbre phrase sur les problèmes urgents et importants ? C'est Eisenhower qui l'a prononcée, mais il citait quelqu'un d'autre.
J'ai deux types de problèmes : les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents.
J'ai deux types de problèmes : les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents.
Il a prononcé ce discours en 1954, en créditant explicitement cette idée à un ancien président d'université dont il n'a pas révélé le nom. Ce président a ensuite été identifié comme étant le Dr J. Roscoe Miller de l'université Northwestern.
Les propres mots d'Eisenhower, prononcés lors d'un discours en 1961, résument bien la difficulté réelle :
Qui peut nous définir avec précision la différence entre le long terme et le court terme ? Surtout lorsque nos affaires semblent être en crise, nous sommes presque obligés d'accorder notre attention en premier lieu à l'urgence du présent plutôt qu'à l'importance de l'avenir
Qui peut nous définir avec précision la différence entre le long terme et le court terme ? Surtout lorsque nos affaires semblent être en crise, nous sommes presque obligés d'accorder notre attention en premier lieu à l'urgence du présent plutôt qu'à l'importance de l'avenir
Le détail le plus important ? Même l'homme qui a forfaité la libération de l'Europe a ressenti l'attrait des tâches urgentes mais inutiles.
Matrice d'Eisenhower : de la philosophie à l'outil de productivité
Stephen Covey s'est inspiré des idées d'Eisenhower pour créer la grille à quatre cases que nous connaissons aujourd'hui.
Dans son livre publié en 1989, Les 7 habitudes des gens efficaces , Covey a créé le cadre visuel qui a permis de faire adopter ce concept.
Eisenhower a été le fournisseur de la sagesse. Covey a été le prestataire de la feuille de travail.
vous souhaitez une explication rapide en vidéo ? La voici !
Analyse de la matrice d'Eisenhower
Chaque quadrant de la matrice d'Eisenhower est essentiellement une zone stratégique avec une commande d'action et un état psychologique spécifiques.
Voici un aperçu de la manière dont ces quadrants influencent votre comportement :
Matrice d'Eisenhower : le paysage émotionnel de chaque quadrant
| Quadrant | Émotion fondamentale | Comportement type | *objectif stratégique |
| Q1 : Urgent + Important | Stress, pression | Lutter contre les incendies, réagir | Contenir et réduire au fil du temps |
| Q2 : Non urgent + Important | Clarté, contrôle | Forfait, concentration profonde | Protéger et développer |
| Q3 : Urgent + Non important | Culpabilité, obligation | Placer les autres avant soi-même, passer d'une tâche à l'autre | Déléguer ou minimiser |
| Q4 : Non urgent + Non important | Engourdissement, ennui | Évitement, procrastination | Éliminer ou limite |
💡Conseil de pro : avant de trier vos tâches, évaluez votre état émotionnel. Si votre journée de travail ressemble à un jeu de tape-taupe, vous êtes probablement coincé dans le Q1 ou le Q3. Votre véritable levier se trouve dans le Q2.
Quadrant 1 : le quadrant de la crise
C'est ici que vous trouverez tous les éléments urgents et importants à accomplir.
Pensez aux urgences réelles, aux problèmes pressants et aux projets qui ont atteint leur date limite finale.
- *exemples : urgence majeure chez un client, panne critique du système bloquant toute l'entreprise, présentation pour une réunion du conseil d'administration débutant dans une heure
- État psychologique : stress, épuisement professionnel, gestion constante des urgences. Gestion réactive, où vous réagissez en permanence aux problèmes plutôt que de les prévenir
- objectif stratégique : *Minimiser. Si certaines tâches du Q1 sont inévitables, un planning dominé par celles-ci est le signe d'une mauvaise planification. La plupart des urgences du Q1 sont des tâches du Q2 qui ont été négligées jusqu'à ce qu'elles deviennent urgentes
Quadrant 2 : le quadrant de la qualité et de la stratégie
Bienvenue dans l'Accueil des tâches non urgentes et importantes. Là où la réussite à long terme se conçoit et se construit.
- *exemples : planification stratégique, développement des compétences, maintenance préventive, établissement de relations clés, exercice physique ou identification de nouvelles opportunités
- État psychologique : Vision, perspective, équilibre, contrôle. Un état proactif qui permet un travail réfléchi et de grande qualité et conduit à une plus grande satisfaction professionnelle
- objectif stratégique : *Vivez ici. Les personnes les plus efficaces planifient et protègent consciemment leur temps pour les activités du Q2. En planifiant, en se préparant et en prévenant, elles réduisent systématiquement les urgences du Q1
Quadrant 3 : Quadrant de la tromperie
Voici la réunion des poseurs : toutes ces tâches urgentes mais sans importance. 🌚
Imaginez une fausse zone de productivité remplie de tâches qui réclament votre attention, mais qui ne vous aident pas à atteindre vos objets principaux.
- Exemples : nombreux e-mails, quelques réunions, interruptions fréquentes et problèmes mineurs d'autres personnes qu'elles pourraient résoudre elles-mêmes. Ces tâches vous donnent l'impression d'être productif sans l'être réellement : c'est là que réside le piège de l'urgence
- État psychologique : concentration à court terme, sentiment d'être redevable aux priorités des autres, impression que vos propres objectifs sont perpétuellement relégués au second plan. Être occupé mais pas efficace
- objectif stratégique : *Protégez-vous. Pour maîtriser le troisième trimestre, il faut paramétrer des limites, savoir dire « non » poliment, déléguer efficacement et mettre en place des systèmes qui minimisent les interruptions
Quadrant 4 : Quadrant du gaspillage
Bonjour, poubelle ? 🗑️
C'est peut-être un peu sévère. Mais ces tâches n'ont aucune valeur réelle et nuisent activement à une vie bien remplie.
- *exemples : Parcourir sans réfléchir les réseaux sociaux, regarder excessivement la télévision, trier d'anciens e-mails pour éviter de se lancer dans un projet important, etc.
- État psychologique : Manque de responsabilité et d'objectif. Souvent un refuge pour ceux qui sont épuisés par trop de temps passé dans les quadrants 1 et 3
- objectif stratégique : * Établissez des priorités et éliminez sans pitié. Cela nécessite une auto-évaluation honnête et de la discipline. Si le repos et les loisirs sont importants (activités Q2), le Q4 représente les distractions auxquelles il faut remédier
à lire également : Modèles gratuits pour la prise de décision dans Excel, documents et ClickUp
Comment utiliser efficacement la matrice d'Eisenhower
La méthode Eisenhower travaille mieux lorsqu'elle est pratiquée quotidiennement, et non comme un exercice ponctuel.
Étape 1 : videz tout votre esprit
Prenez 10 minutes pour noter toutes les tâches, tous les projets et toutes les obligations qui requièrent votre attention. Ne faites pas de tri pour l'instant. Contentez-vous de tout noter.
Étape 2 : Définissez ce qui est « important » pour vous
C'est l'étape la plus importante. Notez vos 3 à 5 objectifs principaux pour le trimestre en cours. Une tâche n'est « importante » que si elle contribue directement à l'un de ces objectifs. Tout le reste n'est, par définition, pas important.
Étape 3 : Triez sans pitié
Passez en revue toutes vos idées et placez chaque élément dans le quadrant approprié. Soyez honnête. Cet e-mail « urgent » de votre collègue pourrait en réalité être une interruption du troisième trimestre déguisée en travail.
Étape 4 : Bloquez votre temps pour le deuxième trimestre
Les tâches du deuxième trimestre n'ont pas de date limite stricte, elles sont donc sans cesse reportées. Réservez des blocs horaires spécifiques pour votre travail le plus important du deuxième trimestre et considérez-les comme aussi sacrés que n'importe quelle réunion avec un client.
💡Conseil de pro : grâce à tâche ClickUp, vous pouvez convertir les éléments de la matrice en tâches et même les déléguer aux membres de votre équipe. De plus, vous pouvez toujours attribuer des estimations de durée pour rester sur la bonne voie.
Étape 5 : Construisez vos systèmes de défense
Les tâches du troisième trimestre sont les ennemies de la progression du deuxième trimestre. Mettez en place des systèmes pour les réduire au minimum :
- Fixez des paramètres précis pour consulter vos e-mails au lieu d'y répondre instantanément
- Utilisez des modèles pour les réponses courantes
- Établissez des « heures de bureau » pour les questions non urgentes
- Apprenez à dire plus souvent « Cela peut-il attendre demain ? »
💟 Bonus : à quelle fréquence devez-vous mettre à jour votre matrice d'Eisenhower ?
Les révisions quotidiennes travaillent le mieux. Consacrez 5 à 10 minutes chaque matin à trier les nouvelles tâches et à ajuster les priorités en fonction des changements survenus pendant la nuit. Les révisions hebdomadaires vous aident à évaluer si vous passez réellement du temps dans le Q2 ou si vous vous contentez d'en parler.
4 erreurs courantes lors de l'utilisation de la matrice d'Eisenhower
La matrice d'Eisenhower échoue souvent pour les mêmes raisons prévisibles.
(Ne vous inquiétez pas, chaque idée reçue a sa solution, aussi !)
1. Vous pensez être meilleur en estimation de durée que vous ne l'êtes en réalité
Tout le monde pense que son prochain projet sera différent.
Cette fois-ci, vous finirez tôt. Cette fois-ci, il n'y aura pas de surprises.
Vous vous trompez. Vous vous êtes déjà trompé auparavant. Vous vous tromperez encore.
le sophisme de la planification est bien réel : *vous sous-estimez le temps nécessaire à la réalisation des tâches, même lorsque vous disposez de données prouvant que vous sous-estimez toujours le temps nécessaire à la réalisation des tâches.
Exemple, supposons que vous inscriviez « Rédiger une stratégie marketing » dans le Q2 et que vous le programmiez pour vendredi après-midi. La réalité ? Cela nécessite des données provenant de trois services, deux cycles d'approbation et un examen juridique. Deux semaines plus tard, c'est une crise de Q1 car la réunion du tableau a lieu demain.
Soudain, vous réalisez que ce n'est pas une tâche à accomplir un vendredi après-midi.
🧠 La solution : Divisez les tâches importantes en petites tâches. « Rédiger une stratégie marketing » devient « Obtenir les données de l'équipe commerciale auprès de Jake », « Examiner les prix des concurrents » et « Rédiger une ébauche de la section sur la position »
2. « Important » signifie tout ce que votre patron considère comme important
L'urgence est objet. La date limite est vendredi, ou elle ne l'est pas.
L'importance est subjective. Trop souvent, elle est détournée par ceux qui parlent le plus fort ou qui ont le titre le plus élevé.
La « petite question » de votre patron vous semble importante parce qu'elle vient de lui. Mais contribue-t-elle réellement à vous rapprocher de vos objectifs ? Probablement pas.
🧠 La solution : Notez vos objectifs réels pour le trimestre. Considérez les tâches qui apportent directement de l'assistance à ces objectifs comme de haute priorité. Si une autre tâche se présente, demandez-vous : est-ce qu'elle apporte de l'assistance à la mission globale de l'entreprise, aide un collègue ou prévient des problèmes plus importants à l'avenir ? Si ce n'est pas le cas, elle n'est probablement pas importante, même si elle semble urgente.
3. Vous ne pouvez en réalité déléguer aucune tâche déléguée
La matrice de décision d'Eisenhower indique que les tâches Q3 doivent être déléguées.
Cool. Pour qui ?
Si vous êtes un fondateur solo, un étudiant ou toute autre personne sans rapports directs, « déléguer » est un conseil utopique. C'est comme si on vous disait « engagez quelqu'un » alors que vous démarrez votre entreprise.
🧠 La solution : Remplacez « déléguer » par « minimiser, automatiser ou regrouper »
Cette réunion peut-elle se faire par e-mail ? Pouvez-vous configurer une réponse automatique ? Pouvez-vous regrouper toutes ces interruptions en une heure au lieu de les laisser gâcher toute votre journée ?
La plupart des tâches du troisième trimestre n'ont pas lieu d'être. Ce ne sont que des habitudes déguisées en travail. Comme répondre à la même question pour la dixième fois ! Il suffit de mettre en place un agent de réponse alimenté par l'IA, comme celui-ci. 👇🏼
4. Vous utilisez un outil statique pour un travail dynamique
Vos priorités changent. Une tâche de deuxième trimestre aujourd'hui peut devenir une crise de premier trimestre demain.
Et une liste à faire sur papier ? Elle est obsolète dès que vous l'écrivez.
De plus, comme le dit cet utilisateur de Reddit:
J'ai tellement de tâches à accomplir que je ne sais pas comment les classer dans une matrice d'Eisenhower. J'ai toujours aimé ce concept, mais je n'ai jamais réussi à l'appliquer
J'ai tellement de tâches à accomplir que je ne sais pas comment les classer dans une matrice d'Eisenhower. J'ai toujours aimé ce concept, mais je n'ai jamais réussi à l'appliquer
🧠 La solution : Utilisez un système dynamique. En exemple, avec ClickUp, vous pouvez créer une matrice de priorités évolutive et adaptable :
- Configurez des champs personnalisés pour « Urgence » et « Importance »
- Utilisez une vue Tableau regroupée par ces champs pour créer une représentation visuelle à quatre colonnes
- Lorsque les priorités changent, mettez à jour le champ personnalisé et la tâche se déplace automatiquement vers le quadrant approprié
Qui devrait utiliser la matrice d'Eisenhower ?
Tout le monde pense avoir besoin de la matrice d'Eisenhower. Mais ce n'est pas le cas de tout le monde.
Mais si vous croulez sous les demandes concurrentes et que vous ne parvenez pas à faire la différence entre une véritable urgence et le mauvais forfait de quelqu'un d'autre, poursuivez votre lecture.
Pour les PDG et les cadres supérieurs
Votre plus grand ennemi n'est pas la concurrence. C'est l'illusion que tout ce qui passe sur votre bureau a la même importance.
En tant que PDG, vous êtes payé pour réfléchir de manière stratégique, et non pour répondre personnellement à chaque e-mail des fournisseurs ou approuver chaque publication sur les réseaux sociaux. La méthode Eisenhower vous oblige à protéger votre ressource la plus précieuse : le temps consacré au leadership proprement dit.
👉🏽 Retour à la réalité : si vous passez plus de temps dans le Q1 (mode crise) que dans le Q2 (forfait stratégique), vous n'êtes pas un leader, vous êtes simplement le pompier le mieux payé de l'immeuble.
👉🏽 Votre point fort au deuxième trimestre : préparation de la Tableau, stratégie à long terme, forfait de la réussite et réflexion approfondie qui ne peut avoir lieu entre deux réunions.
🤔 Vous souhaitez booster votre réflexion stratégique ? Kyle Coleman, vice-président général chez ClickUp, explique comment il parvient à garder ses priorités bien en vue !
Pour les entrepreneurs indépendants et les freelances
Vous cumulez toutes les fonctions dans votre entreprise. Service client, marketing, comptes, développement de produits : tout passe par votre bureau.
La matrice vous aide à distinguer les tâches qui font croître votre Business (Q2) de celles qui vous donnent l'impression d'être occupé mais épuisé (Q3 et Q4).
Par exemple, répondre aux e-mails des clients dans les 30 secondes ne vous rend pas plus professionnel. Cela fait de vous un système d'interruption-réponse bien entraîné.
👉🏽 Votre stratégie de survie : regroupez les tâches du Q3 dans des blocs horaires spécifiques. Consultez vos e-mails deux fois par jour, et non 200 fois.
Pour les étudiants
L'école est conçue pour que tout semble urgent. Chaque devoir a une date limite. Chaque test compte pour votre moyenne générale. Chaque activité « fait bonne impression sur les dossiers de candidature à l'université »
La matrice de décision d'Eisenhower vous aide à distinguer l'apprentissage réel (Q2) des tâches académiques futiles (Q3).
En exemple, passer trois heures à perfectionner la mise en forme d'un document plutôt que de chercher à comprendre les concepts. Une mise en forme parfaite correspond au Q3. Une compréhension approfondie correspond au Q2.
Pour les managers et les chefs d'équipe
Vous êtes pris entre deux feux. Les dirigeants vous imposent des objets stratégiques. Votre équipe vous soumet chaque décision mineure. Les clients veulent des mises à jour toutes les cinq minutes.
La matrice urgent-important vous aide à déterminer ce qui nécessite réellement votre réflexion et ce qui nécessite simplement votre signature.
Par exemple, votre subordonné direct peut s'occuper de cet appel « urgent » d'un client (Q3). Vous ne pouvez pas déléguer les évaluations trimestrielles des performances qui déterminent qui sera promu (Q2).
👉🏽 Piège du manager : penser que vous êtes irremplaçable. La plupart de vos tâches du troisième trimestre existent parce que vous n'avez pas formé votre équipe à les gérer.
Voici ce que Gaurav Agarwal, directeur des opérations chez ClickUp, dit à propos de ce piège particulier !
J'ai récemment changé ma façon de préparer le contenu de mon rapport trimestriel de l'entreprise : Auparavant : je passais 20 heures à collecter des données, à rédiger un rapport et à créer des diapositives. Maintenant : mon équipe y consacre 30 heures et moi 5. Cela représente désormais 35 heures au total, contre 20 heures auparavant.
Cela semble inefficace, n'est-ce pas ? Pourtant, cette approche : • me fait bénéficier de 15 heures gratuites pour me consacrer à du travail à plus forte valeur ; • produit un meilleur résultat que celui que je pourrais obtenir seul ; • permet à mon équipe de mieux comprendre l'entreprise ; • la prochaine fois que nous ferons cela, les 35 heures totales deviendront 25 heures. C'est le paradoxe de la productivité à l'échelle : ce qui semble être une réduction de l'efficacité au niveau unitaire crée en fait des gains exponentiels au niveau du système
J'ai récemment changé ma façon de préparer le contenu de mon rapport trimestriel : Auparavant : je passais 20 heures à collecter des données, à rédiger un rapport et à créer des diapositives. Maintenant : mon équipe y consacre 30 heures et moi 5. Cela représente désormais 35 heures au total, contre 20 auparavant.
Cela semble inefficace, n'est-ce pas ? Pourtant, cette approche : • me libère 15 heures pour me consacrer à du travail à plus forte valeur ; • produit un meilleur résultat que celui que je pourrais obtenir seul ; • permet à mon équipe de mieux comprendre l'entreprise ; • la prochaine fois que nous ferons cela, les 35 heures totales deviendront 25 heures. C'est le paradoxe de la productivité à l'échelle : ce qui semble être une réduction de l'efficacité au niveau unitaire crée en fait des gains exponentiels au niveau du système
La matrice d'Eisenhower pour les Teams vs les individus
| Critères | Particuliers | Teams |
| Cas d'utilisation | Productivité personnelle, formation d'habitudes | Priorisation partagée, délégation, forfait |
| Outils nécessaires | Carnet, application ou modèle ClickUp | ClickUp avec champs partagés, tableaux de bord et automatisations |
| Avantages | Réduction du stress, meilleure concentration | Responsabilité du compte effacée, réduction du micro-management |
💡Conseil de pro : utilisez les tableaux de bord ClickUp pour surveiller la distribution des quadrants au sein de votre équipe. Si la plupart des membres de votre équipe se trouvent dans le quadrant Q1, il est temps de renforcer le forfait du quadrant Q2.
Matrice d'Eisenhower vs autres cadres de productivité
La matrice d'Eisenhower n'est pas la seule solution disponible.
Bien qu'il s'agisse d'un bon point de départ, certaines situations nécessitent des approches différentes.
Considérez ces alternatives comme des outils spécialisés dans votre boîte à outils de productivité, chacun étant conçu pour résoudre des problèmes spécifiques que la matrice ne peut pas traiter.
Matrice d'Eisenhower vs principe de Pareto (règle des 80/20)
Le principe de Pareto repose sur une idée simple mais puissante : 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Il ne s'agit pas de trier les tâches, mais de trouver le petit nombre d'activités qui créent une valeur disproportionnée.
✅ Quand Pareto l'emporte : vous croulez sous le travail, mais vous ne savez pas quelles activités font réellement avancer les choses. La règle des 80/20 vous oblige à examiner vos résultats et à travailler à rebours. Quels sont les 20 % de vos clients qui génèrent 80 % de vos revenus ? Quelles sont les 20 % de vos fonctionnalités qui créent 80 % de l'engagement des utilisateurs ?
En exemple, une responsable marketing se rend compte que 80 % des prospects qualifiés proviennent de seulement 2 des 10 canaux marketing. Au lieu d'essayer d'optimiser les 10 canaux de manière égale (pensée Eisenhower), elle mise tout sur les deux qui travaillent et supprime les autres (pensée Pareto).
✅ Quand Eisenhower l'emporte : vous savez ce qui est important, mais vous ne pouvez pas vous empêcher d'être distrait par des tâches urgentes mais inutiles. L'analyse de Pareto ne vous aidera pas à ignorer cette notification Slack. La matrice, oui.
💡Conseil de pro : utilisez les deux. L'analyse de Pareto identifie vos activités à fort effet de levier (ce qui entre dans le Q2). La matrice d'Eisenhower protège le temps consacré à ces activités en filtrant tout le reste.
Matrice d'Eisenhower vs méthode MoSCoW
Non, il ne s'agit pas de la ville. Il s'agit en fait d'un acronyme : Must have, Should have, Could have, Won't have (Doit avoir, Devrait avoir, Pourrait avoir, N'aura pas).
| La méthode MoSCoW (explication) |
| IndispensableExigences non négociables qui sont essentielles pour l'incrément ou la version actuelle du projet |
| Doit avoirExigences importantes qui ne sont pas indispensables pour que la solution fonctionne |
| ne sera pas disponible (cette fois-ci)*Les exigences sur lesquelles l'équipe et les parties prenantes se sont explicitement mises d'accord ne seront pas satisfaites dans les délais actuels |
| ne sera pas disponible (cette fois-ci)*Les exigences sur lesquelles l'équipe et les parties prenantes se sont explicitement mises d'accord ne seront pas satisfaites dans les délais actuels |
Ce cadre a été créé dans le domaine du développement logiciel pour répondre à un problème spécifique : décider quelles fonctionnalités développer lorsque vous ne pouvez pas tout développer.
✅ Quand MoSCoW l'emporte : vous gérez un projet avec plusieurs parties prenantes qui considèrent toutes que leurs demandes sont « urgentes et importantes ». La méthode Eisenhower échouera, car chacun a une définition différente de ce qui est « important ».
MoSCoW oblige à avoir des discussions difficiles sur ce qui est réellement essentiel. Les fonctionnalités « indispensables » ne sont pas négociables : si elles ne sont pas incluses, le projet échoue. Les fonctionnalités « souhaitables » sont importantes, mais ne constituent pas des conditions sine qua non. Les fonctionnalités « possibles » sont des bonus appréciables. Les fonctionnalités « impossibles » sont explicitement exclues du champ d'application.
Voici le génie de « Ne sera pas fait » (cette catégorie n'existe pas dans la matrice d'Eisenhower) : c'est une façon formelle de dire « pas maintenant, peut-être plus tard », ce qui évite les dérives et permet de gérer les attentes.
✅ Quand Eisenhower l'emporte : vous travaillez seul ou avec une petite équipe soudée où la portée n'est pas le principal problème. MoSCoW ajoute une complexité inutile à la hiérarchisation simple des tâches.
Matrice d'Eisenhower vs méthode ABCDE
La méthode ABCDE est une version améliorée de la matrice d'Eisenhower, mais toute amélioration a ses effets secondaires.
| *méthode de gestion des tâches ABCDE | ||||
| *$$$a | B | C | D | E |
| Très important | Important | À faire | déléguer* | Éliminer |
| Tâches à faire incontournables dont l'inexécution aurait de graves conséquences si elles n'étaient pas achevées | Tâches à faire ayant des conséquences mineures. Bénéfiques mais non essentielles | Tâches sans conséquences. Agréables, mais sans impact sur les objectifs | Tâches pouvant être confiées à d'autres afin de libérer du temps pour les tâches A | Tâches inutiles qui n'apportent aucune valeur ajoutée |
| Règle d'or : ne travaillez jamais sur une tâche B lorsqu'il existe une tâche A. Ne travaillez jamais sur une tâche C lorsqu'il existe une tâche B. |
Voici comment cela fonctionne : chaque tâche se voit attribuer une lettre.
- Les tâches non achevées ont de graves conséquences
- Les tâches B ont des conséquences modérées
- Les tâches C n'ont aucune conséquence
- Les tâches D doivent être déléguées
- Les tâches E doivent être éliminées
et voici la règle principale : *Ne travaillez jamais sur une tâche B tant qu'il existe une tâche A. Ne travaillez jamais sur une tâche C tant qu'il existe une tâche B. Et ainsi de suite.
✅ Quand ABCDE l'emporte : vous êtes un procrastinateur chronique qui privilégie les tâches faciles et de faible valeur. La règle stricte « A d'abord » est le fournisseur de discipline qui manque à la matrice.
Par exemple, votre liste comprend « Répondre à la proposition du client » (A), « Mettre à jour le profil LinkedIn » (B) et « Organiser les fichiers informatiques » (C).
Avec Eisenhower, vous pourriez passer votre matinée à organiser des fichiers parce que cela vous semble productif. Avec ABCDE, cela va littéralement à l'encontre des règles tant que la proposition n'est pas terminée.
✅ Quand Eisenhower l'emporte : votre environnement de travail est imprévisible. De véritables urgences surviennent. Les priorités changent. La rigidité de la méthode ABCDE devient un handicap lorsque vous avez besoin de flexibilité.
Le plus grand défi de la méthode ABCDE est qu'elle suppose que vous avez quelqu'un à qui déléguer. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, un freelance ou un employé junior, les tâches « D » deviennent des tâches « B » ou « C », ce qui peut créer une charge de travail ingérable.
Matrice d'Eisenhower vs matrice des priorités d'action
La matrice des priorités d'action est la cousine de la matrice d'Eisenhower, issue des écoles d'entreprise. Au lieu des termes « urgent » et « important », elle utilise « effort » et « impact »
Les quatre quadrants :
- Impact élevé, effort réduit = gains rapides (à faire en premier)
- Impact élevé, effort important = projets majeurs (planifiez soigneusement)
- Faible impact, faible effort = tâches à accomplir (à faire lorsque vous avez du temps libre)
- Faible impact, effort important = tâches ingrates (à éviter à tout prix)
La clé de la différence réside dans le fait que la matrice des priorités d'action raisonne en termes de retour sur investissement, tandis que la matrice d'Eisenhower raisonne en termes de délais et d'objectifs.
✅ Quand la priorité d'action l'emporte : vous gérez des ressources (budget, temps de l'équipe, heures de développement) et devez justifier vos décisions auprès de la direction. « Cela a un impact important et nécessite peu d'effort » est plus convaincant que « c'est important, mais pas urgent »
Par exemple, un chef de produit qui doit choisir entre plusieurs fonctionnalités peut utiliser la matrice de la manière suivante :
- La fonctionnalité A prendra deux semaines et augmentera la fidélisation des utilisateurs de 15 % (gain rapide)
- La fonctionnalité B prendra 6 mois et augmentera la rétention de 20 % (projet majeur)
- La fonctionnalité C prendra 4 semaines et augmentera la rétention de 2 % (tâche ingrate)
✅ Quand Eisenhower l'emporte : vous êtes confronté à un travail véritablement urgent, où les délais sont plus importants que les calculs de retour sur investissement. Les urgences des clients ne se soucient pas de votre analyse d'impact/d'effort.
📖 Pour en savoir plus : Comment créer une matrice des priorités d'action pour gérer les tâches
Qu'en est-il de la matrice d'Eisenhower par rapport aux méthodologies agiles ?
La matrice d'Eisenhower et la méthode Agile vous aident à hiérarchiser votre travail, mais elles ont des fonctions différentes et fonctionnent à des échelles de temps différentes.
| Cadre | Cas d'utilisation principal | Domaine d'intérêt | Horizon temporel |
| Matrice d'Eisenhower | Prise de décision quotidienne pour les particuliers | Urgence vs importance | Immédiat à court terme |
| Agile / Scrum | Réalisation de projets en équipe | Forfait itératif et gestion du backlog | Basé sur des sprints (1 à 2 semaines) |
Agile est une méthodologie de livraison basée sur l'équipe qui permet de livrer le travail en cycles courts et structurés. Des cadres tels que Scrum aident les équipes à forfait leur travail (via la planification de sprints), à y réfléchir (via des rétrospectives) et à garder des priorités flexibles (via des backlogs). Agile donne la priorité à la collaboration, à la vitesse et à l'itération.
La matrice d'Eisenhower, quant à elle, est un outil de hiérarchisation des priorités personnelles. Elle aide les individus à trier les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, ce qui est particulièrement utile lorsque les distractions quotidiennes menacent de compromettre la progression à long terme.
💡Conseil de pro : utilisez la matrice d'Eisenhower avant la planification du sprint pour identifier les tâches qui valent vraiment la peine d'être abordées. C'est un moyen intelligent d'aligner vos priorités individuelles sur le cycle de livraison Agile de votre équipe.
TL;DR : Comparaison des cadres
| Cadre | Matrice d'Eisenhower | Méthode MoSCoW | Principe de Pareto (80/20) | Méthode ABCDE | *matrice des priorités d'action |
| Principe fondamental | Triage basé sur les attributs | Définition du périmètre en fonction des besoins | Effet de levier asymétrique | Séquençage basé sur les conséquences | Allocation basée sur le retour sur investissement |
| *catégories de clé | Urgence / Importance | Doit / Devrait / Pourrait / Ne fera pas | 80 % de résultats / 20 % d'efforts | A / B / C / D / E Conséquences | Impact / Effort |
| Cas d'utilisation | Gestion stratégique des tâches | Réalisation agile de projets et gestion de la portée | Analyse stratégique des activités | Une exécution personnelle disciplinée | Planification des ressources de l'entreprise/de projet |
| Focus sur la prise de décision | « À quoi dois-je prêter attention maintenant ? » | que devons-nous fournir pour obtenir une solution viable ? » | « Où se trouve mon point d'influence le plus élevé ? » | quelle est la prochaine chose à faire que je dois absolument accomplir ? | « Quelle est l'utilisation la plus efficace des ressources ? » |
| *point de clé | Simplicité et clarté conceptuelle | Alignement des parties prenantes et contrôle de la portée | Génère des informations stratégiques | Renforce la discipline et combat la procrastination | Concentrez-vous sur le retour sur investissement (ROI) |
| Faiblesse | Simplifie à l'extrême le travail interdépendant | Pas de classement intra-catégorie | La rigidité dans un environnement $$a$$ dynamique | Rigidité dans un environnement dynamique | Subjectivité dans l'évaluation de l'impact et de l'effort |
| *utilisateur idéal | Toute personne qui se sent dépassée par ses priorités | Chef de produit agile ou équipe de projet | Analyste stratégique ou dirigeant à la recherche d'une orientation | Les procrastinateurs qui ont besoin de plus de structure | Chef d'équipe ou chef de projet aux ressources limitées |
Quel cadre devriez-vous réellement utiliser ?
➡️ Commencez par Eisenhower si vous êtes novice en matière de hiérarchisation des priorités ou si vous vous sentez dépassé. Il enseigne la compétence fondamentale qui consiste à distinguer l'urgent de l'important
ajoutez une analyse de Pareto trimestrielle pour identifier les 20 % de vos activités qui génèrent 80 % de vos résultats
utilisez MoSCoW pour les projets d'équipe où le glissement de périmètre est un problème et où les parties prenantes doivent s'aligner
essayez ABCDE si vous êtes suffisamment discipliné pour suivre des règles strictes et que vous avez du mal à lutter contre la procrastination
passez à la priorité d'action lorsque vous gérez des ressources et devez prendre des décisions basées sur le retour sur investissement
adoptez la méthode Agile lorsque vous travaillez avec une équipe sur des livrables qui évoluent au fil du temps. Agile vous aide à hiérarchiser et à livrer votre travail en cycles courts et itératifs, ce qui est idéal pour la collaboration interfonctionnelle, le retour d'information rapide et l'adaptation au changement
mais n'oubliez pas qu'aucun de ces cadres n'est une solution miracle. *Ce sont des outils d'aide à la décision qui vous obligent à vous poser de meilleures questions sur les domaines dans lesquels vous perdez le suivi du temps.
Le meilleur cadre est celui que vous utiliserez réellement de manière cohérente.
Conseils pour utiliser la matrice d'Eisenhower (avec ClickUp)
Vous maîtrisez les bases.
Passons maintenant aux techniques avancées qui distinguent les amateurs de la matrice des véritables maîtres de la hiérarchisation des priorités.
Avec ClickUp, vous pouvez transformer cette simple grille 2×2 en un système dynamique qui apprend de votre comportement et s'adapte à votre réalité.
1. Système de code de couleur
Votre cerveau traite les informations visuelles 60 000 fois plus vite que le texte. Ne compliquez pas inutilement votre matrice d'Eisenhower.
Utilisez plutôt les priorités de tâches ClickUp pour faire correspondre les quadrants de la matrice à des repères visuels.
Configurez les tâches urgentes et importantes avec des drapeaux rouges, les tâches importantes et non urgentes avec des drapeaux jaunes, les tâches urgentes et non importantes avec des drapeaux bleus et les tâches non urgentes et non importantes avec des drapeaux gris.
✅ Pourquoi cela fonctionne : vous pouvez parcourir votre liste de tâches en quelques secondes au lieu de lire toutes les descriptions. Les tâches rouges sautent immédiatement aux yeux. Les tâches jaunes vous rappellent de prévoir des blocs de temps. Les tâches bleues vous invitent à les déléguer. Les tâches grises sont susceptibles d'être supprimées.
💡Conseil de pro : créez des étiquettes personnalisées pour les activités récurrentes du deuxième trimestre, telles que « Planification stratégique », « Développement de l'équipe » ou « Amélioration des processus ». Cela vous permettra de repérer plus facilement les schémas récurrents dans ce que vous négligez.
2. Flux de travail agentif et règles d'automatisation
Le plus grand échec de la matrice est lorsque des tâches importantes restent dans le quadrant Q2 jusqu'à leur date limite, ce qui les rend urgentes. Les automatisations ClickUp peuvent empêcher cela.
Créez des règles qui déplacent automatiquement les tâches du Q2 vers le Q1 en fonction des dates d'échéance. Par exemple, « Lorsque la date d'échéance est dans 3 jours, changez la priorité à Urgent et informez l'assigné. »
Automatisation avancée : configurez des flux de travail qui créent des tâches récurrentes dans Q2. Les revues stratégiques mensuelles, les évaluations trimestrielles des objectifs et les points hebdomadaires avec l'équipe devraient apparaître automatiquement dans Q2 sans que vous ayez à vous souvenir de les ajouter.
🧠 Le changement radical : utilisez les agents dans ClickUp pour déléguer automatiquement les tâches du troisième trimestre. Définissez des règles telles que « Lorsqu'une tâche est étiquetée « Administration courante », attribuez-la à [nom du collègue] et notifiez-le via Slack. »
3. Une hiérarchisation intelligente grâce à l'IA
C'est là que ça devient intéressant, en termes d'intérêt.
ClickUp Brain peut analyser l'historique de vos tâches ClickUp et repérer les schémas qui vous échappent.
Par exemple, l'une de nos invites d'IA placées dans les favoris pour la matrice d'Eisenhower est :
« Analysez les tâches achevées au cours du dernier mois. Quelles sont les 20 % d'activités qui ont généré 80 % de mes résultats ? Quelles tâches du deuxième trimestre ai-je constamment reportées, et quelles en ont été les conséquences ? »
ClickUp Brain peut identifier :
- Quels types de tâches considérez-vous systématiquement comme urgentes alors qu'elles ne sont en réalité pas importantes ?
- À quel moment de la journée êtes-vous le plus efficace dans le travail des différents quadrants ?
- Quelles tâches du troisième trimestre reviennent sans cesse parce que vous ne vous attaquez pas à leur cause profonde ?
- Quand les tâches du deuxième trimestre deviennent des crises du premier trimestre en raison d'une mauvaise estimation de durée
Et voilà, mes amis, le pouvoir de l'IA contextuelle.
🎥 Découvrez comment l'IA contextuelle peut transformer votre travail grâce à une hiérarchisation intelligente « réelle ». 👇🏼
4. « Blocs d'interruption »
Le travail du deuxième trimestre meurt à petit feu : e-mails, messages Slack, « questions rapides »
La solution n'est pas la volonté. C'est l'architecture.
*installation ClickUp : utilisez le Calendrier ClickUp pour créer deux types de blocs de temps :
- blocs protégés du deuxième trimestre :* marquez-les comme « Occupé » et ajoutez des notes telles que « Travail intensif – Ne pas déranger »
- Blocs d'interruption : prévoyez des plages horaires de 30 à 60 minutes spécifiquement pour traiter les tâches du troisième trimestre : e-mail, questions rapides, demandes mineures
5. test « futur moi »
La plupart des gens ont beaucoup de mal à distinguer l'important de l'urgent, car ils pensent à ce qu'ils ressentent sur le moment, et non aux conséquences.
Pour chaque tâche, posez-vous la question suivante : « Si mon futur moi pouvait m'envoyer un message, me remercierait-il d'avoir accompli cette tâche ou regretterait-il le temps que j'y ai consacré ? »
Dans ClickUp, vous pouvez ajouter un champ personnalisé appelé « Évaluation future de soi » avec des options telles que « Je m'en remercierai », « Cela n'aura pas d'importance » ou « Je le regretterai »
Ou utilisez une évaluation par nombre, par exemple 0 = Cela ne s'est pas déroulé comme prévu. 🙄
Cela vous oblige à réfléchir au-delà de la pression immédiate.
💡La règle 10-10-10 : Comment vous sentirez-vous par rapport à cette tâche dans 10 minutes, 10 mois et 10 ans ? Utilisez les descriptions de tâches de ClickUp pour note cette analyse dans les cas limites.
6. Audit de précision de la matrice
Chaque semaine, comparez le temps passé dans chaque quadrant à la répartition que vous aviez prévue. La plupart des gens découvrent qu'ils passent 60 % de leur temps dans le quadrant Q3 alors qu'ils avaient prévu d'en passer 60 % dans le quadrant Q2.
Posez ces questions :
- Quelles tâches du deuxième trimestre prennent systématiquement plus de temps que prévu ?
- Quelles tâches du troisième trimestre vous prennent plus de temps qu'elles ne le devraient ?
- Quel pourcentage des « urgences » du Q1 aurait pu être évité grâce à un meilleur forfait du Q2 ?
Le suivi du temps consacré aux projets de ClickUp révèle la vérité brutale sur la façon dont vous utilisez réellement votre temps par rapport à ce que vous aviez prévu. Utilisez ces données pour améliorer vos estimations de durée et identifier les tâches du troisième trimestre qui nécessitent des solutions systématiques plutôt qu'une attention constante.
7. Les heures de puissance du deuxième trimestre
Suivez les moments où vous êtes le plus efficace pour différents types de travail.
Pendant deux semaines, notez votre niveau d'énergie (1 à 10) toutes les heures à l'aide des notes de suivi du temps de ClickUp. Comparez ces données avec la qualité et l'efficacité de l'exécution des tâches.
La plupart des gens constatent qu'ils disposent de 2 à 4 heures d'énergie maximale pour le travail stratégique du deuxième trimestre. Protégez ces heures sans pitié.
*optimisation ClickUp : planifiez vos tâches les plus importantes du deuxième trimestre pendant les heures de pointe avérées. Utilisez le bloc automatique du temps dans le calendrier ClickUp pour bloquer automatiquement ces plages horaires en fonction de votre retard, de vos priorités et de vos réunions.
*adéquation entre l'énergie et les tâches
- Haute énergie : réflexion stratégique au deuxième trimestre, résolution de problèmes complexes
- Énergie moyenne : tâches urgentes du premier trimestre qui nécessitent de la concentration
- Faible énergie : tâches routinières du troisième trimestre, traitement des e-mail
8. Compte de la matrice
Les matrices individuelles travaillent. Les matrices d'équipe avec une responsabilité partagée travaillent mieux.
Revues hebdomadaires de la matrice : Utilisez les cartes ClickUp AI pour examiner :
- Quels membres de l'équipe passent trop de temps dans le Q1 (mode réactif) ?
- Quels sont les objectifs du deuxième trimestre qui sont constamment reportés ?
- Quelles tâches du troisième trimestre continuent d'être transmises au lieu d'être systématisées ?
Rendez les blocs du deuxième trimestre visibles pour votre équipe grâce à des calendriers de partage. Lorsque tout le monde voit que la plage horaire de 9 h à 11 h est réservée au deuxième trimestre, les interruptions sont moins fréquentes.
💡Conseil de pro : lors des réunions hebdomadaires de l'équipe, posez les questions suivantes : « Quel travail du deuxième trimestre avons-nous protégé cette semaine, et quelles distractions du troisième trimestre avons-nous éliminées ? »
La matrice d'Eisenhower pour différents cas d'utilisation
La matrice d'Eisenhower est un outil d'aide à la décision qui s'adapte à votre rôle, à vos objectifs et à votre environnement de travail.
Que vous dirigiez des projets interfonctionnels ou jongliez avec des clients indépendants, voici comment l'appliquer dans différents contextes.
Pour la gestion de projet et de produits
Dans les rôles impliquant des flux de travail complexes (marketing, ingénierie, conception), le véritable défi n'est pas le manque d'effort, mais la fatigue décisionnelle. La matrice externalise ces décisions afin que vous puissiez vous concentrer sur l'impact.
- *quadrant 1 : Obstacles de dernière minute au lancement, problèmes de sécurité, exercices d'évacuation des clients
- quadrant 2 :* Documents stratégiques, forfaits de test utilisateur, rétrospectives de campagne
- *quadrant 3 : synchronisations récurrentes, « mises à jour rapides », rapports de statut des parties prenantes
- *quadrant 4 : mettre en forme de feuilles de calcul, réorganisation de dossiers, tâches fastidieuses
Pour le forfait quotidien et la productivité personnelle
Les entrepreneurs indépendants, les créatifs et les fondateurs confondent souvent élan et progression. La matrice d'Eisenhower vous aide à briser le cercle vicieux qui consiste à réagir à tout ce qui se présente.
- Commencez votre journée par une revue de la matrice de 5 à 10 minutes
- Donnez la priorité à une tâche significative du deuxième trimestre avant d'ouvrir votre boîte de réception
- Utilisez l'appariement énergétique : effectuez le travail du Q2 lorsque vous êtes le plus alerte, et celui du Q3 pendant les périodes de faible concentration
💡Conseil de pro : utilisez les tâches récurrentes de ClickUp pour planifier vos revues matinales et vos audits de fin de journée. Ajoutez des estimations de durée aux tâches du deuxième trimestre pour rester concentré et ne pas perdre de vue vos objectifs.
La matrice d'Eisenhower pour les équipes à distance et le travail asynchrone
Lorsque votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, la hiérarchisation des priorités en temps réel devient impossible. La matrice introduit un modèle mental partagé, sans nécessiter de vérifications constantes.
- Convenez d'une définition commune du terme « important » au sein de l'équipe
- Ajoutez des étiquettes de quadrant telles que « Stratégique », « En contact avec la clientèle » ou « Administrateur »
- Créez des blocs anti-interruptions pour les tâches du troisième trimestre (e-mail, pings, préparation de réunions)
💡Conseil de pro : automatisez les changements de tâches dans ClickUp : « Si l'urgence = élevée et la date d'échéance < 3 jours → passez au Q1 et informez l'assigné dans Slack. » Les automatisations ClickUp permettent d'appliquer cela de manière dynamique.
Pour les styles de travail basés sur l'énergie
Certains emplois se situent dans le quadrant Q1 (assistance, opérations). D'autres prospèrent dans le quadrant Q2 (stratégie, leadership). Votre quadrant idéal dépend de votre rôle et de vos rythmes énergétiques.
| Rôle | Quadrant primaire | Focus |
| Fondateur/Responsable produit | Q2 | Vision, délégation |
| Responsable des opérations | Q1/Q3 | Gestion de crise, triage |
| Concepteur/Responsable marketing | Q2 | Travail approfondi, forfait |
| Agent d'assistance | Q1 | Réponse en temps réel |
❗️Qu'est-ce que cela signifie ? La matrice d'Eisenhower vous permet d'organiser votre journée de manière réfléchie. L'équilibre entre les quadrants doit refléter vos objectifs, et non le volume de votre boîte de réception.
📖 En savoir plus : Exemple de matrice d'Eisenhower
Exemples d'utilisation de la matrice d'Eisenhower dans la vie réelle
La théorie, c'est bien. Mais c'est dans la pratique que la réunion rencontre la route.
Responsable marketing dans une entreprise SaaS $$$a
Sarah ouvre son ordinateur portable et trouve 47 e-mails non lus, trois canaux Slack avec des badges de notification rouges et un calendrier plus chargé qu'une rame de métro à Tokyo.
Son analyse Eisenhower :
- *le système d'automatisation des e-mails a planté pendant le week-end. Les clients ne peuvent pas recevoir les e-mails de réinitialisation de mot de passe. Cela perturbe le fonctionnement du produit
- Q2 : Analysez les données du tunnel de conversion du dernier trimestre afin d'identifier pourquoi le taux de conversion des essais gratuits vers les abonnements payants a chuté de 3 %. Cette analyse permettra d'orienter la stratégie du prochain trimestre
- Q3 : Approuver les publications courantes sur les réseaux sociaux (déléguer au coordinateur des réseaux sociaux). Assister à la réunion hebdomadaire « d'alignement marketing », où rien n'est décidé (envoyer un délégué ou ne pas y assister)
- Q4 : Recherchez des tactiques de « growth hacking » sur Twitter. Réorganisez l'installation déjà fonction de la gestion de projet
Sarah découvre que la plupart de ses « urgences » de type Q1 sont en réalité des tâches de type Q3 que d'autres personnes ont libellées d'urgentes. Le problème de réinitialisation du mot de passe est un véritable problème de type Q1. La demande du PDG d'une analyse concurrentielle « rapide » à rendre « rapidement » est un problème de type Q3 déguisé en problème de type Q1.
Graphiste indépendant
Jake mène quatre projets de front. Deux clients viennent de lui envoyer des demandes de révision « urgentes ». Un nouveau prospect souhaite obtenir un devis. Son site web portfolio a besoin d'être mis à jour.
Sa réalité de la matrice :
- Q1 : Révisions du logo du client A pour une campagne qui sera lancée demain (délai réel, conséquences réelles)
- *mettre à jour son portfolio avec son travail récent afin d'attirer des clients plus rémunérateurs. Cela ne semble jamais urgent, mais a un impact direct sur la croissance de ses revenus
- Q3 : Les révisions « urgentes » du client B qui s'avèrent être des modifications mineures de couleur pour une campagne qui sera lancée le mois prochain. Urgent pour eux, mais pas vraiment urgent en réalité
- Q4 : Rechercher des tendances en matière de design sur Pinterest pour trouver « l'inspiration » au lieu de travailler sur des projets concrets
Jake traite chaque demande client comme une priorité absolue, car il a peur de perdre de l'entreprise. En réalité, les clients respectent les limites. Ceux qui ne le font pas ne sont pas des clients qui méritent d'être conservés.
Parents qui travaillent
Maria doit concilier son travail de directrice marketing, ses deux enfants de moins de 10 ans et assurer la maintenance d'un semblant d'équilibre personnel.
Sa matrice familiale :
- Q1 : Préparation de la présentation de demain au tableau (moment décisif pour ma carrière). Gestion des urgences réelles liées aux enfants
- Q2 : Passer du temps en tête-à-tête avec chaque enfant. Forfait de repas sains pour la semaine. Faire de l'exercice. Sortir en amoureux avec son conjoint. Ces activités ne semblent jamais urgentes, mais elles déterminent le bonheur à long terme de la famille
- Q3 : Répondre immédiatement à tous les e-mails du comité scolaire. Se porter volontaire pour toutes les ventes de gâteaux. Cela lui donne l'impression d'être une « bonne parent », mais lui fait perdre du temps qu'elle pourrait passer avec ses propres enfants
- Q4 : Parcourir les réseaux sociaux de manière compulsive après avoir couché les enfants, au lieu de dormir ou de passer une connexion avec son conjoint
Pour Maria, être une « bonne parent » ne signifie pas dire oui à toutes les activités scolaires. Il s'agit plutôt d'être présente pour les moments qui comptent.
La matrice d'Eisenhower vous permet de déjouer l'urgence
La matrice d'Eisenhower vous offre quelque chose de mieux que la productivité : une perspective.
Il ne s'agit pas d'en faire plus. Il s'agit enfin de faire la différence entre les tâches qui exigent votre temps et celles qui le méritent.
Lorsque vous consultez votre matrice quotidiennement, vous ne vous contentez pas de cocher des tâches à accomplir. Vous faites un choix :→ Moins de panique. Plus d'intention→ Moins de faux incendies. Plus de progression stratégique→ Moins de temps passé à réagir. Plus de temps passé à construire ce qui compte
Et lorsque vous utilisez un système tel que ClickUp, votre matrice devient dynamique : elle évolue avec vous, protège votre temps Q2 et vous aide à déléguer ou à supprimer tout.
Parce que les personnes les plus productives sont simplement plus douées pour dire : « Cela en vaut la peine. Le reste peut attendre. »
Essayez-le. Échappez définitivement au piège de l'urgence grâce à ClickUp. Créez un compte gratuit dès aujourd'hui!