Philip Dormer Stanhope, homme d'État britannique, a déclaré : « Prenez soin des minutes et les heures prendront soin d'elles-mêmes. »
Le suivi du temps est plus qu'une simple activité de routine pour les professionnels ; il est indispensable pour gérer les tâches et améliorer la productivité, car il vous indique exactement où va votre temps. Fort de ces informations, vous pouvez mieux planifier et hiérarchiser vos tâches et le travail de votre équipe.
Sans un suivi précis du temps, vous risquez une mauvaise gestion des tâches, des inefficacités, un stress accru, un épuisement professionnel et des projets en retard.
Heureusement, l'outil de suivi du temps de Google Sheets offre une solution, que vous soyez un professionnel très occupé jonglant entre plusieurs projets, un manager à la tête d'une grande équipe ou une personne qui s'appuie quotidiennement sur des données de suivi du temps.
Dans ce guide, nous vous expliquons les étapes à suivre pour configurer le suivi du temps dans Google Sheets, afin que vous puissiez être plus productif et mieux organisé.
⏰ Résumé en 60 secondes
Le suivi du temps améliore la productivité, la responsabilité et la gestion des coûts. Google Sheets propose un relevé de temps de base personnalisable, mais manque d'automatisation et d'évolutivité.
📊 Suivi du temps dans Google Sheets
- Créez un relevé de temps hebdomadaire avec les détails des tâches et les registres de temps.
- Utilisez des formules pour calculer les heures de travail.
- Enregistrer comme modèle pour réutilisation.
⚠️ Limitations
- La saisie manuelle des entrées prend beaucoup de temps et est source d'erreurs.
- Pas d'automatisation ni de suivi en temps réel.
- Ne convient pas aux grandes équipes.
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Pourquoi devriez-vous suivre votre temps dans un relevé de temps Google Sheets ?
Répondons d'abord à la question suivante : le suivi du temps dans Google Sheets est-il nécessaire et utile ?
La réponse est clairement oui ! Utiliser un relevé de temps Google Sheets pour gérer et planifier votre temps est un moyen pratique et accessible de gérer efficacement vos ressources.
En conservant une trace de la façon dont vous utilisez votre temps, vous pouvez vous assurer que les tâches sont achevées comme prévu. Cela permet également de responsabiliser les membres de l'équipe vis-à-vis de leur travail et de garantir le respect des délais. De plus, le suivi du temps dans Google Sheets peut aider à identifier les inefficacités et les domaines dans lesquels la productivité peut être améliorée.
Voici quelques avantages liés à l'utilisation du suivi du temps dans Google Sheets :
Gestion des coûts
Pour les freelances ou les entreprises qui facturent leurs clients en fonction des heures travaillées, Google Sheets vous permet de suivre et de classer les heures facturables et non facturables. Cette pratique permet une gestion précise des factures et des coûts.
Allocation des ressources
Le suivi du temps dans Google Sheets aide à comprendre comment les ressources sont utilisées. Ces informations peuvent être utilisées pour répartir efficacement les tâches afin que les projets à haute priorité reçoivent l'attention dont ils ont besoin.
Flexibilité et personnalisation
Google Sheets permet de personnaliser les relevés de temps en fonction de vos besoins spécifiques. Vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier des colonnes, des formules et des formats afin de les adapter à vos exigences et préférences en matière de suivi.
Facilité d'accès et de partage
Google Sheets étant basé sur le cloud, vous pouvez accéder à vos relevés de temps depuis n'importe où et sur n'importe quel appareil. Vous pouvez également partager facilement le relevé de temps avec les membres de votre équipe ou les parties prenantes pour plus de transparence et de collaboration.
Comment utiliser Google Sheets pour le suivi du temps ?
Google Sheets peut être utilisé comme un puissant outil de suivi du temps, si vous savez comment vous y prendre. Voici les étapes à suivre pour créer un simple relevé de temps afin de suivre le temps dans Google Sheets :
Étape 1 : Créez une structure de base pour un modèle de relevé de temps hebdomadaire
Ouvrez Google Sheets et créez une nouvelle feuille de calcul. Vous allez y préparer votre modèle de relevé de temps de base. Donnez à votre document un titre approprié, tel que « Outil de suivi du temps hebdomadaire ». Ensuite, créez des en-têtes de colonnes pour les détails essentiels afin de vous aider à suivre chaque tâche et le temps que vous y consacrez.
Créez des colonnes pour les éléments suivants :
- Date pour indiquer la date de chaque jour de la semaine
- Jour pour préciser le jour de la semaine (Monday, mardi, mercredi, etc. )
- Tâche : dresser la liste des tâches effectuées
- Heure de début pour enregistrer l'heure de début de chaque tâche
- Heure de fin pour enregistrer l'heure de fin de chaque tâche
- Durée pour calculer automatiquement la durée de chaque tâche
Étape 2 : Mettez en forme la feuille
Voici comment mettre en forme chaque colonne pour que votre outil de suivi du temps hebdomadaire soit fonctionnel et visuellement attrayant :
- Mettre en forme la date : sélectionnez la colonne « Date », allez dans le menu Format, sélectionnez Nombre, puis choisissez Date.
- Format « Jour » et « Tâche » : sélectionnez la colonne « Jour », allez dans le menu Format, sélectionnez Nombre, puis choisissez le texte simple pour saisir manuellement le jour de la semaine. Répétez l'opération pour la colonne « Tâche » afin de créer une liste de tâches manuellement sans problème de formatage.
- Mettre en forme l'heure : sélectionnez la colonne « Heure de début », allez dans le menu Format, sélectionnez Nombre, puis choisissez Heure. Procédez de la même manière pour la colonne « Heure de fin ».
- Format de la durée : sélectionnez la colonne « Durée », allez dans le menu Format, sélectionnez Nombre, puis Durée.
Étape 3 : Saisissez vos activités quotidiennes
Maintenant que votre feuille est structurée et mise en forme, commencez à remplir les colonnes :
- Colonnes Date et Jour : commencez par remplir ces colonnes pour toute la semaine afin de créer un échéancier clair et de suivre vos tâches jour après jour.
- Colonne « Tâches » : Réalisez une liste des tâches effectuées chaque jour dans cette colonne afin de pouvoir facilement examiner et analyser votre utilisation du temps.
- Colonnes « Heure de début » et « Heure de fin » : enregistrez l'heure de début et de fin de chaque tâche dans les colonnes correspondantes afin de calculer la durée exacte de chaque activité et de déterminer comment vous utilisez votre temps.
Étape 4 : Calculez la durée
Une fois que vous avez terminé de remplir le reste des détails, il est temps de calculer la différence entre l'heure de fin et l'heure de début de chaque activité que vous avez faite cette semaine-là.
Dans la première cellule de la colonne « Durée », entrez la formule suivante, mais avec les références de cellule réelles pour votre « Heure de fin » et votre « Heure de début » :
=(Cellule heure de fin – Cellule heure de début)
Par exemple : =E2-D2
Enfin, copiez la formule dans la colonne « Durée » pour toute la semaine.
Étape 5 : Enregistrez la feuille d’outil de suivi du temps hebdomadaire comme modèle
Comme il s'agit d'une feuille de suivi du temps hebdomadaire, vous l'utiliserez environ quatre fois par mois. Il est préférable d'enregistrer cette feuille comme modèle afin d'éviter de recréer le format à plusieurs reprises.
Voici comment l'enregistrer comme modèle :
- Commencez par renommer le titre de votre feuille de calcul d’outil de suivi du temps et ajoutez le mot « Modèle » à la fin du titre. Par exemple : « Modèle d’outil de suivi hebdomadaire du temps ».
- Ensuite, cliquez sur l'icône du dossier, visible à côté du titre (voir l'image ci-dessus à titre de référence).
- Choisissez un dossier existant dans votre Google Drive pour stocker votre modèle, ou créez un nouveau dossier spécialement dédié aux modèles.
N'oubliez pas que ce relevé de temps simple peut être modifié pour votre usage ou même pour suivre le temps passé par les employés sur leurs tâches de travail.
Modèles de suivi du temps dans Google Sheets
Tout comme pour un relevé de temps hebdomadaire, vous pouvez créer un modèle de relevé de temps Google Sheets quotidien, bihebdomadaire ou même mensuel.
Voici quelques modèles de relevés de temps gratuits que vous pouvez utiliser. Utilisez-les tels quels ou modifiez-les selon vos besoins :
1. Modèle de relevé de temps quotidien
Ce modèle convient aux professionnels qui souhaitent suivre chaque heure de la journée pour mieux gérer leurs tâches. Cela inclut les chefs de projet, les consultants et les freelances. Il peut également être utilisé pour identifier les tâches auxquelles vous devriez consacrer moins ou plus de temps. Grâce à ce modèle, vous pouvez obtenir une visibilité claire sur votre temps et vos tâches, et apporter des ajustements si nécessaire. Cela est particulièrement important si vous utilisez des relevés de temps pour facturer vos clients.
À lire également : Contrôle des projets : comment appliquer le contrôle des projets (avec des modèles)
2. Modèle de relevé de temps hebdomadaire
Voici un autre modèle de suivi hebdomadaire du temps qui est idéal pour les professionnels qui souhaitent gérer efficacement leur temps. Il vous permet de suivre les heures consacrées chaque jour à différents projets, d'identifier les tâches qui prennent beaucoup de temps et d'optimiser votre flux de travail.
Le modèle peut calculer automatiquement le nombre total d'heures de travail et le montant total des gains, ce qui rationalise l'ensemble du processus de facturation et garantit une rémunération équitable.
3. Modèle de relevé de temps mensuel
Ce relevé de temps mensuel est votre modèle de référence pour suivre vos heures de travail tout au long du mois. Il vous permet d'enregistrer facilement vos heures d'arrivée et de départ. Vous pouvez également classer vos heures par catégorie : heures normales, heures supplémentaires, congés maladie, vacances, jours fériés et autres types de congés.
Il vous aide non seulement à calculer le nombre total d'heures travaillées dans chaque catégorie, mais comprend également des sections permettant de déterminer la rémunération en fonction de différents taux horaires. Ces fonctions rendent le modèle extrêmement utile pour estimer le nombre total d'heures travaillées par les employés, ce qui permet aux employeurs de gérer efficacement leurs coûts de main-d'œuvre.
Bonus : en plus de ceux-ci, il existe de nombreux autres modèles fantastiques de suivi du temps que vous pouvez essayer !
Limites du suivi du temps dans Google Sheets
Google Sheets (ou même Google Agenda) n'est peut-être pas la solution idéale pour tous les besoins en matière de suivi du temps, en particulier lorsque vos exigences gagnent en ampleur et en complexité. Même si Google Sheets est gratuit et facile à utiliser, il présente certaines limites :
Nécessite un effort manuel fastidieux
Si vous êtes un utilisateur de Google Sheets, vous savez déjà que cela nécessite beaucoup de saisie manuelle. La configuration de la feuille, la saisie quotidienne des données et la vérification du formatage correct prennent beaucoup de temps.
Pour les professionnels qui gèrent déjà une charge de travail importante, cette tâche peut devenir fastidieuse et les détourner de leurs responsabilités professionnelles essentielles. Envisagez donc d'utiliser plutôt un logiciel dédié au suivi du temps.
Sujets aux erreurs
L'un des principaux inconvénients de l'utilisation de Google Sheets pour le suivi du temps est sa vulnérabilité aux erreurs. La saisie manuelle des données peut entraîner des erreurs, telles qu'une heure ou une date incorrecte, qui peuvent perturber l'ensemble de votre système de suivi. Même de simples fautes de frappe ou des erreurs de formule peuvent entraîner des calculs de temps inexacts.
Manque de transparence
Lorsque plusieurs personnes doivent accéder au Relevé de temps et effectuer des modifications en cours, des problèmes de transparence peuvent survenir. Les modifications apportées par un utilisateur peuvent ne pas être immédiatement visibles pour les autres (à moins qu'ils ne collaborent en temps réel), ce qui peut entraîner des malentendus et des divergences dans les données.
De plus, il n'y a aucun moyen de vérifier si les données saisies sont correctes. Les journées comprennent souvent de multiples interruptions, telles que des appels personnels et des pauses déjeuner, ce qui rend difficile le suivi précis de chaque minute de travail.
Ne convient pas aux entreprises comptant de nombreux employés
Si Google Sheets peut convenir aux particuliers ou aux petites équipes, il n'est pas pratique pour les grandes entreprises. Plus vous ajoutez d'entrées et de formules, plus la feuille devient encombrée et complexe. Par conséquent, le suivi du temps pour les tâches de centaines d'employés peut s'avérer chaotique et limité avec un simple format de feuille de calcul.
Ajoute de la complexité en raison de la fonctionnalité de formule
Les utilisateurs doivent maîtriser la création et le dépannage de formules sur Google Sheets afin de garantir l'exactitude des calculs. Pour ceux qui ne connaissent pas bien les fonctions des tableurs, cela peut être source de frustration et d'erreurs et réduire l'efficacité globale du processus de suivi du temps.
La meilleure alternative à Google Sheets pour le suivi du temps
Comme nous l'avons vu, le suivi du temps dans Google Sheets peut présenter de nombreux inconvénients. Cependant, ce n'est pas votre seule option. Plusieurs alternatives à Google Sheets, comme ClickUp, peuvent réaliser l'automatisation du processus de suivi du temps, devenir votre application de planification quotidienne, vous aider dans l'exécution de vos projets et vous offrir bien d'autres avantages.
Fonctionnalités de ClickUp
ClickUp est une solution de gestion de projet tout-en-un qui vous permet de :
- Organisez, hiérarchisez et suivez vos tâches ClickUp avec ClickUp Tasks pour mener à bien vos projets sans retard.
- Créez et modifiez du contenu dans ClickUp Docs avec vos collègues
- Facilitez la collaboration grâce à des outils de communication tels que ClickUp Chat et ClickUp Comments.
- Automatisez les tâches répétitives avec ClickUp Automations
- Collaborez, réfléchissez ensemble et créez un plan visuel à l'aide des tableaux blancs ClickUp.
- Créez, gérez et suivez vos objectifs avec ClickUp Objectifs
- Visualisez les flux de travail des projets en un seul endroit grâce aux tableaux de bord ClickUp.
- Générez des résumés de projet et obtenez des réponses à partir de vos tâches et documents avec ClickUp Brain.
En matière de suivi du temps, ClickUp est l'outil de suivi du temps idéal qui vous permet de vous concentrer sur vos tâches et de travailler plus rapidement et sans tracas.
💡 Conseil de pro : si vous souhaitez rationaliser davantage vos processus de travail, voici quelques modèles de gestion de projet ClickUp prêts à l'emploi que vous pouvez essayer !
Outil de suivi du temps de ClickUp
L'outil de suivi du temps ClickUp permet d'organiser, d'analyser et d'optimiser votre flux de travail en quelques clics. Dans un tableau de bord unique, il simplifie la façon dont vous surveillez et gérez vos heures de travail. Il vous permet de suivre le temps consacré à chaque tâche, de définir des estimations de durée pour les livrables et d'afficher des rapports complets sur le temps que vous avez passé.
Voici les principales fonctionnalités de l'outil de suivi du temps ClickUp :
- Prise en charge de plusieurs appareils : suivez votre temps depuis votre mobile, votre ordinateur de bureau ou votre navigateur grâce à l'extension Chrome gratuite de ClickUp.
- Intégrations : synchronisez le suivi du temps effectué à partir d'autres applications populaires telles que Toggl, Harvest et Everhour directement dans ClickUp, afin de conserver toutes vos données au même endroit.
- Notes et libellés : ajoutez des notes détaillées à vos entrées de temps et classez-les par libellés pour une meilleure organisation et consultation.
- Suivi du temps global : démarrez ou arrêtez le suivi du temps sur n'importe quel appareil et passez même d'une tâche à l'autre grâce au chronomètre global.
- Temps facturable : marquez certaines entrées de temps comme facturables afin de rationaliser la facturation et le suivi des dépenses.
- Tri et filtrage : triez facilement les tâches en fonction du temps passé et filtrez les entrées de temps par date, statut, priorité, étiquettes, etc.
Imaginez que vous gérez un projet avec plusieurs membres d'équipe et tâches. Vous pouvez configurer l'outil de suivi du temps ClickUp pour surveiller le temps que chaque membre de l'équipe consacre aux tâches qui lui sont assignées à l'aide du chronomètre global sur leurs appareils.
À la fin de la semaine, vous pouvez générer un rapport pour voir le détail des heures consacrées à chaque tâche, identifier les goulots d'étranglement et vous assurer que les heures facturables sont correctement enregistrées pour la facturation.
💡Conseil de pro : assurez-vous d'obtenir le consentement préalable de vos employés avant de commencer au suivi du temps. Vous pouvez leur expliquer que cette activité vise uniquement à mesurer le temps consacré aux tâches. Cela vous aidera à instaurer un climat de confiance parmi vos employés et à éviter que cette mesure soit perçue comme une intrusion. La transparence et une communication ouverte sont les éléments clés d'un suivi efficace du temps.
De plus, grâce à l'outil de suivi du temps ClickUp, vous pouvez afficher votre temps suivi par jour, semaine, mois ou tout autre intervalle personnalisé à l'aide de feuilles de temps détaillées. Ces feuilles fournissent une vue granulaire des tâches individuelles et des entrées de temps, en affichant les totaux de temps regroupés par date.
Il sert d'outil de gestion du temps, car il vous permet également d'estimer et de planifier votre temps en comparant le temps suivi aux estimations de durée. De plus, vous pouvez voir le temps restant pour la tâche de chaque personne, ce qui vous aide à déterminer si vous êtes dans les temps pour atteindre vos objectifs.
Modèle de relevé de temps ClickUp Services
Pour améliorer votre suivi du temps, vous pouvez également utiliser le modèle de relevé de temps ClickUp Services. Il aide de nombreuses équipes de services à suivre leurs heures de travail chaque semaine. ClickUp est riche en fonctionnalités et facilement adaptable, ce qui le rend idéal pour les équipes qui ont besoin de surveiller le temps, les coûts et les ressources pour chaque service qu'elles fournissent.
Le modèle de relevé de temps ClickUp Services comprend des fonctionnalités telles que :
- Statuts personnalisés pour suivre le statut des relevés de temps avec des libellés tels que « Approuvé », « À vérifier », « En cours de révision » et « À réviser ».
- Vues personnalisées pour accéder à différentes vues telles que le guide de démarrage, la répartition hebdomadaire, la répartition mensuelle, le résumé des employés et le registre quotidien des relevés de temps.
- Champs personnalisés pour utiliser des attributs tels que le salaire total, les heures de congés payés, les heures de congés maladie payés, le taux horaire et la signature de l'employé.
- Fonctionnalités de gestion de projet pour améliorer les avertissements de dépendance, le suivi des services de l'équipe à l'aide d'étiquettes et les notifications par e-mail
Grâce à ce modèle de gestion du temps, vous pouvez suivre les heures de service et le temps facturable en un seul endroit, voir comment les ressources sont utilisées dans les différents projets et gérer facilement l'allocation des ressources. Il comprend également des diagrammes et des graphiques pour visualiser votre progression et s'intègre à des applications telles que Stripe et PayPal pour faciliter la facturation et le suivi des paiements.
Bonus : si vous souhaitez suivre toutes les activités de vos employés et mieux gérer leur charge de travail, pensez à essayer un logiciel de surveillance des employés pour optimiser le flux de travail.
Commencez à utiliser ClickUp et ne perdez plus jamais la trace de votre temps !
ClickUp est parfait pour le suivi du temps consacré à tous vos besoins, qu'il s'agisse de tâches personnelles, de projets en freelance ou de services facturables par vos employés. Bien que Google Sheets soit gratuit et simple, il ne dispose pas des fonctionnalités riches offertes par ClickUp.
ClickUp dispose de fonctionnalités complètes de suivi du temps qui rationalisent vos processus de travail, développent votre entreprise et favorisent votre réussite.
De la gestion des tâches personnelles à la gestion de travaux complexes en freelance ou en tant qu'employé, ClickUp rend le suivi du temps transparent et efficace.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et effectuez l'automatisation du suivi du temps !