Megan Thompson, assistante de direction senior du directeur technique d'une start-up B2B spécialisée dans l'IA et en phase de série A, a été chargée par son supérieur hiérarchique de gérer l'« initiative d'intégration cloud » critique, en plus de ses tâches habituelles.
Initialement découragée par l'ampleur du projet (2,5 millions de dollars), Megan a mis à profit son expertise en matière de logiciels de collaboration pour organiser des réunions interfonctionnelles bihebdomadaires, suivre sept échéances simultanées et maintenir la cohésion d'une équipe diversifiée de 25 membres issus des départements ingénierie, produit et marketing.
Tout en continuant à gérer ses responsabilités quotidiennes, notamment l'organisation de déplacements complexes et les relations avec les investisseurs, Megan a mené à bien le projet dans les délais impartis.
Les assistants de direction comme Megan sont bien plus que des gestionnaires d'agenda ou des gardiens : ce sont les héros méconnus de la gestion de projet, qui garantissent l'excellence opérationnelle en coulisses.
Réfléchissez à votre propre rôle. Vous utilisez probablement quotidiennement des modèles et des méthodologies clés de gestion de projet, depuis la création de feuilles de route et de diagrammes de Gantt pour les évènements jusqu'à la réalisation d'analyses des parties prenantes et la gestion des registres des risques. Vous servez de lien entre les services, allouez efficacement les ressources et contribuez directement à l'augmentation de la productivité.
Ne s'agit-il pas là des compétences fondamentales d'un chef de projet ?
Si, comme Megan, vous vous sentez dépassé par l'étendue croissante de vos responsabilités, rassurez-vous, vous n'êtes pas seul. Ce guide vous fournira des stratégies éprouvées pour intégrer de manière transparente la gestion de projet dans votre rôle d'assistant de direction.
Le rôle des assistants de direction dans la gestion de projet
La Harvard Business Review décrit les assistants exécutifs qui travaillent pour les cadres supérieurs comme « le bras droit des dirigeants, la colonne vertébrale des entreprises et le visage de la culture d'entreprise. Ils sont les yeux, les oreilles et le ciment de l'organisation. »
Les assistants exécutifs sont chargés de veiller au bon fonctionnement de l'entreprise. De la réservation des déjeuners réguliers de l'équipe à la gestion de projets ponctuels complexes tels que le lancement d'une nouvelle gamme de produits, ils font tout pour faciliter la vie de chacun. Ils constituent le lien indispensable entre l'intention stratégique et l'exécution pratique des projets.
Pourquoi les assistants de direction sont-ils considérés comme des experts en gestion de projet ?
Leur organisation, leur gestion du temps, leur capacité à résoudre les problèmes, leurs compétences en communication et leur connaissance des principes de gestion de projet font des assistants de direction des chefs de projet de premier ordre. Voici pourquoi les assistants de direction sont parfaitement adaptés au rôle de gestion de projet :
- Excellentes compétences organisationnelles : L'organisation est la clé de voûte de la coordination de projets, et les assistants de direction excellent dans ce domaine. Par exemple, gérer des calendriers complexes, hiérarchiser les tâches urgentes et importantes, et veiller à ce que tous les rouages de l'organisation fonctionnent comme prévu sont quelques-unes des compétences organisationnelles fondamentales que tout assistant de direction doit posséder
- Capacités multitâches : La gestion simultanée d'une multitude d'opérations est inévitable pour un chef de projet, et les assistants exécutifs sont passés maîtres dans l'art de jongler entre les tâches. Par exemple, vous pouvez être en train de préparer une présentation pour le conseil d'administration et, l'instant d'après, coordonner la disponibilité de votre associé directeur
- Gestion des ressources : La logistique est une autre responsabilité de l'assistant de direction, qui recoupe celle du chef de projet. Par exemple, les assistants exécutifs gèrent les ressources organisationnelles, notamment les budgets des projets, les technologies, les outils, le personnel, les fournisseurs externes, la documentation ou les préparatifs de voyage
Compétences essentielles des assistants de direction dans la gestion de projets
Les AE doivent posséder des compétences variées pour assurer une gestion de projet efficace. Voici quelques-unes des compétences essentielles :
- Résolution de problèmes : les EA doivent être capables d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes. Ils doivent être capables de réfléchir rapidement et de trouver des solutions, qu'il s'agisse d'annulations de dernière minute ou de retards imprévus qui augmentent les coûts et les délais des projets
- Gestion du temps : les assistants exécutifs doivent veiller au respect des échéances critiques des projets, même si la coordination quotidienne, notamment la planification des réunions, la définition des échéances et la sensibilisation de tous aux échéances, occupe la majeure partie de leur journée
- Réflexion stratégique : Organiser les tâches de l'équipe en synchronisation avec les objectifs stratégiques globaux est également l'une des compétences essentielles requises des assistants exécutifs. Par exemple, un assistant exécutif alignera une conférence d'entreprise sur les objectifs de gestion de projet de la société en invitant des leaders du secteur, en se concentrant sur les tendances émergentes, en ciblant les parties prenantes clés et en veillant à l'alignement des thèmes stratégiques afin de renforcer le positionnement sur le marché
Exécution quotidienne des phases de gestion de projet par les assistants de direction
Le cycle de vie d'un projet de gestion comprend cinq phases différentes : la planification, le lancement, l'exécution, le suivi des performances et la révision. De par la nature de leur travail, les assistants de direction sont présents pour apporter leur aide à chaque étape d'un projet crucial.
Voici un aperçu d'une journée type d'une assistante de direction chargée de gérer ces phases :
- Matin : Examiner la progression des tâches et mettre à jour l'outil de gestion de projet. Planifier et assister à une réunion avec l'équipe du projet pour discuter des problèmes éventuels et planifier les prochaines étapes
- Midi : Contacter et coordonner les fournisseurs externes pour s'assurer que le projet est sur la bonne voie
- Après-midi : Identifier les problèmes et les communiquer à l'équipe, ainsi que préparer une réunion avec les parties prenantes pour examiner la progression du projet et les jalons
- Fin de la journée : Révision et mise à jour des échéanciers du projet en fonction de la progression de la journée
Bien qu'il s'agisse de tâches quotidiennes, il est utile de comprendre plus en détail les phases de la gestion de projet afin de mieux appréhender les nouveaux rôles et responsabilités qui vous attendent.
Les phases de la gestion de projet pour les assistants de direction
Voici ce que vous pouvez attendre de chaque phase d'une gestion de projet réussie en tant qu'assistant exécutif :
1. Planification
La phase de planification consiste à élaborer un échéancier pour le projet. Un plan de projet infaillible tient compte des ressources nécessaires et établit comment et quand la communication avec les parties prenantes sera assurée.
Par exemple, un assistant exécutif planifie le déploiement d'un nouveau logiciel en allouant un budget, en coordonnant les sessions de formation, en programmant les mises à jour du système, en gérant les contrats avec les fournisseurs et en assurant la communication avec les parties prenantes pour une mise en œuvre fluide et efficace.
2. Lancement
Lorsque vous avez une vision complète des buts et objectifs du projet, votre tâche suivante consiste à décomposer l'ensemble du projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer. C'est le moment de fixer des échéances et de créer différents jalons pour le projet.
Cette ventilation permet à tous les membres de votre équipe de connaître leurs responsabilités et leurs échéanciers, et vous aide à gérer votre liste de tâches.
Par exemple, concentrez-vous sur la définition de jalons importants tels que l'achèvement de l'analyse des besoins, la fin de la formation des utilisateurs et la réussite des tests afin de garantir le bon déroulement du projet.
3. Exécution
La phase d'exécution commence lorsque l'équipe passe officiellement en mode travail et comprend clairement ses rôles, ses responsabilités et ses échéanciers.
Au cours de cette phase, la seule responsabilité d'un assistant exécutif est de s'assurer que l'équipe dispose de toutes les ressources nécessaires.
Par exemple, le jour du lancement, l'assistant exécutif gère la transition et fournit une assistance et un dépannage en temps réel afin de garantir un déploiement fluide avec un minimum de perturbations.
4. Surveillance et suivi des performances
Le suivi de la progression, les rapports sur les performances et la gestion des changements sont essentiels pour garantir que tout se déroule comme prévu.
Par exemple, l'AE remarque des problèmes de fonctionnalité importants dans le nouveau logiciel grâce aux commentaires hebdomadaires des utilisateurs et aux rapports de performance pendant le déploiement. Conscient de l'urgence, l'AE organise une réunion d'urgence avec l'équipe de développement, hiérarchise les corrections de bugs critiques et planifie des sessions de test supplémentaires.
Cette action rapide a permis de résoudre les problèmes avant le lancement complet, garantissant ainsi que le projet reste sur la bonne voie et réponde aux attentes des utilisateurs.
5. Avis
La dernière étape du processus consiste à examiner, tirer des enseignements et appliquer à l'avenir ce que vous avez appris du projet. La réflexion peut vous aider à choisir une meilleure ligne de conduite pour votre prochain projet et à comprendre les forces et les limites de votre équipe.
Selon le dernier rapport du PMI sur le déficit de talents, environ 2,3 millions de personnes seront nécessaires chaque année pour pourvoir les postes liés à la gestion de projet qui devraient être créés d'ici 2030.
La gestion de projet est donc une carrière prometteuse. Voyons maintenant quelles sont les qualifications requises pour y accéder.
Passage d'assistante de direction à chef de projet
Même si les compétences requises pour ces deux rôles se recoupent, la formation, l'éducation et la certification peuvent vous aider à atteindre vos objectifs plus rapidement et à effectuer une transition plus en douceur.
Exemple : Michael était assistant de direction dans une agence de marketing, où il gérait les agendas des cadres, coordonnait les campagnes marketing, s'occupait des relations avec les fournisseurs et supervisait la planification des évènements. Il souhaitait devenir chef de projet en marketing.
Il a obtenu la certification Project Management Professional (PMP) afin d'acquérir des connaissances formelles en gestion de projet. Grâce à cette nouvelle certification et à son expérience en tant qu'assistant de direction dans le domaine du marketing, il a été embauché comme responsable marketing dans la même entreprise.
Un utilisateur de Fishbowl a partagé son expérience de transition d'un poste d'assistant exécutif à celui de responsable de la conformité. Il a souligné les qualités exceptionnelles des assistants exécutifs qui sont précieuses dans la gestion de projet, telles que la prise de notes sur les nombreux projets traités et la demande de participer à des cours de gestion de projet afin d'être mieux préparé au marché.
Un autre utilisateur a mentionné avoir deux ans d'expérience en tant que coordinateur de programme, ce qui l'a aidé à passer du poste d'assistant exécutif à celui de coordinateur de programme.
Découvrons comment vous pouvez faciliter votre transition.
Formation et éducation nécessaires
Une formation et un enseignement formels peuvent faciliter la gestion des situations réelles dans le cadre d'un projet. Voici les options qui s'offrent à vous :
Certifications en gestion de projet
- Professionnelle en gestion de projet (PMP)
- Certified Associate in Project Management (CAPM)
- Certifications Agile
Cours et diplômes en gestion de projet
- Cours en ligne de courte durée sur la gestion de projet avec des universités ou des écoles de commerce
- Programmes avancés tels que le Master en gestion de projet (MPM) ou le MBA avec une spécialisation en gestion de projet
Formation et expérience sur le terrain
- Observation et mentorat pour acquérir des compétences en gestion de projet
- Petits projets bénévoles pour acquérir une expérience pratique (excellent moyen de développer des compétences non techniques)
Outils techniques
- Connaissance des outils de gestion de projet tels que ClickUp
Certifications recommandées
Voici une liste de quelques cours, diplômes et outils qui peuvent vous aider à démarrer :
- PMP et CAPM du Project Management Institute (PMI)
- Cours de courte durée proposés par des plateformes en ligne telles que LinkedIn Learning
- Programmes de formation des cadres en gestion de projet proposés par des institutions telles que Harvard et Stanford
- Apprendre les subtilités de l'utilisation de ClickUp comme outil de gestion de projet et explorer ses fonctionnalités grâce à la ClickUp University
À lire également : Une journée dans la vie d'un chef de projet : tirer des conclusions du chaos
Outils pour les assistants de direction dans la gestion de projet
En tant qu'assistant exécutif, que recherchez-vous dans un outil d'assistance exécutive, outre les fonctionnalités de gestion des tâches, du temps, des documents, des projets et des dépenses ? ClickUp a tout ce qu'il vous faut !
ClickUp est « l'application qui fait tout pour le travail ». Elle apporte une solution simple et bien gérée aux problèmes de gestion de projet des entreprises en un seul endroit pour gagner du temps et en faire plus.
Le logiciel vous permet d'organiser, de planifier, de déléguer, d'exécuter et de suivre vos tâches. Ses outils de communication intégrés améliorent la collaboration au sein de l'équipe. De plus, ses rapports et tableaux de bord personnalisables sont excellents pour examiner et comprendre les performances individuelles et collectives afin de mieux faire à l'avenir.
Guide étape par étape sur la manière dont les assistants de direction peuvent utiliser ClickUp
Voici comment la plupart des assistants de direction peuvent utiliser ClickUp étape par étape pour accomplir leurs rôles et responsabilités :
- Inscrivez-vous : Inscrivez-vous à ClickUp et créez un environnement de travail pour votre équipe
- Dossiers et listes : dans votre environnement de travail, vous pouvez créer des espaces pour chaque service avec lequel vous travaillez. Dans les Espaces, vous pouvez créer des dossiers pour chaque projet ou initiative. Ensuite, dans ce dossier, créez une liste de toutes les tâches nécessaires à sa réalisation
- Créer des tâches et des sous-tâches : dans chaque liste, ajoutez des tâches et divisez-les en sous-tâches si nécessaire. Par exemple, l'une de vos tâches peut être de réserver un lieu pour un évènement, et les sous-tâches correspondantes seront la recherche de lieux et la prise de contact avec les prestataires
- Ajoutez des étiquettes et des champs personnalisés : créez des étiquettes ClickUp telles que « Urgent » ou « Implication du client » pour classer et filtrer les tâches. Vous pouvez également ajouter un champ personnalisé contenant plus de détails sur la tâche, tels que son budget ou son niveau de priorité
- Attribuer des tâches : attribuez des tâches et des sous-tâches à votre équipe et définissez des dates d'échéance directement dans ClickUp
- Suivi et rapports : utilisez la fonctionnalité de suivi du temps des projets de ClickUp pour suivre le temps passé sur chaque tâche et générer des rapports afin d'analyser la progression de l'équipe
- Révision et ajustement : examinez la progression du projet grâce à plus de 15 vues personnalisées, telles que la vue Diagramme de Gantt ou la vue Tableau de ClickUp
ClickUp n'est pas seulement utile pour les rôles et responsabilités des assistants de direction ; il peut également aider à la gestion de projets plus avancés. Examinons ses principaux avantages en tant que logiciel de gestion de projet.
Fonctionnalités clés et avantages de l'utilisation de ClickUp pour la gestion de projet
ClickUp rapproche votre équipe grâce à des flux de travail connectés et vous permet de respecter les délais grâce à ses vues et notifications. Et ce n'est pas tout ! Il offre une solution de gestion de projet entièrement personnalisable pour chaque équipe, du marketing aux ventes en passant par les ressources humaines et les opérations.
Suivez facilement les indicateurs clés de performance des projets
Pour commencer, vous devez avoir une vue d'ensemble de votre projet. Les tableaux de bord ClickUp vous permettent d'afficher en un coup d'œil les indicateurs clés et la progression de vos projets. Utilisez-les pour :
- Suivre les performances des projets et identifier les domaines à améliorer
- Assurez l'organisation et la bonne exécution des tâches des équipes tout au long de l'échéancier du projet
- Permettre aux parties prenantes d'accéder rapidement aux données importantes du projet
- Visualisez la progression des projets grâce à des diagrammes et des graphiques personnalisables
- Centraliser la communication et la résolution des problèmes liés au projet grâce aux fonctionnalités de discussion
Simplifier la gestion des tâches
Créez des tâches ClickUp et des sous-tâches pour diviser votre projet en unités plus petites et plus faciles à gérer. Cet outil vous permet de créer différents types de tâches, de personnaliser leur statut, de définir des niveaux de priorité, d'obtenir plus de contexte grâce à des champs personnalisés et même de relier les tâches entre elles.
Déléguez les tâches fastidieuses à l'IA et à l'automatisation
De plus, la gestion de projet et l'IA forment une combinaison extraordinaire.
ClickUp Brain vous permet d'accélérer toutes vos opérations de gestion de projet en générant automatiquement des sous-tâches basées sur les descriptions des tâches, en partageant de manière asynchrone les mises à jour quotidiennes et hebdomadaires des comptes rendus et en résumant les fils de commentaires. C'est comme avoir un copilote invisible qui vous décharge de votre travail, un assistant de votre assistant, en quelque sorte.
Vous pouvez l'utiliser avec ClickUp Docs pour générer un rapport de projet, rédiger des résumés exécutifs, développer des suggestions clés et même réfléchir à des idées pour simplifier et accélérer votre travail.
Pour gagner du temps et réduire les erreurs humaines, ClickUp Automations vous permet d'automatiser des tâches répétitives telles que l'attribution de tâches, l'envoi de notifications et la mise à jour des statuts. La possibilité de créer et de personnaliser facilement des automatisations permet aux chefs de projet d'optimiser leurs processus et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Suivez la progression sans effort
ClickUp vous permet de hiérarchiser et de planifier facilement vos tâches, en vous offrant une visibilité sur tous vos projets et tâches grâce à différentes vues. Il propose plus de 15 vues ClickUp entièrement personnalisables pour vous aider à tout gérer à votre façon. Il existe des vues de base telles que la liste, le tableau et le calendrier, ainsi que des vues plus avancées telles que le diagramme de Gantt, le tableau, la chronologie, la charge de travail, la boîte, l'activité et la carte mentale.
Outre le suivi de la progression à l'aide de vues, utilisez ClickUp Goals pour gérer tous vos objectifs en un seul endroit. Vous pouvez simultanément définir des cibles de tâches, des cibles de nombre, des synthèses de progression, des cibles vraies/fausses et des cibles budgétaires.
Le meilleur dans tout ça ? ClickUp ne fonctionne pas en silo, ce qui signifie que vous et votre équipe pouvez intégrer ClickUp à plus de 1 000 outils, tels que Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive et Dropbox, pour garantir un flux de travail plus fluide.
Modéliser les flux de travail
Vous n'avez pas le temps de configurer manuellement un centre de contrôle pour l'ensemble de votre projet ?
Démarrez sur les chapeaux de roue avec le modèle de gestion de projet ClickUp, qui vous assiste dans toutes les étapes de votre projet, de sa conception à sa réalisation.
Voici comment ce modèle peut vous aider :
- Créer, attribuer et suivre différentes tâches au sein d'un projet afin que tout le monde soit sur la même page
- Personnalisez le modèle en fonction de vos flux de travail et de vos besoins, selon le type de projet en cours
- Analysez la progression des tâches en un coup d'œil grâce à différentes vues et au suivi des objectifs
- Appliquez des étiquettes et des filtres pour organiser et séparer les tâches en fonction de la liste des priorités
Des organisations du monde entier ont trouvé en ClickUp le moyen le plus efficace d'organiser leurs projets et d'atteindre leurs objectifs ambitieux.
Lorsqu'on lui demande comment ClickUp l'aide à atteindre ses objectifs, l'entreprise People Piece répond:
Depuis que nous utilisons ClickUp, nous avons une bien meilleure visibilité sur l'ensemble de notre organisation, sur ce sur quoi nous travaillons et sur le statut des tâches, ce qui nous aide à rester sur la bonne voie et à mener à bien nos projets dans les délais impartis. Nous sommes tous d'accord pour dire que c'est de loin la meilleure solution pour nos besoins en matière de gestion de projet, et nous en avons essayé beaucoup !
Depuis que nous utilisons ClickUp, nous avons une bien meilleure visibilité sur l'ensemble de notre organisation, sur ce sur quoi nous travaillons et sur le statut des projets, ce qui nous aide à rester sur la bonne voie et à mener à bien nos projets dans les délais impartis. Nous sommes tous d'accord pour dire que c'est de loin la meilleure solution pour nos besoins en matière de gestion de projet, et nous en avons essayé beaucoup !
Défis et conseils pour les assistants de direction en gestion de projet
Bien que les deux rôles se recoupent, les assistants exécutifs sont confrontés à certains défis en matière de gestion de projet qu'il est essentiel de comprendre.
Voici les plus courantes :
Équilibrer plusieurs responsabilités
Les AE qui travaillent dans la gestion de projet doivent souvent jongler entre des responsabilités administratives et des tâches de gestion de projet. En conséquence, la gestion de leur temps et l'équilibre entre leurs responsabilités peuvent s'avérer difficiles.
Conseil : mettez en place des points réguliers, mettez à jour les systèmes et utilisez des cadres tels que la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser les tâches afin de ne pas vous sentir dépassé.
Gérer le stress et les conflits
Il peut être difficile de gérer à la fois des délais serrés, des attentes élevées et des situations imprévisibles. Cela peut être source d'anxiété et parfois même conduire à des conflits.
Conseil : faites des pauses, pratiquez la pleine conscience, utilisez des techniques de relaxation et travaillez en toute transparence afin de minimiser les risques de stress et de conflit.
Gérer le changement
Ajuster et réajuster les plans de projet peut être difficile, en particulier lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées. Ces réajustements de dernière minute peuvent considérablement alourdir les tâches des assistants de direction.
Conseil : ayez toujours un plan d'urgence sous la main pour mettre en œuvre un plan structuré et gérer efficacement le changement.
Enfin, examinons quelques stratégies permettant de gérer simultanément ces deux rôles et de réussir en tant que chef de projet.
Stratégies pour surmonter les défis en tant qu'assistante de direction
- Anticipez : ayez toujours un plan de sauvegarde afin de pouvoir gérer le projet sans effort malgré les défis à relever
- Collaborez avec les autres : n'essayez pas de tout faire vous-même, tirez parti des forces de votre équipe et déléguez les responsabilités pour assurer la réussite du projet
- Utilisez la technologie : appuyez-vous sur la technologie pour automatiser et accélérer les tâches fastidieuses et rendre vos processus plus efficaces
N'oubliez pas non plus que des compétences telles que la résolution rapide de problèmes, la compréhension écrite et la communication claire peuvent vous aider à exceller en tant qu'assistant exécutif dans votre transition vers le rôle de chef de projet.
Il est également important d'interpréter avec précision les documents et les forfaits du projet afin de prendre de meilleures décisions et de mener à bien les projets.
Maîtriser la gestion de projet pour les assistants de direction avec ClickUp
Une approche triple axée sur la formation (pour développer à la fois les compétences techniques et relationnelles), l'expérience pratique et l'expérience professionnelle en tant qu'assistante de direction facilite la transition vers le poste de chef de projet.
Les modèles de gestion de projet et les solutions de gestion administrative professionnelle de ClickUp simplifient votre rôle dans ces deux domaines. Sa capacité à créer des flux de travail connectés, à accroître la transparence dans la réalisation des objectifs et à simplifier les allocations en fait une solution de gestion de projet inestimable.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et rejoignez une communauté de chefs de projet prospères.