Megan Thompson, assistante de direction senior du directeur technique d'une start-up B2B spécialisée dans l'IA et financée par une série A, a été chargée par son supérieur hiérarchique de gérer l'importante « initiative d'intégration cloud » en plus de ses tâches habituelles.
D'abord intimidée par l'ampleur du projet, estimé à 2,5 millions de dollars, Megan a mis à profit son expertise en matière de logiciels collaboratifs pour organiser des réunions interfonctionnelles bihebdomadaires, suivre sept échéances simultanées et maintenir la cohésion au sein d'une équipe diversifiée de 25 membres issus des départements d'ingénierie, de production et de marketing.
Tout en continuant à gérer ses responsabilités quotidiennes, notamment l'organisation complexe de voyages et les relations avec les investisseurs, Megan a achevé le projet dans les délais impartis.
Les assistantes de direction comme Megan sont bien plus que des gestionnaires de calendrier ou des gardiennes : elles sont les héroïnes méconnues de la gestion de projet, garantissant l'excellence opérationnelle en coulisses.
Réfléchissez à votre propre rôle. Vous utilisez probablement quotidiennement des modèles et des méthodologies clés de gestion de projet, de la création de feuilles de route et de diagrammes de Gantt pour les évènements à la réalisation d'analyses des parties prenantes et à la gestion des registres de risques. Vous servez de lien entre les services, allouez efficacement les ressources et contribuez directement à l'augmentation de la productivité.
Ne s'agit-il pas là des compétences fondamentales d'un chef de projet en gestion de projet ?
Si, comme Megan, vous vous sentez dépassé par l'étendue croissante de vos responsabilités, rassurez-vous, vous n'êtes pas seul. Ce guide vous fournira des stratégies éprouvées pour intégrer de manière transparente la gestion de projet dans votre rôle d'assistant de direction.
Le rôle des assistants de direction dans la gestion de projet
La Harvard Business Review décrit les assistants de direction qui travaillent pour les cadres supérieurs comme « le bras droit des dirigeants, la colonne vertébrale des entreprises et le visage de la culture d'entreprise. Ils sont les yeux, les oreilles et le ciment de l'organisation. »
Les assistants de direction ont pour mission de veiller au bon fonctionnement de l'entreprise. De la réservation des déjeuners d'équipe réguliers à la gestion de projets ponctuels complexes tels que le lancement d'une nouvelle gamme de produits, ils font tout pour faciliter la vie de chacun. Ils constituent le lien indispensable entre l'intention stratégique et l'exécution pratique des projets.
Pourquoi les assistants de direction sont-ils considérés comme des experts en gestion de projet ?
Leurs compétences inégalées en matière d'organisation, de gestion du temps, de résolution de problèmes, de communication et de gestion de projet font des assistants de direction des chefs de projet de premier ordre. Voici pourquoi les assistants de direction sont parfaitement adaptés au rôle de chef de projet :
- Des compétences organisationnelles exceptionnelles : l'organisation est la colonne vertébrale de la coordination de projet, et les assistants de direction excellent dans ce domaine. Par exemple, gérer des calendriers complexes, hiérarchiser les tâches urgentes et importantes, et veiller à ce que tous les rouages de l'organisation fonctionnent comme prévu sont quelques-unes des compétences organisationnelles fondamentales que tout assistant de direction doit posséder
- Capacités multitâches : la gestion simultanée d'une multitude d'opérations est inévitable pour un chef de projet, et les assistants de direction sont habiles à jongler entre les tâches. Par exemple, vous pouvez être en train de préparer une présentation pour le conseil d'administration à un moment donné, puis, l'instant d'après, coordonner la disponibilité de votre associé directeur.
- Gestion des ressources : la logistique est une autre responsabilité de l'assistant de direction, qui recoupe celle du chef de projet. Par exemple, les assistants de direction gèrent les ressources organisationnelles, notamment les budgets des projets, les technologies, les outils, le personnel, les fournisseurs externes, la documentation ou les préparatifs de voyage.
Compétences essentielles des assistants de direction dans la gestion de projets
Les assistants de direction doivent posséder des compétences variées pour assurer une gestion de projet efficace. Voici quelques-unes des compétences essentielles :
- Résolution de problèmes : les assistants de direction doivent être capables d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes. Ils doivent être capables de réfléchir rapidement et de trouver des solutions, qu'il s'agisse d'annulations de dernière minute de la part d'intervenants ou de retards imprévus qui augmentent les coûts et allongent l'échéancier des projets.
- Gestion du temps : les assistants de direction doivent veiller au respect des échéances critiques des projets, même si la coordination quotidienne, notamment la planification des réunions, la fixation des échéances et la sensibilisation de tous aux échéances, occupe la majeure partie de leur journée.
- Réflexion stratégique : synchroniser l'organisation des tâches de l'équipe avec les objectifs stratégiques globaux est également l'une des compétences essentielles requises pour les assistants de direction. Par exemple, un assistant de direction synchronisera une conférence d'entreprise avec les objectifs de gestion de projet de la société en invitant des leaders du secteur, en se concentrant sur les tendances émergentes, en ciblant les principales parties prenantes et en veillant à l'alignement des thèmes stratégiques afin de renforcer le positionnement sur le marché.
Exécution quotidienne des phases de gestion de projet par les assistants de direction
Le cycle de vie de la gestion de projet comprend cinq phases différentes : la planification, le lancement, l'exécution, le suivi des performances et la révision. De par la nature de leur travail, les assistants de direction sont présents pour apporter leur aide à chaque étape d'un projet crucial.
Voici un aperçu d'une journée type d'une assistante de direction chargée de gérer ces phases :
- Matin : examiner l'avancement des tâches et mettre à jour l'outil de gestion de projet. Planifier et assister à une réunion avec l'équipe du projet pour discuter des éventuels problèmes et planifier l'avenir.
- Midi : Effectuer la connexion et la coordination avec les fournisseurs externes pour s'assurer que le projet est en bonne voie.
- Après-midi : identifier les problèmes et les communiquer à l'équipe, ainsi que préparer une réunion avec les parties prenantes pour examiner l'avancement du projet et les jalons.
- Fin de la journée : révision et mise à jour de l’échéancier du projet en fonction de la progression réalisée au cours de la journée.
Bien qu'il s'agisse de tâches quotidiennes, il est utile de mieux comprendre les différentes phases de la gestion de projet afin de saisir les nouveaux rôles et responsabilités qui vous attendent.
Les phases de la gestion de projet pour les assistants de direction
Voici ce que vous pouvez attendre de chaque phase d'une gestion de projet réussie en tant qu'assistante de direction :
1. Planification
La phase de planification implique l'élaboration d'un échéancier de projet. Un plan de projet infaillible tient compte des ressources nécessaires et établit comment et quand la communication avec les parties prenantes sera effectuée.
Par exemple, un assistant de direction planifie le déploiement d'un nouveau logiciel en allouant un budget, en coordonnant les sessions de formation, en programmant les mises à jour du système, en gérant les contrats avec les fournisseurs et en assurant la communication avec les parties prenantes pour une mise en œuvre fluide et efficace.
2. Lancement
Une fois que vous avez une vision complète des buts et objectifs du projet, votre prochaine tâche consiste à décomposer l'ensemble du projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer. C'est le moment de fixer des échéances et de créer différents jalons du projet.
Cette répartition permet à tous les membres de votre équipe de connaître leurs responsabilités et leurs échéanciers, et vous aide à gérer votre liste de tâches.
Par exemple, concentrez-vous sur la définition de jalons importants tels que l'achevement de l'analyse des besoins, l'achèvement de la formation des utilisateurs et la réalisation de tests réussis afin de garantir le bon déroulement du projet.
3. Exécution
La phase d'exécution commence lorsque l'équipe entre officiellement en mode travail et comprend clairement ses rôles, ses responsabilités et ses échéanciers.
Au cours de cette phase, la seule responsabilité d'une assistante de direction est de s'assurer que l'équipe dispose de toutes les ressources nécessaires.
Par exemple, le jour du lancement, l'assistant exécutif gère la transition et fournit une assistance et un dépannage en temps réel afin de garantir un déploiement fluide avec un minimum de perturbations.
4. Surveillance et suivi des performances
Le suivi des progrès, les rapports sur les performances et la gestion des changements sont essentiels pour garantir que tout se déroule comme prévu.
Par exemple, l'assistante de direction constate d'importants problèmes de fonctionnalité dans le nouveau logiciel grâce aux commentaires hebdomadaires des utilisateurs et aux rapports de performance pendant le déploiement. Consciente de l'urgence, elle organise une réunion d'urgence avec l'équipe de développement, hiérarchise les corrections de bogues critiques et programme des sessions de test supplémentaires.
Cette action rapide permet de résoudre les problèmes avant le lancement complet, garantissant ainsi que le projet reste sur la bonne voie et réponde aux attentes des utilisateurs.
5. Révision
La dernière étape du processus consiste à examiner, tirer des enseignements et appliquer à l'avenir ce que vous avez appris du projet. La réflexion peut vous aider à choisir une meilleure ligne de conduite pour votre prochain projet et à comprendre les forces et les limites de votre équipe.
Selon le dernier rapport du PMI sur le déficit de talents, environ 2,3 millions de personnes seront nécessaires chaque année pour pourvoir les positions liées à la gestion de projet qui devraient être créées d'ici 2030.
La gestion de projet est donc une carrière prometteuse. Voyons quelles sont les qualifications requises pour y parvenir.
Passage du poste d'assistante de direction à celui de chef de projet en gestion de projet
Même si les compétences requises pour ces deux rôles se recoupent, la formation, l'éducation et la certification peuvent vous aider à atteindre vos objectifs plus rapidement et à effectuer une transition plus en douceur.
Exemple : Michael était assistant de direction dans une agence de marketing, où il gérait les agendas des cadres, coordonnait les campagnes marketing, s'occupait des relations avec les fournisseurs et supervisait la planification des évènements. Il souhaitait devenir responsable de la gestion de projet en marketing.
Il a achevé l'obtention d'une certification PMP (Project Management Professional) afin d'acquérir des connaissances formelles en gestion de projet. Fort de cette nouvelle certification et de son expérience en tant qu'assistante de direction dans le domaine du marketing, il a été embauché comme responsable marketing dans la même entreprise.
Un utilisateur de Fishbowl a partagé son expérience de transition d'un rôle d'assistant exécutif à celui de responsable de la conformité. Il a souligné les qualités exceptionnelles des assistants exécutifs, qui sont précieuses dans la gestion de projet, telles que la prise de notes sur les nombreux projets traités et la demande de participer à des cours de gestion de projet afin d'être mieux préparé au marché.
Un autre utilisateur a mentionné avoir deux ans d'expérience en tant que coordinateur de programme, ce qui l'a aidé à passer du poste d'assistant de direction à celui de coordinateur.
Découvrons ensemble comment vous pouvez faciliter votre transition.
Formation et éducation nécessaires
Une formation et un enseignement formels peuvent faciliter la gestion des situations réelles dans le cadre d'un projet. Voici les options qui s'offrent à vous :
Certifications en gestion de projet
- Professionnelle en gestion de projet (PMP)
- Certified Associate in Gestion de projet (CAPM)
- Certifications Agile
Cours et diplômes en gestion de projet
- Cours en ligne de courte durée sur la gestion de projet dispensés par des universités ou des écoles d'entreprise
- Programmes avancés tels que le Master en gestion de projet (MPM) ou le MBA avec une spécialisation en gestion de projet
Formation et expérience sur le terrain
- Accompagnement et mentorat pour acquérir des compétences en gestion de projet
- Petits projets bénévoles pour acquérir une expérience pratique (excellent moyen de développer des compétences relationnelles)
Outils techniques
- Connaissance des outils de gestion de projet tels que ClickUp
Certifications recommandées
Voici une liste de quelques cours, diplômes et outils qui peuvent vous aider à vous lancer :
- PMP et CAPM de la gestion de projet (PMI)
- Cours de courte durée proposés par des plateformes en ligne telles que LinkedIn Learning
- Programmes de formation des cadres en gestion de projet proposés par des institutions telles que Harvard et Stanford
- Apprendre les subtilités de l'utilisation de ClickUp comme outil de gestion de projet et explorer ses fonctionnalités grâce à la ClickUp University.
À lire également : Une journée dans la vie d'un chef de projet : tirer des conclusions du chaos
Outils pour les assistants de direction dans la gestion de projet
En tant qu'assistante de direction, que recherchez-vous dans un outil d'assistance de direction, outre les fonctionnalités de gestion des tâches, du temps, des documents, des projets et des dépenses ? ClickUp a tout ce qu'il vous faut !
ClickUp est « l'application tout-en-un pour le travail ». Elle apporte une solution simple et bien gérée aux problèmes de gestion de projet d'entreprise en un seul endroit afin de gagner du temps et d'être plus productif.
Le logiciel vous permet d'organiser, de planifier, de déléguer, d'exécuter et de suivre vos tâches. Ses outils de communication intégrés améliorent la collaboration au sein de l'équipe. De plus, ses rapports et tableaux de bord personnalisables sont excellents pour examiner et comprendre les performances individuelles et collectives afin de faire mieux à l'avenir.
Guide étape par étape sur la manière dont les assistants de direction peuvent utiliser ClickUp
Voici comment la plupart des assistants de direction peuvent utiliser ClickUp étape par étape pour accomplir leurs rôles et responsabilités :
- Inscrivez-vous : inscrivez-vous sur ClickUp et créez un environnement de travail pour votre équipe.
- Dossiers et listes : dans votre environnement de travail, vous pouvez créer des espaces pour chaque service avec lequel vous travaillez. Dans ces espaces, vous pouvez créer des dossiers pour chaque projet ou initiative. À présent, dans ce dossier, dressez une liste de toutes les tâches nécessaires à sa réalisation.
- Créer des tâches et des sous-tâches : dans chaque liste, ajoutez des tâches et divisez-les en sous-tâches si nécessaire. Par exemple, l'une de vos tâches peut consister à réserver un lieu pour un évènement, et les sous-tâches correspondantes seront la recherche de lieux et la prise de contact avec les prestataires.
- Ajouter des étiquettes et des champs personnalisés : créez des étiquettes ClickUp telles que « Urgent » ou « Implication du client » pour classer et filtrer les tâches. Vous pouvez également ajouter un champ personnalisé contenant plus de détails sur la tâche, tels que son budget ou son niveau de priorité.
- Attribuer des tâches : attribuez des tâches et des sous-tâches à votre équipe et fixez des dates d'échéance directement dans ClickUp.
- Suivi et rapports : utilisez la fonctionnalité de suivi du temps passé sur les projets de ClickUp pour suivre le temps consacré à chaque tâche et générer des rapports afin d'analyser la progression de l'équipe.
- Révision et ajustement : examinez l'avancement du projet grâce à plus de 15 vues personnalisées, telles que la vue Gantt ou la vue Tableau de ClickUp.
ClickUp n'est pas seulement utile pour les rôles et responsabilités des assistants de direction ; il peut également aider à la gestion de projets plus avancés. Examinons ses principaux avantages en tant que logiciel de gestion de projet.
Principales fonctionnalités et avantages de l'utilisation de ClickUp pour la gestion de projet
ClickUp rapproche votre équipe grâce à des flux de travail connectés et vous permet de rester au courant des échéances grâce à ses vues et notifications. De plus, il offre une solution de gestion de projet entièrement personnalisable pour chaque équipe, du marketing et de l'équipe commerciale aux ressources humaines et aux opérations.
Suivez facilement les indicateurs clés de performance du projet
Pour commencer, vous devez avoir une vue d'ensemble de votre projet. Les tableaux de bord ClickUp offrent une vue d'ensemble des indicateurs clés et de la progression du projet. Utilisez-les pour :
- Suivre les performances du projet et identifier les domaines à améliorer
- Assurer l'organisation et la concentration des équipes tout au long de l'échéancier du projet
- Permettre aux parties prenantes d'accéder rapidement aux données importantes du projet
- Visualisez la progression du projet grâce à des diagrammes et des graphiques personnalisables
- Centraliser la communication et la résolution des problèmes liés au projet via des fonctionnalités de chat
Simplifier la gestion des tâches
Créez des tâches et des sous-tâches ClickUp pour diviser votre projet en unités plus petites et plus faciles à gérer. Cet outil vous permet de créer différents types de tâches, de personnaliser leur statut, de définir des niveaux de priorité, d'obtenir plus de contexte grâce à des champs personnalisés et même de relier les tâches entre elles.
Déléguer les tâches fastidieuses à l'IA et aux automatisations
De plus, la gestion de projet et l'IA forment une combinaison extraordinaire.
ClickUp Brain vous permet d'accélérer toutes vos opérations de gestion de projet en générant automatiquement des sous-tâches basées sur les descriptions des tâches, en partageant les mises à jour quotidiennes et hebdomadaires de manière asynchrone et en résumant les fils de commentaires. C'est comme avoir un copilote invisible qui vous décharge de vos tâches fastidieuses, un assistant d'assistant, en quelque sorte.
Vous pouvez l'utiliser avec ClickUp Docs pour générer un rapport de projet, rédiger des résumés exécutifs, développer des suggestions clés et même réfléchir à des idées pour simplifier et accélérer votre travail.
Pour gagner du temps et réduire les erreurs humaines, ClickUp Automations vous permet d'automatiser des tâches répétitives telles que l'attribution de tâches, l'envoi de notifications et la mise à jour des statuts. La possibilité de créer et de personnaliser facilement des automatisations permet aux chefs de projet d'optimiser leurs processus et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Suivez facilement la progression du projet
ClickUp vous permet de hiérarchiser et de planifier facilement vos tâches, en vous offrant une visibilité sur tous vos projets et toutes vos tâches grâce à différents affichages. Il propose plus de 15 affichages ClickUp entièrement personnalisables pour vous aider à tout gérer à votre façon. Il existe des affichages de base tels que la liste, le tableau et le calendrier, ainsi que des affichages plus avancés tels que le diagramme de Gantt, le tableau, la chronologie, la charge de travail, la boîte, l'activité et la carte mentale.
En plus du suivi des progrès grâce aux vues, utilisez ClickUp Objectifs pour gérer tous vos objectifs en un seul endroit. Vous pouvez simultanément définir des objectifs de tâches, des objectifs en nombre, des synthèses de progression, des objectifs vrai/faux et des objectifs budgétaires.
Le plus gros avantage ? ClickUp ne fonctionne pas en vase clos, ce qui signifie que vous et votre équipe pouvez intégrer ClickUp à plus de 1 000 outils, tels que Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive et Dropbox, afin de garantir un flux de travail plus fluide.
Modéliser les flux de travail
Vous n'avez pas le temps de mettre en place manuellement un centre de contrôle pour l'ensemble de votre projet ?
Lancez-vous sans attendre grâce au modèle de gestion de projet ClickUp, qui vous accompagne tout au long de vos projets, de leur conception à leur achèvement.
Voici comment ce modèle peut vous aider :
- Créez, attribuez et suivez différentes tâches au sein d'un projet afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
- Personnalisez le modèle en fonction de vos flux de travail et de vos besoins, selon le type de projet en cours.
- Analysez la progression des tâches en un coup d'œil grâce à différentes vues et au suivi des objectifs.
- Appliquez des étiquettes et des filtres pour organiser et séparer les tâches en fonction de la liste des priorités.
Partout dans le monde, des organisations ont trouvé en ClickUp le moyen le plus efficace d'organiser leurs projets et d'atteindre leurs objectifs ambitieux.
Lorsqu'on lui a demandé comment ClickUp l'aidait à atteindre ses objectifs, la société People Piece a répondu:
Depuis que nous utilisons ClickUp, nous avons une bien meilleure visibilité sur l'ensemble de notre organisation, sur ce sur quoi nous travaillons et sur le statut des projets, ce qui nous aide à rester sur la bonne voie et à mener à bien nos projets dans les délais impartis. Nous sommes tous d'accord pour dire que c'est de loin la meilleure solution pour nos besoins en matière de gestion de projet, et nous en avons essayé beaucoup !
Depuis que nous utilisons ClickUp, nous avons une bien meilleure visibilité sur l'ensemble de notre organisation, sur ce sur quoi nous travaillons et sur le statut des projets, ce qui nous aide à rester sur la bonne voie et à mener à bien nos projets dans les délais impartis. Nous sommes tous d'accord pour dire que c'est de loin la meilleure solution pour nos besoins en matière de gestion de projet, et nous en avons essayé beaucoup !
Défis et conseils pour les assistants de direction en gestion de projet
Bien que les deux rôles se recoupent, les assistants de direction sont confrontés à certains défis en matière de gestion de projet qu'il est essentiel de comprendre.
Voici les plus courants :
Concilier plusieurs responsabilités
Les assistants de direction qui travaillent dans la gestion de projet doivent souvent jongler entre leurs responsabilités administratives et leurs tâches de gestion de projet. Par conséquent, la gestion de leur temps et l'équilibre entre leurs responsabilités peuvent s'avérer difficiles.
Conseil : mettez en place des points réguliers, mettez à jour les systèmes et utilisez des cadres tels que la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser les tâches afin de ne pas vous sentir dépassé.
Gérer le stress et les conflits
Il peut être difficile de gérer à la fois des délais serrés, des attentes élevées et des situations imprévisibles. Cela peut être source d'anxiété et parfois même conduire à des conflits.
Conseil : faites des pauses, pratiquez la pleine conscience, utilisez des techniques de relaxation et travaillez en toute transparence afin de minimiser les risques de stress et de conflit.
Gérer le changement
Ajuster et réajuster les plans de projet peut s'avérer difficile, en particulier lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées. Ces réajustements de dernière minute peuvent considérablement alourdir les tâches des assistants de direction.
Conseil : ayez toujours un plan d'urgence en réserve pour mettre en œuvre un plan structuré et gérer efficacement le changement.
Enfin, examinons quelques stratégies permettant de gérer simultanément les deux rôles et d’atteindre la réussite en matière de gestion de projet.
Stratégies pour surmonter les défis en tant qu'assistante de direction
- Anticipez : ayez toujours une sauvegarde afin de pouvoir gérer le projet sans difficulté malgré les défis à relever.
- Collaborez avec les autres : n'essayez pas de tout faire vous-même, tirez parti des atouts de votre équipe et déléguez les responsabilités pour assurer la réussite du projet.
- Utilisez la technologie : appuyez-vous sur la technologie pour réaliser l’automatisation et l’accélération des tâches routinières et rendre vos processus plus efficaces.
N'oubliez pas non plus que des compétences telles que la résolution rapide de problèmes, la compréhension écrite et la communication claire peuvent vous aider à exceller en tant qu'assistante de direction dans votre transition vers le rôle de gestionnaire de projet.
Il est également important d'interpréter avec précision les documents et les plans du projet afin de pouvoir prendre de meilleures décisions et assurer la réussite des projets.
Maîtriser la gestion de projet pour les assistants de direction avec ClickUp
Une approche triple axée sur la formation (pour développer à la fois des compétences techniques et relationnelles), l'expérience pratique et l'expérience professionnelle en tant qu'assistante de direction facilite la prise en main du poste de chef de projet en gestion de projet.
Les modèles de gestion de projet et les solutions de gestion administrative professionnelle de ClickUp simplifient votre rôle dans ces deux domaines. Sa capacité à créer des flux de travail connectés, à accroître la transparence dans la réalisation des objectifs et à simplifier les allocations en fait une solution de gestion de projet inestimable.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et rejoignez une communauté de chefs de projet dynamiques en gestion de projet.