La plupart d'entre nous utilisons déjà des feuilles de calcul au quotidien. De l'établissement des budgets mensuels au calcul des chiffres de vente, Google Sheets est réputé pour sa facilité d'utilisation, ses fonctionnalités collaboratives, son accessibilité mondiale et ses capacités de personnalisation.
Mais qui aurait cru qu'une feuille Google Sheets vierge pouvait également devenir votre CRM entièrement fonctionnel ? 🤯
C'est vrai, vous pouvez utiliser Google Sheets pour créer ou utiliser d'innombrables modèles pour la gestion de projet sur tableur, les campagnes marketing, les e-mails de masse, les prévisions, le suivi, les relances, etc.
Voyons de plus près comment utiliser Google Sheets CRM, un nouvel outil puissant qui peut complètement changer votre façon de gérer vos relations clients !
Comprendre les fonctionnalités CRM sur Google Sheets
Bien qu'il ne s'agisse pas d'une plateforme CRM traditionnelle, Google Sheets offre un moyen étonnamment efficace de gérer les relations clients, en particulier pour les petites entreprises ou celles qui recherchent une solution rentable.
Voici quelques-unes des principales fonctions CRM disponibles dans Google Sheets :
1. Gestion des contacts: organisez vos contacts dans une base de données structurée, validez les données pour garantir leur authenticité, filtrez et triez en fonction des groupes cibles, et appliquez un formatage conditionnel pour séparer les informations importantes.
2. Suivi du pipeline commercial: suivez visuellement la progression des transactions à toutes les étapes du processus commercial, attribuez des tâches et suivez leur réalisation, calculez des indicateurs et identifiez les goulots d'étranglement.
3. Gestion des tâches et des activités : suivez les interactions avec les clients, fixez des dates d'échéance et des rappels, déléguez des tâches et consultez leur avancement, et utilisez des filtres pour vous concentrer sur les domaines à améliorer.
4. Rapports et analyses : Transformez les données en informations exploitables, générez des rapports, effectuez le suivi des performances et partagez les rapports pour faciliter la prise de décision.
5. Intégrations et automatisation : Intégrez Google Sheets à des alternatives CRM populaires pour étendre ses capacités : capturez des prospects à partir d'e-mails et de formulaires, automatisez votre liste d'e-mails de suivi et synchronisez-la avec des calendriers pour planifier et suivre vos réunions.
Mais ce n'est pas tout. Google Sheets propose également de nombreux modèles CRM, afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de vos relations clients plutôt que sur le travail fastidieux de création de CRM.
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Types de modèles CRM Google Sheets et leur utilisation
De l'organisation basique des données clients à l'automatisation de la gestion des ventes, les modèles CRM Google Sheets répondent à de multiples cas d'utilisation dans la gestion des clients. Voici quelques-uns des modèles CRM Google Sheets les plus utilisés.
1. Modèle CRM pour la gestion de projet
Ce modèle de diagramme de Gantt Google Sheets gratuit est idéal pour les entreprises qui ont des interactions continues avec leurs clients tout au long d'un projet.
Ces modèles combinent les coordonnées des clients avec des fonctionnalités de suivi de projet telles que la charte du projet, les données des parties prenantes, les échéanciers, les tâches, les échéances et l'allocation budgétaire.
Vous pouvez personnaliser chaque catégorie, collaborer avec les membres de votre équipe de gestion de projet et enregistrer le tout sur Google Drive. Désormais, toutes vos mises à jour en temps réel sont disponibles où que vous soyez !
2. Modèle CRM de base
Ce modèle de feuille de calcul CRM basique est l'outil de gestion des ventes idéal pour les propriétaires de petites entreprises et les fondateurs de start-ups.
Commencez par personnaliser l'onglet « Paramètres ». Vous pouvez définir des catégories telles que le type de contact pour les personnes et l'étape des opportunités que vous avez avec elles. La gestion de votre relation client vient de devenir plus facile.
Utilisez l'onglet « Tableau de bord » comme un mini-panneau de contrôle. Il affiche la valeur totale des opportunités, le nombre total de personnes, d'entreprises et d'opportunités, ainsi que le nombre d'opportunités par étape avec leurs valeurs.
Votre onglet « Personnes » contient des données sur les clients avec lesquels vous souhaitez faire affaire. Utilisez des étiquettes prédéfinies telles que « suivi », « chaud » et « vente incitative » pour définir la relation que vous avez établie avec eux.
De même, l'onglet « Entreprises » contient des informations sur les prospects actuels et potentiels de l'organisation.
L'onglet « Opportunités » représente tous les efforts de développement commercial que vous souhaitez suivre.
3. Modèle CRM pour le suivi du pipeline commercial
Vous pouvez visualiser et enregistrer l'ensemble de votre pipeline commercial, y compris la gestion des prospects, le suivi des ventes et les rapports sur les revenus, dans ce modèle CRM pratique de Google Sheets.
Le modèle est disponible pour être téléchargé gratuitement sur HubSpot. Il simplifie la gestion des ventes en affichant toutes les données de chaque onglet sous forme de graphiques et de diagrammes sur le tableau de bord principal.
Vous pouvez commencer à configurer l'entonnoir de vente de votre entreprise sur cette feuille. Consultez l'onglet « Instructions » pour comprendre ce qu'est la feuille de calcul CRM et comment la remplir.
4. Modèle CRM pour la gestion du marketing
Si vous avez défini les objectifs marketing de votre organisation, vous pouvez désormais les suivre facilement grâce à cette feuille de calcul CRM gratuite dédiée à la gestion marketing.
Axé sur la génération et la fidélisation des prospects, ce modèle CRM comprend des formulaires de capture de prospects, des séquences de suivi par e-mail, un suivi des performances des campagnes et des outils de segmentation basés sur les niveaux d'intérêt ou d'engagement.
Vous pouvez classer les prospects en fonction de leur source, par exemple les prospects issus d'une campagne Facebook, d'une campagne d'e-mails à froid, de LinkedIn, etc.
5. Modèle CRM pour le marketing des évènements
Ce modèle est particulièrement utile pour les équipes de gestion de comptes dans les agences de publicité et de marketing sur les réseaux sociaux. Il vous aide à présenter votre échéancier marketing aux profils clients appropriés en effectuant le suivi du contenu et en le planifiant.
Vous pouvez gérer, surveiller et planifier des campagnes marketing nationales, des campagnes marketing locales, des relations publiques, du marketing de contenu, des blogs, des pages web, etc.
Le modèle vous aide à assurer la maintenance d’une communication cohérente sur toutes les plateformes et à éviter les doublons.
Utilisez-le comme un outil de calcul rapide pour évaluer vos résultats et générer des rapports sur la réussite de vos campagnes marketing.
Configurer un CRM dans Google Sheets : guide étape par étape
Si vous préférez ne pas vous encombrer d'outils CRM complexes, ce guide étape par étape vous expliquera comment utiliser le simple Google Sheets comme outil CRM ! 🙌
Étape 1 : choisissez un modèle CRM
Tout d'abord, vous devez trouver un modèle CRM adapté aux besoins de votre entreprise. Bien que Google Sheets propose des modèles intégrés, vous pouvez également explorer d'autres sites web qui proposent des modèles gratuits ou en promotion.
Étape 2 : Importez le modèle
Ouvrez Google Sheets et cliquez sur « Fichier > Nouveau > À partir d'un modèle ». Recherchez des modèles CRM ou utilisez un modèle pré-téléchargé.
Étape 3 : Personnalisez la feuille de calcul CRM
Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes et des lignes afin de n'afficher que les informations que vous souhaitez suivre.
Réfléchissez aux champs essentiels en fonction de vos objectifs CRM. Il peut s'agir des coordonnées (nom, e-mail, téléphone, entreprise), de la source du prospect, de l'étape de vente, de l'historique des tâches et des activités, ou encore des notes et commentaires.
Étape 4 : Protégez l'intégrité des données
Les données CRM des feuilles de calcul Google sont une véritable mine d'or pour toutes les entreprises !
Pour garantir l'exactitude et la cohérence de vos informations de contact, vous pouvez mettre en place des règles de validation des données. Désormais, votre modèle CRM peut rivaliser avec les outils CRM personnalisés.
Pour protéger les données sensibles, pensez à définir des permissions au niveau des feuilles afin de contrôler qui peut afficher et modifier certaines informations.
Étape 5 : Configurez votre pipeline de ventes
Configurez votre entonnoir de vente pour suivre les prospects pertinents à chaque étape. Créez des colonnes ou des onglets pour représenter les différentes étapes (par exemple, Prospect, Qualifié, Proposition envoyée, Conclu/Perdu).
Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les opportunités à différentes étapes ou celles qui nécessitent votre attention. Vous obtenez ainsi une vision claire de la progression des ventes grâce à des graphiques et des diagrammes.
Google Sheets CRM simplifie la création de rapports et la présentation des nombres à vos clients. Vous pouvez créer des tableaux croisés dynamiques pour analyser les données clients, identifier les tendances et suivre les indicateurs de performance.
Étape 6 : Suivi des tâches et des activités
Grâce à votre CRM Google Sheets, vous pouvez créer votre propre système de gestion des tâches et utiliser des colonnes, des onglets ou des feuilles séparées pour suivre les tâches et les activités liées à chaque contact.
Vous pouvez attribuer des tâches à votre équipe de gestion de la relation client, collaborer en temps réel et suivre la progression.
Conseils et astuces pour améliorer votre productivité grâce à Google Sheets en tant que CRM
Google Sheets est l'outil CRM le plus polyvalent, avec une multitude de fonctionnalités conçues pour booster votre productivité tout en maîtrisant vos dépenses marketing. Découvrons quelques-uns de ses conseils et astuces pratiques.
1. Suggestions de formules intelligentes
Dès que vous commencez à saisir une formule, Sheets analyse les données environnantes pour en comprendre la pertinence. Il reconnaît les modèles, tels que les nombres, les dates, le texte ou les intervalles, et prend en compte vos formules les plus récentes et vos tâches courantes dans les feuilles de calcul.
Google Sheets utilise des techniques d'apprentissage automatique pour la compréhension contextuelle et améliore les suggestions de formules au fil du temps. Il achevait automatiquement les noms de formules au fur et à mesure que vous tapez, ce qui réduit les fautes de frappe.
2. Gérez vos projets grâce à la vue Échéancier
La vue d'échéancier interactive de Sheets exploite la puissance d'un canevas intelligent. Elle vous aide à interagir facilement avec les informations relatives aux projets et à gérer les campagnes marketing, les jalons des projets, la collaboration entre équipes, et bien plus encore.
Vous pouvez présenter les rapports et les résultats CRM de manière plus ingénieuse à votre organisation ou à vos clients.
3. Utilisez les modules complémentaires Google Sheets
Accédez à « Extensions > Modules complémentaires > Obtenir des modules complémentaires » pour utiliser davantage d'outils que vous avez téléchargés en externe. Ceux-ci peuvent vous aider à réaliser l'automatisation de tâches sur Google Sheets.
Vous pouvez choisir parmi diverses applications centrées sur l'IA pour rédiger et remplir automatiquement des feuilles à l'aide de quelques invites seulement. Les outils de création de formulaires vous aident à fusionner les formulaires Google de vos e-mails dans votre feuille de calcul.
4. Scripts Google App pour Google Sheets
Apps Script débloque tout un nouvel univers de possibilités CRM. Pensez à des menus personnalisés, des boîtes de dialogue contextuelles et des barres latérales pratiques, le tout pour adapter votre feuille Google Sheets à vos besoins précis. Vous pouvez abandonner les formules génériques et concevoir des fonctions personnalisées qui font exactement ce dont vous avez besoin.
Vous pouvez également intégrer Sheets de manière transparente à Calendrier, Drive, Gmail et bien plus encore. Imaginez pouvoir planifier des réunions ou envoyer des e-mails directement depuis votre feuille de calcul ! Créez automatiquement des formulaires à partir des données de votre feuille de calcul ou remplissez votre feuille avec de nouvelles réponses.
5. Des puces intelligentes pour la collaboration et l'organisation
Smart Chips vous aide à intégrer des fichiers tels que des documents, des feuilles de calcul, des diapositives ou des images directement dans votre feuille de calcul. Il suffit de passer la souris sur le symbole « @ » pour afficher tous les fichiers suggérés en fonction de votre activité récente et de vos mots-clés.
En partageant des puces de données dans des Google Sheets collaboratives, toutes les parties prenantes peuvent facilement accéder aux informations pertinentes sans jamais quitter la feuille de calcul.
Limites de l'utilisation de Google Sheets comme CRM
Bien que Google Sheets offre une flexibilité surprenante pour le CRM, il présente toutefois certaines limites par rapport aux plateformes CRM dédiées.
1. Gestion des données
- Aucune fonctionnalité intégrée pour garantir l'intégrité des données : absence de validation automatique des données ou de prévention des doublons, ce qui augmente le risque d'erreurs et d'incohérences.
- Capacité de données limitée : peut ne pas être en mesure de traiter efficacement des bases de données extrêmement volumineuses, ce qui peut entraîner des problèmes de performances.
- Pas de rapports avancés : ne propose que des outils de rapports basiques, mais ne dispose pas des fonctionnalités étendues de rapports et d'analyse des CRM dédiés.
2. Fonctionnalité
- Pas de gestion intégrée du pipeline commercial : le suivi des pipelines commerciaux complexes avec des étapes et des dépendances peut être fastidieux et nécessiter des solutions manuelles.
- Potentiel d'automatisation limité : l'automatisation repose sur des modules complémentaires et des intégrations, et peut ne pas être aussi fluide ou robuste que les fonctionnalités intégrées dans les CRM dédiés.
- Absence d'outils de marketing par e-mail et de gestion des campagnes : aucun outil intégré pour les campagnes de marketing par e-mail et les séquences de maturation des prospects.
3. Sécurité et évolutivité
- Problèmes de sécurité des données : le stockage de données clients sensibles sur Google Sheets, qui est basé sur le cloud, peut poser des problèmes de sécurité pour certaines entreprises.
- Évolutivité limitée : à mesure que votre entreprise se développe, la gestion d'un CRM complexe et volumineux dans Sheets peut devenir ingérable et entraver votre expansion.
- Limites de la collaboration : si l'édition collaborative fonctionne bien pour les petites équipes, la gestion des accès et des permissions peut s'avérer difficile pour les équipes plus importantes.
Google Sheets est idéal pour les petites entreprises et les start-ups à la recherche d'une solution CRM gratuite, flexible et facile à utiliser.
Cependant, ses limites peuvent apparaître à mesure que votre entreprise se développe et que les données deviennent plus complexes.
Considérez-le comme votre vélo d'entraînement. Il est idéal pour apprendre à rouler et découvrir les bases du cyclisme. Mais pour les longs trajets et les charges plus lourdes, une plateforme CRM dédiée ou ses alternatives peuvent s'avérer être une option plus pragmatique !
Il est peut-être temps d'envisager de migrer vers un logiciel CRM dédié afin de garantir la sécurité des données, des fonctionnalités avancées et une évolutivité transparente pour votre croissance future.
Découvrez ClickUp : une meilleure alternative au CRM Google Sheets
Mais une seule application peut-elle remplacer tous vos outils CRM ? Oui, si c'est ClickUp !
Grâce à ses outils CRM robustes, ClickUp vous permet de collaborer et de discuter facilement avec votre équipe, quel que soit le service (marketing, équipe commerciale ou finances).
Il s'agit également d'une plateforme de travail et de productivité tout-en-un qui aide à gérer les relations avec les clients et à accroître leur satisfaction.
Vues CRM
Utilisez les outils de collaboration visuelle de ClickUp CRM pour suivre la progression des transactions, identifier les responsabilités de l'équipe, surveiller les commentaires et anticiper les dates de clôture des transactions.
Grâce à plus de 10 vues flexibles et personnalisables, vous pouvez suivre la progression à l'aide de tableaux Kanban, de vues Tableurs, de listes, de cartes mentales et bien plus encore, pour faciliter la réussite de vos clients !
Tableaux de bord ClickUp
Configurez un tableau de bord CRM personnalisé avec ClickUp et obtenez des rapports de vente détaillés qui vous aideront, vous et vos clients, à éviter des erreurs coûteuses. Vous pouvez ainsi mettre en évidence vos efforts de vente, identifier les goulots d'étranglement, prévenir les abandons de clients et analyser les conversions.
ClickUp donne accès à une base de données clients centralisée; seules les personnes que vous souhaitez peuvent afficher cette mine d'or grâce à des permissions personnalisées.
Automatisation ClickUp
Effectuez une sélection parmi plus de 100 automatisations pour mettre les tâches routinières en pilote automatique, rationaliser les flux de travail, transférer des projets, et plus encore.
Vous pouvez attribuer automatiquement des tâches à chaque étape de votre pipeline, déclencher des mises à jour de statut en fonction de l'activité et modifier les priorités pour indiquer à votre équipe sur quoi se concentrer ensuite.
ClickUp Automatisation vous aide à mettre en œuvre des procédures opératoires normalisées claires et à créer de nouvelles tâches sans effort.
Modèles CRM ClickUp
Le modèle CRM ClickUp fournit une structure pour la gestion de la relation client, vous permettant ainsi de gagner du temps, de promouvoir les bonnes pratiques et de personnaliser votre CRM en fonction des besoins de votre entreprise.
Ces structures prédéfinies constituent une base prête à l'emploi pour les tâches CRM courantes. Vous pouvez choisir parmi une variété de modèles conçus pour des secteurs ou des processus d'entreprise spécifiques, garantissant ainsi une bonne adéquation avec vos opérations.
Champs personnalisés ClickUp
Les champs personnalisés de ClickUp vous permettent d'adapter votre environnement de travail à vos besoins précis en matière de données, favorisant ainsi une gestion de projet plus efficace et plus pertinente.
Grâce à différents types de champs personnalisés, vous pouvez saisir et utiliser différents types d'informations pour organiser vos tâches et garantir la cohérence. Par exemple, créez un champ personnalisé « Téléphone » pour saisir les numéros de téléphone de vos clients ou utilisez des champs de formule pour vos calculs.
Configurez votre propre système CRM dès aujourd'hui
Pour améliorer votre CRM, vous pouvez facilement intégrer Google Sheets au logiciel de gestion de projet CRM ClickUp. Vous aurez ainsi accès à une collaboration en temps réel avec votre équipe, à un espace de stockage étendu avec Google Drive, à plus de 1 000 intégrations et à une multitude de modèles CRM parmi lesquels choisir.
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FAQ courantes
1. Quels sont les avantages d'utiliser Google Sheets comme CRM ?
Google Sheets peut être un outil étonnamment efficace pour les besoins CRM de base, en particulier pour les petites entreprises ou les start-ups. Bien qu'il présente certaines limites par rapport à un logiciel CRM dédié, ses avantages sont également considérables :
- Rentabilité : ne nécessite pas d'abonnement payant ni de licence. Cela en fait une excellente option pour les entreprises disposant de ressources financières limitées.
- Accessibilité et facilité d'utilisation : interface simple et fonctionnalités conviviales. Configuration et gestion d'un CRM de base facilitées, même pour les utilisateurs non techniciens.
- Personnalisation : permet de créer des champs personnalisés, des formules et des rapports personnalisés afin d'adapter le système aux besoins spécifiques de l'entreprise et de suivre les données clients pertinentes.
- Collaboration et mises à jour en temps réel : accès multi-utilisateurs pour que tout le monde puisse effectuer des modifications en cours et accéder au CRM où qu'il se trouve.
- Évolutivité et migration : migrez facilement vos données vers un CRM dédié ultérieurement. Vous n'aurez donc jamais à repartir de zéro si votre entreprise dépasse les capacités de Sheets.
2. Comment gérer efficacement un CRM à l'aide de Google Sheets ?
C'est presque aussi simple que de configurer un fichier Excel basique.
- Commencez avec un modèle : trouvez un modèle CRM gratuit en ligne ou créez le vôtre avec des champs clés tels que le nom, les coordonnées, l'étape et la valeur de l'opportunité.
- Personnalisez et automatisez : ajoutez des champs pertinents, utilisez des formules pour les calculs et explorez les modules complémentaires pour des éléments tels que les formulaires et la capture d'e-mails.
- Mettez l'accent sur la collaboration : partagez votre feuille avec votre équipe, utilisez la mise en forme conditionnelle pour obtenir des repères visuels et suivez les mises à jour grâce à l'historique des versions.
- Obtenez des données propres et des informations claires : supprimez régulièrement les doublons, utilisez des filtres pour analyser les segments de clientèle et créez des graphiques pour obtenir des résumés visuels.
3. Existe-t-il un moyen d'intégrer Google Sheets à d'autres outils CRM ?
La meilleure façon de procéder dépend de vos besoins et de vos compétences techniques. La plupart des CRM vous permettent d'importer et d'exporter des données au format CSV. Vous pouvez donc exporter les données de vos feuilles Google Sheets sous forme de fichier CSV, puis les importer dans votre CRM, et vice versa.
Vous pouvez également télécharger des modules complémentaires depuis Google Workspace Marketplace pour les intégrer à votre CRM Google Sheets.
Google Sheets est-il le CRM qui vous convient ?
Si Google Sheets peut servir d'outil CRM fonctionnel pour les petites entreprises et les start-ups, il présente toutefois certaines limites lorsqu'il s'agit de répondre à des besoins CRM plus complexes. Son manque de fonctionnalités CRM intégrées, ses limites en matière de gestion des données et ses éventuels problèmes de sécurité peuvent s'avérer problématiques à mesure que votre entreprise se développe.
Heureusement, il existe des outils tels que ClickUp qui combinent la simplicité de Google Sheets avec des fonctions CRM plus avancées, offrant ainsi une plateforme complète pour gérer vos relations clients. Que vous débutiez ou que vous recherchiez des fonctionnalités plus avancées, l'essentiel est de trouver un outil qui réponde efficacement et efficacement aux besoins de votre entreprise.
Explorer Google Sheets CRM est sans aucun doute une initiative intéressante, mais n'oubliez pas qu'il y a toujours matière à progresser et à s'améliorer ! Inscrivez-vous à ClickUp et découvrez l'application tout-en-un pour votre équipe.