Cuando tus POE y flujos de trabajo son caóticos, también lo son el proyecto o el equipo que gestionas. Para garantizar la coherencia, debes documentar todos los pasos y aspectos de tu flujo de procesos normal para ayudar a tu equipo a alcanzar los objetivos, optimizar las operaciones y ser más eficiente en todos los ámbitos.
La forma más fácil de empezar es con plantillas de documentación de procesos. Le ayudan a navegar por el caos y a poner orden en la naturaleza a menudo desordenada de las operaciones de la empresa.
La buena noticia es que no es necesario perder mucho tiempo en esta tarea crucial pero tediosa. Utilice una de estas 11 plantillas versátiles para la documentación de procesos y vea cómo se dispara la productividad de su equipo.
¿Qué son las plantillas de documentación de procesos?
La documentación de procesos consiste en escribir procedimientos detallados, paso a paso, para realizar determinadas tareas. Una plantilla de documento de proceso es un marco estandarizado y estructurado que ayuda a conseguirlo.
El registro y la centralización de los procedimientos son fundamentales para los procesos empresariales de todos los tamaños y sectores, especialmente a la hora de optimizar tareas repetitivas y colaborativas. Tener cada paso por escrito tiene muchas ventajas, como por ejemplo:
- Garantizar la eficiencia y la coherencia
- Promoción de la transparencia
- Definición de responsabilidades y ajuste de límites de procesos
- Permite una transferencia de conocimientos sin esfuerzo a los sucesores y a los nuevos empleados.
- Facilita los procedimientos de revisión y análisis, además de identificar cuellos de botella y realizar mejoras en los procesos.
La documentación de procesos puede adoptar muchos formatos. Cree una guía, una política, un tutorial, un diagrama de flujo o cualquier otro tipo de registro que capture y comunique de manera eficaz la información necesaria.
¿Qué hace que una plantilla de documento de proceso sea buena?
Una plantilla de documento de proceso eficaz debe:
- Sea flexible y personalizable: una buena plantilla se puede utilizar para documentar diversos tipos de procesos.
- Tenga una estructura clara y lógica: su equipo debe poder encontrar lo que necesita en un abrir y cerrar de ojos.
- Fomente la colaboración: el uso de comentarios y notas facilita el trabajo en equipo y la toma de decisiones colectiva.
- Registro del historial de versiones: esto le permite realizar el seguimiento de los cambios realizados en el documento para garantizar la responsabilidad y volver fácilmente a versiones anteriores.
- Incluya elementos visuales: los gráficos, diagramas y otros elementos visuales aclaran los procedimientos complejos y ayudan a su equipo a comprender mejor el proceso.
11 plantillas de documentación de procesos para usar
Ahora que conoce las ventajas de la documentación de procesos, eche un vistazo a nuestra lista de las 11 mejores plantillas de documentos de procesos en ClickUp y Word. Con estas valiosas armas en su arsenal, podrá garantizar la productividad, afrontar cualquier reto que se le presente y preparar a los miembros de su equipo para el éxito. ✨
Le mostraremos cómo sacar el máximo partido a cada plantilla y le presentaremos sus principales ventajas.
1. Plantilla de documentación de procesos de ClickUp
La plantilla de documentación de procesos de ClickUp proporciona directrices para crear documentos POE y es altamente personalizable. Al igual que con cualquier otra plantilla de ClickUp, puede adaptarla fácilmente a sus necesidades; ¡lo único pendiente es la distribución de los documentos de procesos a su equipo!
Esta plantilla profundiza en todos los aspectos clave de la documentación y la propiedad de los procesos. Puede ser específico sobre el flujo de trabajo y nombrar a todos los miembros del equipo o partes interesadas relevantes mediante la edición de secciones como:
- Destinatarios: A quién va dirigido el documento.
- Gobernanza: ¿Quién tiene que aprobar el documento?
- Propósito: cuál es la meta principal del documento.
- Gráfico RACI : quién debe ser responsable, rendir cuentas, ser consultado e informado.
- Herramientas necesarias: lo que necesita para completar el proceso de la empresa.
- Procedimiento: ¿Cuáles son los pasos exactos del proceso para alcanzar una meta o realizar una tarea?
- Documentos relacionados: Enlaces a otros documentos relevantes.
Para que el documento resulte más atractivo, puede añadir una imagen de portada, tiras e iconos bonitos a los títulos. Si desea que el documento sea más fácil de navegar, tiene la opción de insertar una tabla de contenido. También puede incrustar sitios web, aplicaciones y otros documentos para transmitir su mensaje.
2. Plantilla de documento de proceso de ClickUp
La plantilla de documento de plan de procesos de ClickUp es fácil de usar para cualquiera. Mientras que la plantilla anterior cubre los aspectos clave y las partes interesadas de los pasos del proceso, esta proporciona un plan general centrado en el aspecto técnico.
Si necesita estandarizar las mediciones de calidad de sus operaciones, puede utilizar nuestra plantilla de documento de plan de procesos. Le permite definir claramente el método que se va a utilizar, el tamaño de la muestra y los criterios específicos de evaluación para que todos estén en sintonía.
Solo tiene que sustituir el texto de ejemplo por la información real y eliminar las instrucciones. Además, puede describir todos los pasos del proceso empresarial en una tabla perfectamente organizada, así como crear una lista de control de medidas de mejora para situaciones en las que no se cumplan los criterios establecidos.
Si necesita más detalles, puede crear un documento de proceso empresarial complementario y añadir la referencia en la columna designada. La tabla final está dedicada a las revisiones. Úsela para especificar las personas responsables de ellas y las fechas límite.
3. Plantilla de diagrama de flujo de procesos de ClickUp
Si eres más visual, esta plantilla de diagrama de flujo de procesos de ClickUp puede ser más adecuada para ti. Con la ayuda de colores y figuras, la plantilla facilita la visualización y comprensión de cualquier proceso empresarial, por complejo que sea.
Este diagrama de flujo de procesos contiene dos partes principales: actores y actividades. A cada actor se le asigna una columna, y las actividades que debe realizar se ilustran mediante diferentes figuras dentro de las columnas. T
El jugador que inicia el proceso se encuentra en el extremo izquierdo, lo que permite una panorámica organizada del proceso tal y como se desarrolla de principio a fin.
Personalizar la plantilla es muy fácil. Utiliza figuras para correlacionar el proceso, añade conectores entre ellas e inserta opciones para los nodos de decisión. No olvides actualizar la leyenda de la izquierda para ayudar a los nuevos miembros del equipo a orientarse.
Esta detallada documentación de procesos describe el proceso de contratación de forma predeterminada, pero puede adaptarse a cualquier otro flujo de trabajo del equipo. Al estar disponible en ClickUp Pizarras, ofrece una gran flexibilidad. ClickUp Pizarras te permite colaborar y ser tan creativo como quieras.
Además de diagramas de flujo, mapas mentales y mapas de procesos, puedes incrustar imágenes, vídeos, documentos y tarjetas de sitios web. ¡Incluso puedes hacer garabatos para ilustrar tu punto de vista! 🖌️
4. Plantilla de documentación de procesos de proyectos de ClickUp
Utilice la plantilla de documentación de proyectos de ClickUp para realizar el seguimiento de los registros de gestión de proyectos que ha elaborado a lo largo de un proyecto. Su equipo de proyecto se adherirá a las acciones, métodos y directrices definidos en este documento, como el plan del proyecto, el cronograma o el presupuesto.
La documentación de proyectos es uno de los aspectos más importantes para mantener los proyectos en marcha y garantizar su éxito. Con la plantilla adecuada, los equipos pueden documentar fácilmente los detalles de sus proyectos, desde la planificación hasta la ejecución y la entrega.
Esta plantilla agiliza el proceso de su proyecto, facilitando a su equipo:
- Acceda fácilmente a todos los documentos del proyecto en una ubicación centralizada.
- Cumpla con los plazos y entregas dentro del presupuesto y el cronograma previstos.
- Colabora de forma eficaz entre departamentos y partes interesadas.
5. Plantilla de flujo de procesos de ClickUp
Es posible que los gráficos atractivos no sean cruciales para una documentación de procesos satisfactoria. Sin embargo, añaden un toque de interés a un documento que suele ser aburrido, mejorando su impacto visual. 💥
La plantilla de flujo de procesos de ClickUp es un excelente ejemplo de ello. Con sus llamativas imágenes, puedes visualizar los datos mientras los lees, lo que hace que cualquier proceso sea más fácil de entender y establecer conexiones.
La plantilla tiene formato de pizarra, por lo que ofrece numerosas posibilidades de personalización. De forma predeterminada, consta de las siguientes cinco secciones:
- Planificación
- Desarrollo
- Ejecución
- Gestión
- Evaluación
Para utilizar la plantilla, anote las subtareas en la nota adhesiva designada. No dude en añadir un toque personal cambiando la combinación de colores y añadiendo adjuntos, dibujos y mapas mentales.
Pronto descubrirá las verdaderas ventajas de la documentación de procesos al conectar sus flujos de trabajo en un proceso empresarial visual.
6. Plantilla de procedimientos y procesos de ClickUp
Supongamos que ha documentado todos los procesos de su empresa. ¿Cómo va a realizar el seguimiento de todos ellos? 🤔
Por eso hemos creado esta plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp. Se trata de un sistema completo para gestionar tus documentos. Los mantiene perfectamente organizados en varias vistas, lo que te permite capturar cualquier información que necesites en cuestión de segundos.
Además de la guía de inicio, la plantilla de documentos contiene:
- Lista de documentación
- Tablero de fases de documentación
- Diagrama de flujo de procesos Pizarra
Utilice las vistas Lista y Tablero para centralizar los documentos de su proyecto y gestionarlos sin esfuerzo añadiendo campos como tipo, prioridad, fase, departamento y tasa de finalización.
Etiqueta a las personas asignadas, las partes interesadas y los aprobadores para notificarles cuando se requiera su participación. Añade categorías, etiquetas y campos personalizados, y cambia la agrupación y la clasificación según tus preferencias.
Puede encontrar el diagrama de flujo del proceso en la vista Pizarra. Úselo para crear un mapa de cualquier proceso o procedimiento y visualizar el trabajo que tiene por delante. También puede transformar los nodos en tareas. Al hacerlo, el gráfico se volverá interactivo, lo que le permitirá añadir personas asignadas, listas de control y comentarios.
7. Plantilla de procesos eficientes de ClickUp
No basta con desarrollar un proceso y darlo por terminado. Con el paso del tiempo, es necesario actualizarlo para adaptarlo a los cambios continuos. Al optimizar sus procesos, usted:
- Elimine el desperdicio, como el tiempo de inactividad y el exceso de inventario.
- Reduzca el riesgo de errores y retrasos y recorte costes (¡pruebe estas plantillas de registro de riesgos!).
- Aumente la productividad y la eficiencia.
Puede ser una tarea tediosa que implique muchos datos, pero esta plantilla de procesos eficientes de ClickUp lo simplifica. Le ayuda a analizar cualquier proceso, identificar áreas de mejora e implementar los cambios necesarios.
Además del documento instructivo, contiene las siguientes vistas:
- Descripción general del proceso: una lista maestra de todas las tareas que deben realizarse para optimizar el proceso, agrupadas por estado.
- Diagrama de Gantt: un cronograma de tareas que ayuda con la programación y la gestión de la carga de trabajo.
- Diagrama SIPOC : una pizarra para intercambiar ideas sobre los detalles de un proceso empresarial, en particular los proveedores, los insumos, el proceso, los productos y los clientes.
- Mapa de procesos: una pizarra con un diagrama para visualizar el proceso y sus pasos.
8. Plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp
Al igual que la anterior de la lista, la plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp se centra en el análisis de procesos y la optimización del flujo de trabajo. Sin embargo, es una herramienta más completa.
Se encuentra en el nivel de carpeta e incluye numerosas listas, cada una de las cuales contiene varias vistas:
- Concepción del modelo: Esquema del plan de auditoría
- Análisis de procesos: Lista de criterios de auditoría a tener en cuenta
- Análisis CATWOE: Marco para examinar las perspectivas de las partes interesadas.
- Gestión del cambio : Planificación de la sucesión
Gestiona todas las tareas en la vista Lista y Tablero. Prueba diferentes vistas, criterios de clasificación y agrupación para descubrir cuál funciona mejor para tu equipo. Utiliza las vistas Gantt y Cronograma para realizar el seguimiento de los hitos y planificar y programar las tareas de forma eficaz.
No dude en personalizar la plantilla y adaptarla a sus necesidades. Cree automatizaciones personalizadas para optimizar su flujo de trabajo y ahorrar un tiempo valioso. ⌛
9. Plantilla de pizarra para mapa de procesos de ClickUp
La plantilla de pizarra para mapas de procesos de ClickUp es otra herramienta más para visualizar procesos e identificar los departamentos responsables de ellos. Este diagrama dinámico hace que cualquier tema complicado resulte más fácil de entender para todo el mundo, lo que lo hace perfecto para presentaciones interfuncionales.
Cuenta con tres grupos de elementos, cada uno con su figura y color distintivos:
- Actividad terminal (puntos de inicio y finalización)
- Actividad
- Decisión
Todos los nodos están colocados estratégicamente en el diagrama. Las filas indican los departamentos responsables de completar la acción. Siéntase libre de mover los nodos, ya que las relaciones entre las tareas permanecen fijas independientemente de su posición.
También puede convertir los nodos de la Pizarra en tareas y gestionarlas en la vista Lista. Al hacerlo, obtendrá funcionalidades adicionales como el control de tiempo, los comentarios y el registro de cambios, lo que resulta ideal para documentar los procesos de su flujo de trabajo.
Las pizarras también le permiten insertar capturas de pantalla y otras ayudas visuales para respaldar sus afirmaciones.
¡Echa un vistazo a estas herramientas de automatización de documentos!
10. Plantilla de proceso de gestión de cuentas grandes de ClickUp
Una empresa no es nada sin sus clientes. Por eso es fundamental mantenerlos satisfechos y fomentar las relaciones que tienes con ellos. Y para ello, es necesario comunicarse, comprender sus necesidades y resolver los problemas a tiempo.
Si trabaja con muchos clientes al mismo tiempo, necesita un sistema bien diseñado para documentar todas las actividades y los procesos involucrados. ¡La plantilla del proceso de gestión de grandes cuentas existe precisamente para ese fin!
Utiliza la vista Lista «Descripción general del proceso» para anotar todos los pasos como tareas. En las columnas, añade las personas asignadas y establece los plazos. También puedes asignar etiquetas de prioridad y puntuaciones de complejidad, y actualizar los estados sobre la marcha.
Las vistas de cronograma y diagrama de Gantt ayudan a gestionar el tiempo y asignar los recursos. El cronograma le ofrece una visión general rápida de las tareas relacionadas con el cliente y su duración.
Sin embargo, el diagrama de Gantt proporciona información adicional, como la prioridad de las tareas y los límites del proceso, como las dependencias, para saber qué hay que completar primero.
11. Plantilla de documentación de procesos de Microsoft Word de Template.net
Quizás no busques florituras, sino un diseño minimalista y sencillo que no distraiga de la esencia del documento.
Esta plantilla de documentación de procesos en Word de Template.net es tan clara como puede ser.
Por ejemplo, explica el proceso para obtener un número de identificación de director (DIN) para posibles ejecutivos. Sin embargo, el formato se puede aplicar a cualquier otro contexto. Utilice la plantilla para inspirarse y hacerse una idea del tipo de lenguaje que debe utilizar en este tipo de documentos, especialmente si van a ser oficiales.
La estructura consiste en una serie de preguntas, que aparecen en negrita para facilitar su lectura. El documento termina con una referencia a otro documento en el que el lector puede obtener más información.
Ventajas de la documentación de procesos
- Mejora la eficiencia: ayuda a los empleados a comprender claramente sus tareas, lo que ahorra tiempo y elimina confusiones.
- Garantiza la coherencia: los procedimientos estandarizados ayudan a mantener la calidad en todas las operaciones.
- Ayuda en la formación: proporciona a los nuevos empleados guías completas para que comprendan rápidamente sus roles.
- Facilita la continuidad: evita interrupciones al garantizar que las operaciones de la empresa puedan continuar sin problemas incluso cuando se van miembros clave del personal.
- Fomenta la transparencia y la responsabilidad: aclara la relación entre los diferentes procesos y los roles de las personas, lo que conduce a un entorno más responsable.
¿Qué incluir en los documentos de procesos?
Para crear un buen documento de proceso, es necesario identificar y describir cada parte del proceso en un formato claro y fácil de entender. Esto es lo que debe incluir en sus documentos de proceso:
1. Detalles del documento
Al principio, el documento debe contener detalles esenciales como:
- Título del documento: el nombre del proceso que se documenta.
- Propietario del documento: la persona responsable de mantener y actualizar el documento.
- Fecha de aprobación: la fecha en la que se aprobó el documento por última vez.
- Fecha de revisión: la fecha en la que se actualizó el documento por última vez.
2. Declaración de propósito
El documento debe explicar claramente el propósito del proceso, lo que pretende lograr y el resultado esperado. Esto permite que todos los seguidores del proceso comprendan por qué es necesario.
3. Alcance
En esta sección se describe el público al que va dirigido el documento de proceso y cuándo o en qué circunstancias debe invocarse el proceso.
4. Panorámica del procedimiento
Una breve panorámica general del proceso que ofrece a los lectores una idea general de los pasos del proceso y cómo encajan entre sí.
5. Detalles del proceso
Esta es la parte principal del documento, donde se ofrece una descripción detallada y paso a paso del proceso. Debe incluir:
- Tareas: Las actividades necesarias para completar el proceso.
- Parte responsable: la persona o el equipo responsable de cada tarea.
- Información complementaria: cualquier detalle adicional que pueda ayudar a completar la tarea, como las herramientas necesarias, las instrucciones o los consejos.
- Flujo del proceso: puede ser un diagrama o un organigrama que represente visualmente el proceso de principio a fin.
6. Definiciones
Cualquier lenguaje especializado o específico del sector utilizado en el documento debe definirse para garantizar que todos los lectores lo entiendan.
7. Referencias
Incluya cualquier documento externo, guía o material relevante que pueda respaldar o proporcionar una mayor comprensión del proceso.
8. Aprobación
Esta sección debe incluir las firmas de las personas responsables que han revisado y aprobado el documento de proceso.
Las mejores plantillas de documentación de procesos: panorámica
A continuación, se incluye un resumen de todas las plantillas y los motivos por los que se han incluido en esta lista:
| Plantilla | Ventajas |
| Plantilla de documentación de procesos de ClickUp | Le permite describir cualquier proceso en profundidad, asegurándose de cubrir todos los aspectos clave. |
| Plantilla de documento de plan de procesos de ClickUp | Describe los pasos, los detalles técnicos y las mediciones de calidad de un proceso. |
| Plantilla de diagrama de flujo de procesos de ClickUp | Le permite correlacionar los participantes y las actividades involucradas para comprender mejor un proceso. |
| Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp | Le ayuda a estar al día con toda la documentación y a visualizar los procesos. |
| Plantilla de procesos eficientes de ClickUp | Le ayuda en la creación y optimización de cualquier proceso. |
| Plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp | Ofrece un amplio intervalo de herramientas para ayudarle a analizar y mejorar los procesos. |
| Plantilla de pizarra para mapa de procesos de ClickUp | Presenta tus procesos de una forma colorida, atractiva y comprensible. |
| Plantilla de proceso de gestión de cuentas grandes de ClickUp | Le permite realizar el seguimiento de toda la información de los clientes para fomentar las relaciones. |
| Plantilla de flujo de procesos de ClickUp | Presenta los procesos de una forma divertida y atractiva. |
| Plantilla de documentación de procesos en Word de Template.net | Le proporciona inspiración y un punto de partida sólido para crear documentos de procesos profesionales. |
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La documentación de procesos es algo que mucha gente da por sentado. Puede que resulte poco inspiradora y repetitiva, pero es un ingrediente esencial para el éxito de cualquier empresa.
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