Las fallas en la comunicación durante los traspasos clínicos siguen siendo un riesgo importante para la seguridad de los pacientes. La Comisión Conjunta informa que las fallas en la comunicación están involucradas en hasta el 70 % de los eventos adversos graves, a menudo porque falta información crítica, se retrasa o se almacena en formatos a los que los médicos no pueden acceder rápidamente.
Las principales preocupaciones de ECRI en materia de seguridad del paciente para 2023 también destacan los fallos en la transferencia de información y la coordinación de la atención como factores principales que colaboran en los daños evitables en los entornos sanitarios.
¿Qué es la gestión del conocimiento en el ámbito sanitario?
La gestión del conocimiento en el ámbito sanitario es el proceso sistemático de recopilar, organizar, realizar el uso compartido y aplicar conocimientos clínicos, operativos y administrativos para que la información adecuada llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado. Esto va más allá del simple almacenamiento de documentos: se trata de transformar datos dispersos en información útil que mejore la atención al paciente y las decisiones operativas.
Su equipo sanitario genera diariamente grandes cantidades de información. Las directrices clínicas, los historiales de los pacientes, los resultados de las investigaciones y la documentación sobre el cumplimiento normativo suelen encontrarse en sistemas desconectados, bandejas de entrada individuales o en la mente del personal con experiencia. Cuando la información crítica es difícil de encontrar o está aislada en distintos departamentos, se produce una dispersión del contexto: los equipos pierden horas buscando la información que necesitan para realizar su trabajo, cambiando de una aplicación a otra y buscando archivos, lo que afecta a la seguridad de los pacientes y hace que su equipo pierda tiempo buscando respuestas en lugar de prestando asistencia.
Una gestión eficaz del conocimiento sanitario aborda dos tipos distintos de conocimiento:
- Conocimiento tácito: es la experiencia que poseen las personas, como la intuición de una enfermera sobre los síntomas de un paciente o los patrones de toma de decisiones de un cirujano desarrollados a lo largo de años de práctica. Es el «cómo» que es difícil de plasmar por escrito.
- Conocimiento explícito: incluye todos los protocolos, directrices, procedimientos y políticas documentados que se pueden escribir y tener un uso compartido. Es el «qué» de sus operaciones.
El verdadero reto no es solo almacenar su conocimiento explícito. Se trata de capturar ese valioso conocimiento tácito antes de que se pierda cuando los miembros del personal con experiencia se vayan o se jubilen.
Por qué las organizaciones sanitarias necesitan una gestión eficaz del conocimiento
En el ámbito sanitario, las lagunas de conocimiento no solo ralentizan el trabajo, sino que pueden perjudicar directamente a los pacientes. Cuando los médicos no pueden acceder rápidamente a los protocolos más recientes o cuando se pierde información crítica durante los cambios de turno, las consecuencias son graves. Pueden producirse pruebas duplicadas, errores de diagnóstico o retrasos en la atención, todo ello porque no se disponía de la información adecuada en el momento oportuno.
La información dispersa conlleva costes operativos y humanos reales. Una sólida gestión del conocimiento sanitario mejora los resultados al proporcionar la información adecuada cuando más se necesita.
- Diagnósticos más rápidos y precisos: los médicos pueden acceder a directrices actualizadas y basadas en pruebas en el punto de atención, en lugar de depender de su memoria o de referencias obsoletas. Reducción de los errores médicos: los protocolos estandarizados y la información de seguridad accesible favorecen una atención coherente y de alta calidad. Mejora de la coordinación de la atención: el uso compartido de conocimientos entre departamentos y turnos reduce las lagunas en los traspasos. Eficiencia operativa: dedicar menos tiempo a buscar información significa dedicar más tiempo a los pacientes. Mayor cumplimiento normativo: la documentación centralizada simplifica las auditorías y facilita la elaboración de informes reglamentarios.
Muchas organizaciones sanitarias siguen operando con sistemas desconectados entre sí, como historias clínicas electrónicas, intranets, unidades compartidas y herramientas de mensajería. Esta fragmentación genera una dispersión del trabajo, en la que el conocimiento existe, pero es difícil acceder a él cuando es necesario. Los equipos acaban recreando documentos, buscando en distintos sistemas o tomando decisiones sin disponer de toda la información, lo que socava la coherencia y la calidad de la atención.
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Retos comunes en la gestión del conocimiento en el sector sanitario
Probablemente haya intentado implementar un sistema para gestionar el conocimiento, solo para ver cómo fracasaba. Implementar una gestión eficaz del conocimiento en el sector sanitario es realmente difícil, no porque su organización no lo intente, sino porque el entorno sanitario presenta obstáculos únicos a los que no se enfrentan otros sectores.
Estos retos crean un ciclo de frustración en el que las nuevas iniciativas se reciben con escepticismo porque los intentos anteriores han fracasado. Comprender estos obstáculos específicos es el primer paso para encontrar una solución que realmente funcione.
- Silos de datos entre departamentos: sus equipos clínicos, administrativos y operativos suelen utilizar sistemas independientes que no se comunican entre sí, lo que crea una torre de Babel digital.
- Limitaciones de los sistemas heredados: Muchas organizaciones sanitarias se ven atrapadas en tecnologías antiguas y poco prácticas que no fueron diseñadas para el uso compartido de conocimientos moderno y colaborativo.
- Restricciones de cumplimiento normativo y privacidad: la presión constante de la HIPAA y otras normativas crea barreras legítimas para el uso compartido de la información, lo que a menudo conduce a una corrección excesiva en la que el conocimiento queda demasiado restringido.
- Sobrecarga de información: el gran volumen de nuevas investigaciones clínicas, directrices actualizadas y documentación interna hace que sea casi imposible encontrar lo que es relevante para un paciente específico en un momento específico; los médicos ahora dedican 36,2 minutos de cada consulta de 30 minutos a navegar por los registros médicos electrónicos, incluida la documentación fuera del horario laboral.
- Rotación de personal y pérdida de conocimientos: cuando un médico con experiencia se marcha, sus valiosos conocimientos tácitos —aquellos que no están escritos— suelen salir por la puerta con él.
- Resistencia a la adopción: sus trabajadores sanitarios ya están sobrecargados. Es comprensible que se resistan a añadir otro sistema a su flujo de trabajo, a menos que el valor sea inmediato y evidente.
Estos retos no son insuperables, pero requieren un enfoque deliberado. La solución no puede ser simplemente otra herramienta más, sino que debe ser una forma de trabajar más inteligente que se integre perfectamente en el flujo de trabajo actual de su equipo y permita encontrar la información más rápidamente que las soluciones provisionales que utilizan actualmente.
Buenas prácticas para la gestión del conocimiento sanitario
Una gestión eficaz del conocimiento sanitario no consiste en adquirir una única herramienta mágica. Se trata de crear hábitos e implementar sistemas que hagan que el uso compartido y la búsqueda de conocimientos sean la opción más fácil para sus equipos, siempre tan ocupados.
Centralice los protocolos y las directrices clínicas.
La documentación dispersa es el enemigo de una atención sanitaria coherente y de alta calidad. Cuando sus protocolos se encuentran en múltiples ubicaciones (una unidad compartida aquí, una página de intranet obsoleta allá, una carpeta física en la unidad), su personal recurrirá de forma predeterminada a su memoria o preguntará a sus compañeros. Esto introduce una variabilidad y un riesgo innecesarios en su práctica clínica.
La solución consiste en crear una única fuente de información veraz para todas las directrices clínicas, políticas y procedimientos. Este repositorio central debe ser fácil de consultar, tener un control de versiones claro y actualizarse en tiempo real para que su personal sepa en todo momento que está accediendo a la normativa más reciente. Esta centralización también tiene la gran ventaja de simplificar el cumplimiento normativo, ya que los auditores pueden revisar un único sistema organizado en lugar de buscar documentación en varios departamentos.
Vea esta guía práctica para conocer los pasos esenciales para crear una base de conocimientos interna que su equipo sanitario realmente utilizará.
Permita el uso compartido de conocimientos en tiempo real entre equipos.
La asistencia sanitaria funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y la información debe fluir sin problemas entre turnos, diferentes centros y diversas especialidades. La documentación estática en una carpeta no es suficiente. Sus equipos necesitan formas dinámicas de realizar el uso compartido de conocimientos, señalar problemas emergentes y comunicar contextos críticos en tiempo real.
En lugar de crear procesos independientes, incorpore el uso compartido de conocimientos directamente en sus flujos de trabajo existentes. Esto podría ser algo así:
- Plantillas estructuradas para el traspaso de turnos: asegúrese de que no se pierda ninguna información crítica cuando un turno sustituya a otro.
- Plantilla de traspaso de proyectos: asegúrese de que no se pierda ninguna información importante cuando un turno sustituya a otro.
- Listas de tareas compartidas con documentación integrada: enlaze un protocolo específico directamente con la tarea de administrar un tratamiento.
- Espacios colaborativos: cree un lugar donde los equipos puedan captar y debatir nuevas tendencias o problemas recurrentes.
La meta es reducir la fricción entre tener conocimientos y compartirlos, convirtiéndolo en una parte natural del trabajo.
Elimine los silos entre departamentos.
En el sector sanitario, a menudo existen silos por razones legítimas. Los diferentes departamentos tienen sistemas, flujos de trabajo y necesidades de información únicos. Pero cuando sus equipos clínicos, operativos y administrativos no pueden realizar el uso compartido de sus conocimientos, toda la organización pierde visibilidad sobre los patrones que afectan tanto a la atención al paciente como a la eficiencia general.
Puede crear visibilidad interfuncional sin obligar a todos a abandonar sus sistemas especializados. Esto podría significar establecer entornos de trabajo compartidos para proyectos interdisciplinarios, como la planificación de una nueva línea de servicios. También podría implicar la creación de formas estandarizadas de mostrar información relevante en todos los departamentos, garantizando que el conocimiento creado en un área sea accesible para otros que puedan necesitarlo.
Cómo ClickUp proporciona soporte para la gestión del conocimiento sanitario
La implementación de estas buenas prácticas requiere una plataforma que reúna sus capacidades de documentación, colaboración y búsqueda en un solo lugar, sin añadir más complejidad a los ya exigentes flujos de trabajo de su equipo. Ponga fin al frustrante ciclo de expansión del trabajo y del contexto que afecta a las organizaciones sanitarias. ClickUp funciona como un entorno de trabajo convergente, una plataforma única y unificada en la que conviven proyectos, documentos, conversaciones y análisis, y en la que sus equipos pueden centralizar el conocimiento, colaborar en tiempo real y encontrar información al instante.
Entorno de trabajo unificado para la documentación y la colaboración.
Sus protocolos clínicos se encuentran en un sistema, los planes de proyecto para una nueva ala del centro están en otro y la comunicación de su equipo se lleva a cabo en un tercero. Esta fragmentación implica que tiene que cambiar constantemente de aplicación, lo que inevitablemente provoca la pérdida de información. Elimine este caos con un entorno de trabajo unificado que lo reúna todo.
Cree un centro único para todos sus protocolos clínicos, POE, materiales de formación y documentación operativa con ClickUp Docs.
A diferencia de las herramientas de documentación independientes, el conocimiento en ClickUp permanece enlazado a las tareas y proyectos de ClickUp que respalda. Esto significa que un documento de protocolo se puede conectar directamente al flujo de trabajo al que se refiere, lo que lo convierte en una parte activa de sus operaciones.
Sus equipos pueden utilizar la colaboración en tiempo real para realizar la edición de documentos simultáneamente, dejar comentarios para aclaraciones e integrar documentos directamente en sus flujos de trabajo. Esto garantiza que sus protocolos se utilicen activamente y se mantengan actualizados. También puede organizar todo este conocimiento de forma intuitiva utilizando la jerarquía flexible de ClickUp.
- Espacios: utilice los espacios para sus departamentos o funciones principales, como «Operaciones clínicas» o «Administración».
- Carpetas: dentro de un espacio, utilice carpetas para agrupar proyectos relacionados o categorías de documentos, como «Auditorías de cumplimiento» o «Materiales de incorporación».
- Listas: Las carpetas contienen listas, que incluyen tareas específicas y viables relacionadas con esa área de conocimiento.
Esta estructura permite a su organización sanitaria organizar el conocimiento por departamento, función o proyecto, al tiempo que mantiene la visibilidad interfuncional necesaria para una colaboración eficaz.
Búsqueda basada en IA en tareas, documentos y comentarios.
Sabe que la respuesta a una pregunta está en algún lugar de su sistema, pero no la encuentra. Ha perdido un tiempo precioso buscando «control de infecciones», «protocolo de CI» y «directrices para el lavado de manos» sin éxito. Esto supone una enorme pérdida de tiempo y un riesgo potencial para la seguridad.
Resuelva de una vez por todas el problema de «Sé que lo hemos documentado en alguna parte» con ClickUp Brain. Esta función ofrece una búsqueda basada en IA que funciona en todo su entorno de trabajo (tareas, documentos, comentarios y mucho más), para que su equipo pueda encontrar respuestas en cuestión de segundos.
Además, con la función de conversión de voz a texto de ClickUp Brain MAX, los usuarios pueden registrar sus notas sobre la marcha.
Encuentre información relevante incluso cuando no conozca la terminología exacta: ClickUp Brain entiende el contexto y el lenguaje natural. Para encontrar información aún más difícil de localizar, ClickUp Enterprise Search realiza un análisis más exhaustivo de todo su entorno de trabajo, encontrando conocimientos ocultos en tareas antiguas o documentos archivados.
Sus equipos sanitarios no necesitan más documentación, sino un acceso más rápido a la documentación adecuada en el momento oportuno. ClickUp Brain hace que toda la base de conocimientos de su institución sea accesible y útil al instante.
Controles de seguridad de acceso para equipos preparados para el cumplimiento normativo.
Necesita centralizar la información, pero le preocupan, con razón, las infracciones de la HIPAA y las pistas de auditoría. ¿Cómo garantizar el uso compartido del conocimiento con las personas adecuadas sin exponerlo accidentalmente a las personas equivocadas? Con demasiada frecuencia, el temor a infringir la normativa lleva a bloquear la información de tal manera que resulta inútil, o los equipos recurren a soluciones poco seguras, como enviar datos confidenciales por correo electrónico.
Cree un sistema de gestión del conocimiento que sea accesible y seguro con los controles de permisos granulares de ClickUp. Puede determinar exactamente quién puede tener vista, realizar edición o realizar uso compartido de contenido específico, lo que garantiza que sus datos estén siempre protegidos.
Convierta el conocimiento en una mejor atención sanitaria.
Una gestión eficaz del conocimiento en el ámbito sanitario no consiste en añadir otro sistema más a la carga de trabajo de su equipo. Se trata de eliminar la fragmentación que dificulta tanto la búsqueda de información crítica. Cuando sus directrices clínicas, procedimientos operativos y conocimientos institucionales se encuentran en un único espacio colaborativo en el que se pueden realizar búsquedas, sus equipos dedican menos tiempo a buscar y más tiempo a prestar asistencia. 🤩
El coste de la dispersión del conocimiento no es solo la ineficiencia, sino también la seguridad de los pacientes, el agotamiento del personal y el riesgo de incumplimiento normativo. Las organizaciones que centralizan y establecen con éxito conexiones entre sus conocimientos crean una base sólida para obtener mejores resultados en todas las métricas importantes.
A medida que la atención sanitaria sigue generando más datos y se enfrenta a retos de coordinación cada vez más complejos, las organizaciones que prosperarán serán aquellas que consideren la gestión del conocimiento como una infraestructura esencial, y no como algo secundario.
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Preguntas frecuentes
El almacenamiento de documentos guarda archivos, pero un sistema de gestión del conocimiento los hace localizables, conectados y procesables. La diferencia clave es si la información permanece pasivamente en carpetas o aparece activamente cuando y donde sus equipos más la necesitan.
Sí, especialmente plataformas como ClickUp, que combinan documentación, gestión de tareas y búsqueda basada en IA en un solo lugar. Estas herramientas funcionan como potentes sistemas de gestión del conocimiento, ya que mantienen la información directamente conectada al trabajo al que da soporte, lo que resulta más eficaz que un sistema independiente.
La búsqueda basada en IA comprende el contexto y la intención, lo que le permite mostrar información relevante incluso cuando los usuarios no conocen las palabras clave exactas o los títulos de los documentos. Esto reduce drásticamente el tiempo que los médicos y el personal dedican a buscar protocolos, directrices o decisiones anteriores, lo que mejora tanto la eficiencia como la precisión.