¿Por qué algunas organizaciones prosperan mientras otras luchan contra la ineficacia y la falta de comunicación? La respuesta suele estar en cómo gestionan su conocimiento explícito.
Esta información sistemáticamente documentada -como manuales, guías y políticas- sienta las bases de la claridad, la coherencia y una toma de decisiones más inteligente.
Pero, ¿qué es exactamente el conocimiento explícito y por qué es tan importante? Entender su definición, sus características y en qué se diferencia de otros tipos de conocimiento es el primer paso para aprovecharlo eficazmente en aras del intento correcto de la organización.
¿Qué es el conocimiento explícito?
El conocimiento explícito es información documentada, fácilmente comunicable y compartida. Es el conocimiento expresado en un formulario tangible, como por ejemplo manuales de formación los manuales de formación, los procedimientos de incorporación y los informes son accesibles a otras personas de la organización.
Características y funciones del conocimiento explícito
- Se almacena en formatos estructurados como bases de datos, documentos o guías
- Fácilmente transferible a través de la comunicación escrita o verbal
- Estandarizado en aras de la coherencia y la claridad organizativas
- Muy organizado, sistemático y codificado en herramientas o procedimientos
- Independientes de la experiencia personal, sirven como recurso estático para operaciones rutinarias
Conocimiento explícito frente a tácito
| Aspecto | Conocimiento explícito | Conocimiento tácito | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Naturaleza | Documentada y formal | Personal e intuitiva | |||||||
| Transferibilidad | Fácilmente compartible a través de la comunicación | Difícil de articular o transferir | Formato | Personal e intuitivo | Personal e intuitivo | Personal e intuitivo | Personal e intuitivo | Personal e intuitivo | |
| Formato | Manuales, (elaboración de) informes, bases de datos | Habilidades, experiencias personales | |||||||
| Dependencia | Independiente del individuo | Muy dependiente de la pericia individual | Dependiente de la pericia individual | Dependiente de la pericia individual | Dependiente de la pericia individual | Dependiente de la pericia individual | Dependiente de la pericia individual |
Diferencia entre conocimiento explícito y tácito
El conocimiento explícito es la espina dorsal de los sistemas eficientes de gestión del conocimiento, que permiten a las organizaciones mantener la claridad y fomentar la innovación.
**Lea también Cómo convertirse en gestor de una base de conocimientos simplifica el proceso.
Los conocimientos explícitos garantizan que los nuevos empleados se pongan manos a la obra y aprendan de forma coherente y eficaz sin necesidad de ayuda.
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Reduce la pérdida de conocimientos
Las personas se van, pero sus conocimientos no tienen por qué hacerlo. Al capturar los conocimientos esenciales en formatos accesibles, las empresas pueden conservar los conocimientos institucionales mucho después de que los empleados se marchen. Esta salvaguarda reduce la dependencia de las personas y protege frente a las interrupciones.
Mejora la toma de decisiones
Las buenas decisiones requieren buenos datos. El conocimiento explícito proporciona la información fiable y actualizada que los directivos necesitan para planificar estratégicamente. Elimina las conjeturas, convirtiendo las decisiones en pasos calculados hacia el crecimiento.
Leer más: ¿Cómo crear un plan de formación eficaz sobre el conocimiento de los productos? para garantizar el uso compartido de la información entre equipos.
Establecer metas para la captación y transferencia de conocimientos
Unos objetivos claros son esenciales para captar y transferir conocimientos con eficacia. Establezca metas específicas, como reducir el tiempo de incorporación o mejorar el acceso a las directrices operativas. Estos objetivos guían los esfuerzos y garantizan la alineación con las prioridades de la organización.
Identificar las lagunas de conocimiento
Realice auditorías periódicas para detectar lagunas en la base de conocimientos de su organización. Analice los procesos y los comentarios para identificar la información que falta o que no está actualizada. Al colmar estas lagunas, los empleados dispondrán de recursos actualizados y pertinentes para realizar sus tareas con eficacia.
Fomente las contribuciones de los empleados
Implique activamente a los empleados en el proceso de uso compartido de conocimientos. Los miembros del equipo aportan información valiosa a partir de sus experiencias personales y conocimientos prácticos. Anímeles a documentar procesos, lecciones aprendidas y buenas prácticas. Este esfuerzo colectivo enriquece los repositorios de conocimientos de la organización.
Utilizar herramientas de gestión del conocimiento
Una buena herramienta de gestión del conocimiento puede revolucionar la forma en que las organizaciones gestionan y comparten el conocimiento explícito. Herramientas como ClickUp ofrecen un intervalo de funciones que agilizan la documentación, la colaboración y la automatización, lo que la convierte en una plataforma ideal para la gestión eficaz del conocimiento.
Documente procesos, directrices o instrucciones en documentos colaborativos de ClickUp
- Documentación eficaz: Documentos de ClickUp permite crear y organizar información sin problemas. Pueden enlazarse a tareas y compartirse con equipos para facilitar el acceso y la colaboración. Cerebro ClickUp mejora este proceso ofreciendo documentación centralizada basada en IA y un acceso sencillo a los conocimientos esenciales de los distintos proyectos
- Tareas accionables: UtiliceTareas de ClickUp para enlazar guías, listas de control y recursos directamente con las tareas, agilizando los flujos de trabajo y permitiendo la aplicación práctica de conocimientos explícitos
- Colaboración en equipo: Funciones comoComentarios de ClickUp,Menciones ClickUpyChat ClickUp permiten una comunicación fluida y garantizan la rápida resolución de dudas. ConPizarras ClickUppuede proporcionar un espacio visual para la lluvia de ideas y convertirlas en planes viables
- Flujos de trabajo automatizados: Gestione tareas repetitivas como la asignación de documentos a flujos de trabajo o el envío de recordatorios conAutomatizaciones de ClickUp. Esto reducirá su esfuerzo y mantendrá toda la documentación actualizada
El sitio Plantilla de la base de conocimientos ClickUp es una herramienta lista para usar diseñada para simplificar la organización y el uso compartido del conocimiento.
Plantilla de base de conocimientos ClickUp
Esta plantilla es muy beneficiosa porque -
- Puede categorizar y almacenar información para facilitar la búsqueda y el acceso
- Las secciones predefinidas garantizan que los nuevos empleados accedan a los conocimientos de forma inmediata
- Se conecta sin esfuerzo con las funciones de ClickUp para facilitar el flujo de conocimientos
Recopilación de análisis para comentarios y mejoras
La analítica juega un rol vital en el perfeccionamiento de los procesos de transferencia de conocimientos. Realice un seguimiento de métricas como el uso compartido de recursos, los comentarios de los empleados y los tiempos de finalización de las tareas para evaluar la eficacia del intercambio de conocimientos. Utilice esta información para mejorar la calidad de la documentación, subsanar las deficiencias y aumentar la facilidad de uso.
La aplicación de estos métodos como parte de una sólida estrategia de gestión del conocimiento garantiza que el conocimiento explícito se conserve y utilice de forma eficaz. Los equipos trabajan más alineados, las tareas se completan más rápidamente y la innovación prospera cuando los empleados tienen acceso a una base de conocimientos bien mantenida.
Leer más: Descubra los 10 mejores software de base de conocimientos pone toda su base de conocimientos al alcance de su mano.
Busque y localice fácilmente archivos en ClickUp, aplicaciones conectadas o su unidad local con Connected Search
#4: Integre los conocimientos en los flujos de trabajo
No haga del conocimiento un recurso aislado. Incorpórelo a las operaciones diarias. Vincule las guías a tareas específicas, integre los recursos en el software del equipo y haga que forme parte del modo en que su equipo trabaja cada día.
💡Consejo profesional: Utilice Relaciones entre tareas de ClickUp para conectar tareas y recursos relacionados, garantizando un acceso fluido al conocimiento dentro de los flujos de trabajo en curso
#5: Mantenga el dinamismo
Los conocimientos estáticos pierden relevancia rápidamente. Programe actualizaciones periódicas, organice sesiones de feedback y utilice análisis para ver qué recursos se utilizan o se ignoran. Trate su base de conocimientos como un sistema vivo que crece con su organización.
#6: Desarrolle un plan de jubilación del conocimiento
No todos los conocimientos son relevantes para siempre. Cree un sistema para retirar los recursos obsoletos conservando al mismo tiempo un registro como referencia. Por ejemplo, mantenga un archivo heredado/a de procesos antiguos que puedan volver a consultarse durante auditorías o comprobaciones de cumplimiento.
#7: Mida el impacto, no el esfuerzo
En lugar de hacer un seguimiento de la cantidad de conocimientos creados, mida cómo cambian los resultados. Fíjese en métricas como la reducción de errores, una incorporación más rápida o unas operaciones más fluidas. Este enfoque en el impacto garantiza que sus esfuerzos estén siempre vinculados al intento correcto de la empresa.
Siguiendo estos pasos y utilizando un sólido sistema de gestión del conocimiento, el conocimiento explícito se convierte en algo más que un conjunto de documentos: se transforma en un activo dinámico que capacita a los equipos, agiliza los procesos e impulsa la innovación.
**Lea también Las mejores estrategias de gestión del conocimiento y software para equipos
Ejemplos de conocimiento explícito en la práctica
El conocimiento explícito garantiza que los equipos trabajen con eficacia, que los procesos estén estandarizados y que las metas de la organización se cumplan sistemáticamente.
A continuación se presentan ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento que demuestran su aplicación práctica en diversos contextos empresariales.
Guías del usuario
Las guías de usuario son instrucciones paso a paso que ayudan a los usuarios a navegar por productos, sistemas o servicios. Por ejemplo, una empresa de software puede proporcionar una guía sobre la configuración de su sistema CRM, completada con capturas de pantalla y pasos para la resolución de problemas.
principales ventajas
- Reduce la dependencia de los equipos de soporte
- Minimiza los errores y la confusión de los usuarios
- Proporciona un enfoque coherente para la ejecución de tareas
- Mejora la adopción del producto o servicio
Código de conducta
Un código de conducta describe los principios éticos y las expectativas de comportamiento dentro de una organización. Por ejemplo, una institución financiera puede utilizarlo para establecer políticas antisoborno y normas profesionales, garantizando que todos los empleados actúen con integridad.
✨Principales ventajas:
- Promueve una cultura de cohesión en el lugar de trabajo
- Garantiza el cumplimiento de las normas legales y éticas
- Proporciona una referencia clara para la toma de decisiones
Manual del empleado
Un manual del empleado consolida las políticas, los procedimientos y la cultura esenciales de la empresa en un único recurso. Por ejemplo, una empresa minorista puede utilizarlo para describir las prestaciones, los horarios de trabajo y los protocolos de atención al cliente.
✨Principales ventajas:
- Agiliza la incorporación con contenidos estructurados
- Centraliza las políticas clave para facilitar su consulta
- Aumenta la claridad sobre las expectativas en el lugar de trabajo
También puede utilizar el
/ref/ https://clickup.com/templates/employee-handbook-kkmvq-15061 Plantilla de manual del empleado de ClickUp /%href/
para garantizar que su equipo tenga acceso a un recurso completo y estructurado.
Plantilla de manual del empleado de ClickUp
He aquí por qué esta plantilla es una herramienta valiosa para cualquier organización:
- Información centralizada: Organiza las políticas de la empresa, los beneficios y las expectativas en un único documento de fácil navegación
- Mejora de la incorporación: Agiliza el proceso de incorporación, garantizando que los nuevos empleados se adapten rápidamente a sus roles y responsabilidades
- Preparado para la personalización: Ofrece secciones predefinidas y campos editables para adaptar el manual a las necesidades específicas de su organización
Bonus: Free Knowledge Base Plantillas en Word y ClickUp
Manual de operaciones
Un manual de operaciones documenta procesos y procedimientos esenciales para las operaciones diarias. Por ejemplo, una empresa de fabricación puede incluir instrucciones de calibración de máquinas y protocolos de seguridad para garantizar flujos de trabajo fluidos y conformes.
✨Principales ventajas:
- Mantiene la coherencia operativa
- Reduce el tiempo de inactividad al estandarizar los procesos
- Soporta la formación de los empleados y la ejecución de tareas
Procedimientos operativos estándar
Los POE proporcionan instrucciones detalladas para tareas u operaciones específicas. Por ejemplo, un proveedor sanitario puede utilizar un POE para estandarizar los procesos de admisión de pacientes, abarcando desde la entrada de datos hasta el alta.
✨Principales ventajas:
- Mejora la calidad y fiabilidad de los procesos
- Reduce los errores operativos
- Garantiza el cumplimiento de las normas reglamentarias
💡Consejo profesional: Utilice el
para crear procedimientos claros, personalizables y detallados que garanticen la coherencia y el cumplimiento en toda su organización.
Glosario de empresa
Un glosario de Business define términos, acrónimos y jerga importantes para la empresa. Por ejemplo, una nueva empresa tecnológica puede utilizarlo para estandarizar la terminología de todos los departamentos y garantizar la coherencia en la comunicación.
**Principales ventajas
- Reduce los malentendidos entre equipos
- Fomenta una comunicación clara y coherente
- Ayuda a los nuevos empleados a adaptarse al lenguaje de la empresa
Los recursos de conocimiento explícitos, como guías de usuario, POE y glosarios, impulsan la claridad, la eficacia y la colaboración en todas las organizaciones. Utilizar la herramienta de gestión del conocimiento adecuada garantiza que los equipos estén alineados, informados y capacitados para rendir al máximo.
Bonificación: 10 Free POE Templates and How to Write an POE for Your Team (en inglés)
Liberar el poder del conocimiento explícito
La gestión del conocimiento explícito mejora la agilidad organizativa, aborda las lagunas de conocimiento y evita su pérdida. Una estrategia sólida para promover la gestión del conocimiento garantiza la documentación de las soluciones anteriores y la compatibilidad de los procesos operativos con una plataforma centralizada de gestión del conocimiento.
Al implicar a los empleados y aprovechar tanto el conocimiento explícito como el tácito, así como el implícito integrado en los flujos de trabajo del equipo, las empresas pueden fomentar la colaboración, mejorar la productividad e impulsar el crecimiento.
Agilice el flujo de conocimientos y dote a su equipo de las herramientas adecuadas. Inscríbase en ClickUp .