Estás trabajando en un proyecto importante y necesitas encontrar el procedimiento exacto para enviar una solicitud de propuesta.
Buscas por todo tu entorno de trabajo en el último momento y parece casi imposible encontrar lo que estás buscando. ¿Te suena familiar?
Estas situaciones se producen con demasiada frecuencia. La mayor parte de la información de las organizaciones se almacena en sistemas aislados, como carpetas y aplicaciones dispares, lo que dificulta la búsqueda de la información que se necesita.
Pero, ¿y si tuvieras un organizador digital para el cerebro colectivo de tu equipo, como una biblioteca bien organizada en la que poder buscar y acceder rápidamente a información importante?
Ahí es donde entran en juego los sistemas de gestión del conocimiento.
En este blog, analizamos los sistemas de gestión del conocimiento y su importancia. También hacemos una lista de ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento populares para que te hagas una idea más clara de las soluciones disponibles y de cómo mejoran la eficiencia organizativa.
Comprender un sistema de gestión del conocimiento
Un sistema de gestión del conocimiento ayuda a una organización a capturar, almacenar y realizar el uso compartido de conocimientos explícitos (documentos, informes o manuales) y conocimientos tácitos (experiencias personales o ideas).
El KMS aprovecha el conocimiento colectivo de la organización para impulsar la innovación, mejorar la eficiencia y optimizar la toma de decisiones. Veamos por qué necesita un sistema de gestión del conocimiento y las ventajas de integrarlo en las operaciones de su empresa.
El rol de un sistema de gestión del conocimiento en diferentes escenarios
El sistema de gestión del conocimiento sirve para los siguientes casos:
- Centralizar la información: un sistema de gestión del conocimiento robusto actúa como una plataforma centralizada para almacenar y organizar diferentes tipos de información organizativa y conocimientos valiosos.
- Intercambio de conocimientos: estos sistemas suelen contar con funciones como foros de debate o wikis que pueden utilizarse para poner los conocimientos de la organización a disposición de diferentes equipos.
- Formación e incorporación: los nuevos empleados pueden acceder a artículos prácticos, sistemas de gestión de contenidos, repositorios centralizados, etc., para obtener material de formación detallado. Una estrategia de gestión del conocimiento bien pensada acelera el tiempo de valorización para los empleados y les permite ponerse al día rápidamente.
- Autoservicio: sus clientes pueden acceder a la plataforma de gestión del conocimiento para encontrar por sí mismos soluciones a sus consultas.
Ventajas de un sistema de gestión del conocimiento
- Fácil acceso a información organizativa crítica, lo que les ayuda a tomar decisiones informadas más rápidamente.
- Reduzca el tiempo dedicado a buscar información y termine más trabajo.
- Captura y guarda ideas y estrategias clave para garantizar la continuidad de las operaciones.
- Aprovecha la información existente para mejorar los procesos actuales, proporcionar soporte al aprendizaje continuo y crear nuevas soluciones.
Características de un buen sistema de gestión del conocimiento
Estas son algunas de las funciones que debe tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de gestión del conocimiento eficaz.
- Usabilidad: elija un software de gestión del conocimiento que sea intuitivo y fácil de usar. Los sistemas complicados aumentan la carga cognitiva de los usuarios, lo que acaba provocando que los abandonen.
- Colaboración: el sistema de gestión del conocimiento adecuado ofrece funciones de colaboración, como foros de debate, chat integrado en la aplicación y wikis, para fomentar el uso compartido fluido de conocimientos.
- Análisis: las herramientas integradas de elaboración de informes y análisis proporcionan información sobre el uso del sistema, la participación de los usuarios, la satisfacción de los clientes y la eficacia de sus esfuerzos de gestión del conocimiento.
- Gestión de contenidos: el sistema debe permitir a los usuarios utilizar múltiples formatos de contenido y cargar imágenes, vídeos, archivos de audio y presentaciones. Además, busque funciones que le permitan clasificar diferentes tipos de contenido.
- Búsqueda y recuperación: una potente función de búsqueda con filtros permite a los usuarios buscar y recuperar información fácilmente en su sistema de gestión del conocimiento.
- Basados en IA: Las mejores herramientas de gestión del conocimiento ahora están basadas en funcionalidades de IA y ML.
💡Consejo profesional: Asegúrate de utilizar una estrategia eficaz de gestión del conocimiento que incluya el control de calidad y una gestión meticulosa del contenido para aprovechar al máximo la información de la organización.
La importancia de la IA y el aprendizaje automático en los sistemas modernos de gestión del conocimiento.
La IA y el aprendizaje automático desempeñan un rol clave en la mejora de la capacidad de los sistemas de gestión del conocimiento para capturar y organizar la información.
Un motor de búsqueda basado en IA puede comprender mejor las consultas de los usuarios, mejorando la relevancia de los resultados de búsqueda que se muestran a los usuarios. Interpreta la intención del usuario a partir de la consulta analizando palabras clave específicas y cotejándolas con la información disponible en el sistema. A continuación, se muestra al usuario el contenido que más se ajusta a las palabras clave.
Los algoritmos de aprendizaje automático también pueden analizar los datos disponibles y compararlos con palabras clave de uso común o consultas frecuentes para identificar cualquier laguna de contenido en la base de conocimientos. De esta manera, puede crear nuevos datos de forma proactiva y garantizar que todos puedan acceder a la información más reciente.
💡Consejo profesional: Las herramientas de escritura con IA se pueden configurar para realizar la automatización de la creación de contenido, lo que garantiza que la información de su empresa se documente de forma rápida y precisa.
10 ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento
Estas son las mejores opciones si está buscando una herramienta de gestión del conocimiento para optimizar los procesos organizativos, como la formación y la incorporación de nuevos empleados, centralizar la información para facilitar el acceso y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.
1. ClickUp
ClickUp es una potente herramienta de gestión de proyectos todo en uno que también funciona como sistema de gestión del conocimiento gracias a sus sólidas funciones. Ofrece varias capacidades para capturar, organizar y realizar el uso compartido de la información.
Sus versátiles funciones, como ClickUp Docs y ClickUp Tasks, permiten la creación de wikis, repositorios de documentos y la gestión de tareas relacionadas con el conocimiento. Puedes organizar el conocimiento en diferentes espacios, carpetas y listas de ClickUp, lo que facilita la búsqueda y el acceso a la información relevante.
Además, las herramientas de colaboración de ClickUp, como ClickUp Chat y Assigned Comments, permiten a los equipos colaborar en documentos, compartir ideas y garantizar que todos estén al tanto de las últimas actualizaciones.
Al proporcionar un hub centralizado para el uso compartido de conocimientos y la colaboración, ClickUp puede optimizar los procesos, mejorar la eficiencia y fomentar una cultura de aprendizaje continuo dentro de su organización.
2. SharePoint
SharePoint de Microsoft es un completo conjunto de herramientas de gestión de contenidos y conocimientos empresariales que permite a las organizaciones realizar el uso compartido y la gestión de la información entre equipos. Funciones como la biblioteca de documentos, la intranet y los filtros de búsqueda facilitan a los usuarios la búsqueda de información relevante.
3. IBM Watson
IBM Watson comprende un conjunto de herramientas y aplicaciones basadas en inteligencia artificial para optimizar el proceso de descubrimiento de conocimientos. La función de búsqueda de la plataforma, Watson Discovery, utiliza el procesamiento del lenguaje natural para sacar a la luz información oculta en documentos empresariales.
IBM Watson analiza grandes cantidades de datos y contenido para extraer automáticamente información útil y patrones.
4. Notion
Notion es un entorno de trabajo todo en uno para tomar notas y gestionar el conocimiento. La plataforma se utiliza para crear bases de datos de conocimiento personalizables con categorías, etiquetas y enlaces.
Funciones como el entorno de trabajo compartido, los comentarios y las menciones permiten la colaboración en tiempo real y lo convierten en un buen sistema de gestión del conocimiento. Además, puedes enlazar documentos, páginas y bases de datos para que la información sea contextual y fácilmente accesible.
5. Confluence de Atlassian
Los equipos de desarrolladores suelen utilizar Confluence de Atlassian para crear bases de conocimiento internas y documentar procesos empresariales críticos.
Funciones como la edición simultánea, los comentarios en línea, las menciones y las notificaciones permiten a los equipos trabajar juntos en tiempo real dentro del sistema de gestión del conocimiento para ahorrar tiempo en la búsqueda de información aislada.
La función de motor de búsqueda indexa la información disponible para que los usuarios puedan localizarla utilizando diversos atributos, como el título, el contenido o las etiquetas.
6. Guru
Guru es un software de gestión del conocimiento que conecta documentos, aplicaciones y chats en una única fuente de información veraz. Esto significa que sus equipos pueden buscar en el conocimiento colectivo de su organización desde un hub centralizado sin tener que revisar información dispersa.
La función NLP se puede utilizar para analizar las consultas de los usuarios y mostrar la información más relevante en función de datos específicos como el rol, la ubicación y la actividad pasada.
7. Helpjuice
Si está buscando una solución de base de conocimientos para incorporar nuevos clientes, habilitar el autoservicio y formar a los empleados, Helpjuice es una buena opción. Su interfaz fácil de usar se puede personalizar fácilmente y adaptar a las preferencias estéticas de su marca.
Helpjuice se puede utilizar para el soporte al cliente y para el uso compartido de información con equipos internos.
8. Document360
Document360, uno de los sistemas de gestión de documentos más populares, ofrece funciones avanzadas de edición y uso compartido de documentos. Su generador de arrastrar y soltar le permite crear repositorios de conocimiento personalizados que se ajustan a la identidad de su marca. Cuenta con hasta seis niveles de categorías y subcategorías para organizar la información desordenada y enlazar artículos relacionados.
9. Bloomfire
El sistema de gestión del conocimiento de Bloomfire optimiza la implementación y adopción de herramientas y procesos empresariales. En lugar de organizar la información en complicadas estructuras de archivos, puede utilizar las funciones de gestión de documentos de Bloomfire para clasificar, etiquetar y buscar contenido.
Las funciones de sincronización automática sincronizan automáticamente la información de múltiples fuentes, lo que garantiza que los usuarios dispongan de la información más reciente y reduce las actualizaciones manuales.
10. HubSpot
HubSpot Service Hub ayuda a las empresas a mejorar el servicio al cliente al proporcionar una función de base de conocimientos para crear recursos de autoservicio. Puede crear un repositorio de conocimientos estructurado que incluya preguntas frecuentes, artículos de ayuda y guías prácticas para dar respuesta a las consultas repetitivas de los clientes.
La función de análisis proporciona información sobre métricas clave, como la participación de los usuarios, la desviación de tickets, el rendimiento de los artículos y las tendencias de búsqueda, lo que ayuda a evaluar la eficacia de su base de conocimientos.
Tipos de sistemas de gestión del conocimiento
Existen varios tipos diferentes de sistemas de gestión del conocimiento, cada uno con diferentes funciones. Una vez que identifique exactamente qué tipo de conocimiento organizacional desea tener en común y con quién, podrá elegir el sistema adecuado entre los ejemplos que se muestran a continuación.
1. Base de conocimientos interna
Una base de conocimientos interna es un sistema diseñado para facilitar el uso compartido de la información con los empleados de una organización. El objetivo es organizar y gestionar toda la información importante de la empresa en una única ubicación para que los equipos puedan acceder a ella siempre que sea necesario.
Los empleados pueden trabajar de forma más eficiente con un acceso rápido a las políticas, procedimientos, manuales y otra documentación importante de la empresa. La mayor ventaja de una base de conocimientos interna es que los miembros del equipo de toda la organización utilizan los mismos recursos actualizados.
Una base de conocimientos interna completa también actúa como un portal de autoservicio para los empleados, lo que reduce la necesidad de que los equipos se pongan en contacto con RR. HH., TI u otros departamentos para aclarar consultas repetitivas.
💡Consejo profesional: Utilice la plantilla de manuales, políticas y procedimientos para empleados de ClickUp para crear un recurso interno de conocimientos completo para crear y gestionar la documentación dirigida a los empleados. Proporciona un marco estructurado que abarca temas esenciales como la información de la empresa, los derechos y responsabilidades de los empleados, la remuneración y las prestaciones, la gestión del rendimiento y mucho más.
2. Base de conocimientos externa
Utilice una base de conocimientos externa para realizar un uso compartido de la información con partes interesadas ajenas a su organización, como socios, proveedores o clientes.
Actúa como un hub en el que cualquier persona ajena a su organización puede acceder a recursos importantes sin necesidad de ponerse en contacto con el equipo de soporte de su empresa. Una base de conocimientos externa puede incluir documentación sobre productos, preguntas frecuentes, guías de resolución de problemas, actualizaciones de productos e incluso documentación sobre API.
Las bases de conocimiento externas están accesibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que facilita a los usuarios encontrar respuestas a sus consultas de forma independiente. Esto mejora la experiencia del usuario y reduce la carga de trabajo de su equipo de soporte.
💡Consejo profesional: Puedes crear y publicar documentos externos utilizando ClickUp Docs a través de un enlace de acceso público.
3. Sistemas de gestión del aprendizaje
Un sistema de gestión del aprendizaje le permite crear, gestionar y ofrecer contenidos educativos al público que desee. La mayoría de las organizaciones utilizan un LMS para facilitar la formación corporativa y el desarrollo profesional. Desglosan cursos complejos en módulos más pequeños para que sean más fáciles de asimilar.
Los instructores pueden crear materiales de formación en múltiples formatos, como vídeos, cuestionarios, presentaciones y tareas. Los alumnos pueden acceder a los formatos de contenido que mejor se adapten a su estilo de aprendizaje.
La mayoría de los sistemas de gestión del aprendizaje cuentan con funciones de análisis que permiten a los formadores realizar un seguimiento de la eficacia del contenido de los cursos. El análisis de métricas como las tasas de finalización de los cursos, el tiempo hasta obtener el primer valor y la participación de los usuarios puede proporcionarle información sobre qué tipo de contenido formativo funciona mejor y qué aspectos deben mejorarse.
ClickUp Docs también se puede utilizar para crear documentos estructurados y con un formato lógico para la formación y la incorporación de empleados. Además, puedes establecer objetivos con ClickUp Metas para realizar el seguimiento del progreso del aprendizaje y supervisar la finalización.
4. Sistemas de gestión de documentos
Supongamos que su empresa maneja grandes volúmenes de documentos, como contratos, acuerdos, formularios o notas de casos. A medida que aumenta el número de estos documentos, necesitará un sistema centralizado para organizar, editar y gestionar estos archivos. Aquí es donde le resultará útil una solución de gestión de documentos.
Un DMS, o solución de gestión de documentos, es un sistema para cargar, almacenar y clasificar documentos electrónicos. Estos sistemas suelen ofrecer potentes funciones de búsqueda y recuperación, controles de acceso y protocolos de cifrado para proteger los datos confidenciales. Las sólidas funciones de colaboración permiten a los equipos realizar el uso compartido de documentos, añadir comentarios y dejar opiniones para garantizar un trabajo en equipo más fluido en archivos comunes.
Algunas soluciones de gestión de documentos también ofrecen funciones de automatización del flujo de trabajo para automatizar tareas rutinarias como la aprobación de documentos, las notificaciones y la asignación de tareas.
5. Intranet
Las grandes corporaciones, las empresas sanitarias o las empresas con múltiples ubicaciones y equipos remotos suelen utilizar una intranet para facilitar el uso compartido de la información, la centralización de la comunicación y la colaboración.
Una intranet es muy similar a Internet, pero se trata más bien de una red privada restringida a los empleados de una organización. Ofrece funciones como noticias y anuncios, donde se pueden publicar actualizaciones para toda la empresa, de modo que todos estén al día.
Los empleados pueden utilizar la intranet para acceder a recursos internos (directorios, políticas de la empresa, manuales para empleados, portales de TI y RR. HH.) y colaborar en proyectos mediante funciones de colaboración, como foros de debate y chats.
6. Plataformas de colaboración
Las herramientas de colaboración ayudan a los equipos de una organización a trabajar juntos y compartir información importante y actualizaciones. Los equipos pueden realizar el uso compartido de conocimientos al instante a través de mensajes directos, grupos o canales para resolver problemas en tiempo real.
La mayoría de estas herramientas también ofrecen funciones para llamadas de audio y videollamadas, lo que resulta muy útil para romper los silos departamentales y fomentar la colaboración entre funciones.
7. Sistemas de gestión de contenido
Un sistema de gestión de contenidos se puede utilizar para crear, editar y publicar contenidos digitales en sitios web. La ventaja de los sistemas de gestión de contenidos es que incluso los usuarios sin conocimientos técnicos (aquellos que no están familiarizados con el código o la programación) pueden utilizar fácilmente sus editores integrados para crear y dar formato a los contenidos.
Puede actualizar rápidamente el contenido, cargar archivos multimedia para añadir contexto y utilizar la plataforma para realizar un uso compartido de los conocimientos con el público en general.
8. Foros comunitarios en línea
Un foro comunitario es una plataforma en la que los usuarios y las organizaciones pueden compartir sus experiencias, conocimientos y aprendizajes sobre un tema concreto. Los usuarios pueden hablar con otros miembros de la comunidad y utilizar el conocimiento colectivo del foro para encontrar soluciones a problemas comunes. Con el tiempo, estas discusiones se pueden archivar para crear una base de conocimientos consultable que responda a preguntas comunes.
Reddit, Quora y Discord son los ejemplos más comunes de este tipo de foros comunitarios.
9. Sistemas de gestión de decisiones
Los sistemas de gestión de decisiones permiten a las organizaciones reunir todos sus datos existentes de múltiples fuentes en una única plataforma. Esta información, en combinación con el análisis empresarial, puede utilizarse para optimizar el proceso de toma de decisiones de una empresa.
Los sistemas de gestión de decisiones pueden analizar grandes cantidades de datos con facilidad e identificar patrones repetitivos y su impacto en el crecimiento de la empresa.
Un sistema de gestión de decisiones suele consistir en un motor de reglas de negocio que indica cómo deben llevarse a cabo determinados procesos operativos. A menudo cuentan con funciones de análisis predictivo que pueden realizar previsiones de eventos futuros basándose en patrones existentes.
Además, dispone de funciones de elaboración de informes en tiempo real y herramientas de prueba y simulación, que le permiten estudiar el impacto de diversas decisiones y normas antes de aplicarlas a situaciones reales.
10. Sistemas expertos
Un sistema experto es una solución basada en IA que combina el poder de una base de conocimientos con lo que llamamos un «motor de inferencia». El componente de la base de conocimientos contiene información muy específica creada a partir de la experiencia de especialistas humanos.
El motor de inferencia procesa la información de la base de conocimientos para ofrecer respuestas a problemas complejos. Las empresas pueden utilizar sistemas expertos para obtener recomendaciones y buenas prácticas en campos como la medicina, la ingeniería o las finanzas.
Por ejemplo, los sistemas expertos pueden ser útiles para diagnosticar condiciones médicas, evaluar riesgos de crédito, analizar documentos legales y resolver problemas técnicos.
Más información: Las 10 mejores herramientas de IA Knowledge Manager
📮ClickUp Insight: ¿Depresión del lunes? Resulta que el lunes destaca como el eslabón débil en la productividad semanal (sin doble sentido), ya que el 35 % de los trabajadores lo identifican como su día menos productivo. Este bajón se puede atribuir al tiempo y la energía que se dedican a buscar actualizaciones y prioridades semanales los lunes por la mañana. Una aplicación para todo lo relacionado con el trabajo, como ClickUp, puede ayudarte en este sentido. Por ejemplo, ClickUp Brain, el asistente de IA integrado de ClickUp, puede «ponerte al día» de todas las actualizaciones y prioridades importantes en cuestión de segundos. Además, todo lo que necesitas para el trabajo, incluidas las aplicaciones integradas, se puede buscar con la búsqueda conectada de ClickUp. Con la gestión del conocimiento de ClickUp, crear un punto de referencia compartido para tu organización es muy fácil. 💁
Implementación de un sistema de gestión del conocimiento con ClickUp
La plataforma de gestión del conocimiento de ClickUp ofrece funciones sólidas que proporcionan la flexibilidad necesaria para gestionar múltiples aspectos de la gestión del conocimiento, como la documentación interna, la colaboración, la creación de contenido y mucho más.
Como plataforma de base de conocimientos de corporación, ClickUp es un hub central para organizar diferentes tipos de información a la que pueden acceder todos, desde los miembros de su equipo interno hasta los clientes.
A continuación, le mostramos cómo puede utilizar ClickUp para implementar sistemas de gestión de documentos en su organización.
1. Creación de conocimiento
Puede utilizar ClickUp Docs para crear documentos detallados sobre las políticas de la empresa, las buenas prácticas y los flujos de trabajo de los proyectos.
Funciones como las páginas anidadas y las opciones de estilo predefinidas le permiten desglosar información compleja en fragmentos manejables y darle un formato lógico. Los usuarios pueden acceder fácilmente a las secciones que desean sin sentirse abrumados por demasiada información a la vez.
Invita a los miembros del equipo a colaborar en documentos en tiempo real, dejar comentarios y añadir sus opiniones. Incluso puedes utilizar @menciones para etiquetar a miembros específicos del equipo y asignarles elementos directamente desde el documento.
Por ejemplo, para las bases de conocimientos de soporte al cliente, puede crear varios documentos sobre distintos temas y organizarlos en el hub de documentos para que sean fáciles de encontrar.
💡Consejo profesional: Crea una wiki corporativa para recopilar información interna de la empresa, permitir que los equipos aporten su experiencia colectiva y romper los silos de información.
2. Búsqueda innovadora
Permita a sus equipos encontrar información desde ClickUp, una aplicación conectada o su unidad local utilizando la Búsqueda universal de ClickUp. Proporciona una forma rápida de encontrar casi cualquier información relacionada con el trabajo, independientemente de dónde esté almacenada en su sistema.
Lo mejor es que puedes crear un comando de búsqueda personalizado que te ayude a localizar información específica. Por ejemplo, crea atajos para enlaces que abras con frecuencia o guarda determinados fragmentos de texto (notas, ideas u otros fragmentos de información) y recupéralos más tarde.
La ventaja más significativa de la búsqueda universal es que combina la información almacenada en sistemas aislados y la pone al alcance de todos los miembros de su organización de forma instantánea.
3. Colaboración
Optimice la comunicación en tiempo real con su equipo gracias al chat de ClickUp. La ventana de chat se abre junto a su entorno de trabajo, lo que significa que no tendrá que cambiar de aplicación para iniciar conversaciones con los miembros de su equipo.
Solo tienes que usar @menciones para invitar a un compañero de equipo a chatear, compartir novedades o asignar tareas directamente dentro de la conversación.
Si desea un lienzo digital para intercambiar ideas con su equipo remoto, ClickUp Pizarras es la solución ideal.
Sus equipos pueden compartir ideas y explicar conceptos de forma visual. Añada notas, suba imágenes e incorpore enlaces para añadir todo el contexto posible a sus ideas. Utilice conectores para establecer vínculos entre ideas y mostrar cómo se interrelacionan diversos temas.
Una vez que hayas concretado tus ideas, conviértelas en tareas rastreables desde la pizarra para asegurarte de que se completen a tiempo.
4. Respuestas instantáneas
Si desea una forma más sencilla de buscar información, ClickUp Brain es la respuesta. Actúa como un AI Knowledge Manager y muestra información de cualquier tarea, documento o proyecto conectado a ClickUp cada vez que se formula una pregunta relacionada con el trabajo.
ClickUp Brain automatiza tareas repetitivas como enviar actualizaciones de proyectos a los miembros del equipo, cambiar el estado de las tareas y resumir informes y notas de reuniones. De esta manera, sus equipos pueden centrarse en el trabajo que importa y minimizar el tiempo dedicado a tareas redundantes.
💡Consejo profesional: Utilice plantillas de manuales para empleados para crear políticas de RR. HH. completas, bien redactadas, conformes con la legislación y fáciles de entender.
5. Plantillas predefinidas
ClickUp ofrece una amplia biblioteca de plantillas prediseñadas para múltiples casos de uso. Esto significa que no tienes que empezar desde cero cada vez que necesitas crear un nuevo documento, proceso o plan de proyecto.
No solo ahorrará tiempo, sino que también mantendrá la coherencia en todas las tareas.
Por ejemplo, la plantilla ClickUp Knowledge Base es un marco personalizable para crear y organizar información importante. Cuenta con secciones predefinidas para preguntas frecuentes, guías de productos, políticas y mucho más.
Con esta plantilla, usted puede:
- Cree y realice el uso compartido de información adaptada a las necesidades y flujos de trabajo específicos de su organización.
- Organiza la información en diferentes categorías y carpetas para que sea fácil de encontrar.
- Realice el seguimiento del estado de las actualizaciones de los documentos.
- Controle quién puede ver y realizar la edición en su base de conocimientos.
Del mismo modo, utilice la plantilla Wiki de ClickUp Company para organizar la información de la empresa, como la misión y los valores fundamentales de la organización, los manuales para empleados, los recursos de desarrollo profesional y las políticas de gastos. Es la forma perfecta de garantizar que todos los miembros de la empresa estén alineados con los procesos y procedimientos críticos.
Con esta plantilla, usted puede:
- Simplifique la incorporación y la gestión del conocimiento de los nuevos empleados y póngalos al día rápidamente.
- Colabora con las partes interesadas para garantizar que la información sea relevante y precisa.
- Organice el conocimiento por categorías, como políticas de RR. HH., información departamental, guías de incorporación y mucho más.
- Incluye imágenes, vídeos y enlaces para que el documento resulte más contextual para los miembros del equipo.
Además, puede crear instrucciones de inicio rápido y proporcionar una base sólida para que cualquier miembro de su equipo cree una base de conocimientos utilizando la plantilla ClickUp Wiki. Se trata de una plantilla flexible que se puede adaptar al diseño de su marca y que garantiza que sus equipos se mantengan informados sobre temas importantes.
Más información: Plantillas gratuitas de bases de conocimientos en Word y ClickUp
6. Bases de datos
Además, cree bases de datos en ClickUp utilizando listas y carpetas. Esto le ayudará a almacenar diversos tipos de información y a utilizar campos personalizados para capturar atributos como información de contacto, fechas, presupuestos, valoraciones, enlaces y mucho más.
Esto permite a sus compañeros de equipo recuperar información relevante de la base de datos de forma rápida y sencilla.
7. Control de versiones de versiones
Uno de los aspectos más importantes de la gestión del conocimiento es comprender cómo ha evolucionado el contenido de estos sistemas.
ClickUp ofrece control de versiones, lo que le permite realizar el seguimiento de los cambios y revisar las versiones históricas de un documento. Mantiene un registro de auditoría que le permite ver quién realizó los cambios y cuándo se realizaron, para mantener la precisión y la transparencia de la información.
Optimice la gestión del conocimiento con ClickUp
La gestión del conocimiento es un proceso integral que garantiza la eficiencia de su organización y de los procesos de la empresa en general.
Debe elegir un sistema de gestión del conocimiento que se adapte a las necesidades y preferencias específicas de su organización.
ClickUp destaca como una excelente solución de gestión del conocimiento, ya que puede servir tanto como base de conocimientos interna como externa.
Funciones como el asistente de IA integrado, la documentación colaborativa, la gestión de tareas, el control de versiones y la Búsqueda universal garantizan que tus empleados dispongan de información valiosa siempre que la necesiten.
Regístrese gratis en ClickUp para crear un sistema intuitivo de gestión del conocimiento para su organización.