Imagine que forma a un empleado durante seis meses y, en el séptimo, este le comunica su intención de dejar el trabajo en dos semanas. Frustrante, ¿verdad? Para empeorar las cosas, su renuncia desencadena una reacción en cadena en la que otros empleados hacen lo mismo. Este ciclo se produce cuando no se supervisa ni se gestiona la rotación de personal.
La rotación de personal se refiere al número de empleados que abandonan una organización en un periodo de tiempo determinado.
Hay cuatro tipos de rotación de personal: voluntaria, involuntaria, jubilación y traslados internos.
Mientras que los otros tipos de rotación son manejables, la rotación voluntaria se produce de forma repentina. Su impacto es de gran alcance: una alta rotación de empleados reduce la moral, los ingresos y la productividad, perturba la estabilidad de la organización y, a menudo, es indicativo de una mala gestión.
La rotación voluntaria más significativa de los tiempos modernos tuvo lugar en 2021: la Gran Renuncia.
Los bajos salarios, la falta de oportunidades de desarrollo profesional y la ausencia de una estructura de trabajo flexible tras la pandemia empujaron a millones de estadounidenses a dejar sus puestos de trabajo, y la tendencia continuó en 2022.
La Gran Renuncia alcanzó su punto álgido entre noviembre de 2021 y abril de 2022, cuando más de 4,5 millones de personas dejaron sus puestos de trabajo cada mes. Este éxodo dejó a las empresas preocupadas por sus resultados y las empujó a innovar con nuevas estrategias para atraer y retener el talento.
El coste real de la rotación de personal
Cualquier empresario lo entiende de forma intuitiva, y las estadísticas laborales lo confirman: la rotación de personal es cara. Retener a un empleado bien formado que conoce el funcionamiento de la empresa cuesta mucho menos que contratar y formar a nuevos empleados.
Pero, ¿cómo se calculan los costes exactos de la rotación de personal? Jack Altman, de Huffington Post, ideó una fórmula que funciona así:
| Rotación de personal = (costes de contratación + costes de incorporación + costes de desarrollo + tiempo sin cubrir) X (número de empleados X porcentaje de rotación anual) |
Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene 50 empleados con una tasa de rotación anual del 20 %. El coste del proceso de contratación, incorporación, formación y pérdida de productividad asciende a 100 000 dólares.
En ese caso, el coste de la rotación de personal sería = 100 000 $ x 50 x 20 %, es decir, 1 000 000 $.
Para simplificar el cálculo, en esta fórmula solo se incluyen los costes cuantificables, como los gastos de nueva contratación, incorporación de empleados, formación y desarrollo, y el tiempo sin cubrir entre la salida de un empleado y la incorporación del nuevo.
Según un estudio de Gallup, sustituir a un empleado cuesta entre la mitad y el doble de su salario anual. Con el aumento vertiginoso de los costes laborales, este número no deja de crecer.
Sin embargo, el verdadero coste de la rotación de personal va más allá de la pérdida monetaria. También incluye costes intangibles que no se pueden medir con números.
Costes directos e indirectos asociados a la rotación
Podemos dividir el coste de la rotación de personal en dos grandes categorías: costes directos y costes indirectos.
Costes directos
Los costes directos son aquellos que se pueden calcular en números, como por ejemplo:
- Coste de contratación: incluye el gasto de tiempo y dinero en publicar anuncios, programar entrevistas con posibles candidatos, preseleccionar candidatos y realizar trabajos administrativos.
- Costes de formación: se trata del gasto destinado a la formación y el desarrollo de los nuevos empleados para que se adapten bien a su ecosistema.
Costes indirectos/no monetarios
Estos costes no son cuantificables numéricamente, pero tienen un efecto duradero en la cultura de la empresa, como por ejemplo:
- Baja moral de los empleados: los cambios inesperados en la estructura del equipo suelen provocar una disminución del compromiso y la moral de los empleados, lo que aumenta el riesgo de que más personas abandonen la plantilla.
- Pérdida de productividad: su equipo pierde productividad en el proceso de búsqueda, incorporación y formación del sustituto.
Por eso, cada vez más empresas se están sensibilizando con respecto a la rotación de personal y están implementando programas de retención de empleados que aumentan la satisfacción laboral y el compromiso entre su plantilla.
Causas de la alta rotación de personal
Hay varios factores que influyen en la elevada rotación de personal, tanto a nivel individual como organizativo:
- Remuneración y aumentos salariales insuficientes: Cuando las empresas no ofrecen una remuneración y aumentos salariales adecuados que se ajusten a las habilidades, responsabilidades y costo de vida de los empleados, esto es una indicación para que la plantilla abandone el barco.
- Falta de prestaciones para los empleados: No proporcionar prestaciones esenciales como seguro médico, prestaciones por jubilación, guardería, bonificaciones, trabajo flexible y oportunidades de desarrollo personal es una de las principales razones que explican la elevada rotación de personal.
- Baja satisfacción laboral: sin un buen paquete salarial y beneficios, los empleados pierden la motivación, y la satisfacción laboral y la lealtad se esfuman. Se convierten en «renunciantes silenciosos», que solo ponen el mínimo esfuerzo para conservar sus puestos de trabajo y cambian de empresa en cuanto encuentran una oportunidad mejor.
- Falta de conciliación entre la vida laboral y personal: la falta de un horario de trabajo estructurado afecta a la conciliación entre la vida laboral y personal de los empleados. Las largas jornadas laborales les dejan poco tiempo para la familia o para dedicarse a otros intereses. Una configuración como esta empuja a los miembros del equipo a buscar vías de escape.
- Liderazgo tóxico y cultura empresarial: los líderes que microgestionan, carecen de empatía y no reconocen el buen trabajo de los miembros de su equipo crean un entorno laboral difícil, lo que empuja a los mejores talentos a abandonar la empresa.
- Falta de crecimiento: Las oportunidades de mejora de las habilidades y las promociones basadas en el rendimiento aumentan la satisfacción de los empleados y fomentan la lealtad. Sin ellas, los empleados se sienten estancados e infravalorados y abandonan el lugar de trabajo en busca de roles más satisfactorios.
Estrategias para reducir la rotación de personal
Si su empresa tiene dificultades para retener a sus empleados, es hora de profundizar y hacer las cosas de otra manera.
Como propietario de una empresa o director de recursos humanos, debe crear un entorno de trabajo en el que los empleados estén bien remunerados, se sientan valorados y tengan amplias oportunidades de crecimiento personal y profesional, de modo que no sientan la necesidad de marcharse.
Aunque combatir la rotación involuntaria puede resultar difícil, siga estas estrategias para crear una cultura laboral próspera y reducir la rotación voluntaria:
1. Actualice los procesos de incorporación
Los mismos correos electrónicos con formato predefinido y los aburridos manuales son suficientes para adormecer a sus empleados (más aún si son de la generación Z). Necesita renovar las cosas para ofrecer una experiencia atractiva a los empleados desde el principio.
Envíe correos electrónicos personalizados, ofrezca un plan de ruta, programe reuniones individuales y garantice una incorporación fluida. Renueve su programa de incorporación con sesiones interactivas, actividades para romper el hielo, programas de mentoría y establecimiento de metas claras para mejorar las tasas de retención de empleados.
En cuanto a la documentación, puede inspirarse en las plantillas de manuales para empleados para remodelar sus procesos de incorporación.
Por ejemplo, la plantilla del manual del empleado de ClickUp le permite comunicar información sobre los antecedentes de su empresa, el código de conducta, las políticas de comunicación y mucho más de forma personalizada para reflejar la marca única de su empresa.
Incluso puede añadir gráficos, emojis y GIF para romper la monotonía del largo texto de las políticas, de modo que los empleados se sientan motivados a leerlo.
2. Mejore los programas de desarrollo y formación de los empleados.
En lugar de programas de formación y desarrollo estandarizados, realice una evaluación exhaustiva de las necesidades para identificar las carencias de habilidades de los empleados. Haga una lista de los problemas más comunes en departamentos específicos e intente abordarlos a través de sus sesiones de formación.
El 45 % de los miembros de su equipo de marketing de contenido tiene dificultades con el SEO técnico. Para solucionar este problema, puede colaborar con expertos del sector y crear módulos de formación personalizados sobre SEO técnico.
También necesita un potente software de formación para empleados, de modo que estos puedan realizar el seguimiento de su progreso, acceder al programa desde el dispositivo que elijan y proporcionar comentarios sobre la formación. Y eso es todo: ha creado un programa que añade valor al conjunto de habilidades de su equipo.
Consejo rápido: Utilice ClickUp Docs para crear una base de conocimientos institucional centralizada o un wiki de aprendizaje donde los empleados puedan acceder a materiales de formación, tutoriales y buenas prácticas, fomentando una cultura de aprendizaje continuo.
Cree un espacio o carpeta específicos en ClickUp Docs para sus materiales de formación. Dentro de este espacio o carpeta, puede crear documentos individuales para diferentes temas, módulos o categorías de su programa de formación. Esta estructura jerárquica le ayudará a organizar su contenido de forma lógica.
ClickUp Docs también ofrece compatibilidad con el formato de texto enriquecido, lo que le permite presentar su contenido de formación de una manera atractiva y visualmente llamativa. Utilice títulos, viñetas, bloques de código y otras opciones de formato para estructurar su contenido de manera eficaz. Además, puede incrustar imágenes, vídeos y otros elementos multimedia para mejorar la experiencia de aprendizaje.
Con la búsqueda de texto completo, los empleados pueden encontrar fácilmente información o temas específicos dentro de sus materiales de formación. También puede controlar los permisos de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan ver o realizar la edición del contenido de la formación.
3. Reconozca a los empleados
El reconocimiento y las recompensas, como el aumento del salario de un empleado, animan a los empleados a rendir más, les hacen sentir apreciados y aumentan su lealtad.
Puede incentivar a su plantilla de diferentes maneras, entre ellas:
- Incentivos económicos en forma de aumentos salariales, bonificaciones, participación en los beneficios, acciones, tarjetas regalo, vales de viaje, becas de formación y reembolso de matrículas.
- Incentivos no económicos, como programas de formación para el desarrollo profesional, programas de recompensa a los empleados para celebrar sus logros y tiempo libre adicional.
Su sistema de reconocimiento de empleados debe equilibrar perfectamente los beneficios monetarios y no monetarios. Estos aspectos son necesarios para aumentar la satisfacción general y la moral de su plantilla.
4. Identifique los obstáculos a tiempo
Los obstáculos son normales. Pero cuando se acumulan, pueden interrumpir su flujo de trabajo.
Utilice un sistema de supervisión de empleados para comprender los retos a los que se enfrentan sus empleados. Estos pueden estar relacionados con las habilidades, los recursos, los cronogramas o cualquier otro aspecto. Si identifica estos obstáculos a tiempo, podrá dotar a sus empleados de los recursos necesarios para superarlos de forma eficaz.
Por ejemplo, si un nuevo empleado tiene dificultades para entregar los proyectos a tiempo, asigne un compañero de proyecto para que le enseñe los entresijos y le ayude a ser más eficiente.
Con la vista Carga de trabajo de ClickUp y la aplicación Pulse ClickApp, puede supervisar quién está trabajando en cada tarea, visualizar la cantidad de trabajo asignada a cada miembro del equipo durante un periodo de tiempo específico y comparar la carga de trabajo de cada persona con la capacidad establecida para ellos.
Esto puede ayudarle a recopilar comentarios y opiniones en tiempo real de su equipo, lo que le permitirá identificar y abordar los problemas antes de que se agraven.
5. Ofrezca condiciones de trabajo flexibles
Un estudio de McKinsey afirma que el 87 % de los empleados opta por el teletrabajo cuando se le ofrece la oportunidad. En otra encuesta de McKinsey, la flexibilidad en el lugar de trabajo es la principal razón por la que los empleados están regresando al lugar de trabajo.
Se puede afirmar con seguridad que ofrecer condiciones de trabajo flexibles le ayudará a retener y atraer a nuevos empleados.
Puede permitir que los empleados trabajen totalmente a distancia u ofrecer configuraciones híbridas para combinar lo mejor de ambos mundos. Priorice el bienestar y la satisfacción general de los empleados y déjeles elegir un modo de trabajo que maximice su productividad.
Y si le preocupa la ineficiencia o la ineficacia de la colaboración remota, pruebe la vista de chat de ClickUp.
Chat View permite a los equipos remotos comunicarse en tiempo real, fomentando una sensación de conexión e inmediatez a través de mensajes instantáneos, comentarios y @menciones.
¿Lo mejor de todo? Todas las conversaciones dentro de Chat View se centran en las tareas. Esto garantiza que todas las discusiones, decisiones e información relevantes queden documentadas y sean accesibles dentro del ámbito de la tarea o el proyecto.
Además, puede compartir archivos relacionados con las tareas dentro de los hilos de chat, lo que agiliza el proceso de compartir trabajo, proporcionar comentarios y realizar revisiones sin necesidad de herramientas externas.
6. Establezca un proceso de retroalimentación
Los comentarios constructivos sobre el rendimiento ayudan a los empleados a avanzar en la dirección correcta, ya que les permiten ser conscientes de lo que están haciendo bien y de lo que deben mejorar. Una encuesta de Workleap revela que el 83 % de los empleados prefiere recibir comentarios, ya sean positivos o negativos.
Las plantillas de evaluación del rendimiento pueden ayudarle a establecer un sistema de retroalimentación transparente en su lugar de trabajo y promover el desarrollo profesional de sus empleados.
Por ejemplo, la plantilla de evaluación del rendimiento de ClickUp permite la autoevaluación y recopila opiniones de compañeros y superiores. Personalice esta plantilla y realice evaluaciones trimestrales, semestrales o anuales.
7. Realice entrevistas de salida
Cuando un empleado decida marcharse, programe una entrevista de salida con él. Después de entregar la carta de renuncia, los empleados son más propensos a revelar con sinceridad los problemas a los que se enfrentaron en su organización y lo que les llevó a abandonar el barco.
Utilice esta información para perfeccionar sus sistemas actuales y proporcionar un mejor entorno de trabajo a los empleados que permanecen en la empresa, lo que en última instancia reducirá la rotación.
Utilice la vista Formulario de ClickUp para crear plantillas de entrevistas de salida, lo que garantiza un enfoque coherente y estructurado para recopilar comentarios valiosos.
También puede crear otras encuestas, solicitudes y sondeos de opinión de los empleados, realizar el seguimiento de las respuestas de los empleados y utilizar la información obtenida para tomar mejores decisiones.
8. Implemente estrategias de retención de empleados con una plataforma de RR. HH. unificada.
Gestionar y aplicar estas estrategias correctamente puede resultar complicado, especialmente en empresas con una plantilla numerosa.
Para simplificar las cosas, necesita un potente sistema de gestión de recursos humanos con las herramientas necesarias para planificar, crear e implementar estrategias de retención de empleados adaptadas a su empresa u organización.
¿Y qué mejor opción que ClickUp?
La plataforma de gestión de recursos humanos de ClickUp agiliza los procesos de contratación, incorporación, formación, desarrollo y otros procesos de RR. HH., lo que le ayuda a reducir la rotación de personal. Veamos cómo puede sacar el máximo partido a este software:
- Organice las solicitudes de empleo y los datos de los candidatos con este software de base de datos de empleados. Automatice la comunicación y establezca estados personalizados para que las solicitudes avancen por el proceso de selección con poco o ningún trabajo manual.
- Divida los módulos de formación extensos en partes más pequeñas con tareas e incorpore documentos y otros recursos relacionados dentro de las tareas para acceder a ellos rápidamente. Los empleados pueden realizar el seguimiento de su progreso, colaborar con los miembros del equipo y aclarar consultas mediante comentarios.
- Personalice el sistema de RR. HH. para adaptarlo a sus necesidades con campos personalizados, estados, listas de control y recordatorios.
- Establezca un orden de operaciones fácil de entender para la contratación, la incorporación y la formación con Dependencies.
- Controle el compromiso, el rendimiento y la carga de trabajo de los empleados con paneles personalizables, genere informes en tiempo real e identifique posibles cuellos de botella desde el principio.
- Sincronice sus calendarios de Google, Outlook, Zoom o iCal con ClickUp, conéctelos a sus tareas y gestione su agenda de forma eficaz. No vuelva a perderse nunca más una entrevista, una reunión individual o una reunión de equipo.
Además, el software de gestión de empleados de ClickUp ofrece plantillas de RR. HH. personalizables y listas para usar. Los responsables de recursos humanos pueden utilizarlas para agilizar sus flujos de trabajo diarios.
Por ejemplo, cuando un proyecto no sale según lo previsto, utilice la plantilla de RR. HH. para medidas correctivas para comprender qué ha fallado y diseñar un plan para solucionarlo.
El rol del seguro médico y las prestaciones para empleados
No basta con facilitar la vida laboral de sus empleados. También debe asegurarse de que tengan todo lo necesario para mantener la productividad.
Los empleados aprecian un paquete completo de seguro médico familiar en medio de la crisis del coste de la vida y la inflación médica. Además de la cobertura habitual, ofrezca un plan que incluya problemas de salud mental, seguro oftalmológico y seguro dental.
Para las pequeñas organizaciones que tienen dificultades para hacer frente a las elevadas tarifas de los seguros médicos, los acuerdos de reembolso de gastos médicos (HRA) pueden ser una alternativa viable. Le permiten reembolsar los gastos médicos deducibles de los empleados sin impuestos.
Otra opción es una asignación sanitaria sujeta a impuestos, que le permite ampliar la cobertura médica a los empleados internacionales y a los contratistas independientes.
También puede ofrecer suscripciones corporativas o reembolsos para programas de bienestar, como afiliaciones a gimnasios o clubes deportivos.
Añadir estas ventajas al paquete salarial de sus empleados supondrá un pequeño incremento en el coste total para la empresa. Sin embargo, tendrán un impacto positivo duradero en su cultura laboral, el bienestar de los empleados y la retención del personal.
Reducir la rotación de personal: el camino a seguir
Los ingresos son los más afectados, pero las consecuencias de una alta rotación de personal van mucho más allá. Afecta a la reputación de la empresa, lo que hace que los nuevos talentos duden en unirse a su organización. La plantilla actual pierde la moral y planea marcharse, lo que resulta en un ciclo vicioso.
Los líderes deben hacer un esfuerzo adicional y diseñar políticas y prácticas favorables para los empleados con el fin de evitar una mayor fuga de personal y mantener una plantilla feliz y saludable que acuda voluntariamente al trabajo. Los gestos simbólicos no bastan: sus estrategias de retención deben estar en consonancia con las normas cambiantes del lugar de trabajo.
Como software de gestión del talento, ClickUp le permite planear estrategias de retención personalizadas para su organización y aplicarlas correctamente. Puede gestionar a sus empleados de forma más eficiente, optimizar la incorporación y la formación, comprender sus expectativas y retos, y motivarlos con programas de recompensas utilizando una sola plataforma.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Cuáles son las implicaciones económicas de la rotación de personal?
El coste de la rotación de personal incluye tanto costes tangibles como intangibles. Los costes tangibles incluyen la pérdida de ingresos y los costes de contratación y formación, mientras que los costes intangibles se refieren a la baja moral de los empleados, la pérdida de productividad y la mala reputación de la empresa.
2. ¿Cómo se mide el coste de la rotación de personal?
Puede medir el coste de la rotación de personal utilizando la fórmula de Jack Altman:
| Rotación de personal = (Contratación + Incorporación + Desarrollo + Tiempo sin cubrir) X (Número de empleados X Porcentaje de rotación anual) |
3. ¿Cuáles son los costes de la rotación de personal?
Los costes de la rotación laboral incluyen una caída en picado de los resultados de la empresa, una baja productividad, una disminución de la moral del equipo y la dificultad para atraer nuevos talentos.