De media, una empresa utiliza alrededor de 400 fuentes de datos, y algunas llegan a utilizar más de 1000. La gestión de un volumen tan grande de datos suele provocar problemas como silos de datos, inconsistencias y duplicación de datos, lo que puede generar ineficiencias y confusión.
Aún así, muchas empresas trabajan con información obsoleta o contradictoria dispersa en múltiples sistemas. Sus equipos utilizan diferentes versiones del mismo documento o base de datos, lo que provoca errores, pérdida de tiempo y frustración.
Una fuente única de información veraz (SSOT) resuelve estos problemas al consolidar todos los datos relevantes en una ubicación centralizada y actualizada constantemente. Ahora, todos los miembros de la organización acceden a la misma información precisa, lo que reduce los errores y agiliza los flujos de trabajo.
En esta entrada del blog, abordaremos las ventajas de una única fuente de información veraz, los pasos para crearla e implementarla, los retos que plantea su adopción y cómo mitigarlos. También exploraremos algunos ejemplos reales de SSOT en acción.
¿Qué es una fuente única de información veraz?
Una fuente única de información veraz es un repositorio centralizado que proporciona información coherente, fiable y actualizada.
Las empresas necesitan una SSOT para tomar decisiones informadas, mejorar la eficiencia y reducir los errores.
En los inicios del sector aéreo, cada aerolínea tenía su propio sistema de reservas. Esto dificultaba a los pasajeros la reserva de vuelos con varias aerolíneas, lo que generaba confusión e ineficiencias.
American Airlines introdujo SABRE, el primer sistema informatizado de reservas de aerolíneas para resolver estos problemas. SABRE se convirtió en el estándar del sector y ayudó a revolucionar la industria aérea al proporcionar una única fuente fiable de información sobre los vuelos.
Diferencias entre SSOT y otros enfoques de gestión de datos
Los enfoques de gestión de datos varían en cuanto a la forma de almacenar, gestionar y utilizar los datos en una organización. A continuación se ofrece una panorámica general de alto nivel de los distintos enfoques:
- Sistemas de datos aislados: almacenen datos en sistemas separados y aislados con una interacción mínima, lo que a menudo da lugar a inconsistencias y redundancias en toda la organización.
- Gestión de datos maestros (MDM): centraliza los datos críticos de toda la organización en una única fuente de datos autorizada, lo que garantiza la coherencia y la precisión de los datos en los distintos sistemas y departamentos.
- Lago de datos: un repositorio centralizado que almacena grandes cantidades de datos sin procesar, no estructurados o semiestructurados, lo que permite un almacenamiento y análisis de datos flexible y escalable.
La siguiente tabla ilustra las diferencias entre los distintos enfoques de la gestión de datos:
| Aspect | Sistemas de datos aislados | Gestión de datos maestros | Lago de datos | Fuente única de información veraz |
| Caso de uso | Operaciones departamentales | Sincronización de datos entre departamentos | Análisis de big data, consultas flexibles. | Toma de decisiones y elaboración de informes unificados. |
| Almacenamiento de datos | Aislados y fragmentados entre departamentos | Almacenamiento centralizado de datos críticos | Repositorio centralizado para datos sin procesar | Fuente centralizada y fidedigna |
| Consistencia de los datos | A menudo inconsistente entre silos | Alta coherencia entre sistemas | Variable, dependiendo de la fase de procesamiento. | Alta coherencia en toda la organización. |
| Redundancia de datos | Alta, debido a la falta de integración. | Bajo, ya que MDM minimiza la duplicación. | Baja, aunque puede producirse redundancia si no se gestiona adecuadamente. | Mínimo, ya que SSOT elimina múltiples fuentes. |
| Accesibilidad de los datos | Limitado a departamentos específicos. | Accesible mediante sistemas integrados. | Amplio acceso, a menudo con fines analíticos. | Accesible para todas las partes interesadas con permiso. |
| Estructura de datos | Estructurado, a menudo rígido | Estructurado, definido por prácticas de MDM. | No estructurados o semiestructurados | Estructurado según estándares definidos. |
| Gobernanza de datos | A menudo débil debido a la falta de coordinación. | Estricta, con reglas y estándares definidos. | Requiere una gobernanza sólida para garantizar la calidad. | Sólida, ya que se centra en una única fuente autorizada. |
| Escalabilidad | Limitado a las necesidades departamentales. | Escalable con la incorporación de más fuentes de datos. | Altamente escalable, diseñado para grandes conjuntos de datos. | Escalable, pero centrado en una fuente de datos unificada. |
Las empresas necesitan datos precisos y coherentes para tomar decisiones informadas. Cuando las organizaciones utilizan una SSOT, consolidan todos sus datos en un repositorio central y mejoran la precisión de los análisis.
La historia del impacto de SSOT
Tomemos como ejemplo una cadena minorista con numerosas tiendas. Cada tienda tiene su propio sistema de punto de venta (POS), que genera informes y registros de inventario independientes. Sin una fuente centralizada de información, la sede central de la empresa tiene dificultades para obtener una vista unificada del rendimiento de las ventas y los niveles de existencias.
Para abordar esta cuestión, la cadena minorista implementa un SSOT integrando todos los sistemas POS de las tiendas en un almacén de datos centralizado. Descubren que ciertas regiones tienen mayores ventas de productos de temporada que otras. Los datos del SSOT revelan que las regiones exitosas utilizan promociones locales específicas que otras áreas no utilizan.
Con esta información, la empresa puede ajustar su estrategia de marketing para incluir estas promociones en las regiones con menor rendimiento, optimizar la distribución del inventario y mejorar el rendimiento general de las ventas.
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Las ventajas de SSOT en la gestión estratégica
Una SSOT establece una fuente de datos única, fidedigna y fiable para una organización. Esto ofrece numerosas ventajas para la gestión estratégica:
- Mejora en la toma de decisiones: sin una SSOT, un equipo de marketing puede encontrarse con datos inconsistentes procedentes de diversas fuentes de datos, lo que conduce a una segmentación deficiente y a un desperdicio de recursos. Una SSOT garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a datos actualizados sobre los clientes, lo que permite una segmentación más precisa y un mejor retorno de la inversión de las campañas.
- Colaboración mejorada: una SSOT fomenta una mejor colaboración en el lugar de trabajo al proporcionar un repositorio central para todos los documentos del proyecto. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de productos puede acceder a las últimas especificaciones de diseño y planes del proyecto en un solo lugar, lo que evita la información obsoleta y reduce la repetición del trabajo.
- Mayor eficiencia: una única fuente de información veraz agiliza los procesos y mejora la eficiencia. Por ejemplo, el equipo financiero puede conciliar los estados financieros con mayor rapidez y precisión, lo que reduce los errores y ahorra tiempo.
- Reducción del riesgo: una SSOT ayuda a minimizar los errores y las inconsistencias. Por ejemplo, RR. HH. puede mantener datos precisos y coherentes sobre los empleados, lo que reduce los errores en las nóminas y los problemas de cumplimiento normativo.
- Mejora del cumplimiento normativo: un repositorio de datos centralizado facilita el cumplimiento normativo. En un entorno hospitalario, una SSOT agiliza el alta de los pacientes y consolida la facturación, lo que mejora los ingresos y reduce los retrasos.
Pasos para crear e implementar una SSOT utilizando ClickUp
Crear una única fuente de información veraz implica retos como la fragmentación de datos, la inconsistencia de la información y la dispersión de la documentación. Las empresas suelen necesitar ayuda para centralizar sus datos.
Afortunadamente, existen herramientas diseñadas para simplificar este proceso.
ClickUp destaca como un completo software de gestión del conocimiento basado en IA para crear e implementar una SSOT. Ofrece sólidas funciones para centralizar la información y mejorar la comunicación del equipo.
A continuación, le mostramos cómo puede crear e implementar SSOT utilizando las sólidas funciones de ClickUp:
1. Defina los objetivos y el alcance.
Determine qué problemas se espera que resuelva la SSOT, como eliminar silos de datos redundantes, mejorar la toma de decisiones o garantizar la coherencia de los datos y el cumplimiento de las normativas.
Utilice ClickUp Goals para establecer metas claras y definir los objetivos de cada punto de su proyecto SSOT. A continuación, utilice la función Metas para realizar el seguimiento del progreso de cada objetivo, desglosándolos en objetivos cuantificables.
Identifique qué dominios de datos (por ejemplo, clientes, equipo de ventas, finanzas, inventario) se centralizarán para establecer claramente el alcance del proyecto SSOT.
Puede utilizar los campos personalizados de ClickUp para clasificar y priorizar los dominios de datos. Esto le ayudará a definir el alcance, resaltando qué áreas son fundamentales para incluir en la SSOT.
2. Haga un inventario de sus datos
Realice un inventario exhaustivo de todas las fuentes de datos existentes en la organización. Identifique las fuentes de datos, su estructura y su calidad actual. Puede utilizar ClickUp Tasks para catalogar datos de múltiples fuentes. Asigne estas tareas a los miembros del equipo responsables de recopilar y evaluar datos de diferentes departamentos.
El siguiente paso es evaluar la precisión, coherencia, integridad y fiabilidad del conjunto de datos. Debe identificar cualquier laguna, redundancia o incoherencia en los datos históricos que deba abordarse antes de crear la SSOT.
Utilice ClickUp Docs para documentar las fuentes de datos, evaluar la calidad y catalogar la información. Esto le permite crear y realizar el uso compartido de una base de conocimientos centralizada, lo cual es fundamental para construir una única fuente de verdad. Al aprovechar ClickUp Docs para gestionar la información clave de la empresa, se establece una base sólida para una SSOT, lo que garantiza la alineación de los datos y los procesos entre los equipos.
3. Realice la selección de las herramientas y tecnologías adecuadas.
Elija las herramientas y tecnologías adecuadas para brindar soporte a la creación y el mantenimiento de una SSOT. Estas pueden incluir plataformas de integración de datos, herramientas de gestión de datos maestros, lagos de datos o almacenes de datos basados en la nube.
Cree una lista de ClickUp para evaluar y seleccionar las herramientas necesarias para la implementación de SSOT. Esta lista es como una carpeta que organiza y agrupa tareas relacionadas para una mejor visibilidad.
Asigne tareas a su equipo para que investiguen, realicen demostraciones y elijan las tecnologías más adecuadas para crear su SSOT. Tenga en cuenta que las herramientas elegidas deben integrarse perfectamente con los sistemas y procesos empresariales existentes dentro de la organización.
ClickUp Integrations te ayuda a trabajar con una amplia gama de herramientas empresariales populares, incluidas plataformas de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox), aplicaciones de gestión de proyectos (Asana, Trello) y herramientas de comunicación (Slack, Microsoft Teams) que pueden ser esenciales para tu SSOT.
Esto le permite realizar una conexión sin problemas entre su SSOT y las fuentes de datos y los flujos de trabajo existentes, lo que elimina la necesidad de introducir datos manualmente y reduce el riesgo de errores humanos.
4. Limpieza y preparación de datos
A continuación, limpie los datos para eliminar imprecisiones, duplicados e incoherencias. Este paso es crucial para garantizar que los datos de la SSOT sean de la máxima calidad. Utilice la función lista de control de ClickUp para dividir el proceso de limpieza de datos en pasos manejables y asignar cada tarea al miembro del equipo adecuado.
Las listas de control son básicamente listas de tareas sencillas dentro de una tarea: los elementos se pueden marcar como terminados o no terminados. Esto garantiza el seguimiento y completación sistemáticos de todos los aspectos de la preparación de datos.
Establezca estándares y formatos de datos para garantizar la coherencia de los datos en todas las fuentes de datos. Esto incluye definir terminología común, unidades de medida, datos utilizados y estructuras de datos. Puede utilizar ClickUp Docs para crearlos y rellenarlos.
Aproveche las funciones de automatización de ClickUp para automatizar tareas repetitivas, como la aplicación de estándares de datos coherentes en diferentes conjuntos de datos. Configure la automatización para que sea un desencadenante de alertas o acciones cuando se cumplan criterios específicos.
5. Integración y centralización de datos
Centralice los datos en una única plataforma o base de datos que sirva como SSOT.
Utilice ClickUp Docs para crear un documento en tiempo real que se actualice a medida que avanza el proyecto. De esta forma, podrá realizar un seguimiento de cómo se integran los datos.
Con ClickUp Docs, los miembros del equipo pueden trabajar juntos en documentos en tiempo real, lo que garantiza que el contenido sea siempre preciso y relevante. Cualquier actualización se refleja de inmediato, lo que evita la desinformación y permite a los equipos contribuir al SSOT de manera colaborativa.
Actúa como un hub neurálgico donde se pueden almacenar todas las guías, bases de conocimientos, POE y material de incorporación de la empresa. Esto garantiza que todo el mundo tenga acceso a la información más actualizada, lo que facilita el establecimiento de una SSOT coherente.
6. Implemente su marco de gobernanza de datos
Establezca políticas de gobernanza de datos para gestionar la calidad, la seguridad, el acceso y el cumplimiento de los datos. Defina las funciones y responsabilidades para la administración y la propiedad de los datos. Los roles personalizados de ClickUp se pueden utilizar para implementar políticas de gobernanza de datos. Asigne roles específicos a los usuarios en función de sus responsabilidades, asegurándose de que solo el personal autorizado pueda acceder o modificar los datos SSOT.
Puede utilizar las tareas periódicas de ClickUp para revisar las actualizaciones de datos y aplicar políticas de gobernanza de datos con regularidad. Esto podría incluir auditorías periódicas, comprobaciones de la calidad de los datos y actualizaciones de políticas.
6. Pruebas y validación
Pruebe rigurosamente la SSOT con datos actualizados para asegurarse de que cumple con los objetivos definidos y de que los datos están integrados con precisión y son coherentes en todas las fuentes. Utilice los hitos de ClickUp para marcar la finalización de las diferentes fases de prueba. Realice un seguimiento del progreso y los resultados de cada fase utilizando los estados de las tareas y los campos personalizados de ClickUp.
Valide la SSOT con las partes interesadas pertinentes para asegurarse de que satisface sus necesidades y de que pueden acceder y utilizar los datos de forma eficaz. Durante la fase de validación, utilice los formularios de ClickUp para recopilar sus comentarios. Estos formularios se pueden personalizar para recabar información específica sobre la precisión y la facilidad de uso de la SSOT.
7. Formación y gestión del cambio
El siguiente paso es formar a todos los empleados pertinentes sobre cómo acceder y utilizar la SSOT. ClickUp Documentos y ClickUp Knowledge Management son herramientas eficaces para ello. Puede desarrollar su material de formación utilizando wikis para guiar a los usuarios a lo largo del proceso.
Tu equipo puede acceder rápidamente a respuestas basadas en IA desde cualquier documento, wiki, tarea o chat. Solo tienes que preguntarle a ClickUp Brain, el asistente de IA integrado en la plataforma, que buscará en todo tu entorno de trabajo de ClickUp para proporcionar respuestas precisas, desbloquear el conocimiento de la empresa y mantener a tu equipo concentrado.
No hay nada más fácil que esto, ¿verdad? Para facilitar la transición a una SSOT, puede realizar sesiones de formación, documentación y soporte continuo.
Utilice los paneles de control de ClickUp para gestionar y supervisar el progreso de las sesiones de formación de los usuarios. Puede incluir tareas para crear materiales de formación, programar sesiones y realizar el seguimiento de la participación de los asistentes.
A continuación, implemente un plan de gestión del cambio para abordar cualquier resistencia o desafío durante la transición a una SSOT. Asegúrese de que los usuarios comprendan los beneficios y se sientan cómodos con el nuevo sistema.
Utilice los mapas mentales de ClickUp para visualizar el proceso de gestión del cambio. Trace los pasos para realizar la transición de los antiguos sistemas de datos o bases de datos relacionales al nuevo SSOT, incluyendo los posibles retos y las estrategias de mitigación.
8. Supervisión y mejora continuas
Supervise continuamente la SSOT para comprobar la calidad de los datos, el rendimiento y los comentarios de los usuarios. Implemente herramientas de supervisión automatizadas para detectar y resolver cualquier problema de forma proactiva.
Cree paneles en tiempo real en ClickUp para supervisar la calidad de los datos, la participación de los usuarios y el rendimiento del sistema. También puede configurar las automatizaciones de ClickUp como desencadenantes de acciones basadas en condiciones de datos específicas, como la creación automática de una tarea cuando se detecta un problema de calidad de los datos.
Mantenga sus documentos actualizados en ClickUp Docs para conservar una base de conocimientos SSOT fiable.
9. Documentación y elaboración de informes
Mantenga toda la documentación relacionada con la SSOT en ClickUp Docs. Esto incluye flujos de procesos, políticas de gobernanza y directrices para los usuarios, de modo que se pueda acceder a todo ello y actualizarlo fácilmente. Una base de conocimientos interna bien mantenida puede ayudar a evitar errores e incoherencias al proporcionar una SSOT fiable.
La plantilla de base de conocimientos de ClickUp es una potente herramienta que puede optimizar significativamente el mantenimiento de una única fuente de información veraz dentro de su organización.
A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso sobre cómo utilizar esta plantilla durante el proceso de creación de una única fuente de información veraz para su organización:
- Cree un nuevo espacio en ClickUp para su proyecto SSOT. Asígnele un nombre relevante, como «Implementación de SSOT».
- Aplique la plantilla. Cree una carpeta o lista utilizando la plantilla de base de conocimientos dentro de su nuevo espacio. Esta plantilla servirá como repositorio centralizado para toda la documentación, directrices y recursos relacionados con su proyecto SSOT.
- Cree secciones para cada fase de la SSOT. Por ejemplo, cree secciones como «Objetivos y alcance», «Inventario de datos», «Integración de datos» y «Marco de gobernanza». Añada páginas relevantes para cada fase. Por ejemplo, en «Inventario de datos», incluya páginas que documenten las fuentes de datos, los métodos de evaluación y cualquier conclusión o elemento que se haya tomado.
- Incorpore documentos, hojas de cálculo o presentaciones relacionados directamente en las páginas de la base de conocimientos para que todos los recursos necesarios estén fácilmente disponibles.
- Invite a las partes interesadas a añadir sus opiniones, actualizaciones o preguntas, facilitando así el uso compartido de conocimientos.
- Utilice la función de comentarios de ClickUp para facilitar los debates o aclarar cualquier duda, asegurándose de que todos estén en sintonía a lo largo del proyecto SSOT.
- Utilice la función de historial de versiones de ClickUp para realizar el seguimiento de los cambios en la base de conocimientos. Puede configurar notificaciones para los miembros del equipo cuando se actualicen documentos o políticas importantes.
💡Consejo profesional: Integre su base de conocimientos con tareas y proyectos dentro de ClickUp. Por ejemplo, enlaze una página de políticas de gobernanza de datos con la tarea en la que se está implementando dicha política.
Retos a la hora de adoptar SSOT y cómo mitigarlos
Adoptar una única fuente de información veraz puede suponer un reto para las organizaciones, especialmente aquellas con entornos de datos complejos o sistemas heredados/as.
Hablemos de los posibles retos que plantea la implementación de una SSOT y de los pasos proactivos que puede tomar para mitigarlos.
1. Calidad y coherencia de los datos
Reto: Mantener la precisión, coherencia y exhaustividad de los datos dentro del sistema SSOT.
Solución:
- Utilice herramientas de limpieza de datos para corregir inconsistencias y errores.
- Establezca reglas de validación claras para la entrada de datos.
- Designe a un administrador de datos para supervisar la calidad de los datos.
- Realice auditorías de datos periódicas para mantener la calidad.
2. Resistencia organizativa
Reto: Superar la resistencia de los empleados al cambio al implementar un sistema de fuente única de información veraz.
Solución:
- Involucre a los empleados desde el principio del proceso para que aporten sus opiniones.
- Comunique las ventajas de la SSOT.
- Ofrezca formación específica para fomentar la confianza en el uso del sistema como objetivo.
3. Complejidad técnica
Reto: Superar obstáculos técnicos, como problemas de integración de datos, problemas de compatibilidad y riesgos de seguridad de los datos, durante la implementación de un sistema SSOT.
Solución:
- Realice el trabajo con consultores experimentados para una implementación por fases.
- Garantice una sólida seguridad de los datos con cifrado y controles de acceso.
- Realice pruebas exhaustivas antes de la implementación completa.
4. Tiempo y recursos con límite
Reto: Abordar los considerables costes iniciales y el prolongado cronograma de implementación asociados a la implantación de un sistema SSOT.
Solución:
- Céntrese inicialmente en los casos de uso críticos y amplíe gradualmente.
- Implemente el proyecto SSOT por fases para gestionar los costes y los riesgos.
- Considere soluciones basadas en la nube para reducir los gastos en hardware.
5. Seguridad y privacidad de los datos
Reto: Mitigar el aumento de los riesgos de seguridad de los datos, incluido el acceso no autorizado, las violaciones de datos y otras amenazas, que plantea la implementación de un sistema SSOT.
Solución:
- Cifre los datos tanto en reposo como en tránsito.
- Utilice controles de acceso basados en roles para establecer límites en el acceso a los datos.
- Realice auditorías de seguridad periódicas para identificar y abordar las vulnerabilidades.
Ejemplos de fuente única de información veraz
Veamos algunos ejemplos prácticos para comprender mejor cómo funciona una única fuente de información veraz en diversos sectores.
1. Un sistema de gestión documental (DMS) para bufetes de abogados
Los bufetes de abogados utilizan un sistema de gestión documental (DMS) para gestionar y controlar las versiones de miles de contratos y documentos legales. En lugar de correos electrónicos y archivos físicos dispersos, el DMS proporciona una plataforma centralizada para acceder a los documentos y colaborar en ellos, lo que garantiza que todos los miembros del equipo trabajen con las versiones más actuales.
2. Sistema de gestión de información de productos (PIM) para el comercio minorista
Los minoristas utilizan un sistema PIM para consolidar la información de los productos, como las especificaciones, las imágenes y los precios de miles de elementos. Este sistema centralizado garantiza que todos los detalles de los productos sean coherentes en las tiendas online, las ubicaciones físicas y los materiales de marketing, evitando discrepancias y confusiones.
3. Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para la fabricación
Una empresa manufacturera puede emplear un sistema ERP para integrar datos de diversos departamentos, como finanzas, recursos humanos, producción y ventas. Este sistema centraliza el inventario, los calendarios de producción y los datos de rendimiento financiero, lo que proporciona una vista unificada que respalda la gestión eficiente de las operaciones.
4. Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) para una gran empresa de externalización de procesos empresariales (BPO)
En una gran empresa de externalización de procesos empresariales (BPO), un sistema de información de recursos humanos (HRIS) centraliza los datos de los empleados, incluida la información personal, las métricas de rendimiento y los detalles de nóminas. Este sistema consolida toda la información relacionada con los recursos humanos en un solo lugar, lo que facilita la gestión de los registros de los empleados y la automatización de procesos como el seguimiento de nóminas y asistencia.
5. Sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) para organizaciones sanitarias
Las organizaciones sanitarias utilizan un sistema de historias clínicas electrónicas (EMR) para almacenar y gestionar la información de los pacientes, como historiales médicos, diagnósticos y planes de tratamiento. Este sistema centralizado garantiza que todos los proveedores de atención sanitaria puedan acceder a los datos más actualizados de los pacientes, lo que favorece la precisión de los diagnósticos y la coordinación de la atención.
Simplifica tareas como la facturación, las reclamaciones de seguros y la programación de citas, y garantiza el cumplimiento de las normativas sanitarias, como la HIPAA.
Potencia tu organización con una SSOT para que se base realmente en los datos.
La implementación de una única fuente de información veraz es fundamental para que su organización se base más en los datos. Con una SSOT, logrará una toma de decisiones informada, una mayor colaboración, una mayor eficiencia, una reducción de los riesgos y una mejora del cumplimiento normativo.
Crear una SSOT es un proceso continuo que requiere un esfuerzo y un mantenimiento constantes. Herramientas como ClickUp pueden ser fundamentales para establecer y mantener su SSOT, ya que le ayudan a centralizar y gestionar los datos de forma eficaz. Su integración con su infraestructura tecnológica proporciona una experiencia fluida, lo que garantiza que su equipo trabaje con la información más precisa y actualizada.
El uso de herramientas como ClickUp puede sentar unas bases sólidas para el éxito a largo plazo. Empiece hoy mismo con una cuenta gratuita de ClickUp y comience su camino hacia un futuro más organizado y basado en datos.