Las agencias creativas tienen mala reputación, tanto como proveedores de servicios como empleadores.
Los clientes se quejan de que las agencias prometen más de lo que pueden cumplir para conseguir más trabajo, pero luego no cumplen con lo prometido. Los miembros del equipo luchan por producir un trabajo de calidad bajo una presión constante.
Sin embargo, algunas de las empresas más importantes, como Hub, Wieden+Kennedy u Ogilvy, demuestran que es posible realizar un trabajo creativo brillante. ¿Cuál es su secreto? Una relación estrecha y fluida entre la gestión de proyectos y la ejecución creativa.
En este blog, mostramos cómo las agencias pueden integrar la gestión de proyectos y las herramientas creativas para optimizar las operaciones diarias.
⭐ Plantilla destacada
¿Buscas una forma más limpia, rápida y sencilla de realizar el seguimiento de todos los clientes y sus campañas a la vez?
La plantilla para agencias de marketing de ClickUp te permite hacer precisamente eso. Clasifica tus campañas para navegar rápidamente, añade campos personalizados para definir cada campaña y realiza el seguimiento del progreso en tiempo real sin cambiar de pestaña.
El reto de la integración para las agencias
La gestión de proyectos y los procesos creativos son interdependientes. Sin embargo, la mayoría de las agencias tienen dificultades para alinearlos. He aquí dos razones por las que esto ocurre:
1. Operan con herramientas aisladas
Tu equipo creativo utiliza múltiples herramientas especializadas para producir su trabajo:
- Diseñadores: utilicen Figma, Adobe Creative Cloud y Canva para crear recursos visuales.
- Redactores: redacta borradores utilizando Documentos de Google, Notion, Jasper IA, Grammarly, etc.
- Editores de vídeo: Trabaja con Adobe Premiere Pro o After Effects para realizar la edición de gráficos en movimiento.
Además, tienes a los gestores de cuentas y de proyectos (PM) cambiando entre calendarios editoriales (hojas de cálculo), hilos de correo electrónico, mensajes de Slack, etc.
Todos realizan su trabajo con sus herramientas, sin colaborar. El proyecto se extiende en todas direcciones.
📌 Ejemplo: imagina que tu cliente deja un comentario en un fotograma específico en Figma. Como el gestor de proyectos solo utiliza hojas de cálculo y hilos de correo electrónico, nunca ve los comentarios.
2. La creatividad rara vez sigue una línea recta
El proceso creativo es dinámico, iterativo y complejo. Un activo pasa por múltiples rondas de comentarios, mientras que otro se aprueba de inmediato.
La gestión de proyectos, por otro lado, se basa en la estructura. Se nutre de cronogramas claros y previsibilidad.
Cuando las agencias intentan integrarlas, acaban poniendo en peligro una u otra. O bien se pierde la flexibilidad creativa que hace que el trabajo sea realmente bueno, o bien se rompe la estructura de planificación que mantiene las luces encendidas.
📌 Ejemplo: El gestor de proyectos asigna una entrada de blog al redactor, esperando que esté entregada, editada y lista para su publicación en una semana. El gestor de cuentas le dice al cliente que lo apunte en su Calendario.
El escritor cumple con su plazo personal, pero entonces se pone en marcha el proceso creativo. El editor quiere un gancho diferente, hay que rehacer el tono y, de repente, la tarea de una semana se convierte en una de diez días.
Ahora el proyecto se está retrasando y usted da una imagen poco profesional al cliente.
🧠 Dato curioso: Yoshiro Nakamatsu, inventor del disquete (y de más de 3000 patentes), tenía un proceso creativo que consistía en sumergirse en aguas profundas y permanecer allí hasta que su cerebro se quedaba sin oxígeno. Afirmaba que sus mejores ideas surgían segundos antes de morir. Luego las anotaba en un Bloc de notas especial resistente al agua que había inventado precisamente para ese fin.
Por qué la integración es importante para las agencias
Crea un sistema de uso compartido que puedan utilizar tanto tu equipo creativo como el de proyectos.
Los gestores de proyectos obtienen visibilidad en tiempo real de los flujos de trabajo creativos. Pueden planificar, ajustar y comunicar los calendarios de forma proactiva (no cuando el cliente solicita una actualización).
Los equipos creativos dejan de perder tiempo en tareas administrativas y disfrutan de horas creativas protegidas. Esta integración conduce a:
- Entrega más rápida: imagina una herramienta de gestión de proyectos con IA que notifica automáticamente al diseñador en el momento en que el redactor termina el texto. Nadie tiene que esperar a las actualizaciones y los proyectos avanzan sin retrasos innecesarios.
- Colaboración entre equipos: el contexto compartido es la clave del éxito de la gestión de proyectos en las agencias creativas. Todos ven los comentarios de los clientes al mismo tiempo, no hay misterio alguno sobre el estado del proyecto y ambos equipos son igualmente conscientes de las expectativas cambiantes de los clientes.
- Menos momentos «¡Uy!»: cuando la gestión de proyectos y el trabajo creativo se realizan en un mismo lugar, tu equipo evita accidentes como el uso compartido de la versión incorrecta de un archivo, la pérdida de comentarios de retroalimentación y el trabajo con briefings creativos antiguos.
- Mayor productividad del equipo: la gestión de proyectos tradicional limita el espacio para la exploración creativa y la producción. Los miembros del equipo gestionan manualmente las versiones de los archivos, transmiten las actualizaciones y recaban comentarios. Un enfoque integrado elimina estas interrupciones para mantener la productividad y evitar el estrés.
- Clientes más satisfechos: entregas fluidas, plazos de entrega más rápidos y menos errores conducen a una mejor experiencia del cliente. Cumples con los plazos. Ofreces una calidad constante. Los clientes confían más en ti, lo que se traduce en trabajos recurrentes y recomendaciones.
📮 ClickUp Insight: El profesional medio dedica más de 30 minutos al día a buscar información relacionada con el trabajo, lo que supone más de 120 horas al año perdidas en buscar entre correos electrónicos, hilos de Slack y archivos dispersos.
Un asistente inteligente con IA integrado en tu entorno de trabajo puede cambiar eso.
Entra en ClickUp Brain. Te ofrece información y respuestas instantáneas al mostrar los documentos, conversaciones y detalles de tareas adecuados en cuestión de segundos, para que puedas dejar de buscar y empezar a trabajar.
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📚 Más información: Liderazgo en marketing: cómo hacer crecer tu equipo de marketing
Cómo es la integración entre la gestión de proyectos y las herramientas creativas
A continuación se muestran algunos ejemplos que ilustran cómo es la gestión integrada de proyectos creativos:
Ejemplo 1: Asignación más inteligente de recursos
Antes: Cuando llega un nuevo proyecto, el gestor de proyectos se pone en contacto manualmente con todos los miembros del equipo creativo para conocer su disponibilidad. Mientras planifican la asignación, un editor sugiere una revisión importante para dos redactores.
El gestor de proyectos no tiene ni idea de esto y asigna nuevos trabajos a esos redactores, sobrecargándolos sin saberlo.
Después: La herramienta de gestión de proyectos creativos muestra la disponibilidad en tiempo real de cada profesional creativo. Cuando un editor asigna una revisión, el calendario del redactor se actualiza automáticamente. El gestor de proyectos ve que el redactor está ocupado y asigna la nueva tarea a otra persona.
📚 Más información: Las mejores herramientas de software para la planificación estratégica
Ejemplo 2: Bucles de retroalimentación más claros con los clientes
Antes: El cliente revisa un archivo y envía un correo electrónico al gestor de cuentas. El gestor de cuentas se lo comunica al gestor de proyectos, quien a su vez se lo reenvía al diseñador. Con tanta gente transmitiendo el mensaje, el diseñador suele recibir comentarios confusos o incompletos.
Después: Todas las tareas de la herramienta de gestión de proyectos incluyen archivos creativos enlazados. El cliente deja sus comentarios directamente en el activo o en la sección de comentarios de la tarea. Todos ven exactamente los mismos comentarios de forma inmediata, sin necesidad de transmitir mensajes.
Ejemplo 3: Gestión y recuperación automatizadas de activos
Antes: Los miembros del equipo pierden horas buscando en carpetas de Google Drive, cadenas de correos electrónicos y chats internos para encontrar el recurso adecuado. Se envían mensajes constantemente para confirmar si se trata de la última versión o de una antigua.
Después: Los activos creativos se enlazan con tareas dentro de la herramienta de gestión de proyectos. En el momento en que se marcan como «Aprobados», el sistema de gestión de proyectos mueve automáticamente el archivo a la carpeta correcta de su biblioteca de activos digitales. Cuando alguien necesita el activo, solo tiene que buscar cómo era, el texto que contiene o el proyecto al que estaba relacionado, y la herramienta de gestión de proyectos lo captura rápidamente.
👀 ¿Sabías que... En la legendaria agencia Doyle Dane Bernbach (DDB) de la década de 1960, Bill Bernbach cambió radicalmente la vida de la agencia. Fue el primero en reunir a un director artístico y un redactor publicitario en la misma sala. Antes de esto, los redactores escribían el texto y lo «enviaban» al departamento de arte como si se tratara de una cadena de montaje.
Paso a paso: cómo las agencias pueden integrar la gestión de proyectos y las herramientas creativas
Veamos cómo las agencias pueden crear un sistema unificado que integre la gestión de proyectos y el trabajo creativo.
También veremos cómo el software para agencias creativas de ClickUp simplifica esta integración, junto con el software de gestión de proyectos de ClickUp.
1. Centraliza la planificación de campañas
Empieza por reunir todas tus campañas existentes en un único hub.
Si gestionas varias campañas para diferentes clientes, organízalas en carpetas de clientes para facilitar su seguimiento.
A continuación, estandarice el diseño básico de todas las campañas. Debe incluir:
- Objetivos de la campaña + público objetivo + KPI
- Resultados clave
- Las diferentes fases de la campaña tal y como se indican en la hoja de ruta de marketing.
- Cronogramas, hitos y fechas límite de los proyectos.
- Calendarios de publicación
- Roles y responsabilidades de todos los miembros del equipo de marketing.
- Formularios de solicitud creativa
- Identidad de marca y otras directrices específicas del cliente.
¿No quieres diseñar esta estructura desde cero? ClickUp ofrece numerosas plantillas prediseñadas que las agencias pueden personalizar en cuestión de minutos para centralizar la gestión de las campañas de marketing.
Estas son nuestras dos recomendaciones principales:
La plantilla para agencias de marketing de ClickUp
¿Dirige una agencia mediana o grande que gestiona más de 10 clientes?
La plantilla para agencias de marketing de ClickUp ofrece un sistema operativo listo para usar que permite gestionar múltiples clientes, campañas y equipos internos en una única vista centralizada.
Funciones principales:
- Utiliza estados personalizados para realizar el seguimiento de las campañas de un vistazo y revisar el progreso.
- Obtenga seis campos personalizados, como Cuenta, Tamaño del contrato, etc., para definir los atributos clave de cada campaña.
- Visualice su campaña utilizando diferentes vistas personalizadas, como el cronograma del contrato, la lista de contratos, el progreso del contrato y mucho más.
- Utiliza el sistema de gestión de proyectos integrado para asignar tareas, añadir dependencias, cambiar estados, realizar el seguimiento del tiempo, etc.
Antes de que te des cuenta, tendrás todas tus campañas perfectamente organizadas, con el mínimo esfuerzo.
La plantilla de gestión de campañas de marketing de ClickUp
Planifica, realiza un seguimiento y evalúa campañas individuales en tiempo real con la plantilla de gestión de campañas de marketing de ClickUp.
Crea diferentes fases para cada campaña, añade tareas, establece fechas límite, define roles y asigna trabajo sin salir de tu rastreador de campañas.
Funciones principales:
- Obtenga 11 atributos personalizados, como Contenido final, Equipo asignado, Aprobación, etc., para definir las tareas en cada fase de la campaña.
- Estados de tareas personalizados para supervisar el progreso en todo momento.
- Visualiza tu campaña utilizando siete vistas diferentes, como el seguimiento del presupuesto, el seguimiento del equipo de redes sociales, la tabla de fases de marketing y mucho más.
Al utilizar esta plantilla, puedes condensar rápidamente todo el ciclo de vida del proyecto en un tablero estructurado.
💡 Consejo profesional: ¿Necesitas una herramienta todo en uno para gestionar tanto las campañas como las promociones de los clientes? Prueba la plantilla de gestión de campañas y promociones de ClickUp. Centraliza la recepción de solicitudes, la planificación, la producción y el seguimiento del lanzamiento para ayudar a las agencias a gestionar las campañas y promociones en cada fase.
2. Conecta las tareas con los activos creativos
A continuación, crea tareas para cada campaña y enlaza los activos creativos directamente a ellas.
📌 Ejemplo: Si un diseñador está trabajando en un anuncio, el enlace al archivo Figma o al documento en la nube de Photoshop debe incluirse en la tarjeta de tareas.
Organiza estos activos en tu herramienta de gestión de activos digitales para reflejar la estructura del proyecto. Así, si una tarea forma parte de la «Campaña social del primer trimestre», su activo creativo debe añadirse a la carpeta «Campaña social del primer trimestre».
Estandariza las convenciones de nomenclatura para tus activos creativos. De esta manera, todo el mundo sabrá inmediatamente cuál es la última versión de un activo, incluso con solo echar un vistazo rápido.
Cómo ayuda ClickUp
Las tareas de ClickUp hacen que sea muy fácil gestionar cientos de elementos de campaña a la vez sin perder tus activos creativos.
Crea una tarea en ClickUp y añade los detalles necesarios, incluyendo la descripción de la tarea, las personas asignadas, las fechas de inicio y fecha límite, los niveles de prioridad, las listas de control de calidad, etc. Sube imágenes, documentos, vídeos y otros archivos directamente a esta tarea como adjuntos para mantener todos los activos relacionados en un solo lugar.
A continuación te explicamos cómo realizar el seguimiento de tus tareas de marketing en el trabajo:
Los campos personalizados te ayudan a organizar estos activos de forma ordenada dentro de una tarea. Por ejemplo, crea un campo personalizado como «Enlace de Canva» para que el diseñador coloque allí el enlace, mientras que el redactor sube el documento del blog al campo «Borrador del blog».
🚀 Ventaja de ClickUp: Los equipos creativos se ahogan en activos dispersos: archivos repartidos entre Drive, Figma, el correo electrónico y los hilos de chat. La gente dedica más tiempo a buscar información que a diseñar y lanzar campañas.
ClickUp BrainGPT se sitúa por encima de este caos y actúa como capa de comprensión de tu trabajo. Lee tus tareas, carpetas, espacios y herramientas externas para encontrar el archivo o la información adecuados en cuestión de segundos.
Aquí tienes un adelanto de ClickUp Brain:
- Entiende el «significado» de tu consulta: utiliza IA contextual para buscar archivos basándose en el contexto y la intención de tu consulta, no solo en las palabras clave. Por ejemplo, busca «tira azul para la página de inicio de XYZ» en lugar de escribir el nombre exacto del archivo.
- Manténgase al día con su entorno de trabajo: manténgase sincronizado con actualizaciones en tiempo real de sus tareas, documentos, comentarios y adjuntos, proporcionando respuestas basadas en el estado actual de su trabajo.
- Búsquedas de archivos/información: ClickUp Enterprise Search es muy similar a Google, pero para tu entorno de trabajo de ClickUp. Realiza búsquedas en tareas, documentos, comentarios, archivos, campañas e incluso herramientas conectadas utilizando indicaciones de lenguaje natural.
3. Optimiza los comentarios y las aprobaciones
Anima a los aprobadores y a los clientes a que den su opinión directamente sobre el activo. Por ejemplo, si se trata de un vídeo, comenta la marca de tiempo. Si se trata de un diseño, añade una nota al elemento específico.
Lo más importante es mantener todas las discusiones sobre una revisión dentro de la propia tarea. Esto crea un historial claro de por qué se realizaron los cambios. Definir quiénes son los aprobadores es igualmente importante. Establece un orden claro sobre quién debe dar el visto bueno para evitar comentarios desordenados.
Por último, asegúrate de que incluso los aprobadores dispongan de un plazo fijo para revisar los creativos y responder. Esto evita que los proyectos se estanquen.
Cómo ayuda ClickUp
La función de Revisión de ClickUp agiliza el proceso de retroalimentación mediante anotaciones en los activos y herramientas de gestión de tareas.
Los revisores pueden hacer clic en cualquier punto de una imagen, vídeo o PDF cargado para añadir sus sugerencias. Pueden insertar notas de texto, dibujar figuras y resaltar áreas para explicar con precisión los problemas.
🚀 Ventaja de ClickUp: Utiliza ClickUp Docs para mantener todos los comentarios alineados y rastreables dentro del propio documento.
Los editores pueden resaltar texto, añadir comentarios con @menciones y asignar tareas a los redactores para que las resuelvan. La barra lateral muestra los hilos de discusión y el estado (abierto/resuelto) de todo el documento.
Esto funciona bien para briefings creativos, borradores de textos o moodboards almacenados como texto.
4. Realiza la automatización de los flujos de trabajo repetitivos
Nada frena más rápido el impulso de tu agencia que los flujos de trabajo manuales.
Los gestores de proyectos creativos se pasan el día trasladando detalles de los briefings a las tareas, transmitiendo las peticiones de última hora de los clientes y persiguiendo las actualizaciones. Mientras tanto, se espera que el equipo creativo deje lo que está haciendo para elaborar informes sobre cada pequeño progreso.
Las automatizaciones se encargan del trabajo de fondo para que ambas partes se centren en sus tareas reales en lugar de en mover datos.
A continuación se muestran algunos ejemplos de automatizaciones básicas:
- Desencadenantes de estado: cuando un redactor mueve un borrador a «Terminado», el editor recibe una alerta instantánea.
- Creación de tareas: crea automáticamente tareas a partir de los nuevos briefings añadidos en la plataforma de gestión de proyectos.
- Recordatorios: Automatiza los avisos para los plazos próximos o vencidos.
- Comunicación con el cliente: Genera informes semanales sobre el progreso del proyecto todos los viernes y envíalos por correo electrónico al cliente.
Cómo ayuda ClickUp
Las automatizaciones de ClickUp facilitan la automatización de los flujos de trabajo repetitivos. Puedes definir los desencadenantes, las condiciones y las acciones de la automatización mediante una sencilla interfaz de arrastrar y soltar.
Por ejemplo, cuando el estado de una tarea cambie a «Listo para revisión», asígnela automáticamente al gestor de cuentas, añada revisores específicos, actualice la fecha límite en +1 día y notifíqueselo a todos.
Además, los Super Agents de ClickUp actúan como asistentes a tiempo completo, supervisando tus flujos de trabajo, tomando decisiones y ejecutando acciones de forma autónoma.
Por ejemplo, cuando alguien deja un comentario sobre una tarea, el agente de IA escanea los comentarios y las anotaciones en línea para crear elementos de acción para el propietario de la tarea. Vea este vídeo para obtener más información sobre cómo crear agentes de IA 👇.
5. Realiza el seguimiento del rendimiento de la agencia en tiempo real
Ha integrado sus herramientas de gestión de proyectos con software creativo. Pero, ¿cómo sabe si esta configuración realmente aumentará la rentabilidad de su proyecto? ¡A través del seguimiento del rendimiento en tiempo real!
Para empezar, mida cuánto tiempo tarda una tarea en pasar de «Brief» a «Aprobado» antes y después de la integración. Identificar dónde se atasca el trabajo le ayudará a mejorar la eficiencia de la configuración de la gestión de proyectos de su agencia creativa.
Pero ten en cuenta que este seguimiento solo es eficaz cuando no se realiza de forma aislada. Si realizas un seguimiento del rendimiento creativo en una herramienta y de la gestión de proyectos en otra, se pierde todo el sentido de la integración.
Cómo ayuda ClickUp
Los paneles de ClickUp extraen información en tiempo real directamente de tus tareas, proyectos, portales de clientes y herramientas conectadas para que puedas realizar el seguimiento de todo en un solo lugar.
Puede crear paneles específicos para cada cliente o campaña y personalizarlos con tarjetas de widgets relevantes. Por ejemplo, añada gráficos de burnup cuando desee medir las tareas completadas frente al alcance total a lo largo del tiempo.
Estos paneles pueden alimentar un panel maestro que ofrece información clave de un vistazo, como el rendimiento del equipo, el trabajo general con los clientes, la gestión financiera, etc.
🚀 Ventaja de ClickUp: Combina tus paneles de ClickUp con tarjetas de IA. Estos widgets dinámicos analizan los datos de tus tareas y ofrecen resúmenes o recomendaciones en lenguaje natural directamente en tu panel.
Por ejemplo, en lugar de fijarte en números sin procesar como «12 tareas atrasadas», la tarjeta de IA te dice «Marketing tiene 8 creatividades atrasadas: ¿asignas 2 a Sarah (20 % de capacidad) o retrasas la fecha límite hasta el viernes?».
👀 ¿Sabías que... En el informe Wellingtone State of Gestión de Proyectos, se descubrió que el 50 % de los gestores de proyectos dedican una parte significativa de su tiempo, a menudo un día entero o más al mes, a escribir informes manualmente en lugar de gestionar realmente a sus equipos?
Casos de uso reales en agencias
A continuación, te presentamos algunos casos reales en los que las agencias han integrado sus herramientas de gestión de proyectos y creativas para optimizar sus operaciones:
1. Nuevo alcance
Reto: New Reach Marketing estaba creciendo rápidamente, pero llevaba a cabo sus campañas utilizando herramientas dispersas, hojas de cálculo y hilos de Slack. El equipo tenía dificultades para gestionar las expectativas de los clientes en múltiples proyectos y ampliar su agencia.
Solución: Adoptaron ClickUp como solución integral para la gestión de proyectos y clientes. Los flujos de trabajo estandarizados sustituyeron a las hojas de cálculo ad hoc, mientras que los paneles mostraban la carga de trabajo y el estado de los clientes en tiempo real. El trabajo se volvió más predecible, fácil de seguir y más fácil de delegar.
Resultados:
- Escalado a alrededor de 800 000 dólares de ingresos anuales recurrentes (ARR) manteniendo la calidad del servicio.
- Menor dependencia del fundador para el seguimiento diario de las tareas.
2. Mentor farmacéutico
Reto: El pequeño equipo de relaciones con los clientes de Pharmacy Mentor gestionaba 200 clientes utilizando un conjunto disperso de aplicaciones, entre las que se incluían Google Workspace, el correo electrónico y Docs. Esto provocaba el caos: proliferación de herramientas, cambios constantes de contexto, duplicación de trabajo, falta de visibilidad de los proyectos en tiempo real y un seguimiento deficiente de las metas internas.
Solución: A diferencia de la gestión de proyectos tradicional, ClickUp proporcionó a Pharmacy Mentor un conjunto de herramientas consolidado para gestionar proyectos, colaborar con los clientes y realizar análisis en tiempo real. Sustituyó los problemas con las carpetas por tareas estructuradas, formularios de admisión de clientes simplificados y un seguimiento centralizado de los proyectos.
Resultados:
- Un 20 % menos de revisiones en los proyectos de los clientes.
- Comunicación interna 100 % fluida sin barreras de zonas horarias.
- Equipos dos veces más productivos tras sustituir las reuniones diarias de cuentas por la visibilidad compartida de los proyectos.
⚡Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas para la gestión de proyectos
Obstáculos comunes a los que se enfrentan las agencias
Estos son algunos de los retos más comunes a los que se enfrentan las agencias a la hora de gestionar proyectos creativos:
| Errores comunes | Por qué ocurre esto |
| Cambio de contexto entre herramientas | Las herramientas separadas para la gestión de proyectos y el trabajo creativo suponen una pérdida de tiempo, ya que los equipos tienen que cambiar constantemente de aplicación y pierden la concentración. |
| Bucles de retroalimentación dispersos | Los comentarios llegan por correo electrónico, chats o documentos sin vínculos claros con los activos, lo que provoca interminables idas y venidas. |
| Desviación del alcance | Debido a que el trabajo de diseño y el tablero de proyectos no están sincronizados, las agencias carecen de visibilidad y aceptan trabajo adicional de última hora. |
| Libertad creativa en peligro | Los procesos rígidos, los plazos ajustados o las aprobaciones excesivas sofocan las ideas de los diseñadores, obligándoles a optar por opciones seguras en lugar de trabajos atrevidos. |
👀 ¿Sabías que: Según una investigación de Harvard Business Review, solo el 35 % de los proyectos de todos los sectores se consideran realmente exitosos. Esto significa que casi dos tercios de todos los proyectos profesionales no logran sus metas originales, superan su presupuesto o no cumplen con sus plazos.
El futuro de la integración de la creatividad y la gestión de proyectos
La inteligencia artificial sigue evolucionando. Para las agencias, esto significa que la gestión de proyectos creativos se volverá intrínsecamente inteligente, más rápida y más eficiente.
Estas son algunas de las tendencias que podemos esperar:
- Versiones autónomas: las herramientas de gestión de activos utilizarán el análisis contextual para gestionar y organizar archivos sin intervención humana. Por ejemplo, el sistema archiva automáticamente los borradores y solo mantiene en la parte superior las versiones listas para el cliente.
- Nivelación predictiva de recursos: los sistemas del futuro irán más allá de mostrar la disponibilidad del equipo para predecir cuellos de botella y sugerir medidas correctivas. Por ejemplo, el software recomienda cambiar una fecha límite o reasignar una tarea antes de que el miembro del equipo se dé cuenta de que está sobrecargado.
Pero la diferencia más notable radica en el cambio del rol del gestor de proyectos.
Los futuros gestores de proyectos serán facilitadores. Con la IA encargándose del trabajo pesado, los gestores de proyectos se centrarán en la estrategia del proyecto, la visión creativa, la comunicación con el cliente y la coordinación del equipo.
📚 Más información: Gestión de proyectos para pequeñas empresas: estrategias y herramientas
Domina la gestión de proyectos creativos con ClickUp.
Dirigir una agencia rentable es todo un arte. Debes equilibrar constantemente la calidad creativa con plazos estrictos y presupuestos ajustados.
No estamos diciendo que la solución sea disponer de un conjunto reducido de herramientas tecnológicas. En todo caso, eso es muy poco realista para cualquier agencia.
Pero es imprescindible una integración completa y de automatización en todos tus sistemas.
ClickUp salva la brecha entre la planificación de proyectos de alto nivel, la producción creativa diaria y la excelencia creativa a largo plazo.
Las agencias pueden optimizar los ciclos creativos con Tareas y Revisión, realizar automatizaciones en los flujos de trabajo, compartir información en tiempo real y integrar IA contextual (ClickUp BrainGPT) para alcanzar la máxima eficiencia.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
Al integrar la gestión de proyectos y las herramientas creativas, eliminas la fricción entre la planificación y la ejecución. Los gestores de proyectos obtienen visibilidad en tiempo real del proceso creativo sin tener que molestar al equipo para obtener actualizaciones. Los profesionales creativos se centran en su trabajo, ya que ya no tienen que registrar manualmente el progreso ni buscar recursos. Esto reduce los costosos errores, acelera los plazos de entrega, mejora la calidad de la producción creativa y mantiene satisfechos a tus clientes.
ClickUp actúa como un centro neurálgico que se conecta directamente a tu pila creativa a través de integraciones nativas y API. Te permite incrustar archivos de diseño en tiempo real, sincronizar el almacenamiento en la nube y automatizar las actualizaciones de tareas en función de la actividad de los archivos. De este modo, tu comunicación, tus archivos y tus cronogramas se mantienen en un solo lugar, lo que garantiza la coherencia de tus datos entre los distintos equipos.
Sí, ClickUp ofrece una variedad de plantillas prediseñadas creadas específicamente para agencias creativas y equipos de diseño. Comience con la plantilla de agencia de marketing de ClickUp para crear su plan de alto nivel para todos los clientes y sus campañas. A continuación, detalle cada campaña utilizando la plantilla de gestión de campañas de marketing de ClickUp. Utilícelas como base y personalícelas para que se adapten a los requisitos de su agencia.
Los clientes no necesitan una cuenta de pago de ClickUp para revisar el trabajo o proporcionar comentarios. Puede utilizar las funciones de uso compartido público para enviar enlaces activos a sus tableros de proyectos o documentos específicos. Además, la función de Revisión permite a los clientes dejar comentarios directamente en imágenes o vídeos mediante un sencillo enlace de acceso para invitados. Esto mantiene el ciclo de comentarios rápido y centralizado.
Las agencias pueden utilizar los paneles de control de ClickUp para supervisar el rendimiento de alto nivel en tiempo real. Puede realizar un seguimiento de las horas facturables, los presupuestos de los proyectos y la capacidad del equipo mediante widgets visuales que se actualizan automáticamente a medida que avanza el trabajo. Al vincular el control de tiempo directamente a las tareas, puede ver exactamente dónde se están gastando los recursos.