El marketing de eventos genera un ROI increíble. El 52 % de los profesionales del marketing atribuyen a los eventos una parte importante de sus acuerdos, y el 72 % afirma que los acuerdos se cierran más rápido después de que los clientes potenciales asisten a un evento.
Sin embargo, una estrategia típica de marketing de eventos sigue basándose en listas de control manuales y herramientas desconectadas. Para cuando se realizan las encuestas posteriores al evento y se envían los correos electrónicos de seguimiento, el momento ya ha pasado.
Esta guía le muestra cómo crear un embudo de eventos impulsado por IA. Y si desea obtener un alto retorno de la inversión, le recomendamos utilizar ClickUp como hub de marketing y planificación de eventos.
Le guiaremos por todas las fases del embudo de marketing de eventos, le mostraremos dónde se esconden las lagunas más comunes y le proporcionaremos un plan para subsanarlas.
¿Qué es un embudo de marketing de eventos?
Un embudo de marketing de eventos es el camino que siguen tus clientes potenciales para participar en tus eventos. Comienza cuando se enteran por primera vez de tu evento. Termina cuando pasan a la acción: se registran, asisten o se convierten en clientes potenciales. Piensa en ello como el recorrido de un comprador.
El embudo realiza cuatro funciones clave:
- Enfoca tus mensajes para que la concienciación no sea aleatoria.
- Secuencia tus comunicaciones para que el interés se convierta en inscripciones.
- Coordina los pasos para que las inscripciones se conviertan en asistencia real.
- Captura los datos que necesita para demostrar el retorno de la inversión.
Cuando cada fase funciona bien, los eventos crean oportunidades y relaciones. Cuando falla, su gasto parece un desperdicio.
Fases de un embudo de marketing de eventos tradicional
Un embudo de marketing de eventos estándar tiene cuatro fases principales:
- Concienciación (llamar la atención)
- Interés (impulsar las visitas y los registros)
- Decisión (convertir a los inscritos, confirmar la asistencia) y
- Acción (asistencia, compromiso y conversión posterior al evento)
🤝 Recordatorio amistoso: cada fase necesita contenidos, sistemas y métricas diferentes. La concienciación se basa en un amplio alcance y en el rendimiento de los anuncios y las campañas. El interés depende de las páginas de destino y del seguimiento por correo electrónico. La decisión requiere un registro sencillo y rápido, así como recordatorios. Y, por último, la acción requiere una excelente experiencia in situ y un seguimiento oportuno.
Donde fallan los embudos manuales
La mayoría de los equipos siguen llevando a cabo estas fases con herramientas desconectadas y traspasos manuales. Hojas de cálculo para las listas de invitados. Una plataforma independiente para la venta de entradas. Herramientas de correo electrónico que no se sincronizan con su CRM. Y encuestas posteriores al evento que llegan con semanas de retraso.
Esto plantea cuatro problemas:
- Pérdida de datos: no existe una única fuente de información veraz.
- Tareas pendientes: los recordatorios manuales se pierden por el camino.
- Atribución deficiente: los eventos no están enlazados con los ingresos.
- Seguimiento lento: los clientes potenciales se enfrían antes de que el equipo de ventas los vea.
¿Quiere convertir los eventos en motores de ingresos? Le mostraremos cómo solucionar esas deficiencias con la IA.
Embudo de marketing de eventos basado en IA frente al embudo de marketing de eventos tradicional
El embudo de marketing tradicional puede no ser suficiente para maximizar el ROI de los eventos. He aquí por qué necesita un embudo impulsado por IA:
| Lo que está pendiente | Embudo impulsado por IA | Embudo tradicional |
| Gestión de datos | La IA recopila automáticamente el comportamiento de los asistentes y los datos de CRM. | Los datos se encuentran en herramientas separadas que requieren combinar y limpiar manualmente. |
| Dirigirse al público objetivo | Los modelos de IA predicen quiénes se convertirán y cuándo contactar con ellos. | Los equipos utilizan reglas básicas empíricas y pierden señales. |
| Creación de contenido | La IA generativa redacta correos electrónicos y mensajes personalizados para cada segmento. | Correos electrónicos genéricos para todos |
| Ejecución de campañas | La IA se encarga de la divulgación, los recordatorios y los seguimientos. | Mucho trabajo manual |
| Experiencia in situ | Sugerencias en tiempo real basadas en datos en vivo. | Calendarios impresos y mensajes ad hoc |
| Medición de resultados + atribución | Los modelos enlazan rápidamente los eventos con los ingresos. | Seguimiento irregular que no permite demostrar el retorno de la inversión |
| Velocidad y coste | Ejecución más rápida con menos personal. | Procesos lentos y laboriosos |
Ventajas de utilizar la IA en los embudos de marketing de eventos
La IA resuelve los problemas concretos que hacen que los eventos sean caros y difíciles de escalar. Esto es lo que soluciona:
Mejor orientación y mayor conversión en fases más tempranas.
La IA encuentra a las personas más propensas a registrarse y convertir, basándose en patrones de participación. Eso significa menos anuncios desperdiciados y mejores resultados con el mismo presupuesto.
La automatización del trabajo repetitivo libera al equipo para que se dedique a la estrategia.
Tareas como redactar correos electrónicos, ejecutar secuencias de recordatorios, enviar notas in situ y actualizar registros de CRM se pueden automatizar con IA generativa y agentes de flujo de trabajo. Esto reduce los errores manuales y acelera la ejecución. En cambio, su equipo se centra en la estrategia.
Medición del retorno de la inversión más rápida y fiable.
🧠 Dato curioso: En 2024-25, el 95 % de los equipos de eventos afirmaron que mejorar el enfoque en el retorno de la inversión y la medición era una de sus principales prioridades.
La IA puede unir las inscripciones, la asistencia, la participación y los comportamientos posteriores al evento en un único modelo de atribución. De este modo, puede enlazar rápidamente los eventos con el proceso de ventas y con los ingresos.
Las experiencias personalizadas in situ aumentan la participación.
Las recomendaciones en tiempo real mejoran la satisfacción. ¿A qué sesiones debería asistir alguien? ¿A quién debería tener una reunión? La IA sugiere las mejores opciones, convirtiendo a los asistentes ocasionales en clientes potenciales con los que se puede interactuar.
Expándase sin aumentar la plantilla.
Cuando la IA se encarga del trabajo pesado (segmentación, borradores de contenido, comunicaciones básicas, atribución), puede organizar más eventos sin necesidad de contratar a más personal.
Fases de un embudo de marketing de eventos impulsado por IA
Veamos cómo funciona cada fase del embudo de eventos con la IA. Verá ejemplos concretos de marketing de eventos que puede aplicar a la planificación de sus eventos ahora mismo.
Fase 1: Concienciación
En la parte superior del embudo, su meta es alcanzar un amplio público y captar la atención. Pero no basta con difundir mensajes por todas partes y esperar que alguno dé resultado. La IA le ayuda a crear contenido optimizado para la fase de concienciación.
Utilice herramientas de IA generativa, como ClickUp Brain, para redactar entradas de blog, fragmentos de redes sociales o textos publicitarios optimizados para SEO con las palabras clave que busca su público. ClickUp Brain es el asistente de IA para el trabajo más completo del mundo, basado en el conocimiento de su empresa, por lo que todas sus sugerencias se adaptan a sus tareas.
Mientras tanto, las herramientas de segmentación publicitaria basadas en IA analizan las señales de comportamiento (hora del día, dispositivo, consumo de contenido anterior) para ofrecer el mensaje adecuado a las personas adecuadas.
📌 Por ejemplo, la IA podría predecir qué segmentos de público están interesados en su conferencia sobre la expansión de la IA. A continuación, genera variaciones creativas y las coloca en los canales de distribución. Puede vincularlo todo a una herramienta como ClickUp para equipos de marketing.
Fase 2: Interés
Una vez que las personas conozcan su evento, anímelas a participar.
Algunas opciones impulsadas por IA incluyen:
- Chatbots con IA en la página de destino de su evento. Hacen preguntas de calificación como «¿Qué tema le interesa más?». Sugieren sesiones y recopilan datos. Esos datos fluyen a su CRM.
- Páginas de destino impulsadas por IA. Cambian en función del comportamiento de los visitantes. Si alguien asistió a su seminario web sobre agentes de IA el año pasado, verá contenido personalizado.
- Herramientas de IA para el análisis del sentimiento que supervisan las redes sociales y el comportamiento de registro. Detecta a tiempo la falta de compromiso o el interés creciente.
💡 Consejo profesional: convierte cada conversación del chatbot en una tarea en ClickUp.
- Conecta tu chatbot o formulario ClickUp para que cada nuevo cliente potencial cree automáticamente una tarea en tu lista de eventos.
- Utilice campos personalizados para recopilar detalles como el interés en la sesión, el rol o la puntuación de intención.
- Añada etiquetas basadas en lo que sugiere el chatbot.
- A continuación, configure automatizaciones sencillas para asignar clientes potenciales con alta intención de compra al equipo de ventas, notificar al propietario del evento o desencadenar tareas de seguimiento.
Esto mantiene a los clientes potenciales en movimiento.
Fase 3: Consideración
Esta es la fase en la que los clientes potenciales deciden si confirman su compromiso.
La IA realmente marca la diferencia en este caso.
Los modelos predictivos de puntuación de clientes potenciales estudian el comportamiento en tiempo real (páginas visitadas, interés en la sesión, respuestas del chatbot) y asignan una probabilidad de registro o asistencia.
Su motor de automatización de correo electrónico puede utilizar la IA para enviar secuencias de nurturing ultraorientadas: si alguien ha hecho clic en la sesión sobre «Tendencias del sector», envíele un breve vídeo de 60 segundos con un adelanto de su ponente principal, además de un fragmento sobre «por qué le interesará asistir».
Su equipo solo interviene cuando los clientes potenciales están interesados. Sin esfuerzos innecesarios.
Fase 4: Decisión/Conversión
Mínima fricción y máxima relevancia. Ese es el mantra en el punto de conversión, ya sea el registro o el pago.
La IA impulsa los motores de recomendación que lo hacen posible. Si alguien quiere «contenido sobre el éxito de los clientes», el sistema le propone la sesión adecuada. Incluso añade un descuento por tiempo limitado: «Regístrese en 48 horas para obtener acceso VIP».
¿Por qué? La IA detecta comportamientos cercanos a la conversión y añade incentivos contextuales de forma automática. De este modo, se reduce el abandono del proceso de pago.
Fase 5: Posterior al evento/retención
El embudo no termina con el evento. La retención, el seguimiento y la creación de comunidades determinan si su evento genera oportunidades y relaciones a largo plazo, o si se convierte en un gasto puntual.
La IA analiza los comentarios de las encuestas. Detecta el sentimiento y señala a los asistentes en riesgo. Las quejas recurrentes sobre «sesiones genéricas» se derivan automáticamente. Los asistentes de alto valor reciben un trato personalizado. Los insatisfechos reciben una disculpa y una oferta.
La IA también identifica a los asistentes con intereses comunes. A continuación, genera invitaciones para establecer contactos o indicaciones de debate con el fin de impulsar el registro de un evento a otro.
Al combinar todas estas fases, su embudo de eventos se convierte en un sistema conectado. Deja atrás las listas de control manuales para pasar a un impacto estratégico.
📮 Información de ClickUp: Solo el 10 % de los encuestados utiliza habitualmente herramientas de automatización y busca activamente nuevas oportunidades para automatizar.
Esto pone de relieve una importante palanca sin explotar para la productividad: la mayoría de los equipos siguen dependiendo de trabajos manuales que podrían optimizarse o eliminarse.
Los agentes de IA de ClickUp facilitan la creación de flujos de trabajo automatizados, incluso si nunca antes ha utilizado la automatización. Con plantillas plug-and-play y comandos basados en lenguaje natural, la automatización de tareas se pone al alcance de todos los miembros del equipo.
💫 Resultados reales: QubicaAMF redujo el tiempo de elaboración de informes en un 40 % utilizando los paneles dinámicos y los gráficos automatizados de ClickUp, lo que transformó horas de trabajo manual en información en tiempo real.
Herramientas de IA para la promoción y gestión de eventos
La IA convierte la promoción y la gestión de eventos de una serie de traspasos manuales en un sistema orquestado.
Muchos equipos de marketing ya utilizan herramientas de IA para eventos, como Cvent o Bizzabo para las inscripciones, HubSpot o Marketo para los correos electrónicos y chatbots para responder preguntas y calificar a los clientes potenciales. Otros utilizan herramientas de análisis para realizar el seguimiento del compromiso y el ROI.
El problema es que estas herramientas no se comunican bien entre sí. El trabajo se divide entre varias plataformas y los equipos pierden tiempo trasladando datos, lo que genera enormes costes de dispersión del trabajo.
Configuración de embudos de marketing de eventos impulsados por IA: plataforma de gestión de eventos de ClickUp.
Aquí es donde entra en juego ClickUp. Su sistema de gestión de eventos ClickUp se compone de su entorno de trabajo de ClickUp + agentes de IA + automatizaciones + formularios + paneles. Únalos y obtendrá un único lugar para planificar, ejecutar y medir eventos de principio a fin.
A continuación le explicamos cómo:
Empiece por crear un espacio ClickUp dedicado a sus campañas de eventos. Este se convertirá en su centro de comandos. Contiene todas las listas de tareas, documentos y comunicaciones relacionados con los eventos.
Cada tarea pendiente para el marketing de tu evento se convierte en una tarea de ClickUp (por ejemplo, invitar a ponentes, crear publicaciones en redes sociales, etc.). Puedes agrupar las tareas relacionadas en una lista de ClickUp. Cada evento puede tener su propia lista para mantener todo organizado.
Puede utilizar los Campos personalizados de ClickUp para realizar el seguimiento de detalles esenciales como la fecha del evento, la ubicación, el propietario de la campaña y la prioridad.
Defina cada fase de su embudo de marketing de eventos como un estado personalizado o un campo personalizado en ClickUp, como «Admisión», «Planificación», «Promoción en curso», «Confirmaciones de asistencia recopiladas», «Día del evento» y «Seguimiento posterior al evento».
📚 Lea también: Cómo utilizar la IA para la planificación de eventos
Automatización de la gestión de campañas: ClickUp AI y Automatizaciones
La solución de gestión de eventos de ClickUp se basa en sus agentes de IA contextual y sus automatizaciones. Estos se encargan de las tareas repetitivas y permiten que su equipo se centre en el trabajo de alto valor.
Una vez que sus embudos estén listos, configure las automatizaciones de ClickUp sin código para mover las tareas a través de cada fase del embudo en función de los desencadenantes.
📌 Por ejemplo:
- Cuando se envíe un formulario con una idea para un evento, cree una nueva tarea de evento y ajuste el estado en «Admisión».
- Cuando todas las subtareas previas al evento estén completadas, mueva automáticamente la tarea principal a «Promoción en curso».
- Una vez pasada la fecha del evento, desencadene un cambio de estado a «Seguimiento posterior al evento» y asigne tareas de recopilación de comentarios.
La IA de ClickUp puede asignar tareas automáticamente en función de criterios como la ubicación del evento o el tipo de campaña.
📌 Por ejemplo, si su equipo gestiona eventos en varias regiones, puede configurar automatizaciones para que las tareas de los eventos en EE. UU. se asignen a un gestor, mientras que las de los eventos en el Reino Unido se asignen a otro. Del mismo modo, la IA puede establecer fechas límite para cada tarea o subtarea. Esto garantiza que los plazos siempre se ajusten al cronograma de su evento.
Vea este vídeo para descubrir cómo la IA rellena automáticamente las propiedades de las tareas de ClickUp:
Compartir actualizaciones de progreso en tiempo real: campos de ClickUp AI
A medida que su equipo trabaja en las tareas de la campaña, los campos de IA de ClickUp pueden generar resúmenes instantáneos y elementos de acción para cada subtarea a medida que se marca como «lista». Estos resúmenes se añaden automáticamente a la tarea principal, lo que ofrece a los propietarios de la campaña una visión general del progreso sin tener que examinar cada detalle.
También puede hacer preguntas a ClickUp Brain en lenguaje natural para mantenerse al día sobre el estado más reciente.
Redacción de textos para promociones de eventos: ClickUp Content Creator Agent
El agente creador de contenido de ClickUp puede generar textos listos para usar en publicaciones en redes sociales, anuncios por correo electrónico y páginas de destino directamente dentro de las tareas de su campaña. Esto significa que su equipo puede pasar de la idea al lanzamiento más rápidamente, sin perder tiempo en el síndrome de la página en blanco.
Este es un ejemplo de flujo de trabajo que puede utilizar para crear su propio agente. Y no, no necesita escribir código. Puede crear uno utilizando lenguaje sencillo:
- Cree una subtarea para cada canal de promoción (por ejemplo, «Borrador de publicación en LinkedIn», «Redactar correo electrónico masivo»).
- Establezca el estado en «Planificación en curso» para activar el agente de IA, que redactará un borrador inicial en la descripción de la tarea.
- Revise, edite y finalice el contenido con los comentarios de su equipo y, a continuación, marque la tarea como «Lista» para su lanzamiento.
💡 Consejo profesional: puede personalizar las indicaciones/instrucciones del agente de IA para que se adapten a la voz de su marca o a las metas de su campaña, asegurándose de que cada pieza de contenido resulte auténtica y transmita el mensaje adecuado.
Vea este práctico tutorial para crear su primer agente en ClickUp:
Seguimiento del rendimiento del embudo: paneles de ClickUp
Los paneles de ClickUp le permiten visualizar todos los aspectos de su embudo de marketing de eventos. Realice un seguimiento de métricas como el volumen de clientes potenciales, las tasas de confirmación de asistencia, la participación en la campaña y la finalización de tareas, todo en un solo lugar.
- Añada tarjetas para el estado de las tareas, valores de campos personalizados (como «Tipo de evento» o «Fuente de clientes potenciales») y control de tiempo.
- Úselos para visualizar las tasas de conversión del embudo o comparar el rendimiento de varios eventos.
- Realiza el uso compartido de paneles de control con las partes interesadas para obtener una visibilidad instantánea del estado de la campaña y el ROI.
💡 Consejo profesional: configura alertas o notificaciones para métricas clave (por ejemplo, «Envíame un mensaje en ClickUp Chat si la tasa de confirmación de asistencia cae por debajo del 50 %») para mantenerte proactivo.
Captura de clientes potenciales y comentarios posteriores al evento: formularios de ClickUp.
Los formularios de ClickUp son una forma eficaz de recopilar información de los asistentes, gestionar las confirmaciones de asistencia y recopilar comentarios tras el evento. ¿Lo mejor de todo? También pueden ser desencadenantes de flujos de trabajo automatizados a lo largo de todo el embudo.
Aquí tiene una guía práctica:
- Cree un formulario de confirmación de asistencia personalizado para cada evento, incorporando campos para los datos de los asistentes, sus preferencias alimentarias y sus intereses en las sesiones.
- Configure automatizaciones para que cada nuevo envío de formulario cree una tarea de seguimiento, actualice el estado del cliente potencial o active un correo electrónico de agradecimiento.
- Después del evento, envíe un formulario de comentarios a todos los asistentes.
- Asigne automáticamente tareas de seguimiento en función de las respuestas (por ejemplo, «Contactar con el asistente para obtener un testimonio» si realiza una valoración muy positiva del evento).
💡 Consejo profesional: utilice las funciones de elaboración de informes de ClickUp (o simplemente pregunte a ClickUp Brain) para analizar las tendencias de los comentarios e identificar áreas de mejora en futuras campañas.
Tanto si gestiona un solo evento como un calendario completo de campañas, las herramientas de IA de ClickUp le proporcionan la estructura y la flexibilidad necesarias para hacerlo todo.
Cómo crear un embudo de eventos impulsado por IA (paso a paso)
Crear un embudo de eventos impulsado por IA en ClickUp es un proceso sencillo y personalizable. Uno que le ayudará a guiar cada evento desde la idea inicial hasta el análisis posterior al evento.
Aquí tiene una secuencia clara que puede seguir:
Cree un espacio dedicado a eventos y una plantilla de referencia.
Cree un espacio llamado «Campañas de eventos». Añada una plantilla de gestión de eventos reutilizable en ClickUp que incluya subtareas para la planificación, las promociones, la logística y el seguimiento posterior al evento. También debe añadir campos personalizados (fecha del evento, presupuesto, propietario, fuente de clientes potenciales, puntuación del evento). Las plantillas de planificación de eventos ahorran tiempo y crean coherencia entre los eventos.
La plantilla de plan de marketing de eventos de ClickUp le ofrece una forma estructurada de planificar y ejecutar promociones de eventos. Divide el trabajo en fases como planificación, implementación y evaluación, y utiliza campos personalizados para realizar un seguimiento de los presupuestos, las fechas y los propietarios. Con listas de tareas y vistas de calendario, su equipo se mantiene alineado en cuanto a responsabilidades y plazos. Es ideal para los gestores de eventos que necesitan un plan repetible que mantenga todos los detalles a la vista y dentro del calendario previsto.
Correlaciona el embudo con estados personalizados y campos personalizados.
Ya explicamos este paso cuando le presentamos la plataforma de gestión de eventos de ClickUp.
Aquí tiene un breve resumen:
Defina las fases del embudo utilizando los estados personalizados de ClickUp. Esto puede ser algo así como Admisión → Planificación → Promoción en curso → Confirmaciones de asistencia recopiladas → Día del evento → Después del evento.
Asigne puntuaciones a los clientes potenciales, tipos de asistentes e intereses de las sesiones como campos personalizados con IA. De este modo, los datos que necesita para la IA estarán estructurados.
Automatice la admisión y la clasificación.
Este es el punto de partida de todo evento. Necesita una forma de que los miembros del equipo, los clientes o las partes interesadas envíen ideas o solicitudes para eventos en un formato estructurado.
Utilice ClickUp Forms para crear un formulario sencillo y fácil de compartir. Incluya campos para el nombre del evento, la fecha, la ubicación, las metas y cualquier otro detalle que necesite.
Cuando alguien envía el formulario, ClickUp crea automáticamente una nueva tarea en su lista de activación de eventos, capturando toda la información en un solo lugar.
Organice la planificación y las aprobaciones.
Una vez que la solicitud de evento está en el sistema, es el momento de revisarla, asignar propietarios y desarrollar el plan. Esta fase suele implicar a varias personas y muchos elementos variables.
Contar con procesos repetibles ayuda.
ClickUp le permite crear plantillas para tipos de eventos comunes (como seminarios web, conferencias o talleres). Cuando aplica una plantilla, esta añade automáticamente todas las subtareas, listas de control y dependencias necesarias a la tarea de su evento.
También puede configurar superagentes IA para que se encarguen de esta tarea ardua.
📌 Por ejemplo, un agente creador de resúmenes de eventos puede generar automáticamente un resumen de los detalles clave del evento, lo que facilita al propietario asignado ponerse al día.
Corra la voz y capte clientes potenciales.
Ahora es el momento de promocionar su evento y recopilar inscripciones. Esto implica crear y programar contenido de promoción, crear páginas de destino y realizar el seguimiento de las respuestas.
Ya le hemos mostrado el ejemplo de un agente creador de contenido para ayudarle con las promociones. Y ClickUp Forms para capturar las confirmaciones de asistencia en un solo lugar y desencadenar los seguimientos.
💡 Consejo profesional: Configure señales de audiencia y puntuación predictiva para obtener un mayor retorno de la inversión de los eventos. Capture señales de comportamiento (respuestas a formularios, visitas a páginas, asistencia previa) en Campos personalizados. Introdúzcalas en una sencilla puntuación predictiva de clientes potenciales (por ejemplo, puntos por rol, tamaño de la empresa, interés en la sesión). Utilice automatizaciones para dirigir los clientes potenciales con puntuación alta al equipo de ventas o activar desencadenantes de invitaciones VIP.
Ejecute y dirija el espectáculo.
El día del evento, la coordinación es todo. Debe asegurarse de que todos conozcan su rol y de que el programa esté claro.
Puede crear un agente de gestión de eventos en ClickUp. Este agente genera un calendario detallado del evento, incluyendo horarios, actividades y clientes potenciales asignados.
¿Y cuando necesite comunicarse con su equipo en tiempo real? Utilice @mentions en ClickUp Chat o únase a Sync Ups para mantener el ritmo.
📚 Lea también: Plantillas para el desarrollo del evento
Recopile comentarios y cierre el ciclo.
Después del evento, es fundamental recopilar comentarios, realizar un uso compartido de recursos y cultivar clientes potenciales para una futura participación.
Desencadena un formulario posterior al evento cuando el estado cambie a «Posterior al evento».
Deje que un agente de resumen de eventos analice las respuestas, evalúe el sentimiento y cree tareas de seguimiento (testimonios, secuencias de fidelización, actividades de ventas) en ClickUp según las reglas que usted defina.
También puede crear un panel de ClickUp que muestre las métricas del embudo: inscripciones por fuente, tasas de conversión entre fases, asistencia frente a confirmaciones de asistencia y canalización atribuida al evento. Revíselas después de cada evento y modifique las plantillas para mejorar los resultados.
Otra forma es utilizar la plantilla de seguimiento de campañas de ClickUp para coordinar sus campañas de correo electrónico, redes sociales y eventos, medir el rendimiento y detectar los cuellos de botella con antelación. Esto facilita la coordinación de las campañas y su optimización para obtener mejores resultados.
¡Y ese es el modelo de embudo de eventos impulsado por IA que todo su equipo podrá comprender y utilizar fácilmente!
Retos y limitaciones de la IA en el marketing de eventos
La IA no es magia. Ayuda a ampliar la personalización y la automatización. Pero también tiene límites prácticos, éticos y técnicos. Todos los equipos de eventos deben planificarlos con antelación.
Calidad e integración de los datos
Estos son los talones de Aquiles. Los modelos de IA solo son tan buenos como los datos que se les introducen. Los registros fragmentados de los asistentes, las etiquetas inconsistentes y los campos CRM que faltan producen predicciones débiles y segmentaciones erróneas.
👀 ¿Sabías que? Las revisiones académicas y las investigaciones del sector muestran que la integración y los datos desordenados son las principales causas de los malos resultados de la IA.
Riesgo de alucinación
La precisión es importante para la confianza en la marca. Los modelos generativos pueden redactar excelentes textos o resumir comentarios. Pero también pueden producir afirmaciones engañosas. Por eso la revisión humana es imprescindible.
Sesgo y equidad
Si los datos históricos reflejan patrones sesgados, la IA los amplifica. Por ejemplo, dar prioridad a las presentaciones de perfiles similares reduce la diversidad. Compruebe activamente si hay sesgos para evitar riesgos éticos y legales.
Privacidad y consentimiento
La personalización requiere datos multicanal. Normativas como el RGPD exigen el consentimiento explícito sobre lo que se recopila y cómo se utiliza.
Riesgo de dependencia excesiva
Las expectativas equivocadas pueden ser perjudiciales. La IA debe amplificar la labor de los planificadores humanos, no sustituirlos. La logística compleja, las decisiones sobre el terreno y las relaciones con los proveedores siguen necesitando la supervisión humana. Trate la IA como un asistente que reduce el trabajo repetitivo. Diseñe flujos de trabajo en los que los humanos tengan la última palabra.
Casos de uso reales de embudos de eventos impulsados por IA.
A continuación, se muestran ejemplos de empresas reales que utilizan la IA para mejorar los resultados de los eventos de forma práctica:
Web Summit: Emparejamiento mediante IA
Web Summit es una de las conferencias tecnológicas más grandes del mundo. Reúne a startups, inversores y líderes de corporaciones.
Web Summit utiliza IA en su aplicación para eventos con el fin de emparejar a asistentes, ponentes e inversores. El sistema analiza perfiles, intereses y actividad pasada. A continuación, sugiere a las personas más relevantes con las que reunirse. Esto ha dado lugar a decenas de miles de reuniones individuales. En lugar de establecer contactos aleatorios, los asistentes mantienen conversaciones comerciales reales que a menudo se convierten en acuerdos.
Agora: personalización de eventos híbridos
Agora es una plataforma de interacción en tiempo real utilizada por desarrolladores y equipos de producto que crean experiencias de audio y vídeo en directo.
Organizó su evento RTE (Real-Time Engagement) 2022 utilizando la plataforma impulsada por IA de Bizzabo. El evento alcanzó alrededor de 2650 asistentes presenciales y virtuales. Los organizadores utilizaron análisis y mensajes específicos para mantener el interés de ambos grupos. Las sesiones, los recordatorios y los seguimientos se ajustaron en función del comportamiento. Esto demuestra cómo las plataformas impulsadas por IA ayudan a que los eventos híbridos sean más personales y eficaces.
Google: recomendaciones para la sesión I/O
Google I/O utiliza perfiles de desarrolladores para personalizar la experiencia del evento. Los asistentes realizan selecciones de sus intereses, como herramientas, plataformas o lenguajes de programación, y Google utiliza estos datos para recomendar sesiones y contenidos. Esto impulsa «My I/O», una agenda personalizada que ayuda a las personas a encontrar lo que más les interesa.
El futuro de la IA en los embudos de marketing de eventos
La IA ya está transformando la forma en que se planifican, promocionan y evalúan los eventos. Los próximos meses decidirán qué capacidades se convertirán en expectativas estándar y cuáles seguirán siendo experimentales. Esta es la dirección que está tomando el sector:
La adopción se acelerará.
La adopción de la IA crecerá, pero no de manera uniforme. Aunque la mayoría de los responsables de marketing planifican invertir en IA, solo un pequeño número de equipos la utilizan actualmente para mejorar la experiencia de los asistentes. Muchos siguen realizando pequeños proyectos piloto. Los equipos que conviertan estos proyectos piloto en flujos de trabajo cotidianos obtendrán los mayores beneficios.
La personalización se convierte en la base.
Las principales plataformas de gestión de proyectos de eventos ofrecen ahora funciones de IA. Los motores de recomendación, la coincidencia de sesiones y las agendas personalizadas son la norma en los grandes eventos.
Estas funciones ayudan a los asistentes a encontrar más rápidamente a las personas y sesiones adecuadas. Los eventos que no ofrezcan este nivel de orientación se quedarán atrás.
La atribución mejorará.
La medición de eventos será más inteligente. La IA ayuda a establecer la conexión entre los datos de asistencia y participación y el flujo de trabajo y los ingresos. Esto facilita ver qué eventos funcionaron realmente y ajustar los presupuestos entre eventos. Ya se están implementando informes predictivos más detallados en las principales plataformas.
Las limitaciones prácticas determinarán su adopción.
La IA funciona mejor con datos limpios, integraciones sólidas y revisión humana. Los sistemas desordenados y los riesgos de privacidad pueden ralentizar el progreso. Los equipos que invierten en datos limpios y consentidos y en flujos de trabajo sólidos obtendrán mejores resultados.
Los planificadores se convierten en coordinadores.
Por último, el rol del organizador de eventos cambiará. A medida que la IA se encargue del trabajo repetitivo, los organizadores se centrarán más en la estrategia, la curación y las asociaciones. Los informes del sector ya apuntan a este cambio. Las recomendaciones incluyen invertir en personas + gobernanza de la IA en lugar de solo en personal.
¿El resultado final? La IA en el marketing de eventos está pasando de ser una novedad a convertirse en infraestructura. Los equipos que invierten desde el principio en datos, proyectos piloto cuantificables y revisión humana transformarán los eventos en canales de ingresos predecibles.
Convertir los eventos en motores de crecimiento
Los eventos funcionan mejor cuando se gestionan como un sistema, no como una carrera desenfrenada.
Un embudo de marketing de eventos impulsado por IA le ayuda a llegar a las personas adecuadas, guiarlas a lo largo del proceso y medir el impacto real en la empresa sin trabajo manual adicional.
Cuando sus datos y flujos de trabajo se encuentran en un solo lugar, la IA puede actuar con mayor rapidez y ayudar a los equipos a tomar decisiones más inteligentes. Ahí es donde ClickUp encaja de forma natural.
ClickUp combina IA, automatización y elaboración de informes en un único entorno de trabajo. Puede planificar eventos, realizarlos sin problemas y revisar los resultados sin tener que cambiar de herramienta.
El resultado es una menor tasa de abandono, un retorno de la inversión más claro y eventos que realmente marcan la diferencia.
Si está creando un embudo de marketing de eventos con un alto retorno de la inversión y basado en la IA, ¡empiece gratis con ClickUp!
Preguntas frecuentes (FAQ)
Herramientas como Cvent y Bizzabo ayudan con el registro y los datos de los asistentes, mientras que plataformas de marketing como HubSpot automatizan los correos electrónicos y el cultivo de clientes potenciales. ClickUp reúne estos flujos de trabajo mediante la automatización de tareas, la generación de contenido promocional y el seguimiento del progreso en un único entorno de trabajo.
Eventos como Web Summit y Salesforce Dreamforce utilizan la IA para realizar emparejamientos y recomendaciones de sesiones. Estas funciones ayudan a los asistentes a encontrar contenido y conexiones relevantes, lo que se traduce en un mayor compromiso y mejores resultados empresariales.
Sí. La IA utiliza datos de los asistentes, como su rol, intereses y comportamiento anterior, para personalizar los correos electrónicos, las páginas de destino, las recomendaciones de sesiones y los seguimientos. Esto hace que la comunicación sea más relevante y aumenta las tasas de inscripción y participación.
Realice un seguimiento de las inscripciones, la asistencia, la participación y las acciones de seguimiento en un solo sistema. La IA ayuda a enlazar estas señales con el flujo de trabajo y los ingresos, para que pueda ver qué eventos y actividades generaron resultados comerciales reales.