Los equipos de compras se ven presionados para hacer más con menos, en medio de mercados volátiles, crisis de suministro y recortes de costes implacables.
El uso de ChatGPT para casos de uso de compras permite a su equipo responder más rápidamente a los cambios en los mercados y las expectativas. ChatGPT puede simular escenarios de proveedores, analizar la exposición al riesgo, redactar solicitudes de propuestas e incluso sugerir formas de optimizar las estrategias de compras.
En este blog, compartiremos algunos de los principales casos de uso de ChatGPT para equipos de compras. Para cada caso de uso, compartiremos indicaciones de ChatGPT diseñadas específicamente para ese fin.
Para empezar, solo tiene que copiar y pegar estas indicaciones en su contexto. Personalícelas para obtener información especializada.
⭐ Plantilla con función
La plantilla de compras de ClickUp centraliza el abastecimiento, los datos de los proveedores y las aprobaciones de compras para los equipos de compras y operaciones.
Campos como «Nivel de proveedor», «Criticidad» y «Estado de cumplimiento» permiten establecer prioridades, mientras que las vistas de «Contratos», «Aprobaciones» y «Órdenes de compra» proporcionan a su equipo una visibilidad instantánea de cada paso del ciclo de compras.
¿Por qué utilizar ChatGPT en las compras?
Los equipos de compras soportan una enorme carga de trabajo: gestionar contratos, datos de proveedores, cumplimiento normativo y una extensa documentación.
El reto es fundamental: un informe reciente de Hackett Group proyecta que, mientras que la carga de trabajo de las compras aumentará un 10 %, el presupuesto del equipo solo crecerá un 1 %, lo que creará una brecha de eficiencia del 9 %.
ChatGPT simplifica esta complejidad. Mediante el procesamiento del lenguaje natural (NLP), actúa como un compañero de reflexión para analizar datos aislados, redactar contenido esencial y obtener información en cuestión de minutos en lugar de días, lo que acelera la toma de decisiones y reduce la brecha de eficiencia.
Así es como ChatGPT puede ayudarle:
- Enfoque estratégico: automatización de la investigación y la documentación para ayudar a los profesionales de las compras, lo que libera tiempo para las negociaciones y el abastecimiento estratégico.
- Mayor eficiencia: Acelera los procesos de adquisición manuales, como la investigación de proveedores y el análisis de contratos, y automatiza la creación del primer borrador de contratos, acuerdos de nivel de servicio, solicitudes de presupuesto, políticas de adquisición y resúmenes de reuniones mediante herramientas de IA.
- Análisis complejo: compara perfiles de proveedores, condiciones y mercados, al tiempo que refuerza la gestión de riesgos con resúmenes de escenarios y alertas, retos de adquisición que la supervisión humana podría pasar por alto.
- Reducción de los errores humanos: dado que ChatGPT automatiza el análisis y la recopilación de datos, elimina los errores derivados de la entrada manual de datos y los formatos inconsistentes.
- Liderazgo y capacitación: proporciona a los responsables de compras información en tiempo real y ayuda a los especialistas a ponerse al día más rápidamente con indicaciones guiadas y plantillas reutilizables para mejorar el seguimiento del rendimiento de los proveedores.
- Excelencia operativa: recopila las lecciones aprendidas y cierra el ciclo para la mejora continua a lo largo del ciclo de vida de las compras.
Información de ClickUp: El 37 % de nuestros encuestados utiliza la IA para la creación de contenido, incluyendo la redacción, la edición y los correos electrónicos. Sin embargo, este proceso suele implicar el cambio entre diferentes herramientas, como una herramienta de generación de contenido y su entorno de trabajo.
Con ClickUp, obtienes asistencia para la redacción basada en IA en todo el espacio de trabajo, incluyendo correos electrónicos, comentarios, chats, documentos y mucho más, todo ello manteniendo el contexto de todo tu espacio de trabajo.
👀 ¿Sabías que? El 90 % de los profesionales de las compras ya están planificando (plan) utilizar agentes de IA para optimizar sus operaciones de compras.
Casos de uso de ChatGPT en el ámbito de las compras
Quizás sea usted un profesional de las compras que desea utilizar ChatGPT para redactar documentos de compras. O un director de compras que desea utilizar ChatGPT para optimizar flujos de trabajo de varios pasos.
Quizás sea usted un responsable de compras o director de compras y desee utilizar la IA para la planificación estratégica y el apoyo a la toma de decisiones.
Hemos creado casos de uso de ChatGPT para cada nivel de usuario. Échales un vistazo.
Casos de uso de ChatGPT en el ámbito de las compras para documentación básica.
1. ChatGPT para redactar solicitudes de propuestas (RFP)
La redacción manual de solicitudes de propuestas obligaba a los equipos a empezar desde cero o a reutilizar plantillas obsoletas.
Se necesitarían horas o incluso días para armonizar el alcance, las especificaciones técnicas, los cronogramas, los criterios de evaluación y las cláusulas de cumplimiento.
A menudo, la información que faltaba se revelaba tarde, lo que obligaba a pedir aclaraciones a los proveedores y prolongaba el ciclo, lo que a su vez alargaba el cronograma de abastecimiento.
Con ChatGPT, solo tiene que introducir el contexto del proyecto: categoría, volúmenes, sitios, políticas y plazos. Al instante, recibirá un borrador completado de la solicitud de propuestas con secciones estructuradas: objetivos, alcance, especificaciones, formato de envío, ponderaciones de evaluación y notas de cumplimiento.
ChatGPT incluso destaca las deficiencias y las convierte en preguntas para los proveedores. Su equipo recupera tiempo para centrarse en tareas de mayor valor, como la evaluación y la negociación con los proveedores.
🤖 Sugerencia general para redactar una solicitud de propuestas: «Redacta una solicitud de propuestas para [proyecto/categoría]. Incluye: objetivos, alcance, especificaciones técnicas, cronogramas, criterios de evaluación con ponderaciones, formato de envío y requisitos de cumplimiento alineados con [política/norma]. Destaca cualquier dato que falte como preguntas para los proveedores».
2. ChatGPT para la lista de control de incorporación de proveedores
Desde la recopilación de documentos hasta la configuración de sistemas, la obtención de aprobaciones y todo lo demás, hay mucho que hacer para incorporar a un nuevo proveedor.
Con ChatGPT, puede crear un flujo de trabajo de incorporación personalizado basado en los requisitos específicos de su empresa. Esto evita que su equipo tenga que reinventar la rueda cada vez que se incorpora un nuevo proveedor.
🤖 Lista de control general para la incorporación: «Cree una lista de control para la incorporación de proveedores para [sector/tipo de empresa]. Incluya secciones para documentos legales, certificaciones de cumplimiento, configuración financiera, acceso a TI/seguridad, KPI de rendimiento y puertas de aprobación».
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas de inventario gratuitas para Excel, Sheets y ClickUp.
3. ChatGPT para redactar correos electrónicos de comunicación con proveedores
La gestión manual del correo electrónico de los proveedores crea graves cuellos de botella.
Dado que cada comprador utiliza su propio estilo de comunicación, la falta de estandarización provoca confusión entre los proveedores, se pierden detalles y las respuestas son lentas.
Las docenas de correos electrónicos manuales de ida y vuelta (solicitudes de propuestas, aclaraciones, recordatorios) hacen que la información crítica se pierda fácilmente, lo que obliga a los equipos a perder tiempo buscando detalles básicos que deberían haber quedado claros desde el principio.
ChatGPT puede resolver esto convirtiéndose en su asistente de redacción. Introduzca la información necesaria y le proporcionará correos electrónicos de proveedores profesionales en cuestión de segundos.
Desde el contacto inicial hasta los recordatorios de plazos y el seguimiento posterior a las reuniones, garantiza una comunicación coherente.
🤖 Indicaciones de ChatGPT para la comunicación con proveedores
Contacto inicial con el proveedor: «Redacta un correo electrónico invitando a [nombre del proveedor] a participar en una solicitud de presupuesto para [categoría/proyecto]. Incluye el alcance del proyecto, la fecha límite de envío y los datos de contacto para cualquier aclaración. Mantén un tono formal pero cordial».
Solicitud de aclaración: «Redacte un correo electrónico de aclaración dirigido a [nombre del proveedor] sobre los datos que faltan en su respuesta a la solicitud de propuestas. Pregunte específicamente por el precio unitario, los cronogramas de entrega y las condiciones de garantía. Solicite una respuesta antes del [fecha]. »
Recordatorio de fecha límite: «Genere un correo electrónico de recordatorio para [nombre del proveedor] indicando que su respuesta a la solicitud de presupuesto para [ID] debe enviarse antes del [fecha]. Sea cortés, breve y profesional, e incluya de nuevo las instrucciones para el envío».
Seguimiento posterior a la reunión: «Redacta un correo electrónico de seguimiento a [nombre del proveedor] tras la llamada de negociación de hoy. Resumir los puntos acordados, las aclaraciones pendientes y los siguientes pasos con los propietarios asignados y los plazos».
ClickUp Insight: El 21 % de los encuestados quiere aprovechar la IA para destacar profesionalmente aplicándola a reuniones, correo electrónico y proyectos.
Aunque la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico y plataformas de gestión de proyectos tienen integrada la IA como una función, es posible que no sea lo suficientemente fluida como para unificar los flujos de trabajo entre las diferentes herramientas.
¡Pero en ClickUp hemos descifrado el código! Con las funciones de gestión de reuniones basadas en IA de ClickUp, puedes crear fácilmente elementos del orden del día, tomar notas de las reuniones, crear y asignar tareas a partir de las notas de las reuniones, transcribir grabaciones y mucho más, gracias a nuestro AI Notetaker y ClickUp Brain.
Ahorre hasta 8 horas de reunión a la semana, al igual que nuestros clientes de Stanley Seguridad.
4. ChatGPT para crear un formulario de admisión
Su equipo de compras recibe solicitudes de abastecimiento a través de múltiples canales, incluyendo correo electrónico, chat y notas informales.
Sin un proceso de admisión estándar, se pierden detalles críticos como el presupuesto, las especificaciones y los plazos. Es posible que incluso tenga que enviar varias solicitudes para obtenerlos.
Utilice ChatGPT para crear un formulario de paso que recopile toda la información necesaria por adelantado: datos del solicitante, justificación empresarial, códigos presupuestarios, comprobaciones de cumplimiento y cronogramas.
De esta manera, cada solicitud entra en el proceso con datos completados y estandarizados, lo que reduce las idas y venidas y permite aprobaciones más rápidas.
🤖 Indicación para crear un formulario de admisión: «Cree un formulario de admisión de compras para [tipo de empresa/sector]. Incluya campos para los datos del solicitante, la descripción del proyecto, la categoría de gasto, el presupuesto estimado, la fecha de entrega requerida, las comprobaciones de cumplimiento y la ruta de aprobación. Déle formato como una lista de control estructurada o un esquema de formulario web».
💡 Consejo profesional: En el entorno de trabajo de ClickUp, no es necesario buscar detalles en correos electrónicos u hojas de cálculo. Utilice los formularios de ClickUp con lógica condicional para que los solicitantes o proveedores solo vean los campos que les son relevantes.
Por ejemplo, las cargas de certificaciones solo aparecen cuando se realiza la selección de una categoría regulada.
Cada formulario enviado puede crear automáticamente una tarea, asignarla al propietario adecuado y actuar como desencadenante de las aprobaciones, lo que permite que la recepción de la adquisición pase de la solicitud a la acción sin esfuerzo manual.
Casos de uso de ChatGPT en el ámbito de las compras para mandos intermedios
5. ChatGPT para la revisión de contratos y la evaluación de riesgos
La revisión de contratos es uno de los mayores obstáculos en el ámbito de las compras. Hay que confiar en los departamentos jurídicos, que ya están sobrecargados, para que señalen las condiciones no estándar, las deficiencias en materia de cumplimiento o los riesgos ocultos.
Aunque ChatGPT no puede sustituir al equipo jurídico, sirve como revisor de primera instancia en el proceso de gestión de contratos.
Puede indicarle que examine los contratos para resaltar factores inusuales que actúan como desencadenantes de precios, cláusulas de renovación automática, límites de responsabilidad y requisitos de cumplimiento. También puede sacar a la luz problemas que requieren una atención jurídica más profunda.
🤖 Indicación para revisar los contratos con proveedores: «Revisa este contrato con el proveedor para [categoría/proyecto]. Extraiga todas las cláusulas relacionadas con ajustes de precios, renovaciones automáticas, derechos de rescisión, límites de responsabilidad, protección de datos y créditos de servicio. Clasifique cada una de ellas como estándar o no estándar según las prácticas habituales de adquisición. Proveedor una breve nota de riesgo (bajo/medio/alto) con una justificación y enumere las preguntas aclaratorias que el departamento de adquisiciones debe plantear antes de enviarlo al departamento jurídico. Termine con un resumen de una página para la dirección en el que se describan los cinco riesgos principales y los siguientes pasos recomendados.
6. ChatGPT como compatibilidad en las negociaciones
Imagina que realizas una negociación simulada antes de acudir a una reunión importante. Es como tener un negociador personalizado que pone a prueba tus argumentos, expone tus puntos débiles y perfecciona tus respuestas.
ChatGPT actúa como un compañero de ensayo para las negociaciones. Puede simular conversaciones con proveedores, probar contraargumentos y anticipar rechazos antes de la reunión real. Incluso puede utilizar esta conversación para preparar guiones para manejar objeciones y mejorar sus habilidades de negociación.
🤖 Indicación de juego de roles para la negociación con proveedores: «Necesito practicar la negociación con un proveedor antes de nuestra reunión real. Tú harás el rol de proveedor y yo seré el comprador. Esta es la situación:
Producto/servicio: [especifique lo que está comprando]
Condiciones actuales: [precios actuales, condiciones de pago, calendario de entregas].
Lo que quiero cambiar: [nuevos términos que busca].
Posibles preocupaciones del proveedor: [flujo de caja, márgenes, capacidad, etc.].
Comience la negociación respondiendo a mi solicitud inicial con la típica resistencia de los proveedores. Utilice restricciones y preocupaciones realistas del sector. Sea exigente pero justo, como lo sería un proveedor real.
Una vez que hayamos terminado el intercambio, dame tu opinión sincera sobre:
- ¿Cuáles de mis argumentos fueron los más sólidos/débiles?
- Qué objetos gestioné bien o mal.
- Enfoques alternativos que podría haber probado
- Puntos clave que pasé por alto y que podrían haber mejorado mi posición.
¿Listo para empezar? Aquí está mi introducción: [inserte su declaración de negociación inicial]».
⭐ Bonificación: Utilice ClickUp Brain MAX, una IA contextual para negociaciones más inteligentes.
En el entorno de trabajo de ClickUp, no es necesario copiar los datos de negociación, los términos o las notas de los proveedores en herramientas externas. ClickUp Brain MAX lleva la IA contextual directamente a su entorno de trabajo. Entiende sus proyectos activos, el historial de proveedores y los términos de los contratos, por lo que cuando le pide que resuma los puntos de discusión o prepare contraargumentos, ya conoce el contexto.
7. ChatGPT para analizar patrones de gasto
Como profesional de adquisiciones de nivel medio, a menudo es el primero en sumergirse en los datos de gastos sin procesar: extractos CSV de sistemas ERP, hojas de cálculo con el historial de pedidos de compra (PO) o facturas de proveedores.
Debe detectar tendencias, fugas o gastos inusuales con la suficiente rapidez como para presentar información útil a la dirección. Sin embargo, limpiar y segmentar los datos manualmente lleva horas.
ChatGPT acelera este proceso interpretando los archivos de datos y resumiendo la información que contienen. Puede destacar las categorías principales por gasto, señalar proveedores duplicados, revelar variaciones en los precios unitarios e identificar oportunidades de consolidación o renegociación.
El resultado es una narrativa lista para presentar.
🤖 Indicación para analizar el patrón de gasto: «Analiza estos datos de gasto en compras e identifica oportunidades de reducción de costes: [pega tus datos de gasto]».
Necesito que:
- Detecte patrones de gasto inusuales o anomalías que requieran atención.
- Identifique las categorías en las que es probable que estemos gastando más de lo necesario en comparación con los puntos de referencia.
- Encuentre oportunidades para consolidar proveedores o negociar descuentos por volumen.
- Destaque las compras no autorizadas que se realizan fuera de los proveedores aprobados.
- Calcule el ahorro potencial de cada recomendación.
- Priorice las oportunidades según su impacto y facilidad de implementación.
Presente los resultados en un resumen claro con importes específicos en dólares, siempre que sea posible, y los siguientes pasos a seguir para cada oportunidad.
📚 Lea también: Las mejores herramientas de análisis de compras para un abastecimiento más inteligente
8. ChatGPT para automatizar la automatización de órdenes de compra (PO)
Cuando crea una orden de compra, cada una de ellas requiere que compruebe los códigos presupuestarios, valide los datos de los proveedores, alinee los elementos y garantice el cumplimiento de las políticas de la empresa.
El proceso manual es propenso a errores, ya que incluso los SKU incorrectos o los precios que no coinciden pueden provocar problemas mayores. No solo crearía disputas entre el departamento de compras, el departamento financiero y los proveedores, sino que también les haría perder tiempo en correcciones y nuevas aprobaciones. En el peor de los casos, puede dar lugar a sanciones.
ChatGPT puede realizar la automatización del primer borrador de las órdenes de compra extrayendo datos estructurados como los datos de las solicitudes, los detalles de los proveedores y las condiciones de precios.
Genera un formato de orden de compra completar con elementos, totales, direcciones de entrega y condiciones ya rellenadas. Con la intervención humana, puede validar y aprobar la orden de compra.
Además, ChatGPT puede señalar inconsistencias (como discrepancias entre los precios y las tarifas contratadas) antes de enviar la orden de compra.
🤖 Indicación intermedia para automatizar las órdenes de compra: «Genera una orden de compra para [nombre del proveedor] basándote en estos datos de solicitud: [pega la tabla o los detalles]. Incluye el número de orden de compra, los datos del proveedor, las partidas (con SKU, precios unitarios y cantidades), el coste total, la dirección de entrega, las condiciones de pago y una sección de aprobación. Señala cualquier precio que no coincida con las tarifas contratadas y resalta los campos que faltan y que requieren validación».
💡 Consejo profesional: Pida a ClickUp Brain que extraiga los elementos, los precios y los datos de los proveedores directamente de las tareas o de las facturas enlazadas. Brain captura automáticamente la información y genera un borrador de pedido estructurado, listo para su revisión, aprobación y envío.
El resultado es una reducción de la duración del ciclo para los responsables de compras que gestionan docenas de órdenes de compra cada semana.
9. ChatGPT para la gestión de proveedores
La gestión de proveedores requiere muchos recursos debido a la fragmentación de los datos: los informes de rendimiento, los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y las actualizaciones de cumplimiento llegan en formatos dispares (hojas de cálculo, PDF, correo electrónico). La consolidación manual de esta información requiere mucho tiempo y esfuerzo, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan problemas críticos (incumplimientos de los SLA, caducidad de las certificaciones) que provocan retrasos y sanciones económicas.
Sin datos estandarizados, los ciclos de renovación se alargan y las pruebas del rendimiento de los proveedores siguen siendo anecdóticas.
ChatGPT le ayuda a consolidar la información fragmentada en tarjetas de puntuación estructuradas de proveedores, paneles de control de riesgos y resúmenes trimestrales de rendimiento. Puede extraer detalles clave de informes o correos electrónicos, señalar problemas recurrentes e incluso generar planes de acción correctivos para los proveedores con bajo rendimiento.
🤖 Indicación de ChatGPT para crear una tarjeta de puntuación de proveedores y un resumen de riesgos: «Consolida los datos de proveedores para [nombre del proveedor] a partir de estos datos: informes de rendimiento, registros de SLA y documentos de cumplimiento. Resumir el cumplimiento del SLA, el rendimiento de las entregas, la estabilidad de los precios y la frecuencia de los problemas. Clasifique los riesgos por categoría (financieros, operativos, de cumplimiento) y asigne valoraciones (bajo/medio/alto). A continuación, cree una tarjeta de puntuación de proveedores de una página con indicadores visuales y un plan de mejora de 90 días, que incluya medidas correctivas específicas y desencadenantes de escalamiento.
⭐ Bonificación: Utilice los agentes de ClickUp AI para la gestión de proveedores. Utilice agentes predefinidos o personalizados. Estos agentes pueden:
- Supervise los KPI de los proveedores: realice un seguimiento en tiempo real del rendimiento OTIF, las tasas de defectos y la variación de costes entre los distintos proveedores.
- Prediga los riesgos de los proveedores: identifique patrones como incumplimientos repetidos de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) o retrasos en los envíos antes de que se conviertan en algo sistemático.
- Genere acciones de mejora: recomiende medidas correctivas o redacte tareas CAPA (acciones correctivas y preventivas) de forma automática.
- Escalar de forma inteligente: derivar los problemas a los propietarios de compras o a los gestores de categorías en función de la gravedad y el nivel del proveedor.
- Automatice la elaboración de informes: resumir el estado semanal de los proveedores y envíe las actualizaciones directamente a sus paneles de ClickUp o canales de Slack.
Vea este vídeo para configurar su primer agente IA:
Casos de uso de ChatGPT en el ámbito de las compras para líderes
10. ChatGPT para la planificación de estrategias de compras
Un director de compras (CPO) necesita claridad estratégica. Por ejemplo, cómo equilibrar la reducción de costes con la resiliencia de los proveedores y las prioridades ESG. La planificación tradicional requiere semanas de talleres interfuncionales y presentaciones de PowerPoint.
ChatGPT condensa ese ciclo en cuestión de horas al sintetizar los datos de los proveedores, el análisis de gastos, los informes de mercado y las metas internas en una única narrativa estratégica coherente.
Puede generar guías de compras con hitos de transformación, facilitadores tecnológicos y métricas de rendimiento alineadas con los OKR corporativos. Los líderes pueden utilizar estos borradores asistidos por IA para pasar directamente a las discusiones estratégicas sin tener que crearlos desde cero.
🤖 Indicación de ChatGPT para la plan de la estrategia de compras: «Actúa como estratega jefe de compras. Utilizando los datos que se indican a continuación, elabore una estrategia de compras a tres años con (a) objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI), (b) manuales de categorías, (c) estrategia de cartera de proveedores, (d) modelo operativo y rols, (e) hoja de ruta de datos/tecnología, (f) riesgos y mitigaciones, (g) hitos a 12 meses.
Datos de entrada: Sector = [ ], Ingresos = [ ], Combinación de costes = [% directos/% indirectos], 8 categorías principales = [ ], Madurez actual (S2C/CLM/SRM/P2P/Analítica 1-5) = [ ], Objetivo de ahorro = [%], Objetivo de resiliencia = [% de doble fuente, tiempo de recuperación], Prioridades ESG = [ ].
Restricciones: Presupuesto ≤ [ ], crecimiento de la plantilla ≤ [ ], obligaciones normativas = [ ].
Resultados: resumen ejecutivo de una página, tabla de estrategia por categorías, cronograma de transformación (trimestral), árbol de KPI (principales/secundarios), mapa de riesgos, cadencia de gobernanza.
11. ChatGPT para la previsión predictiva del gasto
La volatilidad de los mercados hace que la imprevisibilidad del gasto sea uno de los mayores puntos ciegos de los altos directivos.
Los directores de cadena de suministro (CSCO) y los directores financieros (CFO) tienen que basarse en promedios históricos o presupuestos estáticos a falta de previsiones fiables.
ChatGPT puede superponer información de mercado, índices de materias primas, fluctuaciones de moneda y datos de rendimiento de proveedores al gasto interno para generar previsiones prospectivas.
Detecta señales de advertencia temprana de gasto excesivo y modela escenarios de mitigación, como la consolidación de volúmenes o la renegociación con los proveedores.
🤖 Indicación de ChatGPT para la previsión predictiva del gasto: «Analizar 24 meses de datos S2P (órdenes de compra/facturas) para generar una previsión del gasto del próximo trimestre por categoría con escenarios base/alto/bajo».
Pendiente:
- Factores impulsores (volumen, coste unitario, estacionalidad, tipo de cambio, índice de materias primas [especificar])
- Cuantifique la sensibilidad del gasto a cada factor (elasticidades).
- Marque las categorías que puedan superar el presupuesto en más de un [x] %.
- Recomiende acciones con objetivo (por ejemplo, consolidación de volúmenes, cobertura, nuevas licitaciones) con impacto económico y calendario.
Resultados: Resumen ejecutivo (≤12 puntos), tabla de categorías (previsión, intervalo, factores impulsores, riesgo), descripción del gráfico en cascada («qué mueve el número»), plan de acción de 30/60/90 días con los propietarios.
Supuestos: Documentar las deficiencias en la calidad de los datos y el nivel de confianza por categoría.
📚 Más información: Cómo gestionar un proceso de adquisición de SaaS
12. ChatGPT para la inteligencia de riesgos de proveedores
Un solo proveedor afectado puede suponer la pérdida de millones en ingresos. Sin embargo, muchos directores de compras solo descubren el riesgo después de que se haya producido.
ChatGPT puede actuar como un analista en tiempo real. Puede escanear noticias públicas, listas de sanciones, divulgaciones ESG y documentos financieros para señalar los primeros signos de inestabilidad.
Puede correlacionar indicadores externos (cambio de propiedad, huelgas, insolvencia) con KPI internos (retrasos en las entregas, problemas de calidad) y sugerir estrategias de mitigación.
🤖 Indicación de ChatGPT para la inteligencia de riesgos de proveedores: «Cree un informe de riesgos de proveedores para [nombre del proveedor] utilizando estas fuentes de datos: KPI internos (índice de entrega, defectos, incumplimientos del SLA), noticias recientes e informes de crédito».
- Evalúa el riesgo en las dimensiones financiera, operativa y de cumplimiento normativo.
- Asigne una puntuación cuantitativa de riesgo (1-10).
- Identifique las cinco señales de alerta más importantes y las medidas de mitigación recomendadas.
- Resumir en un informe ejecutivo de una página con valoraciones codificadas por color (bajo/medio/alto).
13. ChatGPT para panel y (elaboración de) informes ejecutivos
ChatGPT puede analizar las fichas de evaluación de proveedores, los datos de órdenes de compra y los informes de ahorro para generar resúmenes narrativos para las revisiones trimestrales de la empresa o las reuniones de la junta directiva.
Puede resaltar las desviaciones de los KPI, explicar las variaciones e incluso recomendar las siguientes acciones, transformando las métricas en información útil para la gestión.
🤖 Indicación de ChatGPT para preparar paneles ejecutivos: «Convierta estos datos trimestrales sobre el rendimiento de las compras en un informe listo para presentar al consejo de administración. Incluya:
- Gasto total y ahorro obtenido
- Tendencia de riesgo de los proveedores e incidencias clave
- Porcentaje de cumplimiento de los contratos
- Duración media del ciclo de compras
- Resumen de iniciativas de transformación digital
Formato fácil de leer para ejecutivos con cinco recomendaciones clave para el próximo trimestre.
14. ChatGPT para la sostenibilidad y la elaboración de informes ESG
Las compras representan entre el 60 % y el 90 % de la huella de sostenibilidad de una empresa, pero la recopilación de datos ESG de los proveedores es una tarea fragmentada y que requiere mucho tiempo.
ChatGPT puede extraer información sobre ESG, informes de emisiones y resultados de auditorías, correlacionarlos con los marcos CSRD o GRI, y detectar deficiencias en el cumplimiento normativo.
También puede recomendar planes de mejora para proveedores y generar resúmenes de liderazgo para revisiones de sostenibilidad.
🤖 Indicación de ChatGPT para preparar un resumen de cumplimiento de ESG: «Compile un paquete de rendimiento de proveedores ESG alineado con [CSRD/GRI] para los 20 principales proveedores por gasto.
Datos de entrada: Información sobre ESG de los proveedores (proporcionada), notas de auditoría, nivel de riesgo de la categoría.
Tareas: Extraer métricas relevantes del Alcance 3, estadísticas de diversidad, incidencias de seguridad y certificaciones de políticas. Identificar las deficiencias con respecto a los criterios del marco; proponer solicitudes de recopilación de datos.
Resultados: mapa de calor por proveedor/categoría, niveles de madurez (básico/en curso/líder), medidas de mejora a seis meses con pruebas requeridas y palancas contractuales (cláusulas de elaboración de informes, ponderaciones de la tarjeta de puntuación).
Precaución: cite la fuente de cada métrica; marque las estimaciones con el nivel de confianza.
15. ChatGPT para el coste total de propiedad y la ingeniería de valor
Los directores de compras y los directores financieros quieren ir más allá del «ahorro en el coste unitario» y avanzar hacia la creación de valor total.
ChatGPT puede modelar los factores que influyen en los costes de principio a fin. Esto incluye la adquisición, la logística, la energía, el mantenimiento, la eliminación y las primas de riesgo, y sugiere formas de rediseñar las especificaciones o los modelos de abastecimiento.
También puede comparar las propuestas de los proveedores con las normas del mercado para revelar información sobre el coste del servicio que a menudo se oculta detrás de los precios base.
🤖 Indicación de ChatGPT para modelar escenarios de TCO para categorías clave: «Desarrollar un modelo de coste total de propiedad para [categoría/producto]».
Incluya factores de coste directos e indirectos (materiales, logística, garantía, mantenimiento, riesgo, tiempo de inactividad).
Compare los tres principales proveedores por coste del ciclo de vida, no solo por precio.
Sugiera tres cambios de diseño o proceso que reduzcan el coste total en al menos un 8 % sin comprometer la calidad.
📚 Más información: Las mejores herramientas de software para la gestión de operaciones
Límites del uso de ChatGPT en las compras
ChatGPT aporta un valor significativo a las operaciones de compras, pero no es un software de gestión de compras. Es una herramienta independiente con límites que debe conocer.
Falta de conciencia del contexto
ChatGPT no conoce su empresa. Debe explicarle su estrategia de compras y proporcionarle datos específicos, materiales, sitios web y requisitos organizativos para obtener recomendaciones relevantes.
Sin un contexto profundo, obtendría recomendaciones genéricas que no tienen en cuenta sus limitaciones internas ni sus prioridades estratégicas.
Falta de integración
ChatGPT no puede extraer datos automáticamente de su herramienta de gestión de pedidos o software de logística en tiempo real. Tendrá que exportar manualmente los datos de varias plataformas e introducirlos en ChatGPT para su análisis. Esto no solo lleva mucho tiempo, sino que también crea problemas de precisión cuando los datos quedan obsoletos entre la exportación y el análisis.
👀 ¿Sabías que...? Solo el 21 % de las empresas tienen menos del 70 % de sus datos de gasto almacenados en un solo lugar, lo que significa que la mayoría de los equipos de compras trabajan a ciegas con datos dispersos.
Preocupaciones sobre confidencialidad y seguridad
Cuando utiliza ChatGPT para las compras, comparte información confidencial sobre los proveedores, las condiciones de los contratos y datos sobre precios competitivos. Esto puede suponer una infracción de la política de su empresa contra el uso compartido de información confidencial con servicios de IA de terceros.
Dado que ChatGPT procesa las consultas a través de los servidores de OpenAI, los empleados pueden revisar sus conversaciones para mejorar el sistema. Sin controles de privacidad de nivel empresarial, sus datos pueden verse comprometidos, lo que puede dar lugar a problemas legales.
❗ Precaución: Según el estudio «Trust in AI» (Confianza en la IA) de KPMG, el 44 % de los empleados utiliza la IA de formas que contradicen las políticas de la empresa, como subir datos corporativos confidenciales a herramientas de IA públicas. Aún más alarmante es que el 57 % admite haber cometido errores en el trabajo debido a errores de la IA.
Sin ejecución de automatización del flujo de trabajo.
ChatGPT ayuda con la planificación y el análisis organizativos, pero no puede ejecutar tareas de adquisición automáticamente. La IA no enviará solicitudes de compra, actualizará registros de proveedores ni actuará como desencadenante de procesos de aprobación.
Seguirá necesitando sistemas independientes para implementar las estrategias y plantillas. Esta brecha entre la planificación y la ejecución de las compras genera trabajo manual adicional.
Retos relacionados con la precisión y la verificación de los datos
ChatGPT tiene la costumbre de favorecer las respuestas que suenan autoritarias, incluso cuando los datos subyacentes son incorrectos o inventados. Esta es una advertencia común al utilizar la IA generativa para tareas de adquisición.
Los profesionales de las compras deben verificar minuciosamente toda la información de los proveedores, los datos de precios y los detalles de cumplimiento antes de tomar decisiones. Este paso de verificación añade tiempo a los procesos de investigación que los equipos esperan optimizar.
❗ Precaución: Deloitte Australia reembolsó parte de los 440 000 dólares australianos después de que se descubriera que un informe asistido por IA entregado al Gobierno australiano contenía contenido falsificado: citas judiciales falsas, referencias falsas y referencias incorrectas.
Este episodio sirve como llamada de atención para los equipos corporativos y financieros: no se puede confiar ciegamente en las herramientas de IA, y la supervisión humana, especialmente en la elaboración de informes de alto riesgo o negociaciones de contratos, sigue siendo esencial.
Sin supervisión en tiempo real
ChatGPT no se integra con bases de datos de proveedores ni sistemas de supervisión para proporcionar información actualizada sobre el rendimiento de los proveedores. Tendrá que recopilar datos de rendimiento de múltiples fuentes para obtener evaluaciones precisas de los proveedores.
Esto dificulta la supervisión continua y crea puntos ciegos que pueden afectar a la toma de decisiones estratégicas y a la gestión de riesgos en las relaciones con los proveedores.
📮 ClickUp Insight: El 16 % de los gerentes tiene dificultades para integrar las actualizaciones de múltiples herramientas en una vista cohesionada. Cuando las actualizaciones están dispersas, se termina dedicando más tiempo a recopilar información y menos tiempo a liderar.
¿El resultado? Cargas administrativas innecesarias, información perdida y desajustes. Con el entorno de trabajo todo en uno de ClickUp, los gerentes pueden centralizar tareas, documentos y actualizaciones, lo que reduce el trabajo superfluo y permite obtener la información más importante justo cuando se necesita.
💫 Resultados reales: Reúna a 200 profesionales en un único entorno de trabajo de ClickUp, utilizando plantillas personalizables y control de tiempo para reducir los gastos generales y mejorar los plazos de entrega en múltiples ubicaciones.
Alternativas a ChatGPT para las compras
Los límites de ChatGPT como herramienta independiente hacen que no sea práctica para operaciones de adquisición de principio a fin.
De hecho, si realmente desea optimizar las compras, necesita una herramienta de compras con IA que se integre en su infraestructura de gestión de proyectos existente.
Al igual que ClickUp, una app, aplicación integral para el trabajo que le permite gestionar proyectos, realizar un seguimiento de los proveedores, automatizar los flujos de trabajo y analizar los datos de compras desde una única plataforma. Y con una IA centralizada (ClickUp Brain), puede conectar todas las piezas de su operación. Así es como se hace:
Configure flujos de trabajo de compras con una plantilla de ClickUp.
La plantilla de compras de ClickUp ofrece un marco estructurado sin código para optimizar todo el proceso de compras. Incluye configuraciones predefinidas para solicitudes de admisión, solicitudes de propuestas, negociaciones de contratos y operaciones de compras internas, por lo que no es necesario crear flujos de trabajo desde cero.
Utilice la plantilla de compras de ClickUp para:
- Redacte su procedimiento operativo estándar (SOP) de compras: cree procedimientos estandarizados para que todos los miembros del equipo dispongan de procesos claros y documentados.
- Realice un seguimiento de las solicitudes recibidas: gestione las solicitudes de compras de diferentes departamentos con niveles de prioridad y fechas límite con visibilidad en una vista organizada.
- Supervise el rendimiento de los proveedores: visualice los datos de rendimiento de los proveedores por nivel, riesgo, información de contacto y estado del proyecto en 8 vistas diferentes de ClickUp.
- Visualice las asociaciones críticas: obtenga la información necesaria sobre los proveedores, incluidos sus niveles de riesgo y datos de contacto, con Tier 1 Mission Critical Vista.
💡 Consejo profesional: utilice los nodos de arrastrar y soltar en los mapas mentales de ClickUp para establecer conexiones entre procesos de adquisición complejos. Visualice los diferentes pasos de la adquisición e identifique los cuellos de botella antes de que afecten a la gestión de su cadena de suministro.
Cree documentos de compras que se pueden compartir con ClickUp Docs.
ClickUp Docs ofrece un centro centralizado para crear y almacenar todos sus contratos y documentos. Con Docs, puede invitar a varios miembros del equipo a trabajar en los documentos de compras y restringir los permisos para sortear los retos del control de versiones.
Los documentos se pueden enlazar fácilmente a sus tareas de ClickUp y a los registros de compras. Esto significa que no tendrá que buscar en cadenas de correos electrónicos o unidades compartidas para encontrar la última versión del contrato cuando un proveedor llame para preguntar por las condiciones.
Acceda a la IA contextual con ClickUp Brain.
Dentro de Documento, también puede acceder a ClickUp Brain. Con la inteligencia artificial para compras directamente en su editor de documentos, puede:
- Genere plantillas de contratos: cree plantillas estándar para inventarios, presupuestos, propuestas y acuerdos de servicio basadas en los contratos anteriores de su empresa.
- Personalice los documentos de los proveedores: Brain extrae los datos relevantes de su base de datos de proveedores para rellenar los datos de contacto y el historial de precios, de modo que no tenga que actualizar manualmente cada documento.
- Revise los riesgos contractuales: Brain puede analizar documentos legales complejos y señalar posibles problemas, como condiciones de pago desfavorables o cláusulas de rescisión que faltan.
- Resuma las propuestas de los proveedores: Brain crea resúmenes concisos de propuestas extensas, destacando las diferencias clave en los precios y las variaciones en los cronogramas entre los distintos proveedores.
- Revisión del cumplimiento normativo: Brain comprueba que los contratos cumplan con los requisitos normativos de su sector e identifica las certificaciones o los protocolos de seguridad que faltan.
Automatice los flujos de trabajo de compras con ClickUp Automatizaciones.
El seguimiento de las aprobaciones, el envío de solicitudes de compra, la búsqueda de actualizaciones de los proveedores y el cierre del ciclo de las facturas son tareas que le llevarían mucho tiempo.
Con ClickUp Automatización, convierta estos pasos rutinarios en flujos de trabajo que se ejecutan automáticamente.
Las automatizaciones pueden mover tareas entre fases, asignar propietarios en función de los umbrales de gasto o actuar como desencadenantes de alertas cuando las certificaciones de los proveedores o las fechas de los contratos se acercan a su vencimiento. Las solicitudes de compra pueden enviarse automáticamente para su aprobación una vez que se cumple la condición de coste o la condición del departamento.
Estas son algunas de las automatizaciones que podría configurar:
flujo de trabajo de aprobación del presupuesto
Solicitud de compra enviada → Presupuesto superior a 5000 $ → Asignación automática al director financiero → Envío de notificación de aprobación
Supervisión del riesgo de los proveedores
Cambios en la valoración de riesgo de los proveedores → Actualizaciones de estado a «Riesgo alto» → Crear tarea de revisión → Notificar al equipo de compras en un plazo de 24 horas.
Alertas de renovación de contratos
Se acerca la fecha de caducidad del contrato → 90 días antes de la fecha límite → Crear tarea de renovación → Asignar al gestor de la relación con los proveedores
Visualice el rendimiento de las compras con los paneles de ClickUp.
Solo se puede mejorar lo que se mide. Con numerosas métricas que medir a lo largo del ciclo de vida de las compras, realizar el seguimiento manual de ellas va a ser todo un reto.
ClickUp Dashboards le ahorrará mucho tiempo, ya que le ofrece una vista unificada de sus contratos y datos de proveedores. Tanto si supervisa la puntualidad en las entregas, el ahorro de costes o las puntuaciones de cumplimiento, podrá ver de un vistazo el estado general de sus compras.
📊 Estos son algunos de los KPI de compras que puede seguir utilizando ClickUp:
- Entrega puntual (OTD): % de entregas de proveedores completadas según lo previsto.
- Ahorro de costes conseguido: ahorro total gracias a los contratos negociados o a la consolidación de proveedores.
- Duración del ciclo de compras: tiempo medio desde la solicitud hasta el pedido de compra.
- Índice de cumplimiento de contratos: % de compras realizadas en virtud de contratos activos.
- Índice de defectos de los proveedores: % de entregas rechazadas por problemas de calidad.
- Gasto bajo gestión: parte del gasto total gestionado a través de procesos formales de adquisición.
- Tiempo de respuesta de los proveedores: tiempo medio que tardan los proveedores en responder a las solicitudes de presupuesto o aclaraciones.
- Precisión de las facturas: % de facturas procesadas sin discrepancias.
- Puntuación de riesgo del proveedor: puntuación ponderada que combina el cumplimiento del SLA, la estabilidad financiera y el estado de cumplimiento normativo.
💡 Consejo profesional: utilice las tarjetas de IA en los paneles de control para integrar información inteligente y dinámica directamente en los paneles de control de compras.
Puede ejecutar indicaciones personalizadas (a través de tarjetas AI Brain), obtener resúmenes ejecutivos o generar automáticamente actualizaciones de proyectos basadas en la actividad reciente. Las tarjetas AI se actualizan a medida que cambian los datos subyacentes, lo que mantiene sus paneles actualizados y listos para la toma de decisiones.
Centralice las conversaciones donde se desarrolla el trabajo.
Mantenga cada conversación conectada con la tarea, la solicitud de propuestas o la orden de compra exactas a las que se refieren utilizando ClickUp Chat.
Por ejemplo, cuando un proveedor envía condiciones de precios actualizadas, el gestor de categorías puede introducir esas notas directamente en el canal de chatear enlazado a esa tarea del proveedor. Los equipos financieros, operativos y jurídicos pueden vista, debatir y actualizar los siguientes pasos en un solo lugar, sin caos de correo electrónico ni pérdida de contexto.
Para la colaboración en directo, SyncUps en ClickUp Chat facilita la organización de debates en tiempo real justo donde se realiza el trabajo. Puede iniciar una llamada de audio o videollamada directamente dentro de un canal o tarea.
💡 Consejo profesional: utilice ClickUp Chatear en el móvil para mantener fluidas las conversaciones sobre adquisiciones, incluso cuando no esté en su escritorio.
Entorno de trabajo de IA convergente: un hub único para la adquisición inteligente.
El entorno de trabajo de IA convergente de ClickUp reúne sus documentos, tareas, chats y funciones de IA en un entorno unificado. En lugar de utilizar el interruptor entre Excel, el correo electrónico, los repositorios de contratos y los paneles de análisis, trabajará en un único panel inteligente en el que se conserva el contexto y el flujo de la información es natural.
En el contexto de las compras, la IA convergente significa:
- Enlazado perfecto de documentos de proveedores, solicitudes de propuestas y chats de evaluación.
- Resumen mediante IA de los términos del contrato, los riesgos de los proveedores y las tendencias de rendimiento junto a la tarea de trabajo.
- Transiciones con un solo clic de chat → tarea → indicación de IA → informe, sin perder el contexto.
🔴 Dispersión del trabajo: el asesino silencioso de la productividad. Las herramientas fragmentadas ralentizan la toma de decisiones, provocan la duplicación del trabajo y ocultan información crítica en silos desconectados, lo que se conoce como dispersión del trabajo. El uso de un entorno de trabajo de IA convergente ayuda a los equipos de compras a reunir esos silos en un entorno coherente y basado en datos.
Optimice su proceso de compras con ClickUp.
No se puede negar que la IA en las compras está convirtiendo las tareas que requieren mucho tiempo en flujos de trabajo inteligentes y autooptimizables.
Sin embargo, herramientas como ChatGPT solo gestionan tareas individuales de forma aislada.
Si necesita una plataforma que conecte los datos de sus proveedores, contratos, aprobaciones y comunicaciones en un único sistema inteligente, ClickUp lo reúne todo. Con todas sus tareas, archivos, conversaciones y datos del espacio de trabajo en un solo lugar, ClickUp es el único entorno de trabajo convergente que usted y su equipo necesitan para llevar a cabo una operación de compras eficiente y eficaz.
Para empezar a automatizar sus procesos de adquisición, regístrese en ClickUp gratis, gratuito/a.