Un gestor de crecimiento programó una reunión para coordinar a los equipos de marketing, producto y ventas en torno a las metas del cuarto trimestre. El equipo de marketing quería más clientes potenciales. El equipo de ventas quería mejores clientes potenciales. El equipo de producto quería lanzar una función que nadie había solicitado.
La reunión terminó con tres hojas de ruta diferentes y todos más confundidos que al principio.
Probablemente haya estado en esa misma reunión. 😤
La alineación interfuncional suena muy bien en teoría: poner a todos en la misma página, trabajo hacia metas comunes, romper los silos y lograr la armonía.
¿La realidad? El departamento de marketing mide el intento correcto en función del volumen de clientes potenciales, el equipo de ventas se preocupa por las tasas de cierre y el de producto optimiza las funciones lanzadas. Todos filan con fuerza, pero el barco sigue dando vueltas en círculos.
Esta guía explica cómo los gestores de crecimiento pueden coordinar equipos multifuncionales de forma eficaz. Y cómo ClickUp, la app para todo el trabajo, puede ayudar. 🤝
⭐ Plantilla con función
La gestión de proyectos complejos entre varios equipos ahora es más fácil. La plantilla de plan de proyecto interfuncional de ClickUp proporciona un marco claro para alinear tareas, cronogramas y responsabilidades, lo que garantiza una colaboración interfuncional exitosa y una entrega puntual.
Los costes ocultos de los equipos multifuncionales descoordinados
Cuando los departamentos no se sincronizan, se pierde eficiencia y se destruyen activamente los beneficios. Esto es lo que le cuesta en dólares reales y oportunidades perdidas. 📊
Está pagando a personas para que hagan el mismo trabajo dos veces.
Su equipo de marketing dedica tres días a preparar una presentación para un cliente personalizado. Mientras tanto, el equipo de ventas crea su propia versión porque no sabía que el equipo de marketing ya estaba trabajando en ello.
Ambos equipos facturan sus horas. Ambos se sienten productivos. Usted acaba de pagar el doble por un solo producto.
Multiplique esto por cada proyecto y estará financiando toda una plantilla fantasma que no produce nada nuevo.
🧠 Dato curioso: Skunk Works, en Lockheed Martin, en la década de 1940, se cita a menudo como uno de los primeros ejemplos corporativos de equipos multifuncionales. Ingenieros, diseñadores, probadores, etc., hicieron su trabajo juntos en un equipo enfocado para construir aviones avanzados rápidamente bajo estrictas restricciones.
Estás dejando que información crítica se pierda en la bandeja de entrada de alguien.
Un cliente importante le dice al servicio de asistencia que a su producto le falta una función que necesita desesperadamente. El servicio de asistencia lo registra, pero el equipo de producto nunca lo ve. Seis meses después, ese cliente se cambia a un competidor que sí le escuchó.
Ha perdido al cliente porque las personas que podían solucionarlo nunca se enteraron de que había un problema.
Estás celebrando victorias que no importan.
El equipo de ventas alcanza el 120 % de la cuota, pero la mitad de esos acuerdos se pierden en un plazo de 90 días porque se vendieron funciones que aún no existen.
El departamento de Éxito del Cliente tiene puntuaciones de satisfacción récord, pero los ingresos se mantienen estables porque los clientes satisfechos no están creciendo.
El departamento de marketing genera miles de clientes potenciales a los que el equipo de ventas nunca llama.
Todos están alcanzando sus números, pero su empresa sigue teniendo dificultades. Cuando los equipos se optimizan para obtener resultados diferentes, la formación de equipos se convierte en un ejercicio de marcar casilla de selección en lugar de una alineación real.
Está convirtiendo decisiones rápidas en debates que duran meses.
Su competidor lanza un nuevo modelo de precios y su equipo necesita responder rápidamente. Pero primero, el departamento financiero debe analizarlo. A continuación, el departamento de marketing debe revisar los mensajes. Después, el equipo jurídico debe dar su opinión. Y, por último, el equipo de ventas debe probarlo.
Para cuando usted se mueva, su competidor ya habrá capturado la cuota de mercado que usted estaba discutiendo. La velocidad es una ventaja competitiva que usted ha regalado gratis.
💡 Consejo profesional: Ancle cada iniciativa en torno a una única métrica de crecimiento en la que todos puedan influir desde su perspectiva. Por instancia, si la métrica es la conversión de (versión de) prueba a pago, el departamento de Producto se centra en los flujos de incorporación, el de Marketing optimiza la captación y el de Soporte se asegura de que los tickets de la primera semana se resuelvan en menos de dos horas. De esta manera, nadie tira en direcciones diferentes.
Está perdiendo buenos empleados porque la cultura de la empresa premia la política.
Su mejor diseñador presenta una solución que ahorraría a los usuarios 10 horas a la semana. El departamento de ingeniería dice que no es una prioridad, mientras que el de producto insiste en que no encaja en la hoja de ruta.
Seis reuniones después, nada ha cambiado, excepto la motivación de su diseñadora. Ella actualiza su currículum porque está cansada de luchar en guerras internas en lugar de resolver los problemas personalizados de los clientes.
La colaboración en el lugar de trabajo no tiene sentido cuando todas las buenas ideas mueren en batallas territoriales.
🔍 ¿Sabías que...? Un estudio reveló que los resultados dependen de quiénes forman parte del equipo, el contexto organizativo (por ejemplo, cómo apoyan los líderes al equipo), los procesos internos (cómo se comunican, establecen normas) y unas medidas de resultados claras. Los equipos a los que les falta uno de estos pilares suelen tener un rendimiento inferior.
Cómo alinear equipos multifuncionales de manera eficaz
La colaboración interfuncional reúne diversos conocimientos especializados, pero cuando cada equipo avanza en su propia dirección, la alineación se rompe.
Aquí tienes una guía paso a paso para mantener a todos conectados y trabajando juntos. 🫱
Paso n.º 1: Defina metas de uso compartido e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Para alinearlos, comience con un objetivo unificado que genere la conexión (a internet) entre todos los departamentos. A continuación, establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) medibles para cada equipo que se enlacen directamente con esa meta mayor.
Celebra una breve reunión de alineación con los jefes de equipo para esbozar las prioridades y los criterios de éxito. Céntrate en los resultados. Por ejemplo, en lugar de decir «aumentar la base de clientes», podrías plantear la meta como «aumentar los usuarios activos en un 15 % este trimestre».
El departamento de marketing puede encargarse de la generación de clientes potenciales, el de producto puede mejorar la finalización de la incorporación y el equipo de ventas puede convertir más (versión de) prueba en personalizados. Todos contribuyen al mismo resultado medible.
Una vez que los resultados están claros, el software de gestión de tareas de ClickUp los convierte en un progreso rastreable.
Cree una lista o carpeta específica para cada meta del equipo o área de KPI, y utilice tareas de ClickUp para desglosarlos. Añada tareas que representen metas específicas, hitos o resultados clave. Utilice subtareas o listas de control para desglosar cada meta en pasos prácticos.
Supongamos que el equipo de crecimiento crea una tarea para su meta de activación de usuarios: pueden vincular subtareas de campaña, planes de mejora de la incorporación y guiones de seguimiento de clientes en un solo lugar.
Esto ayuda a los líderes a ver cómo cada función contribuye al objetivo general, manteniendo la alineación basada en datos.
Paso n.º 2: Correlacionar responsabilidades y flujos de trabajo
Una vez que las metas están alineadas, todos deben saber cómo es el flujo del trabajo entre los departamentos.
Elija un proceso crítico en el que participen varios equipos. Por ejemplo, tome el flujo de incorporación de clientes. Anote cada uno de los pasos, desde el momento en que se cierra el trato hasta que el cliente está completamente operativo en su plataforma.
Asigne un propietario a cada paso, no un equipo, sino una persona real que sea responsable. A continuación, sea específico sobre lo que significa «terminado» en cada fase.
Cuando el equipo de ventas dice que ha completado el traspaso, ¿significa eso que ha rellenado un formulario o que ha mantenido una llamada de 30 minutos con el departamento de éxito del cliente para discutir los detalles de la cuenta y las posibles señales de alerta?
Documente la autoridad para la toma de decisiones también en la aplicación de colaboración de equipo. Esto es lo que debe quedar muy claro:
- ¿Quién toma la decisión final cuando surge una duda sobre las solicitudes de personalización?
- ¿Quién decide si retrasamos o enviamos con un alcance reducido cuando se incumplen los cronogramas?
- ¿Quién aprueba los cambios presupuestarios cuando un proyecto necesita más recursos?
- ¿Quién aprueba las comunicaciones externas antes de su publicación?
Consejo: La matriz RACI hace que esta delimitación sea más estructurada.
ClickUp Docs se convierte en su única fuente de información veraz para la documentación de procesos. Puede crear documentos que correlacionen flujos de trabajo completos, asignar propietarios a secciones específicas y enlazarlos directamente a las tareas involucradas.
Cuando alguien se une a un proyecto a mitad de camino, lee el documento en lugar de programar tres reuniones para comprender lo que está sucediendo.
Además, el documento se mantiene actualizado porque se encuentra en la app de comunicación del equipo, donde se realiza el trabajo.
💡Consejo profesional: Cree vídeos de los procesos y cualquier otra cosa que necesite una explicación más visual, utilizando Clips en ClickUp. Incorpórelos en el documento maestro y ya estará todo listo.
🤩 Bonus: ¡Una plantilla!
También puede probar la plantilla de plan de proyecto multifuncional de ClickUp para simplificar la configuración.
Incluye fases de tareas como Completada, Documentación, Inicio, Aprobación de lanzamiento y Procesamiento, lo que permite a los equipos supervisar el progreso de forma eficaz. Además, los Campos personalizados de ClickUp, como Equipo funcional, Documentación completar, Autorizador, Aprobación y Miembros del equipo, ayudan al seguimiento de los atributos esenciales y a visualizar los datos del proyecto.
💡 Consejo profesional: Convierte notas dispersas en documentación pulida en segundos con ClickUp Brain MAX. Por ejemplo, puedes pedirle a Brain MAX que redacte un resumen del proceso a partir de tu lista de tareas o que resuma la sincronización de un proyecto reciente en pasos de acción clave. Esto ayuda a los equipos a actualizar los documentos más rápidamente, manteniendo todas las guías de proceso al día.
Paso n.º 3: Implementar canales de comunicación centralizados
Elija un sistema y conviértalo en el predeterminado/a para todas las discusiones relacionadas con el proyecto. Cuando alguien quiera dar su opinión sobre un entregable, lo hará allí. Cuando surja un obstáculo, lo señalará allí. Cuando se tomen decisiones, se documentarán allí.
Establezca ajustes claros sobre qué tipo de comunicación va en cada lugar:
- Los problemas urgentes que requieren atención inmediata se etiquetan directamente en la tarea para que la persona adecuada los vea de inmediato.
- Actualizaciones generales que todos deben ver en el canal del proyecto, donde tienen visibilidad pero no interfieren.
- Las decisiones estratégicas que afectan a varios equipos se documentan en un espacio compartido donde todos pueden consultarlas más adelante.
- Los comentarios sobre resultados específicos se incluyen en los comentarios del trabajo real, por lo que nunca se pierde el contexto.
ClickUp Chat permite a los equipos mantener conversaciones sin tener que saltar entre cinco herramientas diferentes. Puede crear canales para proyectos, departamentos o temas específicos, y vincular los mensajes directamente a las tareas con las que están relacionados.
Un gestor de proyectos puede publicar actualizaciones de la campaña en el chat, y los compañeros de los departamentos de marketing, producto y diseño pueden hacer un uso compartido rápido de sus comentarios. Cuando una idea o un problema requiere una acción, ese mensaje de chat se convierte inmediatamente en una tarea de ClickUp.
También puede asignar comentarios en ClickUp con @menciones para mantener los comentarios exactamente donde deben estar: en el propio trabajo.
💡 Consejo profesional: Cuando los hilos se alarguen, utilice ClickUp Brain para resumir automáticamente el debate. Los equipos pueden ahorrar horas poniéndose al día y no se pierde ninguna decisión clave.
Paso n.º 4: Establezca revisiones y controles periódicos.
Determine la cadencia adecuada en función de la rapidez con la que avanza su trabajo. Los equipos de productos que se mueven rápidamente pueden necesitar reuniones diarias para detectar problemas con rapidez. Las iniciativas estratégicas a más largo plazo pueden necesitar sincronizar semanalmente. La alineación de toda la empresa, con probabilidad, requiera revisiones mensuales.
A continuación, cree responsabilidad documentando los compromisos. Cuando alguien dice que entregará la documentación de la API el jueves, eso se convierte en un compromiso de seguimiento. Cuando llega el jueves y no está terminado, todo el mundo lo sabe.
Dedique tiempo a revisar lo que funciona y lo que no. Esto es lo que debe revisar cada dos semanas:
- ¿Los traspasos se realizaron sin problemas o el trabajo se estancó a la espera de otro equipo?
- ¿Alguien se ha visto bloque por no disponer de la información o los recursos que necesitaba?
- ¿Descubrimos prioridades desalineadas que provocaban que los equipos trabajaran unos contra otros?
- ¿Son útiles nuestras reuniones o la gente se desconecta porque no se decide nada?
Utilice esta información para ajustar su proceso.
ClickUp Automatización se encarga del trabajo repetitivo de configuración para que estas comprobaciones se lleven a cabo. Puede crear reglas que notifiquen automáticamente a los jefes de equipo cada viernes que deben enviar sus actualizaciones semanales, o activar recordatorios tres días antes de que venzan las revisiones trimestrales.
Joseph S Kahn comparte su experiencia sobre el uso compartido de ClickUp en Hum JAM:
ClickUp es la herramienta de automatización de equipos «todo en uno» más increíble que existe, capaz de realizar un seguimiento, automatizar y medir el éxito del equipo. Créeme cuando te digo que tu equipo no podrá prescindir de esta herramienta.
ClickUp es la herramienta de automatización de equipos «todo en uno» más increíble que existe, capaz de realizar un seguimiento, automatizar y medir el éxito del equipo. Créeme cuando te digo que tu equipo no podrá prescindir de esta herramienta.
🔍 ¿Sabías que...? El enfoque Scrum (de Takeuchi y Nonaka, 1986) utilizaba la idea del rugby, en el que un equipo multifuncional avanza conjuntamente a través de fases de desarrollo superpuestas. Eso significaba menos esperas, más colaboración y mayor rapidez.
Paso n.º 5: Supervisar el progreso y repetir continuamente
Aumente la visibilidad de su flujo de trabajo diario. Cada equipo debe conocer su estado actual en relación con las metas, los próximos plazos y cualquier obstáculo que afecte a otros equipos.
Cree paneles de ClickUp para mostrar el progreso en tiempo real, de modo que las personas puedan acceder por sí mismas a la información que necesitan.
Esto es lo que hay que tener en cuenta:
- Los valores de completación de tareas muestran si los equipos están cumpliendo con lo que confirmaron o si incumplen constantemente los plazos.
- La duración del ciclo muestra cuánto tiempo permanece el trabajo en cada fase y dónde se forman los cuellos de botella del proyecto.
- El seguimiento de dependencias muestra cuándo un equipo está esperando a otro y con qué frecuencia los traspasos provocan retrasos.
- La distribución de la carga de trabajo muestra si algunos equipos están sobrecargados mientras que otros tienen capacidad para ayudar.
- El progreso de los objetivos muestra si el trabajo individual de cada uno está contribuyendo a alcanzar los objetivos de toda la empresa.
Busque patrones que indiquen una falta de alineación. Si el equipo de diseño siempre entrega a tiempo, pero el de ingeniería siempre se retrasa, es posible que tenga un problema de recursos o de estimación. Si el equipo de éxito del cliente sigue escalando los mismos problemas, es posible que el equipo de producto no esté priorizando las soluciones adecuadas.
💡 Consejo profesional: mantenga el sistema inteligente con los agentes de ClickUp AI. Por instancia, configure un agente para:
- Detecte cuándo una tarea está bloque por una dependencia no satisfecha.
- Actualice automáticamente el estado de la tarea a Bloqueado.
- Notifique al equipo correspondiente a través del chat sobre el obstáculo.
- Publique un resumen en una tarjeta de IA que muestre todos los obstáculos actuales en su panel de control.
Tres ejemplos reales de alineación interfuncional que impulsan los resultados
A continuación, se muestran tres ejemplos en los que el hecho de que los equipos multifuncionales estuvieran en la misma página dio lugar a logros cuantificables.
1. El modelo Squad de Spotify
En 2012, Spotify se enfrentaba a los típicos problemas de escalabilidad: equipos a la espera de aprobaciones, funciones atascadas en el limbo de los traspasos y ciclos de lanzamiento que se prolongaban durante meses.
Se reestructuraron en equipos autónomos, cada uno de los cuales incluía diseñadores, desarrolladores, gestores de productos y analistas de datos que hacían trabajo juntos desde la concepción hasta el lanzamiento.
Qué ha cambiado:
- Cada equipo era responsable de una parte específica del producto de principio a fin y podía enviar actualizaciones sin tener que pasar por múltiples niveles burocráticos.
- Los equipos pasaron a la implementación continua porque las personas que tenían que tomar decisiones estaban en la misma sala.
- La velocidad en la toma de decisiones aumentó drásticamente ya que los equipos no necesitaban la aprobación de diferentes departamentos.
📮ClickUp Insight: El 34 % de las decisiones se quedan estancadas a la espera de la aprobación de la dirección, y otro 33 % se paralizan durante la colaboración interfuncional.
¿Traducción? Demasiados cocineros, poca claridad. 👥
Los comentarios asignados y los observadores en las tareas de ClickUp facilitan la participación de las personas adecuadas en la decisión en el momento oportuno, sin más momentos de «¿quién es el responsable de esto?». Todos se mantienen informados, alineados y responsables.
2. El proceso «Working Backwards» (Trabajar hacia atrás) de Amazon
Amazon aborda la falta de alineación antes de que resulte costosa.
Antes de crear cualquier producto o función nueva, los equipos redactan un comunicado de prensa simulado y preguntas frecuentes como si ya se hubiera lanzado.
Los equipos de ingeniería, producto, marketing y operaciones contribuyen a estos documentos, lo que demuestra cómo los gestores de crecimiento pueden alinear equipos multifuncionales en torno a los resultados de los clientes en lugar de a las metas departamentales.
He aquí por qué trabaja:
- La falta de alineación en la colaboración del equipo sale a la luz pronto, cuando aún es fácil de solucionar.
- Los equipos acuerdan cómo debe ser el intento correcto de la organización antes de que nadie escriba código.
- Las necesidades del cliente siguen siendo fundamentales para la toma de decisiones, ya que, si no se puede redactar un comunicado de prensa convincente, se debe tener la probabilidad de no crear.
📖 Lea también: Modelo de gestión del trabajo colaborativo: su hoja de ruta hacia una mayor productividad
3. El sistema de producción de Toyota
En la década de 1950, la mayoría de los fabricantes mantenían a los trabajadores de fábrica y a los equipos de diseño completamente separados. Toyota hizo algo diferente: dio a los trabajadores de la cadena de montaje la autoridad para detener la producción y llamar a los ingenieros directamente a la planta cuando detectaban problemas. Esto se conoció como el sistema de cordón andon.
El impacto fue significativo:
- La calidad del producto mejoró sustancialmente porque las personas que fabricaban los coches podían señalar inmediatamente los problemas.
- Los ciclos de desarrollo de productos se acortaron ya que los ingenieros recibían comentarios en tiempo real de los trabajadores que ensamblaban los vehículos.
- Los problemas se resolvieron más rápidamente porque las personas que entendían el problema y las personas que podían solucionarlo ya no hacían trabajo en mundos separados.
🧠 Dato curioso: Los equipos multifuncionales que destacan en la búsqueda de información (búsqueda de datos externos) y en la fuerte alineación interna (todos comparten información y decisiones) son significativamente más resistentes cuando se producen perturbaciones. Si el equipo carece de esa integración interna, su ventaja disminuye considerablemente.
Sincronice a su equipo con ClickUp.
Los gestores de crecimiento se enfrentan a un reto constante: mantener a todos los equipos en la misma página. Cada función tiene sus propias prioridades, pero el progreso depende de lo bien que trabajen juntas todas las partes implicadas.
ClickUp hace que esto resulte natural. Todas las conversaciones, metas y tareas se conectan en un solo lugar, de modo que los equipos pueden ver el progreso a medida que se produce.
Los gestores de crecimiento pueden realizar el seguimiento de las iniciativas, aclarar los siguientes pasos y hacer que todos se responsabilicen sin frenar el impulso.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp y dé a sus equipos el espacio necesario para crecer juntos! ✅
Preguntas frecuentes (FAQ)
Los gestores de crecimiento dependen de varios equipos para alcanzar objetivos comunes. La coordinación garantiza que todos comprendan las prioridades, los cronogramas y las responsabilidades. Cuando los equipos se sincronizan, los proyectos siguen su curso, las decisiones se toman más rápidamente y los resultados mejoran.
ClickUp reúne todo el trabajo (tareas, paneles, chats y documentos) en un único espacio conectado. Los gestores de crecimiento pueden realizar un seguimiento del progreso, asignar responsabilidades, organizar actividades de formación de equipos y mantener las discusiones vinculadas al trabajo en sí. ClickUp hace que la colaboración sea clara, transparente y fácil de gestionar entre los distintos departamentos.
La falta de coordinación provoca duplicación de tareas, incumplimiento de plazos y conflictos de prioridades. Los equipos pierden el contexto, la comunicación se interrumpe y el progreso se estanca. Con el tiempo, esto supone un desperdicio de recursos y debilita los esfuerzos de crecimiento, lo que dificulta la consecución de los objetivos empresariales.
El seguimiento de metas conecta las tareas individuales con metas más amplias. Cuando todos ven cómo su trabajo contribuye a las metas comunes, la colaboración se vuelve natural y centrada. Fomenta la responsabilidad, mejora la transparencia y aumenta la cohesión del equipo.