Se pasa una fecha límite. El seguimiento de un cliente queda sepultado bajo los mensajes. Un compañero de equipo se pierde una actualización de estado porque el recordatorio estaba en la bandeja de entrada equivocada.
Estos pequeños descuidos se acumulan y provocan retrasos, pérdida de confianza y estrés innecesario.
El software de gestión de proyectos que envía recordatorios y alertas mantiene a todo el equipo responsable, reajustando las prioridades cuando cambian los planes y evitando que se pasen por alto tareas.
En esta entrada del blog, repasaremos las tres mejores herramientas que cumplen esta promesa. 🎯
Software de gestión de proyectos que envía recordatorios y alertas: de un vistazo
Aquí tienes un resumen de las tres mejores herramientas de software de gestión de proyectos que envían recordatorios y alertas y que puedes utilizar para tu plan de proyecto:
| Herramienta | Ideal para | Funciones principales | Ventajas y desventajas | Precios* |
| ClickUp | Gestión de proyectos y colaboración basadas en IA para particulares, startups y corporaciones. | Recordatorios, ClickUp Brain (asignación de tareas, actualizaciones y alertas mediante IA), agentes de piloto automático con IA, automatizaciones, Calendario (programación y reprogramación inteligentes). | Ventajas: 🌟 Entorno de trabajo con IA convergente para todo tu trabajo 🌟 Te permite posponer, reprogramar, delegar o convertir recordatorios en tareas 🌟 Incluye herramientas de IA para escribir, planificar y realizar automatizaciones de tareas🌟 Ofrece vistas de proyectos flexibles, incluyendo Lista, Tablero, Calendario, Gantt y CronogramaDesventajas:🧐 Curva de aprendizaje pronunciada para los nuevos usuarios debido a su amplio conjunto de funciones🧐 La aplicación móvil aún no tiene todas las funciones de la aplicación de escritorio | Gratis para siempre; personalizaciones disponibles para corporaciones. |
| Asana | Gestión de proyectos flexible y multifuncional para startups y equipos de proyectos de tamaño medio. | Recordatorios y notificaciones de tareas (por correo electrónico, push o escritorio), dependencias y subtareas, automatizaciones para actualizaciones y alertas de tareas, vistas de cronograma y calendario, integraciones con Slack/Google Calendar. | Ventajas: 🌟 Proporciona recordatorios a los equipos sobre las tareas rutinarias y los controles🌟 Ayuda a los gerentes a reducir los seguimientos 🌟 Mantiene a todos informados independientemente de las zonas horariasDesventajas:🧐 Acceso externo limitado para los colaboradores 🧐 Las funciones avanzadas están bloqueadas tras un muro de pago🧐 Difícil de configurar para equipos pequeños | Gratis; los planes de pago comienzan en 13,49 $ al mes por usuario. |
| Trello | Gestión visual de tareas y priorización para individuos y equipos pequeños. | Alertas de fechas límite, recordatorios de asignación de tarjetas, actualizaciones de actividades, tableros Kanban, automatización Butler (recordatorios basados en reglas), más de 200 integraciones a través de Power-Ups. | Ventajas: 🌟 Soporte para acceso móvil y de escritorio para trabajar sobre la marcha. 🌟 Configura recordatorios en Google Calendar y otras herramientas mediante integraciones a través de Power-Ups. Desventajas:🧐 Funciones limitadas en la elaboración de informes y paneles sin Power-Ups.🧐 Restricciones en el número de proyectos que se pueden seguir a la vez.🧐 No es adecuado para equipos grandes o proyectos complejos. | Gratis; los planes de pago empiezan en 6 $ al mes por usuario. |
¿Qué debe buscar en un software de gestión de proyectos que envía recordatorios y alertas?
El mejor software de gestión de proyectos garantiza que los recordatorios sean oportunos, contextuales y adaptables a su flujo de trabajo. Esto es lo que debe tener en cuenta a la hora de elegir uno:
- Envía recordatorios a todos los dispositivos (ordenador, móvil, navegador, aplicaciones de chat) para que nunca vuelvas a incumplir un plazo cuando estés fuera de la oficina.
- Automatiza las alertas basadas en desencadenantes como cambios de estado, dependencias o inactividad, lo que reduce los seguimientos manuales.
- Distingue los plazos urgentes de los controles rutinarios, lo que garantiza que el trabajo crítico siempre tenga la máxima visibilidad.
- Realiza un seguimiento de las respuestas a las alertas, para que sepas si las tareas se han confirmado, pospuesto o completado.
- Integra alertas en los flujos de trabajo, por ejemplo, convirtiendo comentarios o notificaciones en recordatorios de seguimiento por correo electrónico.
- Utiliza IA para reordenar las prioridades de los recordatorios, resumir las tareas pendientes y escalar automáticamente los obstáculos.
- Sincroniza con calendarios externos (Google, Outlook, iCal) para evitar duplicaciones y mantener los horarios alineados.
🧠 Dato curioso: El «sistema de recordatorios» más antiguo que utilizaban los seres humanos consistía en hacer nudos en cadenas. Las culturas antiguas, incluida la cultura inca con su sistema khipu, utilizaban cadenas anudadas para realizar el seguimiento de tareas, números y obligaciones.
El mejor software de gestión de proyectos que envía recordatorios y alertas
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puede confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
Veamos los tres mejores programas de gestión de proyectos que envían recordatorios y alertas.
1. ClickUp (el mejor para la gestión de proyectos y la colaboración basadas en IA)
ClickUp for Project Management es la aplicación integral para el trabajo que combina gestión de proyectos, documentación y comunicación en equipo, todo en una sola plataforma, acelerada por la automatización y la búsqueda con IA de última generación.
Los recordatorios de ClickUp centralizan todos los seguimientos y alertas de tareas en un solo lugar a través de ClickUp Inicio. No importa si trabajas desde un navegador, un escritorio o un dispositivo móvil; tus recordatorios siempre estarán visibles y listos para actuar.
Supongamos que el fundador de una startup está coordinando el lanzamiento de productos entre varios equipos. Puede crear un recordatorio para una llamada importante con un cliente, adjuntar los documentos pertinentes e incluso asignarlo a un miembro del equipo.
Los comentarios en las tareas de ClickUp o las notificaciones también se pueden convertir en recordatorios. Además, con opciones para posponer, reprogramar o delegar, los recordatorios hacen que todos se responsabilicen.
Mantén tus proyectos en marcha con la IA.
ClickUp Brain añade una capa basada en IA a la gestión de proyectos, lo que le permite ahorrar aproximadamente un día a la semana al automatizar las tareas rutinarias y las reuniones. Cuando se le hace una indicación, asigna automáticamente las tareas en función de la disponibilidad, realiza el seguimiento del progreso y ajusta las prioridades de forma dinámica.
Por ejemplo, un gestor de proyectos que coordina el lanzamiento de una nueva aplicación indica a ClickUp Brain que: «Planifique las tareas de lanzamiento para las próximas dos semanas, las asigne a los desarrolladores, al departamento de control de calidad y al de marketing, y marque automáticamente cualquier retraso».
La IA crea instantáneamente tareas para cada equipo, asigna propietarios en función de su experiencia, establece plazos y supervisa el progreso. Si una tarea de control de calidad se retrasa, Brain actualiza las prioridades y envía alertas a los miembros del equipo pertinentes.
📌 Prueba estas indicaciones:
- Establece un recordatorio para que el equipo de diseño envíe los bocetos antes del viernes a las 3 p. m.
- Crea recordatorios recurrentes cada Monday para que el equipo actualice el progreso de sus proyectos.
- Avísame si la tarea de desarrollo no se ha completado 24 horas antes de la fecha límite.
Automatiza tu entorno de trabajo sin necesidad de escribir código.
Las automatizaciones de ClickUp, impulsadas por IA, te permiten describir un flujo de trabajo en lenguaje sencillo para configurarlo al instante.
Por ejemplo, cuando un diseñador marca una tarea como «Terminada», una automatización puede moverla a la lista «Revisar». También notifica al gestor del proyecto y la asigna al control de calidad.
Crea horarios inteligentes.
ClickUp Calendar centraliza todas las tareas, eventos y plazos en una vista inteligente y dinámica para gestionar activamente su agenda.
A diferencia de los calendarios estáticos, ClickUp Calendar bloquea automáticamente el tiempo de concentración, reordena las prioridades de las tareas cuando cambian los planes y se sincroniza con Google Calendar o Outlook para evitar duplicaciones.
En combinación con ClickUp Brain, puede incluso encontrar horarios para reuniones, enviar invitaciones y generar transcripciones con función de búsqueda y elementos asignados.
A continuación te explicamos cómo utilizarlo para optimizar tu planificación:
Funciones principales de ClickUp
- Herramientas de IA unificadas: Accede a un potente conjunto de herramientas de IA para una automatización más profunda, inteligencia de proyectos y una gestión de tareas más inteligente con ClickUp Brain MAX.
- Convierta las conversaciones en tareas: capture ideas, elementos pendientes o actualizaciones rápidas sobre la marcha con solo decirlas en voz alta con Talk-to-Text en ClickUp.
- Genera contenido pulido: recurre al AI Writer for Work de ClickUp Brain para redactar correos electrónicos, agendas de reuniones, informes o actualizaciones de proyectos.
- Encuentre respuestas en segundos: Recupere la información exacta que necesita en tareas, documentos, chats y proyectos con ClickUp Enterprise Search.
- Captura reuniones sin esfuerzo: graba, transcribe y resume debates, y luego convierte los puntos clave en tareas viables con ClickUp AI Notetaker.
- Delega las tareas rutinarias: implementa agentes personalizables de ClickUp AI Autopilot que supervisan las tareas, actualizan los estados y envían alertas según tus necesidades específicas.
Ventajas de ClickUp
- Unifica tareas, documentos, chats, pizarras, paneles y metas en un único entorno de trabajo.
- Le permite posponer, reprogramar, delegar o convertir recordatorios en tareas con un solo clic.
- Ofrece amplias herramientas de IA para escribir, planificar y realizar la automatización de tareas.
- Ofrece vistas flexibles de los proyectos, incluyendo Lista, Tablero, Calendario, diagrama de Gantt y Cronograma.
ClickUp contras
- Curva de aprendizaje más pronunciada para los nuevos usuarios debido a su amplio conjunto de funciones.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 400 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4300 opiniones)
Por qué es ideal para gestionar múltiples prioridades
El completo conjunto de funciones de ClickUp ayuda a las personas y a los equipos a organizar, visualizar y priorizar las tareas de manera eficiente.
Ofrece cuatro indicadores de prioridad claros: Urgente, Alta, Normal y Baja. De esta forma, todos los miembros del equipo saben al instante qué tareas requieren atención inmediata y cuáles pueden programarse para más adelante.
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
De una reseña de G2:
Lo que más me gusta es el flujo constante de nuevas funciones y mejoras. ClickUp no es solo una herramienta de gestión de proyectos, es una plataforma de productividad completa. Lo uso a diario como sistema de tickets, para comunicarme con los clientes y para organizar flujos de trabajo complejos. Las funciones de IA son realmente destacables: me ayudan a encontrar contenido más rápido, priorizar tareas y mantener el contexto entre proyectos. La flexibilidad para personalizarlo todo, desde las vistas hasta las automatizaciones, hace que se adapte perfectamente a mi forma de trabajar.
Lo que más me gusta es el flujo constante de nuevas funciones y mejoras. ClickUp no es solo una herramienta de gestión de proyectos, es una plataforma de productividad completa. La utilizo a diario como sistema de tickets, para comunicarme con los clientes y para organizar flujos de trabajo complejos. Las funciones de IA son realmente destacables: me ayudan a encontrar contenido más rápido, priorizar tareas y mantener el contexto entre proyectos. La flexibilidad para personalizarlo todo, desde las vistas hasta las automatizaciones, hace que se adapte perfectamente a mi forma de trabajar.
📮 ClickUp Insight: El 50 % de las personas estructuran su tiempo dedicando ciertos días a tareas administrativas frente a tareas que requieren concentración, pero solo el 22 % afirma que realiza automatización o delega tareas.
La gestión manual del tiempo ayuda, pero no elimina las tareas repetitivas que siguen restando tiempo al trabajo profundo. ✔️
El calendario, el bloqueo de tiempo y los agentes de IA de ClickUp trabajan juntos para proteger tu tiempo. Programa automáticamente el trabajo repetitivo, mueve las tareas según su prioridad y activa recordatorios, para que tu semana se desarrolle por sí sola.
💫 Resultados reales: Lulu Press ahorra una hora al día por empleado gracias al uso de ClickUp Automatizaciones, lo que se traduce en un aumento del 12 % en la eficiencia del trabajo.
2. Asana (ideal para la gestión flexible y multifuncional de proyectos)
Asana es un software de gestión de tareas que te permite configurar notificaciones por correo electrónico, notificaciones push en el móvil o alertas en el escritorio. Personaliza cuándo y con qué frecuencia se activan, ya sea un recordatorio único de una fecha límite o avisos recurrentes para tareas periódicas.
Puede informar a miembros específicos del equipo, establecer recordatorios basados en las fases del proyecto o activar notificaciones cuando cambien las dependencias. El sistema se integra con su flujo de trabajo existente a través de tableros de proyectos visuales, cronogramas y vistas de calendario.
Sus funciones de automatización optimizan aún más este proceso con reglas personalizadas que pueden asignar tareas, actualizar estados o enviar alertas. Se conecta con herramientas como Microsoft Teams y Google Calendar, por lo que las notificaciones pueden llegar a su entorno de trabajo sin necesidad de cambiar de contexto.
Funciones principales de Asana
- Establece dependencias y subtareas para desglosar trabajos complejos y gestionar el orden de las tareas.
- Asigna roles, fechas límite y prioridades a las tareas con campos personalizables para mayor eficacia.
- Gestiona las cargas de trabajo y la asignación de recursos de forma dinámica con la facilidad del arrastrar y soltar.
- Crea plantillas reutilizables para proyectos y tareas con el fin de estandarizar las buenas prácticas.
- Cree flujos de trabajo con IA o configure agentes de IA basados en plantillas para que se encarguen de las tareas repetitivas.
Ventajas de Asana
- Fomenta la coherencia con recordatorios a los equipos sobre las tareas rutinarias y los controles.
- Ayuda a los gerentes a reducir los seguimientos, ya que los recordatorios se encargan de gran parte de las notificaciones.
- Soporte para equipos remotos y distribuidos que se mantienen al día independientemente de la zona horaria en la que se encuentren.
Contras de Asana
- Acceso externo limitado; los colaboradores solo pueden tener vista de las tareas, no pueden introducir datos ni realizar seguimiento de las horas.
- Las funciones avanzadas están bloqueadas tras muros de pago, a diferencia de las alternativas a Asana.
- Es difícil para los equipos pequeños configurar
Precios de Asana
- Free
- Starter: 13,49 $ al mes por usuario.
- Avanzado: 30,49 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Precio personalizado
- Enterprise+: Precio personalizado
Valoraciones y opiniones sobre Asana
- G2: 4,4/5 (más de 12 300 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 13 500 opiniones)
Por qué es ideal para gestionar múltiples prioridades
Asana es una herramienta fiable para gestionar múltiples proyectos. Te proporciona un entorno de trabajo para organizar y priorizar tareas por urgencia, importancia y fechas límite. Además, sus matrices de prioridades personalizables y sus recordatorios automáticos te ayudan a equilibrar las cargas de trabajo y evitar incumplir fechas límite.
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Asana?
Una reseña de G2 comparte:
Las ventajas más destacadas de Asana son sus funciones colaborativas, el uso de la IA, sus servicios de formación gratuitos, su interfaz de usuario, su equipo de soporte, su simplicidad y su facilidad de uso... Los aspectos más negativos de Asana son la lentitud con la que implementa actualizaciones y funciones significativas, sus funciones de automatización extremadamente limitadas y su falta de practicidad al realizar el uso compartido del trabajo entre empresas.
Las ventajas más destacadas de Asana son sus funciones colaborativas, el uso de la IA, sus servicios de formación gratuitos, su interfaz de usuario, su equipo de soporte, su simplicidad y su facilidad de uso... Los aspectos más negativos de Asana son la lentitud con la que implementa actualizaciones y funciones significativas, sus funciones de automatización extremadamente limitadas y su falta de practicidad al realizar el uso compartido del trabajo entre empresas.
🔍 ¿Sabías que...? Los estudios demuestran que las personas son más propensas a cumplir sus metas cuando establecen recordatorios basados en el tiempo («recordármelo a las 7 a. m.») en lugar de recordatorios vagos («recordármelo mañana»). La especificidad engaña al cerebro para que lo trate como una fecha límite.
3. Trello (el mejor para la gestión visual de tareas y la priorización)
Trello es un software gratuito de gestión de proyectos basado en tableros Kanban visuales para facilitar el seguimiento de las tareas. Puede crear tarjetas para las tareas, moverlas a través de listas personalizables (Pendientes, En curso, Terminadas) y obtener una visión general de la situación.
La plataforma gestiona las notificaciones mediante alertas de fechas límite, asignaciones de tarjetas y actualizaciones de actividades, para que los miembros del equipo estén siempre informados.
Para los equipos que necesitan más, Trello ofrece vistas de calendario y cronograma en los planes de pago. También ofrece una amplia biblioteca de Power-Up que se integra con herramientas como Slack, Google Drive y varias aplicaciones de control de tiempo.
Butler, la herramienta de automatización de Trello, puede configurar acciones basadas en reglas para reducir el trabajo manual. Por ejemplo, puede mover automáticamente tarjetas cuando se cumplen determinadas condiciones o enviar recordatorios en función de la prioridad de los proyectos.
Funciones principales de Trello
- Organiza las tareas creando tarjetas detalladas con fechas límite, adjuntos, listas de control y personas asignadas.
- Aprovecha sus funciones de colaboración interfuncional, que incluyen comentarios, menciones y registros de actividad en tiempo real.
- Añade rótulos y filtros personalizados para organizar y priorizar más fácilmente los tableros grandes.
- Aprovecha las múltiples plantillas de seguimiento de proyectos de su amplia biblioteca para estandarizar las tareas recurrentes.
Ventajas de Trello
- Compatibilidad con dispositivos móviles y ordenadores de escritorio para el trabajo desde cualquier lugar con actualizaciones en tiempo real.
- Configura recordatorios en Google Calendar y otras herramientas gracias a sus más de 200 integraciones a través de Power-Ups.
Contras de Trello
- Funciones limitadas de elaboración de informes y paneles de control, a menos que añadas Power-Ups.
- Restricciones en el número de proyectos que se pueden seguir a la vez; es difícil cambiar de un proyecto a otro.
- No es la solución ideal para equipos con proyectos grandes o complejos.
Precios de Trello
- Free
- Estándar: 6 $ al mes por usuario.
- Premium: 12,5 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Precio personalizado
Valoraciones y opiniones sobre Trello
- G2: 4,5/5 (más de 13 700 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 23 600 opiniones)
Por qué es ideal para gestionar múltiples prioridades
Trello ofrece una panorámica clara de las tareas mediante tableros Kanban personalizables, lo que le permite reordenar y priorizar el trabajo en función de la urgencia y la importancia.
Además, Butler y las integraciones facilitan la ejecución de proyectos impulsada por IA, lo que ayuda a los equipos a mantenerse centrados en las tareas más importantes.
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Trello?
Esto es lo que opinó un usuario de Capterra:
Simplicidad y flexibilidad. Es fácil empezar a utilizarlo y es compatible con diferentes escenarios, desde la gestión de proyectos hasta bases de conocimiento y calendarios... La gestión de cuentas de usuario puede suponer un reto. A menudo me encuentro con clientes que olvidan cómo se registraron y, por lo tanto, no pueden iniciar sesión ni recibir notificaciones.
Simplicidad y flexibilidad. Es fácil empezar a utilizarlo y es compatible con diferentes escenarios, desde la gestión de proyectos hasta bases de conocimientos y calendarios... La gestión de cuentas de usuario puede suponer un reto. A menudo me encuentro con clientes que olvidan cómo se registraron y, por lo tanto, no pueden iniciar sesión ni recibir notificaciones.
🔍 ¿Sabías que... Los primeros recordatorios digitales aparecieron a finales de la década de 1980 con las primeras agendas electrónicas (PDA), como la Psion Organizer y, más tarde, la PalmPilot. A la gente le sorprendía que un dispositivo portátil pudiera recordar sus citas.
Otras menciones destacadas
Aunque estas herramientas no han entrado en el top 3 de aplicaciones de recordatorios, puedes utilizarlas para mejorar la gestión de proyectos:
- Monday: Ofrece funciones de automatización para configurar alertas y recordatorios basados en desencadenantes específicos, como la proximidad de una fecha límite.
- Wrike: proporciona recordatorios automáticos de hojas de horas para ayudar a los equipos a enviar sus registros a tiempo, lo que garantiza el cumplimiento de los plazos de nóminas, facturación y elaboración de informes.
- Hive: Ofrece notificaciones de audio para alertas de reuniones, mensajes, asignaciones de acciones y @menciones, lo que añade un nivel adicional de urgencia a las comunicaciones importantes.
💡 Consejo profesional: ¿Por qué hacer tú mismo las tareas cotidianas más mundanas cuando puedes programar un agente de piloto automático con IA en ClickUp para que las haga por ti?
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Cómo gestionar eficazmente múltiples prioridades (consejos y buenas prácticas)
Cuando todo parece urgente, es difícil saber qué es lo que merece tu atención primero. Aquí tienes algunas buenas prácticas para conseguirlo.
- Utilice recordatorios previos: configure alertas vinculadas a puntos de riesgo. Por ejemplo, puede crear un recordatorio que se desencadene si cualquier dependencia se retrasa más de 24 horas.
- Adopta el método de «acumulación de alertas»: sigue acumulando alertas para tres puntos de control críticos: cuando se crea una tarea, cuando está en proceso y cuando se acerca la fecha límite.
- Aprovecha el marco de delegación a prueba de fallos: asigna tareas con alertas automáticas que te avisan si el progreso se estanca (por ejemplo, si el estado no ha cambiado en dos días).
- Aplica una alerta de dos canales: Separa las alertas urgentes (notificaciones push en el móvil) de las no urgentes (correo electrónico o en la aplicación) en tu lista de tareas pendientes.
🧠 Dato curioso: Los recordatorios digitales incluso se han probado en medicina. En ensayos clínicos, los pacientes que recibían recordatorios diarios por SMS para tomar su medicación eran hasta dos veces más propensos a cumplir con sus planes de tratamiento.
Un recordatorio: elige ClickUp.
Al fin y al cabo, los recordatorios y las alertas sirven para mantener el control sobre tu flujo de trabajo sin sentirte abrumado. Mientras que Asana y Trello ofrecen funciones sólidas, ClickUp va un paso más allá.
ClickUp te ofrece recordatorios basados en IA, automatizaciones y alertas personalizables que se adaptan a tu forma de trabajar. Sincroniza las alertas entre el escritorio, el móvil y el navegador para no perderte nada. Además, te avisa mientras ajusta las prioridades, asigna tareas automáticamente y mantiene a todo el mundo informado.
Con las tareas del proyecto, la documentación, los informes y la comunicación del equipo gestionados en una única plataforma basada en IA, ClickUp reduce la dispersión del trabajo para convertirse en el único entorno de trabajo convergente con IA que necesitas.
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