¿Alguna vez sientes que no estás terminando lo suficiente?
¿Siempre vas con retraso y no terminas todo lo que tienes pendiente?
Si es así, tal vez sea el momento de crear un plan de productividad. Un plan de productividad puede ayudarte a abordar tu lista de tareas pendientes, organizarte y mantener tus niveles de productividad, todo ello sin generar un agotamiento adicional. Es la clave para hacer más en menos tiempo sin sacrificar tu bienestar.
Pero, ¿cómo es un plan de productividad y cómo se crea uno?
En este artículo, exploraremos el concepto de planificación de la productividad y te proporcionaremos siete pasos para crear tu propio plan de productividad que se adapte a ti, similar a cómo se creó la técnica Pomodoro en un principio.
Al final, tendrás un mapa sólido que te guiará hacia una mayor eficiencia en los procesos y un menor agotamiento.
¿Qué es un plan de productividad?
Cuando la mayoría de las personas se sienten abrumadas, abordan sus listas de tareas pendientes sin pensarlo mucho ni planificarlo. Esto puede funcionar durante un breve periodo de tiempo, pero, al final, acabará provocando agotamiento.
Una investigación de la CNBC reveló que el 50 % de los trabajadores están agotados y creen que la paranoia por la productividad genera un estrés adicional para los empleados.
Aquí es donde un plan de productividad puede ayudarte.
Un plan de productividad es un documento que describe los pasos que seguirás para completar tu lista de tareas pendientes e incorpora una planificación estratégica con habilidades de gestión del tiempo y organización para garantizar que se cumplan todas tus tareas diarias y metas generales.
Para ello, tendrás que correlacionar todo lo que necesitas hacer, abordar cualquier posible obstáculo y, a continuación, diseñar una estrategia para abordar cada elemento. También prioriza tus tareas y se adapta a tus ritmos naturales de productividad para garantizar que realices las cosas más importantes.
Mientras que un plan de negocio centra los esfuerzos de tu empresa, un plan de productividad organizativa aborda todas las áreas que pueden afectar a tu productividad general, incluida la planificación táctica, operativa y estratégica.
Todo el mundo puede beneficiarse de la creación de planes de productividad. Tanto si eres propietario de una empresa, estudiante, padre ocupado o profesional, un plan de productividad puede ayudarte a mejorar tu rendimiento, puntualidad, energía y concentración, y a ser más eficiente y productivo sin sacrificar tu bienestar.
Exploremos todos los beneficios que obtendrás una vez que crees un plan de productividad sólido.
Las ventajas de planificar la productividad
La planificación de la productividad puede ayudarte a mejorar tu concentración, reducir el estrés y aumentar la conciencia sobre tus hábitos de trabajo.
Además, crear un plan de productividad requiere que te detengas y pienses en tu trabajo. Esto puede conducir a enfoques más reflexivos y a mejores habilidades para resolver problemas.
Como resultado, no solo podrás hacer más cosas, sino que también podrás hacerlas mejor.
Veamos más de cerca cada uno de estos beneficios.
Mejor concentración y enfoque
Cuando te sientes abrumado y desorganizado, es difícil concentrarse en una sola tarea. Tu mente va a mil por hora y estás constantemente saltando de una cosa a otra. Esto puede provocar errores, un trabajo de mala calidad y una pérdida de tiempo.
La planificación de la productividad te ayuda a evitarlo, ya que te proporciona una hoja de ruta para tus tareas, detallando lo que hay que hacer y cuándo puedes centrar tu atención en una sola cosa a la vez. Esto te permite mejorar tu enfoque, concentración y calidad general del trabajo.
Menos estrés
El caos de una lista de tareas desorganizada puede ser estresante y hacer que te sientas atrasado y preocupado por olvidar algo importante. Este tipo de estrés puede provocar ansiedad, insomnio e incluso problemas de salud física.
La planificación de la productividad ayuda a reducir el estrés al proporcionar un sistema claro para gestionar tus tareas. Cuando tienes un plan, te sientes más en control y menos ansioso por lo que hay que hacer.
También puedes evitar las prisas de última hora y el estrés asociado agrupando tareas similares y completándolas de una sola vez.
Mayor conciencia de uno mismo
Otra ventaja de planificar la productividad es que te ayuda a ser más consciente de tus hábitos de trabajo. Este proceso requerirá que hagas un seguimiento de tu tiempo, analices tus patrones de productividad y desarrolles estrategias para mejorar tu eficiencia. Al hacerlo, obtendrás información valiosa sobre tus hábitos de trabajo.
Esta conciencia de ti mismo puede ayudarte a identificar cualquier área que necesite mejorar. Por ejemplo, puede que te des cuenta de que pasas demasiado tiempo en las redes sociales o que eres más productivo por la mañana que por la tarde. Una vez que identifiques estos patrones, podrás realizar los cambios oportunos en tu plan de productividad.
7 pasos para crear un plan de productividad
Ahora que conoces todas las ventajas de la planificación de la productividad, es hora de aprender a crear tu propio plan de productividad. La planificación de la productividad no es difícil, pero requiere algo de tiempo y esfuerzo. Sigue estos seis pasos para crear un plan de productividad que se adapte a tus necesidades.
Paso 1: Haz una lista con todas tus tareas y obligaciones.
El primer paso es hacer una lista de todas tus tareas y obligaciones. Muchas personas cometen el error de guardar su lista de tareas pendientes en la cabeza y no se molestan en escribirla u organizarla, lo que les lleva a olvidarse de ellas o a sentirse abrumadas.
Es hora de trabajar de forma más inteligente y crear mejores sistemas. Tómate tu tiempo para sentarte y escribir todo lo que tienes pendiente, asegúrate de incluir tanto las tareas grandes como las pequeñas, y anota también los plazos y los elementos urgentes. Una vez que lo hayas escrito todo, puedes empezar a organizarte en consecuencia.
El uso de una herramienta de gestión de tareas como ClickUp puede ayudarte a gestionar y realizar un seguimiento de todas tus tareas en un solo lugar. Ofrece múltiples formas de enumerar y ver tus tareas de ClickUp, como la vista Lista, vista Tablero, vista Calendario y vista Cronograma, para ayudarte a ver tus tareas de la manera más eficiente y eficaz.
También puedes aprovechar la plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp, un sencillo planificador digital rutinario que te ayudará a crear hábitos y a mantener tus planes al día.
Paso 2: Anota tus obstáculos y retos
Ahora que tienes una lista con todas tus tareas, es hora de analizarlas más detenidamente. Para cada tarea, toma nota de los posibles obstáculos o retos a los que podrías enfrentarte. Esto puede incluir cosas como la falta de recursos, plazos ajustados o colaboradores difíciles. Incluso la falta de motivación debe tenerse en cuenta, ya que puede afectar significativamente a tu productividad.
Si te tomas el tiempo necesario para anticiparte a estos retos, podrás desarrollar estrategias para superarlos. Por ejemplo, si sabes que te enfrentas a un plazo difícil, puedes planear empezar a trabajar en la tarea antes. O, si sabes que te faltará motivación, puedes dividir la tarea en pasos más pequeños y manejables.
Antes de esbozar tu plan de productividad, debes tener una idea clara de cómo estás empleando tu tiempo actualmente. Para ello, tendrás que llevar a cabo el seguimiento de tu tiempo durante al menos una semana. Anota el tiempo que dedicas a cada tarea esencial que completas en un día, tanto las tareas de trabajo como las personales.
Paso 3: Lleva un control de tu tiempo
También es buena idea llevar a cabo un seguimiento del tiempo que dedicas a actividades que te hacen perder tiempo, como el uso de las redes sociales. Esto te ayudará a comprender mejor tus patrones de productividad y te dará una idea de cómo utilizar tu tiempo de forma inteligente.
Hay varias formas de realizar el seguimiento de tu tiempo. Puedes utilizar un sencillo método con lápiz y papel, anotando la hora a la que has empezado, o utilizar una herramienta de productividad con un cronómetro para simplificar, automatizar y mantener la coherencia del proceso en todo momento.
El Global Time Tracker de ClickUp es una excelente opción, ya que es fácil de usar y guarda informes del tiempo que has controlado.
Paso 4: Analiza en qué empleas tu tiempo
¿Cuánto tiempo dedicas a estas actividades? ¿Hay alguna forma de establecer un límite o eliminar estas actividades de tu día a día?
Una vez que hayas realizado el seguimiento de tu tiempo durante una semana, es hora de analizar la información. Fíjate en cuánto tiempo dedicas a cada tarea y cómo se distribuye ese tiempo a lo largo del día. Esto te dará una buena idea de tus patrones de productividad actuales, incluyendo cualquier actividad o comportamiento que te haga perder tiempo.
También debes identificar los momentos del día en los que tu productividad disminuye. ¿Sueles perder la concentración por la tarde? Si es así, ¿puedes trasladar las tareas que debes completar durante ese tiempo a otra parte del día?
Paso 5: Desarrolla una estrategia
Ahora que ya conoces bien tus patrones de productividad, es hora de empezar a desarrollar una estrategia para mejorarla. Hay muchos métodos que puedes utilizar para ello, por lo que es importante encontrar el que mejor se adapte a ti.
Para algunos, su estrategia puede consistir simplemente en centrarse en una tarea cada vez o realizar todo su trabajo a una hora determinada del día. Para otros, incluye incorporar una técnica de gestión del tiempo o una herramienta de gestión de proyectos.
Técnica Pomodoro
Uno de los métodos de gestión del tiempo más populares es la técnica Pomodoro. Esta técnica consiste en trabajar en una tarea durante 25 minutos y luego tomar un descanso de cinco minutos. Después de cuatro sesiones Pomodoro, se toma un descanso más largo de 20 a 30 minutos. La idea detrás de esta técnica es que, al tomar descansos regulares, puedes mantener la concentración y evitar el agotamiento.
Para utilizar esta técnica, necesitarás un cronómetro para controlar tus periodos de trabajo y descanso. Hay muchos cronómetros Pomodoro disponibles en línea, o puedes utilizar un simple cronómetro de cocina.
Matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una técnica de productividad que te ayuda a priorizar tus tareas según su nivel de importancia y urgencia. Esta técnica fue desarrollada por el expresidente Dwight D. Eisenhower y también se conoce como la matriz urgente-importante. Fue popularizada por el experto en productividad Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva y, desde entonces, ha sido utilizada por millones de personas.
Para utilizar esta técnica, primero debes identificar tus tareas. Una vez terminado esto, puedes clasificarlas en uno de los siguientes cuadrantes:
🟢 Cuadrante 1: Urgente e importante (Pendiente)
Estas tareas deben completarse de inmediato y son de suma importancia. Algunos ejemplos de tareas que entrarían en esta categoría son cumplir con los plazos, apagar incendios, etc.
🔵 Cuadrante 2: Importante pero no urgente (Decidir)
Se trata de tareas importantes, pero no es necesario completarlas de inmediato. Este es el tipo de tareas en las que debes centrarte, ya que pueden ayudarte a evitar crisis en el futuro. Algunos ejemplos de tareas que entran en esta categoría son la planificación, la elaboración de estrategias, etc.
🟡 Cuadrante 3: Urgente pero no importante (Delegar)
Son tareas que deben completarse inmediatamente, pero que no son importantes. Por lo general, son distracciones que pueden esperar y no deberían ocupar mucho de tu tiempo. Algunos ejemplos de tareas que entran en esta categoría son revisar el correo electrónico, atender llamadas telefónicas, etc.
🔴 Cuadrante 4: No urgente y no importante (Eliminar)
Se trata de tareas que no son urgentes ni importantes. Por lo general, pueden eliminarse por completo de tu lista de tareas pendientes. Algunos ejemplos de tareas que entran en esta categoría son navegar por Internet, ver la televisión, etc.
Método Ivy Lee
El método Ivy Lee es una técnica de productividad desarrollada a principios del siglo XX por el experto en eficiencia Ivy Lee. Se trata de una técnica muy sencilla pero eficaz que consiste en anotar las seis tareas más importantes del día y luego centrarse en una tarea cada vez hasta completarla.
Para utilizar esta técnica, solo tienes que anotar las seis tareas más importantes del día antes de acostarte. Luego, cuando te levantes, empieza a trabajar en la primera tarea y no pases a la siguiente hasta que la primera esté completada.
Puede parecer una técnica sencilla, pero en realidad es muy eficaz para ayudarte a concentrarte y hacer las cosas. Puedes practicar este método en ClickUp; utiliza la plantilla «Get Things Done» (Haz las cosas) de ClickUp para tener un marco de trabajo con el que empezar y personalízala para que se adapte a tu estilo de trabajo y tus preferencias personales.
Paso 6: Experimenta y revisa según sea necesario.
Independientemente de la técnica que pruebes, es importante experimentar y revisar según sea necesario hasta encontrar la que mejor se adapte a ti. Probablemente no encontrarás la estrategia perfecta de inmediato, por lo que es importante ser paciente y seguir probando cosas nuevas hasta encontrar el plan de productividad que mejor se adapte a ti.
Sé paciente, sé persistente y sigue experimentando hasta que encuentres una estrategia que aumente tu eficiencia y te aporte más equilibrio a tu vida.
Paso 7: Utiliza herramientas de gestión de proyectos para mantener tus tareas con visibilidad y organizadas en todo momento.
Afortunadamente, hoy en día podemos utilizar herramientas de gestión de proyectos para mejorar nuestra productividad. Una de las mejores herramientas de productividad es ClickUp. ClickUp puede ayudarte con los seis pasos anteriores, desde la organización de la lista de acciones hasta el control de tiempo.
Las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para realizar un seguimiento de tus tareas y asegurarte de que estás al tanto de todo. Al utilizar una herramienta como ClickUp, puedes asegurarte de que tus tareas estén siempre visibles y organizadas, lo que te facilitará mantener tu productividad. Ahora que sabes cómo ser más productivo, es hora de poner en práctica tus conocimientos.
Por ejemplo, puedes crear una matriz de productividad 2×2 en ClickUp para ayudarte a priorizar y organizar las tareas. Así que, si te cuesta desarrollar o cumplir tu plan de productividad, considera la posibilidad de utilizar las herramientas de productividad de ClickUp para ayudarte.
Crea hoy mismo un plan de productividad.
Crear un plan de productividad es una forma estupenda de aumentar tu eficiencia y hacer más cosas en menos tiempo. Al dedicar tiempo a desarrollar un plan de productividad, podrás aumentar tu concentración, reducir tus niveles de estrés y obtener más información sobre ti mismo como trabajador.
Puede que te lleve algún tiempo y varios intentos encontrar un sistema de listas de tareas que te funcione, pero una vez que encuentres y apliques la técnica de productividad que mejor te vaya, te ayudará a sentirte más preparado, equilibrado y en control de tus días.
Y con la ayuda de las herramientas de gestión de tareas y el software de listas de tareas adecuados, como ClickUp, tendrás acceso a plantillas gratuitas que te ayudarán a empezar y a mejorar tu productividad, así como a cientos de funciones personalizables que te permitirán configurar la plataforma de la forma que mejor se adapte a tu flujo de trabajo. Herramientas como ClickUp pueden ayudarte a crear planes de productividad eficaces, gestionar las tareas diarias y mejorar la planificación operativa, entre otras muchas cosas.
Así que no te rindas, sigue probando cosas nuevas y, con el tiempo, encontrarás el plan de productividad que mejor se adapte a ti.
Escritor invitado:
Dave Lavinsky es el presidente y cofundador de Growthink. Durante los últimos 20 años, Growthink ha ayudado a más de 500 000 emprendedores y propietarios de negocios a crear, hacer crecer y vender sus empresas gracias a nuestra plantilla de plan Business y nuestros servicios de consultoría.