¿Alguna vez siente que no hace lo suficiente?
¿Sientes que siempre vas con retraso y que no terminas lo suficiente?
Si es así, puede que haya llegado el momento de crear un plan de productividad. Un plan de productividad puede ayudarle a hacer frente a su lista de tareas pendientes, a organizarse y a mantener sus niveles de productividad, todo ello sin crear un agotamiento adicional. Es la clave para hacer más cosas en menos tiempo sin sacrificar tu bienestar.
Pero, ¿cómo es un plan de productividad y cómo se crea?
En este artículo, exploraremos el concepto de planificación de la productividad y proporcionaremos siete pasos para crear su propio plan de productividad que funcione para usted, similar a cómo se creó la Técnica Pomodoro en primer lugar.
Al final, dispondrás de un mapa sólido que te guiará para mejorar tu productividad
y menos agotamiento.
¿Qué es un plan de productividad?
Cuando la mayoría de las personas se sienten abrumadas, abordan sus listas de tareas pendientes sin pensar ni planificar demasiado. Esto puede funcionar durante un corto periodo de tiempo, pero a la larga, conduce al agotamiento.
Investigaciones de
descubrió que el 50% de los trabajadores están quemados y cree que la paranoia de la productividad crea un estrés adicional para los empleados.
Aquí es donde un plan de productividad puede ayudar.
Un plan de productividad es un documento que describe los pasos que darás para completar tu lista de tareas pendientes e incorpora
con gestión del tiempo y capacidad de organización para garantizar la consecución de todas sus tareas diarias y metas generales.
Tendrás que correlacionar todo lo que tienes que hacer, abordar los posibles obstáculos y diseñar una estrategia para abordar cada elemento. También prioriza sus tareas y trabaja con sus ritmos naturales de productividad para asegurarse de que está terminando las cosas más importantes.
Si bien un
[plan Business](https://clickup.com/es-ES/blog/71978/plantillas-de-planes-de-empresa/ PLAN BUSINESS)
centra los esfuerzos de su empresa, un plan de productividad organizativa aborda todas las áreas que pueden afectar a su productividad general, incluidas las tácticas, operativas y
.
Todo el mundo puede beneficiarse de la creación de planes de productividad. Tanto si es propietario de una empresa, estudiante, un padre ocupado o un profesional, un plan de productividad puede ayudarle a
la puntualidad, la energía y la concentración, y ser más eficiente y productivo sin sacrificar el bienestar.
Exploremos todos los beneficios que experimentarás una vez que crees un sólido plan de productividad.
Las ventajas de planificar la productividad
La planificación de la productividad puede mejorar la atención y la concentración, reducir el estrés y aumentar el conocimiento de sus hábitos de trabajo.
Además, la creación de un plan de productividad le obliga a reflexionar sobre su trabajo. Esto puede dar lugar a enfoques más reflexivos y mejores habilidades para resolver problemas.
Como resultado, no sólo podrá hacer más cosas, sino que también podrá hacerlo mejor.
Veamos con más detalle cada una de estas ventajas.
Mejor enfoque y concentración
Cuando uno está desbordado y desorganizado, resulta difícil centrarse en una sola tarea. Tu mente va a mil por hora y saltas constantemente de una cosa a otra. Esto puede dar lugar a errores, trabajo de mala calidad y pérdida de tiempo.
La planificación de la productividad le ayuda a evitarlo, ya que le proporciona una hoja de ruta para sus tareas, correlacionando lo que hay que terminar y cuándo puede centrar su atención en una cosa a la vez. Esto mejora la atención, la concentración y la calidad general del trabajo.
Menos estrés
El caos de una lista de tareas pendientes desorganizada puede ser estresante y hacer que te sientas rezagado y preocupado por olvidar algo importante. Este tipo de estrés puede provocar ansiedad, insomnio e incluso problemas de salud física.
La planificación de la productividad ayuda a reducir el estrés proporcionando un sistema claro para gestionar sus tareas. Cuando tenga un plan, se sentirá más en control y menos ansioso por lo que tiene que terminar.
También puede evitar las prisas de última hora y el estrés que conllevan la agrupación de tareas similares y completarlas de una sola vez.
Mayor conciencia de uno mismo
Otra ventaja de planificar la productividad es que te ayuda a ser más consciente de tus hábitos de trabajo. Este proceso le exigirá control de tiempo analiza tus patrones de productividad y desarrolla estrategias para mejorar tu eficiencia. Al hacerlo, obtendrá información valiosa sobre sus hábitos de trabajo.
Este autoconocimiento puede ayudarle a identificar las áreas que necesita mejorar. Por ejemplo, puede que te des cuenta de que dedicas demasiado tiempo a las redes sociales o de que eres más productivo por la mañana que por la tarde. Una vez identificados estos patrones, puedes modificar tu plan de productividad en consecuencia.
7 pasos para crear un plan de productividad
Ahora que conoce todos los beneficios de la planificación de la productividad, es hora de aprender a crear su propio plan de productividad. Planificar la productividad no es difícil, pero requiere algo de tiempo y esfuerzo. Siga estos seis pasos para crear un plan de productividad que funcione para usted.
Paso 1: Haz una lista de todas tus tareas y obligaciones
El primer paso es hacer una
de todas tus tareas y obligaciones. Muchas personas cometen el error de guardar su lista de tareas pendientes en la cabeza y no se molestan en escribirla u organizarla, lo que hace que se olviden o se sientan abrumadas.
Es hora de trabajar de forma más inteligente y crear mejores sistemas. Tómate tu tiempo para sentarte y escribir todo lo que tienes que hacer, asegúrate de incluir tanto las tareas grandes como las pequeñas, y anota también cualquier fecha límite o elemento sensible al tiempo. Una vez escrito todo, puedes empezar a organizarte en consecuencia.
El uso de una herramienta de gestión de tareas como ClickUp puede ayudarle a gestionar y realizar un seguimiento de todas sus tareas en un solo lugar. Ofrece varias formas de listar y ver sus tareas
Tareas de ClickUp
, como la vista Lista, Tablero, Calendario y Cronograma, para ayudarle a ver su tarea de la forma más eficiente y eficaz.
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También puede aprovechar
Plantilla de lista de tareas pendientes diarias de ClickUp
-una simple rutina
seguimiento que te ayudará a crear tu hábito y a encaminar tus planes.
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Paso 2: Anota tus obstáculos y retos
Ahora que tiene una lista de todas sus tareas, es el momento de examinar cada una de ellas con más detenimiento. Para cada tarea, anota los posibles obstáculos o retos a los que podrías enfrentarte. Por ejemplo, falta de recursos, plazos complicados o colaboradores difíciles. Incluso debes anotar la falta de motivación, ya que puede afectar a tu productividad de forma significativa.
ClickUp Docs permite formato enriquecido y
para trabajar con más eficacia
Si te tomas el tiempo necesario para anticiparte a estos retos, podrás desarrollar estrategias para superarlos. Por ejemplo, si sabes que te vas a enfrentar a una fecha límite difícil, puedes planear empezar a trabajar en la tarea antes. O, si sabes que te va a faltar motivación, puedes dividir la tarea en pasos más pequeños y manejables.
Antes de esbozar tu plan de productividad, tienes que tener una idea clara de cómo empleas tu tiempo actualmente. Pendiente de ello, tendrás que hacer un seguimiento de tu tiempo durante al menos una semana. Realiza un seguimiento del tiempo de cada tarea esencial que completes en un día, incluyendo tanto las tareas laborales como las personales.
Paso 3: Controla tu tiempo
También es una buena idea hacer un seguimiento de las actividades en las que pierdes el tiempo, como el uso de las redes sociales. Esto te ayudará a comprender mejor tus patrones de productividad y te dará una idea de cómo utilizar tu tiempo de forma inteligente.
Hay varias formas de hacerlo
. Puedes utilizar un simple método de lápiz y papel anotando la hora a la que empezaste o utilizar un
con un cronómetro para simplificar, automatizar y mantener el proceso constante en todo momento.
Realice el seguimiento del tiempo, establezca estimaciones, añada notas y vea informes de su tiempo desde cualquier lugar con el cronómetro global de ClickUp
Cronómetro global de ClickUp
es una gran opción, ya que es fácil de usar y guarda informes del tiempo de seguimiento.
Paso 4: Analice a dónde va su tiempo
¿Cuánto tiempo dedicas a estas actividades? ¿Hay alguna forma de limitarlas o eliminarlas de tu día?
Una vez que hayas realizado el seguimiento de tu tiempo durante una semana, es hora de analizar la información. Observa cuánto tiempo dedicas a cada tarea y cómo se distribuye ese tiempo a lo largo del día. Esto te dará una buena idea de tus pautas actuales de productividad, incluidas las actividades y comportamientos que te hacen perder tiempo.
Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas cuantificables y seguimiento automático del progreso
También debe detectar los momentos de menor productividad que se producen durante el día. ¿Tiende a perder la concentración por la tarde? Si es así, ¿puede trasladar a otro momento del día las tareas que debe completar en ese momento?
Paso 5: Desarrollar una estrategia
Ahora que conoce bien sus patrones de productividad, es el momento de empezar a desarrollar una estrategia para mejorar su productividad. Hay muchos métodos que puedes utilizar para ello, así que es importante que encuentres el que mejor se adapte a ti.
Para algunos, su estrategia puede consistir simplemente en centrarse en una tarea cada vez o hacer todo su trabajo a una hora concreta del día. Para otros, incluye la incorporación de una
o una
herramienta de gestión de proyectos
.
Técnica Pomodoro
Uno de los métodos de gestión del tiempo más populares es la
. Esta técnica consiste en trabajar en una tarea durante 25 minutos y luego hacer una pausa de cinco minutos. Después de cuatro sesiones Pomodoro, se hace una pausa más larga de 20-30 minutos. La idea que subyace a esta técnica es que, si se hacen pausas regulares, se puede mantener la concentración y evitar el agotamiento.
Para utilizar esta técnica, necesitarás un cronómetro para llevar un seguimiento de tus periodos de trabajo y descanso. Hay muchos cronómetros Pomodoro disponibles en Internet, o puedes utilizar un simple cronómetro de cocina.
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es una técnica de productividad que le ayuda a priorizar sus tareas según su nivel de importancia y urgencia. Esta técnica fue desarrollada por el ex presidente Dwight D. Eisenhower y también se conoce como Matriz Urgente-Importante. Fue popularizada por el experto en productividad Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, y ha sido utilizada por millones de personas desde entonces.
Para utilizar esta técnica, primero tiene que identificar sus tareas. Una vez terminadas, puede clasificarlas en uno de los siguientes cuadrantes:
Crea tu propia matriz Eisenhower y categoriza tus tareas en las Pizarras ClickUp
🟢 Cuadrante 1: Urgente e importante (Pendiente)
Estas tareas deben completarse inmediatamente y son de suma importancia. Ejemplos de tareas que entrarían en esta categoría son la reunión de plazos, apagar incendios, etc.
🔵 Cuadrante 2: Importante pero no urgente (Decidir)
Son tareas importantes pero que no necesitan ser completadas inmediatamente. Este es el tipo de tareas en las que deberías centrarte ya que pueden ayudarte a evitar crisis en el futuro. Ejemplos de tareas que entran en esta categoría son planificar, elaborar estrategias, etc.
🟡 Cuadrante 3: Urgente pero no importante (Delegar)
Son tareas que necesitan ser completadas inmediatamente pero no son importantes. Por lo general, son distracciones que pueden esperar y que no deberían quitarte mucho tiempo. Ejemplos de tareas que entran en esta categoría son revisar el correo electrónico, atender llamadas telefónicas, etc.
🔴 Cuadrante 4: Ni urgente ni importante (Suprimir)
Son tareas que no son urgentes ni importantes. Por lo general, se pueden eliminar por completo de la lista de tareas pendientes. Ejemplos de tareas que entran en esta categoría son navegar por Internet, ver la televisión, etc.
Método Ivy Lee
es una técnica de productividad desarrollada a principios del siglo XX por la experta en eficiencia Ivy Lee. Es una técnica muy sencilla pero eficaz que consiste en anotar las seis tareas más importantes del día y centrarse en una tarea cada vez hasta completarla.
Para utilizar esta técnica, basta con anotar las seis tareas más importantes del día antes de irse a la cama. Después, cuando te despiertes, empieza a trabajar en la primera tarea y no pases a la siguiente hasta que la primera esté completada.
Puede parecer una técnica sencilla, pero en realidad es muy eficaz para ayudarle a concentrarse y terminar las cosas. Puede practicar este método en ClickUp; utilice
Plantilla Terminadas de ClickUp
para ofrecerte un marco de trabajo con el que empezar y personalizarlo según tu estilo de trabajo y tus preferencias personales.
El
Conseguir que las cosas estén terminadas (GTD)
La plantilla, basada en el sistema GTD de David Allen, le ayuda a organizar tareas y proyectos registrándolos y dividiéndolos en elementos de trabajo procesables. Más información
Descargar la plantilla "Haz las cosas terminadas
Paso 6: Experimenta y revisa según sea necesario
Independientemente de la técnica que pruebes, es importante que experimentes y revises según sea necesario hasta que encuentres la que mejor te funciona. Probablemente no elija la estrategia perfecta de inmediato, así que es importante ser paciente y seguir probando cosas nuevas hasta que encuentre un plan de productividad que funcione mejor para usted.
Ten paciencia, sé persistente y sigue experimentando hasta que encuentres una estrategia que aumente tu eficiencia y aporte más equilibrio a tu vida.
Paso 7: Utiliza herramientas de gestión de proyectos para mantener tus tareas visibles y organizadas en todo momento
Por suerte, hoy en día podemos utilizar herramientas de gestión de proyectos para mejorar nuestra productividad. Una de las mejores herramientas de productividad es ClickUp. ClickUp puede ayudarte con los seis pasos anteriores, desde la organización de listas de acciones hasta
control de tiempo
.
Las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para realizar un seguimiento de sus tareas y asegurarse de que está al tanto de todo. Al utilizar una herramienta como ClickUp, puede asegurarse de que sus tareas estén siempre visibles y organizadas, lo que le facilitará mantener su productividad. Ahora que ya sabe
es hora de poner en práctica tus conocimientos.
Por ejemplo, puedes crear un
matriz de productividad 2×2 en ClickUp
para ayudarle a priorizar y organizar tareas. Si tiene dificultades para desarrollar o mantener su plan de productividad, considere la posibilidad de utilizar las herramientas de productividad de ClickUp.
Utilice la Pizarra Matriz de Prioridades 2×2 para organizar sus tareas según su importancia y nivel de prioridad
Descargar la plantilla de matriz de prioridades 2×2
Cree hoy mismo un plan de productividad
Crear un plan de productividad es una forma estupenda de aumentar su eficacia y hacer más cosas en menos tiempo. Al dedicar tiempo a desarrollar un plan de productividad, puede aumentar su concentración, reducir sus niveles de estrés y aprender más sobre quién es usted como trabajador.
Puede llevar algo de tiempo y experimentación encontrar un sistema de listas de tareas pendientes que funcione para ti, pero una vez que encuentres y apliques una técnica de productividad que funcione mejor, te ayudará a sentirte más preparado, equilibrado y en control de tus días.
Y con la ayuda de las herramientas adecuadas de gestión de tareas y software de listas de tareas pendientes como
ClickUp
tendrás acceso gratis, gratuito/a a
plantillas que le ayudarán a empezar y a mejorar la productividad
así como cientos de funciones personalizables que le permitirán configurar la plataforma de la forma más compatible con su flujo de trabajo. Herramientas como ClickUp pueden ayudarle a crear planes de productividad eficaces, gestionar las tareas diarias y mejorar la planificación operativa, y la lista continúa.
Así que no se rinda, siga probando cosas nuevas y, con el tiempo, encontrará el plan de productividad que mejor le funcione.
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Escritor invitado:_
dave Lavinsky
es presidente y cofundador de Growthink. Durante los últimos 20 años,_
en los últimos 20 años https://www.growthink.com/_ growthink /%href/
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