Cómo evitar la microgestión en el lugar de trabajo

La gestión es como el océano. Si avanzas con cuidado, te irá muy bien. Si nadas demasiado profundo, te consumirá allí mismo. 🌊

La microgestión es una clara señal de que estás nadando contra corriente. Este estilo de liderazgo ha tenido una connotación negativa en los últimos tiempos debido al daño que puede causar a la salud de las personas y a la falta de armonía que puede generar en el lugar de trabajo.

Un jefe microgestor diría que tiene buenas intenciones detrás de la supervisión excesiva de los empleados. Sin embargo, una investigación de Harvard Business Review muestra que esta técnica de gestión es solo un billete de ida hacia la ansiedad como líder.

Si le preocupa convertirse en un monstruo de la microgestión o simplemente quiere aprender sobre el tema como medida preventiva, este es el lugar adecuado. Hablaremos de:

¡Empecemos!

¿Qué es la microgestión y por qué se considera una «palabra malsonante»?

La microgestión se puede describir como un estilo de gestión en el que se «controla» al equipo hasta tal punto que este se siente demasiado coartado para realizar su trabajo correctamente. Un jefe microgestor interfiere en cada pequeño detalle de un proyecto, exige actualizaciones y la elaboración de informes de estado frecuentes y acaba siendo la causa de unos resultados mediocres.

Es evidente que no se trata de un estilo de liderazgo saludable, ya que estamos hablando de un directivo al que le gusta controlar todo con mano dura. Las investigaciones demuestran que cualquier tipo de comportamiento controlador puede perjudicar la salud mental.

La microgestión no solo es perjudicial para la salud del equipo, sino que también afecta al entorno de trabajo general. El motivo es que muchos microgestores presionan a los trabajadores hasta tal punto que todas las tareas se convierten en de prioridad y ningún resultado es lo suficientemente bueno. Todos se enfrentan al agotamiento al intentar impresionar al gerente, lo que no deja espacio para que surjan nuevas ideas.

¡Pero espera! Hay otro tipo de microgestión que a menudo pasa desapercibida. Si le dices a tu equipo: «¡Eso no está bien! ¿Sabes qué? Déjame encargarme de eso* en cada proyecto o tarea, probablemente hayas entrado en el agujero negro de la microgestión. Puede que no estés torturando a tus empleados, por así decirlo, pero estás restringiendo la toma de decisiones independientes y mostrando una aparente falta de confianza en sus capacidades.

5 efectos de la microgestión en los equipos y las organizaciones

Un equipo microgestionado muestra signos claros de que algo no va bien, pero ¿cómo detectarlo? Echa un vistazo a estos cinco efectos negativos reveladores. 🤢

1. Trabajadores desmotivados

El efecto más negativo de la microgestión es evidente: al estar el trabajo del empleado siempre bajo escrutinio, se elimina la emoción del trabajo y se reduce la satisfacción laboral. Cuando supervisas a tus empleados cada segundo, se reprime su creatividad, se desgastan y se sienten demasiado desmotivados como para tomarse nada en serio.

2. Jefe de equipo y empleados estresados

Como si lidiar con un trabajo agotador no fuera suficiente, lo último que cualquier empleado quiere es tener que lidiar con un jefe demasiado involucrado que le vigila constantemente, esperando para criticarle con quejas constantes y comentarios puntillosos disfrazados de comentarios constructivos.

Cuando intentas imponer tus opiniones sobre todos los procesos empresariales, haces que tu equipo se sienta incompetente en su trabajo. Estás sembrando las semillas de la inseguridad y el agotamiento, tanto para ti como para tu equipo.

Sí, la microgestión también es perjudicial para la salud del líder. Como gerente, discutir los detalles de cada tarea es francamente agotador, tanto mental como físicamente. Empezará a odiar su trabajo antes de darse cuenta. 😅

3. Baja productividad empresarial

No es evidente a primera vista, pero los microgestores roban a los empleados su autonomía para optimizar sus procesos y producir trabajo más rápido al crear directrices demasiado detalladas. Los empleados tienen que estar revisando constantemente los procedimientos excesivamente prescriptivos y dedican horas a tareas improductivas.

Todo esto solo obstaculizará las metas de liderazgo a largo plazo, ya que los flujos de trabajo a nivel básico no están optimizados, lo que dificulta la optimización de los procesos empresariales a largo plazo.

4. Alta rotación de empleados

La cuestión es que hay un límite a lo que un empleado puede soportar. En la mayoría de los casos, los empleados que detestan la microgestión empiezan a buscar otro trabajo.

¿No nos cree? Confíe en los números. Un estudio anterior de Trinity Solutions. Inc. reveló que, en un grupo de empleados (que no eran directivos), casi el 70 % de los encuestados afirmaba estar buscando otro trabajo.

¿La razón? Lo has adivinado, la microgestión.

De hecho, el mismo estudio también reveló que el 85 % de los encuestados vio muy afectada su moral solo por la microgestión. Es triste, ¿verdad? 😣

Supervisar obsesivamente a sus trabajadores solo va a aumentar una cosa, y desde luego no son los beneficios ni la productividad, sino la tasa de rotación de personal.

5. Entorno de trabajo robotizado: cuidado con este enemigo de la creatividad

¿Alguna vez ha entrado en una de esas fábricas de bebidas en las que todo está automatizado? Desde la manipulación de la materia prima hasta el envasado final, casi nunca se ve a personas haciendo nada.

Ahora imagina que tu propia oficina hace lo mismo. Los trabajadores solo realizan tareas cada vez más tediosas cada día sin una pizca de pasión. Fichan al llegar, se sientan en sus cubículos, esperan a que pase el tiempo y fichan al salir. 🫡

Suena bastante deprimente, ¿verdad? Es porque lo es. Un entorno de trabajo monótono sin trabajadores apasionados no es un entorno creativo en el que se puedan realizar trabajos innovadores.

Tres razones para evitar la microgestión como estilo de gestión

Ahora que ya tienes una idea clara de lo que la microgestión puede suponer para un entorno de trabajo, aquí tienes tres razones por las que debes evitarla a toda costa.

1. No es bueno para la empresa

Se supone que todas las decisiones que se toman en una empresa deben beneficiarla a largo plazo. Los ejecutivos de alto nivel tratan de encontrar lo que es mejor para el negocio. Esto puede traducirse en inversiones, la contratación de los mejores talentos y la aplicación de las mejores buenas prácticas laborales para maximizar la productividad.

Eso último es lo que mata la microgestión. Una vez que empiezas a criticar a tus empleados, estás sentando las bases para un ambiente de trabajo tóxico. La gente se frustrará y se irá. Además, una mayor tasa de rotación de personal crea una mala reputación para tu empresa, lo que obliga a los ejecutivos a recurrir a costosos autónomos o contratistas, lo que altera el flujo de caja general.

Como gerente, no puedes hacer cosas que perjudiquen los beneficios o el rendimiento de la empresa. Naturalmente, la microgestión tiene que desaparecer porque es muy perjudicial para el crecimiento. ↘️

2. Dependencia de los empleados

Lo último que necesita cualquier entorno de trabajo moderno son empleados que dependan de sus jefes. Si microgestiona constantemente e incluso les da todo masticado, es natural que los empleados se vuelvan dependientes de usted.

Este estilo de gestión no permite a los empleados desarrollar sus habilidades profesionales, y el talento que aportan puede pasar desapercibido. ¿El resultado? Usted se cansa cada día más y los empleados no aprenden lo suficiente para producir un trabajo de calidad.

Sin embargo, las reuniones periódicas para mejorar los procesos empresariales pueden ayudar a los altos cargos a reconocer un patrón de microgestión y, potencialmente, a considerar soluciones.

3. Innovación deficiente en los procesos

Además de lo mencionado anteriormente, la microgestión tiende a eliminar la necesidad de pensar de forma creativa. Saber que el jefe está presente para mantener todos los proyectos al día genera una mentalidad relajada entre los trabajadores. Sin innovación a la vista, tu empresa puede perder oportunidades de crecer.

Diez estrategias para decir adiós a la microgestión y dar la bienvenida a un entorno de trabajo equilibrado.

Ahora que ya sabes por qué es mejor dejar de microgestionar, veamos las 10 formas recomendadas por expertos para evitar este mal del lugar de trabajo y mejorar la productividad del equipo. ❤️

Consejo: Necesitas una herramienta de gestión de proyectos de calidad para reducir la necesidad constante de microgestión. Hemos incluido algunas funciones en ClickUp, una herramienta de confianza para los gerentes, para implementar estas estrategias de manera eficaz.

1. Establece la transparencia de las tareas

Ni siquiera hablaremos de la frecuencia con la que una tarea concreta ha salido mal porque las instrucciones no eran transparentes. No nos referimos a manuales difíciles de seguir, sino a una red adecuada de tareas en la que los elementos del proceso y la responsabilidad estén claros. No hay necesidad de microgestionar si tus empleados:

Afortunadamente, puedes crear fácilmente una red transparente de tareas para tu equipo utilizando ClickUp. Con su suite integral de gestión de proyectos, ClickUp ayuda a crear flujos de trabajo complejos con todos los detalles contextuales integrados, para que los miembros de tu equipo disfruten del equilibrio adecuado entre el apoyo en las tareas y la toma de decisiones independiente.

Haz que la gestión de tareas sea muy fácil con las tareas de ClickUp. Crea flujos de trabajo personalizables para tu equipo, establece responsabilidades y observa cómo se terminan las tareas sin necesidad de microgestionar. Con la interfaz fácil de usar de la plataforma, asigna tareas a una o varias personas asignadas con un solo clic.

Establece fechas límite para las tareas y personaliza las notificaciones para garantizar que los miembros del equipo planifiquen sus horarios en consecuencia. Para mayor transparencia, la plataforma también te permite crear listas de control de tareas en las que puedes enumerar las subtareas dentro de tareas más grandes y marcar los elementos a medida que se completan. Puedes empezar de inmediato con una de las plantillas de listas de tareas de ClickUp para ahorrar tiempo.

2. Conozca los estilos de trabajo individuales de los miembros de su equipo.

Saber cómo trabajan tus empleados es una de las mejores técnicas de gestión de proyectos para reducir la necesidad de microgestión y puntillosidad. Debes saber comunicarte con empleados que tienen diferentes estilos de trabajo. Por ejemplo, algunos pueden trabajar mejor solos, mientras que otros rinden al máximo cuando tienen varios colaboradores a su lado.

ClickUp ofrece varias herramientas para gestionar todo tipo de estilos de trabajo. Por ejemplo, puede utilizar su herramienta nativa de control de tiempo para evaluar cuándo se sienten productivos los diferentes trabajadores o cuánto tiempo tardan en terminar una tarea. De este modo, podrá asignarles tareas de forma estratégica en función de su conveniencia.

Del mismo modo, puede utilizar herramientas colaborativas como ClickUp Pizarras y mapas mentales si sus empleados prefieren las conversaciones animadas y las oportunidades para generar ideas.

¿Quiere fomentar la confianza dentro de los equipos? Quizás le convenga dejar de enviar correos electrónicos para cada pequeña actualización y utilizar la vista Chat para mantener conversaciones informales sobre el trabajo (o ajenas al trabajo). También puede utilizar la función Asignar comentarios para sugerir correcciones generales de tareas sin preocuparse por los detalles.

3. Establecer prioridades es clave

Cuando un equipo se da cuenta de la importancia de una tarea, la prioriza y se asegura de que se desarrolle de la mejor manera posible. Pero ayudarles a darse cuenta de ello depende de ti.

Con ClickUp Task Priorities, define las tareas creadas con múltiples niveles de prioridad codificados por colores, como Urgente, Alta, Normal y Baja. ¡Puedes informar a la persona asignada sobre la importancia de una tarea sin decir una sola palabra! 🤫

Ahora ya no tienes que tener recordatorios diarios sobre lo importante que es una tarea y, potencialmente, microgestionarla durante todo el proceso.

Consejo profesional: Prueba la conocida matriz de Eisenhower si quieres mejorar la forma en que priorizas las tareas de forma visual.

4. Tómese un respiro y delegue tareas

Jennifer Chatman, profesora de la Haas School of Business de la Universidad de California en Berkeley, aconseja sabiamente: «La prueba de fuego del liderazgo es el rendimiento del equipo cuando tú no estás presente».

No tienes capacidad para hacer todo. Así que da un paso atrás, ya sea en el seguimiento, la ideación o la finalización de las fechas de envío: déjalo pasar y delega. Deja que tu equipo se encargue por una vez y ve cómo van las cosas. Intenta no pedir a tus compañeros que te informen con frecuencia y anima a todos a que confíen en sus habilidades.

Si utilizas ClickUp, accede a la vista Equipo para delegar tareas en función de la capacidad de los empleados.

Considera la posibilidad de utilizar software y herramientas de automatización del flujo de trabajo para reducir aún más la intervención manual en los procesos de trabajo diarios. ClickUp Automations, por ejemplo, puede automatizar las tareas administrativas habituales, mantener las tareas en marcha sin comentarios excesivos y evitar el agotamiento de los directivos.

5. Supervisa el trabajo de los empleados, pero desde la distancia.

¡No puedes dejar de gestionar! Si te relajas por completo, corres el riesgo de crear una anarquía en el entorno de trabajo en la que nadie escucha a los demás y simplemente se culpan unos a otros en las reuniones.

No es necesario que estés encima de tu equipo y les preguntes cada dos segundos cómo van las cosas. Basta con echar un vistazo a lo que están haciendo, pedirles que te pongan al día de vez en cuando y seguir adelante. Pero para hacerlo con confianza, necesitas herramientas de seguimiento de proyectos.

Facilita este proceso con Clickup Watchers. Esta función ayuda a los gerentes a añadir un miembro del equipo como «observador» a cualquier tarea, que se encargará de realizar el seguimiento por ti, de modo que no se trate de un caso de microgestión. Los observadores se actualizan automáticamente cuando una tarea tiene actividades relacionadas con:

Para supervisar realmente a distancia, aprovecha los paneles de control de ClickUp y realiza el seguimiento de cada proyecto mediante gráficos e informes de estado que se muestran en forma de tarjetas. ¿Por qué enviar mensajes a todo el mundo para pedirles información actualizada y arriesgarse a que le tachen de microgestor cuando puede ver el trabajo completado desde su panel de control?

También te encantarán las vistas de ClickUp, que te ayudan a ver el estado de todo el trabajo de una sola vez. Por ejemplo, la vista Tablero te ayuda a supervisar el progreso de las tareas. La vista Lista ofrece una vista detallada más parecida a una hoja de cálculo, mientras que la vista Calendario ayuda a visualizar los horarios y los plazos con precisión.

6. Fomenta un entorno de confianza e integridad

Si en el pasado ha microgestionado accidentalmente, es posible que los miembros de su equipo quieran acudir a usted para que apruebe cada tarea. Aquí es donde debe sacar la tarjeta de la confianza y dejar que ellos tomen algunas decisiones.

Pero no te excedas. Encuentra el equilibrio entre delegar la toma de decisiones y asegurarte de que el trabajo se realiza correctamente. Para empezar, intenta pedir que no te incluyan en copia en todos los correos electrónicos ni te avisen en todas las conversaciones de chat.

Intenta celebrar reuniones periódicas con los empleados para reconstruir esa confianza y conexión humana. La plantilla ClickUp Employee & Manager 1-on-1 ofrece un diseño excelente para sacar el máximo partido a las sesiones entre supervisores y empleados.

7. Reflexiona sobre tus hábitos de productividad personal.

La microgestión es un mal estilo de gestión que reduce la productividad no solo de los demás, sino también la suya propia. Engancharse a las tareas administrativas es una verdadera pérdida de tiempo.

No pierdas cada minuto de tu tiempo mirando el estado de las tareas o los comentarios del flujo de trabajo. Dedica solo una cierta cantidad de tiempo cada día o cada semana a revisar un proyecto. Una excelente manera de hacerlo es con los recordatorios de ClickUp. Configura cronómetros para hacer un seguimiento de las tareas necesarias y deja que otros empleados se responsabilicen del resto.

8. Permita los errores y trátelos con tacto

Los microgestores suelen ser perfeccionistas obsesivos, pero nadie es perfecto. No espere que las cosas salgan siempre según el plan. Permita que los demás cometan errores y explore cómo evitarlos la próxima vez con una orientación reflexiva o una formación adicional.

Puede crear tutoriales en vídeo con Clip, el grabador de pantalla gratuito de ClickUp, para ayudar a los empleados a controlar bien la ejecución de los procesos. ¡Esto elimina la molestia de recibir múltiples avisos en Slack a lo largo del día!

También puede utilizar plantillas de mejora de procesos para pensar en formas de mejorar los procesos actuales. O, si un empleado en particular es propenso a cometer ciertos errores, la plantilla de plan de medidas correctivas de ClickUp puede guiarle de forma objetiva.

9. Mantenga la información fácilmente accesible

Los gerentes suelen perder un sinfín de horas simplemente poniéndose al día con lo que implica un proyecto. Olvídate de la microgestión; se trata simplemente de un estilo de gestión ineficaz en general. Asegúrate de tener todos los documentos del proyecto fácilmente accesibles para consultarlos cuando necesites verificar algo.

Puede empezar a hacerlo hoy mismo con ClickUp Docs, que le permite crear una base de conocimientos completa con datos, procesos y manuales del proyecto. Gracias a la coedición en tiempo real, puede ver quién está realizando la edición y realizar cambios junto con otros gestores. También puede generar documentos del proyecto desde cero con la ayuda de la IA.

10. Organiza sesiones de formación de equipos

La sensación de agobio es habitual en los equipos sometidos a microgestión. Si su objetivo es crear un entorno de trabajo más relajado, explore oportunidades de team building en las que sus empleados puedan reunirse e interactuar sin la presión del día a día.

Las sesiones de formación de equipos ayudan a generar confianza dentro de los equipos y hacen que la colaboración resulte más natural, motivando a todos a trabajar desde la pasión en lugar de hacerlo como un deber robótico. ❤️‍🔥

Deja de microgestionar y adopta un estilo de liderazgo equilibrado con ClickUp.

La microgestión perjudica a los empleados, a las empresas y a los directivos: es un juego en el que todos pierden. Es mala para la productividad y crea más problemas de los que resuelve. Intenta adoptar una o varias de las estrategias que hemos comentado para transformar los pequeños detalles que llevas a cabo mientras gestionas proyectos. ClickUp puede ser una fuente de soporte fiable en este viaje, ayudándote a encontrar tu ritmo de gestión.

Para fomentar un entorno de trabajo productivo en el que no tengas que estar controlando todo las 24 horas del día, regístrate en ClickUp y aprovecha las herramientas modernas para evitar la microgestión para siempre. 🥳