¿Sabía que los empleados poco comprometidos cuestan a la economía de EE.UU. la friolera de 1.000 millones de euros? 1,9 billones de dólares de pérdida de productividad al año?
Los empleados productivos son un activo para cualquier empresa. Hacen más en menos tiempo y aumentan los ingresos de la empresa sin necesidad de ampliar la plantilla.
Las organizaciones invierten mucho tiempo, herramientas y recursos en medir productividad de los empleados . Este esfuerzo no sólo ayuda a identificar a los empleados de alto rendimiento y a planificar primas e incentivos. También permite a las empresas detectar los cuellos de botella y los procesos ineficaces que repercuten en los niveles de productividad colectiva de los empleados.
Pero primero, ¿qué es la productividad? ¿Es el número de tareas completadas, las horas trabajadas o los objetivos alcanzados? Para la mayoría de las empresas, es una mezcla de todos estos elementos y más.
En esta entrada del blog, exploraremos diversas métricas de productividad que las empresas pueden emplear para medir los niveles de productividad individual y colectiva de los empleados.
Comprender la productividad
La productividad consiste en obtener el máximo rendimiento de los recursos invertidos. Por lo tanto, la productividad y el crecimiento económico están estrechamente enlazados. Los ciclos de las empresas, las recesiones y las tasas de inflación afectan en gran medida a la productividad. Por ejemplo, las recesiones pueden provocar despidos, lo que puede reducir la productividad de la mano de obra.
Del mismo modo, un entorno macroeconómico estable mejora la confianza de los empleados y su seguridad laboral. Es más probable que su plantilla se centre en sus tareas con mayor dedicación y compromiso. Además, como un "entorno macroeconómico estable" suele significar "condiciones empresariales estables", las empresas mantienen la coherencia de sus operaciones y evitan medidas de recorte de gastos.
Un marco que analiza el impacto de las condiciones económicas en la productividad de la mano de obra es el Residual de Solow, también llamado Productividad Total de los Factores (PTF).
En el marco del Residual de Solow, la "productividad" se refiere al factor no explicado en la comparación de la producción frente a los insumos. Este crecimiento inexplicado de la producción se atribuye a las ganancias de eficiencia derivadas de los avances tecnológicos y de la productividad de los trabajadores.
Qué factores influyen en la productividad
He aquí algunos factores comunes que influyen en la productividad de los empleados:
- Dinámica de equipo: Las relaciones tensas entre los compañeros de equipo y los directivos pueden provocar conflictos y disminuir la moral, lo que en última instancia obstaculiza los niveles de productividad dentro del equipo
- Procesos organizativos: Los flujos de trabajo ineficaces y los procesos engorrosos también pueden dar lugar a errores y retrasos, dejando a los empleados frustrados y reduciendo su productividad
- Comunicación: Otro factor que puede obstaculizar los niveles de productividad son las malas prácticas de comunicación, como las directrices poco claras, la microgestión o las reuniones frecuentes que consumen la jornada laboral
- Infraestructura tecnológica: No disponer del equipo y el software adecuados también puede marcar una gran diferencia. Ordenadores anticuados, Internet lento o programas inadecuados pueden afectar negativamente a la eficiencia
- Carga de trabajo: Los plazos poco realistas y los recursos insuficientes son otros elementos importantes que afectan no sólo a los niveles de productividad de un empleado, sino también a su bienestar general
La productividad es una función de muchos factores interrelacionados. Por lo tanto, medir el nivel adecuado de productividad es importante para una organización que se tome en serio la mejora de sus procesos y el mantenimiento de su plantilla sana y feliz.
Cómo medir la productividad
Existen varios métodos y marcos para cuantificar la productividad. Estas mediciones de la productividad tienen en cuenta múltiples elementos, métricas y fórmulas fundamentales para llegar a una medida de lo productivo que es cada empleado, departamento y función de la organización (y si hay margen de mejora en los números).
Los distintos niveles de medición de la productividad
Para medir la productividad en una empresa, hay que tener en cuenta diferentes niveles: desde los empleados individuales hasta toda la organización. Cada nivel ofrece una visión diferente de las operaciones de la empresa, como el rendimiento de una persona, los resultados de un equipo o el rendimiento general de la empresa.
Individuos
Los informes de productividad personal son una buena forma de analizar la eficiencia individual. Afortunadamente, la mayoría de los sistemas de gestión de proyectos o de gestión de recursos humanos ofrecen una visión más completa de la productividad individual herramientas de productividad proporcionan informes integrados sobre el rendimiento y la productividad de una persona.
Por ejemplo, la herramienta Plantilla de informes de productividad personal de ClickUp permite a los empleados realizar un seguimiento de su tiempo en diversas tareas semanales y mensuales.
La plantilla muestra datos como:
- Cuánto tiempo dedica un empleado a tareas de distintos niveles de prioridad
- Cómo pueden mejorar sus niveles de rendimiento ytrabajar más rápido* El progreso general que han realizado hacia sus metas u objetivos
Las personas también pueden utilizar atributos personalizados como Facturación, Tipo de tarea, Progreso y Tiempo de espera para almacenar detalles importantes de las tareas y visualizar sus datos de productividad de forma más granular.
Equipos
La medición de la productividad de los equipos empieza por alinear los esfuerzos individuales con las metas compartidas. Esto implica el ajuste de objetivos claros y mensurables para el equipo y el seguimiento del progreso hacia su consecución. Esto garantiza que los miembros del equipo trabajen para alcanzar objetivos comunes y permite evaluar el rendimiento en función de la consecución de las metas colectivas.
Esto puede traducirse en metas como el número de clientes potenciales cualificados para los equipos de marketing y los ingresos por usuario para los equipos de ventas. También en este caso puede aprovechar las funciones de seguimiento de metas de su herramienta de gestión de proyectos.
Establezca metas específicas y sujetas a plazos para cada equipo o departamento y controle su progreso con Metas de ClickUp
Con Metas de ClickUp , por ejemplo, puede ajustar diferentes tipos de objetivos para medir el progreso y la productividad, como por ejemplo:
- Objetivos de número: Para realizar un seguimiento de cuántos clientes potenciales cualificados se han generado en un mes
- Objetivos sí/no: Para comprobar si una función o la corrección de un error se ha realizado según lo planeado
- Objetivos de tarea: Contabilizar cuántos tickets de compatibilidad cierra un agente de atención al cliente cada semana
Mediante el ajuste de los objetivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) y el seguimiento regular del progreso hacia ellos, puede medir eficazmente la productividad colectiva de su equipo y asegurarse de que cumple sus objetivos cada semana, mes y trimestre.
Organizaciones
La mayoría de las organizaciones determinan su índice de productividad examinando números como los índices de crecimiento de los ingresos, los márgenes de beneficios y el rendimiento de la inversión (ROI)
En este caso, los distintos departamentos, como los de marketing, ventas y éxito del cliente, se alinean y trabajan en pos de unas pocas metas estratégicas, como la generación de clientes potenciales, la captación de clientes y los ingresos recurrentes anuales (ARR).
He aquí dos formas de medir el índice de productividad de toda su organización:
- Ingresos por empleado: Simplemente divida sus ingresos totales por el número total de empleados para encontrar sus ingresos por empleado. Así, si tiene 20 empleados y sus ingresos ascienden a 100.000 dólares durante una semana, cada empleado estaría generando una media de 5.000 dólares
- Ratio de eficacia del equipo: En primer lugar, calcula tu beneficio bruto (ingresos menos todos tus gastos). A continuación, divida el beneficio entre los costes salariales de sus empleados. Si el beneficio bruto es de 50.000 $ y la inversión total en empleados es de 5.000 $, el ratio de eficacia del equipo es de 10:1
Lo bueno del ratio de eficacia del equipo es que no tiene por qué limitarse a los ingresos o los beneficios. También puede utilizar otras métricas de rendimiento, como el Net Promoter Score (NPS) y la tasa de sprint completada.
Las tres fórmulas para medir la productividad
Estas son algunas fórmulas comunes que pueden medir el índice de productividad para diferentes industrias.
1. Productividad laboral
Esta fórmula es la más sencilla de todas: sólo hay que dividir la producción entre los insumos.
Si una empresa manufacturera produce 1.000 unidades de un producto en una semana, se necesitan 100 horas de trabajo para producirlas. Entonces la productividad sería 1.000/100, lo que equivale a 10 unidades por hora.
2. Cálculo por metas
Este enfoque se centra en la evaluación del rendimiento en relación con metas u objetivos predefinidos. Aquí se indica claramente si una meta concreta se ha cumplido, superado o fracasado. A continuación, puede reevaluar su estrategia y planificar el intento correcto para el futuro.
Por ejemplo, si su meta es aumentar los ingresos mensuales en un 20%, su índice de productividad se mide en función de si:
- Alcanzó esa meta y aumentó sus ingresos en un 20% (tasa de productividad del 100%)
- Lo ha superado y ha aumentado sus ingresos en un 25% (índice de productividad del 125%)
- No lo ha alcanzado y ha aumentado sus ingresos en un 15% (índice de productividad del 75%)
3. feedback 360
En este método, se recopila información de diversas fuentes, como compañeros, supervisores, clientes y empleados, para evaluar de forma exhaustiva el rendimiento de una persona o un equipo.
Puede recopilar información a través de encuestas y entrevistas, o puntuando a un individuo o equipo en función de criterios predefinidos. A diferencia de los otros dos métodos, feedback de 360 grados es más cualitativo que cuantitativo y puede ofrecer información más matizada sobre el rendimiento de una persona o un equipo.
Cálculo de la productividad y la eficiencia
La productividad suele utilizarse indistintamente con la eficiencia, pero ambas difieren cuando se emplean en contextos específicos.
- La productividad analiza la relación entre la producción y los insumos, es decir, la cantidad o calidad de la producción generada por unidad de insumo. Por tanto, la fórmula sería una medida de Producción/Ingreso
- La eficiencia, por su parte, evalúa en qué medida se utilizan los recursos para lograr los resultados deseados. Por tanto, la fórmula sería una medida de (Producción / Insumos) x 100%
Aunque ambas métricas son importantes para el rendimiento de la organización, ofrecen perspectivas diferentes de la eficacia operativa.
Medición de la productividad: Ejemplos reales
He aquí cómo medir la productividad en distintos sectores:
- Fabricación: Seguimiento de las unidades producidas por hora en una cadena de montaje
- Servicios: Contabilizar las llamadas de clientes atendidas por agente y día en un centro de llamadas
- Venta al por menor: Calcular los ingresos de ventas por empleado en una tienda minorista
- Tecnología: Medir las nuevas funciones enviadas en cada ciclo de sprint
- Hostelería: Medir la tasa de ocupación o los ingresos por habitación disponible en un hotel
Estos son algunos KPI que puede utilizar para diferentes equipos o roles de trabajo:
- Marketing: Clientes potenciales, visitas al sitio web, conversiones de anuncios
- Ventas: Nuevas cuentas, ingresos generados, tasa de conversión
- Productos e ingeniería: Nuevas funciones, revisiones, tiempo de comercialización
- Intento correcto por parte del cliente: Puntuación NPS, número de respuestas, opiniones de clientes
Por último, a la hora de medir la productividad, asegúrese de no dar demasiada importancia a ningún factor, ya sea el individuo sobre el equipo o la cantidad sobre la calidad. No se trata sólo de números; hay que tener en cuenta la calidad, el contexto y otros matices.
Medir la productividad implica utilizar una combinación de métricas cuantitativas y cualitativas, ajustar objetivos realistas y fomentar una cultura de mejora continua.
También es importante medir la productividad de los equipos remotos.
Medir la productividad en el trabajo a distancia
La Cuarta Revolución Industrial, caracterizada por los avances tecnológicos -Inteligencia Artificial (IA), Blockchain, Realidad Virtual (RV) y automatización- ha cambiado fundamentalmente nuestra forma de trabajar.
Las empresas no solo se están subiendo al carro del trabajo híbrido y a distancia, sino que también forman equipos constantemente con contratistas, agencias y autónomos. Esta dispersión global de la mano de obra hace que sea realmente complicado emplear medidas de productividad correctas.
Aquí es donde entran en juego herramientas de gestión del entorno de trabajo y seguimiento de la productividad como ClickUp. Con un completo conjunto de herramientas -gestión de proyectos, comunicación interna, documentos e incluso automatizaciones- ClickUp puede ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento de la productividad tanto individual como de los equipos.
Además, sus herramientas de comunicación asíncrona y en tiempo real, sus funciones de automatización y mucho más pueden ayudar a agilizar las comunicaciones y a reducir el volumen de trabajo. He aquí cómo:
Mantener el seguimiento de los proyectos
Con ClickUp, puede configurar proyectos independientes (con tareas, subtareas y elementos de acción), asignarlos a los miembros del equipo y discutir las actualizaciones de estado en un solo lugar. Además, puede utilizar la función Vista Tablero de ClickUp para organizar (y arrastrar y soltar tareas) para actualizar su estado rápidamente.
Organice sus tareas en un Tablero Kanban y obtenga una vista de pájaro de sus tareas y su progreso
Mida la productividad asignando Puntos de sprint y niveles de prioridad para cada tarea o elemento de acción en ClickUp. Esto puede ayudarle a cuantificar el trabajo que cada empleado (y equipo) completa en cada ciclo de sprint.
Mida la productividad de su equipo asignando puntos sprint a cada tarea
Como ventaja añadida, los puntos de sprint también pueden ayudarle a estimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar cada tarea, asegurándose de que asigna las tareas de manera eficiente sin sobrecargar a su equipo.
Medir el progreso de los gráficos de rendimiento
Otra buena forma de medir su productividad es mediante el ajuste de metas para cada sprint o proyecto. ClickUp le da acceso a muchos informes de rendimiento que pueden analizar el progreso de su equipo, identificar cuellos de botella y modificar sus planes de productividad . Algunos gráficos son:
- Gráficos de avance y retroceso: Muestra la cantidad de trabajo completada y lo que queda por completar
- Flujo acumulativo: Estos diagramas le ayudan a visualizar cómo progresan sus tareas a través de diferentes fases, como backlog, en curso y pruebas, para que pueda identificar cuánto tiempo pasan las tareas en cada fase
- Velocidad: Muestra el tiempo medio que tardan los empleados en completar una tarea para que puedas planificar mejor los sprints futuros
Compare las previsiones con el tiempo real empleado mediante los gráficos de velocidad de ClickUp para comprender el rendimiento de su equipo en varios sprints
Calcule la productividad con el control de tiempo
Ya hemos visto que la forma más sencilla de realizar un seguimiento de la productividad es comparar el ingreso con el resultado. Para los trabajadores del conocimiento, se trata del tiempo dedicado a una tarea frente a las tareas completadas.
**Si tiene trabajadores autónomos o empleados a tiempo parcial a los que se paga por horas, puede utilizar un programa de control de tiempo para hacerse una idea de sus horas facturables
ClickUp, por ejemplo, proporciona un función integrada de control de tiempo que permite a los empleados añadir entradas de tiempo para cada tarea junto con una nota que describa lo que han hecho.
Genere hojas de horas para cada empleado y comprenda cómo emplean su tiempo a lo largo de la semana o del ciclo de sprint
Los directivos pueden acceder a las hojas de horas de cada empleado y evaluar sus niveles de productividad y rendimiento. También pueden utilizar el control de tiempo acumulado para comprender cuánto tiempo dedica cada miembro del equipo a los distintos grupos de tareas.
**Lea también 8 Metas de productividad para aumentar la productividad en 2024
Mida la productividad de su equipo con ClickUp
Aumentar los niveles de productividad de su equipo es importante para alcanzar sus objetivos y aumentar la tasa de ingresos y rentabilidad de su empresa. Dar prioridad a la medición de la productividad es esencial para impulsar el crecimiento, la innovación y el intento correcto.
Si forma parte de la Cuarta Revolución Industrial, le recomendamos que pruebe ClickUp. No sólo le ayuda a realizar un seguimiento de los niveles de productividad individual y colectiva de su organización, sino que también incluye un conjunto de herramientas que pueden mejorar la productividad de su equipo .
¿No nos cree? Esto es lo que dice un cliente de ClickUp:
Su agencia está perdiendo mucha productividad si no utiliza ClickUp Sin ClickUp, tendría que contratar a 3 personas más para hacer las mismas cosas
Ravi Tharuma, Director General y Fundador, LAVA
Su equipo puede reducir el trabajo repetitivo con Automatizaciones del flujo de trabajo de ClickUp encuentre información rápidamente con Cerebro ClickUp (su asistente genAI), y agilizar la comunicación con videoclips, chats y pizarras.
En pocas palabras, se obtiene una herramienta todo en uno que tanto aumenta la productividad y la mide para que puedas mejorar continuamente. Regístrese gratis, gratuito/a hoy mismo en ClickUp y descubra cómo puede ayudarle a controlar las tendencias de productividad de su empresa.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
1. ¿Cuál es la mejor medida de la productividad?
Aunque no existe una única forma de medir la productividad, los indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos de cada proyecto pueden resultar útiles. Proporcionan puntos de datos claros que hacen un seguimiento del progreso hacia metas específicas. Además, pueden personalizarse para distintos departamentos, como desarrollo, marketing y equipo de ventas.
2. ¿Cómo se calcula la productividad?
La forma más sencilla de calcular la productividad es dividir el rendimiento producido por el total de insumos utilizados.
Por ejemplo, si un equipo de ventas realiza 20 llamadas a clientes en 5 horas, su productividad es:
20 llamadas / 5 horas = 2 llamadas por hora
3. ¿Cuáles son las tres medidas de productividad?
Las tres medidas habituales de productividad son:
- Producción por insumo: Calcula el producto total (bienes o servicios producidos) dividido por el insumo total (recursos utilizados, como horas de trabajo o capital invertido)
- Metas: Seguimiento del progreso hacia metas concretas de productividad para comprobar si los recursos se utilizan eficazmente
- Tiempo: Medir la duración de las tareas (por ejemplo, la duración del ciclo) para identificar los cuellos de botella del flujo de trabajo