¿Sabía que los empleados desmotivados le cuestan a la economía estadounidense la friolera de 1,9 billones de dólares en pérdida de productividad al año?
Los empleados productivos son un activo para cualquier empresa. Hacen más en menos tiempo, lo que aumenta los ingresos del negocio sin necesidad de ampliar la plantilla.
Las organizaciones invierten mucho tiempo, herramientas y recursos en medir la productividad de los empleados. Este esfuerzo no solo ayuda a identificar a los empleados con alto rendimiento y a planear bonificaciones e incentivos. También permite a las empresas detectar cuellos de botella y procesos ineficientes que afectan a los niveles de productividad colectiva de los empleados.
Pero primero, ¿qué es la productividad? ¿Es el número de tareas completadas, las horas trabajadas o los objetivos alcanzados? Para la mayoría de las empresas, es una combinación de todos estos elementos y más.
En esta entrada del blog, exploraremos diversas métricas de productividad que las empresas pueden emplear para evaluar los niveles de productividad tanto individuales como colectivos entre los empleados.
Comprender la productividad
La productividad consiste en obtener el máximo rendimiento de los recursos que invierte. Por lo tanto, la productividad y el crecimiento económico están íntimamente enlazados. Los ciclos económicos, las recesiones y las tasas de inflación tienen un gran impacto en la productividad. Por ejemplo, las recesiones pueden provocar despidos, lo que puede reducir la productividad de la plantilla.
Del mismo modo, un entorno macroeconómico estable mejora la confianza de los empleados y la seguridad laboral. Es más probable que su plantilla se centre en sus tareas con mayor dedicación y compromiso. Además, dado que un «entorno macroeconómico estable» suele significar «condiciones empresariales estables», las empresas mantienen operaciones consistentes y evitan medidas de recorte de gastos.
Un marco que analiza el impacto de las condiciones económicas en la productividad de la plantilla es el residuo de Solow, también denominado productividad total de los factores (PTF).
En el marco residual de Solow, la «productividad» se refiere al factor inexplicable en la comparación entre la producción y los insumos. Este crecimiento inexplicable de la producción se atribuye a las ganancias de eficiencia derivadas de los avances tecnológicos y la productividad de los empleados.
Factores que influyen en la productividad
Estos son algunos factores comunes que afectan a la productividad de los empleados:
- Dinámica de equipo: las relaciones tensas entre compañeros de equipo y directivos pueden provocar conflictos y disminuir la moral, lo que en última instancia obstaculiza los niveles de productividad dentro del equipo.
- Procesos organizativos: los flujos de trabajo ineficientes y los procesos engorrosos también pueden provocar errores y retrasos, lo que frustra a los empleados y reduce su productividad.
- Comunicación: otro factor que puede obstaculizar los niveles de productividad son las malas prácticas de comunicación, como las directrices poco claras, la microgestión o las reuniones frecuentes que consumen tiempo de la jornada laboral.
- Infraestructura tecnológica: no disponer del equipo y el software adecuados también puede marcar una gran diferencia. Los ordenadores obsoletos, una conexión a Internet lenta o un software inadecuado pueden afectar negativamente a la eficiencia.
- Carga de trabajo: los plazos poco realistas y los recursos insuficientes son otros elementos importantes que afectan no solo a los niveles de productividad de los empleados, sino también a su bienestar general.
La productividad es una función de muchos factores interrelacionados. Por lo tanto, medir el nivel adecuado de productividad es importante para una organización que se toma en serio la mejora de sus procesos y el bienestar y la satisfacción de su plantilla.
Cómo medir la productividad
Existen varios métodos y marcos para cuantificar la productividad. Estas mediciones de productividad tienen en cuenta múltiples elementos, métricas y fórmulas fundamentales para llegar a una medida de cuán productivo es cada empleado, departamento y función de la organización (y si hay margen para mejorar los números).
Los diferentes niveles de medición de la productividad
Para medir la productividad en una empresa, hay que tener en cuenta diferentes niveles, desde los empleados individuales hasta toda la organización. Cada nivel le ofrece una vista diferente de las operaciones de la empresa, como el rendimiento de una persona, los resultados del equipo o el rendimiento general de la empresa.
Individuos
Los informes de productividad personal son una excelente manera de analizar la eficiencia individual. Afortunadamente, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos o de productividad proporcionan informes integrados sobre el rendimiento y la productividad de cada individuo.
Por ejemplo, la plantilla de informe de productividad personal de ClickUp permite a los empleados realizar el seguimiento del tiempo que dedican a diversas tareas semanales y mensuales.
La plantilla muestra datos como:
- ¿Cuánto tiempo dedica un empleado a tareas de diferentes niveles de prioridad?
- Cómo pueden mejorar sus niveles de rendimiento y trabajar más rápido.
- El progreso general que han logrado hacia sus objetivos o metas.
Las personas también pueden utilizar atributos personalizados como Facturación, Tipo de tarea, Progreso y Plazo de entrega para almacenar detalles importantes de las tareas y visualizar sus datos de productividad de forma más detallada.
Teams
La medición de la productividad de los equipos comienza por alinear los esfuerzos individuales con los objetivos comunes. Esto implica establecer objetivos claros y cuantificables para el equipo y realizar un seguimiento del progreso hacia su consecución. De este modo, se garantiza que los miembros del equipo trabajen por objetivos comunes y se permite evaluar el rendimiento en función de la consecución de objetivos colectivos.
Esto puede traducirse en metas como el número de clientes potenciales cualificados para los equipos de marketing y los ingresos por usuario para los equipos de ventas. Aquí también puede aprovechar las funciones de seguimiento de metas de su herramienta de gestión de proyectos.
Con ClickUp Metas, por ejemplo, puede establecer diferentes tipos de objetivos para medir el progreso y la productividad, tales como:
- Objetivos numéricos: realizar el seguimiento del número de clientes potenciales cualificados que se generaron en un mes.
- Objetivos sí/no: para comprobar si una función o una corrección de errores se ha implementado según el plan.
- Objetivos de la tarea: Contar cuántas solicitudes de soporte cierra cada semana un agente de atención al cliente.
Al establecer metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos) y realizar un seguimiento periódico del progreso realizado para alcanzarlas, podrá evaluar eficazmente la productividad colectiva de su equipo y asegurarse de cumplir sus objetivos cada semana, mes y trimestre.
Organizaciones
La mayoría de las organizaciones determinan su índice de productividad examinando números como las tasas de crecimiento de los ingresos, los márgenes de beneficio y el retorno de la inversión (ROI).
En este caso, diferentes departamentos, como marketing, equipo de ventas y éxito del cliente, se alinean y trabajan para alcanzar unas metas estratégicas, como la generación de clientes potenciales, la fidelización de los clientes y los ingresos recurrentes anuales (ARR).
Aquí tiene dos formas de medir la tasa de productividad de toda su organización:
- Ingresos por empleado: simplemente divida sus ingresos totales entre el número total de empleados para obtener los ingresos por empleado. Así, si tiene 20 empleados y sus ingresos son de 100 000 dólares en una semana, cada empleado generaría una media de 5000 dólares.
- Índice de eficacia del equipo: en primer lugar, calcule su beneficio bruto (ingresos menos todos sus gastos). A continuación, divida el beneficio entre los costes salariales de sus empleados. Si su beneficio bruto es de 50 000 $ y la inversión total en sus empleados es de 5000 $, entonces su índice de eficacia del equipo es de 10:1.
Lo bueno del índice de eficacia del equipo es que no tiene por qué limitarse a los ingresos o los beneficios. También puede utilizar otras métricas de rendimiento, como el Net Promoter Score (NPS) y la tasa de finalización de sprints.
Las tres fórmulas para medir la productividad
A continuación, le mostramos algunas fórmulas comunes que pueden medir el índice de productividad de diferentes sectores.
1. Productividad laboral
Esta es la fórmula más sencilla de todas: solo tiene que dividir su producción por su inversión.
Si una empresa manufacturera produce 1000 unidades de un producto en una semana, se necesitan 100 horas de trabajo para producirlas. Entonces, la productividad sería 1000/100, es decir, 10 unidades por hora.
2. Cálculo basado en metas
Este enfoque se centra en evaluar el rendimiento en relación con objetivos o metas predefinidos. Aquí se indica claramente si se ha alcanzado, superado o incumplido un objetivo concreto. A continuación, puede reevaluar su estrategia y planificar el éxito futuro.
Por ejemplo, si su meta es aumentar los ingresos mensuales en un 20 %, su tasa de productividad se mide en función de si:
- Hemos alcanzado esa meta y aumentado nuestros ingresos en un 20 % (índice de productividad del 100 %).
- Lo superó y aumentó sus ingresos en un 25 % (índice de productividad del 125 %).
- No alcanzó el objetivo y aumentó sus ingresos en un 15 % (tasa de productividad del 75 %).
3. Retroalimentación de 360 grados
En este método, se recopila información de diversas fuentes, como compañeros, supervisores, clientes y empleados, para evaluar de forma exhaustiva el rendimiento de una persona o un equipo.
Puede recopilar opiniones mediante encuestas y entrevistas, o puntuando a una persona o un equipo según criterios predefinidos. A diferencia de los otros dos métodos, la evaluación de 360 grados es más cualitativa que cuantitativa y puede proporcionarle información más matizada sobre el rendimiento de una persona o un equipo.
Cálculo de la productividad y la eficiencia
Los términos «productividad» y «eficiencia» suelen utilizarse indistintamente, pero ambos difieren cuando se emplean en contextos específicos.
- La productividad analiza la relación entre el rendimiento y el esfuerzo, es decir, la cantidad o calidad del rendimiento generado por cada unidad de esfuerzo. Por lo tanto, la fórmula sería una medida de rendimiento/esfuerzo.
- La eficiencia, por otro lado, evalúa en qué medida se utilizan los recursos para lograr los resultados deseados. Por lo tanto, la fórmula sería una medida de (Salida / Entrada) x 100 %.
Aunque ambas métricas son importantes para el rendimiento de la organización, ofrecen perspectivas diferentes sobre la eficacia operativa.
Medición de la productividad: ejemplos del mundo real
A continuación le mostramos cómo puede medir la productividad en diferentes sectores:
- Fabricación: seguimiento de las unidades producidas por hora en una cadena de montaje.
- Servicio: Recuento de llamadas de clientes atendidas por agente al día en un centro de llamadas.
- Comercio minorista: cálculo de los ingresos por ventas por empleado en una tienda minorista.
- Tecnología: medición de las nuevas funciones incorporadas en cada ciclo de sprint.
- Hostelería: medición de la tasa de ocupación de habitaciones o los ingresos por habitación disponible en un hotel.
A continuación, le mostramos algunos KPI que puede utilizar para diferentes equipos o roles de trabajo:
- Marketing: clientes potenciales entrantes, visitas al sitio web, conversiones de anuncios.
- Ventas: nuevas cuentas, ingresos generados, tasa de conversión.
- Producto e ingeniería: nuevas funciones, revisiones, tiempo de comercialización.
- Éxito de los clientes: puntuación NPS, número de respuestas, opiniones de los clientes.
Por último, al medir la productividad, asegúrese de no dar demasiada importancia a un solo factor, ya sea el individuo frente al equipo o la cantidad frente a la calidad. No se trata solo de números; hay que tener en cuenta la calidad, el contexto y otros matices.
Medir la productividad implica utilizar una combinación de métricas cuantitativas y cualitativas, establecer metas realistas y fomentar una cultura de mejora continua.
Es igualmente importante medir la productividad de sus equipos remotos.
Medición de la productividad en el teletrabajo
La cuarta revolución industrial, caracterizada por los avances tecnológicos —inteligencia artificial (IA), cadena de bloques, realidad virtual (RV) y automatización— ha cambiado radicalmente nuestra forma de trabajo.
Las empresas no solo se están sumando a la moda del trabajo híbrido y del teletrabajo, sino que también colaboran constantemente con contratistas, agencias y autónomos. Esta plantilla repartida por todo el mundo hace que sea realmente complicado aplicar medidas de productividad adecuadas.
Aquí es donde entran en juego las herramientas de gestión del espacio de trabajo y seguimiento de la productividad, como ClickUp. Con un completo conjunto de herramientas (gestión de proyectos, comunicación interna, documentos e incluso automatizaciones), ClickUp puede ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento de la productividad tanto individual como del equipo.
Además, sus herramientas de comunicación asíncrona y en tiempo real, sus capacidades de automatización y mucho más pueden ayudarle a optimizar las comunicaciones y reducir el trabajo innecesario. A continuación le explicamos cómo:
Manténgase al día con los proyectos.
Con ClickUp, puede configurar proyectos independientes (con tareas, subtareas y elementos de acción), asignarlos a los miembros del equipo y discutir las actualizaciones de estado en un solo lugar. Además, puede utilizar la vista Tablero de ClickUp para organizar (y arrastrar y soltar tareas) y actualizar su estado rápidamente.
Mida la productividad asignando puntos de sprint y niveles de prioridad a cada tarea o elemento en ClickUp. Esto le ayudará a cuantificar el trabajo que cada empleado (y equipo) completa en cada ciclo de sprint.
Como ventaja adicional, los puntos de sprint también pueden ayudarle a estimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar cada tarea, lo que le garantiza una asignación eficiente de las tareas sin sobrecargar a su equipo.
Mida el progreso con gráficos de rendimiento.
Otra forma excelente de medir su productividad es establecer metas para cada sprint o proyecto. ClickUp le da acceso a numerosos informes de rendimiento que le permiten analizar el progreso de su equipo, identificar cuellos de botella y modificar sus planes de productividad. Algunos gráficos incluyen:
- Gráficos de burnup y burndown: muestran la cantidad de trabajo completado y lo que queda por hacer.
- Flujo acumulativo: estos diagramas le ayudan a visualizar cómo avanzan sus tareas a través de diferentes fases, como tareas pendientes, en curso y en fase de prueba, para que pueda identificar cuánto tiempo pasan las tareas en cada fase.
- Velocidad: muestra el tiempo medio que tardan los empleados en completar una tarea, lo que le permite planear mejor los sprints futuros.
Calcule la productividad con el control de tiempo.
Hemos visto que la forma más sencilla de realizar el seguimiento de la productividad es comparar los insumos con los productos. En el caso de los trabajadores del conocimiento, se trata del tiempo dedicado a una tarea frente a las tareas completadas.
Si tiene autónomos o empleados a tiempo parcial a los que se les paga por horas, puede utilizar un software de control de tiempo para hacerse una idea de sus horas facturables.
ClickUp, por ejemplo, ofrece una función integrada de control de tiempo que permite a cada empleado añadir entradas de tiempo para cada tarea, junto con una nota que describe lo que han hecho.
Los gerentes pueden acceder a las hojas de horas de cada empleado y evaluar su productividad y rendimiento. También pueden utilizar el control de tiempo acumulativo para saber cuánto tiempo dedica cada miembro del equipo a diferentes grupos de tareas.
Mida la productividad de su equipo con ClickUp.
Aumentar los niveles de productividad de su equipo es importante para alcanzar sus objetivos y aumentar los ingresos y la rentabilidad de su empresa. Dar prioridad a la medición de la productividad es esencial para impulsar el crecimiento, la innovación y el éxito.
Si forma parte de la Cuarta Revolución Industrial, le recomendamos que pruebe ClickUp. No solo le ayuda a realizar el seguimiento de los niveles de productividad individuales y colectivos de su organización, sino que también incluye un conjunto de herramientas que pueden mejorar la productividad de su equipo.
¿No nos cree? Esto es lo que dice un cliente de ClickUp:
¡Tu agencia está perdiendo mucha productividad si no utiliza ClickUp! Sin ClickUp, tendría que contratar a tres personas más para terminar el mismo trabajo.
¡Tu agencia está perdiendo mucha productividad si no utiliza ClickUp! Sin ClickUp, tendría que contratar a tres personas más para terminar lo mismo.
Su equipo puede reducir el trabajo repetitivo con las automatizaciones del flujo de trabajo de ClickUp, encontrar información rápidamente con ClickUp Brain (su asistente genAI) y agilizar la comunicación con vídeos, chats y pizarras.
En pocas palabras, obtendrá una herramienta todo en uno que aumenta la productividad y la mide para que pueda mejorar continuamente.
Regístrese hoy mismo en ClickUp de forma gratuita y descubra cómo puede ayudarle a supervisar las tendencias de productividad de su empresa.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Cuál es la mejor forma de medir la productividad?
Aunque no existe una única forma óptima de medir la productividad, los KPI específicos de cada proyecto pueden resultar útiles. Proporcionan datos claros que permiten realizar el seguimiento del progreso hacia metas concretas. Además, se pueden personalizar para diferentes departamentos, como desarrollo, marketing y equipo de ventas.
2. ¿Cómo se calcula la productividad?
La forma más sencilla de calcular la productividad es dividir el resultado obtenido por el total de recursos utilizados.
Por ejemplo, si un representante del equipo de ventas realiza 20 llamadas a clientes en 5 horas, su productividad es:
20 llamadas / 5 horas = 2 llamadas por hora
3. ¿Cuáles son las tres medidas de la productividad?
Las tres medidas comunes de productividad son:
- Rendimiento por inversión: calcule el rendimiento total (bienes o servicios producidos) dividido por la inversión total (recursos utilizados, como horas de trabajo o capital invertido).
- Metas: Realice un seguimiento del progreso hacia metas de productividad específicas para comprobar si los recursos se utilizan de forma eficaz.
- Tiempo: mida cuánto tiempo llevan las tareas (por ejemplo, la duración del ciclo) para identificar los cuellos de botella en el flujo de trabajo.