«Necesito más horas al día...» o «¿Cómo es posible que ya sean las 5 de la tarde?», cuando aún te queda tanto por hacer antes de que acabe el día. 😅
¿Te suena familiar? ¡Yo también he pasado por eso!
¿Y si tuvieras una forma de liberar horas de tu tiempo cada semana y centrarte en tus tareas más importantes?
La buena noticia es que puedes hacerlo con algunos consejos y técnicas sencillas de gestión del tiempo que te ayudarán a aprovechar al máximo tu tiempo en el trabajo (y fuera de él).
En este artículo, te presentaremos el concepto de bloques de tiempo, cómo funciona y los diferentes métodos de bloques de tiempo que puedes utilizar para estructurar tu horario y aumentar tu productividad. También te mostraremos algunas herramientas y consejos útiles que pueden facilitar el proceso.
¡Empecemos!
¿Qué es el bloqueo de tiempo?
Bloquear el tiempo implica reservar bloques específicos de tiempo en tu agenda para diferentes tareas y actividades.
En lugar de tener una lista de tareas pendientes poco clara, asigna bloques de tiempo específicos para todas las cosas que debes hacer durante el día o la semana. Esto te ayuda a mejorar tu concentración y te garantiza que dispones de tiempo suficiente para todas tus prioridades.
Según la revista American Journal of Lifestyle Medicine, los investigadores han descubierto que el bloqueo de tiempo y otros métodos de programación pueden mejorar las habilidades de gestión del tiempo y la productividad en general.
Bloquear el tiempo puede ser útil para quienes:
- ¿Te cuesta priorizar tus tareas diarias⏰?
- ¿Te sientes abrumado por las tareas pendientes y no puedes concentrarte en nada?⏰
- ¿Te cuesta sacar tiempo para las cosas importantes⏰?
- ¿Te sientes desmotivado o desinteresado por la tarea que tienes entre manos⏰?
- ¿Te cuesta gestionar tu tiempo? ⏰
Leer también: Consejos para gestionar el tiempo
Cómo funciona el bloqueo de tiempo
¿Tienes mucho que hacer? ¡Divídelo en partes más manejables! Estos son los pasos que debes seguir para tu primer ejercicio de bloqueo de tiempo:
- Haz una lista: Anota todo lo que tienes pendiente, incluyendo el trabajo, las reuniones y los compromisos personales.
- Estima el tiempo necesario: ¿Cuánto tiempo te llevará cada cosa? Haz una estimación aproximada, pero recuerda que las cosas pueden llevar más tiempo del previsto. Además, recuerda tener en cuenta cualquier posible interrupción
- Prográmelo: Utilice un calendario para bloquear tiempo para cada tarea. Por ejemplo, «9-10 a. m.: correos electrónicos», «10-11 a. m.: comprobar los números de ventas de ayer», etc. No olvide bloquear tiempo para comidas y descansos
- Una cosa a la vez: Cuando llegue el momento de realizar una tarea, dedícate solo a eso. Sin distracciones, sin multitarea. ¡Serás mucho más productivo!
- Revisión: Al final del día o de la semana, comprueba qué ha funcionado y qué no. Ajusta tu horario para la próxima vez.
Recuerda, está bien hacer cambios sobre la marcha. El objetivo de una técnica de gestión del tiempo es hacer tu vida más fácil, ¡no más difícil!
Ventajas de bloquear el tiempo
A muchas personas les cuesta gestionar su tiempo. Siempre hay demasiadas cosas pendientes y no hay suficientes horas en el día, lo que puede provocar estrés, agotamiento, ansiedad, etc.
El bloqueo de tiempo no solo te ayudará a entrenar tu cerebro para crear límites saludables con el tiempo y formular hábitos saludables, sino que también tiene otras ventajas:
- Te ayuda a ser más organizado en tu enfoque de las tareas diarias
- Te ayuda a hacer más cosas y te da una sensación de logro
- Minimiza las distracciones y te ayuda a concentrarte mejor
- Reduce el estrés y la ansiedad por todo lo que tienes pendiente
- Evita el exceso de trabajo y el agotamiento al limitar el tiempo dedicado a cada tarea específica
- Garantiza que tú y tu equipo cumpláis con los plazos
Implementar el bloqueo de tiempo te hará más productivo y te dará más control sobre tu vida.
Métodos de bloqueo de tiempo
Hay más de una forma de bloquear el tiempo. La técnica de bloqueo de tiempo adecuada dependerá del tipo de trabajo que necesites realizar. Los tipos más comunes de bloqueo de tiempo son:
Timeboxing ⏳
¿Alguna vez has empezado a hacer algo y te has perdido en un laberinto del que has salido horas más tarde preguntándote dónde se te ha ido el tiempo? Si es así, prueba a dividir tu tiempo en bloques.
Introducido inicialmente como una técnica de gestión del tiempo para el desarrollo ágil de software, el timeboxing es ahora un método popular de bloqueo de tiempo entre los trabajadores del conocimiento. Evita la pérdida de tiempo al limitar el tiempo dedicado a una tarea concreta.
Cada bloque de tiempo específico se denomina «timebox» y puede tener un intervalo de entre unas horas y varios días. Tiene una hora de inicio y una hora de finalización específicas; al final del timebox, debes detener lo que estés haciendo, independientemente del progreso (o la falta de él).
Los sprints de desarrollo de software son un ejemplo de timeboxing en el trabajo. Hay metas y hitos específicos para cada uno, junto con fechas de inicio y finalización definidas para tareas específicas. Todo lo que no puedas terminar al final de un sprint debe pasarse al siguiente.
Elon Musk planifica todo su día en bloques de 5 minutos. Todo, y queremos decir todo, está programado en el calendario.
Días temáticos 📅
Este método de productividad te permite evitar el cambio de contexto al programar tareas similares juntas. La diferencia está en el tipo de trabajo: la técnica funciona cuando las tareas se pueden dividir en tres o cinco grupos grandes, cada uno de los cuales puede ocupar aproximadamente un día completo de trabajo.
Por ejemplo, si gestionas un canal de redes sociales, un blog o un vlog, podrías implementar el bloqueo de tiempo dividiendo tu semana laboral en días temáticos:
- Monday: Investigación
- Martes: Creación de contenido
- Miércoles: Edición y publicación de contenidos
- Jueves: Reuniones y divulgación
- Viernes: Análisis y optimización SEO
Aquí está Kristi DaSilva, directora ejecutiva de DaSilva Life y consultora de ClickUp, compartiendo cómo crea sus bloques de tiempo semanales y los controla en ClickUp.
Me encanta correlacionar visualmente mis tareas principales en la vista Tablero para tener una idea de mi carga de trabajo semanal. Aunque utilizo la vista «Todo» para ver todas las tareas que tengo para la semana, me gusta correlacionar mis temas principales en mi Bloque de tiempo semanal todos los domingos para prepararme para la semana que viene.
Me encanta correlacionar visualmente mis tareas principales en la vista Tablero para tener una idea de mi carga de trabajo semanal. Aunque utilizo la vista «Todo» para ver todas las tareas que tengo para la semana, me gusta correlacionar mis temas principales en mi Bloque de tiempo semanal todos los domingos para prepararme para la semana que viene.
Jack Dorsey, cofundador de Twitter (ahora X) y director ejecutivo de Square, también utiliza días temáticos para gestionar su tiempo y mantener su productividad.
Los lunes, en ambas empresas, me centro en la gestión y la dirección de la empresa... Los martes me centro en el producto. Los miércoles me centro en el marketing, la comunicación y el crecimiento. Los jueves me centro en los desarrolladores y las asociaciones. Los viernes me centro en la empresa, la cultura y la contratación. Los sábados me tomo el día libre y salgo a hacer senderismo. Los domingos dedico el tiempo a la reflexión, el feedback, la estrategia y a prepararme para la semana siguiente.
Los lunes, en ambas empresas, me centro en la gestión y la dirección de la empresa... Los martes me centro en el producto. Los miércoles me centro en el marketing, la comunicación y el crecimiento. Los jueves me centro en los desarrolladores y las asociaciones. Los viernes me centro en la empresa, la cultura y la contratación. Los sábados me tomo el día libre y hago senderismo. Los domingos reflexiono, recabo opiniones, elaboro estrategias y me preparo para la semana siguiente.
Agrupación de tareas 📚
¿Tienes un número de pequeñas tareas del mismo tipo que debes realizar durante el día o la semana? En este caso, agrupar tareas puede resultarte útil.
El agrupamiento de tareas es una técnica de productividad en la que se agrupan tareas similares, reduciendo así la carga cognitiva. Dependiendo del volumen de trabajo, puedes bloquear unas horas a la semana para cada tipo de tarea.
Por ejemplo, si trabajas en un equipo de ventas, podrías crear lotes de tareas de la siguiente manera:
- Escribir y enviar correos electrónicos
- Realizar llamadas telefónicas de seguimiento
- Actualización del CRM
- Emisión de facturas
- Investigación de la competencia
- Reuniones de equipo
Marc Andreessen, cofundador y socio general de Andreessen Horowitz, también cree en el bloqueo de tiempo para la productividad. Su enfoque combina el agrupamiento de tareas con días temáticos, reservando los lunes y los viernes para el trabajo colaborativo.
Mi día típico ahora mismo consiste, literalmente, en seguir el calendario al pie de la letra. Intento tener el día lo más «programado» posible.
Mi día típico ahora mismo consiste, literalmente, en seguir el calendario al pie de la letra. Intento tener el día lo más «programado» posible.
¿Quieres saber más? Esto es lo que escribimos anteriormente sobre la agrupación de tareas.
El método Pomodoro 🍅
¿Necesitas una forma sencilla pero eficaz de estructurar tu jornada laboral para mejorar la productividad o dejar de procrastinar? Prueba el método Pomodoro.
La técnica Pomodoro, que recibe su nombre del cronómetro con forma de tomate («pomodoro» significa tomate en italiano) utilizado por su creador, Francesco Cirillo, consiste en trabajar de forma concentrada durante intervalos de tiempo fijos seguidos de descansos. Cada sesión de trabajo de este tipo se denomina «Pomodoro». Esta forma de trabajar nos mantiene comprometidos y mejora nuestra capacidad de concentración.
El célebre actor Tom Hanks confió en el método Pomodoro para mantener su productividad mientras escribía su primer libro, «The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece»
¿Quieres más información? Hemos escrito sobre el método Pomodoro aquí.
Cómo empezar a bloquear tiempo en tu agenda
Aunque puedes empezar a bloquear tiempo con un simple planificador diario, una app de gestión de tareas con función de gestión del tiempo es más eficiente.
Una plataforma como ClickUp facilita el bloqueo de tiempo; puedes añadir, editar y ver tus bloques de tiempo con facilidad. Además, tener todo en la misma plataforma reduce los cambios de contexto. 🚀
Evalúa todo lo que tienes pendiente
Lo primero es lo primero: empieza por hacer una lista de todo lo que tienes pendiente. Hay varias formas de hacerlo.
Con las listas de tareas pendientes de ClickUp, puedes crear una lista en línea de tus elementos de acción a la que puedes acceder desde cualquier lugar. Añade formato, colores y enlaces a la lista para añadir más detalles. Si se trata de tareas que realizas habitualmente, incluso puedes crear una plantilla a partir de una lista de control guardada.
¿Necesitas algo más detallado? Los documentos de ClickUp y el Bloc de notas de ClickUp son muy útiles para este fin. Crea tu lista de tareas pendientes y añade detalles e información adicional, como imágenes y enlaces. También puedes etiquetar a tus compañeros de trabajo añadiéndolos con un comentario en el documento.
Sea cual sea el método que elijas, ClickUp te permite crear tareas directamente desde tus tareas pendientes en los tres, para que puedas verlas directamente en las tareas de ClickUp.
Establece tus prioridades
Establecer prioridades de forma eficaz y sin piedad es el secreto para sacar el trabajo adelante, especialmente cuando el tiempo apremia y tienes un millón de cosas en tu lista.
Una vez que hayas creado tareas a partir de tus tareas pendientes, utiliza las prioridades de tareas en ClickUp para marcar cada una como urgente o asignarles una prioridad alta, media o baja. Esto te garantiza que abordarás primero las tareas pendientes más importantes.
💡Consejo profesional: Arrastra tus tareas de mayor prioridad a la bandeja de tareas de ClickUp para no perderlas nunca de vista.
Asigna tiempo a todas tus tareas pendientes
Si bien es esencial establecer prioridades, también es necesario saber cuánto tiempo necesitarás para completar tus tareas pendientes. ClickUp también te ayuda con esto.
Las duraciones estimadas en ClickUp te permiten añadir la duración estimada de cada tarea y dividirla entre diferentes subtareas. Al acumularlas, también puedes estimar la duración total de un proyecto. Simplemente arrastra las tareas a la vista Calendario para visualizar tu horario.
Con la plantilla de bloqueo de tiempo diario de ClickUp, puedes planificar tu horario diario para obtener la máxima productividad. Te ayuda a:
- Prioriza tus tareas más importantes y prográmalas durante tus horas de mayor productividad
- Mantén el rumbo proporcionando una estructura clara y evitando distracciones
- Evita el agotamiento estimando el tiempo necesario para comprender lo que se puede lograr cada día
La plantilla también incluye una pizarra que te ayuda a decidir tus prioridades dividiendo cada tarea en cuatro categorías: pendientes, delegar, programar y eliminar.
Los equipos también pueden utilizar la plantilla de programación por horas de ClickUp para sacar el máximo partido a su día.
Más información: El método Eisenhower para priorizar tareas
Crea bloques de tiempo para todas las tareas priorizadas
Hacer una lista de tareas, priorizarlas y añadirles una duración estimada te permite adoptar un enfoque más estructurado del trabajo. El siguiente paso es crear los bloques de tiempo en tu calendario. Las plantillas de bloqueo de tiempo de ClickUp pueden ayudarte con todo esto.
Si utilizas Google Calendar para trabajar, puedes utilizarlo para programar tus bloques. Te permite bloquear fácilmente tiempo para citas, tareas y eventos, y codificarlos por colores según tus preferencias.
💡Consejo profesional: Integra ClickUp con tu Google Calendar para tener todos tus bloques de tiempo, tareas programadas y reuniones en un solo lugar.
Analiza y optimiza
Ahora que has priorizado tus tareas pendientes y has bloqueado tiempo para cada una de ellas en tu calendario de bloqueo de tiempo, puedes utilizar diferentes vistas en ClickUp para visualizar tus tareas de la forma que necesites.
Por ejemplo, puedes realizar un seguimiento del progreso por estado de las tareas en los tableros Kanban o filtrarlas y ordenarlas para organizarlas en una vista Lista.
Si gestionas un equipo, la vista Carga de trabajo te ayudará a visualizar el calendario de cada miembro del equipo y a garantizar que nadie esté sobrecargado de trabajo.
Los paneles de ClickUp son una forma sencilla de analizar tu progreso y tus resultados. Realiza un seguimiento de los índices de finalización de tareas para ti y tu equipo, visualiza hojas de horas y el tiempo dedicado a las tareas, consulta el estado de las tareas y mucho más.
También puedes hacer cualquier pregunta a la IA, y ClickUp Brain buscará los datos en todos los paneles de tu entorno de trabajo para responder al instante.
Esto es lo que dice un cliente de ClickUp sobre cómo duplicó la productividad de su empresa con ClickUp.
El uso de ClickUp nos ha ayudado a planificar mejor, entregar más rápido y estructurar de manera eficiente nuestros equipos, ¡y nuestro equipo de producción ha duplicado su tamaño desde que me uní a la empresa! Eso no habría sido posible si no hubiéramos contado con una estructura sólida para la asignación de recursos y la gestión de proyectos.
El uso de ClickUp nos ha ayudado a planificar mejor, entregar más rápido y estructurar de manera eficiente nuestros equipos, ¡y nuestro equipo de producción ha duplicado su tamaño desde que me uní a la empresa! Eso no habría sido posible si no hubiéramos contado con una estructura sólida para la asignación de recursos y la gestión de proyectos.
Errores que hay que evitar al bloquear el tiempo y buenas prácticas
Estos son algunos errores comunes al bloquear el tiempo y cómo evitarlos:
Sobreestimar la productividad
Sin datos de referencia, es fácil tener expectativas poco realistas sobre los cronogramas de las tareas. Esto puede generar estrés por no cumplir con los plazos, tareas incompletas o resultados menos que ideales.
🌟Solución: Recuerda tener en cuenta los retrasos debidos a interrupciones habituales, como reuniones, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc. Añade también los tiempos de preparación y/o transición a tus duraciones estimadas. Acepta que pueden producirse retrasos y prioriza tu trabajo para realizar primero las tareas más importantes.
Intentar hacer demasiado
Si no tienes cuidado, puedes acabar sobrecargándote. A veces, puedes programar cada minuto del día sin dejar tiempo para descansos. Sin embargo, es esencial tener tiempo para comer, descansar e incluso pensar de forma creativa.
🌟Solución: Incluye espacio en tus bloques de tiempo para todo, desde descansos y comidas hasta desplazamientos. Dejar algo de tiempo libre entre las tareas programadas también puede ayudarte a no llenar demasiado tu calendario.
💡Consejo profesional: Las plantillas de gestión del horario de trabajo de ClickUp pueden evitar que te sobrecargues de trabajo
La plantilla de bloqueo de horarios de ClickUp te ayuda a ti y a tu equipo a:
- Planifica horarios de forma rápida y precisa
- Comprenda las dependencias entre tareas
- Organiza bloques de tareas de forma intuitiva
Las vistas mensual, diaria y semanal te ayudarán a planificar tu agenda para diferentes duraciones y mantenerte al día. Los estados personalizados, como Cancelado, Completo, En curso y Pendiente, te ayudan a mantener informados a todos los interesados sobre el progreso.
Mala priorización
Bloquear el tiempo no servirá de nada si no has priorizado tu tiempo correctamente. Sin una priorización adecuada, corres el riesgo de perder tareas críticas. Además, podrías crear retrasos imprevistos si no has identificado las dependencias entre tareas.
🌟Solución: Utiliza una herramienta como ClickUp para identificar las dependencias y priorizar las tareas de manera eficiente, asegurándote de completar primero las de alta prioridad. Reserva tus horas más productivas para el trabajo profundo y las tareas esenciales, y deja las actividades menos importantes para las fases del día en las que tienes menos energía.
No adaptarse
Para que el bloqueo de tiempo sea un intento correcto, debes realizar un seguimiento de su eficacia y mejorar tu enfoque según sea necesario para ser más productivo. Si las prioridades cambian, es posible que debas mover los bloques de tiempo o que te sientas abrumado.
🌟Solución: Haz pausas a intervalos regulares para evaluar tus patrones de programación y ajustarlos si es necesario. Mantén una actitud abierta a la hora de ajustar el tamaño y el propósito de los bloques para adaptarte a los cambios en tu agenda. Las herramientas de bloqueo de tiempo que permiten flexibilidad en la programación son la opción adecuada para ello.
💡Consejo profesional: simplemente arrastra y suelta para ajustar la duración y las dependencias de las tareas con el Calendario de ClickUp
Así es como Kristi DaSilva gestiona su agenda en la plataforma.
Tengo una carpeta con el rótulo «Bloque de tiempo diario» que contiene 3 listas: «Mañana», «Tarde» y «Noche». En estas listas, correlaciono mi día hora por hora para maximizar mi productividad. Asigno diferentes bloques de tiempo (30, 60 o 90 minutos) utilizando Campos personalizados. Lo hago la noche anterior para prepararme para el día siguiente y maximizar mi productividad con un plan sólido.
Tengo una carpeta con el rótulo «Bloque de tiempo diario» que contiene 3 listas: «Mañana», «Tarde» y «Noche». En estas listas, correlaciono mi día hora por hora para maximizar mi productividad. Asigno diferentes bloques de tiempo (30, 60 o 90 minutos) utilizando Campos personalizados. Lo hago la noche anterior para prepararme para el día siguiente y maximizar mi productividad con un plan sólido.
⭐️ Bonus: ¡Mira el vídeo de ClickUp sobre bloquear el tiempo!
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Gestiona el tiempo y los horarios de trabajo de forma eficaz: es la clave para mantener la productividad y evitar el agotamiento. Prueba a crear bloques de tiempo con las diferentes técnicas que te hemos recomendado y descubre cuál funciona mejor para ti.
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