Nuestras agendas matutinas pueden parecer diferentes, pero probablemente compartimos el hábito de consultar el calendario para ver las reuniones del día.
Un estudio sugiere que los ejecutivos dedican alrededor del 40 % de su tiempo a tomar decisiones, gran parte de las cuales se producen en reuniones.
Sin embargo, la programación manual de citas es muy ineficiente, dado el gran volumen de reuniones diarias. Imagina pasar horas yendo de un lado a otro para encontrar un momento que le venga bien a todos para una reunión: ¡un caos total!
Ahí es donde entran en juego las herramientas de programación y las apps de calendario como Calendly y Acuity Scheduling, que simplifican el proceso de reserva.
Pero, ¿cuál es mejor? Comparamos las dos herramientas de programación para encontrar la ganadora. ¡Empecemos!
🧠 Dato curioso: Netflix ha abordado las reuniones ineficaces limitando su duración a 30 minutos. Como resultado, la empresa redujo las reuniones en más de un 65 % y más del 85 % de los empleados apoyó el cambio.
¿Qué es Calendly?
Calendly es un software líder en programación de citas que simplifica la coordinación de reuniones.
Calendly sincroniza todos tus calendarios, tanto personales como profesionales, lo que facilita que otros puedan ver tu disponibilidad y programar reuniones. Tú mantienes el control y evitas las reservas duplicadas. Su diseño sencillo funciona para particulares, y sus funciones se adaptan a las necesidades de grandes corporaciones, incluidas las empresas de la lista Fortune 500.
Funciones de Calendly
La fortaleza de Calendly radica en su capacidad para adaptarse a tu flujo de trabajo sin una curva de aprendizaje pronunciada. Esto es lo que ofrece:
Función n.º 1: Integración con el calendario
Calendly se sincroniza con Google Calendar, Outlook Calendar y Office 365 para mantener todo organizado en un solo lugar. Actualiza tu disponibilidad en todos los calendarios enlazados en tiempo real, lo que te ayuda a evitar conflictos de programación.
Función n.º 2: ajustes de disponibilidad
Puedes personalizar tu disponibilidad para diferentes tipos de reuniones o equipos, desde especificar horas de trabajo, añadir intervalos entre reuniones y ajustar la ubicación o la zona horaria. Personalizar la disponibilidad garantiza que solo reserves reuniones cuando estés disponible, lo que hace que la programación sea más fácil de gestionar para todos.
Función n.º 3: integración de videoconferencias
Calendly se integra con Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otras herramientas de videoconferencia para añadir enlaces a reuniones a los eventos programados automáticamente. Esto elimina la configuración manual y garantiza que los enlaces a las reuniones estén listos cuando se confirma una reunión, lo que hace que la colaboración remota sea más eficiente.
Función n.º 4: Tipos de eventos personalizados
Puedes personalizar los tipos de eventos para adaptarlos a las necesidades de tu organización estableciendo parámetros como la duración, la ubicación y los requisitos de los asistentes. Puedes crear tipos de eventos para reuniones individuales, sesiones grupales o seminarios web. Añade formularios o preguntas para recopilar la información necesaria antes de la reunión, agilizando así el proceso de programación.
Función n.º 5: uso compartido de enlaces de programación
Calendly te permite generar un enlace personalizado para compartir con clientes y miembros del equipo o publicar en tu sitio web. Este enlace les da a los demás acceso directo a tus franjas horarias disponibles, lo que elimina los correos electrónicos de ida y vuelta. Cualquiera puede reservar fácilmente una reunión según tu disponibilidad, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia de la programación.
Precios de Calendly
- Free
- Estándar: 12 $/asiento/mes
- Teams: 20 $/asiento/mes
- Enterprise: A partir de 15 000 $ al año
💡Consejo profesional: Añade tiempo de margen entre reuniones para evitar solapamientos y darte un respiro. Las reuniones sin descanso pueden agotar tu energía y hacer que pierdas detalles esenciales debido al cansancio.
¿Qué es Acuity Scheduling?
Acuity Scheduling es una herramienta de programación de citas en línea que va más allá de la programación básica.
Permite a los invitados seleccionar franjas horarias disponibles y te permite gestionar tu disponibilidad. También incluye gestión de bases de datos de clientes, formularios de admisión personalizables y facturación. Acuity Scheduling simplifica las reservas y las interacciones con los clientes para propietarios de pequeñas empresas, como estilistas, entrenadores y terapeutas.
Funciones de Acuity Scheduling
Acuity Scheduling combina la programación con herramientas para gestionar clientes, pagos y branding, lo que lo hace ideal para empresas que trabajan con citas.
Función n.º 1: Opciones de programación personalizables
Puedes controlar fácilmente tu disponibilidad estableciendo horarios específicos para reservas, organizando citas o clases virtuales y bloqueando tu tiempo personal.
Acuity Scheduling permite a los clientes reservar según sus preferencias, lo que hace que la programación sea flexible y eficiente para una o varias ubicaciones.
Función n.º 2: Gestión automatizada de citas
Las funciones de automatización integradas que gestionan la reserva de citas, los recordatorios y los recibos te ayudan a ahorrar tiempo. Los clientes pueden cancelar o reprogramar sus citas a través de calendarios en línea sin tu intervención. Mientras tanto, los flujos de trabajo automatizados reducen las ausencias y garantizan una experiencia de programación más fluida.
Función n.º 3: integración de pagos seguros
Acuity Scheduling simplifica los pagos con integraciones para Stripe, Square y PayPal. Permite prepagos, propinas y depósitos, al tiempo que almacena tarjetas de crédito para evitar ausencias. También te permite crear facturas y recibos, y vender servicios adicionales durante el proceso de pago.
Función n.º 4: Herramientas de interacción con los clientes
Puedes personalizar la experiencia del cliente con formularios de admisión personalizados para recopilar información relevante antes de las citas. Utiliza herramientas de fidelización para fomentar las reservas repetidas y ofrece paquetes, tarjetas de regalo o suscripciones que hagan que los clientes vuelvan. Estas funciones ayudan a construir relaciones más sólidas con los clientes e impulsan el crecimiento a largo plazo.
Función n.º 5: potentes integraciones y accesibilidad
Las integraciones con plataformas sociales como Instagram, Google y Facebook permiten a los clientes reservar citas directamente con Acuity Scheduling. La plataforma también se integra con apps de terceros como Zapier, MailChimp y Google Analytics para mejorar el flujo de trabajo.
Precios de Acuity Scheduling
- Emergente: 20 $ al mes
- En crecimiento: 34 $ al mes
- Powerhouse: 61 $ al mes
- Enterprise: Precios personalizados
📮 ClickUp Insight: El 37 % de los trabajadores envía notas de seguimiento o actas de reuniones para realizar un seguimiento de los elementos de acción, pero el 36 % sigue confiando en otros métodos fragmentados.
Según una investigación de ClickUp, sin un sistema unificado para capturar decisiones, la información clave que necesitas puede quedar enterrada en canales de comunicación como chats, correos electrónicos u hojas de cálculo. Con ClickUp, puedes convertir las reuniones en tareas, directamente desde la vista Calendario de ClickUp.
También puedes convertir al instante las conversaciones en tareas procesables en todas tus tareas, chats y documentos, lo que garantiza que nada se quede en el tintero.
Calendly vs. Acuity Scheduling: comparación de funciones
Ambas herramientas satisfacen las necesidades de programación, pero se centran en diferentes puntos fuertes. A continuación se comparan sus funciones clave:
| Función/Plan | Calendly | Acuity Scheduling |
| Tipos de programación | Unlimited 1-1 (gratis, gratuito/a), múltiples tipos | Basada en citas (presenciales o en línea) |
| Integración | Más de 100 integraciones (Zoom, Stripe, etc.) | Stripe, Square, PayPal y otras integraciones |
| Gestión de usuarios | Funciones básicas y avanzadas | Herramientas de gestión de clientes, seguimiento de citas |
| Acceso móvil y extensión | App móvil y extensión para navegador | App, aplicación móvil |
| Funciones avanzadas | (Elaboración de) informes, automatización (Teams/Enterprise) | Pagos, gestión de clientes, herramientas de branding |
| Disponibilidad de versión de prueba | Plan básico gratuito, (versión de) prueba para premium | (versión de) prueba gratis para el software de programación, no para citas |
Función n.º 1: Facilidad de uso
Calendly es famoso por su simplicidad. La plataforma ofrece una interfaz minimalista e intuitiva que te permite empezar en cuestión de minutos. Desde la integración de tu calendario en un sitio web hasta la configuración de múltiples tipos de eventos, Calendly mantiene la curva de aprendizaje corta.
Por otro lado, Acuity Scheduling se adapta más a los usuarios que necesitan opciones de personalización avanzadas a pesar de su simplicidad. Sus funciones, como los formularios de admisión y la autoprogramación de los clientes, pueden resultar abrumadoras para los usuarios noveles, pero son muy valiosas para las empresas.
🏆 Ganador: La interfaz sencilla y la accesibilidad de Calendly lo convierten en una opción clara para particulares y equipos pequeños. Sin embargo, Acuity Scheduling es mejor para aquellos que priorizan la personalización sobre la simplicidad.
Función n.º 2: Personalización y branding
Aunque Calendly es compatible con algunas opciones de personalización de marca, sus capacidades de personalización son limitadas. Puedes modificar los colores y añadir un logotipo, pero no ofrece profundidad para interacciones personalizadas con los clientes.
Cuando se trata de personalizar la experiencia de programación, Acuity Scheduling lidera el mercado. Permite a los usuarios personalizar ampliamente las confirmaciones de citas, los recordatorios y los formularios de admisión. Las empresas también pueden añadir elementos de marca personalizados, como logotipos y esquemas de color, para ofrecer una experiencia coherente a los clientes.
🏆 Ganador: Acuity Scheduling por sus sólidas funciones de personalización y branding, que se adaptan a las empresas que desean que la experiencia de reserva esté en sintonía con su identidad de marca.
Función n.º 3: Integraciones y automatización
Ambas herramientas destacan en este aspecto, pero su enfoque varía.
Calendly se integra con las principales plataformas y herramientas de calendario, como Zoom, Slack y Salesforce. Si tienes un equipo grande que trabaja en varias zonas horarias y requiere una programación por turnos, Calendly te facilita el trabajo.
Sin embargo, Acuity Scheduling lleva la automatización un paso más allá con flujos de trabajo que requieren que los clientes realicen pagos o rellenen formularios antes de confirmar las citas. Su integración con procesadores de pago como Stripe y PayPal le da una ventaja para las empresas con necesidades transaccionales
🏆 Ganador: Empate. Calendly es mejor para la programación general y los flujos de trabajo en equipo. Por otro lado, las integraciones y la automatización de Acuity Scheduling se adaptan más a las empresas orientadas a los servicios que requieren el pago por adelantado o datos detallados de los clientes.
Función n.º 4: Procesamiento de pagos
Calendly también ofrece cobro de pagos con Stripe y PayPal. Sin embargo, sus funciones son mejores para transacciones más sencillas y son menos versátiles que las de Acuity Scheduling.
Para las empresas que requieren el pago por adelantado, Acuity Scheduling es la mejor opción. Su integración con Stripe, Square y PayPal te permite cobrar tarifas o depósitos durante la programación. Esta función es ideal para consultores, terapeutas o cualquier profesional que preste servicios.
🏆 Ganador: Acuity Scheduling, por sus capacidades maduras y flexibles de procesamiento de pagos.
Función n.º 5: Programación de grupos y clases
Acuity Scheduling ofrece funciones más avanzadas para la programación de grupos, lo que la hace perfecta para empresas que organizan clases, talleres o citas grupales. Puedes establecer límites de capacidad, gestionar listas de espera y permitir a los clientes reservar plazas en sesiones compartidas.
Calendly también es compatible con eventos grupales, pero en un formulario más básico. Es eficaz para eventos basados en equipos, como seminarios web o reuniones, pero carece de la complejidad necesaria para gestionar clases grupales.
🏆 Ganador: Acuity Scheduling, por sus herramientas personalizadas para gestionar eventos y clases en grupo
Función n.º 6: Accesibilidad móvil
Ambas plataformas ofrecen apps de programación móvil, pero sus experiencias difieren.
La app de Calendly es ligera y se centra en las funciones básicas, como gestionar tipos de eventos, disponibilidad y notificaciones. Aunque la app de Acuity Scheduling puede ser un poco más compleja, ofrece funciones adicionales como un gestor de información de clientes y acceso a formularios de admisión sobre la marcha.
🏆 Ganador: Calendly, por su app móvil optimizada y fácil de usar
Función n.º 7: Precios y valor
Calendly ofrece una estructura de precios sencilla, con un plan básico gratuito para usuarios individuales y planes de pago asequibles para equipos.
Acuity Scheduling no tiene un plan gratuito. Sin embargo, incluso su plan básico incluye funciones como gestión de clientes, herramientas para reuniones en línea y cobro de pagos.
🏆 Ganador: Depende de tus necesidades. Calendly es ideal para usuarios que se preocupan por los costes, mientras que Acuity Scheduling ofrece más por tu dinero si necesitas sus herramientas avanzadas.
Calendly vs. Acuity Scheduling en Reddit
Los debates en Reddit revelan una mezcla de elogios y frustración hacia Calendly y Acuity Scheduling.
Muchos usuarios de Acuity Scheduling aprecian su sólido conjunto de funciones, especialmente para empresas que requieren citas recurrentes, procesamiento de pagos e integración con sitios web.
Sin embargo, un tema común es la falta de un equipo de soporte al cliente receptivo. Un usuario, martinmick, escribe:
Llevo usando Acuity unos cuatro años y me ha ido bien. En aquel momento, su precio era de unos 200 dólares al año (yo tengo una tarifa especial por antigüedad) y cubría todas mis necesidades. Lo uso en mi sitio web de WordPress y se integra fácilmente. Además, los clientes pueden configurar sesiones recurrentes, ya que es una opción al ajustar las sesiones. El único inconveniente ha sido el servicio de atención al cliente. Si haces una pregunta a Acuity, realiza una búsqueda en sus preguntas frecuentes (repetidamente) antes de que puedas enviar una pregunta directamente al personal de Acuity. Incluso entonces, Acuity no es de gran ayuda, ya que trabajan para evitar responder a las preguntas. Y, cuando lo hacen, es una respuesta automatizada.
Llevo usando Acuity unos cuatro años y me ha ido bien. En aquel momento, su precio era de unos 200 dólares al año (yo tengo una tarifa especial por antigüedad) y cubría todas mis necesidades. Lo uso en mi sitio web de WordPress y se integra fácilmente. Además, los clientes pueden programar sesiones recurrentes, ya que es una opción al ajustar las sesiones. El único inconveniente ha sido el servicio de atención al cliente. Si haces una pregunta a Acuity, realiza una búsqueda en sus preguntas frecuentes (repetidamente) antes de que puedas enviar una pregunta directamente al personal de Acuity. Incluso entonces, Acuity no es de gran ayuda, ya que trabajan para evitar responder a las preguntas. Y, cuando lo hacen, es una respuesta automatizada.
Mientras tanto, Calendly ocupa un lugar más alto en Reddit por su facilidad de uso y su diseño minimalista. Los usuarios que dan prioridad a un software sencillo para programar tareas se inclinan por la app. Según un usuario, Celeron Hubbard:
... Lo he conectado a mi calendario en Exchange365. Luego creé un elemento que se llama «reservar 30 minutos conmigo». Tiene una URL permanente. Cuando alguien lo visita, comprueba automáticamente mi calendario para ver si estoy disponible y le permite a la persona reservar automáticamente un espacio de 30 minutos conmigo para cualquier cosa. Recibo una invitación, la acepto y listo. Tengo el plan Free. Nunca lo había usado antes de este año, pero me gusta mucho.
... Lo he conectado a mi calendario en Exchange365. Luego creé un elemento que se llama «reservar 30 minutos conmigo». Tiene una URL permanente. Cuando alguien lo visita, comprueba automáticamente mi calendario para ver si estoy disponible y le permite a la persona reservar automáticamente un espacio de 30 minutos conmigo para cualquier cosa. Recibo una invitación, la acepto y listo. Tengo el plan Free. Nunca lo había usado antes de este año, pero me gusta mucho.
Acuity Scheduling parece ser el favorito para reuniones recurrentes y programación de clases. Sin embargo, Calendly tiene una ventaja por su nivel gratuito, que es lo suficientemente robusto como para que los emprendedores individuales y las empresas más pequeñas puedan tener reuniones puntuales.
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Calendly vs. Acuity Scheduling
Si Calendly y Acuity Scheduling te parecen limitadas porque se centran únicamente en la programación, ClickUp podría ser la solución perfecta. ¡Es la app, aplicación, que lo tiene todo para el trabajo!
ClickUp va más allá de las reservas y ofrece herramientas que combinan la programación con la gestión de tareas, la colaboración en equipo y un calendario de gestión de proyectos.
A continuación, te mostramos por qué ClickUp destaca como una buena alternativa a Calendly y Acuity Scheduling:
Ventaja n.º 1 de ClickUp: vista de calendario de ClickUp
Más que una simple herramienta de programación, la vista de calendario de ClickUp es un hub centralizado para tu tiempo y tus tareas. A diferencia de Calendly o Acuity Scheduling, que funcionan como herramientas de programación independientes, el calendario de ClickUp se integra con tus asignaciones, proyectos y flujos de trabajo.
- Filtros personalizables: ve eventos y tareas según las personas asignadas, la prioridad del trabajo o las fechas límite
- Actualizaciones en tiempo real: mantén tu agenda dinámica y precisa a medida que evolucionan los proyectos, con tu calendario reflejando automáticamente cualquier cambio
- Vistas múltiples del calendario: alterna entre vistas diarias, semanales o mensuales para adaptarte a tus necesidades de planificación, lo que te ofrece flexibilidad independientemente del alcance de tus proyectos
- Elementos del calendario codificados por colores: diferencia entre eventos, tareas y recordatorios mediante rótulos de colores personalizables
- Colaboración en tiempo real: Asigna eventos del calendario o plazos a los miembros del equipo, que pueden actualizarlos en tiempo real, lo que garantiza que todos estén en la misma página
- Integración con Zoom: programa reuniones y únete a ellas directamente desde tu calendario mientras adjuntas tareas o archivos relevantes del proyecto
Al integrar diversas funcionalidades, como notificaciones, calendarios, correos electrónicos y flujos de trabajo en la ejecución del proyecto, ClickUp consigue que los trabajadores dejen de centrarse en revisar constantemente los diferentes mecanismos tecnológicos y se centren en las tareas que generan valor.
Al integrar diversas funcionalidades, como notificaciones, calendarios, correos electrónicos y flujos de trabajo en la ejecución del proyecto, ClickUp consigue que los trabajadores dejen de centrarse en revisar constantemente los diferentes mecanismos tecnológicos y se concentren en las tareas que generan valor.
Ventaja n.º 2 de ClickUp: reuniones de ClickUp
Las funciones de ClickUp Meetings están diseñadas para que todas las reuniones sean útiles y prácticas, más allá de la simple programación de citas. Este enfoque integral garantiza que las reuniones ya no sean eventos aislados, sino parte integral de su flujo de trabajo.
- Tareas y proyectos enlazados: vincula las agendas de las reuniones directamente con tareas o proyectos en curso para que cada debate sea viable y se pueda realizar un seguimiento
- Plantillas de reuniones recurrentes: utiliza plantillas personalizables de planificador diario para reuniones semanales de equipo o controles de clientes para ahorrar tiempo y mantener la coherencia
- Notas completas de las reuniones: colabora en documentos durante las reuniones y enlázalos a proyectos para contextualizarlos y facilitar la rendición de cuentas
- Seguimientos prácticos: Asigne tareas de seguimiento o notas a miembros específicos del equipo durante la reunión, asegurándose de que no se pase nada por alto
- Gestión de reuniones periódicas: planifique fácilmente reuniones periódicas y vincúlelas a metas o tareas más amplias, eliminando la necesidad de volver a introducir los datos manualmente
Lea también: Las 15 mejores apps, aplicaciones, planificadores diarios (funciones, precios)
Ventaja n.º 3 de ClickUp: plantilla de planificador de calendario de ClickUp
La plantilla de planificador de calendario de ClickUp simplifica la gestión de horarios complejos al ofrecer una estructura lista para usar para diversas necesidades de planificación.
- Planificación de campañas de marketing: programa y realiza el seguimiento de tareas de marketing, plazos y lanzamientos de campañas, con la posibilidad de ajustar las fechas sobre la marcha
- Coordinación de eventos: planifique eventos y gestione plazos con facilidad, asignando tareas específicas a los miembros del equipo y realizando un seguimiento del progreso
- Seguimiento de tareas integrado: vincula los eventos planificados del calendario con tareas de proyectos más amplios, lo que garantiza que no se pase por alto ningún plazo
- Seguimiento del progreso: visualiza los índices de finalización de las tareas directamente en el calendario, lo que te permite supervisar el progreso en tiempo real
Ventaja n.º 4 de ClickUp: gestión del tiempo de ClickUp
Más allá de las simples funciones de programación, ClickUp Time Management ofrece un enfoque holístico para gestionar el tiempo y los recursos.
- Control de tiempo integrado: realiza un seguimiento del tiempo dedicado a tareas o proyectos individuales, lo que resulta especialmente útil para la facturación a clientes o la planificación de recursos
- Bloqueo de tiempo: asigna franjas horarias específicas para el trabajo intensivo o las reuniones, lo que te garantiza un día estructurado y centrado
- Visualización de la carga de trabajo: vea la carga de trabajo y la disponibilidad de los miembros del equipo para optimizar la programación y evitar la sobrecarga de recursos
- Recordatorios automáticos: recibe alertas sobre próximos plazos, reuniones o tareas pendientes para asegurarte de que no se te escape nada
Ventaja n.º 5 de ClickUp: integración de ClickUp con Calendly
¿Ya trabajas con Calendly? Con la integración de Calendly en ClickUp, puedes seguir programando tus reuniones e integrarlas en el ecosistema de productividad de ClickUp.
- Crea tareas a partir de reservas de Calendly: genera automáticamente tareas en ClickUp cuando se programa una nueva cita en Calendly
- Sincroniza horarios: enlaza eventos de Calendly al calendario de ClickUp para obtener una vista unificada de todas las reuniones, tareas y plazos
- Automatiza los flujos de trabajo: utiliza las automatizaciones de ClickUp para desencadenar tareas de seguimiento o recordatorios basados en las citas de Calendly
Elige ClickUp en lugar de Calendly y Acuity Scheduling
Calendly y Acuity Scheduling son excelentes herramientas para citas, pero no se integran en el panorama general de la productividad.
Con ClickUp, no solo programas citas, sino que las integras en un sistema más holístico que se integra con el resto de tu trabajo. Puedes vincular cada reunión a tareas procesables, visualizar cada fecha límite junto con tu carga de trabajo más amplia y realizar un seguimiento de cada minuto para obtener la máxima eficiencia.
A diferencia de Calendly y Acuity Scheduling, ClickUp ofrece vistas dinámicas del calendario, plantillas de gestión del tiempo integradas e integraciones que conectan tus horarios con tus flujos de trabajo.
Si estás buscando una plataforma que no solo gestione tu tiempo, sino que te ayude a sacar más partido de él, ClickUp es la opción clara. Regístrate gratis en ClickUp para empezar.