Puede que nuestras agendas matutinas sean diferentes, pero probablemente compartamos el uso compartido del calendario para ver las reuniones del día.
Un estudio sugiere que los ejecutivos dedican alrededor del 40 % de su tiempo a tomar decisiones, gran parte de las cuales se producen en reuniones.
Sin embargo, la programación manual de citas es muy ineficiente, dado el gran volumen de reuniones diarias. Imagínese pasar horas y horas buscando una hora que le venga bien a todos para una reunión: ¡un caos total!
Ahí es donde entran en juego las herramientas de programación y las aplicaciones de calendario como Calendly y Acuity Scheduling, que simplifican el proceso de reserva.
Pero, ¿cuál es mejor? Comparamos las dos herramientas de programación para encontrar la ganadora. ¡Empecemos!
🧠 Dato curioso: Netflix ha abordado el problema de las reuniones ineficaces limitando su duración a 30 minutos. Como resultado, la empresa redujo las reuniones en más de un 65 % y más del 85 % de los empleados apoyó el cambio.
¿Qué es Calendly?
Calendly es un software líder en programación de citas que simplifica la coordinación de reuniones.
Calendly sincroniza todos tus calendarios, tanto personales como profesionales, lo que facilita que otras personas vean tu disponibilidad y programen reuniones. Tú mantienes el control y evitas las reservas duplicadas. Su diseño sencillo funciona para particulares, y sus funciones se adaptan a las necesidades de grandes corporaciones, incluidas las que figuran en la lista Fortune 500.
Funciones de Calendly
La fortaleza de Calendly radica en su capacidad para adaptarse a su flujo de trabajo sin una curva de aprendizaje pronunciada. Esto es lo que ofrece:
Función n.º 1: integración con el Calendario
Calendly se sincroniza con tu Google Calendar, Outlook Calendar y Office 365 para mantener todo organizado en un solo lugar. Actualiza tu disponibilidad en todos los calendarios enlazados en tiempo real, lo que te ayuda a evitar conflictos de programación.
Función n.º 2: Ajustes de disponibilidad
Puedes personalizar tu disponibilidad para diferentes tipos de reuniones o equipos, desde especificar horarios de trabajo, añadir intervalos entre reuniones y ajustar la ubicación o la zona horaria. Personalizar la disponibilidad te garantiza que solo reservarás reuniones cuando estés disponible, lo que hace que la programación sea más fácil de gestionar para todos.
Función n.º 3: integración de videoconferencias
Calendly se integra con Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otras herramientas de videoconferencia para añadir automáticamente enlaces a las reuniones programadas. Esto elimina la configuración manual y garantiza que los enlaces a las reuniones estén listos cuando se confirme una reunión, lo que hace que la colaboración remota sea más eficiente.
Función n.º 4: tipos de eventos personalizados
Puede personalizar los tipos de eventos para adaptarlos a las necesidades de su organización ajustando parámetros como la duración, la ubicación y los requisitos de los asistentes. Puede crear tipos de eventos para reuniones individuales, sesiones grupales o seminarios web. Añada formularios o preguntas para recopilar la información necesaria antes de la reunión, agilizando así el proceso de programación.
Función n.º 5: Uso compartido de enlaces de programación
Calendly te permite generar un enlace personalizado para compartir con clientes y miembros del equipo o publicar en tu sitio web. Este enlace les da a los demás acceso directo a tus franjas horarias disponibles, lo que elimina los intercambios de correos electrónicos. Cualquiera puede reservar fácilmente una reunión según tu disponibilidad, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia de la programación.
Precios de Calendly
- Free
- Estándar: 12 $/asiento/mes
- Equipos: 20 $/asiento/mes
- Enterprise: desde 15 000 $ al año.
💡Consejo profesional: Añade tiempos de descanso entre reuniones para evitar solapamientos y darte un respiro. Las reuniones sin descanso pueden agotar tu energía y hacer que pierdas detalles esenciales debido al cansancio.
¿Qué es Acuity Scheduling?
Acuity Scheduling es una herramienta de programación de citas en línea que va más allá de la programación básica.
Permite a los invitados seleccionar franjas horarias disponibles y te permite gestionar tu disponibilidad. También incluye gestión de bases de datos de clientes, formularios de admisión personalizables y facturación. Acuity Scheduling simplifica las reservas y las interacciones con los clientes para propietarios de pequeñas empresas, como estilistas, entrenadores y terapeutas.
Funciones de Acuity Scheduling
Acuity Scheduling combina la programación con herramientas para gestionar clientes, pagos y marca, lo que la hace ideal para empresas basadas en citas.
Función n.º 1: opciones de programación personalizables
Puedes controlar fácilmente tu disponibilidad ajustando horarios específicos para reservas, organizando citas o clases virtuales y bloqueando tu tiempo personal.
Acuity Scheduling permite a los clientes reservar según sus preferencias, lo que hace que la programación sea flexible y eficiente para una o varias ubicaciones.
Función n.º 2: gestión automatizada de citas
Las funciones de automatización integradas que gestionan la reserva de citas, los recordatorios y los recibos te ayudan a ahorrar tiempo. Los clientes pueden cancelar o reprogramar sus citas a través de calendarios online sin tu intervención. Mientras tanto, los flujos de trabajo automatizados reducen las ausencias y garantizan una experiencia de programación más fluida.
Función n.º 3: integración de pagos seguros de seguridad
Acuity Scheduling simplifica los pagos con integraciones para Stripe, Square y PayPal. Permite prepagos, propinas y depósitos, al tiempo que almacena tarjetas de crédito para evitar ausencias. También te permite crear facturas y recibos y vender servicios adicionales durante el proceso de pago.
Función n.º 4: Herramientas de interacción con los clientes
Puede personalizar la experiencia del cliente con formularios de admisión personalizados para recopilar información relevante antes de las citas. Utilice herramientas de fidelización para fomentar las reservas repetidas y ofrezca paquetes, tarjetas de regalo o suscripciones que hagan que los clientes vuelvan. Estas funciones ayudan a establecer relaciones más sólidas con los clientes e impulsan el crecimiento a largo plazo.
Función n.º 5: potentes integraciones y accesibilidad
Las integraciones con plataformas sociales como Instagram, Google y Facebook permiten a los clientes reservar citas directamente con Acuity Scheduling. La plataforma también se integra con aplicaciones de terceros como Zapier, MailChimp y Google Analytics para mejorar el flujo de trabajo.
Precios de Acuity Scheduling
- Emergente: 20 $ al mes.
- En crecimiento: 34 $ al mes.
- Powerhouse: 61 $ al mes
- Corporación: Precios personalizados
📮 ClickUp Insight: El 37 % de los trabajadores envía notas de seguimiento o actas de reuniones para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, pero el 36 % sigue utilizando otros métodos fragmentados.
Según una investigación de ClickUp, sin un sistema unificado para capturar decisiones, la información clave que necesitas puede quedar oculta en canales de comunicación como chats, correos electrónicos u hojas de cálculo. Con ClickUp, puedes convertir las reuniones en tareas, directamente desde la vista del Calendario de ClickUp.
También puedes convertir instantáneamente las conversaciones en tareas procesables en todas tus tareas, chats y documentos, asegurándote de que nada se quede en el tintero.
Calendly vs. Acuity Scheduling: comparación de funciones
Ambas herramientas satisfacen las necesidades de programación, pero se centran en diferentes puntos fuertes. A continuación se muestra una comparación de sus funciones clave:
| Funciones/Plan | Calendly | Acuity Scheduling |
| Tipos de programación | Unlimited 1-1 (gratis, gratuito/a), múltiples tipos | Basada en citas (presenciales o en línea) |
| Integración | Más de 100 integraciones (Zoom, Stripe, etc.). | Stripe, Square, PayPal y otras integraciones. |
| Gestión de usuarios | Funciones básicas y avanzadas | Herramientas de gestión de clientes, seguimiento de citas |
| Acceso móvil y a extensiones | Aplicación móvil y extensión para navegador. | Aplicación móvil |
| Funciones avanzadas | Elaboración de informes, automatización (Teams/Enterprise) | Pagos, gestión de clientes, herramientas de branding. |
| Disponibilidad de versión de prueba | Plan básico gratuito, versión de prueba para premium. | Versión de prueba del software de programación, no de las citas. |
Función n.º 1: facilidad de uso
Calendly es famoso por su simplicidad. La plataforma ofrece una interfaz minimalista e intuitiva que te permite empezar en cuestión de minutos. Desde integrar tu calendario en un sitio web hasta configurar múltiples tipos de eventos, Calendly mantiene la curva de aprendizaje corta.
Por otro lado, Acuity Scheduling se adapta más a los usuarios que necesitan opciones de personalización avanzadas, a pesar de su simplicidad. Sus funciones, como los formularios de admisión y la autoprogramación de clientes, pueden resultar abrumadoras para los usuarios novatos, pero son muy valiosas para las empresas.
🏆 Ganador: La interfaz sencilla y la accesibilidad de Calendly lo convierten en una opción clara para particulares y equipos pequeños. Sin embargo, Acuity Scheduling es mejor para aquellos que priorizan la personalización sobre la simplicidad.
Función n.º 2: Personalización y marca
Aunque Calendly ofrece compatibilidad con algunas opciones de personalización de marca, sus capacidades de personalización son limitadas. Puedes modificar los colores y añadir un logotipo, pero no ofrece profundidad para interacciones personalizadas con los clientes.
Cuando se trata de personalizar la experiencia de programación, Acuity Scheduling lidera el mercado. Permite a los usuarios personalizar ampliamente las confirmaciones de citas, los recordatorios y los formularios de admisión. Las empresas también pueden añadir elementos de marca personalizados, como logotipos y combinaciones de colores, para ofrecer una experiencia coherente a los clientes.
🏆 Ganador: Acuity Scheduling, por sus sólidas funciones de personalización y branding, que se adaptan a las empresas que desean que la experiencia de reserva esté en sintonía con su identidad de marca.
Función n.º 3: Integraciones y automatización
Ambas herramientas destacan en este aspecto, pero su enfoque varía.
Calendly se integra con las principales plataformas y herramientas de calendario, como Zoom, Slack y Salesforce. Si tienes un equipo grande que trabaja en varias zonas horarias y necesita una programación rotativa, Calendly te facilita el trabajo.
Sin embargo, Acuity Scheduling lleva la automatización un paso más allá con flujos de trabajo como solicitar el pago al cliente o rellenar formularios antes de confirmar las citas. Su integración con procesadores de pago como Stripe y PayPal le da una ventaja para las empresas con necesidades de transacción.
🏆 Ganador: Empate. Calendly es mejor para la programación general y los flujos de trabajo en equipo. Por otro lado, las integraciones y la automatización de Acuity Scheduling se adaptan mejor a las empresas orientadas a los servicios que requieren el pago por adelantado o datos detallados de los clientes.
Función n.º 4: Procesamiento de pagos
Calendly también ofrece cobro de pagos con Stripe y PayPal. Sin embargo, sus funciones son mejores para transacciones más sencillas y son menos versátiles que las de Acuity Scheduling.
Para las empresas que requieren el pago por adelantado, Acuity Scheduling es la opción más sólida. Su integración con Stripe, Square y PayPal le permite cobrar tarifas o depósitos durante la programación. Esta función es ideal para consultores, terapeutas o cualquier profesional que preste servicios.
🏆 Ganador: Acuity Scheduling, por sus capacidades de procesamiento de pagos maduras y flexibles.
Función n.º 5: Programación de grupos y clases
Acuity Scheduling ofrece funciones más avanzadas para la programación de grupos, lo que la hace perfecta para empresas que organizan clases, talleres o citas grupales. Puede establecer límites de capacidad, gestionar listas de espera y permitir a los clientes reservar plazas en sesiones de uso compartido.
Calendly también admite eventos grupales, pero de una forma más básica. Es eficaz para eventos en equipo, como seminarios web o reuniones, pero carece de la complejidad necesaria para gestionar clases grupales.
🏆 Ganador: Acuity Scheduling, por sus herramientas personalizadas para gestionar eventos y clases en grupo.
Función n.º 6: Accesibilidad móvil
Ambas plataformas ofrecen aplicaciones móviles de programación, pero sus experiencias difieren.
La aplicación de Calendly es ligera y se centra en las funciones básicas, como la gestión de tipos de eventos, la disponibilidad y las notificaciones. Aunque la aplicación de Acuity Scheduling puede ser un poco más compleja, ofrece funciones adicionales como un gestor de información de clientes y acceso a formularios de admisión sobre la marcha.
🏆 Ganador: Calendly, por su app móvil optimizada y fácil de usar para los usuarios.
Función n.º 7: Precio y valor
Calendly ofrece una estructura de precios sencilla, con un plan básico gratuito para usuarios individuales y planes de pago asequibles para equipos.
Acuity Scheduling no tiene un nivel gratuito. Sin embargo, incluso su tarifa básica incluye funciones como gestión de clientes, herramientas para reuniones en línea y cobro de pagos.
🏆 Ganador: Depende de tus necesidades. Calendly es ideal para usuarios preocupados por el coste, mientras que Acuity Scheduling ofrece más por tu dinero si necesitas sus herramientas avanzadas.
Calendly vs. Acuity Scheduling en Reddit
Los debates en Reddit revelan una mezcla de elogios y frustración hacia Calendly y Acuity Scheduling.
Muchos usuarios de Acuity Scheduling aprecian su sólido conjunto de funciones, especialmente para empresas que requieren citas recurrentes, procesamiento de pagos e integración con sitios web.
Sin embargo, un tema común es la falta de un equipo de soporte al cliente receptivo. Un usuario, martinmick, escribe:
Llevo usando Acuity unos cuatro años y me ha ido bien. En ese momento, su precio era de unos 200 dólares al año (yo sigo pagando esa tarifa por derechos adquiridos) y cubría todas mis necesidades. Lo uso en mi sitio web de WordPress y se integra fácilmente. Además, los clientes pueden configurar sesiones recurrentes, ya que es una opción al configurar las sesiones. El único inconveniente ha sido el servicio de atención al cliente. Si haces una pregunta a Acuity, primero busca en sus preguntas frecuentes (repetidamente) antes de que puedas enviar una pregunta directamente al personal de Acuity. Incluso entonces, Acuity no es de gran ayuda, ya que se esfuerzan por evitar responder a las preguntas. Y, cuando lo hacen, es una respuesta automatizada.
Llevo usando Acuity unos cuatro años y me ha ido bien. En ese momento, su precio era de unos 200 dólares al año (yo sigo pagando esa tarifa) y cubría todas mis necesidades. Lo uso en mi sitio web de WordPress y es fácil de integrar. Además, los clientes pueden configurar sesiones recurrentes, ya que es una opción al ajustar las sesiones. El único inconveniente ha sido el servicio de atención al cliente. Si haces una pregunta a Acuity, primero busca en sus preguntas frecuentes (repetidamente) antes de que puedas enviar una pregunta directamente al personal de Acuity. Incluso entonces, Acuity no es de gran ayuda, ya que se esfuerza por evitar responder a las preguntas. Y, cuando lo hace, es con una respuesta automatizada.
Mientras tanto, Calendly ocupa un lugar más destacado en Reddit por su facilidad de uso y su diseño minimalista. Los usuarios que dan prioridad a un software de programación de tareas sencillo se inclinan por la app. Según un usuario, Celeron Hubbard:
… Lo he conectado a mi calendario en Exchange365. Luego creé un elemento llamado «reservar 30 minutos conmigo». Tiene una URL permanente. Cuando alguien lo visita, comprueba automáticamente mi calendario para ver si estoy disponible y le permite reservar automáticamente una franja horaria de 30 minutos conmigo para cualquier cosa. Recibo una invitación, la acepto y terminado. Tengo el plan Free. Nunca lo había usado antes de este año, pero me gusta mucho.
… Lo he conectado a mi calendario en Exchange365. Luego creé un elemento llamado «reservar 30 minutos conmigo». Tiene una URL permanente. Cuando alguien lo visita, comprueba automáticamente mi calendario para ver si estoy disponible y le permite reservar automáticamente una franja horaria de 30 minutos conmigo para cualquier cosa. Recibo una invitación, la acepto y listo. Tengo el plan Free. Nunca lo había usado antes de este año, pero me gusta mucho.
Acuity Scheduling parece ser la favorita para reuniones recurrentes y programación de clases. Sin embargo, Calendly tiene una ventaja por su nivel gratuito, que es lo suficientemente robusto como para que los emprendedores individuales y las pequeñas empresas puedan tener reuniones puntuales.
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Calendly y Acuity Scheduling.
Si Calendly y Acuity Scheduling te parecen limitadas porque se centran únicamente en la programación, ClickUp podría ser la solución perfecta. ¡Es la aplicación que tiene todo para el trabajo!
ClickUp va más allá de las reservas y ofrece herramientas que combinan la programación con la gestión de tareas, la colaboración en equipo y un calendario de gestión de proyectos.
A continuación, te explicamos por qué ClickUp destaca como una buena alternativa a Calendly y Acuity Scheduling:
Ventaja n.º 1 de ClickUp: vista de calendario de ClickUp
Más que una simple herramienta de programación, la vista de calendario de ClickUp es un hub centralizado para tu tiempo y tus tareas. A diferencia de Calendly o Acuity Scheduling, que funcionan como herramientas de programación independientes, el calendario de ClickUp se integra con tus tareas, proyectos y flujos de trabajo.
- Filtros personalizables: ve eventos y tareas según las personas asignadas, la prioridad del trabajo o las fechas límite.
- Actualizaciones en tiempo real: mantén tu agenda dinámica y precisa a medida que evolucionan los proyectos, con tu Calendario reflejando automáticamente cualquier cambio.
- Varias vistas de calendario: alterna entre las vistas diaria, semanal o mensual para adaptarte a tus necesidades de planificación, lo que te ofrece flexibilidad independientemente del alcance de tus proyectos.
- Elementos del calendario codificados por colores: diferencie entre eventos, tareas y recordatorios utilizando rótulos de colores personalizables.
- Colaboración en tiempo real: asigna eventos del Calendario o plazos a los miembros del equipo, que pueden actualizarlos en tiempo real, lo que garantiza que todos estén en sintonía.
- Integración con Zoom: programa reuniones y únete a ellas directamente desde tu Calendario, adjuntando tareas o archivos relevantes del proyecto.
Al integrar diversas funcionalidades, como notificaciones, calendarios, correos electrónicos y flujos de trabajo en la ejecución del proyecto, ClickUp consigue que los trabajadores dejen de centrarse en revisar constantemente los diferentes mecanismos tecnológicos y se concentren en las tareas que generan valor.
Al integrar diversas funcionalidades, como notificaciones, calendarios, correos electrónicos y flujos de trabajo en la ejecución del proyecto, ClickUp consigue que los trabajadores dejen de centrarse en revisar constantemente los diferentes mecanismos tecnológicos y se concentren en las tareas que generan valor.
Ventaja n.º 2 de ClickUp: ClickUp Reuniones
Las funciones de ClickUp Meetings están diseñadas para que cada reunión sea útil y práctica, más allá de la simple programación de citas. Este enfoque integral garantiza que las reuniones ya no sean eventos aislados, sino partes integrantes de su flujo de trabajo.
- Tareas enlazadas y proyectos: vincule las agendas de las reuniones directamente a las tareas o proyectos en curso para que cada debate sea viable y se pueda realizar un seguimiento.
- Plantillas de reuniones recurrentes: utilice plantillas de agenda diaria personalizables para las reuniones semanales del equipo o las visitas a los clientes, a fin de ahorrar tiempo y mantener la coherencia.
- Notas de reunión completas: colabora en documentos durante las reuniones y enlázalos a proyectos para contextualizarlos y facilitar la rendición de cuentas.
- Seguimientos prácticos: asigne tareas de seguimiento o notas a miembros específicos del equipo durante la reunión, asegurándose de que no se pase nada por alto.
- Gestión de reuniones periódicas: planifica fácilmente reuniones periódicas y vincúlalas a metas o tareas más amplias, eliminando la necesidad de volver a introducir los datos manualmente.
Ventaja n.º 3 de ClickUp: plantilla de planificador de calendario de ClickUp
La plantilla de planificador de calendario de ClickUp simplifica la gestión de agendas complejas al ofrecer una estructura lista para usar que se adapta a diversas necesidades de planificación.
- Planificación de campañas de marketing: programa y realiza el seguimiento de las tareas de marketing, los plazos y los lanzamientos de campañas, con la posibilidad de ajustar las fechas sobre la marcha.
- Coordinación de eventos: planifica eventos y gestiona plazos con facilidad, asignando tareas específicas a los miembros del equipo y realizando el seguimiento del progreso.
- Seguimiento integrado de tareas: enlaza los eventos planificados del calendario con tareas de proyectos más amplios, asegurándote de que no se pase por alto ningún plazo.
- Seguimiento del progreso: visualice los índices de finalización de tareas directamente en el Calendario, lo que le permite supervisar el progreso en tiempo real.
Ventaja n.º 4 de ClickUp: gestión del tiempo de ClickUp
Más allá de las simples funciones de programación, ClickUp Time Management ofrece un enfoque holístico para gestionar el tiempo y los recursos.
- Control de tiempo integrado: realiza el seguimiento del tiempo dedicado a tareas o proyectos individuales, lo que resulta especialmente útil para la facturación a clientes o la planificación de recursos.
- Bloqueo de tiempo: asigna franjas horarias específicas para el trabajo intensivo o las reuniones, asegurándote de que tu día esté estructurado y centrado.
- Visualización de la carga de trabajo: vea la carga de trabajo y la disponibilidad de los miembros del equipo para optimizar la programación y evitar la sobrecarga de recursos.
- Recordatorios automáticos: recibe alertas sobre próximos plazos, reuniones o tareas pendientes, para asegurarte de que no se te escape nada.
Ventaja n.º 5 de ClickUp: integración de ClickUp con Calendly
¿Ya trabajas con Calendly? Con la integración de Calendly en ClickUp, puedes seguir programando tus reuniones e integrarlas en el ecosistema de productividad de ClickUp.
- Crea tareas a partir de las reservas de Calendly: genera automáticamente tareas en ClickUp cuando se programa una nueva cita en Calendly.
- Sincroniza calendarios: vincula los eventos de Calendly al calendario de ClickUp para obtener una vista unificada de todas las reuniones, tareas y plazos.
- Automatiza los flujos de trabajo: utiliza ClickUp Automatizaciones para desencadenar tareas de seguimiento o recordatorios basados en las citas de Calendly.
Elige ClickUp en lugar de Calendly y Acuity Scheduling.
Calendly y Acuity Scheduling son excelentes herramientas para concertar citas, pero no se integran en el panorama general de la productividad.
Con ClickUp, no solo estás programando citas, sino que las estás integrando en un sistema más holístico que se integra con el resto de tu trabajo. Puedes vincular cada reunión a tareas realizables, visualizar cada fecha límite junto con tu carga de trabajo general y realizar el seguimiento de cada minuto para obtener la máxima eficiencia.
A diferencia de Calendly y Acuity Scheduling, ClickUp ofrece vistas de calendario dinámicas, plantillas de gestión del tiempo integradas e integraciones que establecen la conexión entre tus horarios y tus flujos de trabajo.
Si buscas una plataforma que no solo gestione tu tiempo, sino que te ayude a sacar más partido de él, ClickUp es la opción clara. Regístrate en ClickUp de forma gratuita para empezar.