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¿Es Airtable la herramienta adecuada para ti?
Cuando apareció por primera vez en 2012, Airtable era la herramienta de moda en los círculos de gestión de proyectos.
Pero, ¿sigue recibiendo tantos elogios como hace una década?
Y lo que es más importante, ¿puede una hoja de cálculo ser realmente una solución de gestión de proyectos?
Esta reseña de Airtable te ayudará a responder estas preguntas para decidir si es el mejor software de gestión de proyectos para tu equipo.
Analizaremos sus funciones, ventajas e inconvenientes, así como los planes de precios de Airtable, para ofrecerte una reseña completa de la app.
Empecemos.
¿Qué es Airtable?
Airtable es un software de bases de datos y hojas de cálculo fácil de usar. Te permite añadir «registros», o celdas de datos, a una tabla de datos completa. Esta vista de cuadrícula sirve como tu entorno de trabajo predeterminado en Airtable.
Básicamente, Airtable toma las mejores funciones de una hoja de cálculo de Excel o Hojas de cálculo de Google y las presenta en una interfaz de usuario sencilla.
Una hoja de cálculo de Airtable puede ayudar al usuario a:
- Gestiona los datos de inventario
- Realiza un seguimiento de las listas de elementos de referencia.
- Crea un software CRM improvisado
¿Quién puede utilizarlo?
Dado que la interfaz de usuario de Airtable es básicamente un lienzo en blanco con cuadrículas, casi cualquiera puede utilizarlo. ¡Es la base de datos perfecta para usuarios que desean realizar el seguimiento de inventarios o listas de tareas sencillas!
¿Cuáles son las funciones clave de Airtable?
Airtable ofrece plantillas prediseñadas, vistas personalizadas, almacenamiento de documentos, gestión de tareas y seguimiento.
.. ¿Qué ha hecho que esta herramienta sea tan popular?
A continuación, te ofrecemos un análisis detallado de las mejores funciones de Airtable:
1. Plantillas prediseñadas que te ayudarán a crear rápidamente tu primera base de Airtable.
Dado que configurar el entorno de trabajo de Airtable puede resultar muy complejo para los nuevos usuarios, el software ofrece cientos de plantillas prediseñadas para ayudarte.
Estas plantillas abarcan desde proyectos personales hasta temas empresariales convencionales, tales como:
- «Investigación de usuarios»
- «Campañas en redes sociales»
- «Seguimiento de errores y problemas»
Independientemente del uso que le des a una base de datos de Airtable, en el universo Airtable encontrarás plantillas prediseñadas que se adaptarán a tus necesidades.
2. Vistas personalizadas para diferentes aplicaciones
La aplicación Airtable te permite crear diferentes vistas personalizadas, como la vista Calendario, para ayudarte a adaptarte a las necesidades de tu equipo.
Entre ellas se incluyen:
- Hoja de cálculo clásica: muestra una hoja de cálculo/vista de cuadrícula similar a Excel y Hojas de cálculo de Google.
- Calendario: la vista Calendario muestra los registros de Airtable según las columnas de fecha, como las fechas de envío.
- Galería: vista orientada a tarjetas que muestra archivos adjuntos como imágenes y documentos.
- Kanban: un tablero Kanban es un popular formato de tarjetas apiladas que se utiliza en herramientas de gestión de proyectos ágiles como Trello y ClickUp.
Nota: Aunque la herramienta tiene compatibilidad con todas estas vistas de Airtable, carece de una vista básica de diagrama de Gantt , algo que necesita todo proyecto ágil.
Bonus: Coda Vs. Airtable
3. El almacenamiento de documentos mantiene los archivos del proyecto en un solo lugar.
Airtable te permite almacenar varios archivos adjuntos en los registros de tu base de datos.
Obtienes espacios de almacenamiento con un intervalo que va desde 2 GB hasta 1000 GB en varios planes de precios. De esta manera, puedes guardar los datos de tu proyecto en tu base de Airtable sin quedarte sin espacio.
¡Sí, no hace falta que te deshagas de nada todavía!
La aplicación Airtable también ofrece compatibilidad con múltiples formatos para tus adjuntos, como:
- Imágenes y vídeos
- Documentos PDF
- Hojas de cálculo, incluida la compatibilidad con archivos CSV.
4. Gestión y seguimiento de tareas
¡En tiempos pasados, la gente utilizaba Excel y Hojas de cálculo de Google para la gestión de proyectos!
Esto era antes de la era de las herramientas específicas para la gestión de proyectos, la mayoría de las cuales son ahora alternativas a Airtable.
Y si escuchar a Queen o Phil Collins no es suficiente para traerte recuerdos, puedes crear un sistema básico de gestión de tareas con la hoja de cálculo o la vista de cuadrícula gratuitas de Airtable.
Puedes utilizar las tablas de tu entorno de trabajo de Airtable para introducir datos de tareas, como el tiempo que alguien dedica a una tarea. De esta manera, obtienes una panorámica rápida del estado de los proyectos, siempre y cuando lo actualices manualmente de forma regular.
Para mayor flexibilidad, también puedes realizar el uso compartido de la vista Calendario con tus equipos para planificar y gestionar los cronogramas de los proyectos y las listas de tareas pendientes.
Pero espera.
¿Por qué alguien seguiría utilizando una hoja de cálculo para la gestión de proyectos cuando ahora existen herramientas específicas para ello?
¡Yo tampoco lo sé!
Pero Airtable es para esas personas.
5. Los bloques de Airtable pueden integrar complementos de terceros.
Los complementos de terceros que ofrecen compatibilidad con Airtable se denominan «bloques».
Airtable no tiene las funciones esenciales que esperarías de una aplicación de gestión de proyectos (lo que ofrecen la mayoría de las alternativas a Airtable).
Los bloques te permiten trabajar con complementos como Google Drive para compensar las desventajas de la herramienta.
Algunas de sus integraciones más populares son:
- Slack: herramienta de mensajería instantánea y comunicación
- GitHub: plataforma de desarrollo de software
- WordPress: sistema de gestión de contenidos gratuito y de código abierto.
- Stripe: plataforma de procesamiento de pagos en línea
Nota: La desventaja es que los bloques no están incluidos en los planes básicos de Airtable. No puedes desbloquear las integraciones de Airtable Google sin gastar una buena cantidad de dinero.
Las ventajas de Airtable
¿Por qué deberías usar Airtable?
Aunque la marca Airtable es básicamente una hoja de cálculo con un diseño atractivo, tiene algunas ventajas:
1. Adaptable a todo tipo de empresas
La interfaz de usuario de Airtable sigue un formato básico de hoja de cálculo que se adapta a casi cualquier empresa.
Los usuarios de Airtable pueden elegir entre las vistas de Airtable que mejor se adapten a sus necesidades e incluso personalizar los valores de los datos en varios formatos, como:
- Moneda
- Fechas
- Texto largo
- Valores preestablecidos
También puedes integrar complementos de aplicaciones de terceros a través de Blocks en tu base de datos de Airtable para optimizar tus flujos de trabajo existentes. Alternativamente, su integración con Zapier también se puede utilizar para establecer conexiones con varias aplicaciones.
2. Realiza el uso compartido fácil de archivos y datos de Airtable
Para compensar la falta de funciones de colaboración en equipo, la herramienta permite el uso compartido de archivos y datos entre los usuarios de Airtable. Esta función se ofrece incluso en el plan gratuito de Airtable.
Con aplicaciones de escritorio y una aplicación móvil para las plataformas iOS y Android, puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar. Y gracias a sus excelentes límites de almacenamiento de archivos, puedes subir archivos de gran tamaño para que tu equipo los descargue.
A la hora del uso compartido de los datos de tus hojas de cálculo, Airtable ofrece varias opciones:
- Comparte enlaces con distintos permisos de visualización.
- Incrusta tu base de Airtable en tus sitios web.
- Utiliza la clave de API de Airtable de tu base para personalizar tu app (todos los usuarios de Airtable tienen acceso a su clave de API a través de la documentación de la API de Airtable).
- Transfiere tus datos a las Hojas de cálculo de Google a través de Airtable Importer, Zapier u otras aplicaciones que tengan compatibilidad con Airtable.
Estas opciones de uso compartido te permiten compartir tu base de datos o los resultados de Airtable con quien quieras en un abrir y cerrar de ojos.
Las 6 desventajas de Airtable
Aunque Airtable es un software muy útil, no es la aplicación de gestión perfecta.
Básicamente, se trata de una herramienta de gestión de bases de datos, no de una herramienta para proyectos.
Es muy parecido a beber Coca-Cola Light.
No se parece en nada a la realidad, aunque actúe como si lo fuera.
Todos lo sabemos.
Aquí tienes 6 inconvenientes de Airtable:
(haz clic en los enlaces para ir a una desventaja específica)
Inconveniente n.º 1 de Airtable: no permite organizar los comentarios.
Las plataformas modernas de gestión de proyectos se centran en la colaboración en tiempo real y la retroalimentación.
Pero Airtable no está diseñado para eso.
A diferencia de la marca Airtable, la herramienta en sí es más bien una base de datos relacional que ayuda a representar las relaciones entre los datos de una tabla.
¿Qué es una base de datos relacional?
El mero hecho de que tengas que preguntarlo demuestra lo complicado que es todo esto, ¿no?
Esto significa que Airtable no se centra en facilitar la colaboración o la comunicación. Si quieres dejar un comentario para tu equipo, tendrás que realizar varias búsquedas para encontrar el registro adecuado.
¡Y todos sabemos lo divertido que es revisar cientos de mensajes!
La única forma de solucionar esto es enlazar Airtable con otro software de gestión de proyectos.
Pero, ¿qué sentido tiene eso?
La solución ClickUp: comentarios y comentarios asignados
Quieres comunicarte con los miembros de tu equipo, ¿verdad?
No necesitas una base de datos relacional ni ningún otro término supercomplicado e irrelevante.
Lo que necesitas son secciones de comentarios.
Por suerte, eso es precisamente lo que te ofrece ClickUp.
ClickUp te permite dejar comentarios en cada tarea, ¡como Slack!
¡Ten todas las conversaciones que necesites, justo ahí!
Y hay más...
Claro, podrías dejar un comentario pidiendo a alguien que haga algo, pero ¿con qué frecuencia se dice esto?
Y aunque tirarse de los pelos es una reacción totalmente «legítima» ante eso, no es necesariamente productivo.
Pero no te preocupes, ClickUp te tiene cubierto.
Los comentarios asignados de ClickUp te ayudan a crear tareas procesables a partir de comentarios para facilitar las revisiones y modificaciones. Puedes asignarlos a cualquier miembro de tu equipo (incluido tú mismo).
El miembro del equipo es etiquetado e incluso recibe una notificación de la tarea. El comentario también aparece en su bandeja de tareas para facilitar el acceso, hasta que lo resuelva o lo reasigne a otra persona.
Con los comentarios asignados, ¡nunca tendrás que preocuparte de que tus comentarios queden sin respuesta!
Inconveniente n.º 2 de Airtable: falta de vistas generales
A continuación, te presentamos algunas preguntas frecuentes que suelen plantear los gestores de la gestión de proyectos:
¿Cuál es el estado de esta tarea? ¿Cómo está progresando? ¿Dónde están mis donuts?
(¡En serio! ¿A quién no le apetece un donut?)
Cuando un usuario utiliza Airtable, es prácticamente imposible responder a esas preguntas y saber qué está pasando. Para la gestión de tareas, todos deben actualizar sus tablas manualmente y darte acceso.
Incluso así, tendrás que seguir cambiando entre las tablas de cada equipo solo para encontrar lo que buscas. Si eso no te resulta molesto, ¿qué lo es?
Estarás perdiendo todo este tiempo pasando de una tabla a otra cuando podrías estar saboreando un donut doble glaseado con virutas de chocolate.
Y eso no es una compensación razonable.
Siempre.
La solución ClickUp: estados de tareas personalizados
Los gerentes necesitan saber en todo momento qué está pasando en un proyecto.
No tienen tiempo para revisar las cosas de todos para averiguar qué está pasando.
Para ofrecerte una panorámica rápida del progreso, ClickUp te permite añadir estados de tareas personalizados.
¡Todo lo que necesitas es echar un vistazo rápido al estado para saber qué está pasando y luego volver a tu otro trabajo!
Estos estados se pueden personalizar para cada equipo y organización.
Por ejemplo, un equipo de diseño puede utilizar estados como «creación de esquemas» y «concepto», mientras que los equipos de desarrollo de software prefieren utilizar «revisión» o «problemas detectados». De esta forma, cualquiera puede comprobar el progreso de un solo vistazo.
Con una aplicación de gestión de proyectos como ClickUp, puedes analizar de forma rápida y eficaz el progreso de todos los equipos.
Inconveniente n.º 3 de Airtable: las tareas (y subtareas) son casi imposibles de usar.
A veces, una tarea puede requerir más trabajo del planificado, ¿verdad?
Pero gestionar tareas en Airtable es prácticamente imposible.
Es decir, ¿Airtable tiene siquiera tareas?
Respuesta breve:
Respuesta larga:
Tiene filas sin la posibilidad de añadir comentarios específicos.
Tendrás que hacer un gran esfuerzo para utilizarlo u organizar tareas, lo que va en contra del propósito de un software de gestión de proyectos.
¡Y ni siquiera preguntes por las subtareas!
Para ello, tendrías que crear y vincular otra tabla que contenga las tareas que necesitas.
En serio. ¡Hablando de desorden, confusión y complejidad!
La solución ClickUp: tareas, subtareas y listas de control
ClickUp se centra en la acción inmediata.
Lo encontrarás en todas las tareas que crees.
¿Necesitas una actualización? Terminada
¿Necesitas asignar algo a alguien? Terminado
¿Necesitas cancelar algo? Terminado
¿Necesitas más azúcar en tu café? Todavía está pendiente, ¡pero estamos trabajando en ello!
Las tareas son la parte más importante de ClickUp.
Por eso puedes cambiar tareas entre listas o realizar la edición en cualquier momento.
Las subtareas añaden una capa adicional a tu estructura, lo que te permite definir metas detalladas y listas de tareas pendientes dentro de tus tareas. Al igual que con las tareas con prioridad normal, puedes añadir capas de información a las subtareas, como personas asignadas, fechas límite y prioridades.
Con las listas de control de ClickUp, tu equipo puede completar una tarea con facilidad.
Las listas de control de ClickUp tienen compatibilidad con:
- Anidamiento: cada lista de control puede contener varios elementos para ayudarte a obtener todo el detalle que desees.
- Funcionalidad de arrastrar y soltar: mueve fácilmente los elementos para reprogramar tu lista.
- Asignación de elementos: asigna elementos de la lista a miembros específicos del equipo.
- Plantillas: crea plantillas de listas de control que se pueden añadir al instante a tus proyectos.
Con tanta personalización en cada detalle, ¡parecería que estuvieras a cargo de la filmación de una serie del periodo!
Inconveniente n.º 4 de Airtable: ausencia de funciones detalladas para la elaboración de informes.
Airtable no ofrece al usuario informes detallados integrados.
Los únicos informes disponibles son gráficos básicos e informes a través de Airtable Blocks, que son demasiado costosos .
En Airtable, prácticamente no hay forma de analizar el progreso de tu proyecto para saber si todo va según el plan.
La solución ClickUp: potentes funciones de elaboración de informes
ClickUp cuenta con montones de potentes funciones de elaboración de informes para mantenerte al día del progreso de tus proyectos.
Y cuando decimos «montones», lo decimos en serio.
¡Hay un número mayor de gráficos que secuelas en la saga Fast and Furious!
La vista Gantt Chart integrada en la herramienta te permite controlar fácilmente tus proyectos. Solo necesitas echar un vistazo rápido para saber cómo avanzan tus proyectos.
Y eso no es todo.
Los gráficos de ClickUp automatizan varios procesos en tiempo real. Aquí tienes un resumen de lo que pueden automatizar:
- Reajusta las dependencias en función de los cambios en el calendario.
- Determina los porcentajes de progreso del proyecto basándote en las tareas completadas del total de tareas.
- Compara el progreso actual con el progreso esperado.
- Identifica la ruta crítica para saber cuáles son las tareas pendientes que debes realizar para cumplir con tus plazos.
¡Y los gráficos de Gantt son solo la punta del iceberg en lo que respecta a las funciones de elaboración de informes!
Los potentes paneles de ClickUp te ofrecen una panorámica de los datos de tus proyectos.
Hay montones de widgets de panel de control entre los que puedes elegir, como:
- Gráficos de velocidad: identifican la tasa de finalización de las tareas.
- Gráficos de burndown: destacan el progreso del equipo en relación con los objetivos para ayudarte a analizar el trabajo restante.
- Gráficos de burnup: destacan cuánto trabajo has terminado ya en relación con tu alcance.
- Gráficos de flujo acumulativo: realiza el seguimiento del progreso de tu proyecto a lo largo del tiempo.
Inconveniente n.º 5 de Airtable: carece de control de tiempo nativo.
¿Quieres saber cuánto tiempo te llevó cada tarea?En el plan gratuito de Airtable, no puedes.
No puedes hacer duraciones estimadas del proyecto ni realizar el seguimiento del tiempo sin otra integración o complemento más de Airtable.
Esto no solo es un inconveniente, sino que los bloques de Airtable solo están disponibles en sus planes premium, como el plan Airtable Pro y el plan Enterprise.
¡Tendrás que pagar al menos 20 $ al mes por usuario por una simple función de control de tiempo!
¿O tal vez prefieres usar tu reloj y introducir los números en otra hoja de cálculo?
Después de todo, eso es exactamente lo que necesitas: una hoja de cálculo más.
La solución ClickUp: control de tiempo nativo
ClickUp cuenta con un cronómetro nativo con su extensión para Google Chrome que puede registrar el tiempo dedicado a cada tarea.
Ya no tendrás que adivinar cuánto tiempo te ha llevado una tarea.
O usar tu reloj mientras creas otra hoja de cálculo 😉
Cada tarea también almacena el tiempo en lotes individuales, para que puedas ver cuánto tiempo ha dedicado cada persona a la tarea.
¿Y qué es lo mejor? Es 100 % gratuito/a.
ClickUp incluso se integra con varias herramientas de control de tiempo para ofrecerte información detallada, entre la que se incluye:
- Time Doctor
- Pomodoro Time
- TimeCamp
- ¡Y mucho más!
Inconveniente n.º 6 de Airtable: planes de precios caros
Aunque Airtable ofrece un plan Free, su funcionalidad es demasiado limitada.
Dado que los planes básicos de Airtable no te permiten utilizar bloques, no dispones de ninguna función de control de tiempo ni de elaboración de informes.
Para funciones esenciales como bloques o vistas personales y bloqueadas, el coste de Airtable aumentará hasta al menos 20 $ al mes por usuario con los planes más caros de Airtable.
¡Despídete de esas vacaciones que habías planificado para cuando pasara la COVID-19!
A continuación, analizamos más detenidamente el modelo de precios de Airtable:
Modelo de precios de Airtable
Airtable te ofrece tres planes de precios entre los que elegir:
A. Plan Free de Airtable: gratuito
Bases ilimitadas y 1200 registros de Airtable por base. 2 GB de almacenamiento por base y todas las vistas incluidas.
B. Plan Airtable Plus: 10 $ al mes por usuario
Incluye todas las funciones «gratuitas», además de 5000 registros de Airtable y 5 GB por base.
C. Plan Airtable Pro: 20 $ al mes por usuario
Incluye todas las funciones «Plus», 50 000 registros, 20 GB por base y elimina la marca Airtable de cualquier formulario Airtable que crees.
El plan pro de Airtable también te ofrece bloques y... ¿más opciones de color?
La solución ClickUp
Pagar 20 $ o incluso 10 $ por cada usuario al mes puede hacer que el coste total de Airtable supere rápidamente los 200 $ al mes para la mayoría de los equipos de proyecto.
¿Por qué?
¿Por qué pagar tanto por una plataforma de base de datos relacional como Airtable cuando ClickUp ofrece muchas más funciones a precios mucho más asequibles?
ClickUp te ofrece tres opciones de precios:
- Plan Free: tareas y usuarios ilimitados con soporte al cliente 24/7.
- Unlimited (5 $ por usuario al mes): ofrece funciones «gratis» + espacio de almacenamiento, vistas, paneles e integraciones ilimitados.
- Empresa (9 $ por usuario al mes): ofrece funciones «ilimitadas» + inicio de sesión único de Google + carpetas de objetivos + invitados adicionales + vistas privadas y mucho más.
A diferencia de los planes de Airtable, ClickUp ofrece funciones de seguimiento, tareas ilimitadas y soporte al cliente 24/7 en el plan Free!
Y por solo 5 $ al mes por usuario, obtienes paneles de control para la elaboración de informes avanzados, así como integraciones para optimizar la gestión de proyectos.
De esta manera, te sobrará dinero más que suficiente para esas vacaciones que tenías planificadas, un nuevo ordenador portátil o un mes de donuts!
Conclusión
¡La aplicación Airtable no es una mala herramienta si lo que quieres es una base de datos relacional basada en la nube y un software de hojas de cálculo!
Pero ahí es donde termina su utilidad.
Recuerda, ¡no es una herramienta de gestión de proyectos!
¿Por qué pagar por una herramienta ineficaz cuando la mejor app de gestión de proyectos del mundo está ahí, gratuita?
ClickUp no solo tiene mejores versiones de todas las funciones que se tratan en esta reseña de Airtable, sino que también ofrece un montón de funciones adicionales a un precio asequible.
Tanto si prefieres Kanban, Scrum o cualquier otro método de gestión de proyectos, ¡ClickUp es la única herramienta que necesitas!
¿Por qué no te registras en ClickUp y lo pruebas hoy mismo?